2. Procesvoorstel IHP gemeente Stein.pdf

PROCESVOORSTEL INTEGRAAL HUISVESTINGSPLAN GEMEENTE STEIN

Inleiding: Vanaf 1 januari 1997 zijn de lokale overheden verantwoordelijk voor de huisvesting van de binnen de gemeentegrenzen gelegen scholen voor primair en voortgezet onderwijs. Teneinde deze taak te kunnen uitvoeren is in december 1996 door de gemeenteraad een huisvestingsverordening vastgesteld. Een document dat in de jaren daarna regelmatig is gewijzigd. Al vrij snel na deze decentralisatie is, in overleg met de schoolbesturen voor primair en voortgezet onderwijs, besloten in te zetten op het zogenaamde consensusmodel. Dat wil zeggen een op de lokale situatie toegespitst huisvestingsbeleid uitgewerkt in een jaarlijks te actualiseren Integraal Huisvestingplan. De huisvestingsverordening vervult de rol van vangnet wat betekent dat hierop alleen wordt teruggevallen als geen overeenstemming wordt bereikt over de inhoud van het IHP. Samen met het onderwijsveld zijn destijds uitgangspunten geformuleerd over een aantal wezenlijke aspecten van het huisvestingbeleid. Denk aan het leegstands- en het verwijzingsbeleid. Het was gebruikelijk het IHP jaarlijks te actualiseren. Per kern werden de planvoorstellen benoemd die, voor zover van toepassing, werden uitgewerkt en aan de raad ter besluitvorming werden voorgelegd. Het laatste IHP dateert van september 2010 en had betrekking op de planperiode 2009 t/m 2018.

Voor de beeldvorming is dit IHP bij het procesvoorstel als bijlage bijgevoegd. Het is dus inmiddels 10 jaar geleden dat voor het laatst een actualisatie heeft plaatsgevonden. Onder andere doordat vanwege de krimp, waar ook de gemeente Stein mee te maken heeft, een geheel nieuwe dynamiek is ontstaan. Eind 2012 heeft Stichting Kindante, het enige schoolbestuur voor primair onderwijs in onze gemeente, haar toekomstvisie gepresenteerd als reactie op deze krimp. Een visie die binnen de gemeente Stein tot de nodige discussie heeft geleid. Voortvloeiende uit deze visie, zijn de afgelopen jaren meerdere onderwijslocaties gesloten. Denk aan basisschool Don Bosco (Nieuwdorp), basisschool De Avonturijn (Urmond) en de dislocatie van De Brök (thans IKC “de triviant) in Meers. Ook zijn de 4 basisscholen in de kern Elsloo gefuseerd tot het KC Aelse, gehuisvest op 2 locaties. Het mag duidelijk zijn dat onderwijsland in Stein de afgelopen jaren volop in beweging is geweest en nog is. Er zijn immers een tweetal dossiers die nog volop de aandacht vragen te weten: • het onderzoek naar een mogelijke samenwerking tussen de basisscholen De Maaskei (locatie Stein) en Kerensheide en hiermee samenhangende ruimtelijke situatie bij IKC “de triviant”; • de toekomstige onderwijshuisvesting in de kernen Berg a/d Maas en Urmond.

Momenteel zijn er een aantal wetswijzigingen in voorbereiding op het terrein van de onderwijshuisvesting. Eén hiervan betreft de wettelijke verankering van het Integraal Huisvestingsplan. Dit verplicht gemeenten, om samen met de schoolbesturen, een meerjarig Integraal Huisvestingsplan op te gaan stellen.

Een dynamisch document dat één keer per 4 jaar wordt vastgesteld. Binnen het IHP wordt het huisvestingsbeleid en investeringsprogramma vastgesteld voor een periode van 4 jaar met een doorkijk naar de volgende 12 jaar. De totale reikwijdte van het IHP is dus 16 jaar. Met de mogelijkheid, op basis van actuele gegevens (bv. leerlingenprognoses), via het jaarlijks vast te stellen uitvoeringsprogramma aanpassingen door te voeren op onderdelen van het IHP. Recentelijk heeft de verantwoordelijk minister laten weten dat hij zich kan vinden in de wijzigingsvoorstellen die zijn voorbereid door de PO-raad, de VO-raad en de VNG. Daarmee is opnieuw een belangrijke stap gezet die moet leiden tot het verplicht opstellen van een IHP. Een en ander wordt nu verder uitgewerkt. De verwachting is dat het wetsvoorstel in het najaar van 2021 naar de Tweede Kamer wordt gestuurd. Vooruitlopend hierop zijn reeds meerdere gemeenten, waaronder Sittard-Geleen, gestart met het IHP-traject. Ook de gemeente Stein gaat deze uitdaging aan. Tijdens de oordeelsvormende raad op 25 juni 2020 is door de DOS-fractie, bij de behandeling van het eindrapport van de Werkgroep vastgoed (dossier De Maaskei/Kerensheide), voorgesteld een IHP te gaan opstellen. De portefeuillehouder heeft toegezegd dit op te pakken, en voor de raadsvergadering van 8 oktober 2020 een procesvoorstel te presenteren.

Resultaat: Dit procesvoorstel moet resulteren in een door alle partijen gedragen programma van eisen/projectplan en een aanbestedingsdocument teneinde dit project op de markt te kunnen wegzetten. Met als uiteindelijk doel een door de gemeenteraad vast te stellen Integraal Huisvestingsplan. Aan de hand van het programma van eisen/projectplan zullen de externe partijen een Plan van aanpak met bijbehorende offerte dienen op te stellen. Het aanbestedingsdocument bevat de spelregels waaraan de inschrijvers/offertes moeten voldoen alsook de beoordelingsprocedure. Uit oogpunt van draagvlak is het zaak dat alle betrokkenen vanaf het begin van dit traject in de positie worden gebracht input te leveren. Uiteindelijk zullen alle partijen hun handtekening dienen te zetten onder het programma van eisen/projectplan en het aanbestedingsdocument. Eerst dan zullen deze stukken ter vaststelling worden voorgelegd aan het college, als formele opdrachtgever van het externe bureau. Betrokkenen: Zoals benoemd in de Inleiding ligt er een opdracht voor de gemeente om samen met de schoolbesturen een meerjarig Integraal Huisvestingsplan te gaan opstellen. Binnen de gemeente Stein zijn twee schoolbesturen actief te weten Stichting Kindante (primair onderwijs) en Stichting LVO (voortgezet onderwijs).

We zien een ontwikkeling dat ouders/verzorgers vandaag de dag meer vragen dan alleen onderwijs. Er is behoefte aan een palet aan voorzieningen zoals kinderdagopvang, peuteropvang en buitenschoolse opvang. Steeds meer zien we kindcentra ontstaan waarin scholen en kindpartners, vanuit een gedeelde visie, inhoudelijk met elkaar samenwerken om de doorgaande ontwikkelingslijn voor kinderen van 0-12 jaar te bewaken en te bevorderen. Ook in de gemeente Stein. Denk aan het KC Aelse en IKC “de triviant”. Op andere basisscholen is eveneens sprake van een nauwe samenwerking met de kindpartners. Om die reden is het zaak ook deze marktpartijen een plek te geven in dit proces. De focus is daarbij gericht op die organisaties waarmee de Kindante scholen inhoudelijk samenwerken. Concreet gaat het dan om MIK/PIW en Kidts Kinderopvang. Tot slot is er de raad. Het orgaan dat straks het IHP moet vaststellen en vanuit haar budgetrecht de financiële kaders bepaalt. Tijdens het overleg tussen de fractievoorzitters en het College van Bestuur van Stichting Kindante over het partnerschap, is vanuit de politiek het signaal afgegeven dat men nadrukkelijk wil worden meegenomen in de processen die worden doorlopen. Door de raad onderdeel te laten zijn van dit traject wordt hieraan tegemoet gekomen.

Samenvattend kunnen we de volgende actoren onderscheiden:  Stichting Kindante (primair onderwijs);  Stichting LVO/Scholengemeenschap Groenewald (voortgezet onderwijs);  MIK/PIW (kindpartner);  Kidts Kinderopvang (kindpartner);  Gemeenteraad; Organisatiestructuur Het voorstel is om te kiezen voor een eenvoudige, transparante en werkbare organisatiestructuur. Twee geledingen zijn te onderscheiden te weten de stuurgroep en een projectgroep. Onder leiding van het externe bureau worden de documenten door de projectgroep voorbereid, die ter beoordeling worden voorgelegd aan de stuurgroep. Ook deze stuurgroep wordt voorgezeten door het externe bureau. Samenstelling Stuurgroep:  extern bureau, voorzitter  voorzitter College van Bestuur Stichting Kindante  voorzitter/lid College van Bestuur Stichting LVO of directeur S.G. Groenewald  voorzitter/lid College van Bestuur MIK/PIW  directeur Kidts Kinderopvang  wethouder Onderwijs & Verenigingen gemeente Stein Samenstelling Projectgroep:  extern bureau, voorzitter  hoofd facilities Stichting Kindante  directeur of sectordirecteur S.G. Groenewald;  regiomanager MIK/PIW

    

medewerker Kidts Kinderopvang 1 vertegenwoordiger per raadsfractie beleidsmedewerker Onderwijs team Maatschappij & Accommodaties/Afdeling MRO beleidsmedewerker Accommodatiebeleid team Maatschappij & Accommodaties/Afdeling MRO financieel consulent

Behalve dat de projectgroep een rol heeft binnen het IHP-proces is dit gremium, met uitzondering van het externe bureau, ook verantwoordelijk voor de totstandkoming van het programma van eisen/projectplan en het aanbestedingsdocument. Daarnaast fungeert men als beoordelingscommissie van de ontvangen Plannen van Aanpak met bijbehorende offertes, met die kanttekening dat de vertegenwoordigers van de raad hier niet in participeren. Dat de raad een “prominente” rol krijgt binnen het IHP-traject is eerder toegelicht in dit procesvoorstel. Daarnaast wordt het wenselijk geacht de raad tussentijds te informeren over de voortgang van het proces middels presentaties tijdens de beeldvormende bijeenkomsten. Dit zal expliciet worden meegenomen in het programma van eisen/projectplan. Kostenverdeling Voor de externe ondersteuning van het IHP-traject wordt in de conceptbegroting 2021 een bedrag van € 40.000 excl. BTW opgenomen. In overleg met de betrokkenen wordt bezien of de bereidheid bestaat afspraken te maken over een verdeling van de kosten. Diverse opties zijn denkbaar:  de gemeente betaalt alles;  alle partijen nemen een deel van de kosten voor hun rekening;  de kosten worden uitsluitend verdeeld tussen de gemeente en de beide schoolbesturen. Planning: Feitelijk kunnen binnen dit procesvoorstel drie stappen worden onderscheiden te weten: a.

het opstellen van het programma van eisen/projectplan en een aanbestedingsdocument; b. de aanbestedingsprocedure; c. het IHP-traject; Ten aanzien van elk van deze stappen het volgende. Ad. a Programma van Eisen/Projectplan en aanbestedingsdocument: Het programma van eisen/projectplan bevat een omschrijving van hetgeen concreet dient te worden uitgewerkt binnen het IHP. Nu verkeren we in de gelukkige omstandigheid dat meerdere gemeenten al met dit proces zijn gestart. We hoeven dus niet opnieuw het wiel uit te vinden en kunnen gebruik maken van bestaande documenten. Neemt niet weg dat met z’n allen goed moet worden nagedacht of hetgeen voorligt is wat we als Stein willen, dan wel dat aanpassingen/nuances noodzakelijk zijn. Feitelijk geldt voor het aanbestedingsdocument, waar de inkoopadviseur ook bij wordt betrokken, hetzelfde. Al eerder is benoemd dat alle betrokkenen zich dienen te committeren aan deze documenten door deze te ondertekenen, alvorens vaststelling plaatsvindt door het college. Voor de activiteiten binnen deze stap staat een periode van 2 maanden.

Ad. b

Aanbestedingsprocedure: Volgens het geldende inkoopbeleid, dient voor de werving van de externe ondersteuning, een meervoudige onderhandse aanbesteding te worden gevolgd. Dit betekent dat minimaal 3 en maximaal 5 partijen moeten worden uitgenodigd voor het uitbrengen van een offerte. Ook als het gaat om de keuze van de bureaus die worden benaderd geldt dat dit in samenspraak met de betrokkenen geschiedt. Concreet betekent dit dat vanuit de projectgroep aan het college een voorstel wordt gedaan, gelijktijdig met het aanbieden van het programma van eisen/projectplan en het aanbestedingsdocument. Voor deze procedure geldt een termijn van 2 maanden te rekenen vanaf het moment dat de aanvragen worden verzonden t/m de definitieve gunning. Het Plan van Aanpak van de best scorende partij zal middels een RIB met de raad worden gedeeld, met de mogelijkheid tot het stellen van vragen.

Ad. c

IHP-traject: Het proces, onder leiding van het externe bureau, dat moet resulteren in een door de raad vast te stellen IHP. Het wordt realistisch geacht dit traject te doorlopen binnen een tijdsbestek van 8 maanden. Hetgeen betekent dat in de raad van oktober 2021 een IHP ter vaststelling voorligt.

In de tijd gezien betekent een en ander het volgende: 1. 8 oktober 2020: beoordeling/vaststelling conceptprocesvoorstel door de raad; 2. week 44 t/m week 51: programma van eisen/projectplan en aanbestedingsdocument; 3. week 2/2021 t/m week 9/2021: aanbestedingsprocedure; 4. week 11/2021 t/m oktober 2021: IHP-traject inclusief vaststelling door de raad;

Bijlage: a. 12e actualisatie Integraal Huisvestingsplan voor de schoolgebouwen in de gemeente Stein (2019-2018), september 2010;

Stein, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 8 oktober 2020