Visie op communicatie 2023-2027.docx

o Thematische communicatie als kapstok voor projectcommunicatie o Profilering van de persoon achter de bestuurder o Opleiding social media Digitale toegankelijkheid (2021) Direct Duidelijk campagne (aanvang 2022) Medewerkersbijeenkomsten

Niet of slechts deels gerealiseerd:  Werken met buurtreporters.  (Ondersteunen bij) Ontwikkeling van een citymarketing construct als bijvoorbeeld een Bedrijven Investeringszone (BIZ), waarbij ondernemers, inwonersorganisaties en gemeente

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 32



   

gezamenlijk werken aan en investeren in gezamenlijke doelstellingen t.b.v. de citymarketing. > Steinpas Coördineren/adviseren bij wensen m.b.t. communicatie in fysieke ruimte zoals communicatie langs high traffic locaties en via rotondes, invalswegen, bewegwijzering, banieren, evenementenborden, enz. Communicatie ziet als het ware toe op de integrale aanpak hiervan. Daarnaast zet zij zich in voor de implementatie van banieren zoals bij een winkelcentrum. Raadscommunicatie: Bestuurlijke informatie in een publieksvriendelijk jasje gieten Omgevingsanalyses per bestuurder > wel op relevante projecten Narrowcasting Kennsicafé’s: een stille dood gestorven

Strategie

Middelen

Content

• Wie zijn wij? (Positionering) • Hoe dragen we dat uit? (Creatief concept & huisstijl) • Wat willen we bereiken? (Visie op communicatie & uitvoeringsagenda)

• Via welke wegen bereiken we onze doelgroep? (Optimaliseren middelenmix) • Welke expertise hebben we daarbij nodig? (Flexibele schil preferred suppliers ) • Communicatie verankeren in inkoop - en subsidiebeleid.

• Boodschappen verfijnen naar kanaal en klantreis. (Omnichannelstrategie uitrollen) • Van zenden naar faciliteren van gesprekken tussen organisatie en klanten. • Meer en meer user & employer generated content. • Meer evenwicht in nice to know en need to know.

Resultaten in cijfers Dienstverlenende website www.gemeentestein.nl

Klanttevredenheidsonderzoek 2021: • 71% vindt de dienstverlening via de website goed (vs. 7% niet goed). Ruim vier vijfde van de respondenten geeft aan zo veel mogelijk informatie via de website van de gemeente op te zoeken

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 33

•

voordat ze contact opnemen. Ruim de helft geeft aan dat ze de informatie die ze zoeken, kunnen vinden op de website. Digitale formulieren website: 65% heeft positieve ervaringen met de huidige digitale dienstverlening en vindt het makkelijk om online producten aan te vragen (68%) en vindt de online formulieren duidelijk en volledig (65%). Slechts 4% van de respondenten geeft aan dat producten of diensten momenteel niet digitaal beschikbaar zijn die ze wel graag digitaal willen aanvragen.

Statistieken over afgelopen 12 maanden (1 sept 2021-1 sept 2022): Aantal bezoekers per jaar 118.000 gebruikers Aantal bezoeken per jaar 204.000 sessies Gemiddelde sessieduur 2 min. Sessies per apparaat

Topkanalen

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 34

Welke pagina's bezoeken uw gebruikers?

Samenlevingsportaal www.datmaaktsteinvoormij.nl Statistieken over afgelopen 12 maanden (1 sept 2021-1 sept 2022): Aantal bezoekers per jaar 4.200 gebruikers Aantal bezoeken per jaar 5.400 sessies Gemiddelde sessieduur 1 min. Sessies per apparaat

Topkanalen

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 35

Welke pagina's bezoeken uw gebruikers?

Social media Klanttevredenheidsonderzoek 2021: Ten opzichte van 2019 zijn er nu meer respondenten die de dienstverlening via social media goed vinden (59% t.o.v. 37% in 2019) (59% tevreden vs. 7% ontevreden). Statistieken Facebook Facebook 12.000 Steinse gebruiker 48% van alle Steinse inwoners Benchmark IPM+: >4 48% Man 52% Vrouw

Facebookpagina gemeente Stein 4.734 volgers 19% van Steinse inwoners (benchmark is 20%) 9,87

13-19 4% 20-39 38% 40-59 37% >60 21%

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 36

* Cijfers juni 2021

Statistieken Instagram Instagram 6.800 Steinse gebruiker 27% van alle Steinse inwoners Benchmark IPM+: >20 44% Man 56% Vrouw

Instapagina gemeente Stein 1.124 volgers 4,5% van Steinse inwoners (benchmark is 20%) 66,75

13-19 14% 20-39 52% 40-59 30% >60 4%

* Cijfers juni 2021 Statistieken Twitter 2.475 volgers Nauwelijks interactie Statistieken LinkedIn 1.790 volgers (319 nieuw volgers het afgelopen jaar) 4,486 bezoekers afgelopen jaar 1.530 unieke bezoekers afgelopen jaar Betrokkenheid afgelopen jaar:

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 37

Digitale nieuwsbrief Nieuwsbrief Volgers nov 2020

Volgers mei 2021

Volgers sept 2022

Ambitie

Regulier

1.753

2.300

2.317

5.000

Ondernemers

160

175

202

1.500

Ondernemers + interesse ondernemen

765

920

981

Verenigingen

678

Toerisme

537

Naast de algemene nieuwsbrief zijn er in 2021 ook veel project gerelateerde nieuwsbrieven geïmplementeerd. Denk aan een nieuwsbrief t.b.v. gebiedsgerichte aanpak Urmond en Elsloo, de asfaltcentrale, jongerenhuisvesting, Mijn Nieuwdorp, enz. Dit zijn tijdelijke nieuwsbrieven. Gemeenteblad ‘De Maaskentjer’ Klanttevredenheidsonderzoek 2021: Ruim drie vijfde leest De Maaskentjer niet, vooral omdat ze dit gemeenteblad niet kennen. De respondenten die De Maaskentjer wel lezen, lezen het liefst de rubriek met actualiteiten, verhalen uit de wijk en werk in uitvoering. Gemiddeld geven ze De Maaskentjer een 7,5. Bekendmakingen (in de vorm van leaflets) Klanttevredenheidsonderzoek 2021: Bijna twee vijfde maakt gebruik van de gepubliceerde besluiten en vergunningen die via de servicepunten worden verspreid en 49% is hierover tevreden (vs. 19% ontevreden). Gemeentekalender Klanttevredenheidsonderzoek 2021: Bijna de helft van de respondenten geeft aan dat ze het afgelopen jaar de gemeentekalender hebben opgehaald of hebben laten ophalen. De 53% die de gemeentekalender niet hebben opgehaald, hebben dit vooral niet gedaan, omdat ze geen interesse hebben. Degenen die de gemeentekalender wel hebben opgehaald, geven aan dat ze vooral de belangrijke telefoonnummers, openingstijden en websites van degemeente Stein relevant vinden.

De ruime meerderheid (82%) beoordeelt de kwaliteit van de gemeentekalender als goed. Meldingssysteem openbare ruimte Klanttevredenheidsonderzoek 2021: Slechts twee vijfde van de respondenten was bekend met het meldingssysteem voor meldingen openbare ruimte van de gemeente Stein. Van diegene die het gebruikt is wel 67% tevreden vs. 6% ontevreden. Pers

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 38

Warme banden versterken met lokale media

Sentiment 2020

32%

Positief Negatief

58% 10%

Neutraal

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 39

Bijlage 3: Producten communicatie in oude en nieuwe situatie Strategisch communicatieadviseur Producten Visie op communicatie Doorontwikkeling communicatiefunctie

Huidige situatie Door adviseur

Nieuwe situatie Idem

(Aansturen projecten die daaraan bijdragen)

Advisering collegeleden (D.m.v. bilateraal overleggen.)

Advisering bij strategische/gevoelige dossiers Branding gemeente Stein (D.m.v. merkstrategie; economisch merk, toeristisch merk, woonmerk, organisatiemerk, enz.)

Direct Duidelijk campagne Risico- en crisiscommunicatie Raadscommunicatie Testgroep Direct Duidelijk Budgetbeheer Beheer overeenkomsten leveranciers communicatie. Open gemeentehuis

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 40

Communicatieadviseur Producten

Huidige situatie Inhoud primair verantwoordelijk. Adviseur, adviseert, coacht en stuurt bij.

Contentplanning team

Adviseur stelt in samenspraak met het team een jaarplanning aan communicatiemomenten op. Adviseur stelt voor projecten een communicatieplan op. Inhoud stelt paragraaf op en laat communicatie meekijken. Inhoud stelt artikel op, adviseur coacht.

Communicatieplan Communicatieparagraaf collegevoorstellen Artikelen Maaskentjer Artikelen social media Nieuwsberichten website & nieuwsbrief Huis aan huis communicatie Website pagina

Folders, flyers, brochures Posters, banieren, advertenties Video Foto Digitale formulieren Informatieavonden Persgesprek Direct Duidelijk training

Direct Duidelijk coaching

Inhoud stelt pagina op, adviseur coacht. Inhoud stuurt vormgever aan. Inhoud stuurt videograaf aan. Inhoud stuurt fotograaf aan. Inhoud stuurt SIM aan. Inhoud stelt plan op en organiseert avond. Adviseur adviseert. Inhoud levert input aan. Door extern bureau: Breed ingestoken. Door adviseur:

Nieuwe situatie Adviseur voert regie op communicatie en neemt uitvoering massa mediale communicatie voor zijn rekening. 1

Idem

1

1

Idem

1

0,75

Adviseur stelt communicatieparagraaf op. Adviseur stelt artikel op o.b.v. puntsgewijze inhoudelijke input.

1

0,5 0,25 1 1 1

Adviseur stelt pagina op o.b.v. puntsgewijze inhoudelijke input.

0,5 0,5 0,5 0 0,5 0,5

Adviseur stuurt vormgeving aan.

0,25 1

Adviseur levert input aan. Door extern bureau: Ingestoken op één op één communicatie. Door adviseur:

1

Adviseur stuurt videograaf aan. Adviseur stuurt fotograaf aan. Adviseur stuurt SIM aan. Adviseur stelt plan op en organiseert.

1 0,5 2 2 2

1 1 1 0,5 1,5 2 0,5 1

1

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 41

Breed ingestoken. Werkgroepen communicatie

Profilering wethouder RIB

Deelname hoort formeel bij inhoud thuis. (Maar wordt in praktijk door communicatie ingevuld.) Door adviseur

1

Ingestoken op één op één communicatie. Deelname door adviseur.

1

Idem

1

Inhoud stelt RIB op, bij precaire gevallen laat deze communicatieadviseur meekijken.

0,25

Inhoud stelt RIB op en laat adviseur in álle gevallen redigeren. RIB is namelijk ook een bericht richting pers.

1

Totaal = x factor 1,7

13,5

1

23

Communicatiemedewerker Producten Website: contentbeheer

Huidige situatie Door medewerker.

Nieuwe situatie Idem.

(Geen technisch beheer)

Digitale toegankelijkheid website Website: publicatie nieuwsbericht Website: publicatie formulieren Nieuwsbrief Intranet beheer Social media: monitoring (buiten binnen brengen)

Social media: webcare (vragen/opmerkingen behandelen)

Social media: publicaties Maaskentjer Bekendmakingen Beheer servicepunten Gemeentekalender

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 42

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 43

Bijlage 4: Teamplan taakveld communicatie Separaat meegeleverd.

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 44

Bijlage 5: Kosten verbeterpunten uitvoeringsagenda Verbeterpunt Creëren corporate cultuur: doorleven nieuwe visie, missie en kernwaarden.

Wat gaan we doen • In 2023 vertalen visie op de organisatie naar creatief concept en middelen + introductie evenement. • In jaren daarop acties blijven uitzetten om corporate cultuur te blijven sturen. • Persona’s en klantreizen visueel tot leven brengen.

Benodigde financiële middelen Opnemen binnen project organisatieontwikkeling. Bij oplevering van communicatieaanpak hiervoor geadviseerd om € 8.500,- per jaar voor te reserveren. Dat is incl. de verdere vertaling van het concept naar middelen. Denk aan posters, video’s, enz. Maar excl. het eventuele event dat we willen organiseren bij introductie ervan; de big bang waarover we hebben gesproken.

Interne communicatie

• Beheer en optimalisatie intranet. • Advisering op optimalisering lijncommunicatie o.b.v. nieuwe organisatiestructuur. • Interne communicatie wordt versterkt door communicatie via intranet meer zichtbaar te maken in organisatie o.b.v. narrowcasting via bestaande beeldschermen. • Buiten binnen halen via bestaande interne kanalen. • Beleid wordt opgesteld voor interne samenwerking om zo integraal werken te versterken. O.a. verbinding leggen tussen H:// schijf, intranet, Teams.

€ 2.000,- per jaar

Gebiedsgericht werken vraagt om extra communicatiecapaciteit

Per project te bepalen.

Binnen projectbudget opnemen

Regie op communicatie samenwerkende partijen

Indien besloten wordt om regie meer naar ons toe te trekken dan betekent dit ook een plus in capaciteitsberekening

Binnen projectbudget opnemen

Opleiden medewerkers

• Medewerkers opleiden in Direct Duidelijk schrijven

Nu MT besluit om met ingang van 2022 over een periode van 5 jaar, 135.000 euro beschikbaar te stellen vanuit het opleidingsbudget, ten behoeve Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 45

• Medewerkers coachen in signaleren van communicatiekansen signaleren

van het verbeteren van de communicatieve vaardigheden van medewerkers.

Raadscommunicatie

Zie plan raadscommunicatie zoals in 2021 voorgesteld aan raad, maar waarvoor initiatiefvoorstel is afgewezen.

Budget raad.

Promotie Gemeente Stein: Profilering als werkgevers/ arbeidsmarktcommunicatie

Ontwikkelen ‘weken bij pagina’ op de website, met informatie over de Gemeente Stein en als concept idee is om medewerkers/teams zichzelf te laten voorstellen via ludieke TikTok video’s.

Budget P&O; separaat plan voor op te stellen.

Promotie Gemeente Stein: Versterken ambassadeursnetwerk

• Jaarlijkse kerstactiviteit voor nieuwe ambassadeurs. • Jaarlijkse zomeractiviteit voor álle ambassadeurs. • Nieuwsbrief om ambassadeursnetwerk actief te houden.

€ 10.000,- per jaar

Meetbaar maken van communicatie

ROI dashboard opstellen en bijhouden, waarin losse data wordt ingevoerd en teruggebracht tot centrale doelstelling van verbinding.

€ 3.000,- in 2024 voor implementatie € 1.000,- per jaar voor bijhouden, mede o.b.v. ingekocht advies.

Jaarlijkse contentstrategie/-plan

Meer werken vanuit thema’s per maand of kwartaal. Jaarlijks vast te stellen.

-

Tone of voice (incl aanspreekvorm)

Schrijfwijzer ontwikkelen waarin standpunten worden ingenomen over o.a. tone of voice en aanspreekvorm.

-

Digitale dienstverlening

Nieuwe website die is afgestemd op nieuwe informatiearchitectuur, wet- en regelgeving, wensen en behoeften, enz.

€ 20.000,- voor implementatie in 2025 Budget voor doorontwikkeling digitale middelen behouden.

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 46

Daarnaast meest noodzakelijke doorontwikkelingen worden doorgevoerd: • Van Zaak naar Liber; wat betekent dit voor website. Denk aan werken met Product Dienstencatalogus en een MijnOverheid inlogmogelijkheid voor inwoners. • Wet Openbare Overheid; documenten die straks voor iedereen openbaar gepubliceerd moeten worden. • Beheer Single Digital Gateway (SDG) is een Europese verordening waaraan alle gemeenten moeten voldoen. Alle EU-burgers en bedrijven moeten makkelijk toegang krijgen tot digitale dienstverlening in andere EU-lidstaten via het portaal Your Europe. • Advisering online formulieren. • Project Servicenormen doorvoeren voor website. Zoekmachine optimalisatie zowel op de website zelf als vanuit Google

Binnen projectbudget opnemen; voornamelijk vanuit informatiemanagement en dienstverlening. En vanuit budget doorontwikkeling online middelen bekostigen.

Digitale toegankelijkheid

• 3 jaarlijkse verplichte toegankelijkheidstest. • Inkoop uren webmaster om technische voorwaarden door te voeren. • Werken met Monsido: applicatie die doorlopend feedback geeft

€ 5.000,- om de 3 jaar, met ingang van 2026. € 5.000,- per jaar voor inhuur uren webmaster. € 5.000,- per jaar voor abonnement Monsido

Promotie digitale nieuwsbrief

Promotie via bestaande kanalen.

-

Social mediastrategie

• Social mediastrategie verder uitwerken op papier. • Optimaliseren invulling huidige social mediastrategie.

-

Webmonitoring en -care

Webmonitoring en -care professionaliseren m.b.v. online monitoringstool, naast handmatige monitoring voor besloten groepen. Waarbij

€ 4.500,- per jaar voor abonnement Monsido.

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 47

binnen de organisatie ook rollen zijn verdeeld voor beantwoording en vanuit communicatie hierop wordt gestuurd. Incl. archivering van dienstverlening via social media zoals wet voorschrijft. Promotie melding openbare ruimte

Regulier via bestaande kanalen. Eenmalige campagne bij introductie nieuwe BuitenBeter applicatie.

€ 7.500,- eenmalig in 2024 t.b.v. outdoorcampagne.

TV hét kanaal om oudere doelgroep te bereiken

Optimalisering kabelkrant regionale omroep.

€ 2.000,- eenmalig in 2025 (nieuwe zendmachtiging)

Servicepunten

• Servicepunten als informatiepunten van de gemeente inrichten. • Met ook foldermateriaal. • Incl. voorraadbeheer.

€ 500,- per maand

Promotie gemeenteblad ‘De Maaskentjer’

Doorlopend regulier via bestaande kanalen. Eenmalige campagne voor extra aandacht.

€ 7.500,- eenmalig in 2024 t.b.v. outdoorcampagne.

Gemeentekalender

Aanhouden zoals die is.

Bekendmakingen (in de vorm van leaflets)

Aanhouden zoals dit nu verloopt.

Budget ophogen van huidige € 7.500,- naar € 11.000,- per jaar Bestaand budget behouden.

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 48

Rapport Visie op communicatie 2023-2027 • 49