1. Aanbiedingsbrief jaarstukken RHCVV.pdf

Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Stichtse Vecht Postbus 1212 3601 BE Maarssen

PLAATS EN DATUM Breukelen, 26 juni 2023 BETREFT Jaarstukken 2022 en begroting 2024-2027 RHC Vecht en Venen

Geacht College, Bijgaand stuurt het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) u het Jaarverslag en Jaarrekening 2022 en de Meerjarenbegroting 2024–2027 toe. Het bestuur van het RHCVV heeft deze stukken tijdens de bestuursvergadering van 12 april jl. besproken en in afwachting van de goedkeuring door de colleges van de deelnemende gemeenten ‘voorlopig’ vastgesteld. Het RHCVV voert als gemeenschappelijke regeling voor de aangesloten gemeenten Stichtse Vecht, De Bilt en De Ronde Venen de taken uit die voortvloeien uit de Archiefwet 1955, waaronder het toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij de vier gemeenten en gemeenschappelijke regelingen; en het beheer, behoud en beschikbaar stellen van analoog én digitaal archief. Als college wordt u ieder jaar via de gebruikelijke informatiekanalen geïnformeerd over de taakuitvoering van het Regionaal Historisch Centrum: behoud, beheer, toezicht, beschikbaarstellen en erfgoed. Via aparte jaarlijkse toezichtsrapporten wordt u en de raad door de gemeentearchivaris op de hoogte gebracht in hoeverre de informatiehuishouding en archivering van de gemeente voldoet aan de Archiefwet. In bijgaande jaarstukken van het RHCVV vindt u de verantwoording over het jaar 2022 en de plannen en begroting voor de periode 2024-2027. 1.

Jaarverslag - 2022 in het kort

Toezicht en Advies informatiehuishouding aangesloten gemeenten: -

-

Het invlechten van de Weesper informatiehuishouding in een grote ambtelijke organisatie als Amsterdam en het overdragen van de toezichtstaken had volle aandacht nodig van de archivaris, de archiefinspecteur en adviseur digitale archieven en de collectiebeheerder. Op 22 maart heeft de archivaris de toezichtstaken overgedragen aan het Stadsarchief Amsterdam. De archiefinspecteur heeft onder meer een integrale inspectie uitgevoerd bij Stichtse Vecht en een aspectinspectie bij gemeente De Bilt voor de bestuurlijke en Raadsinformatie. Er zijn wettelijk adviezen uitgebracht en expertise gedeeld op diverse onderwerpen met betrekking tot (digitale) informatiehuishouding, zoals emailarchivering, archivering in vakapplicaties en koppelingen met het e-depot bij aanbestedingstrajecten.

Beheer en Behoud van archieven: -

-

Er is een inventarisatie gemaakt van de conditie en wettelijke eisen met betrekking tot goed geordende en toegankelijkheid van gemeentelijke en particuliere archieven bij het RHCVV. Geconcludeerd is dat een deel van de voornamelijk in 2009 overgebrachte archieven niet aan de wettelijke eisen voldoen. Er is een meerjarenplanning opgesteld om de archieven te bewerken. De toegankelijkheid van de collecties en archieven is in 2022 met ongeveer 16% toegenomen. Voor het nader toegankelijk maken van archieven, het kunnen zoeken op namen en andere gegevens, is het RHCVV grotendeels afhankelijk van vrijwilligers. 1

Beschikbaarstellen (ambtenaren en burgers): -

-

De studiezalen zijn in 2022 bezocht door 1.267 bezoekers. De bezoekersaantallen zijn daarmee weer hersteld ten opzichte van de periode voor de corona-uitbraak. De digitale dienstverlening is toegenomen. Vergeleken met 2019 is het aantal chats verdubbeld en hetzelfde geldt voor e-mail. Sinds 2022 zijn de studiezalen ook op donderdagavond geopend, zodat mensen die overdag werken ook de gelegenheid hebben om buiten werktijd het RHCVV te bezoeken. De website trok in 2022 in totaal 43.298 gebruikers. Dat is een stijging van 27,8% ten opzichte van 2021 (33.888 bezoekers). Van de gebruikers was 87,8% een nieuwe gebruiker. Een stijging van 28,3% ten opzichte van het jaar ervoor.

Erfgoed beleven en ontmoeten: -

Naast het organiseren van een tentoonstelling over het Rampjaar waar ruim 4.000 mensen een bezoek aan brachten; zijn er diverse erfgoedactiviteiten georganiseerd voor een breed publiek van alle leeftijden, waarbij er intensief is samengewerkt met erfgoedpartners en onderzoekers in de regio. Een groot deel van de bezoekers bezocht het RHCVV voor de eerste keer en een deel van de bezoekers heeft daarna een vervolgbezoek gebracht om onderzoek op de studiezaal te doen of een cursus te volgen voor het doen van onderzoek.

2. Financieel resultaat jaarrekening 2022 De jaarrekening 2022 van het RHCVV geeft een positief saldo van € 727-. Volgens de begrotingsuitgangspunten, bestuurlijk vastgesteld in januari 2018, is een reserve van minimaal 5% van de begrote lasten het streven voor een gezonde bedrijfsvoering. Voorgesteld wordt dit resultaat toe te voegen aan de algemene reserve. De algemene reserve bedraagt ultimo 2022 € 66.420,-. Dit is gelijk aan 5% van de begrote lasten over 2022. 3. -

-

-

-

Meerjarenbegroting 2024-2027 in het kort De programmabegroting 2024 sluit aan bij de beleidsvisie ‘In Balans 2020-2024’ die op 13 november 2019 door het bestuur werd vastgesteld. Het RHCVV continueert in de huidige beleidsvisie de inhoudelijke beleidskeuzes uit de beleidsperiode 2016-2019 en de businesscase uit 2018. In de meerjarenbegroting 2025-2027 zijn de uitkomsten verwerkt van de bestuurlijke toekomstverkenning, die begin 2023 is afgerond. De toekomstverkenning heeft voor de langere termijn duidelijk gemaakt, welke middelen nodig zijn voor een vitaal RHCVV, dat voldoende geëquipeerd is voor de wettelijke taakuitvoering voor de deelnemende gemeenten en hun inwoners. De financiële uitgangspunten en begrotingsregels zijn ongewijzigd gebleven ten opzichte van het voorgaande begrotingsjaar. De indexcijfers in de begroting 2024 zijn ontleend aan een opgave uit maart 2023 van Stichtse Vecht. De begroting 2024 kent ten opzichte van voorgaande jaren enkele bijzonderheden: In 2024 stijgen de salarissen door de gebruikelijke jaarlijkse indexering gemeentelijke CAO en verplichte HR21 herijking. Er is een formatie-uitbreiding van 1 fte door de toevoeging van de functie van coördinator bedrijfsvoering en 0.22 voor archivering van bedrijfsvoeringsinformatie.

De afkoopsom bij het vertrek van Weesp is opgenomen in een “Bestemmingsreserve uittreding Weesp” en komt met ingang van 2022 (in vier jaar) ten gunste van het resultaat. In 2024 is de vrijval vanuit de afkoopsom € 130.099,-. Door het vertrek van Weesp vervallen de gemeentelijke bijdrage vanaf 2026.

Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Mocht u vragen hebben of behoefte hebben aan verdere toelichting, dan ben ik uiteraard beschikbaar.

Met vriendelijke groet, Namens het bestuur,

Mw. drs. R.W. Ubink, Directeur-archivaris Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

2