Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Steenwijkerland 2021 (RAADSVOORSTEL).docx

1 Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, 26-11-2020 Nummer voorstel: 2020/09 Voor raadsvergadering d.d.: 15-12-2020 Agendapunt: 4a Onderwerp: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Steenwijkerland 2021 Conceptbesluit: 1. De ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Steenwijkerland 2021’ vast te stellen onder gelijktijdige intrekking van de ‘Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006’; 2. De ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Steenwijkerland 2021’ inwerking te laten treden op 1 januari 2021. Inleiding: Op grond van artikel 33 van de Gemeentewet hebben in de raad vertegenwoordigde groeperingen (fracties) recht op ondersteuning en stelt de gemeenteraad een verordening vast waarin dit wordt geregeld. De huidige verordening dateert inmiddels van 2006. Daardoor voorziet de verordening niet meer in nieuwe ontwikkelingen op het gebied van voorwaarden, uitgaven en controle op de financiële bijdrage die jaarlijks aan fracties wordt toegekend. In recente jaren heeft de gemeenteraad van Steenwijkerland de controle op de jaarlijkse financiële bijdragen laten verrichten door een kascommissie die uit haar midden gekozen was. Deze manier van controleren wijkt af van de huidige verordening en werd bij wijze van proef toegepast.

De belangrijkste en terugkerende aanbeveling van de kascommissie luidde als volgt: herzie en vernieuw de verordening op ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. De verordening daterende van 2006 liet veel ruimte voor interpretatie van die betreffende verordening. Daarom is er een duidelijker kader weergegeven in de nieuwe verordening om deze ‘open interpretatie’ meer in te perken zonder afbreuk te doen aan het functioneren van de individuele raadsfracties. Een aantal belangrijke wijzigingen zijn terug te vinden in het overzicht van zaken waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is en een aantal zaken waar het juist wél voor bedoeld is. In de oude verordening werden deze doeleinden nog opgenomen in de bijlagen 1 en 2. Daarnaast wordt het jaarlijks benoemen van een kascommissie voor het controleren van de gedane uitgaven vastgesteld met deze nieuwe verordening. Tot slot is er aandacht voor het bijhouden van de administratie, zodat het controleren en bijhouden voor iedereen hetzelfde is: duidelijk en overzichtelijk, maar bovenal digitaal. 2 Integrale afstemming: Deze nieuwe verordening is tot stand gekomen in overleg met de kascommissie, het presidium en de griffie. Communicatie: Over het besluit van de raad wordt op de gebruikelijke wijze gecommuniceerd.

Bijlage: - Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006 - Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Steenwijkerland 2021 - Overzicht wijzigingen ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Steenwijkerland 2021’ Ondertekening: Namens het presidium van de gemeenteraad Steenwijkerland De griffier, De voorzitter, A. ten Hoff J.H. Bats Betrokken partijen: Afdeling: griffie Adviseur: W.J. Spoelstra, plv. griffier, wytze.spoelstra@steenwijkerland.nl 3 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Steenwijkerland 2021 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet en gelezen het voorstel van het presidium van d.d. 26 november 2020; besluit vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Steenwijkerland 2021; Paragraaf 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: - ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren; - bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie. Paragraaf 2. Verzoeken om informatie of bijstand Artikel 2. Verzoek om informatie 1.

Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat. 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken. Artikel 3. Verzoek om bijstand 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand. 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen. 3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als: a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden; b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden. 4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend.

De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris. 4 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid. Paragraaf 3. Fractieondersteuning Artikel 6. Recht op financiële bijdrage 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een jaarlijkse financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie. 2.

De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van €2000 per fractie en een variabel deel van €500 per raadszetel van de fractie. Artikel 7. Besteding financiële bijdrage 1. De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning van inhoudelijke aard die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van: a. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst; b. giften, leningen, beleggingen en voorschotten; c. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de raadsleden als individu ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen: - representatiekosten; - vakliteratuur; - excursies; - bureaukosten; - contributies en lidmaatschappen; - ontvangsten thuis; - zakelijke giften; - individuele consumpties buiten de werkplek; - fooien; - gelegenheidskleding; - attenties en cadeaus voor naaste collega’s; - abonnementen op kranten en tijdschriften (eveneens digitaal); d.

bestedingen aan raadsleden, familieleden van raadsleden of bedrijven van raadsleden of hun familieleden voor werkzaamheden in opdracht van een fractie verrichten. Onder familieleden wordt verstaan familieleden in de eerste en tweede graad; e. verkiezingsactiviteiten; f. opleidingen voor raads- en commissieleden (burgerraadsleden); g. controle en contra-expertise; 5 h. kosten voor computer- en communicatieapparatuur voor raadsleden; 3. De financiële bijdrage kan aangewend worden voor het functioneren van de fractie zoals bedoeld in het eerste lid, gedacht kan worden aan de volgende kosten: - representatiekosten van de fractie; - publicaties en promotiekosten; - administratie- en bankkosten; - bijeenkomsten, excursies en werkbezoeken die door en voor de fractie worden georganiseerd; - abonnementen voor de fractie; - maximaal de helft van de websitekosten voor zover deze website voor en door de fractie wordt gebruikt en onderhouden; - onkostenvergoeding steunfractieleden voor fractievergaderingen (max. €15,00 per fractievergadering); - per bestuursperiode kan vanuit het fractiebudget per fractie een ICT-vergoeding ter hoogte van € 750,- beschikbaar worden gesteld, waaruit onder andere de tablets of laptops voor burgerraadsleden gefinancierd kunnen worden. Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage 1.

Jaarlijks vóór 31 januari wordt een voorschot verleend van de financiële bijdrage als bedoeld in artikel 7, eerste lid, verrekend met nog niet verrekende teveel ontvangen voorschotten in periodes waarvoor de financiële bijdrage overeenkomstig artikel 12 is vastgesteld. 2. In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen of op grond van artikel 56d of 56e van de Wet Algemene regels herindeling wordt, in afwijking van het eerste lid, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand van de raadsverkiezingen en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt; het tweede voorschot vóór het eind van de maand volgend op de raadsverkiezingen. Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt. 2.

Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, worden de verleende voorschotten naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling. 3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode of na raadsverkiezingen ophoudt te bestaan of niet terugkeert in de raad, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad waarop het batig saldo (van de reserve) geretourneerd dient te worden, na aftrek van alle juridische afdwingbare verplichtingen. Artikel 10. Reserve 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage ten behoeve van die fractie in volgende jaren. 2. Een reserve is niet groter dan 30% van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie die in het voorgaande kalenderjaar als voorschot verleend was ten behoeve van die fractie op grond van artikel 8. 6 3. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere. 4.

Een reserve blijft na verkiezingen beschikbaar ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel ten behoeve van de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 5. Als zich een situatie als bedoeld in artikel 9, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve ten behoeve van de fractie waar de betreffende leden uittreden toebedeeld aan de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen. Artikel 11. Administratieve verplichtingen 1. De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn. 2. Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage worden afzonderlijk geadministreerd. 3. De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de raad nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd. 4. Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door ten minste twee personen zichtbaar geautoriseerd. 5.

De financiële administratie wordt digitaal bijgehouden in een standaardformat en in die hoedanigheid ter verantwoording aangeboden bij de jaarlijkse controle. Artikel 12. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage 1. De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag. 2. De griffier controleert het verslag in samenwerking met een door de raad aangewezen kascommissie bestaande uit drie raadsleden. Daarbij wordt uit oogpunt van zorgvuldigheid en continuïteit gekozen voor een roulerend systeem waarbij jaarlijks twee leden gerouleerd worden en één lid een tweede jaar lid is van de kascommissie. De griffier rapporteert aan het presidium dat een voorstel tot vaststelling van de definitieve bedragen voorlegt aan de raad. 3. Indien in het presidium verschil van mening ontstaat over de beoordeling van de verantwoordingen, wordt advies ingewonnen van de accountant die belast is met de jaarrekeningcontrole. 4. De raad stelt na ontvangst van het advies van het presidium de bedragen vast van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de financiële bijdrage bekostigd zijn; b. de wijziging van de reserve; c. de resterende reserve; d. de verrekening tussen de sub a.

genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot, en de hoogte van een eventuele terugvordering van ontvangen voorschotten. 5. De raadsfracties zijn verplicht om betalingsbewijzen, nota’s en bankafschriften die betrekking hebben op uitgaven die ten laste van de bijdrage zijn gedaan, tenminste tot 2 jaar na afloop van het boekjaar te bewaren en op aanvraag aan de raad ter inzage te geven. 7 Paragraaf 4. Slotbepalingen Artikel 13. Intrekking oude verordening en overgangsrecht 1. De ‘Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006’ wordt ingetrokken. 2. De ‘Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006’ blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen. Artikel 14. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2021. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Steenwijkerland 2021 Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Steenwijkerland in de openbare raadsvergadering van 15 december 2020. De griffier, De voorzitter, A. ten Hoff J.H.

Bats 8 Toelichting Algemeen Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven. De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 13) vatbaar is voor bezwaar en beroep. In deze verordening vervult de griffier een centrale rol.

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als procescoördinator, raadsassistent of commissiegriffier) vallen onder het gezag van de griffier. De commissiegriffiers die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is.

Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie. Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld. Artikel 1. Definities Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of 9 door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 2.

Verzoek om informatie Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. Een verzoek kan ook namens een raadslid door een burgerraadslid worden gedaan. De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken. Artikel 3.

Verzoek om bijstand Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid). Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer. Artikel 5.

Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij 10 dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken. Artikel 6. Recht op financiële bijdrage Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.

De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden. De bijdrage wordt verstrekt voor de duur van de zittingsperiode van de raad (eerste lid). Ook na een gemeentelijke herindeling waarbij de nieuwe raad vanaf 1 januari aantreedt, zal de bijdrage voor de duur van de zittingsperiode van die raad verstrekt worden (op basis van een door de nieuwe raad vastgestelde verordening). De herindelingsverkiezingen zijn dan in november van het jaar daarvóór geweest. De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van subsidie van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Omdat het verlenen van subsidies in de Algemene subsidieverordening ((hierna: ASV) indien van kracht) in de gemeente doorgaans aan het college gedelegeerd is, zal voornoemde verordening uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard moeten worden op de bijdrage voor fractieondersteuning.

Niet alleen vanwege het dualisme tussen de raad en het college, maar ook omdat het regime in de ASV wezenlijk anders is dan het regime voor het verlenen, vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning. Artikel 7. Besteding financiële bijdrage Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning van inhoudelijke aard om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief. Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.

Met betrekking tot de gevallen benoemd onder d betekent dit concreet het volgende: het is niet toegestaan om een partner, ouders, schoonouders, kinderen, schoonzoons, schoondochters, broers, zussen, kleinkinderen, opa's, oma's, schoonzussen, zwagers, stiefzussen of stiefbroers in te huren om werk voor de fractie te verrichten. Van een partner is sprake bij een huwelijk, een geregistreerd partnerschap of een samenlevingscontract. Raads- en commissieleden hebben de mogelijkheid om van de gemeente apparatuur in bruikleen te krijgen. In relatie tot de websitekosten onder lid 3: Websitekosten hebben niet enkel betrekking op de fractie en wordt bij alle partijen eveneens gebruikt door de politieke vereniging geaffilieerd aan de betreffende politieke fractie. De bedoelde ICT vergoeding is bedoeld om een burgerraadslid/fractieondersteuner uit te rusten met de nodige ICT faciliteiten. Hiermee wordt bedoeld een laptop of tablet(hardware) en software. Indien door redenen buiten de schuld van de fractieondersteuner verlies van de ter beschikking gestelde ICT voorziening optreedt kan van deze regeling worden afgeweken. 11 Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage Dit artikel regelt de jaarlijkse, ambtshalve verlening van voorschotten ter hoogte van de overeenkomstig artikel 6 berekende voorwaardelijke aanspraak op de financiële bijdrage.

In een jaar waarin de raadsleden naar aanleiding van verkiezingen tegelijkertijd aftreden, wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat ten behoeve van iedere fractie wordt verleend en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk ‘vast’; dit deel van de bijdrage blijft bestemd voor de betreffende fractie, ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld ten behoeve van de nieuwe fractie (eerste lid). Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het variabele deel direct bijgesteld moeten worden naar evenredigheid van het resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend (tweede lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel voorschot beschikken. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is handiger dit direct recht te trekken. Artikel 10.

Reserve Het deel van de financiële bijdrage waarop voorwaardelijk aanspraak wordt gemaakt en dat niet wordt gebruikt, wordt door de raad gereserveerd voor gebruik ten behoeve van die fractie in de volgende jaren (eerste lid). Als in die jaren verkiezingen plaatsvinden, dan wordt de reserve na verkiezingen beschikbaar gesteld ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd (vierde lid). Omdat het niet wenselijk is dat een reserve eindeloos groeit, is hier wel een maximum aan verbonden (tweede lid). Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met mutaties in zittende fracties. De regeling van het vijfde lid voorziet in verdeling over de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen van die fracties. Artikel 11. Administratieve verplichtingen Om te zorgen dat aan het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord (zie artikel 12) een deugdelijke administratie ten grondslag ligt, worden in dit artikel enkele eisen gesteld aan het voeren van deze administratie. Artikel 12. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage De controle van het verslag vindt plaats door de griffier in samenwerking met een kascommissie bestaande uit drie (door de raad aangewezen) raadsleden.

De griffier rapporteert aan het presidium dat vervolgens een voorstel tot vaststelling van de definitieve bedragen voorlegt aan de raad. Indien in het presidium verschil van mening bestaat over een of meer verantwoordingen, wordt het advies ingewonnen van de accountant die belast is met de controle van de jaarrekening van de gemeente. Uit het verslag kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen. Om deze controle mogelijk te maken dient bij het opstellen van het verslag elke post gespecificeerd te worden. De uitgaven moeten worden onderbouwd met bewijsstukken. Als bewijsstukken kunnen dienen: facturen, advertentieteksten, programma's en uitnodigingen, bankafschriften en verklaringen van ontvangst. De inkomsten en uitgaven dienen via 1 bankrekening te lopen die op naam staat van de desbetreffende fractie. Op deze rekening wordt de fractievergoeding gestort en van deze rekening worden de uitgaven gedaan die door de fractie zijn aangemerkt als uitgaven in het kader van de fractievergoeding. Het 12 spreekt vanzelf dat de raad sancties kan toepassen voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening.

Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden terugbetaald. De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is strikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 Algemene Wet Bestuursrecht. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd binnen een termijn van 5 jaar na de dag waarop de subsidie is vastgesteld. Artikel 13. Intrekking oude verordening en overgangsrecht Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 14. Inwerkingtreding en citeertitel Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.