1. OntwerpKadernota 2024 en aanbiedingsbrief_Geredigeerd.pdf
Tekst van het document
(ontwerp)Kadernota 2024 OMGEVINGSDIENST REGIO UTRECHT
Omgevingsdienst regio Utrecht 29 september 2022
(ontwerp) Kadernota 2024
Colofon Titel
(ontwerp)Kadernota 2024
Revisie
13
Datum
29 september 2022
Aantal Pagina’s
277 (inclusief titelpagina)
Auteurs
Omgevingsdienst regio Utrecht
Contactpersoon
Planning & Control
ODRU
Archimedeslaan 6, 3584 BA Utrecht
Copyright
© Omgevingsdienst regio Utrecht
opgesteld door
Planning & Control
beoordeeld door
managementteam 12 juli, 9 en 23 augustus 2022
beoordeeld door
directeur
besproken door
dagelijks bestuur 8 september 2022
besproken door
algemeen bestuur 29 september 2022
vastgesteld door Kenmerk
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
INT21.10/
1 Akkoord secretaris:
(ontwerp) Kadernota 2024
Inhoudsopgave Samenvatting ..........................................................................................................................................3 1.
Inleiding ............................................................................................................................5
1.1
Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) ...........................................................................5
1.2
Proces ...............................................................................................................................6
1.3
Leeswijzer ..........................................................................................................................6
2.
Wat mag het kosten.........................................................................................................7
2.1
Wijze van financiering .......................................................................................................7
2.2
Financiële uitgangspunten begroting 2024 .......................................................................8
2.3
Financieel beleid ................................................................................................................9
2.4
Baten en Lasten ............................................................................................................. 10
2.4.1
Toelichting op de lasten ................................................................................................. 10
2.4.2
Toelichting op de baten .................................................................................................. 10
3.
Ontwikkelingen ............................................................................................................. 12
3.1
Beleidsmatige ontwikkelingen ........................................................................................ 12
3.2
Ontwikkelingen op de arbeidsmarkt ............................................................................... 14
3.3
Vernieuwingen BBV........................................................................................................ 15
4.
Ontwikkeling van het uurtarief .................................................................................... 16
4.1
Loon- en prijsontwikkelingen .......................................................................................... 16
4.2
Besparende en kostenverhogende effecten .................................................................. 17
4.2.1
Voldoen aan wet- en regelgeving ................................................................................... 17
4.2.2
Voldoen aan maatschappelijke eisen ............................................................................. 18
4.3
DVO uren omvang .......................................................................................................... 18
4.4
Het uurtarief .................................................................................................................... 19
5.
Planning en tijdschema ............................................................................................... 21
6.
Verantwoording ............................................................................................................ 21
6.1
Rapportages ................................................................................................................... 21
6.2
Jaarrekening ................................................................................................................... 21
BIJLAGE 1.
Uren per gemeente......................................................................................................... 22
BIJLAGE 2.
Berekening loon- en prijsontwikkeling ............................................................................ 25
BIJLAGE 3.
Stijging inhuurtarief ......................................................................................................... 26
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
2 Akkoord secretaris:
(ontwerp) Kadernota 2024
Samenvatting Uurtariefberekening en financiële bijdrage Voor u ligt de Kadernota 2024 van de Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU). In deze Kadernota beschrijven we de uitgangspunten die worden gehanteerd bij het opstellen van de Begroting 2024. Het belangrijkste doel van de Kadernota is de vaststelling van het uurtarief voor 2024. Het uurtarief wordt, net als voorgaande jaren, op basis van het structurele gedeelte van de begroting als volgt berekend: begrote vaste toegestane formatie plus vaste overige kosten voor 2024 (bron: meerjarenbegroting) huidige gegarandeerde (G-) uren (bron: DVO) plus vaste contracten De financiële bijdrage die de gemeente in 2024 betaalt, wordt, naast het uurtarief, bepaald door het aantal producten en diensten die worden afgenomen en het aantal uren dat daarmee is gemoeid (dus x ‘aantal producten/diensten’ maal y ‘aantal uren’ maal z ‘uurtarief’). Het aantal producten en diensten en het aantal uren worden op uiterlijk 1 december 2023 door de gemeenten bij de vaststelling van de Uitvoeringsprogramma’s (UVP’s) bepaald. Daarnaast nemen de gemeenten gedurende het jaar nog aanvullende opdrachten af. Daarbij geldt een tariefopslag van 10%. Op het uurtarief hebben de volgende drie factoren een mogelijk effect: a. Loon- en prijsontwikkelingen (index opgave CPB): hierop heeft de ODRU geen invloed. b.
Besparende en kostenverhogende effecten: deze kunnen het gevolg zijn van ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving, de interne bedrijfsvoering en de maatschappelijke eisen die aan Omgevingsdiensten worden gesteld. c. DVO-uren omvang: wanneer het aantal door gemeenten gegarandeerde/vaste uren daalt, kan het uurtarief stijgen. Factor a heeft alleen effect op het uurtarief. Factor b kan óók effect hebben op het aantal uren en/of het incidentele gedeelte van de begroting. Factor c betreft een urenwijziging en kan daardoor in de gehanteerde berekening effect hebben op het uurtarief. De tarieven van de ODRU dienen tenminste de structurele lasten te dekken, waarbij ernaar wordt gestreefd deze zo laag mogelijk te houden door heldere afspraken en een efficiënte bedrijfsvoering. In voorgaande jaren is het uurtarief enkel aangepast op factor a. Uitzondering hierop is de Kadernota 2020 geweest, waarin besloten is het tarief € 1 minder te laten stijgen als gevolg van te behalen schaalvoordelen door forse taakuitbreiding. In de Kadernota 2024 stelt ODRU voor het uurtarief te laten stijgen als gevolg van factor a en b. In totaal gaat het om een stijging van het uurtarief met € 12,00. De stijging is als volgt opgebouwd (zie ook tabel 1): 1. Het eerste onderdeel gaat om lasten voor ICT, werving en selectie, formatie en communicatie.
In het AB van 7 april 2022 is vastgesteld dat deze structurele kostenverhogingen worden meegenomen in het uurtarief 2024. De ODRU moet namelijk zijn structurele lasten dekken uit structurele baten conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Met de tweede Begrotingswijziging 2022 heeft de ODRU zijn eigenaargemeenten en toezichthouder ingelicht over kostenposten die ODRU al enkele jaren incidenteel opnam in de begroting, maar waarvan inmiddels blijkt dat deze structureel van aard zijn geworden. Dit onderdeel zorgt voor een stijging van het uurtarief met € 1,57. 2. De ODRU heeft op meerdere plekken in de organisatie op uitvoerend niveau zwaardere en daarmee hoger ingeschaalde functies en personeel nodig. Het is belangrijk dat de ODRU kan inspelen op de veranderende, complexere maatschappelijke vraag vanuit wetgeving, inwoners en gemeenten en dat de ODRU kan voldoen aan de gestelde kwaliteitscriteria. Voor sommige functies zijn nu al zwaardere kwaliteitseisen noodzakelijk, terwijl het bestaande functiehuis hier niet in voorziet. Met vooral de komst van de Omgevingswet en de uitwerking van het landelijke Interbestuurlijk programma ter versterking van de omgevingsdiensten, voorzien we dat dit
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
3 Akkoord secretaris:
(ontwerp) Kadernota 2024
Dat doen we met een breed aanbod van producten en diensten op het gebied van bodem, milieu-, bouwen woningtoezicht, vergunningen en meldingen, geluid en lucht, natuur- en milieueducatie, ruimtelijke ordening, klimaat, energie en duurzaamheid.
1.2
Proces
De leden van het algemeen bestuur (AB) van de ODRU stellen de Kadernota 2024 vast. In het kader van versimpeling, waar ook het bestuur om heeft gevraagd, gaat de ODRU, mede op basis van de nieuwe wet GR, onderzoeken hoe dit proces van zienswijzen kan worden vereenvoudigd. De nieuwe wet GR schrijft geen zienswijze voor de Kadernota van 2024 voor. Wij willen voor 2024, net als voorgaande jaren met hantering van de zelfde termijnen, de raden van de deelnemende gemeenten wél de mogelijkheid aanbieden om een zienswijze in te leveren. Uiterlijk acht weken voor de voorgenomen datum van vaststelling wordt de (ontwerp)Kadernota toegezonden aan de raden. Deze raden kunnen binnen acht weken bij het dagelijks bestuur (DB) hun zienswijzen naar voren brengen. Het DB voegt de ingebrachte zienswijzen bij de Kadernota 2024 ten behoeve van de definitieve vaststelling door het AB. De planning voor de vaststelling van de Kadernota 2024 is als volgt: • • •
Ontwerp vaststellen door AB Zienswijze termijn gemeenteraden (8 weken) Vaststelling door AB
29 september 2022 25 november 2022 (uiterlijk retour) 15 december 2021
De Kadernota 2024 vormt hierna het financiële kader voor de (meer jaren) Begroting 2024, die in het voorjaar van 2023 wordt opgesteld. Het AB stelt de Kadernota en Begroting vast vanuit de rol van eigenaar. De gemeenten hebben de rol van opdrachtgever bij de totstandkoming van de Dienstverlenings-overeenkomst (DVO) en het jaarlijkse Uitvoeringsprogramma (UVP). 1.3
Leeswijzer
Hoofdstuk 2 beschrijft hoe de ODRU wordt gefinancierd en wat de financiële uitgangspunten voor de begroting 2024 zijn. In hoofdstuk 3 zetten we de ontwikkelingen in het fysieke domein uiteen die voor ons van belang zijn en voorbereiding vergen, maar waarvan het effect op het uurtarief en/of de uren nog niet bekend is. De beleidsmatige ontwikkelingen, ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en vernieuwingen in het BBV worden hierin behandeld. In hoofdstuk 4 gaan we in op de ontwikkeling van het uurtarief 2024. Afsluitend vindt u in de hoofdstukken 5 en 6 de tijdsplanning en de wijze van verantwoording. Tot slot zijn enkele bijlagen opgenomen. In bijlage 1 staan ‘de uren per gemeente’ en in bijlage 2 ‘de loonen prijsontwikkeling’. In bijlage 3 staat een onderbouwing van de stijging van inhuurtarieven.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
6 Akkoord secretaris:
(ontwerp) Kadernota 2024
3. Naast de DVO (G-uren) en UVP (T+P-uren) is het gebruikelijk dat in het lopende jaar de gemeente of andere opdrachtgevers aanvullende opdrachten afnemen bij de ODRU. Voor deze aanvullende uren wordt het basistarief met een opslag van 10% gehanteerd. Tot slot, is het mogelijk dat er meer UVP-uren worden gerealiseerd dan vooraf gecalculeerd, omdat deze UVP-uren voorzichtig worden begroot (+/-90%). De aanvullende baten geven dekking voor inhuur van tijdelijke capaciteit, de organisatie van deze inhuur en onvoorziene kosten. De gemeentelijke bijdragen worden dus bepaald door drie componenten: het uurtarief, het aantal producten en diensten dat de gemeente van de ODRU vraagt en het aantal uren dat daarmee gemoeid is. De vermenigvuldiging van deze drie componenten levert de totale bijdrage van een gemeente op. Het uurtarief wordt met deze Kadernota vastgesteld. De andere twee componenten worden bij het Uitvoeringsprogramma (UVP) 2024 op uiterlijk 1 december 2023 door de gemeenten vastgesteld. Daarnaast wordt een gedeelte van de gemeentelijke bijdragen nog middels de aanvullende opdrachten bepaald. Op basis van voornamelijk de vastgestelde UVP’s wordt eind 2023 voor het jaar 2024 de begrotingswijziging gemaakt.
2.2
Financiële uitgangspunten begroting 2024
De meerjarige budgetten voor 2024-2026 uit de begroting 2023 en de structurele wijzigingen uit de tweede bijgestelde begroting 2022 vormen de basis voor het opstellen van de begroting 2024 met inachtneming van de vereisten van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Op grond van de in deze Kadernota 2024 opgenomen uitgangspunten zullen de meerjarige budgetten worden aangepast. De methodiek van de voor- en nacalculatie op de loon- en prijsontwikkeling, zoals afgelopen jaren gehanteerd, wordt ook in deze Kadernota gevolgd. De begroting 2024 borduurt voort op de huidige manier van begroten (zie figuur 2). De producten- en dienstencatalogus (PDC) is de basis voor de vertaling van de DVO in de jaarlijkse uitvoeringsprogramma’s (UVP). Het aantal uren uit de DVO’s vormt de basis voor de vaste toegestane formatie. Conform de vereisten van het BBV wordt de begroting 2024 ingedeeld naar de voorgeschreven taakvelden.
Voor de ODRU zijn dat: • Volksgezondheid & Milieu (V&M); hieronder vallen alle taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving die betrekking hebben op milieu en de adviestaken; • Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Stedelijke Vernieuwing (VHROSV); hieronder vallen alle bouwtaken en advisering op het gebied van RO; • Onderwijs; hieronder vallen de taken op het gebied van Natuur- en Duurzaamheidscommunicatie (NDC); • Overhead; hieronder vallen de werkzaamheden en lasten m.b.t. de overhead. De taakvelden worden als zodanig in de begroting 2024 onderscheiden zodat gemeenten de bijbehorende taken met baten en lasten kunnen aggregeren in hun eigen begroting. Alle bedragen in de begroting zijn exclusief btw. De ODRU is door de Belastingdienst aangemerkt als ondernemer in de zin van de Wet op de Omzetbelasting. Hierdoor worden alle facturen die de ODRU voor haar dienstverlening verzendt, verzwaard met het vigerende tarief voor de omzetbelasting. De ODRU kan zelf geen beroep doen op het btw-compensatiefonds. In 2016 heeft de Belastingdienst het officiële standpunt ingenomen dat de ODRU niet vennootschapsbelasting (VpB) plichtig is. Dit is bepaald op basis van de activiteiten zoals toen en nu worden verricht. Het beleid is om ook in 2024 en
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
8 Akkoord secretaris:
(ontwerp) Kadernota 2024
de jaren daarna de vrijstelling te behouden en alleen nieuwe activiteiten te overwegen als deze de vrijstelling niet in gevaar brengen.
2.3
Financieel beleid
Op het uurtarief hebben de volgende drie factoren een mogelijk effect: a. Loon- en prijsontwikkelingen (index opgave CPB): hierop heeft de ODRU geen invloed. b. Besparende en kostenverhogende effecten: deze kunnen het gevolg zijn van ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving, de interne bedrijfsvoering en de maatschappelijke eisen die aan Omgevingsdiensten worden gesteld. c. DVO-uren omvang: wanneer het aantal door gemeenten gegarandeerde/vaste uren daalt, kan het uurtarief stijgen. Dit komt doordat de overheadkosten geen gelijke tred kunnen houden met de dalingen in de DVO-omvang. Factor a. heeft alleen effect op het uurtarief. Factor b kan óók effect hebben op het aantal uren en/of het incidentele gedeelte van de begroting. Factor c betreft een urenwijziging en kan daardoor in de gehanteerde berekening effect hebben op het uurtarief. Waar in het verleden de stijging van het integraal tarief alleen een indexatie van loon- en prijspeil betrof, zal dit voor 2024 niet meer het geval zijn. Uitzondering hierop is de Kadernota 2020 geweest, waarin besloten is het tarief € 1 minder te laten stijgen als gevolg van te behalen schaalvoordelen door forse taakuitbreiding. De ODRU blijft zich overigens onverminderd inspannen om haar publieke waarde tegen zo weinig mogelijk publieke kosten te leveren, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de mogelijkheden van digitalisering.
Naast het uurtarief is het van belang om vanuit meerdere invalshoeken te kijken naar de bedrijfsvoering van de ODRU, zoals: - De totale bijdrage die de gemeente betaalt in relatie met de afgenomen diensten en producten (het totale effect van een uren- en/of tariefswijziging). - DVO uren verlagingen leiden, indien hier geen compensatie tegenover staat, niet tot uurtariefverlaging omdat de vaste kosten niet (meteen) zijn gereduceerd. Daarnaast heeft de ODRU de (zorg) plicht om te voldoen aan de gestelde kwalitietscriteria VTH (KC-2 die richtlijnen geeft voor de inrichting van de organisatie qua kwantiteit en kwaliteit). - De verhouding tussen vast en ingehuurd personeel vanwege het behoud van kennis en behalen van efficiency. - Het maken van business cases om ‘het verdieneffect’ voor onze eigenaar gemeenten te bepalen als bepaalde taken door meer gemeenten bij de ODRU worden belegd. Dit in samenhang met eventuele taken die niet bij de ODRU worden belegd. Jaarlijks wordt op basis van een risicoanalyse de gewenste omvang van het vermogen bepaald. De omvang van de weerstandscapaciteit wordt gerelateerd aan de omvang van de risico’s die de ODRU loopt. Hierbij hanteert de ODRU een ratio van tussen de 1,0 en 1,4. In de praktijk betekent dit dat met de huidige vastgestelde risico’s, de weerstandscapaciteit tussen de € 809.000 en € 1.133.000 moet liggen.
Komt de ratio onder 1,0 te liggen, dan volgt een ophoging. Boven een ratio van 1,4 volgt een uitbetaling aan de eigenaren. Op dit moment van schrijven bedraagt de weerstandscapaciteit € 809.000. Hiermee ligt de ratio op 1,0. Een ophoging van de weerstandscapaciteit is op dit moment niet nodig, want deze is van voldoende niveau.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
9 Akkoord secretaris:
(ontwerp) Kadernota 2024
2.4
Baten en Lasten
2.4.1
Toelichting op de lasten
Loonkosten De medewerkers van de ODRU vallen onder de cao van de Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (SGO). De huidige cao loopt t/m 1 januari 2023. De genormaliseerde cao kent ook lokale ruimte en daarom kunnen er afspraken komen in het lokale overleg. Op dit moment zijn de onderhandelingen tussen werkgevers en werknemers gestart voor het afsluiten van een 1 jarige CAO. Er is een ledenraadpleging geweest door de VNG waarbij een aantal aanpassingen aan de leden zijn voorgelegd. De verwachting is dat de lonen tussen de 3% en 4% zullen stijgen en aansluiten bij de reeds afgesloten cao’s voor rijks- en provincieambtenaren (stijging resp. +3% en +4%). Daarnaast heeft het ABP een prognose afgegeven voor stijging van de pensioenlasten. Bij de berekening van de salarislasten voor de begroting 2023 wordt uitgegaan van het vastgestelde formatieplan en volgen we de verwachte loonontwikkeling vanuit het CPB. In de concept Macro Economische Verkenningscijfers (MEV) van het CPB, gepubliceerd op 19 augustus 2022, wordt de verwachte loonvoet voor de sector overheid voor 2023 ingeschat op 3,0%. Dit is 0,90% hoger dan opgegeven in de voorgaande kadernota. Dit effect zien we terug in de berekening van de voor- en nacalculatie van het uurtarief. Voor 2024 zijn nog geen betrouwbare cijfers voorhanden.
Wij handhaven dezelfde systematiek als voorgaande jaren en gaan daarom voor de begroting 2024 uit van een evenzo grote verhoging van de loonkosten als in 2023. Overige (materiële)kosten Voor de overige kosten wordt per onderdeel een budget gereserveerd in de begroting. Deze posten worden begroot op basis van structurele kosten en een inschatting van toekomstige structurele kosten. Waarbij we de meerjarige budgetten uit de vastgestelde begroting 2023 als basis nemen. Getracht wordt om de kostenstructuur zodanig in te richten dat er sprake is van flexibiliteit en een zo beperkt mogelijk structureel kostenpatroon. Het belangrijkste uitgangspunt is hierbij dat structurele kosten uit structurele baten worden gefinancierd. 2.4.2
Toelichting op de baten
Gemeentelijke baten De baten uit de gemeentelijke bijdragen die in de begroting 2024 van de ODRU worden opgenomen, staan gelijk aan de afname van uren die zijn opgenomen in de DVO’s. Dit is conform de begrotingssystematiek uitgewerkt in figuur 2. Naast vaste DVO-uren worden ook de langlopende contracten aan de baten toegevoegd. Met extra omzet vanuit aanvullende opdrachten en uren uit het UVP wordt vooralsnog geen rekening gehouden. Als dit zich voordoet, wordt het financieel verwerkt in een begrotingswijziging. Met de huidige vastgestelde DVO’s en vaste contracten komt het totaal aantal te leveren uren in 2024 uit op 150.957. In bijlage 2 is de verdeling per gemeente weergegeven. Hierbij is rekening gehouden met de in 2022 geformaliseerde gedeeltelijke uittreding van Montfoort.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
10 Akkoord secretaris:
(ontwerp) Kadernota 2024
Overige baten Voor de overige baten wordt in de begroting een budget gereserveerd. Deze posten worden begroot op basis van historische kennis met inachtneming van het voorzichtigheidsbeginsel. Hier worden baten bedoeld die onder andere voortvloeien uit vrijval of ontvangst van subsidies en activiteiten op het gebied van natuur- en milieueducatie.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
11 Akkoord secretaris:
(ontwerp) Kadernota 2024
3.
Ontwikkelingen
De impact van de in dit hoofdstuk geschetste ontwikkelingen is, medio 2022, voor een groot deel nog onzeker en niet te kwantificeren en dus niet verwerkt in het uurtarief van 2024. Wat wel zeker is dat deze ontwikkelingen ertoe leiden dat de ODRU bepaalde functies zwaarder zal moeten bezetten om aan de veranderende maatschappelijke vraag te kunnen blijven voldoen. Hiervoor moet o.a. het functiehuis worden aangepast, waarvoor een beperkte tariefsverhoging noodzakelijk is.
3.1
Beleidsmatige ontwikkelingen
Algemeen De context van omgevingsdiensten, waaronder de ODRU, is flink in beweging. We verwijzen hierbij naar het Overdrachtsdocument zoals dat in de vergadering van het AB van de ODRU op 7 juli jl. is gepresenteerd. We zien inhoudelijke ontwikkelingen die we ook in het Document Nieuwe Ontwikkelingen samen met de regievoerders van de gemeenten actueel houden. We gaan ervan uit dat in 2024 de Ow is ingevoerd evenals de Wet Kwaliteitsborging bouw. Ook thema’s als klimaat, energietransitie, circulaire economie, biodiversiteit en een gezonde leefomgeving zullen in toenemende mate onze aandacht vergen. Daarnaast is er een (landelijk) interbestuurlijk programma gestart dat gericht is op het versterken van omgevingsdiensten in de uitvoering van hun taken en tevens focust op de essentiële rol die omgevingsdiensten te vervullen hebben in de grote transitieopgaven waar Nederland voor staat. Deze ontwikkelingen zullen een beroep doen op de gevraagde kwaliteit en competenties van de medewerkers van de ODRU en zullen de omvang van de opdrachtenportefeuille beïnvloeden. Los daarvan heeft de ODRU het streven om haar bedrijfsvoering duurzamer in te richten (Co2-neutraal). Daarom heeft ODRU middelen uit het jaarrekeningresultaat 2021 gereserveerd om de mogelijkheden tot verduurzaming te onderzoeken.
De uitkomsten hiervan zouden van invloed kunnen zijn op het uurtarief – positief of negatief – en zijn derhalve nog niet meegenomen in het uurtarief 2024. Efficiëntie De ODRU heeft in 2021 een voorgenomen kostenbesparing gerealiseerd door vooral een verbeterde inhuur werkwijze van tijdelijke medewerkers en door de digitalisering van papierstromen. In 2022 en verder blijft de ODRU inzetten op het verhogen van de efficiëntie, vooral door optimalisatie van uitvoeringsprocessen, uniformiteit in de vraag en mandaten vanuit de gemeenten. Indien mogelijk wil ODRU ook efficiëntiewinst behalen door vereenvoudiging c.q. verlaging van de administratieve lasten die veroorzaakt worden door de huidige gedetailleerde tijdregistratie en -verantwoording. Verdere kostenbesparing (voor gemeenten) is wellicht mogelijk door samen met de gemeenten de gehele keten van beleidsvorming t/m maatschappelijk effect in het vizier te nemen en te bekijken of de VTHgerelateerde taken in deze keten, bezien vanuit dit hogere ketenperspectief, wel op de meest efficiënte manier zijn belegd. Echter, de ODRU signaleert ook dat de hoge mate van inhuur het behalen van efficiëntiedoelen bemoeilijkt. Weliswaar hebben wij in 2021 een structurele besparing weten te realiseren op inhuur door een andere werkwijze in te voeren, in 2022 zien wij de inhuurtarieven fors stijgen (zie bijlage 3).
Daarom blijft de ODRU ook inzetten op versterking van de werving van vast personeel. Aanpassing, c.q. verzwaring van sommige functies zoals in deze Kadernota wordt voorgesteld, kan hier ook aan bijdragen. Omgevingswet De Ow die naar verwachting per 1-1-2023 in werking treedt, noodzaakt tot een fundamentele verandering in producten en diensten, werkwijzen, kennis, ICT en cultuur van de ODRU (en van gemeenten en provincies). De ODRU bereidt zich hier samen met de gemeenten op voor zodat de grootste, meest noodzakelijke veranderingen per 1-1-2023 zijn doorgevoerd en de dienstverlening zo
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
12 Akkoord secretaris:
(ontwerp) Kadernota 2024
veel als mogelijk doorgang vindt. Na 1-1-2023 zal er echter moeten worden doorontwikkeld in kennis, werkcultuur, procedures en moeten de bestaande DVO- afspraken met de gemeenten worden aangepast. Dat kan een financiële opgave voor een gemeente betekenen, of een keuze in verminderde dienstverlening. Gemeenschappelijkheid (uniformiteit) in de vraag vanuit gemeenten is erg belangrijk om uitvoeringskosten zo laag mogelijk te houden. In een deel van de wijzigingen als gevolg van de Ow gaan veranderingen van functies schuil. Bepaalde medewerkers gaan naar verwachting of ander of anders hun (lees: meer complex) werk doen1 waarvoor op sommige plekken zwaardere functies nodig zijn. Binnen het programma Ow is voorzien in een project dat er op gericht is dat ODRU’s huidige en toekomstige medewerkers aan de veranderende – en soms zwaardere - eisen kunnen voldoen. Andere beleidsmatige ontwikkelingen In het overdrachtsdocument van het vorige aan het huidige algemeen bestuur zijn de belangrijkste ontwikkelingen vastgelegd die voor de jaren 2022-2026 voor de ODRU van belang zijn. In het najaar van 2022 zal het (nieuwe) AB van de ODRU de koers voor de ODRU actualiseren. Naast de hiervoor beschreven Ow zijn de belangrijkste thema’s voor de komende jaren: a.
Data en informatie-gedreven dienstverlening: het werken met data en het vermogen deze op te werken naar informatie en kennis die sturend of dienstverlenend is, is een ontwikkeling die we om ons heen steeds meer zien. Ook binnen de ODRU zien we dit door de inzet van onze BI tool en presentatie van data via het GEO portaal of andere innovaties. We verwachten met het versterken van de informatie gedreven dienstverlening onze maatschappelijke effectiviteit en onze efficiency te kunnen vergroten. b. Energietransitie, circulaire economie, biodiversiteit en gezondheid: deze ontwikkelingen zullen nieuwe eisen stellen aan de kennis die de ODRU in huis moet hebben voor advisering, vergunningverlening, toezicht en handhaving. c. Betrokkenheid van gemeenteraden bij de ODRU: mede van belang in verband met de wijziging van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen per 1 juli 2022. d. Interbestuurlijk programma ter versterking van het stelsel van Omgevingsdiensten: voor de landelijk overkoepelende onderwerpen ten behoeve van de versterking van het VTHstelsel heeft het kabinet structureel budget gereserveerd. Er moet rekening mee worden gehouden dat ook door de ODRU en zijn gemeenten moet worden geïnvesteerd in de resultaten die voortvloeien uit de uitwerking van dit Interbestuurlijk programma n.a.v. aanbevelingen van de Commissie van Aartsen. e.
Digitalisering: 1 Een voorbeeld hiervan is het verlenen van een omgevingsvergunning. Voor de integrale omgevingsvergunning, zoals die onder
de Omgevingswet ontstaat, moeten medewerkers kunnen denken in mogelijkheden en in een beperkt kader kunnen benoemen wat het milieu nodig heeft om beschermd te blijven. Dat is een complexere taak dan het toetsen van een aanvraag aan een toets kader. Hier komen niet alleen meer en andere communicatieve kwaliteiten bij k jken, maar ook breed inzetbare kennis. Een tweede voorbeeld is toezicht. De Omgevingswet breidt de zorgplicht uit. Toezichthouders kunnen in bepaalde gevallen niet meer op pad met een checklist. Zorgplicht betekent denken in belangen en risico’s. Dat betekent dat toezichthouders de competenties moeten hebben om daar deskundige afwegingen in te maken en/of specifieke coaching vanaf de zijlijn nodig hebben bij het uitvoeren van hun werk. Als derde voorbeeld noemen we het meedenken en mee ontwerpen van het omgevingsplan. Het omgevingsplan is een complexe zaak. De kennis en ervaring van de ODRU is waardevol bij het opstellen van de gemeentelijke regels. Tegelijk is een specialist geluid, een toezichthouder, een vergunningverlener milieu niet opgeleid om dit werk te verrichten. Dat vraagt integraal denken, in beleidskaders. Ook hierbij speelt de vertaling van problemen naar wat het milieu nodig heeft om beschermd te blijven en dit vervolgens om te zetten in visie en regels.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
13 Akkoord secretaris:
(ontwerp) Kadernota 2024
de afgelopen jaren is ingezet op het op orde brengen en kwalitatief verbeteren van de ICT infrastructuur, informatievoorziening en -beveiliging. De komende jaren blijft het noodzakelijk dat wij hierop inzetten. Ook gaan we de mogelijkheden om processen te optimaliseren met ICT oplossingen verder benutten. f. Bedrijfsvoering op contracteren en verantwoording: de integrale uurtarief berekening van de ODRU is simpel, maar de bekostiging vanuit de gemeenten met verschillende typen uren is dat niet. Dit zorgt samen met een ingewikkelde manier van contracteren en verantwoorden voor een complexe administratie en inrichting van rapportagemechanismen, hetgeen voor een forse administratieve last zorgt bij de organisatie alsook bij gemeenten. In 2021 zijn diverse trajecten gestart die bij zowel gemeenten als de ORDU kunnen leiden tot een efficiëntere bedrijfsvoering gecombineerd met een sturing en verantwoording met meer accent op inhoud en maatschappelijk effect t.o.v. uren en kosten. Samen met de gemeenten willen we ook maatregelen uitwerken die in 2024 kunnen leiden tot versimpeling van de verantwoording en rapportagemechanismen, wat moet leiden tot een lagere administratieve last en efficiëntiewinst. g. Woningbouw: landelijk moeten er jaarlijks 100.000 woningen gebouwd worden en ook de ODRU-gemeenten bereiden zich voor op hun aandeel hierin.
Dit betekent dat de komende jaren naar verwachting de vraag naar WABO-vergunningaanvragen en wijzigingen van bestemmingsplannen toeneemt. Hieruit vloeit ook een stijgend niveau van toezicht en handhaving en klachtafhandeling voort. h. De RUD Utrecht en de ODRU hebben de wens om meer samen te werken. Hiervoor is in 2021 een intentieovereenkomst getekend door beide voorzitters van de AB’s. Vanuit de intentieovereenkomst werken de afdelingen bodem van beide diensten nu aan een dienstverleningsovereenkomst in het kader van de warme overdracht bodemtaken. De resultaten van deze pilot geven richting aan de samenwerking in 2024.
3.2
Ontwikkelingen op de arbeidsmarkt
Het UWV verwacht dat de arbeidsmarkt in 2022 en 2023 krap zal blijven. Dit blijkt uit de UWV Arbeidsmarktprognose 2022 – 2023. Het CPB spreekt ook van krapte op de arbeidsmarkt. Bij de ODRU is deze spanning op de arbeidsmarkt merkbaar. De ODRU heeft de ambitie om de vaste toegestane formatie volledig in te vullen, maar merkt dat het moeilijk is om sommige vacatures te vervullen. De situatie wordt bemoeilijkt door de toenemende uitstroom vanwege het behalen van de pensioengerechtigde leeftijd en externe arbeidsmobiliteit. Onze context is, zoals hiervoor geschetst, flink in beweging. Dit leidt er toe dat een aantal functies binnen de ODRU verzwaard moet worden om aan de maatschappelijke vraag te blijven voldoen. Dat is nu al merkbaar en wordt regelmatig opgelost door (relatief dure) inhuur, omdat het huidige functiehuis niet in deze zwaardere functies voorziet. De invoering van de Ow, de WKB en het interbestuurlijk programma gericht op het versterken van omgevingsdiensten (uitwerking rapport Van Aartsen), versterken de noodzaak om meerdere uitvoerende functies te verzwaren. We zien daarbij eveneens een toenemende aandacht voor energietransitie, circulaire economie, biodiversiteit en een gezonde fysieke leefomgeving. Het huidige functiehuis en loongebouw (vastgesteld in 2017) moeten daarom worden herzien.
Het vergt daarnaast het investeren in nieuwe competenties van de medewerkers van de ODRU en een structurele investering gericht op het vinden, binden en boeien van medewerkers, zodat de organisatie goed geëquipeerd is om de gevraagde dienstverlening te kunnen uitvoeren.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
14 Akkoord secretaris:
(ontwerp) Kadernota 2024
3.3
Vernieuwingen BBV
De begroting 2024 wordt ingedeeld naar de laatste inzichten in het BBV, de ervaringen met de jaarcijfers 2022 en de begroting 2023. De afgelopen periode zijn er geen grote wijzigingen geweest in het BBV die de opzet van de begroting 2024 beïnvloeden. Vanaf begrotingsjaar 2023 vindt er wel een verandering plaats in de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de jaarrekening van gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Niet langer is het de accountant die vaststelt dat in lijn met wet- en regelgeving wordt gehandeld, maar is het dagelijks bestuur aan zet. Het dagelijks bestuur dient immers te kunnen steunen op een adequaat functionerend systeem van interne beheersing en controle, om (primair) te waarborgen dat de ODRU bij alle (financiële) beheers handelingen en transacties de weten regelgeving naleeft. In 2022 bereidt ODRU zich voor op de wijzigingen uit de Kadernota Rechtmatigheid. Zo worden de onder andere de financiële en controle verordening aangepast en het intern controleplan aangescherpt. Indien er na vaststelling van deze Kadernota wijzigingen in het BBV worden doorgevoerd, dan wordt dit meegenomen bij het opstellen van de begroting 2024.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
15 Akkoord secretaris:
(ontwerp) Kadernota 2024
lasten voor ICT en communicatie gaan dalen, of dat nog sprake is van een tijdelijk karakter. Daarom moet ODRU deze lasten structureel opnemen. Uit analyse van de begroting blijkt verder dat de wervingskosten van ODRU jaarlijks hoger liggen dan structureel begroot. Vooralsnog werd dit budget met incidentele middelen opgehoogd. ODRU houdt rekening met structureel hogere wervingskosten per vacature en stelt daarnaast zijn verwachting van uitstroom per jaar licht naar boven bij in verband met bijvoorbeeld vergrijzing van het personeelsbestand. In het voorjaar heeft de ODRU zijn formatieplan herijkt. Uit deze herijking kwam onder andere naar voren dat een aantal functies binnen de overhead al geruime tijd als boven formatief zijn opgenomen en dus incidenteel begroot werden. Er is echter sprake van structureel benodigde bezetting en ODRU moet deze lasten dus structureel opnemen. Daarom wil ODRU deze functies in zijn formatieplan opnemen. Zij blijft hiermee binnen de met het AB afgesproken grens van 25% overhead. We gaan er in deze Kadernota vanuit dat de keuzes die gemeenteraden nog moeten maken over hoe zij om willen gaan met de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen, niet zullen leiden tot een toename van de overheadkosten van de ODRU en dus niet tot een tariefsverhoging leiden. 4.2.2
Voldoen aan hogere eisen waardoor zwaardere functies nodig zijn
In hoofdstuk 3 worden enkele ontwikkelingen besproken zoals de komst van de Ow en het Interbestuurlijk programma ter versterking van het stelsel van Omgevingsdiensten naar aanleiding van de Commissie van Aartsen. Deze ontwikkelingen hebben tot gevolg dat de vraag vanuit wetgeving en van gemeenten en inwoners aan de ODRU verandert. De werkzaamheden van de medewerkers van ODRU worden complexer, bijvoorbeeld voor het opstellen van een integrale omgevingsvergunning. Bovendien moet ODRU voldoen aan de gestelde kwaliteitscriteria. Er zal daardoor, meer dan voorheen, blijvend geïnvesteerd moeten worden in de kennis en kunde van personeel. Daarom dient het functieboek aangepast te worden aan de veranderde complexiteit en opleidingseisen van met name verschillende uitvoerende functies. Dit betekent dat meerdere functies verzwaard zullen worden, waarvoor nieuwe functieprofielen worden opgesteld. De ODRU houdt rekening met een herziening van het functiehuis van circa 20%. Het gaat dan om ongeveer 28,5 fte en een gemiddelde verhoging van de lasten van € 10.800 per fte. In totaal is een structureel budget benodigd van € 307.800. Daarom stelt de ODRU voor het uurtarief te verhogen met € 2,04. Het zou kunnen dat een inverdieneffect ontstaat wanneer herwaardering van functies een toelage overbodig maakt.
4.3
DVO uren omvang
Tot slot wordt het uurtarief bepaald door de omvang van het DVO. Hoe kleiner de omvang van het DVO, hoe hoger het uurtarief. Dit heeft te maken met de vaste lasten van ODRU, die niet één op één gerelateerd zijn aan de omvang van de organisatie. Via het drie-sporentraject investeert de ODRU onder andere in het efficiënter werken. Slimme ICT oplossingen maken het bijvoorbeeld mogelijk om producten te realiseren met minder uren. Ook optimaliseert de ODRU zijn werkprocessen. Efficiënter werken leidt er dus toe dat ODRU hetzelfde aantal producten en diensten kan leveren, met minder uren. Maar, bij een gelijkblijvende vraag vanuit gemeenten betekent dit dat er minder DVO uren nodig zijn en dus dat de omzet daalt. Door gelijkblijvende (overhead-)kosten stijgt daardoor het uurtarief. Per saldo kan dit dan alsnog leiden tot een besparing van de kosten voor gemeenten (die dan bestaan uit minder uren tegen een hoger tarief), maar het besparende effect van efficiëntie wordt tenminste deels teniet gedaan als er geen ander werk voor in de plaats komt.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
18 Akkoord secretaris:
(ontwerp) Kadernota 2024
5.
Planning en tijdschema
De uitgangspunten voor de begroting 2024, zoals in deze Kadernota 2024 beschreven, worden op 8 september 2022 vastgesteld in het dagelijks bestuur en op 29 september 2022 besproken in het algemeen bestuur. Daarna volgt de toezending aan het college voor de zienswijzetermijn van acht weken (N.B. de zienswijze procedure is voor de kaderbrief geen wettelijke verplichting, waardoor de nieuwe termijnen uit de Wet Gemeenschappelijke Regelingen hier niet voor gelden). De zienswijzen worden in het dagelijks bestuur van 24 november 2022 behandeld. Op 15 december 2022 wordt de Kadernota 2024 – rekening houdend met de zienswijzen - vastgesteld in het algemeen bestuur. Medio maart 2022 zal de Begroting 2024 voor zienswijze worden aangeboden aan de raden door het dagelijks bestuur. De zienswijzetermijn voor deze begroting is 12 weken. Voorafgaand aan de vergadering van het algemeen bestuur zal door het dagelijks bestuur een reactie op de ontvangen zienswijzen worden gestuurd aan de raden. Hierna kan de begroting in de vergadering van het algemeen bestuur van 6 juli 2023 worden besproken en vastgesteld en voor 15 september 2023 aan de toezichthouder worden verstuurd. De raden zullen de definitief vastgestelde begroting ontvangen.
6.
Verantwoording
6.1
Rapportages
Binnen de P&C-cyclus worden jaarlijks aan het algemeen bestuur de jaarrekening, de begroting en twee rapportages, inclusief prognose, aangeleverd. De auditcommissie beoordeelt deze rapportages, en de werking van de P&C-cyclus en rapporteert hierover aan het algemeen bestuur. De deelnemende gemeenten ontvangen eenmaal per tertiaal een productrapportage. Hierin staat welke activiteiten er per project zijn uitgevoerd, welke vergunningsprocedures en handhaving- activiteiten er zijn uitgevoerd en welke procedures nog in behandeling zijn en waar eventueel bijsturing nodig is. 6.2
Jaarrekening
De jaarrekening wordt opgesteld in het eerste kwartaal volgend op het begrotingsjaar conform de bepalingen van het BBV. De jaarrekening wordt door de accountant gecontroleerd. Deze jaarrekening wordt, samen met de begroting voor het daaropvolgende jaar, aan de deelnemende gemeenten toegezonden waarna zij definitief zal worden vastgesteld door het algemeen bestuur van de ODRU.
Omgevingsdienst regio Utrecht Akkoord voorzitter:
21 Akkoord secretaris:
Kadernota 2024
IN DE GRAFIEK IS WEERGEGEVEN WAT DE VERHOUD NG IS TUSSEN HET AANTAL DVO UREN EN HET TOTAAL AANTAL GEREALISEERDE UREN IN 2021. DE STREEFWAARDE VAN DE ODRU IS DAT DE VERHOUD NG 80% DVO IS EN 20% UVP. AF TE LEZEN IS DAT 11 GEMEENTEN HIERAAN VOLDOEN, 3 GEMEENTEN BINNEN DE 70% ZITTEN EN DAT 1 GEMEENTE ZICH VER ONDER DE STREEFWAARDE BEVINDT. DEZE GEMEENTE HEEFT IN 2022 HAAR AANTAL DVO-UREN FORS VERHOOGD.
PER 2022 HEBBEN GEMEENTEN DE BILT, OUDEWATER, RHENEN, VEENENDAAL EN WIJK BIJ DUURSTEDE HUN DVO OPGEHOOGD. HIERDOOR ZAL DE VERHOUDING DVO/UVP IN DE REALISATIE 2022 VERBETEREN TEN OPZICHTE VAN 2021
Omgevingsdienst regio Utrecht
24
Kadernota 2024
BIJLAGE 2.
Berekening loon- en prijsontwikkeling
Op basis van de concept Macro-Economische Verkenning 2023 van het CBP van 19 augustus 2022 is de loonontwikkeling conform de loonvoet overheid (b) voor 2022 4,80% en voor 2023 3,00% en de prijsontwikkeling conform de inflatie, nationale consumentenprijsindex (cpi, %) voor 2022 is 9,90% en voor 2023 4,30%: Ontwikkeling kosten obv CPB (MEV) verwachtingen
2022
Personele lasten Personeel van derden Overige lasten Totale lasten
2023
mutatie
mutatie
%
volume
loon/prijs
l/p
€
120.206 €
580.702
€
-40.000 €
75
€
-217.933 €
292.518
€
-137.728 €
873.295
begroting
2024
mutatie
mutatie
%
na L/P correctie volume 4,80% € 12.678.670 € 9,90% € 835 € 9,90% € 3.247.241 € 5,80% € 15.926.746 € -
loon/prijs
l/p
€
380.360
€
36
€
139.631
€
520.027
begroting
mutatie
mutatie
%
na L/P correctie volume 3,00% € 13.059.030 € 4,30% € 871 € 4,30% € 3.386.872 € 3,27% € 16.446.773 € -
loon/prijs
l/p
€
391.771
€
37
€
145.635
€
537.444
begroting
na L/P correctie 3,00% € 13.450.801 4,30% € 909 4,30% € 3.532.507 3,27% € 16.984.217
In onderstaande tabel is de meerjarige begroting van de ODRU opgenomen. Hieruit valt af te leiden dat in de meerjarige begroting de geraamde lasten voor 2024 lager uitvallen dan de loon- en prijsontwikkeling volgens de verwachting van het CPB. Op basis hiervan wordt voorgesteld om het tarief te herzien. Begrote lasten vlgs. huidige meerjarenbegroting 2023
2022
Personele lasten Personeel van derden Overige lasten Totale lasten
mutatie mutatie volume loon/prijs € 120.206 € 252.309 € -40.000 € 0 € -217.933 € 52.120 € -137.728 € 304.429
2023
% Begroting mutatie l/p volume 2,10% € 12.267 015 € 1,80% € 0 € 1,80% € 2.947.687 € 2,04% € 15.214.701 € -
mutatie loon/prijs € € € € -
2024
% Begroting mutatie l/p volume 0,00% € 12.267 015 € 0,00% € 0 € 0,00% € 2.947.687 € 0,00% € 15.214.701 € -
mutatie loon/prijs € € € € -
% Begroting l/p 0,00% € 12.267 015 0,00% € 0 0,00% € 2.947.687 0,00% € 15.214.701
In onderstaande tabel wordt het voorstel voor het tarief 2024 doorgerekend in de totale lasten. Hieruit blijkt dat de voorgestelde correctie in het tarief op basis van de loon- en prijsontwikkeling voldoende zijn. Dit is het vertrekpunt voor het opstellen van de nieuwe meerjarige begroting 2024-2027. Voorstel Kadernota 2024
2022 mutatie volume Personele lasten Personeel van derden Overige lasten Totale lasten
Omgevingsdienst regio Utrecht
mutatie loon/prijs
€
120.206 €
254.807
€
-40.000 €
12
€
-217.933 €
53.017
€
-137.728 €
307.835
2023
% l/p
begroting mutatie na L/P correctie volume 2,10% € 12.388.458 € 1,80% € 652 € 1,80% € 2.998.399 € 2,04% € 15.387.508 € -
mutatie loon/prijs €
247.769
€
10
€
44.976
€
292.755
2024
% l/p
begroting mutatie na L/P correctie volume 2,00% € 12.636.227 € 1,50% € 661 € 1,50% € 3.043.375 € 1,90% € 15.680.263 € -
mutatie loon/prijs €
846.627
€
101
€
462.593
€ 1.309.321
% l/p
begroting na L/P correctie 6,70% € 13.482.854 15,20% € 762 15,20% € 3.505.968 8,35% € 16.989.584
25