Visie op inwoners participatie.pdf

1 Visie op (inwoners) Participatie Datum: 28 juni 2021

2 Inhoudsopgave Inleiding / aanleiding ........................................................................................................................................................ 4 Opzet van deze notitie ...................................................................................................................................................... 5 1. Onze visie op participatie ........................................................................................................................................... 6 1.1 Het begrip participatie .............................................................................................................................................. 6 1.2 Participatieniveau: participatiekompas ................................................................................................................ 7 1.3 Participatieniveau: participatieladder .................................................................................................................. 8 1.4 Alleen door samen te werken maken we Steenwijkerland sterker ....................................................................... 8 1.5 Respect voor elkaars rollen, belangen en bevoegdheden .......................................................................................

9 1.6 Betrokkenheid vraagt om maatwerk en duidelijkheid ........................................................................................... 9 1.7 Participatie paradox ..................................................................................................................................................... 9 2. Uitgangspunten voor de gemeente Steenwijkerland ........................................................................................... 10 2.1 Participatie is de norm .............................................................................................................................................. 10 2.2 Passend participatieniveau ....................................................................................................................................... 10 2.3 Duidelijkheid en transparantie ................................................................................................................................ 10 2.4 Contactpersoon .......................................................................................................................................................... 11 2.5 Maximaliseer ..............................................................................................................................................................

11 2.6 Gewogen besluit ......................................................................................................................................................... 11 2.7 Leer en evalueer ......................................................................................................................................................... 11 2.8 Antenne ....................................................................................................................................................................... 11 3. Doorwerking in de gemeentelijke organisatie ...................................................................................................... 12 3.1 Participatieparagraaf ................................................................................................................................................. 12 3.2 Afstemming en samenwerking ................................................................................................................................ 12 3.3 Communicatie ............................................................................................................................................................ 12 3.4 Investeren in of aan de voorkant .............................................................................................................................

12 3.5 Vaardigheden en competenties ................................................................................................................................ 12 3.6 Evalueren en leren ..................................................................................................................................................... 13 3.7 Advisering .................................................................................................................................................................. 13 4. Participatie binnen de Omgevingswet ................................................................................................................... 14 4.1 Participatie in de omgevingsvergunning ............................................................................................................... 14 4.2 Situaties waarin participatie verplicht is ................................................................................................................ 14 4.3 participatie bij de omgevingsvisie en het omgevingsplan ................................................................................... 14 5. Gereedschapskist ........................................................................................................................................................ 15 6.

Stroomschema’s ........................................................................................................................................................... 16 3 6.1 Stroomschema participatie gemeentelijke initiatieven ......................................................................................... 17 6.2 Participatie bij een (collectief) particulier initiatief................................................................................................ 18 6.2.1 Stroomschema voor een (collectief) particulier initiatief met gevolgen voor de fysieke leefomgeving........................ 19 6.2.2 Stroomschema voor een (collectief) particulier initiatief zonder gevolgen voor de fysieke leefomgeving ................... 20 6.3 Toelichting op de onderdelen van het stroomschema’s ....................................................................................... 21 6.3.1 Toelichting op het stroomschema voor een (collectief) particulier initiatief ............................................................... 21 6.3.2 Toelichting op het stroomschema voor een (collectief) particulier initiatief met gevolgen voor de fysieke leefomgeving .......................................................................................................................................................................

21 6.3.3 Toelichting op het stroomschema voor een (collectief) particulier initiatief zonder gevolgen voor de fysieke leefomgeving ....................................................................................................................................................................... 22 7. Stappenplan ................................................................................................................................................................. 24 7.1 Randvoorwaarden voor (uitgebreide) participatie ............................................................................................... 24 7.2 Stappenplan ................................................................................................................................................................ 24 Bijlage ................................................................................................................................................................................ 27 Uitwerking participatieladder met voorbeelden ......................................................................................................... 27 4 Inleiding / aanleiding Steenwijkerland is een gemeente met prachtige natuurgebieden én met kernen en wijken die allemaal een eigen identiteit hebben. Daar zijn we trots op en dat koesteren we.

Daar hoort bij dat we inspelen op ontwikkelingen, op kansen en op mogelijkheden. Zo ook als het gaat om de nieuwe maatschappelijke verhoudingen die we zien ontstaan. Want inwoners en ondernemers nemen vaker het initiatief, nemen verantwoordelijkheid en verwachten een betrokken en dienstbare gemeente. Logisch dus dat we meer met de samenleving samenwerken. Dat we vaker de dialoog opzoeken. En dat we inwoners, ondernemers en andere partners nog meer betrekken bij ontwikkelingen. Ook vanuit de samenleving komen er steeds meer initiatieven waarvoor we ruimte willen geven. Daarmee maken we - in plaats van zelf plannen te maken – plannen van anderen mogelijk. En zo maken we gebruik van de expertise en energie die in de samenleving aanwezig is. We willen een professionele organisatie zijn voor onze inwoners en ondernemers . Onze organisatievisie is dan ook: ‘We werken professioneel aan een mooi en sterk Steenwijkerland. Wendbaar, omgevingsbewust en als betrouwbare partner. De wensen en behoeften van de samenleving stellen we centraal. We denken mee, faciliteren en geven ruimte. Wij zijn trots, betrokken en werken met passie. Tonen initiatief en nemen verantwoordelijkheid.’ Dit is een belangrijk uitgangspunt bij het ontwikkelen van de visie op (inwoners)participatie. Participatie is niet nieuw binnen onze gemeente. Sterker, er is al de nodige ervaring opgedaan .

Zo hebben we onder andere:  Een lange traditie van kernen- en wijkenbeleid  Participatie ingezet bij diverse visietrajecten en projecten  Rond het thema ‘Steenwijkerland energieneutraal’ een G1000 georganiseerd  Een subsidieregeling voor inwonersinitiatieven ; waarbij een inwonerscommissie de aanvragen beoordeelt  Samen met ’t Gieters Belang en Giethoorn Onderneemt een toekoms tvisie voor Giethoorn opgesteld Met elkaar kunnen we concluderen dat er veel goed gaat. Maar het kan altijd beter. Daarom hebben we d e ervaringen die we in de praktijk hebben opgedaan, omgezet in leerpunten. Deze – en de suggesties die we kregen van het Inwonerspanel – hebben we verwerkt in onze visie op (inwoners)participatie. Daarin nemen we ook de uitgangspunten van de Omgevingswet mee. Participatie is in deze nieuwe wet tenslotte een belangrijke pijler . Besluiten nemen over de fysieke leefomgeving kan straks niet meer zonder daar inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere overheden bij te betrekken . En dat geldt voor plannen van de gemeente én voor initiatieven vanuit de samenleving. 5 Waarom een visie op participatie?  We zijn ervan overtuigd dat we alleen door samen te werken Steenwijkerland sterker kunnen maken .

Die samenwerking vereist inzicht in en respect voor elkaars rollen, belangen en bevoegdheden  We hebben behoefte aan een consistente aanpak en goede afspraken over participatie, zowel op politiek als op ambtelijk niveau. Zo bieden we inwoners, ondernemers en andere partners duidelijkheid over onze inzet bij participatie  We vinden het belangrijk dat de participatieaanpak uitnodigend is voor een brede(re) doelgroep  In de Omgevingswet is participatie een centrale pijler. Dat vraagt om een heldere visie en algemene uitgangspunten én om spelregels voor initiatiefnemers bij het organiseren van participatie bij hun initiatief. Opzet van deze notitie In deze notitie beschrijven we onze visie op (inwoners)participatie en onze uitgangspunten. Het is bedoeld als een referentiekader en niet als blauwdruk of vastgelegd format. Dat laatste past tenslotte niet bij een gemeente die de samenleving en maatschappelijke opgaven centraal stelt. We zetten hiermee een volgende stap in de invulling van de rol van de gemeente als netwerkpartner. Deze notitie is tot stand gekomen met in- en externe inbreng. Van medewerkers die betrokken z ijn (geweest) bij participatie é n van mensen uit de samenleving d ie betrokken zijn of waren bij initiatieven (in hun leefomgeving). Ook hebben we de uitgangspunten voor de visie getoetst bij ons online Inwonerspanel.

Deze notitie bestaat uit de volgende onderdelen:  Participatievisie Deze geeft aan hoe we als gemeente kijken naar en denken over part icipatie en in welke context we het plaatsen.  Uitgangspunten voor participatie Deze vormen (zowel voor medewerkers als voor bestuurders) de leidraad voor participatie. Bovendien bieden ze duidelijkheid aan inwoners, ondernemers en andere partners over de gemeentelijke inzet bij participatie.  Doorwerking in de organisatie Hiermee geven we inzicht in de effecten voor de organisatie en de werkwijze tussen raad, college en de organisatie. We benoemen een aantal activiteiten die de doorwerking moeten laten slagen.  Uitwerking in stroomschema en stappenplan Dit geeft een beeld van hoe we onze visie vertalen naar de dagelijkse praktijk.  Bijlagen: Uitwerking participatieladder met voorbeelden 6 1. Onze visie op participatie Hoe kijken wij naar participatie, of beter gezegd: hoe willen we participatie inhoud geven? Onze visie op participatie sluit aan bij onze organisatievisie, de missie die we als organisatie hebben én onze visie op dienstverlening. Kern van die visie is: participatie op maat. 1.1 Het begrip participatie Met participatie bedoelen we het betrekken van inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere overheden bij ontwikkelingen in de leefomgeving.

Dit geldt voor plannen van de gemeente, maar óók voor initiatieven uit de samenleving. Participatie zegt daarmee nog niks over het draagvlak voor een plan . Want ook al zijn mensen of partijen bij een plan betrokken, wil dat nog niet zeggen dat ze het er ook mee eens zijn (of worden). Het is goed om voor ogen te houden dat maximaal draagvlak voor het besluit niet altijd het doel van de participatie hoeft te zijn. Het verbeteren van de kwaliteit van het plan kan ook het doel zijn. Bijvoorbeeld door het gezamenlijk bepalen van de randvoorwaarden of de (manier van) evaluatie van het plan/beleid. Er zijn nu eenmaal onderwerpen waarover de meningen verdeeld zullen blijven. Uiteindelijk is het aan het college of de raad om een besluit te nemen na afweging van álle belangen. Belangrijk is om daar vooraf duidelijk over te zijn naar de deelnemers. Participatie komt niet in de plaats van de wettelijke vormen van inspraak. Die formele inspraak komt nádat een plan gemaakt is. De inspraak waar deze visie over gaat, gaat over de inspraak bij het maken van het plan. Alleen samen en met betrokkenheid van inwoners, ondernemers en andere partners kunnen we Steenwijkerland sterker maken. We willen daarom een partner zijn die (uiteraard binnen de wettelijke kaders) ruimte geeft en faciliteert, samenwerkt en verantwoordelijkheid neemt als dat nodig is.

We bewegen mee, participeren met lef en laten successen zien. Essentieel bij die samenwerking is respect voor elkaars rollen, belangen en bevoegdheden. Per vraagstuk of initiatief bepalen we wat onze rol daarbij is. Op basis daarvan ontwikkelen we, liefst samen, de meest passende participatiestrategie. Daarbij maken we vooraf duidelijk hoeveel ruimte er is voor participatie en wat er gebeurt met de resultaten. Om betrokkenheid te vergroten doen we in participatietrajecten ons best om zoveel mogelijk inwoners, ondernemers en andere partners de gelegenheid te geven inbreng te leveren. Ook, of misschien wel juist, voor participatie geldt: het is maatwerk. En dat betekent niet alleen dienstverlening op maat, maar ook participatie op maat. (Inwoners)participatie is géén synoniem voor draagvlak 7 1.2 Participatieniveau: participatiekompas Participatie kent verschillende niveaus. Die zijn a fhankelijk van het vraagstuk én van de rol die de gemeente heeft . Om te bepalen welke vorm van participatie het meest geschikt is, zijn diverse hulpmiddelen beschikbaar. Voor deze visie passen we het participatiekompas en de participatieladder volgens Partners & Pröpper toe. Hieronder en in paragraaf 1.3 beschrijven we deze.

Het participatiekompas (figuur 1) combineert de vier vormen van overheidssturing (rechtmatig, presterend, samenwerkend en responsief) met vier verschillende niveaus van participatie (informeren, raadplegen, co-creëren en meewerken). Participatiekompas  In de rol van rechtmatige overheid gaat het om heldere procedures, om weten waar de overheid van is, om voorspelbaar zijn. Het bestuur bepaalt de agenda en de samenleving volgt. Betrokkenen krijgen informatie, meestal volgens formele procedures. De inwoner is in een afhankelijke positie en ‘hoort het aan’. Voorbeeld: aanslagen gemeentelijke belastingen, controle op bouwvoorschriften.  In de rol van presterende overheid staan resultaat, realisatiekracht en tempo centraal. Meetbare doelen en processen zijn belangrijk . Inwoners zijn in deze rol met name ‘klant’. Ook hier bepaalt het bestuur de agenda. Daarbij wordt vaak wel om de inbreng en ideeën uit de samenleving gevraagd , overigens zonder de garantie dat dat tot wijzigingen leidt. Er wordt helder gemaakt wat er met de inbreng gedaan wordt of is. De inwoner geeft weliswaar zijn of haar mening , maar is onzeker over de uitkomst. Bijvoorbeeld bij klanttevredenheidsonderzoeken of inspraakprocedures. Voorbeeld: baliedienstverlening, onderhoud van wegen en groen.  In de rol van de samenwerkende of netwerkende overheid gaat het ook om het bereiken van doelen.

Maar voor het realiseren daarvan is veel meer inspanning van andere partners nodig. De overheid gaat in gesprek met maatschappelijke organisaties en andere partners om samen de doelen te bepalen en te bereiken. Partijen zijn gelijkwaardig en beslissen over hun eigen inzet, ieder vanuit zijn eigen kennis en bevoegdheid. Participatie is in deze rol vooral netwerken en samenwerken . De samenleving is hier partner van de overheid . De inwoner denkt mee, voert soms ook (deels) uit en voelt zich verantwoordelijk. Voorbeeld: realiseren sociale woningbouw, aanpak laaggeletterdheid, verminderen aardgasgebruik.  In de rol van meewerkende of responsieve overheid ligt het initiatief in de samenleving. De overheid luistert en speelt in op deze initiatieven , maar h eeft geen eigen agenda. De samenleving is initiatiefnemer en eigenaar, de overheid adviseert en ondersteunt. Het gaat hier in feite om overheidsparticipatie (in plaats van inwonersparticipatie). Voorbeeld: zorgcoöperatie Steenwijkerwold, bermbeheer Kallenkote, energiecoöperaties. De stippellijn in het kompas geeft de scheidslijn aan tussen waar de overheid (meer) aan zet is en waar de samenleving dat (meer) is.

Figuur 1 Participatiekompas 8 1.3 Participatieniveau: participatieladder In de participatieladder volgens Partners & Pröpper (figuur 2) staat aan de linkerkant het niveau van participatie (waarbij er per trede meer invloed is) en aan de rechterkant de daarbij passende bestuursstijl (waarbij de openheid per trede toeneemt). Deze participatieladder kent meer treden en is daarom fij nmaziger dan het participatiekompas . Dat wordt duidelijk als we er per trede een voorbeeld aan koppelen (zie bijlage). Door deze fijnmazigheid is deze ladder geschikt om het verschil te benoemen tussen raadplegen en adviseren én tussen adviseur eindspraak en adviseur beginspraak. Het is belangrijk om vooraf het participatieniveau e n de bijbehorende bestuursstijl te kiezen. Dat zorgt voor heldere verwachtingen over en weer. Figuur 2 Participatieladder van Partners & Pröpper 1.4 Alleen door samen te werken maken we Steenwijkerland sterker Steenwijkerland staat voor veel uitdagingen die variëren in omvang, snelheid en complexiteit. Elke opgave is anders. Denk aan het behoud van de leefbaarheid in de kernen, een goede balans tussen de voor- en nadelen van toerisme, de energietransitie, het aanpassen aan klimaatveranderingen, de ontwikkeling van de agrarisch e sector in relatie tot de besch erming van de kwaliteit van de natuur.

Zeker bij de grotere opgaven zijn maatschappelijke partijen, bedrijfsleven, overheden en inwoners allemaal nodig om tot oplossing en te komen. Daarom willen we de kracht en creativiteit van iedereen in dit gebied benutten en versterken. We willen ruimte geven aan goede ideeën die bijdragen aan de doelen, zodat er betere voorstellen komen en beleid en uitvoering beter aansluiten bij de praktijk of het gebied. Ook willen we als gemeente initiatiefnemers waar nodig ondersteuning bieden, zonder dat we het initiatief overnemen. ‘’(...) vinger aan de pols en faciliteer een structuur waarin veel wordt overgelaten aan het initiatief, maar geef de regie niet volledig uit handen’’ (Betrokkene bij de realisatie van een zonnepark in Onna)

9 1.5 Respect voor elkaars rollen, belangen en bevoegdheden De verhouding tussen overheid en samenleving is veranderd. Inwoners en ondernemers nemen steeds vaker zelf het heft in handen en hebben goede ideeën over hun leefomgeving. Er is veel kennis en kunde aanwezig in de samenleving. Toch kunnen ook zij niet altijd verder met hun plannen zonder de steun of inmenging van de gemeente. We zien de partners waarmee we samenwerken als gelijkwaardig: ieder neemt deel vanuit zijn of haar eigen kennis, kunde en bevoegdheden. De gemeente heeft daarbij een bijzondere taak: het bewaken van het algemeen belang. Dat kan betekenen dat het college of de raad een initiatief afwijst waar inwoners positief over zijn, omdat het ten koste gaat van het algemeen belang. 1.6 Betrokkenheid vraagt om maatwerk en duidelijkheid Om mensen mee te laten praten en denken, moeten we ons ervan bewust zijn dat we te maken hebben met heel verschillende groepen in de samenle ving. Op informatie avonden zien we vaak dezelfde gezichten. We moeten als gemeenschap ons best doen om de verschillende doelgroepe n op verschillende manieren te bereiken en maatwerk te leveren. Niet alle projecten en onderwerpen lenen zich voor participatie. Als een plan niet aangepast kan worden, heeft het geen zin om mensen te vragen naar hun inbreng.

Als de gemeente moet handhaven omdat er een onveilige situatie is, is participatie niet op zijn plaats. 1.7 Participatie paradox Bij het opstellen van een participatieaanpak is het goed om t e bedenken dat er een zogenaamde participatie paradox (figuur 3) is. Daarmee b edoelen we dat mensen zich meestal meer betrokken voelen bij concrete plannen in de buurt (en dus bij een aanvraag voor een omgevingsvergunning) dan bij het vaststellen van een visie voor een gebied . En dat terwijl een visie de plannen wel of niet mogelijk maakt. Invloed daarop is dus een stuk groter. Het is belangrijk onze doelgroepen daarover goed te informeren. De optelsom van de genoemde elementen (paragraaf 1.1 t/m 1.7) leidt tot een participatieaanpak op maat. Een aanpak die past bij het vraagstuk, de doelgroep en de rol van de overheid. Als hulpmiddel om een participatieaanpak op maat te maken, hebben we stroomschema’s (hoofdstuk 6) en een stappenplan gemaakt (hoofdstuk 7) Figuur 3 participatie-paradox 10 2. Uitgangspunten voor de gemeente Steenwijkerland Voor de gemeente ligt er een extra verantwoordelijkheid voor participatie . Niet alleen omdat de gemeente uiteindelijk een gewogen besluit neemt, maar ook omdat we een voorbeeldfunctie hebben. Als je participatie belangrijk vindt, moet dat ook blijken uit wat je doet. Daarbij moeten we ook blijven leren van participatietrajecten.

De onderstaande uitgangspunten zijn voor de gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) de leidraad voor participati e. Ze moeten duidelijkheid geven aan inwoners, ondernemers en andere partners over de inzet van de gemeente in het participatieproces. Deze uitgangspunten zijn gebaseerd op de leerpunten uit eerde re participatietrajecten en op de uitkomsten van de peiling onder het Inwonerspanel. 2.1 Participatie is de norm Ons uitgangspunt bij gemeentelijke initiatieven is dat we inzetten op (inwoners)participatie. Of het nu gaat om projecten in de openbare ruimte of om ontwikkeling van beleid, w e willen daar samen met onze omgeving invulling aan geven. Onze inwoners en ondernemers zien we als de experts binnen hun leefomgeving. Maar we starten geen (uitgebreid) participatietraject als er niets te beïnvloeden is. Voor een aantal gevallen is er een wettelijke plicht t ot participatie (Omgevingswet). 2.2 Passend participatieniveau Voor elk initiatief of – als het een groter initiatief is – voor elke fase van een initiatief, bepalen we vooraf welk p articipatieniveau het best past. Het participatiekompas en de participatieladder zijn daarbij behulpzaam. We gebruiken dit voor gemeentelijke initiatieven en voor inwonersinitiatieven. 2.3 Duidelijkheid en transparantie Vanaf de start van het proces is er duidelijkheid over wat we met participatie willen bereiken.

Duidelijkheid is een cruciale factor voor een geslaagd participatietraject. Zo blijkt uit de evaluaties van participatietrajecten en ook uit het Inwonerspanel. We zijn vanaf de start duidelijk over het participatieniveau en de daarm ee samenhangende kaders en dus over welke beïnvloedingsruimte er is. We zijn ook duidelijk over het gewenste draagvlak en waarvoor. Draagvlak voor het besluit of draagvlak voor het proces. Het gewenste draagvlak kan unanimiteit zijn. I n de praktijk zal het waarschijnlijk vaker zo zijn dat het merendeel neutraal of positief is over de uitkomst van het participatietraject. We zijn ook duidelijk over wie de deelnemers zijn, welke rol een ieder heeft en welke belangen er zijn. Ook maken we duidelijk wat de verwachte doorlooptijd is, welke mijlpalen of beslismomenten er zijn en (vooral) wie eigenaar is. Als het initiatief uit de samenleving komt, nemen we als gemeente het initiatief niet over. We durven het – tot een zekere hoogte – los te laten. Daarbij zien we erop toe dat het algemeen belang wordt afgewogen. We communice ren regelmatig, duidelijk en helder en gebruik en passende ‘’Wij leven in een participatiesamenleving met actieve burgers die graag mee willen denken.

(…) De burgers zijn de experts binnen hun leefomgeving’’ (Bewoner bij de herinrichting van Torenlanden) (Participant bij de herinrichting van Kallenkote) “Het is goed als de bewoners er bij betrokken worden. Maak het eenvoudig en duidelijk. En plan termijnen in, zo voorkom je dat het op de lange baan wordt geschoven. Mensen haken daar op af.” (Deelnemer van het inwonerspanel) (Participant bij de herinrichting van Kallenkote) 11 kanalen/middelen. Als ambtenaren, collegeleden of raadsleden bij een bij eenkomst aanwezig zijn, maken we vooraf afspraken over hun rol (bijvoorbeeld toehoorder, adviseur, regisseur) en zijn die afspraken helder voor de aanwezigen. 2.4 Contactpersoon Bij duidelijkheid hoort ook een vast contactpersoon die het traject/project faciliteert en ondersteunt. Daarmee weten initiatiefnemers bij wie ze terecht kunnen met vragen. Deze contactpersonen maken samen met de initiatiefnemer een inschatting van het gewenste participatienivea u. E r moet een passend participatietraject verkend, ingericht en bewaakt worden. 2.5 Maximaliseer We betrekken inwoners, ondernemers en partners vroegtijdig. We zoeken naar maximale ruimte voor participatie en creëren eerlijke speelvelden. We denken vanaf de start na over wie stakeholders zijn. En we spannen ons in om de inbreng van alle relevante doelgroepen te krijgen.

Denk aan die van jongeren, zeker als het gaat om onderwerpen die hen aangaan. Maar ook aan inhoudelijk belanghebbenden, betrokkenen op basis van geografische afbakening, stemgerechtigde inwoners, georganiseerde verbanden/ belangengroepen etc. We stemmen de communicatie af op de doelgroep. 2.6 Gewogen besluit De uitkomsten van een participatieproces zijn onderdeel van het voorstel aan college of raad. Zij laten de uitkomsten van het parti cipatieproces zwaar wegen in de besluitvorming en maken zelfstandig afwegingen in relatie tot het algemeen belang. Dat kan betekenen dat het besluit ingaat tegen de mening van (een aantal) betrokkenen. De opbrengst van een participatietraject weegt zwaar bij het nemen van een besluit, maar het algemeen belang weegt het zwaarst. 2.7 Leer en evalueer We evalueren participatietrajecten met alle betrokkenen om ervan te leren en zo nodig onze werkwijze aan te passen. 2.8 Antenne De bovenstaande 7 uitgangspunten (paragraaf 2.1 t/m 2.7) gaan over participatietrajecten waarin de gemeente zelf initiatiefnemer is. Dat sluit niet uit dat de gemeente een rol heeft, krijgt of moet nemen bij participatietrajecten waarbij een andere partij initiatiefnemer is. Daarbij moeten we een inschatting maken van de impact van het initiatief en de gevoeligheid daarvan in de omgeving.

Afhankelijk daarvan bepalen we onze rol: van aanwezigheid bij participatiebijeenkomsten tot (zelfs) de regie nemen. ‘’Burger en overheid hebben elkaar nodig om zaken voor elkaar te krijgen’’ (Bewoner bij de herinrichting van Kallenkote) ‘’(..) het is vanzelfsprekend om als gemeente jezelf af te vragen of je iets goed hebt gedaan en waar de verbeterpunten liggen’’ (Deelnemer aan het project Actieplan Werk(t)) “(…) Participatie betekent dat er respect is voor de wensen en grenzen van een ieder. Een ieder heeft zoveel vrijheid om iets te doen, totdat een ander last heeft van die vrijheid. Daar ligt een grens” (Deelnemer van het inwonerspanel) 12 3. Doorwerking in de gemeentelijke organisatie Hoe werken de in hoofdstuk 2 beschreven uitgangspunten door binnen de gemeentelijke organisatie? Hieronder lichten we dat toe. 3.1 Participatieparagraaf Willen we participatie verankeren in onze werkwijze, dan moeten we bij de start van elk project of beleidsontwikkeling nadenken over of en hoe we de participatie vorm geven. Dit moeten we vervolgens vastleggen in de (project)aanpak, bijvoorbeeld in een participatieparagraaf. Het betekent ook dat in voorstellen aan het college of de raad staat wat er aan participatie gedaan is, wat de uitkomsten daarvan waren en wat we met die uitkomsten hebben gedaan . Of hoe we het participatietraject gaan vormgeven en wat we met de uitkomsten gaan doen .

Inclusief de besluitvorming door college en/of raad. Het kan zijn dat participatie niet van toepassing is. Ook dat leggen we uit in een participatieparagraaf. 3.2 Afstemming en samenwerking Het is belangrijk om zicht te hebben op wat er speelt. De hele organisatie zal zich verder moeten blijven ontwikkelen, om nog meer integraal te gaan denken en werken. Daarmee komt in beeld of er ‘meekoppelkansen’ zijn: kunnen we werk met werk maken en/of een initiatief beter ondersteunen. We zien dan ook o f we bepaalde doelgroepen niet overvragen en we voorkom en ‘participatiemoeheid’. Hiervoor is het nodig dat er e en centraal ‘informatiepunt’ komt. Ook de rol van gebiedscoördinatoren is hierin heel belangrijk. Net als het gebruikmaken van het netwerk, zoals de medewerkers van Sociaal Werk D e Kop (taalpuntcoördi natoren, buurtsportwerkers, maatschappelijk werkers en jongerenwerkers). Zij weten als geen ander wat er speelt in de kernen en wijken en kennen veel partners in het gebied. 3.3 Communicatie Participatie en communic atie kunnen niet zonder elkaar. Aan de ene kant gaat het over communiceren wat inwoners en ondernemers van de gemeente kunnen verwachten over participatie in het algemeen. Aan de andere kant gaat het over de communicatie in een participatietraject. Communicatie is een cruciaal onderdeel van een participatietraject.

Het is dan ook verstandig de communicatiediscipline vroegtijdig te betrekken bij een participatietraject. 3.4 Investeren in of aan de voorkant Participeren betekent investeren in of aan de voor kant. Participatietrajecten hebben de grootste opbrengst als ze in een zo vroeg mogelijk stadium starten. Participatietrajecten kosten tijd en geld, maar leveren een belangrijke bijdrage aan kwalitatief betere en gedragen plannen. En dat leidt waarschijnlijk tot minder juridische procedures (zienswijzen en beroep). Overigens kunnen we deze juridische procedures niet helemaal voorkomen met participatietrajecten. Wel weten we dat zonder participatie vooraf de kans op bezwaren veel groter is. 3.5 Vaardigheden en competenties De dialoog aangaan vraagt om vaardigheden en competenties waar we op moeten investeren met training, opleiding en coaching. Veel van die vaardigheden en competenties zijn ook nodig vanuit het traject rond de organisatieontwikkeling. Het is daarom logisch daar aansluiting bij te zoeken. Teamleiders spelen hierin een belangrijke rol. 13 3.6 Evalueren en leren Het participatieproces is niet klaar als het project afgerond, het beleid vastgesteld of de vergunning afgegeven is. Het is pas echt klaar als we een evaluatiemoment inbouwen. W at hebben we geleerd van de aanpak, wat ging goed, wat kan er beter/anders.

Deze leerpunten moeten we vooral ook delen met collega’s en doorvoeren in de werkwijze of in middelen in de gereedschapskist (hoofdstuk 5). Het is verstandig om niet alleen aan het eind terug te kijken op het participatieproces, maar ook tussentijdse evaluatiemomenten in te bouwen. Zeker bij participatieprocessen die langer duren omdat er dan nog aanpassingen gedaan kunnen worden voor het vervolg. 3.7 Advisering Hoewel (inwoners)participatie voor onze gemeente niet nieuw is , is er behoefte aan centrale regie , aan een vraagbaak en ondersteuning, naast alle participatie-inspanningen vanuit de teams/clusters. Het gaat dan om hulp bij het opstell en van een participatieplan, hulp bij het evalueren van een participatietraject en het delen en verwerken van de leerpunten. Daarnaast gaat het om het bewaken van een consistente lijn in participatie, het volgen en vertalen van (maatschappelijke) ontwikkelingen en het vastpinnen van participatie op strategisch niveau. Op 18 november 2017: G1000 Burgertop in De Meenthe met 275 deelnemers 14 4. Participatie binnen de Omgevingswet In de inleiding hebben we het al benoemd: participatie is een belangrijke pijler in de Omgevingswet. In dit hoofdstuk leggen we uit wat de invoering van de wet betekent als het om participatie gaat. De Omgevingswet stimuleert namelijk vroegtijdige participatie.

Daarmee kunnen we als overheid op tijd belangen, meningen en creativiteit op tafel krijgen. De wet zegt over participatie: Het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden [...] bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit. Met belanghebbenden bedoelt de wet burgers, vertegenwoordigers van bedrijven, professionals van maatschappelijke organisaties en bestuurders van overheden. In de Omgevingswet staan de regels voor participatie. Ook geeft de wet aan dat we bij het vaststellen van de omgevingsvisie (uiterlijk 2024) en het omgevingsplan (uiterlijk 2029) moeten benoemen hoe we de belanghebbenden erbij betrokken hebben en welke resultaten dat heeft opgeleverd. Ook moeten we aangeven hoe wij ons eigen participatiebeleid hebben ingevuld. Bij het aanvragen van een omgevingsvergunning ligt het initiatief voor participatie bij de aanvrager. Hij of zij moet aangeven of en zo ja hoe de omgeving bij het plan betrokken is en wat daarvan de resultaten zijn. 4.1 Participatie in de omgevingsvergunning Partijen die de omgeving betrekken bij plannen krijgen hier waardevolle inzichten en betere initiatieven voor terug. Als de omgeving vroeg bij een traject betrokken wordt, voorkomt dat vaak bezwaren in een later stadium.

Om die reden moet een initiatiefnemer bij de aanvraag van een omgevingsvergunning aangeven of en hoe de omgeving betrokken is bij zijn plan en wat er met de resultaten is gedaan. Dit noemen we de indieningsvereiste. Vraagt de gemeente zelf een omgevingsvergunning aan? Dan hebben wij de rol van initiatiefnemer. Dat betekent dat we bij de aanvraag moeten aangeven of en hoe we de omgeving betrokken hebben bij onze plannen en wat de resultaten hiervan zijn. 4.2 Situaties waarin participatie verplicht is Soms is het niet nodig om een (groot) participatietraject te starten. Bijvoorbeeld als het initiatief geen consequenties heeft voor de omgeving. Daarom is participatie niet per definitie verplicht en altijd vormvrij. Het ontbreken van een participatieproces is dus op zich geen reden om een vergunning te weigeren. De gemeenteraad kan wel activiteiten aanwijzen waarvoor participatie verplicht is. Dit kan alleen bij een aanvraag van een omgevingsvergunning die niet past binnen het bestemmingsplan, een zogenaamde buitenplanse omgevingsplanactiviteit. De gemeenteraad moet hier een apart raadsbesluit over nemen. Het is handig deze te combineren met de lijst voor het adviesrecht van de gemeenteraad voor buitenplanse omgevingsplanactiviteiten.

Is een buitenplanse omgevingsplanactiviteit aangewezen voor verplichte participatie? En heeft de aanvrager hierover geen gegevens verstrekt? Dan kan de aanvraag buiten behandeling worden gelaten. 4.3 participatie bij de omgevingsvisie en het omgevingsplan In de omgevingsvisie leggen we voor de lange termijn de ambities en beleidsdoelen voor de fysieke leefomgeving vast. Een omgevingsvisie gaat in op de ontwikkeling, het beheer, het gebruik, de 15 bescherming en het behoud van de fysieke leefomgeving. Zo’n omgevingsvisie is ‘beeldvormend’. Met participatie kunnen we bij inwoners of gebruikers van een gebied perspectieven en toekomstbeelden ophalen. Zo kunnen we inwoners en ondernemers actief betrekken bij de visie. Het omgevingsplan vertaalt de doelen en het beleid uit de gemeentelijke omgevingsvisie naar juridische regels. Bijvoorbeeld het toewijzen van functies aan locaties, het toestaan of juist niet van bepaalde activiteiten in bepaalde gebieden, algemene regels en meldingsplichten bij activiteiten, vergunningplichten en beoordelingsregels en regels over omgevingswaarden. Bij het opstellen van een omgevingsplan is participatie heel belangrijk. Maken we een omgevingsvisie en/of een omgevingsplan? Dan vindt de wetgever dat hierin moet staan hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere bestuursorganen bij de voorbereiding betrokken zijn.

En ook wat de resultaten hiervan zijn. Bovendien moeten we hierin aangeven hoe we invulling hebben gegeven aan ons participatiebeleid. Dat noemen we de motiveringsplicht. 5. Gereedschapskist De visie op participatie en onze uitgangspunten bepalen hoe we als gemeente inwoners en ondernemers betrekken bij onze plannen en beleid. Het bepaalt ook hoe we omgaan met initiatieven uit de samenleving. We hebben naast het participatiekompas en de participatieladder ook stroomschema’s (vragenbomen) opgesteld om te helpen te bepalen of en in welke mate participatie noodzakelijk is en dus ook toegepast moet worden (zie hoofdstuk 6). Met een concreet stappenplan geven we ‘handen en voeten’ aan de uitgangspunten (zie hoofdstuk 7). Daarnaast ontwikkelen we praktische handreikingen, zowel voor onze eigen medewerkers als voor initiatiefnemers uit de samenleving. Denk aan folders, checklists, voorbeeldteksten voor uitnodigingen en participatieverslagen, voorbeelden van geslaagde participatietrajecten en werkvormen voor (online) bijeenkomsten. We putten hierbij uit wat in onze gemeente beschikbaar is, maar we kijken ook naar best practices elders. Deze handreikingen geven we een plek in de (online) ‘gereedschapskist’. Deze kist zal continu up-to-date gehouden worden. Participatie Alternatieven Gedragen besluit

16 6. Stroomschema’s Het participatiekompas (paragraaf 1.2) en de participatieladder (paragraaf 1.3) zijn hulpmiddelen om het meest geschikte participatieniveau vast te stellen. Daarnaast hebben we stroomschema’s (vragenbomen) opgesteld die helpen om te bepalen of participatie noodzakelijk is en hoeveel participatie-inspanning er gevraagd wordt. Deze stroomschema’s hebben we uitgewerkt voor: 1. Situaties waarin de gemeente de initiatiefnemer is 2. Situaties waarin een inwoner, ondernemer of een collectief de initiatiefnemer is Uiteraard geven we bij deze stroomschema’s ook een tekstuele toelichting: Ad 1) Situaties waarin de gemeente de initiatiefnemer is Als gemeente vinden we participatie erg belangrijk. Bij gemeentelijke initiatieven organiseren we dat dan ook daar waar het kan. Afhankelijk van het vraagstuk én van de rol die de gemeente heeft, zijn er verschillende niveaus van participatie. Het participatiekompas en de handreikingen helpen bij het bepalen van de meest geschikte vorm van participatie bij een vraagstuk. Die vraagstukken zijn onder te verdelen in drie categorieën: a. Beheer en onderhoud b. Projecten en planvorming c. Visie- en beleidsontwikkeling Bij de eerste categorie kunnen zich situaties voordoen die zich niet lenen voor participatie. Denk aan gevaarlijke situaties die meteen opgelost moeten worden (een boom die dreigt om te vallen).

Ook het gewone beheer en onderhoud (snoeien, maaien, etc.) valt niet onder de participatietrajecten. Nieuw beleid voor beheer en onderhoud kan daar wel onder vallen. Zo ook het zogenaamde ‘right to challenge’. ‘Right to challenge’ wil zeggen dat inwoners de gemeente mogen ‘uitdagen’ als ze vinden dat ze het beheer zelf (beter, goedkoper, duurzamer) willen en kunnen doen. Ook bij de derde categorie is een toelichting op zijn plaats. De Omgevingswet stelt dat de gemeente bij het opstellen van de omgevingsvisie en het omgevingsplan duidelijk moet maken hoe de samenleving betrokken is en wat deze inbreng heeft opgeleverd: de zogenaamde motiveringsplicht. Ad 2) Situaties waarin een inwoner, ondernemer of een collectief de initiatiefnemer is Bij een particulier initiatief kan het gaan om een collectief of individueel initiatief. Om een initiatief dat wel of geen gevolgen voor de fysieke leefomgeving heeft. Voorbeelden van initiatieven die wel gevolgen hebben zijn: het (ver)bouwen van een woning, het vestigen van een bedrijf en het veranderen of aanleggen van een speeltuin. Voorbeelden van initiatieven zonder directe gevolgen voor de fysieke leefomgeving zijn: het organiseren van een collectieve klushulp en een buurtinloop. Voor een aantal gevallen is participatie verplicht vanuit de Omgevingswet. Ook de gemeenteraad kan voor bepaalde aanvragen participatie verplicht stellen.

Dat kan alleen bij aanvragen die niet passen in het bestaande omgevingsplan (de zogenaamde ‘buitenplanse afwijkingen’). Is participatie verplicht? Dan moeten de initiatiefnemers bij hun vergunningaanvraag aangeven wat ze hebben gedaan om belanghebbenden te betrekken bij hun plan én wat ze met die inbreng hebben gedaan. De lijst met aanvragen waarvoor participatie verplicht is, staat op het moment dat de Omgevingswet is ingevoerd op de gemeentelijke website. 17 6.1 Stroomschema participatie gemeentelijke initiatieven

18 6.2 Participatie bij een (collectief) particulier initiatief Bij een particulier initiatief kan het gaan om een collectief of individueel initiatief. En om een initiatief dat wel of geen gevolgen voor de fysieke leefomgeving heeft. Het eers te schema bepaalt welk stroomschema van toepassing is: voor initiatieven mét of voor initiatieven zonder gevolgen voor de fysieke leefomgeving. Voorbeelden van initiatieven die gevolgen hebben voor de fysieke omgeving zijn: het (ver)bouwen van een woning, het vestigen van een bedrijf en het veranderen of aanleggen van een speeltuin . Voorbeelden van initiatieven zonder directe gevolgen voor de fysieke omgeving zijn: het organiseren van een collectieve klushulp, een buurtinloop en het opstellen van een dorpsvisie.

19 6.2.1 Stroomschema voor een (collectief) particulier initiatief met gevolgen voor de fysieke leefomgeving

20 6.2.2 Stroomschema voor een (collectief) particulier initiatief zonder gevolgen voor de fysieke leefomgeving

21 6.3 Toelichting op de onderdelen van het stroomschema’s In deze paragraaf geven we een toelichting op de diverse onderdelen uit de stroomschema’s. Deze toelichting krijgt de aanvrager op de website te lezen. 6.3.1 Toelichting op het stroomschema voor een (collectief) particulier initiatief Heeft de uitvoering van het initiatief gevolgen voor de fysieke leefomgeving? Het (ver)bouwen van een woning, het vestigen van een bedrijf en het veranderen of aanleggen van een speeltuin zijn voorbeelden van initiatieven die gevolgen hebben voor de fysieke omgeving. Ook als u de gemeente vraagt om het onderhoud van bijvoorbeeld de bermen over te dragen aan een kern of wijk (het zogenaamde ‘right to challenge’) is een voorbeeld van een initiatief met gevolgen voor de fysieke leefomgeving. Het organiseren van een collectieve klushulp, een buurtinloop of het opstellen van een dorpsvisie zijn voorbeelden van initiatieven zonder directe gevolgen voor de fysieke omgeving. 6.3.2 Toelichting op het stroomschema voor een (collectief) particulier initiatief met gevolgen voor de fysieke leefomgeving Is er een omgevingsvergunning nodig voor het initiatief? Voor het bouwen van een bouw werk of voor een (bedrijfs)activiteit die mogelijk hinder voor mens en milieu veroorzaakt, is in de meeste gevallen een omgevingsvergunning nodig. Dit geldt voor zowel particulieren als bedrijven.

Op de website www.omgevingsloket.nl kunt u een vergunningscheck invullen om te zien of u voor uw initiatief een omgevingsvergunning nodig heeft. Participatie is niet nodig als de vergunningscheck op omgevingsloket.nl aangeeft dat u voo r uw initiatief geen vergunning nodig heeft. Informeer wel uw buren. Past het initiatief binnen het geldende bestemmings- of omgevingsplan? Met een bestemmings - of omgevingsplan geeft de gemeente aan voor welke functies percelen of bouwwerken mogen worden gebruikt. Ook is hierin vastgelegd waar gebouwd mag worden en waar niet. De bestemmings- of omgevingsplannen vindt u op www.ruimtelijkeplannen.nl. Participatie is nodig voor initiatieven die ni et passen binnen het bestemming- of omgevingsplan. Du s: past uw initiatief binnen het bestemmings- of omgevingsplan? Dan is participatie niet nodig. Informeer wel uw buren. Heeft u hulp nodig om te bepalen of uw initiatief past binnen het geldende bestemmings- of omgevingsplan? Neem dan contact op met ons op. Is er binnenplans een afwijkingsmogelijkheid die ruimte biedt? In bestemmingsplannen zijn vaak al een aantal afw ijkingsmogelijkheden opgenomen. In de meeste gevallen gaat het dan om relat ief kleine afwijkingen van de regels in het bestemmingsplan. Meestal zijn er voorwaarden verbonden aan deze zogenaamde binnenplanse afwijkingsmogelijkheden.

Initiatieven worden aan deze voorwaarden getoetst om te bepalen of de gemeente medewerking kan verlenen. 22 Past het initiatief binnen de kaders van ons beleid en onze omgevingsvisie? Onze omgevingsvisie ‘Waardevast landschap (2017)’ is een belangrijk onderdeel van ons ruimtelijk beleid. In deze strategische lange termijn visie hebben we opgeschreven wat we van belang vinden voor de leefomgevin g in Steenwijkerland (de noodzakelijke en gewenste ontwikkelingen van onze leefomgeving) en hoe wij ons daar als gemeente de komende jaren voor inzetten. Naas t onze omgevingsvisie kennen we als gemeente (op dit moment) ook nog andere beleidskaders die relevant zijn voor ruimtelijke initiatieven. Denk hierbij aan positieve gezondheid als uitgangspunt. Deze beleidskaders vindt u op onze website www.steenwijkerland.nl. Draagt het initiatief bij aan onze gemeentelijke opgaven en de sociaaleconomische ontwikkeling van Steenwijkerland? Ons omgevingsbeleid is gericht op de sociaaleconomische ontwikkeling van Steenwijkerland. Die ontwikkeling is nodig om onze gemeente leefbaa r en vitaal te houden. We maken dan ook graag ruimte voor een goed gesprek als een initiatief, dat niet direct past binnen ons beleid en onze omgevingsvisie, bijdraagt aan de gemeenschappeli jke opgaven en de sociaaleconomi sche ontwikkeling van Steenwijkerland. Samen met u verkennen we dan de (on)mogelijkheden.

Een nieuwe functie of grootschalige uitbreiding met impact op de omgeving? Hoe groter de gewenste uitbreiding van een bestaande situatie is, hoe groter de invloed op de omgeving en hoe meer u moet inzetten op participatie. Dat geldt ook als de uitbreiding in een kwetsbaar gebied is (bijvoorbeeld Natura 2000) of als de uitbreiding niet past bij het gebied . Of als het gaat om iets nieuws voor het gebied: anders gebruiken van de bestaande grond, bijvoorbeeld voor een zonnepark of opslag van materialen. Voor een aantal van dit soort initiatieven is participatie ook verplicht. Op de website www.steenwijkerland.nl leest u hier meer over. Daar vindt u nog veel meer informatie over participatie. Natuurlijk kunt u ook contact met de gemeente Steenwijkerland opnemen, we denken graag met u mee over uw initiatief. Geen medewerking. Niet alle initiatieven voegen waarde toe aan een gebied en dragen bij aan gemeentelijke opgaven. De gemeente kan dan ook besluiten geen medewerking te verlenen als een ruimtelijke ontwikkeling in strijd is met het gemeentelijk belang. Dit motiveren wij altijd. We doen ons best om in een zo vroeg mogelijk stadium van de planvormi ng te laten weten of de ontwikkeling wel of niet past in ons gemeentelijk beleid.

6.3.3 Toelichting op het stroomschema voor een (collectief) particulier initiatief zonder gevolgen voor de fysieke leefomgeving Past het initiatief binnen de kaders van ons beleid en onze omgevingsvisie? In onze omgevingsvisie en andere beleidskaders beschrijven we wat voor gemeente/gemeenschap we willen zijn/vormen. Een belangrijk uitgangspunt is bijvoorbeeld positieve gezondheid. Onze beleidskaders vindt u op onze website www.steenwijkerland.nl. Draagt het initiatief bij aan onze gemeentelijk opgaven en de sociaaleconomische intwikkeling van Steenwijkerland? Ons omgevingsbeleid is gericht op de sociaaleconomische ontwikkeling va n Steenwijkerland. Die ontwikkeling is nodig om onze gemeente leefbaar en vitaal te houden. We maken dan ook graag 23 ruimte voor een goed gesprek als een initiatief, dat niet direct past binnen ons beleid en onze omgevingsvisie, bijdraagt aan de gemeenschapp elijke opgaven en de sociaaleconomische ontwikkeling van Steenwijkerland. Samen met u verkennen we dan de (on)mogelijkheden. Gaat om een collectief initiatief? Is uw initiatief (nog) alleen van u of praat u namens een collectief, zoals plaatselijk belang/wijkvereniging of een andere (belangen)groep? Als u nog niet weet of uw idee aansluit bij de wensen van uw omgeving, vragen we u eerst om dat te onderzoeken. We kunnen u adviseren over de aanpak daarvan. Geen medewerking.

Niet alle initiatieven voegen waarde toe aan een gebied en dragen bij aan gemeentelijke opgaven. De gemeente kan dan ook besluiten geen medewerking te verlenen. Dit motiveren wij altijd. We doen ons best om in een zo vroeg mogelijk stadium van de planvorming te laten weten of de ontwikkeling wel of niet past in ons gemeentelijk beleid. De gemeente kan besluiten geen medewerking te verlenen als onduidelijk is of het initiatief aansluit bij de wensen van de omgeving of als het niet aansluit bi j de wensen van de omgeving. We vragen u dan ook om eerst te polsen of uw idee breder gedragen wordt. We kunnen u adviseren bij de aanpak daarvan. 24 7. Stappenplan Hoe vertaal je nu de uitgangspunten naar de praktijk? Dat laten we in dit hoofdstuk zien. We beschrijven dat voor participatietrajecten die uitgaan van een hogere trede van de participatieladder (paragraaf 1.3) dan de onderste trede (informeren). Voor die trede (informeren) is een communicatieplan wel relevant, maar is een omgevingsdialoog niet geschikt. Bepaal eerst of participatie zinvol is en het traject voldoet aan de randvoorwaarden voor participatie. Is dit het geval? Doorloop dan de 8 stappen uit dit stappenplan. Het resultaat is een participatie- en communicatieplan voor het initiatief. 7.1 Randvoorwaarden voor (uitgebreide) participatie Ieder participatietraject moet voldoen aan de volgende vier randvoorwaarden: 1.

Participatie draagt bij aan het ontwikkelen van beleid of een betere leefomgeving, aan het creëren van draagvlak of een democr atisch proces . Hierbij is de gemeenteraad en/of het college bereid een actieve bijdrage te leveren en ruimte te bieden voor de inbreng van belanghebbenden. 2. Het onderwerp is voor de deelnemers relevant en sluit aan bij hun belevingswereld. 3. De deelnemers hebben werkelijk een stem. 4. Er is voldoende tijd (voorbereiding, doorloop), capaciteit en budget om participatie te faciliteren. Wordt niet voldaan aan een of meer van deze randvoorwaarden? Dan is een dialoog met de omgeving niet geschikt. Deze afweging kan opgenomen worden in eventuele college- en raadsvoorstellen in de communicatie- en participatieparagraaf. Door geen uitgebreid participatietraject op te starten als niet voldaan wordt aan deze ra ndvoorwaarden, voorkomen we dat we trajecten starten die geen meerwaarde hebben of de verkeerde verwachtingen wekken. Zo zorgen we er voor dat participatie een krachtig middel blijft. Let wel: we moeten ons maximaal inspannen om (ook) aan de laatste voorwaarde te voldoen. Dat betekent dat al bij de voorbereiding van ni euwe projecten, plannen en beleidsontwikkeling rekening gehouden moet worden gehouden met participatietrajecten, qua capaciteit, tijd en geld.

Voldoet een plan of project aan de genoemde randvoorwaarden? En denken we dat participatie een zinvolle bijdrag e levert aan beter beleid, een gezonde, veilige en duurzame leefomgeving, meer draagvlak of een democratisch proces? Volg dan het stappenplan om een communicatie - en participatieplan te maken. 7.2 Stappenplan 1. Wat wil je met participatie bereiken? Het is belangrijk om eerst het doel te bepalen. Het gaat dan om verschillende doelen: het beleidsdoel, het participatiedoel en het gespreksdoel. Bij het participatiedoel bepaal je wat het resultaat moet zijn van het participatieproces. Wil je het draagvlak ver groten bij een bepaalde groep of gaat het om het verhogen van de kwaliteit van beleid of om nieuwe ruimtelijke ontwikkelingen? 2. Wie nodig je uit voor participatie? De volgende stap gaat over de doelgroep. Wie nodig je uit voor participatie? Inwoners, ondernemers, scholieren, maatschappelijke instellingen? Wat weet je van het publiek? Waar kun je ze vinden? 25 Verplaats je in hun belevingswereld. En wat is hun informatiebehoefte? Nodig niet iedereen uit, kies je publiek. Vaak bestaat vanuit de gemeenteraad en/of het college de wens om alle inwoners of partners uit te nodigen om mee te praten. De vraag is of dat zinvol is. Niet alle onderwerpen zijn voor iedereen relevant. Inwoners of partners doen alleen mee, als ze belang hebben bij het onderwerp.

Kies daarom zorgvuldig je publiek op basis van het onderwerp. Een omgevingsanalyse kan je helpen. Hiermee breng je in kaart wie de belanghebbenden zijn en wat hun rol is in het geheel. Het kan in de praktijk dus zo zijn dat je meerdere publieksgroepen gaat betrekken met elk een eigen participatievraag en eigen participatietool om je doel zo goed mogelijk te bereiken. 3. Wie is de afzender? Van wie komt de uitnodiging om mee te praten over een bepaald onderwerp? De gemeente is voor deelnemers niet altijd een relevante afzender. Zijn partners mogelijk (mede) afzender? Door ook andere afzenders en kanalen in te schakelen, kom je in contact met nieuw publiek. Bijvoorbeeld een wijkvereniging die zelf direct buurtbewoners uitnodigt. Of een zorgaanbieder die zijn cliënten vraagt mee te praten. 4. Waar gaan we het met elkaar over hebben? In deze stap formuleer je de participatievraag. De informatiebehoefte van je publiek (stap 2) biedt hiervoor aanknopingspunten. In deze stap gaat het erom dat je beleidstaal vertaalt naar publiekstaal. Zodat inwoners en partners zich aangesproken voelen en willen meepraten over het onderwerp. Niet het beleid, maar dagelijkse praktijk van de inwoner is h et onderwerp. Waar gaan we het met elkaar over hebben? Belangrijk is om het onderwerp relevant te maken voor het publiek.

Zodat inwoners en partners zich aangesproken voelen en willen meepraten over het onderwerp. Vertaal daarom het beleid naar de belevingswereld van je publiek en ga daarover in gesprek. 5. Kies het passende participatieniveau Op basis van het doel (stap 1), je publiek (stap 2), de afzender (stap 3) en het onderwerp (stap 4) kies je het passende participatieniveau. Hiervoor kun je gebruik maken van het participatiekompas en de participatieladder (paragraaf 1.2 en 1.3). Kies aan de hand daarvan de manier waarop je het gesprek voert of samen gaat werken. Belangrijk om je te realiseren: Een project heeft meerdere fasen. Kies daarom per fase de gewenste participatie. Het participatieniveau, participatievorm en de intensiteit van de participatie kan per fase verschillen en kan ook veranderen in de loop van het project. Verwachtingen managen is een must Belangrijke voorwaarde voor het slagen van participatie is bij elke ontmoeting en in elke fase de verwachtingen managen. Wat is het doel van deze bijeenkomst/samenwerking? Waar hebben we het met elkaar over? En soms zelfs belangrijker: Waar hebben we het (nu) niet over? Welke mate van invloed kan de ander uitoefenen? Geef aan hoe je de participatie weegt. Stel voor elke fase in het participatieproces duidelijke spelregels op. En wees er duidelijk over: communiceer! 6.

Organiseer het! Als je het participatieniveau, aanpak en werkvorm hebt gekozen, moet je het gaan organiseren. Organiseer je bijvoorbeeld rondetafelgesprekken in de wijk? Of een debat? Hiervoor moeten allerlei zaken geregeld worden. Denk aan het reserveren van een locatie, sprekers, catering, technische zaken, enz. Vergeet niet om af te spreken wat het eindresultaat van het gesprek of de samenwerking is. Wat lever je op? Een beeldverslag, een inhoudelijk verslag, een video? Dit is belangrijke input voor de terugkoppeling aan de deelnemers en andere geïnteresseerden. 26 Zorg voor voldoende ondersteuning en advies binnen je project voor deze organisatie. 7. Nodig uit en communiceer Kies het communicatiekanaal wat past bij je doelgroep. Als je weet waar je je doelgroep kunt vinden (stap 2), dan kun je ze gericht uitnodigen. Bijvoorbeeld een rechtstreekse uitnodiging per brief of mail of via ‘tussenpersonen’ zoals plaatselijk belang/wijkvereniging, sociaal werk de kop, (sport)vereniging. Bij de communicatie is het belangrijk om die communicatie persoonlijk te maken. Dus nodig uit op persoonli jke titel en onderteken een brief of mail met je naam en contactgegevens voor meer informatie. Bied meerdere mogelijkheden om in contact te komen en te blijven, bijvoorbeeld via mail, telefoon of WhatsApp. En blijf ook gedurende het proces de contactpersoon.

Vanaf het moment dat je deelnemers hebt uitgenodigd, is het goed om een plek te hebben waar deelnemers meer informatie kunnen vinden. Bijvoorbeeld een projectpagina op de gemeentelijke website. Vervolgens kun je in alle communicatie naar deze centrale informatieplek verwijzen. Door tussentijds een update te sturen aan de betrokkenen, houd je iedereen op de hoogte. Deelnemers willen graag weten wat er met hun input gebeurt. En toch wordt een terugkoppeling vaak vergeten. Een (eenvoudige) nieuwsbrief kan al voldoende zijn. Maar er zijn ook andere mogelijkheden, zoals een speciaal ingericht platform, een online of papieren magazine of een afsluitende bijeenkomst waarin de resultaten worden gedeeld. Het is verstandig om aan het begin met de deelnemers af te stemmen hoe en hoe vaak zij geïnformeerd willen worden over het project 8. Evalueer en geef feedback! Feedback beperkt zich niet tot één moment of gesprek. Het is bij voorkeur een continu gesprek over hoe het participatietraject verloopt. Telkens moet gecheckt worden of het gekozen participatieniveau, de participatievorm en de aanpak nog steeds passend is, of de informatievoorziening nog aansluit bij de behoefte van de deelnemers, of de samenstelling van de groep deelnemers nog goed is en of er andere leerpunten zijn die meegenomen moeten worden in het vervolg of aanpak.

27 Bijlage Uitwerking participatieladder met voorbeelden Bron: http://partnersenpropper.nl/wiki/Actoranalyse