Wijzigingsdocument Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel_2025vs2027

1 Wijziging van de Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Zwolle, Deventer, Steenwijkerland, Raalte, Dalfsen en Ommen, ieder voor zover zij voor de eigen gemeente bevoegd zijn, Overwegende dat: - de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft besloten per 1 januari 2027 uit de gemeenschappelijke regeling te treden; - de colleges van de gemeenten Steenwijkerland, Raalte en Dalfsen hebben besloten tot de gemeenschappelijke regeling toe te treden; - de Archiefwet 1995 per 1 januari 2027 zal worden vervangen door de Archiefwet 2026; Gelet op hoofdstuk IV van de Wet gemeenschappelijke regelingen; Besluiten: 1. In te stemmen met de uittreding van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en te bepalen dat deze uittreding geen verdere financiële, personele, organisatorische of andere consequenties meebrengt, anders dan zover in dit wijzigingsbesluit geregeld; 2. In te stemmen met de toetreding van de colleges van de gemeenten Steenwijkerland, Raalte, en Dalfsen; 3. De gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2025 met ingang van 1 januari 2027 te wijzigen in de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2027, waardoor deze als volgt komt te luiden: Artikel I A Artikel 1 komt te luiden: In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: a.

de gemeenten: de gemeenten Zwolle, Deventer, Steenwijkerland, Raalte, Dalfsen en Ommen; b. de provincie: de provincie Overijssel; c. de colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten; d. de minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap; e. deelnemers: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten; f. documenten: documenten als bedoeld in artikel 1.1 van de Archiefwet 2026; 2 g. collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin van het woord, niet zijnde documenten, in eigendom van of beheer bij de gemeenten. B Artikel 2 komt te luiden: 1. De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de documenten, collecties, individuele documenten en dergelijke, die berusten in de decentrale archiefdiensten van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen. De regeling behartigt deze aangelegenheden tevens voor de archiefdienst van het Rijk, voor zover taken en bevoegdheden via artikel 3.1 van de Archiefwet 2026 door de minister zijn overgedragen. 2. Het openbaar lichaam ‘Collectie Overijssel’ voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid van de gemeenten mede uit. 3.

De colleges kunnen met Collectie Overijssel afspraken maken over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de in artikel 2b genoemde taken en bevoegdheden. 4. De colleges kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop Collectie Overijssel de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt. C Artikel 2b komt te luiden: 1. Aan het bestuur van Collectie Overijssel zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de colleges overgedragen: a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de documenten die berusten in de in artikel 2, eerste lid, genoemde decentrale archiefdiensten; b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 6.2, eerste lid, 6.3, tweede lid, 7.5, 7.6, eerste lid en 9.4, derde lid, van de Archiefwet 2026; c. het verrichten van door de colleges opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, eerste en tweede lid. 2. Het bestuur van Collectie Overijssel kan adviseren en voorstellen doen aan de colleges over de taken en bevoegdheden, die door hen worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 2.2, tweede en derde lid, 4.3, 4.4, 5.1, eerste lid, 5.3, 5.4, 5.5, eerste en tweede lid, 7.2 en 10.4 van de Archiefwet 2026. 3.

Collectie Overijssel stelt zich tevens ten doel het bij de decentrale archiefdiensten van de gemeenten ondergebrachte cultuurhistorisch erfgoed toegankelijk te maken voor, en onder de aandacht te brengen van, een breed publiek. 3 D Artikel 3 komt te luiden: Het algemeen bestuur stelt regels omtrent de vergoedingen en kosten, bedoeld in artikel 7.1, derde lid en artikel 8.5, derde lid, van de Archiefwet 2026 vast. E Artikel 4 komt te luiden: 1. Het college van iedere gemeente wijst, afhankelijk van het aantal toegekende bestuurszetels op grond van het tweede lid, uit zijn midden een of twee leden van het algemeen bestuur aan. 2. Bij de toekenning van het aantal bestuurszetels voor het algemeen bestuur krijgt een college op basis van het aantal strekkende meters archief het volgende aantal zetels: - Inbreng 2000 of meer strekkende meters archief: o Aantal zetels AB: twee (2) - Inbreng minder dan 2000 strekkende meters archief: o Aantal zetels AB: een (1) 3. De colleges kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid uit hun midden aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt. 4.

Het lidmaatschap van het algemeen bestuur van de leden aangewezen door de colleges eindigt op het moment dat de zittingsperiode van het college afloopt. 5. Het lidmaatschap van de leden aangewezen door de colleges eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van die leden van het college van de betreffende gemeente. 6. Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vijfde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen. 7. Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de colleges zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan. 8. Een lid van het algemeen bestuur wiens lidmaatschap ophoudt, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen. 4 F Artikel 6 wordt als volgt gewijzigd: 1. Het tweede lid wordt als volgt gewijzigd: ‘Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot rijksarchivaris in de provincie en tot gemeentearchivaris van de gemeente benoemen’, wordt ‘De colleges van de gemeenten kunnen een ambtenaar van Collectie Overijssel tot gemeentearchivaris benoemen.’ 2. In het vierde lid vervalt ‘de Minister en’ G Artikel 7 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid wordt toegevoegd ‘conform artikel het tweede lid’. 2.

Het tweede lid komt te luiden: Bij het toekennen van de bestuurszetels aan het dagelijks bestuur door het algemeen bestuur krijgt de deelnemer op basis van het aantal strekkende meters archief het volgende aantal zetels: - Inbreng 2000 of meer strekkende meters archief: o Aantal zetels DB: een (1) - Inbreng 500 – 2000 strekkende meters archief: o Aantal zetels DB: een (1) gezamenlijke zetel voor alle deelnemers in deze categorie - Inbreng minder dan 500 strekkende meters archief: o Aantal zetels DB: geen De invulling van de gezamenlijke zetels dient door de betreffende leden van het algemeen bestuur onderling overeengekomen te worden. H Artikel 10 wordt als volgt gewijzigd: 1. Lid a tot en met i worden vernummerd 1 tot en met 9. 2. In het vijfde lid wordt na ‘rechtshandelingen’ ingevoegd ‘namens’ I Artikel 12 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid vervalt tweemaal ‘de Minister en’ 5 2. In het tweede lid vervalt tweemaal ‘de Minister en’ 3. In het derde lid vervalt tweemaal ‘de Minister en’ en ‘B&W’ 4. In het vierde lid vervalt ‘De Minister en’ en ‘B&W’ 5. In het vierde lid wordt ‘zijn’ vervangen door ‘is’ 6.

In het vierde lid vervalt ‘de Minister of’ J Artikel 13 wordt als volgt gewijzigd: In artikel 13 vervalt tweemaal ‘de Minister en’ en ‘B&W’ K In artikel 14 vervalt ‘B&W’ L Artikel 15 wordt als volgt gewijzigd: In het derde lid wordt ‘algemene’ vervangen door ‘algemeen’ M Artikel 16 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid wordt ‘door de deelnemers’ vervangen door ‘door de gemeenten’ 2. In het tweede lid wordt ‘De deelnemers’ vervangen door ‘de gemeenten’ 3. In het derde lid wordt toegevoegd ‘(IMOC)’ en ‘van het Centraal Planbureau’ 4. In het vierde lid wordt ‘de deelnemers’ vervangen door ‘de gemeenten’ 5. Het zesde lid komt te luiden: ‘Indien de colleges een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 2b, eerste lid, onder d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.’ N Artikel 17 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het vierde lid wordt na ‘besluit niet’ ingevoegd ‘eerder’ 2. In het vierde lid vervalt ‘en de Tweede Kamer’ en ‘de Minister en’ 3. In het vijfde lid wordt ‘De deelnemers’ vervangen door ‘De colleges’ 6 O Artikel 18 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid wordt ‘uiterlijk 1 januari’ vervangen door ´voor 30 april’ 2. In het eerste en tweede lid vervalt ‘de Minister en’ 3.

In het vijfde lid wordt ‘de deelnemers’ vervangen door ‘de colleges’ 4. In het zesde lid vervalt ´De Minister en´ 5. In het zevende lid vervalt ´en de Tweede Kamer´ P Artikel 18a wordt als volgt gewijzigd: In het tweede artikel vervalt ´de Minister en´ Q Artikel 21 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid vervalt ‘de Minister en’ 2. In het tweede lid wordt ‘deelnemers’ vervangen door ‘gemeenten’ 3. In het derde lid vervalt ‘de Minister en’ 4. in het vijfde lid vervalt ‘, de Minister’ R Artikel 22 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid vervalt ‘de Minister en’ 2. In het eerste lid wordt ‘deelnemers’ vervangen door ‘gemeenten’ 3. In het tweede lid wordt voor ‘reserve’ ingevoegd ‘algemene’ 4. In het tweede lid wordt ‘van de gezamenlijke bijdragen van de deelnemers van dat jaar’ vervangen door ‘van de totale bijdragen van dat jaar van de gemeenten en van andere opdrachtgevers’ S Artikel 23 wordt als volgt gewijzigd: 1. ‘het jaarverslag’ wordt vervangen door ‘de jaarrekening’ 2. ‘deelnemers’ wordt vervangen door ‘gemeenten’ 7 T Artikel 25 wordt als volgt gewijzigd: 1. ‘De deelnemers kunnen gezamenlijk nadere regels stellen’ wordt vervangen door ‘Het algemeen bestuur kan kaders stellen’ U Artikel 26 wordt als volgt gewijzigd: 1.

In het eerste lid wordt ‘regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van Collectie Overijssel’ vervangen door ‘verordening draagt het dagelijks bestuur zorg voor de documenten van Collectie Overijssel’ 2. In het tweede lid wordt ‘archiefbescheiden’ vervangen door ‘documenten’ 3. In het tweede lid wordt ‘Archiefwet 1995’ vervangen door ‘Archiefwet 2026’ 4. In het tweede lid wordt ‘rijksarchiefbewaarplaats in de provincie. Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de bestuursorganen van het Collectie Overijssel wordt aangewezen de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie’ vervangen door ‘decentrale archiefdienst van de gemeente Zwolle’ 5. Het derde lid komt te luiden: ‘De colleges kunnen de staat waarin de onder hun verantwoordelijkheid bij Collectie Overijssel berustende archieven zich bevinden, onderzoeken’ V Na artikel 26 wordt een hoofdstukaanduiding ingevoegd, luidende: HOOFDSTUK XIII. INFORMATIEVERSTREKKING W Artikel 27 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid komt te luiden: ‘De colleges en Collectie Overijssel verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak’ 2.

Na het eerste lid wordt een lid ingevoegd, luidende: ‘De colleges kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden van Collectie Overijssel, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is’ 3. Het derde lid (nieuw) komt te luiden: ‘Collectie Overijssel stelt de colleges te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 2026 ten aanzien van de documenten die berusten in de decentrale archiefdiensten van de gemeenten’ 8 X Artikel 28 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid vervalt ‘de Minister en’ en ‘B&W’ 2. In het tweede lid vervalt ‘de Minister en’ en ‘B&W’ 3. In het tweede lid wordt ‘de Minister en colleges B&W’ vervangen door ‘de gemeenten’ Y Na artikel 28 vervalt in de hoofdstukaanduiding ´en het overige personeel’ Z Hoofdstuk XIII wordt vernummerd tot hoofdstuk XIV AA Hoofdstuk XIV wordt vernummerd tot hoofdstuk XV BB Artikel 32 komt te luiden: Toetreding tot de regeling kan geschieden bij daartoe strekkende besluiten van de colleges, alsmede de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen, onverminderd het bepaalde in artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. CC Artikel 33 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid wordt ‘van de Minister en de colleges B&W’ vervangen door ‘van het college’ 2.

In het eerste lid wordt ‘De colleges B&W overleggen’ vervangen door ‘Het college overlegt’ 3. In het eerste lid wordt ‘van de raden van de gemeenten’ vervangen door ‘van de raad van de gemeente’ 4. In het tweede lid wordt ‘De Minister en de colleges B&W zenden’ vervangen door ‘Het college zendt’ 5. In het tweede lid wordt ‘tenzij de Minister en de colleges B&W’ vervangen door ‘tenzij de colleges’ 6. In het vierde en vijfde lid wordt ‘deelnemer’ vervangen door ‘gemeente’ 9 DD Artikel 33a wordt als volgt gewijzigd: In het eerste, tweede en derde lid wordt ‘deelnemer’ vervangen door ‘gemeente’ EE Artikel 34 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid wordt ‘de Minister en colleges B&W’ vervangen door ‘de colleges’ 2. In het tweede lid vervalt ‘B&W’ FF Artikel 35 komt te luiden: 1. Deze regeling kan worden opgeheven bij eensluidend besluit van alle colleges, met inachtneming van het bepaalde in artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. 2. Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de gemeenten om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de gemeenten te verdelen op een in het plan te bepalen wijze. 3. Bij opheffing van deze gemeenschappelijke regeling worden de daarvoor in aanmerking komende documenten overgebracht naar de decentrale archiefdienst.

Documenten die niet voor overbrenging in aanmerking komen, worden door het dagelijks bestuur overgedragen aan de decentrale archiefdienst van de gemeente Zwolle, behoudens de documenten die berusten in de archiefdienst van het Rijk, bedoeld in artikel 2, eerste lid. Van deze overdracht wordt een verklaring opgemaakt. Documenten die niet voor overbrenging in aanmerking komen, worden door het dagelijks bestuur overgedragen aan het college van de gemeente Zwolle. Van deze overdracht wordt een verklaring opgemaakt. De colleges kunnen unaniem besluiten af te wijken van hetgeen in dit lid is bepaald. GG Hoofdstuk XV wordt vernummerd tot hoofdstuk XVI HH Artikel 36 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid wordt ‘volgend op de bekendmaking in de Staatscourant door de Minister’ vervangen door ‘volgend op de bekendmaking, overeenkomstig artikel 26 van de Wet 10 gemeenschappelijke regelingen. Het college van de gemeente Zwolle wordt aangewezen als college dat de bekendmaking regelt’ 2. Het derde lid vervalt. 3. Het vierde lid wordt vernummerd tot het derde lid. 4. In het derde lid (nieuw) wordt ‘van de wet’ vervangen door ‘van de Wet gemeenschappelijke regelingen’ II Artikel 37 komt te luiden: Deze regeling kan worden aangehaald als: Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2027.

11 Toelichting bij de wijziging van de Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel in verband met de uittreding van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de inwerkingtreding van de Archiefwet 2026 en de toetreding van de gemeenten Steenwijkerland, Raalte en Dalfsen. Algemeen Op 1 januari 2027 treedt de Archiefwet 2026 in werking. Gelijktijdig treedt de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap uit de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2025. Daarnaast treden de gemeenten Steenwijkerland, Raalte en Dalfsen toe. De gemeenschappelijke regeling is hierop aangepast, onder meer met een nieuwe zetelverdeling voor het Algemeen en Dagelijks Bestuur. De terminologie van de nieuwe Archiefwet is doorgevoerd in de tekst van de gemeenschappelijke regeling. 12 Burgemeester en wethouders van de gemeente Zwolle, ……………………………………. …………………………... De burgemeester, De secretaris, P. Snijders D. Emmer 13 Burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer ……………………………………. …………………………... De burgemeester, De secretaris, R. König J.P. Wassens 14 Burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland ……………………………………. …………………………... De burgemeester, De secretaris, H.K. de Groot J. Woertman 15 Burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte ……………………………………. …………………………... De burgemeester, De secretaris, R.J. Zuidema M.

van Esterik 16 Burgemeester en wethouders van de gemeente Dalfsen ……………………………………. …………………………... De burgemeester, De secretaris, M. Sijbom H.J. van der Woude 17 Burgemeester en wethouders van de gemeente Ommen ……………………………………. …………………………... De burgemeester, De secretaris, A. Jetten J.W.H. Blaauw