GEMEENTE STEIN - UITVOERINGSPROGRAMMA 2024 - Cover EN Binnenwerk - Rondom afloop -v2

Uitvoeringsprogramma evenementenbeleid

Dat maakt Stein voor mij een bruisende gemeenschap

Uitvoeringsprogramma evenementenbeleid Het Uitvoeringsprogramma is een startportfolio van gezamenlijk besloten uit te voeren acties voortvloeiend uit de gehouden participatiesessies, passend bij de ambities, uitgangspunten, strategische lijnen uit de

strategische visie en het bestuursakkoord. Ook het financieel kader en de Sfeerfoto Conincx Pop Foto: Conincx Pop

evaluatie zijn als actiepunten benoemd.

Elke actie is apart benoemd en voorzien van de volgende informatie

A.

Wat gaan we doen?

B.

Waarom is dit onderdeel van het uitvoeringsprogramma?

C.

Aan welke ambities draagt de actie bij van het evenementenbeleid? Ambitie 1: kwalitatief evenementenaanbod. Ambitie 2: Duurzaam en toekomstbestendige evenementen. Ambitie 3: Duidelijke vergunningverlening en handhaving. Ambitie 4: Duidelijke ondersteuning aan evenementen.

D.

Planning.

1. Evenementen coördinator / vergunningverlener

2. Evenementencafé

A. Structurele invulling formatie evenementen coördinator / vergunningverlener.

A.

B.

B. Vanuit de participatiesessies is de duidelijke wens naar voren gekomen om elkaar meer te ontmoeten zowel met de gemeente alsook de organisatoren onderling. Dit om meer synergie te bewerkstelligen, algemene onderwerpen met elkaar te bespreken en voorlichting over onderwerpen te krijgen. De verschillende organisatoren van evenementen binnen de gemeente kunnen veel met en voor elkaar betekenen. Zij hebben veelal gedeelde uitdagingen en kunnen door het bundelen van kennis en kunde elkaar de best passende oplossingen elkaar de best passende oplossingen aanreiken, de gemeente wordt gevraagd hierin te ondersteunen en te faciliteren. • Intensivering van de communicatie en samenwerking met de interne en externe stakeholders.

Vanuit de participatiesessies is de duidelijke wens naar voren gekomen om aan de start van het proces van een evenement één aanspreekpunt te krijgen vanuit de gemeente zodat het hele proces van aanvraag efficiënter kan verlopen. Door het samenvoegen van deze rollen voorzien we in deze ondersteuningsbehoefte en is er voldoende ruimte voor afstemming aan voorkant én gedurende aanvraagproces.

C. Draagt bij aan alle ambities. D.

Invoeren van een evenementencafé.

Planning Q3 2024.

C.

Draagt bij aan alle ambities.

D. Q1 -2024 zal de eerste bijeenkomst worden gepland waarbij het concept evenementenbeleid zal worden besproken. Op jaarbasis zullen we 2 evenementen cafés organiseren.

6

7

3. Realiseren denktank

4. Locatie profiel evenemententerrein

A. We realiseren een informele ‘denktank’ waarin verschillende type evenementen en verschillende kernen vertegenwoordigd zijn. Deze denktank wordt gebruikt als sparringpartner voor het realiseren van de uitvoeringsagenda.

A.

Opstellen van een locatieprofiel van de huidige evenementenlocatie.

B.

Beoordelen van de locatie en mogelijke quickwins benoemen.

C.

Draagt bij aan alle ambities.

D.

Q4 2024.

B. Hiermee borgen we dat beleid en uitvoering op het gebied van evenementen aansluit bij de behoefte van organisatoren. C.

Ambitie 4: Duidelijke ondersteuning aan evenementen.

D.

Q3 en Q4 2024.

8

9

5. Evenementenloket

6. Facilitaire ondersteuning

A. Realisatie / optimalisatie evenementenloket.

A.

B. Er is behoefte aan 1 aanspreekpunt, één loket voor evenementen, betere documentatie van afspraken en meer betrokkenheid van de gemeente wordt zeer op prijs gesteld. De procedure rondom de aanvraag van een evenement zo transparant, efficiënt mogelijk maken, om zo de regeldruk tot een minimum te beperken. Invoeren van de opvolger van evenementen assistent. De aanbesteding, die op 31 januari is gestart heeft helaas geen aanbieder opgeleverd, die kan voldoen aan onze gestelde eisen & wensen binnen de gestelde tijdslijnen. Dat betekent, dat er naar een alternatieve oplossing moet worden gezocht. Omdat een alternatieve oplossing niet beschikbaar is per 1 jan 2025 is er contact geweest met de leverancier van Evenementen Assistent voor een verlenging van de ondersteuning van de EvenementAssistent in 2025. Daar staan zij positief tegenover. Betekent dat er voorlopig met het huidige systeem moet worden doorgewerkt. Er wordt samen met de regiogemeenten verder gekeken naar alternatieven.

B.  Er is behoefte aan meer duidelijkheid en eenduidigheid in de ondersteuning door de gemeente.

C.

Draagt bij aan alle ambities.

D.

2025 nog niet concreet nader te bepalen.

Duidelijkheid en eenduidigheid over de facilitaire ondersteuning.

C.

Ambitie 4: Duidelijke ondersteuning aan evenementen.

D.

Q4 2024.

NB. afhankelijk van de gemaakte keuze zoals beschreven in het beleid zal dit voor Wijkbeheer betekenen dat er een werkproces beschreven moet worden waarin registratie, facturatie een plek krijgen.

10

11

7. Subsidieregelingen

8. Aanpassingen APV

A.

A.

Kosten organiseren evenement.

B. De kosten van beveiliging, verkeersregelaars, EHBO rijzen de pan uit, wat kan hier aan gedaan worden? Kan hier bij subsidie verlening rekening mee worden gehouden? Er vindt geen indexering plaats van de subsidie terwijl de kosten wel jaarlijks behoorlijk stijgen. C.

Draagt bij aan alle ambities.

D. Fase 2 van het herijken van de subsidieregelingen start in Q2 2024, vanaf 2026 moeten deze regelingen effectief gebruikt worden.

Apv.

B. In de nieuwe organisatie structuur komt de verantwoordelijkheid voor de aanpassingen van de Apv te liggen bij het team Samenleving en Veiligheid. C.

Ambitie 3: Duidelijke vergunningverlening en handhaving.

D.

Q4 2024.

9. Aanpassing website

10. Evaluatie

A. De Website wordt zo gebruiksvriendelijk mogelijk ingericht, bijvoorbeeld door een sjabloon toe te voegen die kan ondersteunen bij het aanleveren van documenten.

A. Het evenementenbeleid is vastgesteld voor de periode 2024-2028. B. Een eerste evaluatie van dit evenementenbeleid inclusief uitvoeringsprogramma zal op de helft van deze periode worden gepland in 2026. Dan zal tevens duidelijk zijn of herijking aan de orde is.

B. Door aanpassingen door te voeren wordt het voor organisatoren eenvoudiger om hun aanvraag in een keer goed te doen, de beperkt de administratieve last. C. Ambitie 3: Duidelijke vergunningverlening en handhaving en ambitie 4: Duidelijke ondersteuning aan evenementen. D.

Q4 2024 en Q1 2025.

14

C.

Alle ambities.

D.

2026.

11. Onderzoek naar afsluiten collectieve evenementenverzekering

12. Onderzoek naar raamcontracten leveranciers

A. De gemeente onderzoekt het afsluiten van een collectieve evenementenverzekering voor alle evenementen tot een bezoekersaantal van 2500-3000.

A. De gemeente onderzoekt de behoefte en mogelijkheden om raamcontracten met leveranciers af te sluiten. B. Uit het onderzoek moet blijken of dit de kosten voor evenementen kan drukken en de administratieve last kan verlagen.

B. Wanneer na het onderzoek wordt besloten tot het afsluiten van een collectieve verzekering zorgt de gemeente voor een dekkende verzekering bij schade voor alle organisaties waardoor de regeldruk minder is, kosten worden bespaard, de ondersteuning en risicobeperking gewaarborgd zijn voor organisaties.

C. Ambitie 2: Duurzaam en toekomstbestendige evenementen en ambitie 4: Duidelijke ondersteuning aan evenementen. D.

C. Ambitie 2: Duurzaam en toekomstbestendige evenementen en ambitie 4: Duidelijke ondersteuning aan evenementen. D.

Q2 2025.

16

Q3 2025.

13. Onderzoek naar aanschaf hard plastic cups

14. Documentatie rondom evenementen

A. De gemeente Stein onderzoekt het aankopen van hard plastic bekers om deze uit te lenen aan evenementen.

A. De gemeente zorgt voor duidelijke info over verduurzamingsmogelijkheden voor evenementen middels een folder duurzaamheid. Zorgt tevens voor een duidelijke checklist evenementen zodat een organisatie direct weet of er een vergunning noodzakelijk is of dat er gebruik gemaakt kan worden van een melding.

B. Uit het onderzoek moet blijken of de gemeente hiermee evenementen helpt te verduurzamen en kosten te besparen. C. Ambitie 2: Duurzaam en toekomstbestendige evenementen en ambitie 4: Duidelijke ondersteuning aan evenementen. D.

B.

Extra ondersteuning aan organisaties , beperken regeldruk.

C. Ambitie 2: Duurzaam en toekomstbestendige evenementen en ambitie 4: Duidelijke ondersteuning aan evenementen.

Q4 2025.

D.

Q4 2025.

Financieel kader Totaal benodigd budget voor bovenstaand uitvoeringsprogramma:

18

2024

2025

2026

2027

€24.000

€19.000

€19.000

€19.000

Oktoberfeest Winter zonsondergang Foto: Priscilla (Foto: Femke Hoogewoning) Heijnen

Dat maakt Stein voor mij een bruisende gemeenschap