Raadsvoorstel financiële stukken BsGW.pdf

Onderwerp Vergaderdatum Zaaknummer

Raadsvoorstel inzake financiële stukken BsGW 20230416139433

Aan de Raad

Voorstel De gemeenteraad wordt voorgesteld: 1. Kennis te nemen van de financiële stukken van BsGW: de voorlopige jaarrekening 2022, de kadernota 2024 en meerjarenraming 2025-2027, de ontwerpbegroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027; 2. Geen zienswijze kenbaar te maken aan het dagelijks bestuur van de BsGW ten aanzien van de ontwerpbegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 en ten aanzien van de 1e begrotingswijziging 2023; 3. In te stemmen met de gevraagde exploitatiebijdrage aan de BsGW ad € 448.000 voor het jaar 2024 en aanvullend ad € 22.304 voor het jaar 2023; 4. In de gemeentelijke begroting 2024 rekening te houden met de doorwerking van de eerste begrotingswijziging 2023, circa 25 duizend euro per jaar extra in de bijdrage voor 2024-2027;

Inleiding Ingevolge artikel 197 van de Gemeentewet (en de Wet Gemeenschappelijke Regelingen) legt het Dagelijks Bestuur van BsGW ieder jaar verantwoording af over het gevoerde financiële beheer, onder overlegging van de jaarrekening. Overeenkomstig artikel 24 van Wet Gemeenschappelijke Regelingen biedt BsGW de ontwerpbegroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027 aan de gemeenteraad van Stein aan. Voordat het Algemeen Bestuur (AB) van BsGW de begroting 2024 vaststelt, wordt de raad in de gelegenheid gesteld om zijn zienswijze op de ontwerpbegroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027 kenbaar te maken. Argumentatie Voorlopige jaarrekening 2022 (concept versie d.d. 17 april 2023) Over het geheel van 2022 is een positief resultaat behaald van € 792 duizend euro. Dit positieve resultaat wordt vooral veroorzaakt door: - De kosten als gevolg van de extra WOZ-bezwaren zullen naar schatting € 0,578 miljoen euro lager uitvallen dan begroot. Uitgangspunt bij het opmaken van de begroting 2022 was

het hoge aantal gerealiseerde bezwaren 2020 en het hoge aantal te verwachten bezwaren 2021, voor zowel de uitkeringskosten als de extra formatie inhuur. Voor de aanslag ronde 2022 is op strategisch en communicatief vlak intensief samengewerkt met andere samenwerkingsverbanden. Tevens zijn processen en werkwijzen aangepast en verbeterd. De BsGW heeft actief ingezet om burgers en bedrijven contact op te laten nemen met BsGW (flitsbezwaren) om zo het aantal ingediende bezwaren via een gemachtigde te reduceren en daarmee ook de bijkomende kosten te verminderen. - De negatieve effecten als gevolg van COVID-19 bedragen nagenoeg € 107 duizend en dit zijn grotendeel uitgaven in verband met het faciliteren van medewerkers om thuis te kunnen werken. - Een hogere CAO-loonverhoging dan begroot en een eenmalige uitkering voor alle medewerkers overeengekomen in de CAO Werken voor Waterschappen zorgen voor een overschrijding van ruim 0,3 miljoen. - In de reguliere bedrijfsvoering is er sprake van onderschrijding van € 0,667 miljoen. Dit is voornamelijk toe te schrijven aan de nog niet volledig ingevulde vacatureruimte van de vaste bezetting, welke deels ingevuld is met tijdelijke krachten (inhuur). De jaarrekening 2022 en de bestemming van het resultaat moeten vóór 15 juli worden vastgesteld.

De definitieve jaarrekening 2022 wordt in de vergadering van 29 juni 2023 door het Algemeen Bestuur BsGW vastgesteld. In deze vergadering wordt ook de resultaatbestemming geagendeerd. Voorstel is om € 500 duizend euro te storten in de bestemmingsreserve AHA (Aanbesteding Hosting en Applicaties). 1e begrotingswijziging 2023 De kosten van de begroting 2023 stijgen dit jaar met ruim 1 miljoen euro. Oorzaken hiervan zijn de gestegen nieuwe CAO, hogere indexeringen door leveranciers dan oorspronkelijk kon worden geraamd en de vacature van een medewerker verbijzonderde interne controle (VIC). De CAO-verhoging bedraagt 7% waar in de begroting rekening is gehouden met 2,5%. De medewerker VIC wordt noodzakelijk geacht om te kunnen voldoen aan de gewijzigde wet- en regelgeving om tot een rechtmatigheidsverklaring van de zijde van het dagelijks bestuur te kunnen komen. Totaal financieel effect voor de begrotingswijziging 2023; Bruto lonen, sociale lasten en overige personeelskosten, incl. VIC-functionaris: Huisvesting: ICT (onderhoud en outsourcing): Vervallen kosten GDI-voorzieningen: Operationele kosten (uitkerings- en uitvoeringskosten WOZ-bezwaar- en beroepen porti, inhuur): Accountantskosten:

-/-

€ 675.000,€ 58.000,€ 128.000,€ 345.000,€ 406.000,€ 122.000,-

Totaal:

€ 1.044.000,-

De kostenstijging leidt voor de gemeente Stein tot een extra bijdrage van € 22.304,Hoewel deze kosten door zullen werken in de begroting 2024 is de BsGW nog niet in staat geweest hiermee rekening te houden in de begroting 2024 en bijbehorende meerjarenraming. Ook is in deze begrotingswijziging nog geen rekening gehouden met de stortvloed aan WOZbezwaren die dit jaar zijn binnen gekomen als gevolg van de fors gestegen WOZ-waarden per 1 januari 2022. Gelet op het structurele karakter van de eerste begrotingswijziging 2023 is het bedrag van € 22.304 opgeteld bij de gevraagde bijdrage van € 473.089. Dit zorgt voor een totale bijdrage van € 495.393 voor 2023. Kadernota 2023 De kadernota vormt de basis voor de begroting. In de begroting worden de uitgangspunten en ontwikkelingen waarmee men rekening heeft gehouden nog eens op een rijtje gezet. Derhalve wordt de kadernota in dit voorstel slechts kort aangehaald. Bij het opstellen van de kadernota in november 2022 ging men er nog vanuit dat er 6,0 fte bij moesten. Echter na discussie in het bestuur is deze wens nader uitgewerkt en opnieuw toegelicht. In de begroting 2024 wordt rekening gehouden met een toename van 4,8 fte.

Daarnaast vraagt men in de 1e begrotingswijziging 2023 budget voor één extra fte voor verbijzonderde interne controle om dit jaar nog te kunnen voldoen aan de nieuwe rechtmatigheid vereisten die aan overheidsinstanties is opgelegd. Ontwerpbegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 De ontwerpbegroting geeft inzicht in de raming voor het jaar 2024 plus een vooruitblik op de jaren 2025 tot en met 2027. In het verleden gaf de BsGW een meerjarenraming van 4 jaar; vanaf dit jaar beperkt men zicht tot de wettelijke termijn van 3 jaar. Net als elk huishouden en elke organisatie wordt ook de BsGW geraakt door de forse prijsstijgingen die leveranciers proberen door te berekenen. En hoewel de proceskosten over 2022 een daling vertonen ten opzichte van het jaar 2021 wordt de BsGW (net als de andere belastingsamenwerkingen) geconfronteerd met een nieuwe aanpak door de zogenaamde no cure no pay bureaus (hierna: NCNP-bureaus). Zo komen inmiddels ook bezwaarschriften binnen op andere soorten heffingen dan alleen de onroerende zaakbelasting, zijn de bezwaren complexer van aard en zit er vaak ook nog een informatieverzoek in verwerkt. Als gevolg van wettelijke eisen heeft de BsGW ook behoefte aan een uitbreiding van formatie.

Onderstaand gaan we nader in op onderwerpen en ontwikkelingen die zorgen voor een financieel effect op de exploitatiebegroting 2024 van de BsGW; Indexering loonkosten en goederen en diensten Deze indexering van de loonkosten is gesteld op 3,3%. De indexering voor goederen en diensten is gesteld op 2,6%. Deze indexeringen zijn gebaseerd op de septembercirculaire van het Ministerie van BZK die weer gebaseerd zijn op cijfers van het Centraal Plan Bureau.

Mogelijk is deze indexering te laag gezien de huidige economische ontwikkelingen. Eventuele noodzakelijke bijstelling zullen aan de deelnemers worden voorgelegd als dit aan de orde is. Vervallen kosten GDI-voorzieningen Bovengenoemde vervallen kosten zijn o.a. de kosten voor MijnOverheid.nl. In het verleden is nog wel eens een discussie geweest over de financieringswijze van deze kosten. Nu is echter duidelijk geworden dat deze kosten centraal door het Rijk gefinancierd zullen worden, kunnen deze kosten uit de ontwerpbegroting van de BsGW. Vervallen implementatiekosten AHA In 2022 is een aanbesteding opgestart voor nieuwe applicaties, software en hosting. Het grootste deel van die kosten (2,275 miljoen euro) viel in de begroting 2023. De BsGW vertaalt de noodzaak om dit periodiek aan te besteden nu jaarlijks in haar begroting. Extra fte De BsGW geeft aan behoefte te hebben aan de invulling van 4,8 fte op korte termijn. Hiervan zijn 2 fte structureel in de vorm van trainees die intern worden opgeleid en 1,3 fte structureel voor een recordmanager (0,8 fte) en een privacy officer (0,5 fte). De recordmanager moet intern adviseren over ontwikkelingen op het gebied van informatiemanagement, de inrichting van het digitale informatiebeheer, stelt kaders en richtlijnen op m.b.t.

de informatiehuishouding, brengt verbeteringen aan informatieprocessen en de ordeningsstructuur, stelt werkprocessen omtrent informatiebeheer op enz. Daarnaast is tijdelijk (3 jaar) behoefte aan een extra juridisch adviseur en een halve fte communicatiemedewerker. De opleiding van trainees wordt noodzakelijk geacht aangezien 23% van de gehele BsGW formatie binnen 8 jaar via natuurlijk verloop zal uitstromen. Overige ontwikkelingen De BsGw benoemt in haar ontwerpbegroting 2024 een aantal ontwikkelingen. De belangrijkste worden hierna kort toegelicht. Een belangrijke ontwikkeling is gelegen in de Wet open overheid (Woo) die per 1 mei 2022 de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) heeft vervangen. Deze wet dwingt overheidsinstanties meer informatie te openbaren en deze informatie ook actief te delen zonder dat hierom wordt verzocht. Deze wet zorgt in elke organisatie voor extra werk: er dient beleid geformuleerd te worden, persoonsgegevens dienen gescreend te worden alvorens stukken gepubliceerd kunnen worden. Hiertoe dient de informatiehuishouding op orde te zijn gebracht. De BsGW verwacht dat dit een dermate ingrijpende operatie gaat worden dat hiermee een termijn van zo’n 8 jaar gemoeid zal zijn. De implementatie van de nieuwe Archiefwet zal daarmee gecombineerd worden. De deelnemers in de BsGW krijgen de extra kosten (deels) vergoed via de algemene uitkering.

Een en ander maakt een extra fte juridisch advies noodzakelijk. De BsGW heeft de aanbesteding van applicaties, software en hosting afgerond. Om toekomstige schokeffecten te voorkomen zal voortaan jaarlijks een bedrag aan een bestemmingsreserve worden toegevoegd voor de eerstvolgende aanbesteding. In de voorliggende begroting is nog geen bedrag hiervoor opgenomen. Dit zal in een latere fase gebeuren middels een apart voorstel. Naar aanleiding van het rekenkamerrapport 2021 is een traject opgestart om te komen tot een zekere harmonisatie van belastingverordeningen. Ambtelijk is geïnventariseerd

welke vormen van heffingen goed te automatiseren zijn middels standaard software en welke niet. Op dit moment is de BsGW nog te afhankelijk van eigen medewerkers die scripts schrijven om informatie van derden of specifieke wensen te kunnen uitvoeren. Dat is niet efficiënt en maakt de organisatie afhankelijk en kwetsbaar. Richting de toekomst wordt het uitvoeren van de belastingverordeningen teruggebracht naar één standaard voorkeursvariant en één maatwerk variant per belastingsoort. De deelnemers hebben begin april de uiteenzetting van deze keuze mogelijkheden en de financiële gevolgen hiervan ontvangen. De BsGW vraagt haar deelnemers voor uiterlijk 1 september 2023 een voorgenomen besluit kenbaar te maken i.v.m. het implementeren van de belastingverordeningen in het nieuwe softwarepakket. Streven is om in de beeldvormende raadsvergadering van 14 juni a.s. een raadsvoorstel apart voor te leggen aan de gemeenteraad van Stein. In het verlengde van het harmonisatietraject zal ook de kostenverdeelmethodiek worden herijkt. Momenteel is het zo dat sommige deelnemers, met weinig maatwerk, over één kam worden geschoren met de deelnemers met veel maatwerk. Nu wordt er gekozen voor de insteek waarbij de (extra) kosten die met maatwerkverordeningen zijn gemoeid apart in rekening zullen worden gebracht bij die desbetreffende deelnemers.

Alleen de kosten voor de uitvoering van de verordeningen binnen de voorkeursvariant vallen (en goed te automatiseren zijn in de software) zullen dan via de reguliere kostenverdeelmethodiek worden omgeslagen over de deelnemers. De herijkte kostenverdeelmethodiek zou voor het eerst in de begroting van 2025 toegepast moeten worden. Een “addertje onder het gras” wordt nog gevormd door Fiscale Vereenvoudigingswet 2017 die mogelijk toch ingevoerd gaat worden per 1 januari 2024. Daarin zal naar verwachting een wijziging worden opgenomen van de beroepsprocedure bij kwijtscheldingen (artikel 25 Invorderingswet). Deze wijziging brengt naast een wettelijke behandeltermijn van 6 weken mogelijk extra kosten met zich mee zoals: dwangsommen, kosten voor beroepsprocedures, griffierechten en behandelkosten voor bezwaren tegen afgewezen kwijtscheldingsverzoeken. Mogelijk ligt hier een nieuwe markt voor NCNP-bureaus. Met de definitieve inwerkingtreding van de Omgevingswet verwacht de BsGW minder informatie op te kunnen halen uit vergunningen en meldingen. De BsGW voorziet hier mogelijk extra werk in de overgangsperiode naar de Samenhangende ObjectenRegistratie (SOR). Financieel effect op de (explotatie)begroting 2024: Per saldo dalen de netto kosten 2024 en daarmee ook de bijdrage voor 2024 van de deelnemers met maximaal € 1,409 miljoen euro t.o.v.

de ontwerpbegroting 2023 als gevolg van onderstaande posten: Indexering loonkosten € 486.000 Indexering goederen en diensten € 302.000 Vervallen kosten GDI-voorzieningen -/- € 345.000 Vervallen implementatiekosten AHA -/- € 2.275.000 Extra fte’s € 423.000

Totaal

-/-

€ 1.409.000

Aangezien de voorliggende ontwerpbegroting 2024 van BsGW in lijn is met de eerdere besluitvorming, met uitzondering van de extra kosten die in de 1e begrotingswijziging 2023 ook doorgerekend dienen te worden richting de meerjarenraming 2024-2027. Stellen wij voor om de raad kennis te laten nemen van de voorliggende ontwerpbegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 en geen zienswijze in te dienen bij het dagelijks bestuur van de BsGW. Financiële onderbouwing De jaarrekening 2022 De voorlopige jaarrekening 2022 zal op 25 mei a.s. definitief vastgesteld worden door het Dagelijks bestuur van BsGW. Daarna zal deze ter vaststelling worden aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 29 juni 2023. De bestemming van het rekeningresultaat zal dan ook behandeld worden waarbij rekening wordt gehouden om € 500 duizend van het voorlopige jaarrekening resultaat van € 792 duizend aan de bestemmingsreserve AHA (Aanbesteding Hosting en Applicaties) toe te voegen. De begroting 2024-2027 Voor het jaar 2024 wordt van de gemeente Stein een bijdrage verwacht van € 472.000. (dit betreft begroting 2024 inclusief doorrekening begrotingswijziging) Bij het opstellen van de meerjarenbegroting van de gemeente Stein zal rekening gehouden worden met de doorrekening van de structurele lasten in 2024-2027 zoals in onderstaande tabel is weergegeven.

De begrotingswijziging 2023-2027 De bijdrage voor de gemeente Stein zal voor 2023 stijgen met € 22.304 naar een totaal bedrag van € 495.393 euro. De stijging uit deze 1e begrotingswijziging 2023 heeft zoals eerder toegelicht betrekking op de kosten voor indexeringen en de autonome ontwikkelingen. Deze structurele lasten, zoals in onderstaande tabel weergegeven, zullen worden meegenomen in bestuursrapportage van de gemeente Stein.

Bijdrage aan strategische toekomstvisie 2018-2022: N.v.t.

Relevante beschikbare achtergrondinformatie 1. Aanbiedingsbrief voorlopige jaarrekening 2022 BsGW; 2. Voorlopige jaarrekening 2022 BsGW; 3. Aanbiedingsbrief Ontwerpbegroting 2024 en MJR 2025-2027; 4. Ontwerpbegroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027; 5. Ontwerpbegroting BsGW 2024 en MJR 2025-2027 bijlagen; 6. Aanbiedingsbrief Kadernota 2024 MJR 2025-2027; 7. Kadernota begroting 2024 MJR 2025-2027; 8. Kadernota begroting 2024 MJR 2025-2027 bijlagen; 9. Aanbiedingsbrief 1e begrotingswijziging 2023; 10. AB-voorstel 1e begrotingswijziging 2023;

Burgemeester en Wethouders, de Secretaris,

de Burgemeester,

ValidSigned door Ingrid van Kempen op 26-04-2023

ValidSigned door Marion Leurs-Mordang op 26-04-2023