Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2027_geconsolideerd

Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2027 De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Zwolle, Deventer, Steenwijkerland, Raalte, Dalfsen en Ommen, ieder voor zover zij voor de eigen gemeente bevoegd zijn, Overwegende dat: • de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft besloten per 1 januari 2027 uit de gemeenschappelijke regeling te treden; • de colleges van de gemeenten Steenwijkerland, Raalte en Dalfsen hebben besloten tot de gemeenschappelijke regeling toe te treden; • de Archiefwet 1995 per 1 januari 2027 zal worden vervangen door de Archiefwet 2026; Gelet op hoofdstuk IV van de Wet gemeenschappelijke regelingen; Besluiten: 1. In te stemmen met de uittreding van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en te bepalen dat deze uittreding geen verdere financiële, personele, organisatorische of andere consequenties meebrengt, anders dan zover in dit wijzigingsbesluit geregeld; 2. In te stemmen met de toetreding van de colleges van de gemeenten Steenwijkerland, Raalte, en Dalfsen; 3. De gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2025 met ingang van 1 januari 2027 te wijzigen in de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2027, waardoor deze als volgt komt te luiden: HOOFDSTUK I. BEGRIPSBEPALINGEN Artikel 1 In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: a.

de gemeenten: de gemeenten Zwolle, Deventer, Steenwijkerland, Raalte, Dalfsen en Ommen; b. de provincie: de provincie Overijssel; c. de colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten; d. de minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap; e. deelnemers: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten; f. documenten: documenten als bedoeld in artikel 1.1 van de Archiefwet 2026; g. collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin van het woord, niet zijnde documenten, in eigendom van of beheer bij de gemeenten. HOOFDSTUK II. COLLECTIE OVERIJSSEL Artikel 2 1. De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de documenten, collecties, individuele documenten en dergelijke, die berusten in de decentrale archiefdiensten van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen. De regeling behartigt deze aangelegenheden tevens voor de archiefdienst van het Rijk, voor zover taken en bevoegdheden via artikel 3.1 van de Archiefwet 2026 door de minister zijn overgedragen. 2. Het openbaar lichaam ‘Collectie Overijssel’ voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid van de gemeenten mede uit. 3.

De colleges kunnen met Collectie Overijssel afspraken maken over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de in artikel 2b genoemde taken en bevoegdheden. 4. De colleges kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop Collectie Overijssel de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt. Artikel 2a 1. Er is een openbaar lichaam genaamd Collectie Overijssel, dat gevestigd is in Zwolle. 2. Het openbaar lichaam heeft rechtspersoonlijkheid. 3. De bestuursorganen van Collectie Overijssel zijn: a. het algemeen bestuur; b. het dagelijks bestuur; c. de voorzitter. 4. Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam. HOOFDSTUK III. DOEL EN TAKEN Artikel 2b 1. Aan het bestuur van Collectie Overijssel zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de colleges overgedragen: a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de documenten die berusten in de in artikel 2, eerste lid, genoemde decentrale archiefdiensten; b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 6.2, eerste lid, 6.3, tweede lid, 7.5, 7.6, eerste lid en 9.4, derde lid, van de Archiefwet 2026; c. het verrichten van door de colleges opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, eerste en tweede lid. 2.

Het bestuur van Collectie Overijssel kan adviseren en voorstellen doen aan de colleges over de taken en bevoegdheden, die door hen worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 2.2, tweede en derde lid, 4.3, 4.4, 5.1, eerste lid, 5.3, 5.4, 5.5, eerste en tweede lid, 7.2 en 10.4 van de Archiefwet 20… 3. Collectie Overijssel stelt zich tevens ten doel het bij de decentrale archiefdiensten van de gemeenten ondergebrachte cultuurhistorisch erfgoed toegankelijk te maken voor, en onder de aandacht te brengen van, een breed publiek. Artikel 3 Het algemeen bestuur stelt regels omtrent de vergoedingen en kosten, bedoeld in artikel 7.1, derde lid en artikel 8.5, derde lid, van de Archiefwet 2026 vast. HOOFDSTUK IV. HET ALGEMEEN BESTUUR Artikel 4 1. Het college van iedere gemeente wijst, afhankelijk van het aantal toegekende bestuurszetels op grond van het tweede lid, uit zijn midden een of twee leden van het algemeen bestuur aan. 2. Bij de toekenning van het aantal bestuurszetels voor het algemeen bestuur krijgt een college op basis van het aantal strekkende meters archief het volgende aantal zetels: o Inbreng 2000 of meer strekkende meters archief:  Aantal zetels AB: twee (2) o Inbreng minder dan 2000 strekkende meters archief:  Aantal zetels AB: een (1) 3.

De colleges kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid uit hun midden aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt. 4. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur van de leden aangewezen door de colleges eindigt op het moment dat de zittingsperiode van het college afloopt. 5. Het lidmaatschap van de leden aangewezen door de colleges eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap van die leden van het college van de betreffende gemeente. 6. Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vijfde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen. 7. Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijzen de colleges zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan. 8. Een lid van het algemeen bestuur wiens lidmaatschap ophoudt, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen. Artikel 5 1. Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem. 2.

Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn. 3. Een aanwijzing gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt. 4. Een stemming is alleen geldig indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen. 5. Het vierde lid is niet van toepassing: a. in geval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een aanwijzing, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was; b. voor zover het onderwerpen betreft die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld. 6. Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt een volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht. 7. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje. HOOFDSTUK V. TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET ALGEMEEN BESTUUR Artikel 6 1.

Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan Collectie Overijssel toegekende taak alle bevoegdheden toe die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen. 2. De colleges van de gemeenten kunnen een ambtenaar van Collectie Overijssel tot gemeentearchivaris benoemen. 3. Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 18, 18a en 19. 4. Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raden van de gemeenten in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit. HOOFDSTUK VI. HET DAGELIJKS BESTUUR Artikel 7 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en andere door het algemeen bestuur uit zijn midden aan te wijzen leden conform het tweede lid. 2.

Bij het toekennen van de bestuurszetels aan het dagelijks bestuur door het algemeen bestuur krijgt de deelnemer op basis van het aantal strekkende meters archief het volgende aantal zetels: o Inbreng 2000 of meer strekkende meters archief:  Aantal zetels DB: een (1) o Inbreng 500 – 2000 strekkende meters archief:  Aantal zetels DB: een (1) gezamenlijke zetel voor alle deelnemers in deze categorie o Inbreng minder dan 500 strekkende meters archief:  Aantal zetels DB: geen De invulling van de gezamenlijke zetels dient door de betreffende leden van het algemeen bestuur onderling overeengekomen te worden. 3. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur. 4. Artikel 4, achtste lid is van overeenkomstige toepassing. 5. Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in de regeling. 6. In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. 7. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

Artikel 8 Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen. Artikel 9 Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast. HOOFDSTUK VII. DE TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET DAGELIJKS BESTUUR Artikel 10. Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met: a. het voeren van het dagelijks bestuur van Collectie Overijssel; b. het uitvoeren van de taken, werkzaamheden en bevoegdheden als bedoeld in artikel 2b van deze regeling; c. beslissingen van het algemeen bestuur voorbereiden en uitvoeren; d. regels vaststellen over de ambtelijke organisatie van Collectie Overijssel; e. besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen namens Collectie Overijssel, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 6, vierde lid; f. besluiten om namens Collectie Overijssel, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist; g. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit; h. het beheer van de activa en passiva van Collectie Overijssel, en i.

de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van Collectie Overijssel. HOOFDSTUK VIII. DE VOORZITTER Artikel 11 1. De voorzitter wordt door het algemeen bestuur aangewezen. 2. Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 7, eerste lid, worden een of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen. 3. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur. 4. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen. 5. De voorzitter vertegenwoordigt Collectie Overijssel in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde. HOOFDSTUK IX. INFORMATIE EN VERANTWOORDINGSPLICHT Artikel 12 1. Het bestuur geeft de raden van de gemeenten schriftelijk alle inlichtingen die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. 2. Het bestuur geeft de raden van de gemeenten op verzoek van de raden of één of meer leden daarvan zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 45 dagen, schriftelijk de door hen gevraagde inlichtingen. 3.

Een lid van het algemeen bestuur verschaft het college dat hem heeft aangewezen schriftelijk alle inlichtingen die door het college of een of meer leden daarvan worden verlangd. 4. Ieder college is bevoegd een door hen aangewezen lid in het algemeen bestuur ontslag te verlenen, indien dit lid het vertrouwen van de raad of provinciale staten niet meer bezit. In dit geval zijn de artikelen 49 en 50 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Artikel 13 De colleges en de raden van de gemeenten kunnen een lid van het algemeen bestuur dat door de colleges is aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid. Artikel 14 Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij de colleges en de raden betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. HOOFDSTUK X. TEGEMOETKOMING EN VERGOEDING Artikel 15 1. Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Collectie Overijssel. 2.

De leden van het algemeen en het dagelijks bestuur, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur. 3. De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en als afzonderlijke post opgenomen in de jaarlijkse begroting. HOOFDSTUK XI. FINANCIËLE BEPALINGEN Artikel 16 1. De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de overeengekomen dienstverlening. 2. De gemeenten dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het zesde lid. 3. De in het eerste lid bedoelde bijdragen zullen jaarlijks worden aangepast aan de prijsontwikkelingen op basis van het prijsmutatiepercentage voor de netto materiële overheidsconsumptie (IMOC), zoals jaarlijks opgenomen in het Centraal Economisch Plan van het Centraal Planbureau en zoals door de gemeenten gehanteerd bij de opstelling van de jaarlijkse begroting. 4.

Collectie Overijssel kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de gemeenten vast te stellen percentage als bedoeld in het derde lid. Het eventuele verschil tussen de voorlopige raming en het vastgestelde indexpercentage wordt verrekend in de begroting van het volgende jaar. 5. Voor zover de bijdrage wordt verleend ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld of goedgekeurd, kan zij worden verleend onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld. 6. Indien de colleges een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 2b, eerste lid, onder d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald. Artikel 17 1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op. 2. Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid. 3. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. 4.

Het algemeen bestuur besluit niet eerder tot het vaststellen van het beleidsplan en de meerjarenbegroting dan nadat de raden van de gemeenten gedurende twaalf weken in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk op het concept hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het algemeen bestuur stelt het beleidsplan en de meerjarenbegroting vervolgens vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de raden van de gemeenten. 5. De colleges maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met Collectie Overijssel over te behalen resultaten voor de komende vier jaren. Artikel 18 1. Het dagelijks bestuur zendt voor 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient een kaderbrief met de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de gemeenten. 2. Het dagelijks bestuur zendt jaarlijks de ontwerpbegroting twaalf weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, met een uiterlijke datum van 30 april, toe aan de raden van de gemeenten met een toelichting op de ontwerpbegroting en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren. 3.

Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid, in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 17, vijfde lid. 4. In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten Collectie Overijssel met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd. 5. De ontwerpbegroting wordt door de colleges voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaar stelling geschiedt openbare kennisgeving. 6. De raden van de gemeenten kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. 7. Het dagelijks bestuur stelt de raden van de gemeenten voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het zesde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Artikel 18a 1.

Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt bij unanimiteit vastgesteld. 2. Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur de begroting aan de raden van de gemeenten die ter zake bij gedeputeerde staten van de provincie hun zienswijze naar voren kunnen brengen. 3. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten van de provincie. Artikel 19 1. Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen. 2. De artikelen 18 en 18a, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen, waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 16, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan gedeputeerde staten van de provincie. Artikel 20 1. De deelnemers voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen. 2. In afwijking van het eerste lid kunnen de deelnemers de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen. Artikel 21 1.

Het dagelijks bestuur zendt voor 30 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de raden van de gemeenten. De voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de gemeenten in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden. 3. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de raden van de gemeenten voor 30 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar. 4. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft. 5. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten van de provincie en de raden van de gemeenten. 6. Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar. Artikel 22 1.

Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raden van de gemeenten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de gemeenten. 2. De algemene reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de totale bijdragen van dat jaar van de gemeenten en van andere opdrachtgevers. Artikel 23 Bij de jaarrekening stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de gemeenten vast. Artikel 24 1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van Collectie Overijssel. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van Collectie Overijssel met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast. 2. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Artikel 25 Het algemeen bestuur kan kaders stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole. HOOFDSTUK XII. HET ARCHIEF Artikel 26 1.

Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen verordening draagt het dagelijks bestuur zorg voor de documenten van Collectie Overijssel. 2. De documenten van Collectie Overijssel die op grond van de Archiefwet 2026 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de decentrale archiefdienst van de gemeente Zwolle. 3. De colleges kunnen de staat waarin de onder hun verantwoordelijkheid bij Collectie Overijssel berustende archieven zich bevinden, onderzoeken. HOOFDSTUK XIII. INFORMATIEVERSTREKKING Artikel 27 1. De colleges en Collectie Overijssel verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak. 2. De colleges kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden van Collectie Overijssel, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is. 3. Collectie Overijssel stelt de colleges te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 2026 ten aanzien van de documenten die berusten in de decentrale archiefdiensten van de gemeenten. Artikel 28 1. De colleges doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor Collectie Overijssel van belang zijn. 2.

De colleges kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeenten kenbaar maken. HOOFDSTUK XIV. DE DIRECTEUR Artikel 29 1. Het dagelijks bestuur beslist omtrent het aangaan, wijzigen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst met de directeur van Collectie Overijssel. 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat er periodiek een functionerings- en beoordelingsgesprek met de directeur plaatsvindt. Artikel 30 1. Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast. 2. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur. Artikel 31 1. De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem. 2. Met inachtneming van artikel 11, vierde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend. HOOFDSTUK XV. TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING EN OPHEFFING Artikel 32 Toetreding tot de regeling kan geschieden bij daartoe strekkende besluiten van de colleges, alsmede de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen, onverminderd het bepaalde in artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 33 1. Uittreding uit de regeling geschiedt door toezending van het daartoe strekkende besluit van het college. Het college overlegt daarbij ook het besluit tot toestemming van de raad van de gemeente. 2. Het college zendt het besluit tot uittreding aangetekend aan het algemeen bestuur. Daarbij wordt een opzegtermijn van één jaar, ingaande op 1 januari van het eerstvolgende kalenderjaar, in acht genomen, tenzij de colleges unaniem een andere opzegtermijn overeenkomen. 3. Het dagelijks bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding, welke nadien worden vastgelegd in een door het algemeen bestuur vast te stellen uittredingsplan. 4. Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur het uittredingsplan vast. De daarin voor de uittredende gemeente omschreven financiële verplichtingen zijn bindend. 5. Nadat het uittredingsplan is vastgesteld, is de uittredende gemeente gehouden om binnen zes maanden de daarin voor de uittredende gemeente omschreven financiële verplichtingen aan de regeling te voldoen. Artikel 33a 1. Het in artikel 33, derde lid, bedoelde uittredingsplan bevat de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties die gedurende een periode van drie jaar het directe gevolg zijn van de uittreding.

Tevens bevat het uittredingsplan de uittreedsom die betaald moet worden door de uittredende gemeente. 2. De uittreedsom wordt als volgt bepaald: de uittredende gemeente betaalt over het eerste kalenderjaar na de uittreding 100% van de jaarlijkse bijdrage, over het tweede jaar 80%, over het derde jaar 50% van de jaarlijkse bijdrage. 3. Voor wat betreft de juridische, personele en organisatorische consequenties geldt dat het algemeen bestuur met de uittredende gemeente de mogelijkheid tot overname van personeel, activa en contracten onderzoekt. Het voorgaande behoeft echter niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het algemeen bestuur van het besluit tot uittreding van de gemeente. Artikel 34 1. Deze regeling kan worden gewijzigd bij een eensluidend besluit van de colleges. 2. De colleges hebben voor het besluit tot wijziging van de regeling de toestemming nodig van de raden van de gemeenten, met inachtneming van het bepaalde in artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Artikel 35 1. Deze regeling kan worden opgeheven bij eensluidend besluit van alle colleges, met inachtneming van het bepaalde in artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. 2.

Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de gemeenten om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de gemeenten te verdelen op een in het plan te bepalen wijze. 3. Bij opheffing van deze gemeenschappelijke regeling worden de daarvoor in aanmerking komende documenten overgebracht naar de decentrale archiefdienst. Documenten die niet voor overbrenging in aanmerking komen, worden door het dagelijks bestuur overgedragen aan de decentrale archiefdienst van de gemeente Zwolle, behoudens de documenten die berusten in de archiefdienst van het Rijk, bedoeld in artikel 2, eerste lid. Van deze overdracht wordt een verklaring opgemaakt. Documenten die niet voor overbrenging in aanmerking komen, worden door het dagelijks bestuur overgedragen aan het college van de gemeente Zwolle. Van deze overdracht wordt een verklaring opgemaakt. De colleges kunnen unaniem besluiten af te wijken van hetgeen in dit lid is bepaald. HOOFDSTUK XVI. SLOTBEPALINGEN Artikel 36 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op de bekendmaking, overeenkomstig artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Het college van de gemeente Zwolle wordt aangewezen als college dat de bekendmaking regelt. 2. De werking van de regeling zal geëvalueerd worden indien het algemeen bestuur daartoe besluit.

Het dagelijks bestuur zal dan een onderzoeksvoorstel aan de deelnemers voorleggen. 3. Het dagelijks bestuur is belast met de registratie van de regeling overeenkomstig artikel 26, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Artikel 37 Deze regeling kan worden aangehaald als: Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2027. Burgemeester en wethouders van de gemeente Zwolle ……………………………………. …………………………... De burgemeester, De secretaris, P. Snijders D. Emmer Burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer ……………………………………. …………………………... De burgemeester, De secretaris, dhr. R. König dhr. J.P. Wassens Burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland ……………………………………. …………………………... De burgemeester, De secretaris, dhr. H.K. de Groot mevr. J. Woertman Burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte ……………………………………. …………………………... De burgemeester, De secretaris, dhr. R.J. Zuidema mw. M. van Esterik Burgemeester en wethouders van de gemeente Dalfsen ……………………………………. …………………………... De burgemeester, De secretaris, dhr. M. Sijbom dhr. H.J. van der Woude Burgemeester en wethouders van de gemeente Ommen ……………………………………. …………………………... De burgemeester, De secretaris, mevr. A. Jetten dhr. J.W.H. Blaauw