Bijlage 4 - VRZL Concept accountantsverslag 2023 - bevindingen

Veiligheidsregio Zuid-Limburg

Accountantsverslag CONCEPT XX april 2024

1. Samenvatting Voorgenomen strekking controleverklaring en status controle De voorgenomen strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 is goedkeurend. Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol accountantscontrole 2023 Veiligheidsregio Zuid-Limburg en de Regeling Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2023 vallen.

De voorgenomen strekking van de controleverklaring is goedkeurend.

Als gevolg van de aanpassing van de Gemeentewet verstrekt de accountant vanaf begrotingsjaar 2023 geen oordeel meer over de jaarrekening als geheel. De wetgeving die het mogelijk moet maken om verantwoording over de financiële rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties (de zogenaamde rechtmatigheidsverantwoording) in de jaarrekening 2023 op te nemen is echter onvolledig aangepast. Hierdoor ontbreekt een sluitend wettelijk kader voor: 1. het opstellen van een jaarrekening met daarin een rechtmatigheidsverantwoording; en 2. de accountantscontrole van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van het getrouwheidsoordeel in de controleverklaring bij de jaarrekening als geheel. Ongeacht het feit dat onze inhoudelijke controlewerkzaamheden ten aanzien van de balans en de staat van baten en lasten zijn afgerond, kunnen wij als gevolg van de hiervoor genoemde onvolledige wetsaanpassing vooralsnog geen controleverklaring verstrekken. Naar verwachting gaat de benodigde wetsaanpassing niet alsnog op korte termijn worden doorgevoerd. In reactie hierop wordt door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) een zogeheten Audit Alert opgesteld, waarin de consequenties op de verantwoording en op de controle van de jaarrekening door de accountant worden uiteengezet.

Tevens worden de verschillende mogelijke scenario’s ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording uiteengezet alsmede de impact hiervan op de controleverklaring. Deze Audit Alert wordt naar verwachting op korte termijn gepubliceerd. Na publicatie kunnen wij de jaarrekeningcontrole afronden en de controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van Veiligheidsregio Zuid-Limburg verstrekken.

Accountantsverslag | 4

Verklaring betreffende overige door wet- of regelgeving gestelde vereisten De baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot de specifieke uitkeringen (SiSa) zijn rechtmatig tot stand gekomen.

Waar de accountant vanaf begrotingsjaar 2023 enkel een getrouwheidsoordeel verstrekt, wordt verwacht dat de accountant ten aanzien van de verantwoorde specifieke uitkeringen een oordeel verstrekt over de rechtmatigheid. Omdat dit oordeel specifiek wordt verstrekt voor de verantwoording van de specifieke uitkeringen en dus geen onderdeel vormt over de jaarrekening als geheel, is dit oordeel in een separate paragraaf van de controleverklaring opgenomen, geheten “Verklaring betreffende overige door wet- of regelgeving gestelde vereisten”. De baten en lasten, alsmede de balansmutaties over 2023 met betrekking tot de specifieke uitkeringen zijn rechtmatig tot stand gekomen.

Onafhankelijkheid

Er is geen bedreiging geconstateerd ten aanzien van de onafhankelijkheid van RSM jegens Veiligheidsregio ZuidLimburg.

Accountantsverslag | 5

Onafhankelijkheid (objectiviteit) is naast vakbekwaamheid één van de pijlers van onze beroepsuitoefening. Nederlands recht, waaronder de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereist daarom dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Binnen RSM Netherlands Accountants N.V. (hierna: RSM) kennen wij aantal waarborgen dat specifiek is opgezet om onze onafhankelijkheid te borgen. Periodiek wordt door ons de naleving van interne en externe onafhankelijkheidsvoorschriften en de daarbij behorende waarborgen beoordeeld. Daarnaast moeten onze professionals jaarlijks, alsmede per individuele opdracht, hun onafhankelijkheid schriftelijk bevestigen. RSM is onafhankelijk van Veiligheidsregio Zuid-Limburg en, voor zover bij ons bekend, heeft er zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels en het beleid ten aanzien van onafhankelijkheid. Ons zijn geen relaties bekend tussen RSM en haar zuster- en/of dochterondernemingen en de member firms van RSM International en Veiligheidsregio Zuid-Limburg, die naar ons professioneel oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.

Wij hebben de aard van de door ons uitgevoerde non-assurance dienstverlening geëvalueerd en geconcludeerd dat er geen sprake is van werkzaamheden die niet zijn toegestaan op basis van de van toepassing zijnde onafhankelijkheidsregels.

Goedkeurings- en rapporteringstoleranties Een fout wordt als materieel beschouwd indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, de (economische) beslissingen en/of acties die gebruikers op basis van de jaarrekening nemen, zouden hebben beïnvloed. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een redelijke mate van zekerheid te verschaffen dat fouten en onzekerheden die het door ons vastgestelde materialiteitsniveau te boven gaan of die kwalitatief materieel zijn, tijdens de accountantscontrole worden gesignaleerd. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie (materialiteit) en rapporteringstolerantie vast die de accountant bij de jaarrekeningcontrole dient te hanteren.

De goedkeuringstoleranti e is gebaseerd op de werkelijke lasten. De rapporteringstoleranti e is overeenkomstig het controleprotocol.

De door ons gehanteerde goedkeuringstolerantie is gebaseerd op de werkelijke lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves en is berekend op grond van de bepalingen in het controleprotocol accountantscontrole 2023 Veiligheidsregio Zuid-Limburg. De rapporteringstolerantie is door het algemeen bestuur in het controleprotocol accountantscontrole 2023 Veiligheidsregio Zuid-Limburg voorgeschreven. De door ons gehanteerde toleranties, naar beneden afgerond op duizendtallen, zijn als volgt: Goedkeuringstolerantie

Rapporteringstolerantie

Fouten

1% van de totale lasten

€ 918.000

€ 50.000

Onzekerheden

3% van de totale lasten

€ 2.754.000

€ 50.000

Aanvullend wordt vermeld dat een geconstateerde afwijking die kwalitatief relevant is, terwijl deze de rapporteringstolerantie niet overstijgt, in voorkomende gevallen ook wordt gerapporteerd.

Accountantsverslag | 6

Evaluatie van ongecorrigeerde controleverschillen Onderstaand zijn de fouten en onzekerheden die de rapporteringstolerantie overschrijden schematisch weergegeven. Wij hebben één fout groter dan de rapporteringstolerantie in de jaarrekening vastgesteld. Het ongecorrigeerde controleverschil is op de navolgende pagina tekstueel nader toegelicht. Het ongecorrigeerde controleverschil overschrijdt individueel en gezamenlijk de goedkeuringstolerantie niet en is derhalve niet van invloed op de strekking van de controleverklaring. Uit hoofde van volledigheid en zorgvuldigheid vermelden wij dat onze controle met een hoge mate, maar geen absolute mate, van zekerheid is uitgevoerd, waardoor het mogelijk is dat tijdens onze controle niet alle fouten ontdekt worden. Overzicht fouten en onzekerheden Er is sprake van één ongecorrigeerd controleverschil. Het controleverschil heeft geen invloed op de strekking van de controleverklaring.

Fouten € Onjuiste periodetoerekening overige personeelskosten (€ 77.000 feitelijk + € 145.000 geëxtrapoleerd)

222.000

Totaalbedrag fouten

222.000

Onzekerheden € Totaalbedrag onzekerheden

Accountantsverslag | 7

-

2. Belangrijkste controlebevindingen Nadere toelichting van ongecorrigeerd controleverschil Onjuiste periodetoerekening overige personeelskosten Als gevolg van onjuiste periodetoerekening van overige personeelskosten bestaat een fout ter grootte van in totaal € 222.000.

Wij hebben een afwijking in de overige personeelskosten geconstateerd als gevolg van onjuiste periodetoerekening van facturen die periodeoverstijgend zijn, zoals bijvoorbeeld opleidingskosten voor een geheel schooljaar. Omdat het begrotingsjaar gelijk is aan het kalenderjaar dienen deze kosten naar rato aan het begrotingsjaar te worden toegerekend. Op basis van de gecontroleerde documenten is gebleken dat een gedeelte van deze kosten geen betrekking heeft op 2023. De hierbij geconstateerde feitelijke afwijking bedraagt € 77.000. Omdat wij bij onze controle gebruikmakend van steekproeven een oordeel te vormen over een gehele populatie, dienen wij de geconstateerde fout te vertalen naar de gehele populatie, het zogeheten extrapoleren. De geëxtrapoleerde fout bedraagt € 145.000, waarmee de totale fout € 222.000 bedraagt

Wet normering topinkomens (WNT) Wij hebben geen tekortkomingen geconstateerd ten aanzien van de verantwoording in het kader van de WNT.

Accountantsverslag | 8

Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij de in de jaarrekening opgenomen WNT-verantwoording gecontroleerd. Wij melden dat wij geen tekortkomingen of afwijkingen in de WNT-verantwoording hebben geconstateerd. In het kader van de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-verantwoording hebben wij het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2023 toegepast.

Overige bevindingen Investeringen bepakking in 2023 in relatie tot meerjareninvesteringsplan De investeringen inzake bepakking bedragen in 2023 € 783.000 overschrijden de investeringsplanning voor bepakking, maar passen binnen de toegestane 10% overschrijding voor investeringen.

Als onderdeel van de begroting 2024 is in de loop van 2023 een geactualiseerd meerjareninvesteringsplan vastgesteld. In dit meerjareninvesteringsplan is een bedrag ter grootte van € 126.000 begroot voor investeringen in bepakking. De feitelijke investeringen in bepakking bedragen € 783.000 in 2023. Hoewel het geplande investeringsniveau voor de categorie bepakking hiermee wordt overschreden, past deze overschrijding binnen de in de financiële verordening bepaalde 10% overschrijding, omdat deze 10% overschrijding op totaalniveau voor de betreffende jaarlaag van het meerjareninvesteringsplan dient te worden beschouwd. Vorenstaande is zowel ambtelijk als bestuurlijk bevestigd. In casu bedraagt het totaal gevoteerde investeringskrediet voor 2023 circa € 8.900.000, waardoor een overschrijding van het investeringskrediet, dan wel een verschuiving tussen categorieën van maximaal € 890.000 is toegestaan, zonder dat hiervoor een begrotingswijziging behoeft te worden vastgesteld. Vorenstaande betekent dat de investeringen in bepakking in 2023 hebben plaatsgevonden binnen de daarvoor overeengekomen kaders.

Geen rentetoerekening in 2023 Omdat de rentebaten de rentelasten in 2023 overstijgen, heeft geen rentetoerekening plaatsgevonden.

Waar vergelijkbare separate opdrachten veelal aan één leverancier worden gegund, adviseren wij om deze in de vorm van een raamovereenkomst aan te besteden.

Accountantsverslag | 9

Over voorgaande jaren is door Veiligheidsregio Zuid-Limburg rente toegerekend aan de programma’s c.q. taakvelden. In 2023 is sprake geweest van een omvangrijk saldo middelen uitgezet in ’s Rijks schatkist. Over dit saldo heeft Veiligheidsregio Zuid-Limburg een rentevergoeding ontvangen die de rentelasten over 2023 overstijgt. Wanneer de rentebaten hoger zijn dan de rentelasten is het niet toegestaan om rente toe te rekenen aan de programma’s c.q. taakvelden. Uit dien hoofde is in de jaarrekening 2023 geen rente aan de programma’s c.q. taakvelden toegerekend.

Verstrekken van vergelijkbare separate opdrachten aan één partij Als onderdeel van onze werkzaamheden ten aanzien van aanbestedingen dat de bestedingen inzake verlichting bestaan uit diverse separate opdrachten die vergelijkbaar van aard zijn. Omdat dit separate opdrachten betreffen, behoeven deze per opdracht niet te worden aanbesteed. Omdat deze opdrachten veelal aan één leverancier worden gegund ontstaat de indruk van een preferred supplier. Wij adviseren om dergelijke opdrachten van vergelijkbare aard aan te besteden in de vorm van een raamovereenkomst.

GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio)

Wij adviseren om tijdelijk schriftelijke afspraken te maken over de overdracht van de GHOR per 2025.

Op basis van de Wet veiligheidsregio’s is Veiligheidsregio Zuid-Limburg verantwoordelijk voor de uitvoering van haar wettelijke taken en bevoegdheden. Onderdeel van deze wettelijke taken en bevoegdheden is het instellen en in stand houden van de GHOR. Met GGD Zuid Limburg is in het verleden overeengekomen dat de operationele verantwoordelijkheid voor de GHOR wordt belegd bij de afdeling Acute Zorg van GGD Zuid Limburg. Hiermee samenhangend is overeengekomen dat een gedeelte van de inkomsten vanuit de Brede Doeluitkering Rampenbestrijding (BDuR) wordt doorgeleid aan de GHOR en dat diverse doorbelastingen plaatsvinden inzake onder meer inzet van functionarissen van Veiligheidsregio Zuid-Limburg. Omdat de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de Wet veiligheidsregio’s belegd blijft bij Veiligheidsregio Zuid-Limburg, consolideert uw organisatie het totaal van baten en lasten, alsmede het vermogen in de jaarrekening van Veiligheidsregio Zuid-Limburg. Naar wij hebben begrepen zijn inmiddels afspraken gemaakt met GGD Zuid Limburg over het vanaf 2025 operationeel onderbrengen van de GHOR bij Veiligheidsregio Zuid-Limburg. Wij hebben vernomen dat in lijn met ons advies, vorenstaande reeds in de begroting 2025 van Veiligheidsregio Zuid-Limburg is verwerkt.

In aanloop naar de overdracht van de GHOR adviseren wij om tijdig schriftelijke afspraken te maken over de wijze waarop de overdracht plaatsvindt, onder meer ten aanzien van bijvoorbeeld activa die voor de GHOR worden gebruikt, maar momenteel juridisch eigendom zijn van GGD Zuid Limburg.

Accountantsverslag | 10

Bekkerweg 10 Postbus 6005 6401 SB Heerlen T 045 405 5555 rsmnl.com

RSM Netherlands Holding N.V. Bekkerweg 10 Postbus 6005 6401 SB Heerlen T 045 405 5555 rsmnl.com

RSM Netherlands Holding N.V. is een onafhankelijk lid van het RSM netwerk en handelt onder de naam RSM. RSM is de handelsnaam van elk bij het RSM netwerk aangesloten kantoor. Het RSM netwerk is een samenwerkingsverband van onafhankelijke accountants- en advieskantoren, die ieder voor eigen verantwoordelijkheid werken. Het RSM netwerk bestaat in geen enkel rechtsgebied als afzonderlijke rechtspersoon. Op alle opdrachten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, die op verzoek kosteloos worden toegezonden. RSM Netherlands Holding N.V. is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder 34255762.

© RSM International Association, 2024

Accountantsverslag | 35