Initiatiefvoorstel Onderzoek Investeringsbesluitvorming i.r.t. PC cyclus Rkc Stein.pdf

Onderwerp

Initiatiefvoorstel inzake Rapport onderzoek Investeringsbesluitvorming i.r.t. P&C cyclus, van Rkc Stein

Vergaderdatum 25 mei 2023 --------------------------------------------------------------------------------------------------Aan de Raad Voorstel De gemeenteraad wordt voorgesteld: • • • •

Kennis te nemen van het Onderzoeksrapport Investeringsbesluitvorming i.r.t. P&C cyclus, van de Rekenkamercommissie gemeente Stein Kennis te nemen van de bestuurlijke reactie van het College van B&W van gemeente Stein Aanbeveling 1 uit het onderzoeksrapport niet over te nemen Aanbeveling 2 uit het onderzoeksrapport over te nemen en daarbij aansluiting te zoeken bij de reactie van het College

Inleiding Aanleiding voor het onderzoek naar de investeringsbesluitvorming was de vraag vanuit de raadsfracties of en hoe de Raad meer inzicht en grip kan krijgen op grote investeringen van de gemeente. Er is met name aandacht gevraagd voor de doelmatigheid en doeltreffendheid van de besluitvorming rondom investeringen en hoe deze beter gevolgd/ gemonitord kunnen worden. Bijzonder aandacht werd gevraagd voor de rol van de P&C cyclus daarin en of de begroting het enige instrument is en moet zijn die hiervoor ingezet kan worden. De Rekenkamercommissie (hierna: Rkc) heeft dit onderzoek in haar onderzoeksprogramma van 2020 - 2021 opgenomen. Om te peilen of de vraagstelling nog actueel is, zijn voorafgaand aan het onderzoek nog interviews gehouden met een delegatie van de Raad. Daaruit is de volgende doelstelling voor het onderzoek geformuleerd: Inzichtelijk maken voor de Raad: 1. Hoe de meerjarige besluitvorming van grote investeringen tot stand komt en hoe beleid en investeringsdoelen aan elkaar gekoppeld zijn. a. Wanneer is er sprake van grote investeringen? b. Zijn de investeringsdoelen concreet en navolgbaar voor de raad? c. Wat is afgesproken over evaluatie, toetsing en mogelijke bijsturing? Welke vorm en criteria worden gehanteerd in de P&C-Cyclus voor rapportage aan de raad? d. Hoe heeft de raad invloed in dit proces?

2. Hoe de raad wordt meegenomen in de doelmatigheid en doeltreffendheid van de investeringen. a. Hoe worden over- of onderbestedingen van het investeringsbudget gedeeld met de raad? b. Hoe worden risico’s met betrekking tot investeringen met de raad gedeeld? De aanbevelingen richten zich vooral op het bevorderen van de kaderstellende en controlerende rol van de Raad. De onderzoeksperiode betreft de periode vanaf 2019.

Behandeling onderzoeksrapport Het onderzoeksrapport is op 9 februari 2023 gedeeld met uw Raad. In de raadscyclus van 22- / 30 maart is het rapport geagendeerd ter behandeling in de raadsvergadering. In de Oordeelsvormende raadsvergadering van 30 maart 2023 heeft uw Raad een oordeel uitgesproken over de aanbevelingen uit het rapport. De Griffie heeft het oordeel van uw Raad in het onderhavig initiatiefvoorstel vervat.

Overwegingen In het onderzoeksrapport is een hoofdconclusie en een tweetal deelconclusies opgenomen, waar twee aanbevelingen uit zijn afgeleid. De hoofdconclusie van het rapport is dat de verantwoording via de P&C stukken op een heldere wijze verloopt. Aan de Raad wordt daarbij een goed beeld geschetst van de investeringen. De kwaliteit van de toelichtingsrapportages in de P&C stukken zijn de laatste jaren verbeterd. Uw Raad onderschrijft deze conclusie uit het onderzoeksrapport. Deelconclusie 1 constateert dat de verantwoording van het College - zij het weliswaar volledig - geen onderscheid maakt tussen grote investeringen/projecten en kleinere investeringen/uitgaven. Hierdoor is de materie complex en vaak moeilijk te volgen. Het is wenselijk de focus te leggen op hoofdzaken en juist daar qua informatie vollediger in te zijn. Aanbeveling 1 staat dan ook hiermee in verband en stelt voor in de verantwoording een onderscheid aan te brengen in hoofd- en bijzaken (grote vs. kleine investeringen/projecten). Om de grens te duiden wordt als voorbeeld een drempelbedrag van € 100.000 euro genoemd. Aanbevolen wordt daarbij in de verantwoordingswijze aansluiting te zoeken bij de systematiek van de eerder door de Raad vastgestelde Regeling Majeure Projecten.

Onder Aanbeveling 2 stelt de Rkc voor bij meerjarige grote projecten en uitgaven die over meerdere jaarschijven lopen, bij de jaarrekening een afsluitende (eind)rapportage te geven met een verantwoording op het budget en de geïdentificeerde risico’s, en een evaluatie op het gerealiseerde doel. Deze aanbeveling vloeit voort uit de deelconclusie (2) van de Rkc dat de verantwoording van het College vooral gericht is op het lopende

jaar en dat daardoor een totaaloverzicht c.q. verantwoording over de jaren heen ontbreekt. Oordeel Anders dan voorgesteld in aanbeveling 1, ziet uw Raad de noodzaak er niet van in om de verantwoordingsrapportages onderscheid aan te brengen tussen grote en kleine investeringen/projecten. De huidige wijze van verantwoording tot op heden is naar het oordeel van uw Raad volledig en helder gebleken en wordt dan ook erg op prijs gesteld. In lijn met aanbeveling 2 - en de reactie van het College daarop - ziet uw Raad er wel een meerwaarde in om bij meerjarige investeringen, de toelichting in de P&C stukken te verbeteren, in die zin dat overzichtelijk informatie wordt verstrekt over de inzet en de ontwikkeling van budgetten die over meerdere jaarschijven heen lopen. Zo kan de Raad de inzet van de budgetten nog beter volgen.

Gelet op het vorenstaande wordt aan de Raad voorgesteld om: • • • •

Kennis te nemen van het Onderzoeksrapport Investeringsbesluitvorming i.r.t. P&C cyclus, van de Rekenkamercommissie gemeente Stein Kennis te nemen van de bestuurlijke reactie van het College van B&W van gemeente Stein Aanbeveling 1 uit het onderzoeksrapport niet over te nemen Aanbeveling 2 uit het onderzoeksrapport over te nemen en daarbij aansluiting te zoeken bij de reactie van het College

Relevante beschikbare achtergrondinformatie Eindrapport onderzoek Investeringsbesluitvorming i.r.t. P&C cyclus, van de Rekenkamercommissie gemeente Stein Bestuurlijke reactie van het College van B&W van gemeente Stein

De raad van de gemeente Stein, de Griffier,

de Voorzitter,

ValidSigned door Fahim Hamgham op 25-05-2023

ValidSigned door Marion Leurs-Mordang op 25-05-2023