Initiatiefvoorstel Actualisatie register van verwerkingen 2020-2021.docx

Onderwerp

Initiatiefvoorstel inzake Actualisatie register van verwerkingen 2020 - 2021

Vergaderdatum

10 maart 2021

Commentaar [MB1]: In te vullen door griffie

Aan de Raad

Voorstel

De Raad wordt voorgesteld: 1. Kennis te nemen van de wijze van informatieverwerking voor en door de Raad. 2. In te stemmen met het geactualiseerde register van verwerkingen 2020 - 2021, afdeling Griffie, zoals opgenomen in bijlage 1.

Inleiding Op grond van de AVG heeft de gemeenteraad als bestuursorgaan een verantwoordelijkheid ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Onder ‘verwerking’ wordt verstaan alle handelingen met betrekking tot persoonsgegevens zoals opslaan, verzamelen, verspreiden, wijzigen, beschikbaar stellen en vernietigen. De Raadsgriffie is belast met de uitvoering van de voornoemde verwerkingen. Hierdoor komt de verantwoordingsplicht - in het verlengde van de Raad - ook bij haar te liggen. Deze verantwoordingsplicht houdt onder andere in dat de Gemeenteraad moet kunnen aantonen dat al zijn verwerkingen aan de regels van de AVG voldoen. In het register van verwerkingen is bij iedere verwerking aangegeven welk bestuursorgaan (Burgemeester, het College en de Gemeenteraad) hiervoor verantwoordelijk is. De Raad is een verwerkingsverantwoordelijke op grond van art. 4 lid 7 AVG. Dit betekent dat de Raad moet kunnen aantonen dat de verwerkingen die hij doet, voldoen aan de AVG. Daarnaast dient de Gemeenteraad een register van verwerkingen bij te houden, technische en organisatorische maatregelen te nemen om persoonsgegevens te beschermen en zal hij tevens - wanneer er persoonsgegevens verstrekt worden aan andere partijen - specifieke afspraken moeten maken. In voorliggend register van verwerkingen zijn de verwerkingen van de Raad verwerkt onder de afdeling Griffie.

De Raad is binnen gemeente Stein verantwoordelijk voor de volgende verwerkingen: 

Verwerken ingekomen stukken, zoals e-mails/brieven van burgers en instellingen/rechtspersonen

1 van 3

    

besluitenlijsten/verslaglegging van de (openbare) Beeldvormende- Oordeelsvormende en Besluitvormende vergaderingen van de Raad. Toesturen agendastukken, publicatie op Ibabs; Camerabeelden openbare raadsvergaderingen; Presentielijst raadsvergaderingen; De accountantscontrole.

Bovenstaande verwerkingen zijn geïnventariseerd, geactualiseerd en vastgelegd in het register van verwerkingen, dat u als bijlage bij dit voorstel aantreft.

Argumentatie Gemeente Stein hecht waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en is transparant over de verwerking hiervan. Het register van verwerkingen is een dynamisch document en dient periodiek te worden geactualiseerd. Op 2019 is de eerste versie van het register van verwerkingen vastgesteld door het College en gepubliceerd op de website van gemeente Stein. Wegens de verdere ontwikkeling en borging van de AVG in de organisatie wordt vanaf 2021 ook de Gemeenteraad periodiek gevraagd het geactualiseerd register van verwerkingen vast te stellen voor de verwerkingen waarvoor de Raad c.q. de Raadsgriffie verantwoordelijk is. In het register van verwerkingen 2020-2021 zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd:      

Het toevoegen van nieuwe verwerkingen door nieuwe wet- en regelgeving; Aanpassing van de verwerkingsverantwoordelijke op het gebied van openbare orde en veiligheid na nadere analyse; Actualisatie van de wettelijke bewaartermijnen; Toevoeging van de wettelijke verplichting om per verwerking de technische en organisatorische maatregelen te benoemen (art. 30 AVG); Tekstuele aanpassingen; Omzetting document van Excel naar PDF.

Financiële onderbouwing Niet van toepassing Bijdrage aan strategische toekomstvisie 2018-2022 Niet van toepassing Relevante beschikbare achtergrondinformatie Bijlagen: Geactualiseerd register van verwerkingen 2020 - 2021

De Raad van de gemeente Stein,

2 van 3

de Griffier,

de Voorzitter,

3 van 3