Document · PDF

1. Jaarverslag RHC VV 2019.pdf

Raad 30 maart 2021, gemeente Stichtse VechtBij agendapunt: 9.: Vaststellen Jaarverslag 2019 en Meerjarenbegroting 2021-2024 Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen9.463 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Jaarverslag / Jaarrekening 2019 Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen Breukelen, 9 april 2020

Inhoud Voorwoord ................................................................................................................. 3 Inleiding .................................................................................................................... 4 Inhoudelijk resultaat ............................................................................................. 4 Financieel resultaat............................................................................................... 5 Programma verantwoording 2019 ................................................................................. 6 1. Beschikbaarstellen en presenteren ...................................................................... 7 2. Verwerven en beheren .................................................................................... 14 3. Advies en toezicht .......................................................................................... 19 4. Duurzame organisatie ..................................................................................... 21 Jaarrekening 2019 .................................................................................................... 24 Jaarrekening 2019 in cijfers .................................................................................

24 Analyse lasten en baten 2019 .............................................................................. 26 Paragrafen......................................................................................................... 27 Balans RHCVV voor het jaar 2019 ......................................................................... 31 Waarderingsgrondslagen ....................................................................................320

Voorwoord Voor u ligt de jaarrekening 2019 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV), een gemeenschappelijke regeling tussen gemeente De Ronde Venen, Weesp, De Bilt en Stichtse Vecht. In deze jaarstukken vindt u een overzicht van de programmadoelen van onze organisatie in 2019, de daarbij behorende werkzaamheden en projecten. De inzet van financiële middelen en de resultaten van 2019. Naast dit verslag verschijnt er ook een inhoudelijk publieksjaarverslag dat verspreid wordt via de website van het RHCVV.

Breukelen 9 april 2020

Inleiding De huidige GR is ingegaan in 2014 voor onbepaalde tijd, ten minste voor 10 jaar. In 2019 is gemeente Weesp ambtelijk gefuseerd met Amsterdam en zijn de voorbereidingen gestart voor de bestuurlijke fusie in 2022. Gemeente Weesp zal daartoe in 2024 uittreden bij de GR RHCVV. Het verstrijken van de eerste 10-jaar termijn in 2024 is voor andere aangesloten gemeenten een moment om over de toekomst in overleg te gaan. Gemeente De Bilt heeft in 2019 aangegeven zich te heroriënteren op de deelname aan de GR, gemeente De Ronde Venen en Stichtse Vecht hebben de intentie uitgesproken samen door te willen gaan in de constructie van het RHCVV. Het algemeen bestuur van het RHC Vecht en Venen bestond in 2019 uit mw mr. Y.P. van Mastrigt (voorzitter en waarnemend burgemeester Stichtse Vecht), dhr. M. Divendal (burgemeester gemeente De Ronde Venen), dhr. B.J. van Bochove (waarnemend burgemeester gemeente Weesp), dhr. mr. S.C.C.M. Potters (burgemeester gemeente De Bilt). Adviserend lid van het algemeen bestuur was mw drs. R.W. Ubink (directeur van RHC Vecht en Venen). Het algemeen bestuur vergaderde op 8 mei en 13 november 2019. Op uitnodiging van het algemeen bestuur was mw. drs. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen.

Op 8 mei stelde het bestuur de jaarrekening 2018 vast en de meerjarenbegroting 2020-2023. 2019 was het laatste jaar van de beleidsvisie 2016-2019. De nieuwe beleidsvisie 2020-2024 is op 13 november 2019 bestuurlijk vastgesteld. In de beleidsperiode 2020-2024 staan het archiveren van digitale informatie, de nieuwe wetgeving, verkorting van de overbrengingstermijn, het uittreden van de gemeente Weesp in verband met de bestuurlijke fusie met Amsterdam en de herbezinning op de toekomst van het RHCVV na 2024 centraal. Daarnaast is het streven de erfgoedtaak in balans te brengen met de andere taken als Toezicht en Behoud en Beheer.

Inhoudelijk resultaat De meeste doelstellingen uit het beleidsplan en jaarplannen voor de periode 2016-2019 zijn ruimschoots gehaald. Een aantal projecten en werkzaamheden zijn in 2019 gestart conform de vastgestelde de Businesscase ‘Zelfstandig en Versterkt en lopen door in de beleidsperiode 20202024. -

De digitale dienstverlening aan het publiek werd uitgebreid en aangepast aan de digitale mogelijkheden en behoeften van de gebruikers;

De toegankelijkheid van de archieven en collectie werd verbeterd door het inventariseren, transcriberen en toevoegen van toegangen;

Er is gestart met integrale inspecties bij de aangesloten gemeenten en het inspecteren van alle archiefruimten bij de gemeenten; Hoewel het e-depot in 2019 nog niet geheel gerealiseerd is, zijn er pilots gedaan waaruit veel geleerd is en is er een keuze gemaakt voor de leverancier. In november 2019 heeft het bestuur besloten te sturen op een operationele en ingerichte e-depotvoorziening in 2020;

De zichtbaarheid van het RHCVV is vergroot, zowel bij de burgers als bij de ambtelijke en bestuurlijke organisaties;

Er zijn verschillende onderzoeken gedaan om de verschillende taken en werkzaamheden duidelijk in beeld te brengen. Op basis daarvan zijn in de beleidsvisie keuzes gemaakt.

Financieel resultaat De jaarrekening van het RHCVV eindigt met een batig saldo. Het resultaat na bestemming is € 49.188 positief. In 2019 hadden we incidentele gelden voor het project “Digitaal archief”. Dit project is door de complexiteit en capaciteitstekort bij zowel het RHCVV als bij de gemeenten nog niet afgerond en zal doorlopen in 2020. Wij verzoeken het bestuur om het restant van het budget € 42.437 over te hevelen naar 2020. Hierdoor komt het positieve resultaat over 2019 op € 6.751. Aan het bestuur zal het besluit voorgelegd worden om het positieve resultaat op te nemen in de reserve bedrijfsvoering. Door het positieve resultaat op te nemen in de reserve bedrijfsvoering wordt bijgedragen aan de begrotingsuitgangspunten zoals vastgesteld in januari 2018. Volgens de richtlijn zou de reserve medio 2020 5% van het begrotingstotaal: € 54.003 horen te zijn voor een gezonde bedrijfsvoering. De reserve bedrijfsvoering bedraagt op 31 december 2019 € 59.047 exclusief het resultaat 2019. De reserve bedrijfsvoering dient als buffer voor de reguliere bedrijfsvoering om incidentele knelpunten in de bedrijfsvoering op te lossen.

Programma verantwoording 2019 Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, Stichtse Vecht, De Ronde Venen en Weesp. De gemeenschappelijke regeling is ingegaan op 1 januari 2014 voor onbepaalde tijd, met een minimale looptijd van 10 jaar. De gemeente Stichtse Vecht is centrumgemeente. Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de vier gemeenten. De vier gemeenten hebben bij het RHCVV de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal historisch kenniscentrum. De opdracht aan het RHCVV, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: -

Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven van de vier gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen);

Het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van deze vier gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeenten taken aan hebben gemandateerd;

Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening;

Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

▪

Het RHCVV is door GR Pauw Bedrijven aangewezen als archiefbewaarplaats. RHC Vecht en Venen is niet aangewezen als archiefbewaarplaats voor GR Belastingsamenwerking SWW, maar op grond van Archiefwet 1995 art 40 lid 3 is de archivaris van de vestigingsplaats (Weesp) aangewezen als archivaris. Daarmee valt GR BSWW onder toezicht van het RHCVV. 2019 was het laatste jaar van de beleidsperiode 2016–2019. De belangrijkste ontwikkelopgaves voor deze periode waren: -

Zorgen voor goede online vindbaarheid en toegankelijkheid van archieven en collecties (inclusief open data), met inachtneming van de beperkingen daarop vanuit privacywetgeving, overige openbaarheidsbeperkingen en auteursrecht;

Het inrichten van een e-depotvoorziening en digitaal archiefbeheer, zodat het RHC niet alleen analoge archieven maar ook de digitaal gevormde archieven van de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen kan gaan beheren en beschikbaar stellen;

Het behoud van de hoge kwaliteit van het papieren archiefbeheer, adequate dienstverlening aan onderzoekers (burgers, bedrijven) en ambtenaren, advisering aan gemeenten over de inrichting van digitaal informatiebeheer.

Dit leidde tot vier beleidslijnen in de periode 2016-2019: 1.

Beschikbaarstellen en presenteren

Verwerven en beheren

Advisering en auditing

Duurzame organisatie

De ontwikkelopgaves en de daaruit volgende beleidslijnen met doelstellingen zijn in de vertaald naar concrete activiteiten voor 2019. In dit jaarverslag wordt per beleidslijn verslag gedaan van deze activiteiten.

1. Beschikbaarstellen en presenteren Het beschikbaarstellen van de overheidsarchieven is een wettelijke taak. Het RHC Vecht en Venen stelt de archieven en collecties uit de regio beschikbaar aan een breed publiek, aan bedrijven en instellingen, aan ambtenaren, aan erfgoedpartners en aan mede-overheden. Beschikbaarstellen en presenteren is als volgt onder te verdelen: -

Fysieke dienstverlening: Het bieden van (fysieke) toegang tot de archieven en collecties, het geven van informatie en advies en het mogelijk maken van raadpleging op de studiezaal;

Digitale dienstverlening: beschikbaar stellen van informatie en archiefstukken op afstand (via internet, e-mail, chat, facebook en telefoon);

Cultuureducatie: het deelnemen aan cultuurhistorische activiteiten van partners als musea, historische kringen, bibliotheken en dergelijke.

Fysieke en digitale dienstverlening De studiezaal in Breukelen is vrij toegankelijk op dinsdag, woensdag en donderdag. De studiezaal in Weesp is vrij toegankelijk op maandag- en dinsdagochtend en op afspraak op maandag- en dinsdagmiddag. Op deze dagen zijn ook de vrijwilligers aanwezig. In 2019 is begonnen met een andere methodiek in het bijhouden van de bezoekersaantallen, informatievragen en archiefstukken. In het kader van de AVG vereisten is opnieuw gekeken naar welke gegevens het RHCVV wil verzamelen en wat mogelijk is binnen de nieuwe wetgeving. Op die manier konden wij de volgende analyses maken en in de gegevens een scherper onderscheid maken tussen bezoekers en vrijwilligers. In 2019 werden de studiezalen ongeveer 1300 keer bezocht door bezoekers en 663 keer door vrijwilligers. Dit is exclusief de activiteiten en cursussen. Rustige periodes zijn september en december. De leeftijd varieert van 20 tot 99, 33% is tussen de 70-79, 18% tussen de 60-69. Opvallend is dat ook de jongere groep (tussen 30-59 goed vertegenwoordigd is met 40%). Doordat er een toename is in het aantal bezoekers en vrijwilligers die steeds meer verspreid over de week komen is er voor gekozen de verplichting voor het maken van een afspraak op de woensdag te laten vervallen. Dit maakt het voor bezoekers ook duidelijker wanneer het RHCVV geopend is.

De meeste bezoekers komen naar het RHCVV voor historisch onderzoek (56%), gevolgd door huizenonderzoek (28%) en familieonderzoek (14%). Bezoekers vragen archiefstukken aan van zeer diverse aard. In 2019 werden totaal op de studiezaal 1488 archiefstukken en inventarisnummers opgevraagd. Via e-mail, chat, telefoon werden 458 stukken aangevraagd of informatieverzoeken uit beantwoord. Overigens kan een inventarisnummers uit meerdere archiefbescheiden bestaan.

AANTAL ARCHIEFSTUKKEN PER TYPE ARCHIEF Overig Beeldcollectie Genealogie Hinderwet Bouwvergunningen Bibliotheek Particuliere archieven Kerkarchieven Notarieel Dorpsgerecht Gemeentearchieven

0% 45% 3% 1% 4% 1% 1% 7% 11% 6% 0%

21% Verkoop 10% 20% 30% 40% 50%

Archiefstukken en informatieverzoeken Ambtenaren Via de ambtelijke kanalen worden geregeld stukken aangevraagd. De aard van de vraag en de stukken varieert sterk per gemeente. Onderstaande overzicht laat zien op welke onderwerpen het RHCVV werd bevraagd en stukken werden aangevraagd.

AANTAL VRAGEN (IN %) PER ONDERWERP Vergunningen Sociaal Domein Onderhoudsplannen OR Luchtfoto's Historische gegevens Financiele zaken Civiele Kunstwerken Bestemmingsplannen

Daarnaast komt het regelmatig voor dat ambtenaren op de studiezaal in Breukelen en in Weesp onderzoek komen doen in dossiers. Dossiers worden dan ter plekke ingezien. Een voorbeeld daarvan is het 'bruggenproject' in De Ronde Venen, waarbij alle bruggen in de gemeente in kaart worden gebracht en van alle relevante kunstwerken worden opgenomen in een nieuw GIS systeem van de gemeente. Daarvoor zijn in verschillende sessies ca. 80 dossiers gelicht en bekeken. Ongeveer een kwart daarvan zal in 2020 door het RHC in samenspraak met de gemeente worden gedigitaliseerd; op een zodanige wijze dat de dossiers ook in Mais Flexis toegankelijk gemaakt kunnen worden. Een soortgelijk project loopt momenteel ook in samenwerking met gemeente Stichtse Vecht, waarbij de registers van de burgerlijke stand van deze gemeente in samenspraak met het RHC worden gedigitaliseerd en ontsloten.

Online onderzoek via meerdere digitale kanalen De collectie van het RHCVV was in 2019 beschikbaar via de eigen website www.rhcvechtenvenen.nl en via de portalsites www.archieven.nl; (als open data) via www.openarchieven.nl; en via de internationale portal www.archivesportaleurope.net. De eigen website trok gemiddeld 1652 bezoekers per maand, dit is een kleine stijging ten opzichte van 2018. Het meest geraadpleegd werden de Doop-, Trouw- en Begraafregisters, de Bevolkingsregistratie en het archief van de Rooms-Katholieke parochie H. Laurentius.

Website (statistieken Google Analytics jan-dec 2019) Aantal gebruikers Aantal sessies per gebruiker Gemiddelde sessieduur Terugkerende gebruikers

: 19.828 : 1,84 : 4.59 min. : 17,1%

Aantal sessies Aantal bezochte pagina's Nieuwe gebruikers

: 35.483 : 201.302 : 82,9%

Waardering (digitale) studiezaal / beschikbaarstelling (Landelijke kwaliteitsmonitor) De overall waardering is met 7,8 iets lager dan landelijk gemiddelde (8,0). Positief is de beoordeling van de hulpvaardigheid en de herkenbaarheid van het personeel op de studiezaal. Tegelijkertijd is er nog wel wat te winnen op het gebied van snelheid waarmee de vragen worden afgehandeld. In 2019 bleek uit intern onderzoek dat er te weinig capaciteit beschikbaar is voor de dienstverlening en actie ondernomen. De laatste maanden is er op dit punt daardoor al verbetering opgetreden; -

Door de respondenten wordt meerdere keren aangegeven dat er behoefte is aan verruiming van de openingstijden. Ook hiermee is het RHCVV mee bezig. In 2020 zal hiervoor in een pilot onderzocht worden wat hiervoor de beste vorm is;

Op het gebied van het vinden van informatie op de website én het digitale aanbod scoort het RHCVV laag. In de beleidsperiode 2019-2024 wordt hier meer prioriteit aangegeven. De voorbereidingen voor verbeteringen van de website zijn ondertussen gestart, naar verwachting is dat traject zomer 2020 gereed.

Gebruikersonderzoek beschikbaarstelling aan deelnemende gemeenten Om het gesprek over het gewenste dienstverleningsniveau voor beschikbaarstelling aan de ambtelijke en bestuurlijke organisatie goed te voeren is een gebruiks- en gebruikersonderzoek uitgevoerd. De ambtenaren, college en raadsleden hebben overheidsinformatie nodig om hun werk te kunnen doen. Het is nodig om vanuit het perspectief van de gebruiker de dienstverlening van RHCVV te beschrijven, om deze zo (beter) te kunnen laten aansluiten bij hun behoeften. Het onderzoek heeft voornamelijk inzichtelijk gemaakt hoe het RHCVV haar taak op het gebied van beschikbaarstelling van archiefbescheiden aan ambtenaren uitvoert en hoe dit is vastgelegd en op welke punten nog afspraken gemaakt dienen te worden. Door dit onderzoek is de dialoog over de dienstverlening voor het eerst uitgebreid gevoerd met de gebruiker. De uitkomsten worden in 2020 verder uitgewerkt in een werkplan.

Voorlichting / Zichtbaarheid Het RHC brengt de eigen collectie actief onder de aandacht van een breed publiek, via de website en de facebookpagina, de nieuwsbrief en door de publicatie van artikelen in tijdschriften van historische verenigingen en lokale kranten. Toch is het RHCVV en wat het doet, nog niet goed zichtbaar in de deelnemende gemeenten en bij de ambtelijke organisaties. In 2019 is gestart met het schrijven van een communicatieplan en het aanleggen van een vernieuwd relatiebestand zodat het zichtbaarheid van het RHCVV vergroot wordt. Ook zijn er in 2019 een aantal kleine verbeteringen aan het gebouw aangebracht en een inhaalslag gemaakt waardoor het RHCVV beter vindbaar is en is gestart met het opfrissen een aanvullen van het voorlichtingsmateriaal zoals de folder. Het RHCVV heeft in 2019 vier nieuwsbrieven en drie nieuwsflitsen uitgestuurd. In oktober is er eenmalig een mailing uitgegaan naar personen uit het adressenbestand met het verzoek zich opnieuw aan te melden voor de nieuwsbrief om te zorgen dat het RHCVV voldoet aan de AVG vereisten. De nieuwsbrief wordt sinds 1 december toegestuurd aan 430 adressen. Het RHCVV is actief op social media waaronder Twitter, Facebook en sinds november Instagram. Er wordt wekelijks gepost.

Eind 2019 was het aantal volgers op Facebook gestegen met 30% en zijn er 201 volgers en heeft het RHCVV 197 likes wat een toename is van 80%. Instagram had op 31 december 74 volgers. Activiteiten Om de drempel voor het gebruik van de collectie en informatie van het RHCVV te verlagen en de lokale en regionale cultuurhistorie door zoveel mogelijk mensen te laten beleven is in 2019 een aantal kleine activiteiten georganiseerd. Op die manier deed het RHCVV tevens ervaring op wat deze activiteiten betekenen voor inzet van capaciteit en middelen. Op de locatie in Breukelen zijn onderstaande activiteiten georganiseerd, die allen goed bezocht werden. Het uitgangspunt is dat activiteiten zoveel mogelijk voor iedereen gratis toegankelijk zijn en bijdragen aan de taakstelling van het RHCVV. Het RHCVV is onderdeel van een sterk en actief regionaal erfgoednetwerk. Net als in voorgaande jaren heeft het RHCVV ook met verschillende erfgoedpartners activiteiten georganiseerd en bijdragen geleverd aan publicaties van de historische verenigingen. Hieronder worden een aantal activiteiten uitgelicht die door het RHCVV werden georganiseerd. Datum

Activiteit

Bezoekers

5 februari

Informatieavond Vechtsnoer (belangen en kennisorganisatie erfgoedpartners Vechtstreek

25 januari – 30 maart 17 maart

Opening en bezoekers expositie Weerbaar Water (Nieuwe Hollandse Waterlinie), onderwijsprogramma Broklede Facebookdag Oud-Breukelen (ontmoetingsdag met oude foto’s over Breukelen)

70/30/150

9 juli - – 29 augustus

Opening/lezing en tentoonstelling expositie Oude Hollandse Waterlinie

60/24

14 september

Open Monumentendag (Openhuis/rondleiding depot en hulp huizenonderzoek)

7 oktober

Geschiedenis Café

100

2 november

Bezoeken aan RHCVV n.a.v. Beursvloer Stichtse Vecht (Wijkcomité Breukelen Noord en Vrijwilligers Stichting Thuis Sterven)

100

Tot 29 augustus was de tentoonstelling ‘Archief Onder Water’, over de Oude Hollandse Waterlinie te zien. De tentoonstelling geeft via zeven informatiezuilen, een interactief sprekend schilderij en diverse objecten een beknopt overzicht van de Oude Hollandse Waterlinie, het Rampjaar en de grote betekenis van de linie voor de Republiek. De tentoonstelling is ontwikkeld door de Stichting Oude Hollandse Waterlinie en gratis geplaatst bij het RHCVV. Op 9 juli hebben 60 mensen de gratis lezing bijgewoond door historicus Jan van Es en een bezoek gebracht aan de depots en studiezaal. De mensen waren afkomstig uit alle vier gemeenten. In het gemeentehuis De Ronde Venen was in 2019 een kleine expositie te zien over de voormalige gemeenten en gemeentehuizen in De Ronde Venen. Er waren verschillende voorwerpen, zoals een ambtsketen uit 1895, een kaart van De Ronde Venen uit 1782 en historische foto’s van de gemeentehuizen te bewonderen. Een stagiaire van de gemeente heeft bij het RHCVV onderzoek gedaan en de voorwerpen met advies van de collectiebeheerder RHCVV geselecteerd en gepresenteerd. In het kader van ‘75 jaar bevrijding’ in 2020 werkte het RHCVV in 2019 in de verschillende gemeenten samen met partners aan de voorbereiding van activiteiten. Met het Poldermuseum Waverveen werd bijvoorbeeld een kleine tentoonstelling voorbereid over de tweede wereldoorlog in De Ronde Venen.

In de tentoonstelling zal uitgebreid stilgestaan worden bij het onderzoek van amateurhistoricus Chris van der Linden naar de zes vliegtuigen die in de oorlog zijn gecrasht in De Ronde Venen. In 2019 werd in bijgaande trailer https://youtu.be/1Dkzga4bKCg een voorproefje geboden van het interview met Chris van der Linden die op 11 juni 2019 overleed. Het zal als oral history worden opgenomen in de collectie van het RHCVV. In Museum Weesp was tot 28 oktober de tentoonstelling 'Het stijlvolle ontwerp van het stadhuis van Weesp', te zien. Verschillende ontwerpen van architect Husly uit de collectie van het RHCVV waren te zien. De tekeningen zijn door het RHCVV professioneel ingelijst om de conditie zo goed mogelijk te borgen.

In september 2019 opende het RHCVV sinds lange tijd weer haar deuren met de open monumentendag. Speciaal voor deze gelegenheid was het mogelijk een kijkje te nemen in het depot en waren diverse stukken geselecteerd die betrekking hadden op monumenten. Aan de hand van archiefstukken, bouwtekeningen en oude foto’s werd een toelichting gegeven over de monumenten uit de streek. Bezoekers konden ook zelf, met hulp van de medewerkers, onderzoek doen in de archieven naar de geschiedenis van hun huis of een monument uit de regio. Ruim 60 mensen maakten gebruik van deze mogelijkheid.

Op 7 oktober bezochten 100 mensen het eerste GeschiedenisCafé.: een terugkerend evenement en een ontmoetingsplek waar onderzoek en geschiedenis het heden, verleden en mensen uit alle vier gemeenten verbindt. ‘Het Café’ biedt gelegenheid voor discussie en vertellen van verhalen. Inhoudelijk vormgegeven met inbreng vanuit de samenleving en door de (cultuurhistorische) partners uit de regio, die actief betrokken zijn in een nieuw gevormde kerngroep die vier keer per jaar samenkomt.

Educatie (cursussen en onderwijs) Het doen van archiefonderzoek is meestal niet eenvoudig. De onderzoeker wordt begeleid in de studiezaal (fysieke dienstverlening) en kan vragen stellen via e-mail, chat, telefoon, brief, facebook en twitter (digitale dienstverlening). Door middel van educatie in de vorm van cursussen en workshops kunnen gebruikers vaardigheden opbouwen waardoor de archieven voor hen toegankelijker worden. In 2019 is gestart met een workshop zoeken in de akten van de burgerlijke stand en een cursus paleografie.

Tot 2019 heeft het RHCVV educatie faciliterend ingevuld en samengewerkt met KunstCentraal voor de basisscholen. In 2019 kwam het verzoek van het naastgelegen Broklede om deel te nemen aan hun inspiratiedag, waarbij kinderen leren over de vele mogelijkheden die er op carriere gebied voor hen in de toekomst wachten. Dit vormde de aanleiding om in gesprek te gaan met middelbare scholen om te zien hoe er door samenwerking een eenvoudig onderwijsprogramma kan worden ontwikkeld, waarvoor weinig capaciteit bij het RHCVV ingezet hoeft te worden. Deze aanzetten tot eerste pilots zullen in 2020 worden uitgewerkt en getest.

Educatie en cursussen in 2019 inclusief deelnemers Datum

Activiteit

Aantal deelnemers

14 februari

Inspiratiedag Broklede bij het RHCVV

100 leerlingen (rondleiding en opdrachten)

1 mei

Workshop 'zoeken in de akten van de burgerlijke stand’

4 deelnemers

22 mei

Maatschappelijke Stagemarkt in Broklede (Breukelen)

200 leerlingen

5 september t/m 31 oktober

Cursus paleografie (8 lessen)

15 deelnemers (vol)

25 november

Project Tweede Wereldoorlog en social media (Niftarlake College Maarssen)

12 leerlingen

2. Verwerven en beheren Verwerven en beheren heeft betrekking op de overgebracht archieven van de aangesloten gemeenten en op die van particuliere organisaties en personen. Hierbij zijn verschillende werkzaamheden te onderscheiden. -

Inventarisatie en toegankelijk maken: het intellectueel toegankelijk maken en materieel verzorgen van de archieven en collectie;

Digitalisering: In een steeds meer digitale samenleving wordt de behoefte om archieven online beschikbaar te stellen steeds groter. Het is belangrijk om archieven te digitaliseren zodat iedereen altijd en overal toegang kan krijgen tot die informatie. De papieren stukken zijn daardoor ook minder onderhevig aan slijtage. Veel archiefonderzoek kan nu gedaan worden door gebruik te maken van de scans.

Acquisitie: het verwerven van voor de cultuurhistorie van de regio belangrijke en waardevolle archieven van particulieren; met als doel een representatieve afspiegeling van de samenleving in de collectie zichtbaar te maken.

Conservering en restauratie: het voorkomen of stopzetten van verval of verlies dan wel het terugbrengen in de oorspronkelijke staat van beschadigde archiefstukken zodat zij weer beschikbaar kunnen worden gesteld.

Depotbeheer: het zorgen voor een schoon, opgeruimd, overzichtelijk, ingericht en klimatologisch goed functionerende en veilige archiefbewaarplaats;

Inventarisatie / toegankelijk maken archieven en collecties In 2019 zijn nieuwe toegangen en indexen online geplaatst. In totaal staan er nu 862 toegangen online, met in totaal 1.566.702 unieke beschrijvingen van documenten. De toegangen worden zoveel mogelijk als opendatasets aangeboden (onder voorbehoud van privacy- en auteursrechtelijke beperkingen). Onderstaande tabel laat de ontwikkeling van toegankelijkheid van de collectie zien in de laatste jaren

Dienstverlening digitaal Toegangen Opendatasets Personen* Bouwvergunningen Titels bibliotheek Geluidsfragmenten Films Beeldbank

2016

2017

2018

2019

767 380.394 0 8.640 18 57 16.374

787 475 493.815 4.790 8.836 18 67 16.902

834 917 569.909 10.171 8.944 18 67 18.589

862 1.060 900.409 19.047 9.072 18 67 20.542

In 2019 is mede dankzij de inzet van de vrijwilligers weer een deel van de collectie (digitaal) toegankelijk gemaakt door archiefstukken te voorzien van nadere toegangen in de vorm van transcripties of indexering en materiele verzorging. Zij werkten op de locatie Weesp en Breukelen onder meer aan de onderstaande projecten:

Open data Alle data die het RHCVV online toegankelijk stelt, wordt door het RHCVV als open data aangeboden, die door andere partijen ook wordt gebruikt en zo een nog groter publiek bereiken. bijvoorbeeld via https://www.openarch.nl/ ontsloten. De cijfers hieronder laten maar een deel van het hergebruik zien, namelijk die van Open Archieven gebruikers. Een groot deel van de door Open Archieven verwerkte data wordt ook - op basis van één uniform datamodel (A2A) - via OAI-PMH, bestandsdownload en API aan derden doorgeleverd. Dit zijn partijen als CLARIAH, Netwerk Oorlogsbronnen, MyHeritage en FamilySearch, en andere organisaties en personen.

Restauratie Het RHCVV beschikt over een klein budget voor restauraties, deze bedragen zijn gelabeld per gemeenten. Net als in 2018 is in 2019 in samenwerking met een restauratieatelier een aantal archiefstukken geselecteerd voor restauratie en conservering om het behoud van de stukken te waarborgen en ze toegankelijk te maken en houden voor gebruikers. In 2019 is voor de volgende archiefstukken restauratie gestart. -

Breukelen Toegang 0996, RK parochie Heilige Johannes de doper Breukelen, doos met charters: voorlopige nummers 262-268;

Gemeente Nigtevecht 1818-1942, toegang 1039. inv.nr. 194

Dorpsgerechten toegang 1009 inv.nrs. 1523-1525;

Abcoude-Proostdij 1587-1811 inv.nrs. 25A-25B;

Prentendoos met charter (nr. 138), gemeentewapens en blad De Ronde Venen Tweede Wereldoorlog.

Digitalisering Net als in andere jaren werd er door vrijwilligers veel foto en beeldmateriaal gedigitaliseerd. In 2019 is een kleine boekscanner aangeschaft om zo op de locatie van het RHCVV kleine archiefstukken te kunnen digitaliseren waarvoor er eerder geen mogelijkheden voor waren, zoals notarisarchieven en ingebonden stukken. Het RHCVV heeft van alle aangesloten gemeenten (ingebonden) ingekomen stukken. Het gaat daarbij om materiaal van rond 1900 van allerlei verschillende formaten, ingebonden in banden. De banden bevatten ook veel opgevouwen ingebonden bouwtekeningen. Dat maakt het raadplegen van de informatie lastig en het brengt risico’s mee op beschadiging als de stukken niet zorgvuldig worden gehanteerd. Dat is de reden waarom het RHCVV deze banden laat digitaliseren. Voor deze banden is scannen met een doorvoerscanner geen optie. De banden vragen door hun samenstelling om professionelere apparatuur. Een aantal van deze banden is in 2019 door een externe partij gedigitaliseerd en wordt in 2020 toegankelijk gemaakt via de website van het RHCVV.

Acquisitie / Verwerving Het verwerven en beheren heeft betrekking op de overgebrachte archieven en collecties van de aangesloten gemeenten en op die van particuliere organisaties. In 2019 zijn voorbereidingen getroffen voor de overbrenging van archiefblokken van verschillende gemeenten die in 2020 worden overgebracht. Verder heeft het RHCVV van de gemeente Stichtse Vecht aanvullingen ontvangen op eerder overgebrachte archieven. Het RHCVV heeft in de beleidsperiode 2016-2019 geen actief acquisitiebeleid gevoerd voor particulier archief. In 2019 is een concept collectie- en aquisitieprofiel opgesteld dat in 2020 wordt uitgewerkt in een acquisitiebeleid dat zich richt op de periode 1900-2000 voor acquisitie én deacquisitie (afstoten) van particuliere archieven en collecties. De-acquisitie zorgt voor een duidelijker collectieprofiel en creëert ruimte in de depots. In 2019 werden bij het RHCVV verschillende kleine archieven en collecties aangeboden in bruikleen of schenking. Ook ontving het RHCVV met enige regelmaat losse archiefstukken, voorwerpen, ansichtkaarten en foto’s. Deze werden toegevoegd aan de collectie van het RHCVV en, indien de afbeelding geen auteursrechtelijke beperking bevat, toegevoegd aan de beeldbank. Deze particuliere archieven en collecties vormen een waardevolle aanvulling op de overheidsarchieven die het RHC beheert.

Onder deze schenkingen bevonden zich onder meer:

Stichtse Vecht Reislessenaar L.C. Dudok de Wit; Archiefstukken basisschool CBS De Schepershoek; Foto’s stedenbouwkundig architect dhr. Stapper van Maarssen, Loenen en Vreeland, ca. 1950-1969; Foto’s Swim to Fight Cancer 2018 en 2019; Familiearchief Kroon; Glaspositieven Nieuwersluis, ca. 1880. Weesp Brieven 19e eeuw molens bouwen Rusland, Woestemeijer; 2 ansichtkaarten, van stoomwasserij Veldzicht en brug bij De Klomp; Collectie fotoafdrukken en ontwerpen Van Houten; Fotoboek ‘Fotoboek Driemond en omgeving’; Archief Samen-op-Weg van de protestantse kerken Weesp, 1979-2006; Ontwerptekeningen buitenplaats Huis te Driemond, 1648; Staten van geheven tollen aan de tolhekken tussen Weesp en Amsterdam, 1837, 1848. De Bilt Akte van schouwcedul schout en gerecht Oostbroek en de bilt 1804; Boekje fort ruigenhoek hb-56-006; Boekje dorp en fort blauwkapel hb-5-6-007; aanvullingen kerkarchieven; Boekje fort aan de klop hb-5-6-005. DRV Archief ‘t Haventje, stichting ontmoetingscentrum voor jongeren, jongerencentrum, Vinkeveen; Archief brassband/fanfare Concordia Vinkeveen; Archief politieke partij Hergroepering ’70 Vinkeveen; Archiefstukken uit de nalatenschap van Herman van Soest (Wilnis), zoals stukken over het postkantoor te Wilnis, prentbriefkaarten, fotoalbum Gerard de Graaf ca. 1900-1916; Archief Nederlandse Christelijke Vrouwenbond Passage uit Mijdrecht.

Bibliotheek Boek Amsterdam-Utrecht. Van Rhijnspoor tot Randstadspoor hb-4-6-053; Almanakken provincie Utrecht, ca. 1800-ca. 1970; Boek Van gebrek naar gemak. Energievoorziening, openbaar nut en waterbeheersing in prentbriefkaarten. E-Depot Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. In 2019 zijn twee pilots afgerond bij de gemeenten Stichtse Vecht en De Ronde Venen met edepotsoftware van firma De REE. Deze pilots zijn geëvalueerd. De ervaring, zowel uit de landelijke als de eigen pilots, heeft geleerd dat de voorbereiding op de aansluiting op een e-depot het meeste werk kost aan de kant van de zorgdrager. Digitale archiefbestanden dienen, net als in de analoge situatie, eerst in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht te worden, voordat ze overgebracht kunnen worden naar een e-depotvoorziening. Ook vergt het aanmaken van een exportbestand uit de gemeentelijke systemen veel inspanning. Het blijkt dat de systemen waar de twee gemeenten mee werken geen standaardfunctionaliteit bezitten om een uitvoerbestand te genereren in de landelijk afgesproken formaten voor het inlezen naar een E-depot.

In september 2019 zijn de pilots voor het e-depot geëvalueerd en is de keuze gemaakt voor de edepotleverancier. De ontwikkeling van het e-depot is in 2019 door de complexiteit van het project en capaciteitstekort bij zowel gemeenten als RHCVV nog niet gereed. In november 2019 heeft het bestuur besloten te sturen op een operationele en ingerichte e-depotvoorziening in 2020. Een deel van 2020 zal gebruikt worden om de punten die uit de pilots naar voren zijn gekomen op te pakken. Hiertoe dienen, in hoofdlijnen, de volgende zaken als eerste opgepakt te worden: -

Verbeteren van de digitale informatiehuishouding en het archiefbeheer bij de gemeenten, (op de juiste wijze registreren en archiveren en achterstanden inlopen, ook wat betreft vernietiging) zodat er een goed exportbestand aangeleverd kan worden met de juiste metadata;

Een zoveel als mogelijk geautomatiseerde koppeling en procesgang ontwikkelen tussen de systemen en applicaties van de gemeenten en de e-depotvoorziening van het RHCVV.

Fysiek depot In de depots van het RHCVV in Breukelen en Weesp bevindt zich een collectie met een omvang van bijna 4 km, die hoofdzakelijk uit gemeentearchief bestaat. Tot de collectie horen verder nog particuliere archieven, afbeeldingen (foto’s, prentbriefkaarten), kaarten en voorwerpen. De komende jaren verwacht het RHCVV een forse instroom van analoge archiefblokken van de aangesloten gemeenten. Uitgaande van overbrenging in tienjarenblokken, gebaseerd op de gegevens van de gemeenten en gegeven de behoefte van de aangesloten gemeenten om zich meer te richten op de digitale informatiehuishouding, verwacht het RHCVV dat de huidige depotcapaciteit tot 2024 voldoet. Tot april 2019 heeft het RHCVV een deel van de depots verhuurd aan RHC Rijnstreek Lopikerwaard. In het najaar van 2019 is die ruimte deels opgevuld met de archieven van Pauwbedrijven waarvoor het RHCVV de aangewezen archiefbewaarplaats is.

3. Advies en toezicht De gemeentearchivaris houdt, conform de Archiefwet 1995 art. 32 lid 2, toezicht op de wijze waarop gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren. Het is een van de kerntaken van een archiefdienst. Het betreft het toezicht op de kwaliteit van de informatie huishouding bij de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, dus de jongere archieven die nog niet overgebracht zijn naar het RHCVV. Het gaat daarbij primair om de naleving van Archiefwet en – regelgeving. Dit ‘horizontaal toezicht’ heeft drie rollen: kade stellend, toetsend en adviserend. Advisering is van belang voor gemeenten, omdat niet alle elementen van zorgvuldig archief- en informatiebeheer als voorschrift zijn opgenomen in de wettelijke regelingen, maar wel onontbeerlijk zijn voor een goede inrichting van de informatievoorziening. Toezicht en Advisering bestaat uit de volgende onderdelen: -

Verschillende soorten inspecties van de niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

Advisering over verbeterplannen en relatiebeheer;

Het samen met de gemeenten invullen van de KPI’s;

Opstellen van wettelijke adviezen in de vorm van kader stellende en beleidsmatige initiatieven;

Het begeleiden van de wettelijke overbrenging van overheidsarchieven;

Het beoordelen van de jaarlijkse vernietigingsvoorstellen;

Adviseren voor archiefbeweringen door de eigen organisatie of externe bureaus;

Het schrijven van een jaarverslag en geven van informatie en voorlichting.

In 2019 heeft het RHCVV net als in andere jaren voor iedere aangesloten gemeente in het voorjaar het jaarlijkse KPI (Kritische Prestatie Indicatoren)-verslag opgesteld. Deze verslagen zijn door de organisaties gebruikt om de verplichte toezichtsinformatie over de uitvoering van het archief- en informatiebeheer aan de provincie aan te leveren. In 2019 heeft de eerste integrale inspectie plaatsgevonden bij De Ronde Venen. Bij alle deelnemende gemeenten is op verzoek van de Interbestuurlijk toezichthouder gestart met de inspectie van de archiefruimten. De inspectierapporten zijn begin 2020 gereed. In 2019 is voor de periode 2019-2024 een meerjarenprogramma Toezicht uitgewerkt. De accenten van het toezicht zullen liggen op de overgang van analoog naar digitaal, de wijze waarop de organisatie in control is op het vlak van het digitaal informatiebeheer en de wijze waarop men zich voorbereidt op het E-depot. In 2019 zijn de bestaande overlegstructuur tussen RHCVV en de ambtelijke organisaties voor Toezicht en Advies verhelderd: vanaf 1 juli wordt de SIO, TIO structuur wordt gevolgd, aangevuld met een platformoverleg (kennisdeling/advisering) met de beleidsmedewerkers. Daar worden landelijke ontwikkelingen toegelicht door de adviseur digitale informatie en aan onderlinge kennisuitwisseling gedaan.

In tussentijds periodiek overleg tussen de adviseur en de contactpersonen bij de gemeente staan de gemeentelijke ontwikkelingen centraal. Per 1 juni 2019 zijn de ambtelijke organisaties van de gemeente Weesp en de gemeente Amsterdam gefuseerd. De bestuurlijke fusie zal plaatsvinden na de eerstvolgende Gemeenteraadsverkiezingen in 2022. Dat betekent dat het gemeentebestuur van Weesp zal blijven bestaan tot de bestuurlijke fusie een feit is. Deze tweedeling heeft consequenties voor de wijze waarop de informatie, die voortkomt uit werkzaamheden voor Weesp, dient te worden beheerd. Zolang de bestuurlijke fusie niet heeft plaatsgevonden moet de informatie die voortkomt uit de processen die worden uitgevoerd voor Weesp gescheiden gehouden worden van de informatie van Amsterdam. Dit is een complexe situatie. In 2019 is daarom gestart met het intensiveren van het toezicht op en advies aan het archief- informatiebeheer bij de gemeente Weesp.

Opheffing GR PAUW bedrijven De opheffing van GR PAUW Bedrijven per 1 januari 2019 heeft onder meer als gevolg dat er regelingen moesten worden getroffen om de archieven van deze organisatie te beheren. Deels zijn dit ‘permanent te bewaren archieven’, die door de opheffing van PAUW vervroegd worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deels zijn het ‘op termijn te vernietigen’ archieven die nog een aantal jaren beschikbaar moeten zijn, conform de geldende selectielijsten. De vereffenaar van GR PAUW Bedrijven is met het RHCVV overeengekomen voor het schonen, vernietigen en beheer van en de dienstverlening met betrekking tot deze archieven vanaf 2020. In december 2019 zijn de archieven naar het RHCVV overgebracht.

Kennisdeling Op 4 juli 2019 is er door het RHCVV een goedbezochte kennismiddag georganiseerd voor medewerkers van aangesloten gemeenten die werkzaam zijn op het terrein van informatievoorziening en –beheer. De Kennismiddag werd georganiseerd in samenwerking de vijf archiefdiensten in de regio. Er waren twee hoofdonderwerpen: de KIDO (Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden) in de praktijk getoetst (presentatie G.J. van Bussel en H. Merkelbach/W. Bakker) en het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) (presentatie C. Algra, programmamanager BEL-combinatie). Het RHCVV stelt presentaties van afgelopen jaren ter beschikking op de site van het RHC Vecht en Venen:

Taken in opdracht Het RHCVV verricht sinds de oprichting ‘taken in opdracht’ van de deelnemende gemeenten. Dit zijn vooral projecten waarin de gemeentelijke archieven worden bewerkt, zodanig dat ze voldoen aan de wettelijke eisen om archieven in goede, geordende en toegankelijke staat over te brengen naar het RHCVV. Op die manier zijn ze geschikt voor blijvende bewaring en gebruik door onderzoekers. Het gaat dan om het inventariseren van de archieven, het selecteren en vernietigen van een deel van het materiaal conform de selectielijst, maar ook om het verwijderen van schadelijke materialen zoals plastics en metalen en het verpakken in duurzame zuurvrije omslagen en dozen. In 2019 is gewerkt aan de inventarisatie van de archieven van de voormalige gemeenten Breukelen en Loenen, alsmede aan de bewerking van de bouwvergunningen van de voormalige gemeente Abcoude. De werkzaamheden aan het archiefblok van de gemeente De Bilt zijn in 2019 afgerond en zal in 2020 worden overgebracht. Net als voorgaande jaren heeft het RHCVV in opdracht van de gemeente Weesp in 2019 studiezaaldienstverlening verzorgd in het stadskantoor van de gemeente Weesp.

4. Duurzame organisatie In 2018 is de businesscase ‘Zelfstandig en versterkt’ bestuurlijk vastgesteld, waarin beschreven wordt wat de financiële en organisatorische consequenties zijn om de transitie te kunnen maken naar het uitvoeren van nieuwe en bestaande wettelijke taken. Dat vraagt investeringen van de gemeenten voor de ontwikkeling van het e-depot en tegelijk een investering in de organisatie. Het resultaat van de transitie is een werkend e-depot met aansluiting van de vier gemeenten. Het beheer van digitale informatie vraagt dat het RHCVV nieuwe werkwijzen en procedures ontwikkelt. Specifiek als het gaat om preservering en duurzame toegankelijkheid van de informatie, toekomstgericht (de wet vereist raadpleegbaarheid van 100 jaar). De formatie is daartoe in 2019 versterkt met de functie adviseur digitale archieven, ook wel een digitale archivaris genoemd. Deze adviseur is regievoerder en beheerder van de digitale archiefbescheiden, verantwoordelijk voor de dienstverlening op de digitale archiefbescheiden en eventuele opname van digitale archiefbescheiden van particuliere archiefvormers. Het invullen van de vacature is in 2019 niet volledig geslaagd, waardoor er externe expertise moest worden ingehuurd. De komende jaren vervult de digitale archivaris een belangrijke rol voor de inrichting en ingebruikname van het e-depot. Hij/zij borgt de kwaliteit van informatie.

Ook adviseert en beoordeelt hij/zij op tactisch en operationeel niveau over de omgang met digitale archieven en regelt openbaarheid en openbaarheidsbeperkingen. De adviseur digitaal archief ondersteunt ambtenaren en onderzoekers bij het zoeken en vinden van digitale archieven. De adviseur digitaal archief adviseert particuliere archiefvormers in de regio over de wijze waarop zij hun digitale particuliere archieven kunnen beheren, zodat deze (eventueel) op termijn opgenomen kunnen worden in het e-depot. Ter verduidelijking. De adviseur digitaal archief richt zich op de collectie zoals deze berust bij het RHCVV en adviseert particuliere archiefvormers (vanwege acquisitie digitaal particulier archief). Terwijl de adviseur digitale informatie zich richt op de nog niet overgebrachte digitale archieven van de deelnemende gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen en GR Pauwbedrijven.

De medewerkers Het team van het RHCVV had op 31 december 2019 een omvang van 8,3 fte. Er was sprake van een gedifferentieerde leeftijdsopbouw, tussen 24 en 66 jaar. Het RHCVV werd ook in 2019 ondersteund door een enthousiaste en betrokken groep vrijwilligers. De werkzaamheden van de vrijwilligers lopen uiteen, ze houden vooral verband met het toegankelijk maken en materiele verzorging van de collectie van het RHCVV. De vrijwilligers werken gemiddeld een dagdeel per week voor het RHC. In totaal wordt er door 24 vrijwilligers werk verzet dat ongeveer gelijk staat aan 2 fte. Verschillende van de in 2019 behaalde resultaten waren zonder de inspanningen van onze vrijwilligers niet mogelijk geweest. In 2019 waren de volgende personen als vrijwilliger betrokken bij het RHC bij onderstaande projecten:

Medewerkers mw. drs. R.W. (Roosmarijn) Ubink, directeur -

mw. M. (Minny) Scheele, archief inspecteur, waarnemend streekarchivaris

mw. drs. M. (Monique) van der Linden, adviseur digitale informatie

dhr. W.A. (Wouter) van Dijk MA, archivist/Collectiebeheerder

dhr. M. (Maikel) Wirth, informatiespecialist digitale archieven (tot 1 mei 2019)

mw. drs. E. (Ellen) Drees, medewerker beeldcollectie en erfgoed

mw. P. (Petra) Engelberts, applicatiebeheerder

dhr. drs. B. (Bart) Jagt, archivist

mw. drs. W. (Wilma) de Kruijter-Zandstra, medewerker studiezaal

dhr. drs. S. (Sander) Wegereef, coördinator dienstverlening

mw. C. (Caroline) Auée, medewerker studiezaal

Vrijwilligers dhr. J. (Jan) Blom, indexeren van het archief van notaris Voigt uit Breukelen; notaris Dirk van Schaardenburg uit Kockengen -

dhr en mw. G. (Gerrit) en G. (Gerrie) Brouwer, inventariseren van het archief van jongerencentrum ‘Haventje te Vinkeveen

dhr. C. (Chuck) Britton, ompakken van verschillende archieven in Weesp

Dhr. K. (Kees) de Bruin, het ordenen en ompakken archief Hervormde Kerk Nieuwer ter Aa

Dhr. B. (Ben) Freijters, transcriberen doopboek en notulen Hervormde kerk Nieuwer ter Aa

mw. M. (Marjo) van Dijk, beschrijven foto’s uit fotocollectie Breukelen

mw. E. (Elly) van Dijk, beschrijven fotocollectie familie Kroon en scannen en beschrijven van de fotocollectie Fernando de Soeten, het ordenen en ompakken van familiearchief Kroon, materiele verzorging van overheids- en particuliere archieven in Breukelen en Laag Nieuwkoop

Mw. W. (Wil) van Ede, indexeren van de Burgerlijke Stand (geboorte) gemeente De Bilt

Mw. I. (Irma) Gondrie, beschrijven van de documentatiecollectie en het indexeren van notariële archieven van Abcoude, inventariseren/ompakken van het archief Elly van Stekelenburg (gereed)

mw. N. (Nel) van Haaften, materiële verzorging van foto’s uit verschillende collecties

Dhr. T. (Ton) Hagen, Het aanvullen en verbeteren van gegevens in de DTB-registers Dhr. L. (Leo) den Hertog ordenen en ompakken archief Hervormde Kerk Nieuwer ter Aa

dhr. T. (Ton) Hertsenberg, beschrijven foto’s uit de fotocollectie Kockengen

dhr. H. (Harmen) Hoogenhout, inventariseren archief gereformeerde kerk Baambrugge

dhr. F. (Frank) Klok, beschrijven foto’s fotocollectie Maartensdijk, inventariseren van het archief Muze in ’t Groen (Groenekan)

dhr. B.(Bert) Lans, scannen en beschrijven foto’s uit de fotocollectie Weesp

mw. K. (Karin) Luijks, indexeren van het doopregister van de NH kerk in Weesp, het indexeren van verpondingskohieren van Weesp en het aanvullen van gegevens bouwvergunningen Weesp

mw. S. (Sylvia) van der Marel, inventariseren en ompakken van het privé- en bedrijfsarchief Van der Marel uit Abcoude dhr. H. (Harke) Nieman, koppelen genealogische indexen aan scans, controleren koppelingen en beschrijvingen.

R. (Ronald) Noordenbos, beschrijven foto’s uit de fotocollectie Maarssen

dhr. H.J. (Henk) Over den Linden, indexeren van notarieel archief van Weesp

mw. W. (Wilma) Storimans, inventariseren archieven De Bilt en Groenekan

dhr. J. (Jeroen) Tang, beschrijven foto’s uit de fotocollecties Vreeland en Nigtevecht

dhr. W. (Wim) Timmer, beschrijven foto’s fotocollectie Jospé Abcoude (afgerond)

dhr. M. (Martin) Versteeg, inventariseren archief voormalige Scheepswerf Kok uit Vinkeveen

Jaarrekening 2019 Jaarrekening 2019 in cijfers Rekening van baten en lasten : lasten Omschrijving lasten

Begroting 2019

Rekening 2019

400001 Salariskosten

Resultaat 2019

585.303

578.419

6.884

400002 Premie ongevallen

351

400005 Huisvestingskosten

237.090

236.156

934

400006 Huisvestingskosten diversen

22.374

37.171

-14.797

400007 Studiekosten

17.853

26.164

-8.311

400008 Kantoorkosten

25.000

26.558

-1.558

400010 Diensten tbv administratie

7.000

6.248

752

400011 Onvoorziene uitgaven

1.500

400012 Digitale archivering & digitale dienstverlening

66.000

63.570

2.430

400014 Voorlichting

2.000

4.293

-2.293

400015 Vergoeding vrijwilligers

2.500

2.868

-368

400016 Boeken/kaarten/prenten

1.000

1.182

-182

400017 Lidmaatschappen

1.800

1.703

100

954

-854

400021 Restauratie en conservering

7.000

7.462

-462

400022 Materiële verzorging

4.000

4.383

-383

400023 Reiskosten (dienstverkeer)

2.500

1.798

702

400024 Reiskosten (woon-werk)

10.000

13.453

-3.453

400025 Project digitaal archief

61.000

18.563

42.437

400030 Kapitaallasten

13.750

11.258

2.492

400032 Dekking afschrijving depots en inrichting reserve

-7.981

1.060.140

1.034.223

25.917

400020 Bankkosten

Totaal lasten

Rekening van baten en lasten : baten Omschrijving baten

500001 Bijdrage deelnemende gemeenten 500002 Overige baten incl. leges

Begroting 2019 1.012.526

Rekening Resultaat 2019 2019 1.012.527

4.000

7.175

3.175

500003 Specifieke inkomsten

49.899

67.060

17.161

500005 Verhuur archiefruimte

13.568

16.503

2.935

500007 Reserveringen Totaal baten Resultaat

-19.853

-19.854

-1

1.060.140

1.083.411

23.271 49.188

Voorstel Bruto resultaat

49.188

Overhevelen naar 2020 Project E-depot*

-42.437

Voorlopig resultaat

6.751

* zie toelichting analyse lasten

Totale omslagbijdrage per gemeente De totale bijdrage per gemeente (in euro’s) is voor 2019*: Gemeente

Bijdrage

Winstopslag

Totaal bijdrage

De Ronde Venen

€ 253.293,-

€ 5.066,-

€ 258.359,-

De Bilt

€ 245.340,-

€ 4.907,-

€ 250.247,-

Stichtse Vecht

€ 377.129,-

€ 7.543,-

€ 384.672,-

Weesp

€ 116.911,-

€ 2.338,-

€ 119.249,-

Totaal

€ 992.673,-

€ 19.853,-

€ 1.012.527,-

*Exclusief projectkosten (zie exploitatie 'Specifieke inkomsten')

Analyse lasten en baten 2019 Zowel aan de lasten- als aan de batenzijde zijn er enkele verschillen op te merken tussen de begroting voor 2019 en de uiteindelijke jaarrekening. In 2019 is zuinig aan gedaan, om overschrijding van de begroting te voorkomen. De verschillen groter dan €1.500,- zijn hierna toegelicht.

Analyse lastenzijde Salariskosten ( + € 6.884 ) Deze post salariskosten valt lager uit mede doordat in 2019 zowel de functie van directeur als archivist voor 32 uur in plaats van 36 uur ingevuld in verband met het volgen van de opleiding tot archivaris. Het bedrag dat hiermee vrijkwam werd bestemd als dekking voor de studiekosten van de opleidingskosten. Huisvestingskosten diversen (- € 14.797) De huisvestingskosten vielen in 2019 hoger uit door diverse kosten die gemaakt zijn voor onderhoud, waaronder vervanging van het keukenblok, werkzaamheden aan de elektrische en klimaatinstallaties en voorzieningen in het gebouw. Voor onderhoud is geen voorziening opgenomen in de begroting. Studiekosten (- € 8.311) De Studiekosten vallen in 2019 hoger uit mede door het volgen van de opleiding tot archivaris door de directeur en een medewerker. De kosten worden in 2019 grotendeels gedekt uit de salariskosten met het bedrag dat vrijkwam door het tijdelijk minderen in uren door deze medewerkers. Digitale archivering & digitale dienstverlening (+ € 2.430) In 2019 is een start gemaakt met het aanpassen van een aantal toepassingen op de website om de digitale dienstverlening via dat kanaal te verbeteren. Niet alle geplande werkzaamheden konden voor eind 2019 worden gerealiseerd. Deze werkzaamheden worden begin 2020 afgerond.

Reiskosten woon-werkverkeer (- € 3.453) In 2019 waren er meer medewerkers in dienst dan in 2018 die tevens op meer afstand van de werklocatie woonachtig zijn. Project E-depot ( + € 42.437) In september 2019 zijn de pilots voor het e-depot geëvalueerd (zie notitie ‘advies naar aanleiding van pilots e-depot’) en is de keuze gemaakt voor de e-depotleverancier. De ontwikkeling van het edepot is in 2019 door de complexiteit van het project en capaciteitstekort bij zowel gemeenten als RHCVV nog niet gereed. In november 2019 heeft het bestuur besloten te sturen op een operationele en ingerichte e-depotvoorziening in 2020. Een deel van 2020 zal gebruikt worden om de punten die uit de pilots naar voren zijn gekomen op te pakken. In de jaarrekening is het voorstel opgenomen het projectbudget in het jaar 2020 in te zetten met dit doel. Voorlichting ( - € 2.293) De voorraad voorlichtingsmateriaal was in 2019 op en verouderd en diende geactualiseerd te worden. In voorgaande jaren is de post voorlichtingskosten te minimaal begroot, het beschikbare budget was niet toereikend.

Analyse batenzijde Overige baten incl. Leges ( + € 3.175) De inkomsten uit onderzoek voor derden en reproducties (kopieën) waren in 2019 hoger dan vooraf geraamd. Specifieke inkomsten ( + € 17.161) In 2019 heeft gemeente Stichtse Vecht een aanvullende opdracht gegeven met een bijdrage van € 17.161. Verhuur archiefruimten € +2.935) De inkomsten uit verhuur vallen in 2019 hoger uit doordat het RHC Rijnstreek Lopikerwaard langer dan gepland gebruik gemaakt heeft van de depots in Breukelen.

Paragrafen Weerstandsvermogen De financiële positie van het RHCVV wordt bepaald door het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre het RHCVV eventuele calamiteiten financieel kan opvangen. In het verleden is uit de exploitatieoverschotten en de winstopslag een reserve bedrijfsvoering gevormd. De reserve bedrijfsvoering wordt ingezet om eventuele schommelingen in het resultaat op te vangen. De reserve bedrijfsvoering is daarnaast bedoeld om de uitvoering te bekostigen van eenmalige projecten ter verbetering van de bedrijfsvoering van het RHCVV. Volgend op de nieuwe uitgangspunten voor de RHCVV begroting, die begin 2018 zijn geformuleerd in overleg met de deelnemende gemeenten, wordt vanaf 2019 een ondergrens aangehouden van 5%. De reserve bedrijfsvoering bedraagt op 31 december 2019 € 59.047. Bij de oprichting van het RHCVV en de bouw van het pand aan de Schepersweg 6e in Breukelen is een bestemmingsreserve realisatie RHCVV gevormd welke wordt ingezet ten bate van de afschrijving van de in 2008 en 2009 aangekochte inrichting van de archiefdepots. In 2019 is deze bestemmingsreserve volledig ingezet voor de laatste afschrijving. Risicoparagraaf Indexering huisvesting, salarissen en prijzen In de begroting 2019 was rekening gehouden met een CAO stijging van 2%. Bij de CAO onderhandelingen is de werkelijke stijging 3,25%.

Kapitaalgoederen Het RHCVV huurt het pand waarin het is gevestigd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Groot onderhoud wordt door de verhuurder gedaan. Het klein onderhoud op de installaties en de binnenkant van het gebouw vallen ten laste van het RHCVV. Het RHCVV beschikt over een (ICT)inrichting, installaties en materiele vaste activa in het gehuurde gebouw. De investeringen hebben betrekking op de inrichting van de depots. Deze kapitaalgoederen worden gedekt vanuit de bestemmingsreserve realisatie RHCVV. Het onderhoud op de installaties is uitbesteed aan Installatiebedrijf Rhijn en Vechtstreek. De brandblusinstallatie is in onderhoud bij Tempo en de elektrische deuren bij Record.

Financiering De begroting van het RHCVV wordt grotendeels gefinancierd door de vier deelnemende gemeenten. De begroting bestaat voor ca. 90% uit de omslagbijdrage inclusief de winstopslag en voor ca. 10% deel uit de facturatie voor de ‘taken in opdracht’, de leges en de verhuur van de depots voor tijdelijke opslag van papieren archief. Deze facturatie voor ‘taken in opdracht’ verschilt per gemeente, afhankelijk van de aanvullende taken die bij het RHCVV belegd zijn. de deelnemende gemeenten ontvangen jaarlijks een nota die is gebaseerd op de begroting. Bedrijfsvoering Beleidsplan Het beleid voor 2019 ligt vast in de Visie 2016-2019. In 2019 is er in nauw overleg met de deelnemende gemeenten en erfgoedpartners, een nieuwe beleidsvisie voor de periode 2020-2024 ontwikkeld. Deze beleidsvisie is in de najaarsvergadering door het bestuur vastgesteld. Duurzame organisatie Onderdeel van de beleidsvisie 2016-2019 is de doorontwikkeling van het RHCVV, zodat het RHCVV in staat is de nieuwe wettelijke taak goed uit te kunnen voeren en expert is (en blijft) als het gaat om kwalitatief goed archiefbeheer en goede dienstverlening in een veranderende context.

In het kader van het uitwerken van een businesscase voor een zelfstandig, versterkt RHC Vecht en Venen is in 2019 de transitie naar een duurzame organisatie ingezet door het werven van medewerkers die zich primair bezig zullen houden met het digitaal archiefbeheer. Formatie en HRM Het RHCVV heeft een kleine formatie die op 31 december 2019 een omvang had van 8,3 fte. Alle functies zijn HR21 gewaardeerd. In 2019 is de formatie met 1 fte uitgebreid conform de vastgestelde businesscase ‘Zelfstandig en Versterkt’. De uitbreiding betreft het aanstellen van een adviseur digitale archieven (1 fte, vanaf 1 januari 2019) De werkzaamheden van de functie medewerker gegevens- en applicatiebeheer die in 2018 verviel zijn toegevoegd aan de taken van de adviseur digitale archieven en worden vanaf 2020 toegevoegd aan de taken van de beheerder e-depot. In 2019 is er, door beperkt beschikbaar scholingsbudget, slechts op kleine schaal wat gedaan aan scholing of ontwikkeling van nieuwe medewerkers. Voor het gehele team is een in-company training georganiseerd om afspraakgericht te werken en is er individueel deelgenomen aan cursussen of congressen. In 2019 volgden de directeur en een medewerker de opleiding tot Archivaris A. Voor de directeur is dit diploma verplicht (conform de bepalingen in de Archiefwet en de GR RHC VV).

Naast de directeur/streekarchivaris, is het aan te bevelen dat het RHCVV nog tenminste twee gediplomeerd archivarissen in dienst heeft. Daarmee is de expertise ten aanzien van het beheer van de overgebrachte archieven én de expertise als het gaat om het toezicht op de nog niet-overgebrachte archieven goed binnen het RHCVV geborgd. Met het volgen van de opleiding door een van de medewerkers en de archiefinspecteur heeft het RHCVV in 2020 twee medewerkers in dienst die de gemeentearchivaris kunnen vervangen bij afwezigheid. Informatiebeheer Het RHC valt onder de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de centrumgemeente Stichtse Vecht.

Financieel beheer De boekhouding en de salarisadministratie worden verzorgd door de teams Financiën en HRM van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Met de gemeente Stichtse Vecht is hiervoor in 2016 een nieuwe dienstverleningsovereenkomst gesloten, deze loopt tot 1 januari 2019. Eind 2018 zou de uitvoering van deze DVO worden geëvalueerd. Dit zal gebeuren in 2020. Investeringsbeleid Het RHCVV heeft bij de bouw en oplevering in 2008 een grote investering gedaan in de inrichting van het pand en de depotruimten. Het RHCVV heeft begin 2019 in kaart gebracht of vervanging van de installaties in de depots in de jaren 2020-2024 nodig is. De gemiddelde levensduur van klimaatinstallaties en luchtzuiveringsinstallaties wordt geraamd op tenminste 15-20 jaar, de levensduur van stellingkasten wordt algemeen geraamd op tenminste 30 jaar. Vervanging vóór 2024 lijkt niet nodig. Wel zal er meer onderhoud of vervanging van onderdelen van de Klimaatinstallatie nodig zijn in die periode. Automatisering De kantoorautomatisering is uitbesteed bij Avance en vastgelegd in een SLA. Het archiefmanagementsysteem, opslag van gedigitaliseerde bestanden (foto’s, kranten en genealogische bronnen) en de hosting voor de website zijn uitbesteed aan het bedrijf De Ree Archiefsystemen.

Het RHCVV heeft een functioneel applicatiebeheerder binnen de formatie die de dagelijkse bewerkingen uitvoert, het technisch applicatiebeheer is uitbesteed aan De Ree Archiefsystemen. Huisvesting Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. De huursom is in 2009 bepaald op 0,4% van de WOZ-waarde. De huur wordt jaarlijks geïndexeerd met 2%. Het RHCVV betaalt het team Gebouwbeheer van centrumgemeente Stichtse Vecht een jaarlijkse vergoeding voor het beheer van het huurcontract. De kosten hiervan zijn onderdeel van de huursom. Het groot onderhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder terwijl het onderhoud van de klimaatinstallaties, lift, deuren en brandblussers en de schoonmaak voor rekening van de huurder komen. Het onderhoud op de installaties is uitbesteed aan Installatiebedrijf Rhijn en Vechtstreek. De schoonmaak van het gebouw is uitbesteed aan Cleaning Service Leidsche Rijn. Voor elektriciteit, gas, water en licht wordt samen met de kosten voor beheerder, het alarm en andere voorkomende kosten een bedrag door de gemeente Stichtse vecht in rekening gebracht. Samenwerking Het RHCVV neemt deel aan samenwerkingsprojecten en strategische partnerschappen, maar staat financieel en bedrijfsmatig geheel los en zelfstandig van deze organisaties.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raadsinformatie.stichtsevecht.nl/api/v1/meetings/1505/documents/32682