GEMEENTE STEIN - EVENEMENTENBELEID 20242028 - Cover EN Binnenwerk - Rondom afloop - v5
Tekst van het document
nodig is. Voor incidentele of collectieve
bedrijfsvoering van die inrichting vallen, zijn
gedaan.
C-evenement (risicogeval evenement)
geen evenement als bedoeld in de APV,
B-evenement (aandacht evenement)
A-evenement (regulier evenement)
Stap 4
Stap 5
Signaleren en adviseren
Besluiten op de aanvraag
Stap 6 Operationele voorbereiding
Stap 7 Uitvoeren van evenement
Stap 8 Evaluatie van het proces
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 7
54
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 7
55
Parade Mundial (Foto: Jo Goossens)
56
57
gaat om kleinschalige activiteiten. Het
• Aanwezigheid van publiek als
kans op geluidsoverlast groter dan bij een
vergunning nodig is en wanneer kan worden
bezoekersaantallen, met een maximaal
• Eventueel gebruik van verdovende
tijdsduur en het tijdstip van het evenement.
Plaatselijke Verordening Stein (APV) is
de gevels van de omringende woningen en
• Doel/verwachting van het publiek.
start of eindigt, kan dit het politieoptreden
vergunning is vereist. Daarnaast staan in de
maatregelen of benodigde inzet door de
Ruimtelijk profiel
maken.
Algemeen
toeschouwer of als deelnemer;
braderie. Hierbij wordt ook gekeken naar de
middelen of alcohol;
Als een evenement na zonsondergang
Er zijn duidelijke regels wanneer een
gaat hierbij om evenementen met lage
volstaan met een melding. In de Algemene
toelaatbaar geluidsniveau van 70 dB(A) op
geregeld wanneer voor een evenement een
waarbij aanvullende (verkeers- of veiligheids)
APV de voorwaarden opgenomen wanneer
gemeente of de hulpdiensten niet nodig is.
Evenemententerreinen moeten duidelijk
melding kan worden volstaan.
Vergunning
Bij statische evenementen zijn die grenzen
op basis van de risicoanalyse is een
Een evenement wordt in artikel 2:12/2:13
dan moet er een vergunning voor worden
evenementen zoals een hardloopwedstrijd.
behandeltermijn en de benodigde inbreng
toegankelijke verrichtingen van vermaak’.
bepaling, of het een A-, B- of C-evenement
watervoorziening en voorzieningen voor
bij eventuele ordeverstoringen moeilijker
gescheiden te zijn van de openbare ruimte.
De uiteindelijke classificatie (A, B of C)
Als een evenement niet meldingsplichtig is,
duidelijker te definiëren dan bij dynamische
hulpmiddel voor de behandelaanpak, de
van de APV gedefinieerd als ‘voor publiek
aangevraagd. Afhankelijk van de risico-
Denk verder aan de stroomvoorziening,
van de te betrekken adviespartners.
Dit betreft activiteiten in zowel de openbare
betreft, wordt de procedure bepaald.
crisisbeheersing en communicatie.
De hulpverleningsdiensten worden,
ook op eigen terrein.
Uitkomst risicoanalyse
De bereikbaarheid van het evenement is
om advies uit te brengen over de door de
Twee typen evenementen
hebben we met verschillende profielen te
in eerste plaats om de bereikbaarheid voor
De stappen die nodig zijn bij de behandeling
twee soorten ‘voor publiek toegankelijke
wijze te kunnen inschatten. De profielen
publiek. Daarnaast is de bereikbaarheid
evenement risicoklasse A (indieningstermijn
• Kleinschalige meldingsplichtige
het ruimtelijke en activiteitenprofiel. Op
verkeershinder en parkeerdrukte zullen zij
weken), zijn hieronder opgenomen. De
• Vergunningsplichtige evenementen.
zich? Is het een dynamisch (op meerdere
Veiligheid en risico’s spelen een belangrijke
evenement? En hoe zijn de voorzieningen
geen vergunning is vereist, maar met een
ruimte, in accommodaties en gebouwen als
afhankelijk van de classificatie, gevraagd
Bij het organiseren van een evenement
verbonden aan de locatie. Daarbij gaat het
organisator te treffen maatregelen.
De APV onderscheidt vanuit de wet
maken om het evenement op een juiste
de hulpdiensten en ontruimingsroutes voor
van een aanvraag tot vergunning voor een
verrichtingen van vermaak’:
waar op gelet wordt, zijn het publieksprofiel,
voor omwonenden van belang: hoeveel
6 weken) en B of C (indieningstermijn 12
welke doelgroep(en) richt het evenement
ervaren?
classificatie van het evenement en de daarbij
plekken) of statisch (op één plek)
Ook onderdeel van het ruimtelijk profiel zijn
de aanvraag, de risicoanalyse en artikel 2:25
evenementen;
behorende behandeltermijn, is gebaseerd op
de weersomstandigheden. Warm weer kan
van de APV.
verhit raken en dat alcoholgebruik sneller
De geschetste gemeentelijke procedure is
Het type bezoeker speelt een belangrijke
hebben invloed op het animo om de
tijdige indiening van een complete aanvraag
Op welke doelgroep(en) richt het
omstandigheden leveren problemen op,
Niet alle publieksactiviteiten in de
Denk dan aan:
Er moet rekening gehouden worden met
zijn een vergunningsplichtig evenement.
• Is het aannemelijk, voorspelbaar of
(lucht en water (bij sport), windsnelheid en
geregeld?
ertoe leiden dat de gemoederen sneller
evenementen waarvoor een melding wordt
Publieksprofiel
uitloopt op ordeverstoring. Regenbuien
qua aangegeven termijn gebaseerd op de
gedaan.
rol bij de risicobepaling van een evenement.
openbare orde te verstoren. Winterse
voor een vergunning.
evenement zich?
zoals onderkoeling, sneeuw, fouilleren.
1. Intake en afmaken van de aanvraag door
• Wat weten we van het type bezoeker?;
de te verwachten weersomstandigheden
rol bij elk evenement, dus ook bij de kleine
Melding openbare ruimte van de gemeente Stein Kleinschalige activiteiten, zoals een
niet-commercieel straatfeest of een
een evenement zullen bezoeken?;
buurtbarbecue zijn op grond van de APV-
• De te verwachten opkomst, leeftijds-
geldt dat het bij meldingen overwegend
• Kennis over en ervaring met bezoekers;
meldingsplichtig. Als algemene richtlijn
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 7
gevoelstemperatuur).
bekend dat bepaalde specifieke groepen
Activiteitenprofiel
Iedere activiteit brengt specifieke risico’s
opbouw en omvang van het publiek;
met zich mee. Bij een muziekconcert is de
58
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 7
de organisator, eventueel samen met de gemeente;
2. Ontvangst van de aanvraag door gemeente;
3. Behandeling van de aanvraag door gemeente;
4. Besluit nemen over de aanvraag door gemeente.
59
1.
2.
3.
4.
Intake en afmaken aanvraag
Ontvangst aanvraag door gemeente
Intake en afmaken aanvraag
Ontvangst aanvraag door gemeente
De medewerker evenementen van de
De aanvraag wordt door de gemeente
De gemeente toetst iedere complete
A-evenement
van de in de jaarkalender opgenomen
formeel gecontroleerd op tijdigheid
risicoanalyse op alle onderdelen
externe partners bij A-evenementen
gemeente benadert de organisator
evenementen minstens vier weken voor de indieningstermijn van de aanvraag. Dat betekent voor A-evenementen 10 weken en voor B- en C-evenementen 16 weken voor aanvang van het evenement.
De intake is gericht op ondersteuning en afronden van de aanvraag door
de organisator van het evenement.
Hierdoor is de organisator in staat een
complete aanvraag inclusief de daarbij behorende bescheiden en aanvragen
ingeboekt op datum ontvangst en
en volledigheid. Als de aanvraag niet
op tijd is ingediend, kan de gemeente
aanvraag met gebruik van de
Bij positieve advisering van de in- en
van de aanvraag. Dit geldt dus ook
verleent de gemeente de gevraagde
voor aanvragen voor terugkerende
besluiten de aanvraag niet te handelen.
evenementen. De scan wordt door de
Als de aanvraag niet compleet is of
medewerker vergunningen APV en
meer aanvullende informatie nodig
Bijzondere wetten uitgevoerd.
is, wordt de organisator gevraagd de ontbrekende gegevens binnen een
Ieder aanvraag tot vergunning wordt
aan te leveren. De beslistermijn wordt
de in- en externe adviespartners. Bij
redelijke termijn (twee tot vier weken)
ter advisering wordt voorgelegd aan
opgeschort tijdens de termijn voor
A-evenementen met het verzoek om
het aanleveren van de aanvullende
in beginsel binnen 14 dagen schriftelijk
gegevens.
advies uit te brengen. Indien binnen deze termijn geen advies wordt
voor eventuele overige benodigde
uitgebracht, wordt van een positief
vergunningen of ontheffingen (zoals
advies en kan worden volstaan met de
ontheffing artikel 35 Alcoholwet, RVV
standaardvoorwaarden.
of Wegenverkeerswet e.a.) in te dienen.
Aanvragen voor B- en C-evenementen
Worden de gevraagde gegevens
worden verder besproken in het
niet op tijd aangeleverd, dan mag de
organisator deze nog aanvullen. Doet de organisator dat niet, dan kan de
gemeente besluiten in samenwerking met artikel 4:5 Algemene wet
deze vergunning gelden vaak alleen de zogenaamde standaardvoorschriften of -beperkingen over de openbare orde,
openbare veiligheid, volksgezondheid en voor milieubescherming waar de aanvrager aan moet voldoen. De
gemeente stuurt deze standaardvoorschriften of -beperkingen
ook mee met de vergunning. In
een enkel geval kan het gaan om
aanvullende maatwerkvoorschriften of –beperkingen. Deze worden
dan nadrukkelijk in de vergunning opgenomen.
B- en C-evenement
de gemeente doorgenomen met de
externe partners bij C-evenementen
wordt de aanvraag onder regie van
Bij positieve advisering van de in- en
in- en externe adviespartners. Ook de
bereidt de gemeente de vergunning
om aan dit overleg deel te nemen.
te handelen.
voorschriften of beperkingen. Voor
evenementenoverleg. In dit overleg
organisator kan worden uitgenodigd
bestuursrecht, de aanvraag niet verder
vergunning met de bijbehorende
met aanvullende voorschriften of
beperkingen voor ter bespreking met de burgemeester. Gaat Als de burgemeester akkoord, dan
wordt de definitieve vergunning
met de bijbehorende voorschriften of beperkingen opgesteld en verleend. Doorgaans worden
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 7
60
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 7
61
B- en C-evenementen aanvullend
capaciteitsplanning en de mogelijkheid
maatwerkvoorschriften of -beperkingen
evenementen. Op deze manier
beperkingen worden vastgesteld op
vroegtijdig gesignaleerd en ontstaat
externe adviseurs en kunnen gaan over
zetten. De vooraankondigingen worden
volksgezondheid of bescherming van het
van het evenementenjaar verzameld en
is sprake van de multidisciplinaire
van 2023 voor het jaar 2024).
Veiligheidsregio. De gemeente vertaalt
Te vroeg ingediende aanvraag of
op de altijd geldende standaard
tot spreiding van (grootschalige)
gesteld. Deze voorschriften of
wordt samenloop van evenementen
basis van de advisering van de in- en
de mogelijkheid om spreiding in te
de openbare orde, openbare veiligheid,
in het najaar van het jaar voorafgaand
milieu. Bij complexe B- en C-evenementen
beoordeeld (bijvoorbeeld in het najaar
advisering onder coördinatie van de
dit integrale advies naar voorschriften of
vooraankondiging
beperkingen in de vergunningen.
Een aanvraag of vooraankondiging die
Doorleefsessie
goed worden beoordeeld. In de tijd
veel te vroeg wordt gedaan, kan niet
Als voor een aanvraag Multi-advisering
tussen de aanvraag of vooraankondiging
volgt er altijd een doorleefsessie. De
wijzigen. Ook kan de omgeving wijzigen
weken voor het evenement plaats via de
ontwikkelingen voordoen die van
Deelnemers zijn de operationeel
gemeente.
tijdens het evenement.
Als tussen de datum van de aanvraag of
Vooraankondiging
het evenement zal plaatsvinden één
benodigd was in het voortraject,
en het evenement kunnen de regels
doorleefsessie vindt uiterlijk twee á drie
en kunnen zich maatschappelijke
beschreven werkwijze in de handreiking.
invloed kunnen zijn op het besluit van de
leidinggevenden en de diverse diensten
vooraankondiging en de datum waarop
Vooraankondigingen hebben tot doel
kalenderjaar zit, dan is het te vroeg om
vroegtijdig stadium te informeren
te kunnen beoordelen. Bijvoorbeeld: In
het kalenderjaar voorafgaand aan het
2024 een aanvraag of vooraankondiging
benadert de gemeente organisatoren om
Bij een te vroeg ontvangen aanvraag
in te dienen. De vooraankondigingen
gemeente een onderbouwing met de
in een vroegtijdig stadium inzicht in hun
worden behandeld.
de gemeente en hulpdiensten in een
de aanvraag of vooraankondiging goed
over de geplande evenementen. In
het jaar 2023 kan alleen voor het jaar
jaar waarin het evenement plaatsvindt,
worden ingediend.
een vooraankondiging van het evenement
ontvangt de aanvrager vanuit de
geven de gemeente en de (hulp)diensten
reden waarom de aanvraag niet zal
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 7
Carnaval Mundial (Foto: Jose Swelsen)
62
63
7.4
Toezicht en Handhaving
partners om toezicht te houden en indien
mogelijkheid om een strafrechtelijke sanctie
De gemeente zorgt voor tijdige
Afhankelijk van de aard en ernst van
op de gemeentelijke website en
Naast vergunningen is ook toezicht
nodig te handhaven.
(boete) op te leggen.
besluitvorming met vermelding hiervan
wordt er gehandhaafd. Enerzijds wil
Een organisator die eerder of vaker
de geconstateerde overtreding of het
zorgt bij alle evenementen dat er een
evenementvriendelijke gemeente zijn.
vergunningvoorschriften of -beperkingen
gemeente welke bestuurlijke maatregel
van een vergunning is een besluit in de
activiteiten en evenementen instaan voor
kwijtraken. De burgemeester kan afhankelijk
college beschikt over diverse bestuurlijke
wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit
gemeente om binnen het spanningsveld
laatste waarschuwing gegeven wordt of
veiligheid te beschermen.
worden aan de belanghebbende(n).
te brengen. De focus ligt daarbij op het
organisator wordt geweigerd. Zowel bij
Communicatie bij evenementen
beschikking en valt daarom wat betreft de
en gezondheid. In bepaalde situaties kan dit
nadrukkelijk gemotiveerd moeten worden
hebben en houden van draagvlak
de term 'bekendmaking' wordt gedoeld
gaan op de keuze voor het bruisende dorp.
opgezegd.
communicatie. Vroegtijdige afstemming
een besluit aan de betrokkenen dat het
Organisatie
Tijdens het evenement
ondernemers kan leiden tot een soepel
verkrijgen. Denk hierbij aan de aanvrager
is verantwoordelijk voor de communicatie
Bekendmaking geschiedt door toezending
nodig op evenementen en zo nodig de gemeente Stein een levendige en
de bepalingen in de APV en de
niet nakomen van afspraken, beslist de
publicatie plaatsvindt. Het verlenen
Anderzijds moeten organisatoren van deze
heeft overtreden, kan het vertrouwen
passend is. De burgemeester, dan wel het
zin van art. 1:3 lid 1 van de Algemene
de veiligheid en leefbaarheid. Het is aan de
van de omstandigheden besluiten dat een
instrumenten om de openbare orde en
besluit dient bekend gemaakt te
tussen beide belangen de balans aan
dat een eerstvolgende aanvraag van die 7.5
De evenementenvergunning is een
Een belangrijk aspect in het creëren,
‘bekendmaking’ onder art. 3:41 Awb. Met
voor evenementen is goede en tijdige
op het zodanig ter kennis stellen van
tussen een organisator(en), inwoners en
besluit zijn werking als rechtshandeling kan
De diensten met toezichthoudende
verloop van het evenement. De organisator
van een evenement zoals een muziekfestival.
toezicht en handhaving, wil de gemeente
evenement. Wanneer overtredingen van
voor, tijdens en na het evenement.
of andere geschikte wijze zoals publicatie in
veiligheid en leefbaarheid behouden. De
of andere wettelijke voorschriften worden
Communicatie voor het evenement
waarborgen van de veiligheid, leefbaarheid
een waarschuwing als een weigering zal
betekenen dat deze aspecten voor moeten
waarom het vertrouwen in de organisator is
Zowel in de begeleiding van organisatoren in het vergunningentraject, als ook bij
taken houden toezicht tijdens het
Stein de balans tussen ambities en
vergunningvoorschriften of -beperkingen
een dag- of nieuwsblad van de gemeente.
gemeente wil daarbij binnen de gestelde
vastgesteld, volgt er eerst een mondelinge
We vragen organisatoren om bij
Communicatie rondom het evenement
voldoende ruimte geven om initiatieven
hersteld, dan wordt er een rapportage
omwonenden, ondernemers en eventuele
van) een evenement ligt primair bij de
kunnen organiseren.
verzonden. Bij herhaalde overtreding wordt
zijn gebracht van het evenement, dan wel
evenement, dan vragen we de organisator
De organisator is verantwoordelijk voor
ernstige overtredingen wordt het bestuur
Wij brengen eventuele ontvangen klachten/
het evenement een informatiebrief te
aandacht van de evenementenorganisator.
houden we een termijn aan van 1 week.
kaders organisatoren van evenementen
waarschuwing. Wordt de overtreding niet
de aanvraag aan te geven hoe de
De communicatie rondom (de uitvoering
te kunnen ontplooien en evenementen te
opgemaakt en een waarschuwingsbrief
andere belanghebbenden op de hoogte
organisator. Is er sprake van een B- of C –
er een last onder dwangsom opgelegd. Bij
zijn gevraagd naar hun mening hierover.
om hierover uiterlijk twee weken voor
een veilig, ordelijk en rustig verloop van
standaard geïnformeerd.
meldingen tijdens de evaluaties onder de
verspreiden. Voor een A- evenement
zoals beveiliging, verkeersregelaars,
Als blijkt dat de organisator zich niet aan
ervoor zorgen dat voor, tijdens en na
gehouden, kunnen er consequenties
aanvraag rekening houden met de klachten/
afbouw(periode), begin- en eindtijden,
in stand blijft. Dit houdt dus ook in dat
bestuurlijke waarschuwing tot onmiddellijke
nieuw evenement of een nieuwe locatie,
bereikbaarheid tijdens het evenement,
gedragingen op/tijdens het evenement een
instantie wordt na constatering van een
bespreken hoe hij het beste omwonenden,
en dergelijke opgenomen. Gaat het om
tijdens en na het evenement. Dit doet niks
de situatie te herstellen. Daarnaast heeft de
kan betrekken, informeren en draagvlak kan
aan een goede procedure voor klachten en
een evenement. Via private diensten
In deze brief is de relevante informatie
EHBO en dergelijke, kan een organisator
de voorschriften of beperkingen heeft
Deze organisator moet bij de volgende
over de datum/data, locatie(s), op- en
het evenement de veiligheid en orde
zijn. Een maatregel kan variëren van een
meldingen. Daar waar sprake is van een
geluidsnormen, verkeersmaatregelen,
de organisator bewust is dat bepaalde
stillegging van een evenement. In eerste
kan de organisator samen met de gemeente
bereikbaarheid van een contactpersoon
negatieve uitwerking kunnen hebben, voor
overtreding gewaarschuwd met het doel
ondernemers en overige belanghebbenden
toezicht en handhaving, dan is behoefte
af aan de verplichting van de gemeente en
BOA of een medewerker van de politie de
creëren.
meldingen nodig voor, tijdens en na een
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 7
64
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 7
65
evenement. De evenementencoördinator
voert hier de regie over en communiceert
omgeving voldoende te waarborgen;
hierover met alle betrokkenen. Belangrijke
• ziet toe op de naleving van deze
gemeente tijdens een evenement,
• kan desgewenst een deel van het
punten zijn de bereikbaarheid van de
werk door medewerkers laten
en toezichthoudende instanties. En de
doendat vergunningverlenende of
overtredingen en eventueel te nemen
burgemeester.
mogelijkheden voor het optreden tegen
evenementen.
7.7
7.6
Betrokken diensten en organisaties van
multidisciplinair geëvalueerd met de
belast met het realiseren van de gewenste
en alle overige betrokken organisaties. Voor
veiligheid en het eventueel herstellen van
gebaseerd op ontvangen klachten en/of
Zij zijn de eerst aangewezenen om:
met de organisator besproken.
• noodzakelijke maatregelen te treffen
evenementenorganisator, de (hulp)diensten
veiligheid, de handhaving van de bestaande
de A- en 0- evenementen is de evaluatie
onveiligheid.
meldingen. Deze worden in een overleg
• risico’s over de veiligheid te analyseren;
Rollen en verantwoordelijkheden
bij evenementen
Bij het voorbereiden, beoordelen en
realiseren van een zo goed mogelijke
veiligheidsorganisatie van een evenement
om geldstromen en doelstellingen te
Hoe zien wij de rol van
combineren, zodat praktisch en financieel steeds meer hand in hand gaan.
en stakeholders in Stein?
verschillende disciplines
de organisator van het evenement, zijn
zien. Ook verwachten we dat partijen steeds
evenementenorganisaties, partners
Betrokken diensten en organisaties van
De B- en C-evenementen worden
makkelijker samenwerkingsmogelijkheden meer zullen zoeken naar mogelijkheden
toezichthoudende werk dan namens de
verschillende disciplines, waaronder
partijen van elkaar kunnen leren en daardoor
ook het NHEV.
uitvoeren. Deze medewerkers
Communicatie na het evenement
transparanter en uitnodigend werken, zodat
van taken en verantwoordelijkheden zie
maatregelen. Deze afspraken zijn niet van toepassing op meldingsplichtige
Evenementenorganisaties kunnen
rollen en een toelichting op de verdeling
voorschriften;
rollen, taken, verantwoordelijkheden en afstemming met andere hulpdiensten
Voor uitgebreidere informatie over de
evenement voor het publiek en de
Deze rol is vooral het actief inhoudelijk
Daarnaast wordt met dit evenementenbeleid
meedenken en betrokken zijn. De
bij de organisaties. De organisatie is
verdere samenwerking kunnen nog meer
onderliggende stukken. De gemeente zal
vormgeven en uitvoeren van ambities,
meer verantwoordelijkheid gelegd
mogelijkheden voor cross-overs en
verantwoordelijk voor de planvorming en
worden benut. De samenwerking tussen
hierin geen rol van betekenis spelen.
evenementenorganisaties en (culturele) instellingen, sportverenigingen, lokale
partners en bedrijfsleven biedt nog meer
kansen. Dit vraagt om een open houding en het gezamenlijk zoeken naar verbindingen: op inhoud, thema, locatie, tijdstip en planning.
en de restrisico’s te benoemen en te beperken;
• overlast zoveel mogelijk te voorkomen en te beperken;
Samenwerken = verbinden
• nadelige effecten op de omgeving te voorkomen of te beperken.
zijn verschillende partijen betrokken.
Iedere partij heeft hierin een eigen rol
De organisator
doorgaans als volgt verdeeld:
verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig
Burgemeester
• Zowel in de voorbereidingsfase, de
en verantwoordelijkheden. Deze zijn
De burgemeester is verantwoordelijk voor het handhaven van de openbare orde en
voor de algehele handhaving van openbare veiligheid in haar gemeente. Zij:
Inhoud
Thema
Locatie
De organisator van een evenement is
Tijdstip
Planning
verloop ervan:
realisatiefase als ook in de afbouwfase;
• Zowel binnen bouwwerken, het eigen
Evenement
evenemententerrein als in de (nabije)
omgeving waarvan men gebruik maakt.
• stelt de voorschriften op in de
evenementenvergunning om de
veiligheidsorganisatie rondom een
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 7
66
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 7
67
Hoofdstuk 8 Ambitie 4 - ondersteuning bij evenementen Urpop (Foto: Giel Scholtes)
68
69
Hoofdstuk 8 Ambitie 4 ondersteuning bij evenementen De afspraken rondom ondersteuning door de gemeente voor evenementen komt er vanuit dit nieuwe evenementenbeleid als volgt uit te zien:
te groot budget, vragen de gemeente eerder om ondersteuning. De kosten
voor materialen kunnen, alles bij elkaar (afhankelijk van de grootte van het
8.1
Materiële ondersteuning Zoals eerder gesteld dragen evenementen bij aan de leefbaarheid en onderlinge
verbondenheid tussen de bewoners. Vaak
zijn deze evenementen langs de openbare
weg. Om deze evenementen allemaal (veilig
en duurzaam) te kunnen laten verlopen, zijn er diverse zaken nodig. De eisen hiertoe
worden, o.a. van de hulpdiensten, GHOR,
Veiligheidsregio maar ook van de provincie, steeds strenger. Mede oorzaak hiervan is
natuurlijk het behouden van de veiligheid: bij een evenement komen veel mensen
samen. Het is begrijpelijk dat hoge eisen worden gesteld aan het handhaven van
de veiligheid. Hulpdiensten vereisen vaak
speciale calamiteitenroutes die vrij moeten blijven voor noodgevallen.
Er zit vaak een groot verschil tussen het organiserend vermogen van de
verschillende evenementenorganisatoren. De meer professionele organisatoren regelen veel dingen zelf. Maar de
organisatoren die veel met vrijwilligers
moeten werken en met een vaak niet al
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 8
evenement) soms oplopen tot duizenden
euro’s. Er ontbreken momenteel duidelijk
op papier vastgelegde afspraken hoe met zulke verzoeken moet worden omgegaan en welke vergoedingen in dan gelden.
Dit leidt er nu toe dat de voorzieningen
vanuit de gemeente per evenement kunnen verschillen. De huidige werkwijze is verder
niet kostendekkend. Dit is een onwenselijke situatie om te voorkomen dat we de verkeerde verwachtingen afgeven.
Via deze paragraaf komen we tot duidelijke richtlijnen hiervoor, zodat voor iedereen duidelijk is waar organisatoren aan toe
zijn voor het ter beschikking stellen van
concurrentie vanuit de overheid te
worden gedaan voor stichtingen of
uitvoert. De wet bevordert een gezond
commercieel worden aangemerkt.
voorkomen als zij economische activiteiten
verenigingen, dat deze dan als niet
ondernemersklimaat in Nederland.
Inkomsten worden dan gereserveerd ter
De ACM (Autoriteit Consument en
een volgend evenement. Echter op het
deze wet houden. Het uitlenen van
een hogere vergoeding uitbetaalt dan de
partijen moet markt-conform gebeuren,
deze stichting wel als commercieel.
met de Wet Markt en Overheid. Het heeft
BV, NV, Eenmanszaak of VOF worden
financiering en dekking in de kosten van
Markt) let erop dat overheden zich aan
moment dat een stichting de bestuursleden
gemeentelijke materialen aan commerciële
vrijwilligersvergoeding beschouwen wij
omdat anders in strijd wordt gehandeld
Organisatoren met de entiteit van een
echter de voorkeur dit uitlenen aan de
als commercieel aangemerkt en zijn dus
private markt zelf over te laten.
uitgesloten.
Commerciële evenementen/partijen
Uitlenen materialen aan organisatoren
Commerciële evenementen zijn
van evenementen
(bv entree, kaartverkoop, sponsoring,
voor de veiligheid tijdens evenementen.
horeca) inkomsten genereren/winst maken.
eerste instantie verantwoordelijk is voor
van het lenen van gemeentelijke materialen
zodat het evenement veilig verloopt. De
en Overheid moet namelijk uitleen van
benodigde evenementenvergunning die
gebeuren omdat de gemeente hiermee
aanvragen voor het mogen houden van het
markt, die hierin ook kan voorzien. Het
vanuit de gemeente in geval het alleen een
evenementen die als doel hebben direct
Organisatoren zijn zelf verantwoordelijk
consumptiebonnen) of indirect (bv catering,
Dit betekent dat de organisator in
Commerciële partijen worden uitgesloten
het regelen van de benodigde materialen
voor evenementen. Vanwege de Wet Markt
eisen daartoe worden opgenomen in de
gemeentelijke materialen marktconform
organisatoren bij de gemeente moeten
namelijk anders concurreert met de private
evenement. Dan wel in de toestemming
uitlenen conform marktconforme tarieven
melding plichtig evenement betreft.
elkaar uit.
Niet commerciële evenementen
Daarom kiest de gemeente er voor om
commerciële partijen mag wel onder de
commerciële partijen onder de kostprijs
van algemeen belang voor zijn. In dit geval
te sluiten van het lenen van gemeentelijke
daaronder.
kunnen de benodigde materialen voor
Niet commerciële partijen kunnen door de
Concreet betekent dit dat als er aanvragen
van een basispakket bestaande uit:
en het uitlenen onder de kostprijs sluit
materialen voor evenementen in de gemeente Stein.
Wet Markt en Overheid (wettelijk en juridisch kader) Vanuit De Wet Markt en Overheid is 1
van de 4 gedragsregels dat overheden producten of diensten niet onder de
redenen van algemeen belang aan niet
kostprijs worden gedaan als daar redenen
uit te lenen, maar commerciële partijen uit
vallen sociale verbinding en leefbaarheid
materialen. Commerciële partijen
kostprijs mogen aanbieden bij de
doorberekening van kosten. Het doel van
evenementen huren bij marktpartijen.
de Wet Markt en Overheid is om oneerlijke
70
Het uitlenen van materialen aan niet
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 8
gemeente Stein kosteloos voorzien worden
71
evenementen benadert organisatoren actief
• Dranghekken;
van het proces met een initiatiefnemer in
en biedt ondersteuning in de opmaat naar
• Hekwerken;
gesprek te gaan over wederzijdse belangen,
een complete vergunningaanvraag. Daartoe
Verkeersregelaarshesjes, lint en
zijn we klantvriendelijk en komen we snel
wordt een vooroverleg geïnitieerd.
standaard bebording.
tot een voor beide partijen acceptabele
Het doel is op een toegankelijke wijze
oplossing. De gemeente is regisseur en
uitleg te geven over de meest relevante
Hierbij gelden de volgende voorwaarden:
verbinder. Dit betekent dat de gemeente,
regels en richtlijnen en de organisator te
• Het evenement zorgt voor sociale
daar waar nodig afstemmingsoverleg tussen
ondersteunen bij de kwaliteitsverbetering
verbinding en levert een bijdrage aan de
evenementenorganisaties, intermediairs,
van de aan te leveren gegevensstroom.
leefbaarheid binnen de gemeente Stein;
• De organisatoren moeten de materialen
In dit overleg kunnen ook onderwerpen
• Indien de materialen door de gemeente
resultaten van de monitoring aan de orde
(horeca) ondernemers en inwoners
stimuleert en waar nodig, begeleidt.
als subsidiëring en doorontwikkeling c.q.
zelf ophalen en terugbrengen.
Evenementencafé
komen.
gebracht en gehaald moeten worden,
Vanuit de participatiesessies is de behoefte
De medewerker evenementen opereert
zijn de bijkomende kosten voor de
ontstaan om een aantal keer per jaar een
binnen de kaders van het integrale
organisator;
evenementencafé te organiseren. Een
uitvoeringskader en werkt nauw samen met
• Bebording op maat of bebording met
moment om nieuwe ontwikkelingen of
de betrokken afdelingen van de gemeente.
eigen tekst kan tegen extra kosten.
bestaande zaken met elkaar te delen en
• De materialen zijn leverbaar als ze niet al zijn uitgeleend;
te bespreken. Dit is ook een moment om 8.3
Om organisatoren financieel te
• Als materialen beschadigd worden of
organisatoren samenwerken met elkaar en
ondersteunen bij het evenement kan er
kwijt raken, dient de organisator deze te
met de gemeente.
een subsidie aangevraagd worden. Voor de
vergoeden;
mogelijkheden en de voorwaarden rondom
• De gemeente gaat zelf geen hekwerken
Promotie van evenementen
het verkrijgen van een subsidie, verwijzen
huren om hekwerken te kunnen uitlenen.
8.2
te netwerken en ervoor te zorgen dat
Financiële ondersteuning
De gemeente zal de verschillende
we naar het subsidiebeleid. Daarin zijn
evenementen promoten via de
de financiële ondersteuning en daarvoor
Personele ondersteuning
activiteitenkalender op de website van de
geldende voorwaarden opgenomen.
Evenementen coördinator/
gemeente. Door alle evenementen hierin op te nemen, geven we een goed beeld
vergunningverlener. Op dit moment bedraagt de formatie van de evenementen coördinator 4 uur per
week. Binnen VTH heeft het de voorkeur
om de werkzaamheden van evenementen coördinator en vergunningverlener
8.4
Te denken valt hierbij aan de
gemeente. Daarnaast onderzoeken we
evenementenloket, het evenementen
of het mogelijk is om aanplakzuilen te
café, activiteitenkalender, promotie van
evenementen via Maaskentjer enzovoort.
van is aangegeven dat er 4-6 uur binnen de
De gemeente wil met dit evenementen-
De medewerker evenementen is het
Onder meer door de processen efficiënter
aanspreekpunt voor organisatoren
proactieve, ondersteunende en adviserende
of ondersteuning. De medewerker
ontwikkelingsgericht aan de voorkant
beschikbare formatie kan worden ingezet.
beleid ook de dienstverlening verbeteren.
gezicht naar buiten. Hij/zij is het eerste
in te richten en door als gemeente een
voor vragen over vergunningverlening
rol aan te nemen. Door proactief en
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 8
evenementen en activiteiten in onze
doorontwikkeling van het digitale
onder te brengen in 1 functie en dit dan
medewerker evenementen te noemen. Hier
aan onze inwoners over de verschillende
Netwerk ondersteuning
plaatsen.
72
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 8
73
Hoofdstuk 9 Hoe gaan we dit doen?
Meiboum-fjès (Foto: Jose Swelsen)
74
75
Hoofdstuk 9 Hoe gaan we dit doen? Na vaststelling van het evenementenbeleid zullen we alle acties die nodig zijn om dit evenementenbeleid verder tot uitvoering te brengen en de bijbehorende financiële vertaling uitwerken in een uitvoeringsprogramma. Dit uitvoeringsprogramma wordt vervolgens vastgesteld door het college. Urpop (Foto: Hen Breuls)
De onderwerpen die we vanuit dit
evenementenbeleid oppakken, zullen we verder omschrijven en voorzien van een budget.
Ook de onderwerpen die vanuit de
participatiebijeenkomsten zijn besproken en die wij belangrijk vinden voor het
evenementenbeleid, nemen we hier in mee.
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 9
76
77
Hoofdstuk 10 Subsidies
Parade Mundial (Foto: Jo Goossens)
78
79
Hoofdstuk 10 Subsidies Het subsidiebeleid zal ook worden aangepast. In dit
Ambitie 3:
subsidiebeleid worden de verschillende regelingen
Duidelijke vergunningverlening en
uitgewerkt waar
handhaving
organisatoren van evenementen aanspraak op kunnen maken. Dit nieuwe subsidiebeleid zal een
Ambitie 4:
ingangsdatum hebben per 2026.
Duidelijke ondersteuning aan evenementen
Alfa Bier Limburg Trofee (Foto: Alfa Bier Limburg Trofee )
In eerste instantie was het uitgangspunt dat het evenementenbeleid samen met het nieuwe subsidiebeleid in dezelfde raadsvergadering
• Het subsidiebeleid moet de volgende 5
categorieën evenementen ondersteunen:
behandeld zou gaan worden echter dit is gedurende het proces aangepast. Elk beleid volgt op dit moment de eigen weg naar de raad waarbij dit evenementenbeleid geldt als input voor het subsidiebeleid.
1. Culturele en muziek evenementen; 2. Sportevenementen;
3. Maatschappelijke evenementen; 4. Evenementen rondom eren en gedenken;
Toekennen van subsidies In dit nieuwe subsidiebeleid leggen we
5. Sociale verbinding.
de richtlijnen vast die bepalen wanneer
Ook worden er subsidiecategorieën
evenement. Belangrijke uitgangspunten
bovenlokale of regionale karakter van het
evenementenbeleid zijn:
ook subsidies mogelijk voor eenmalige
je recht hebt op subsidie voor het
benoemd die aansluiten op het lokale,
voor het nieuwe subsidiebeleid vanuit dit
evenement. Binnen het subsidiebeleid zijn
• Het evenement moet een bijdrage
bijzondere evenementen zoals bijvoorbeeld
leveren aan onze ambities:
Ambitie 1: Kwalitatief evenementenaanbod
een sporthuldiging. Met het nieuwe
subsidiebeleid geven wij een prikkel aan organisatoren van evenementen om te
blijven vernieuwen of verbeteren en bieden wij kansen aan nieuwe initiatieven.
Ambitie 2: Duurzaam en toekomstbestendige evenementen
Unieke evenementen in de gemeente
die een belangrijke functie vervullen in
de gemeentelijke culturele infrastructuur
kunnen een structurele subsidie ontvangen.
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 10
80
81
Hoofdstuk 11 Evaluatie en slotwoord
Conincx Pop terrein (Foto: Conincx Pop)
82
83
Hoofdstuk 11 Evaluatie en slotwoord Het vaststellen van het evenementenbeleid is een momentopname. Wensen en behoeften veranderen in de loop der tijd. Behoeften van organisatoren en lokale of landelijke politieke ontwikkelingen kunnen het noodzakelijk maken om beleidsonderdelen aan te passen. Als er daadwerkelijk reden is om de visie
Parade Mundial (Foto: Jo Goossens)
en ambities rondom evenementen bij te stellen, dan vraagt dat om het herzien van het hele beleid. Dat hoeft niet iedere vier jaar te gebeuren. In de praktijk kan het ook gebeuren dat
bepaalde keuzes niet het gewenste effect opleveren of dat bepaalde zaken verder geregeld moeten worden. De inzichten rondom de uitvoering van het beleid
kunnen daarnaast veel sneller verouderd zijn. Daarom vinden we het belangrijk
om het uitvoeringskader iedere twee jaar
opnieuw te bespreken en zo nodig aan te
passen. Als aanpassingen nodig zijn, neemt het college een wijzigingsbesluit. Deze
opzet van het evenementenbeleid blijft dan
van kracht, maar de wijzigingen worden wel duidelijk gemarkeerd.
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Hoofdstuk 11
84
85
Bijlage Begrippenlijst
Zwitsers cruiseship (Foto: Jan Janssen)
86
87
Begrippenlijst APV
Inclusie
Algemene Plaatselijke Verordening
Betekent dat mensen met een beperking
Bbgbop / Brandveiligheidsbesluit
In een inclusieve samenleving kunnen mensen
meedoen in de samenleving, en erbij horen.
Bbgbop oftewel Besluit brandveilig gebruik en
met een beperking precies dezelfde dingen
brandveilig gebruik)
zelfstandig reizen, zelfstandig stemmen en zelf
Raamwet
Dit geldt niet alleen voor mensen met een
basishulpverlening overige plaatsen (hierna:
Een wet die het kader aangeeft, maar die de
doen als mensen zonder beperking. Bijvoorbeeld beslissen waar ze wonen en naar school gaan.
beperking maar ook voor mensen met beperkte
verdere uitwerking van andere regelingen bij
financiële mogelijkheden.
bestuur overlaat.
LID
Urpop (Foto: Giel Scholtes)
een verordening of algemene maatregel aan het Landelijke Inspectie Dienst
VRLZ Veiligheidsregio Limburg Zuid
NVWA Nationale Voedsel en Waren Autoriteit
0-evenement Meldingsplichtig evenement
Wet Dieren
A-evenement
waarin een integraal kader voor regels over
De Wet dieren is een Nederlandse kaderwet
Een voor het publiek toegankelijke samenkomst
gehouden dieren en daaraan gerelateerde
voorbereiding en uitvoering door één of meer
1 januari 2013 van kracht. Deze wet is een
of vermakelijkheid waarbij operationele
onderwerpen is vastgelegd. De wet is sinds
OOV-diensten niet noodzakelijk worden geacht.
raamwet, die nader wordt ingevuld met
B-evenement
ministeriële regelingen.
algemene maatregelen van bestuur en
Een voor het publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarbij operationele
DHW
voorbereiding en uitvoering door een of meer
Drank en Horeca Wet tegenwoordig de
OOV-diensten voorstelbaar worden geacht.
Alcoholwet.
C-evenement
Awb
Een voor het publiek toegankelijke samenkomst
Algemene wet bestuursrecht
of vermakelijkheid waarbij operationele
voorbereiding en uitvoering door een of meer OOV-diensten noodzakelijk worden geacht.
Gemeente Stein / Evenementenbeleid 2024-2028 / Bijlagen
88
89
Festivalterrein Conincx Pop (Foto: Robbert Ridderbeekx Photography)
Winter zonsondergang (Foto: Femke Hoogewoning)
Dat maakt Stein voor mij een bruisende gemeenschap