Vaststellen gewijzigde Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van gemeente Steenwijkerland - RAADSVOORSTEL.pdf

Politieke Markt - 11 december 20181/4 Politieke Markt Ontwerpbesluitenbundel Zitting van 11 december 2018 Vaststellen gewijzigde " Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Steenwijkerland" - besluitvormen Politieke Markt - 11 december 20182/4 Vaststellen gewijzigde " Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Steenwijkerland" - besluitvormen Auteur Foka Brouwer Beknopte samenvatting Verantwoordelijke Pfh. wethouder M. Scheringa. De huidige "Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid" dateert uit 2005. In deze verordening wordt het proces rondom de onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid weergegeven. De verordening is geactualiseerd. Beschrijving Inleiding De huidige "Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid" dateert uit 2005. De nieuwe verordening is zoveel mogelijk geactualiseerd. Met de introductie van het dualisme in het gemeentebestuur in 2002 zijn in de Gemeentewet (GW) de artikelen 212 en 213 aangepast en is artikel 213a ingevoegd. Dit had tot gevolg dat elke gemeenteraad drie verordeningen diende vast te stellen. De verordening voor het onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het dagelijks bestuur van de gemeente (ex 213a GW) was daarbij geheel nieuw.

Om gemeenten in dit proces te ondersteunen zijn destijds door de VNG voor de drie verplichte verordeningen modelverordeningen opgesteld. Deze hebben ook als basis voor de uitwerking van de verordeningen in Steenwijkerland gediend. In de geest van het duale stelsel zijn in 2005 deze modelverordeningen vervolgens door de raad vastgesteld. Echter, de duale verhoudingen tussen raad en college waren nieuw en moesten nog verder uitgekristalliseerd worden. Wijzigingen op deze verordeningen in de toekomst waren dan ook niet ondenkbeeldig. Immers, het betrof hier modelverordeningen waarvan nog moest blijken in hoeverre iedere gemeente afzonderlijk tot naleving in staat zou zijn. De gemeente Steenwijkerland heeft bij aanvang het uitgangspunt van artikel 213a GW, leren en verbeteren, omarmd en ervoor gekozen om het verrichten van onderzoek in te zetten als ontwikkelinstrument. Het verrichten van zelfonderzoek is daarmee een instrument van het college. De raad heeft hierin een kaderstellende en geen controlerende rol. De raad kan ook zelf onderzoek verrichten naar doelmatig- en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur door gebruik te maken van de rekenkamer. Het doen van onderzoek gebeurt met behulp van een jaarlijks onderzoeksplan, dat met name is gericht op “procesbeheersing” en “rechtmatigheid van financiële beheershandeling”.

Daarnaast vindt er af toe onderzoek plaats op het gebied van doelmatigheid. Onderzoek naar doeltreffendheid van beleid maakt geen onderdeel uit van het onderzoeksplan. Dit gebeurt door de doelstellingen uit de programmabegroting in de najaarsnota en het jaarverslag te voorzien van een realisatiecijfer. Daarbij wordt vermeld welk percentage van het totaal aan doelen is gehaald en welk percentage niet. Ook wordt onderzocht en verklaard waarom doelen niet zijn gehaald en welke maatregelen daarvoor zijn getroffen. De interne controle (IC) functie is belast met de uitvoering van het onderzoeksplan. Er is veel geïnvesteerd in de IC functie en deze heeft zich vanuit het uitgangspunt “leren en verbeteren” Politieke Markt - 11 december 20183/4 inmiddels ontwikkeld tot een volwaardige spiegelfunctie voor de organisatie op de onderdelen “procesbeheersing” en “rechtmatigheid van financiële beheershandeling”. Echter, de wereld staat niet stil. Steeds strengere regels van toezichthouders hebben tot gevolg dat accountants ook strengere eisen stellen aan de gemeentelijke interne controle. Daarnaast zijn de voorgenomen collegeverklaring financiële rechtmatigheid (2021), toenemende digitalisering en datastromen belangrijke ontwikkelingen.

Om zowel de genoemde ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden als te kunnen voldoen aan de kwaliteitseisen die hiermee samengaan, is de samenwerking aangegaan met vier omliggende gemeenten. Deze samenwerking helpt ons voor de toekomst onze positie te behouden “op de ladder van interne controle”. Voorstel Voorgesteld wordt om de verordening aan te passen. De belangrijkste wijzigingen zijn: Artikel 2.1 Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) organisatie-eenheden van de gemeente en uitvoering van taken door de gemeente. Iedere gemeentelijke organisatie-eenheid en gemeentelijke taak wordt minimaal eens in de zes jaar in zijn geheel aan een dergelijke toets onderworpen. Is gewijzigd in: Het college onderzoekt jaarlijks minimaal de doelmatigheid van de uitvoering van één taak door de gemeente. Artikel 2.2 Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal 4 (delen van) programma's en paragrafen. Is gewijzigd in: Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van de bestuursprogramma's. En daarnaast is in de toelichting het volgende toegevoegd: Onderzoek naar doeltreffendheid vindt plaats op basis van het in de programma's van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma's omvatten of delen daarvan.

De (SMART) doelstellingen in de programmabegroting worden in de najaarsnota en het jaarverslag voorzien van een realisatiecijfer. Tevens wordt nog vermeld welk percentage van het totaal aan doelen is gehaald en welk percentage niet. Daarnaast wordt onderzocht en verklaard waarom doelen niet zijn gehaald en welke maatregelen daarvoor zijn getroffen. Artikel 3 Het onderzoeksplan wordt in de nieuwe verordening minder uitgebreid weergegeven. Toegevoegd is dat de concerncontroller in opdracht van het college de rekenkamercommissie op de hoogte stelt van het onderzoeksplan. Artikel 5 De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Is gewijzigd in: Politieke Markt - 11 december 20184/4 Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag over de voortgang van de onderzoeken uit het onderzoeksplan. Het college rapporteert in de najaarsnota en het jaarverslag over de doeltreffendheid van de bestuursprogramma's. Het college treft, waar nodig, maatregelen voor verbetering. En daarnaast is in artikel 5.1 en in de toelichting vermeld: De uitkomsten van de onderzoeken worden ter kennisgeving aan de raad gestuurd. Argumenten Genoemde ontwikkelingen maken, dat de in 2005 vastgestelde modelverordening en de huidige werkwijze niet matchen.

Ook de accountant heeft dit gesignaleerd en geadviseerd de vastgestelde modelverordening te actualiseren. In lijn hiermee stelt het college dan ook voor de huidige modelverordening te actualiseren. Kanttekeningen en risico’s n.v.t. Duurzaamheid en social return n.v.t. Financiële informatie n.v.t. Participatie en communicatie n.v.t. Uitvoering en planning De verordening treedt in werking op 1 januari 2019. Besluit Beslispunt 1 De gemeenteraad besluit vast te stellen de "Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Steenwijkerland 2019" Beslispunt 2 De gemeenteraad besluit dat de verordening in werking treedt op 1 januari 2019.