Uitbreiding uren griffiemedewerker - RAADSVOORSTEL.docx

Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, 18 april 2019 Nummer voorstel: 2019/07 Voor raadsvergadering d.d. : 21 mei 2019 Agendapunt : 4.2 Onderwerp: Uitbreiding uren griffiemedewerker Concept-besluit: 1. De formatie van de griffie uitbreiden met 0,33 fte, schaal 7 als gevolg van de doorontwikkeling van de lokale democratie en de veranderende samenleving; 2. De financiële gevolgen van € 8.000 in 2019 en € 18.000 structureel vanaf 2020 deels (€13.000) te dekken door een herschikking binnen de raadsbudgetten en het restant (€ 5.000) te verwerken in de PPN 2020-2023. Waarom naar de raad? De raad benoemt de griffier en de griffie-medewerkers en stelt regels voor de organisatie van de griffie (artikel 107 en 107e Gemeentewet). Daarnaast heeft de raad op basis van artikel 189 Gemeentewet het budgetrecht. Samenvatting Sinds de invoering van het dualisme in 2002 is de samenleving, het functioneren van de lokale democratie én de werkzaamheden van (burger-)raadsleden aan verandering onderhevig. De raad is de afgelopen jaren, als gevolg van deze veranderingen, meer en op een andere wijze ondersteund door de griffie. Dit heeft tot een hogere werkbelasting op de griffie geleid. De griffie heeft echter wel de ambitie deze intensievere en andere wijze van ondersteunen structureel in haar werkzaamheden op te nemen.

De (burger-) raadsleden worden daarmee optimaal in staat gesteld hun taken en rollen invulling te kunnen geven. Een kwaliteitsimpuls is hiervoor noodzakelijk. Door het herverdelen van de werkzaamheden én door een formatie -uitbreiding kan dit door de griffie gerealiseerd worden. Beoogd resultaat Inhoud geven aan de wens van de raad en de daarbij passende ambitie van de griffie: een optimale ondersteuning van alle (burger-)raadsleden in de meest brede zin van het woord. Argumenten 1. De doorontwikkeling van de democratie en de veranderende samenleving vragen om een andere invulling van (de ondersteuning van) het raadswerk. In de afgelopen jaren is de wijze waarop raadsleden invulling geven aan hun raadswerk veranderd. Dit komt onder andere door de decentralisaties van verschillende taken naar

gemeenten (sociaal domein en omgevingswet). Dit betekent voor raadsleden dat zij ee n grotere verantwoordelijkheid hebben gekregen ten aanzien van de kaderstellende en controlerende rollen. Ook in Steenwijkerland is deze ontwikkeling gaande. Zo is in het collegeprogramma 2018 - 2022 een ambitiekaart opgenomen waarbij de Inwoner op 1 staat, wordt er gestart met meer en andere participatie van inwoners en experimenteert de raad met beeldvorming. Daarnaast zorgen ontwikkelingen in de maatschappij ervoor dat er andere eisen gesteld worden aan de democratie en er meer overgegaan wordt naar een do e democratie en participatieve besluitvorming. Inwoners willen meer betrokken worden bij beleidsvoorbereiding en de raad wil inwoners meer betrekken bij hun kaderstellende en controlerende rol en het besluitvormingstraject. Dit vraagt om een andere wijze v an burgerparticipatie en communicatie. Inzet en gebruik van moderne communicatiemiddelen én beleid hiervoor is essentieel. 2. De raad heeft te kennen gegeven meer en andere ondersteuning te willen bij de uitvoering van het raadswerk. De raad wordt door de griffie vanzelfsprekend ondersteund bij de huidige besluitvormingstrajecten. De raad heeft o.a. via besluitvorming in de raad, presidium en agendacommissie aangegeven dat de griffie meer en anders inhoud aan de ondersteuning van de raad moet geven.

Zo wil de raad experimenteren met de beeldvormende fase, worden werkvergaderingen anders aangevlogen en uitgevoerd, wordt met de invoering van de LangeTermijnAgenda getracht meer grip op de agenda te krijgen. Daarnaast doet de raad vaker dan voorheen een beroep op de griffie als het bijvoorbeeld gaat om de uitvoering van raadsbesluiten. Maar ook ondersteuning van de raad bij de verdere professionalisering van het raadswerk, zoals de ontwikkeling van een raadsacademie, zorgt voor een andere invalshoek in de griffie-werkzaamheden. Daarnaast zijn er autonome ontwikkelingen zoals de invoering van nieuwe digitale systemen (iBabs, E- besluitvorming, LangeTermijnAgenda) en nieuwe wetgeving (waaronder de AVG), die ervoor zorgen dat de griffie continu nieuwe werkprocessen moet ontwikkelen en invoeren/uitvoeren. Daarbij heeft de griffie de ambitie om alle (burger -)raadsleden in de meest brede zin van het woord te blijven ondersteunen. Overzicht Nieuwe taken: - Opzetten en bijhouden Lange Termijn Agenda (LTA); - Implementatie iBabs voor hele organisatie en als besluitvormingssysteem (en afgelopen jaar implementatie eBesluitvorming t.b.v. organisatie en iBabs t.b.v. gemeenteraad); - Extra werkzaamheden t.b.v.

invoering AVG en archiefwet; - Overnemen proces van verantwoording en controle fractievergoedingen van accountant en interne controle; - Nieuwe werkvormen raad gestalte geven en waarborgen; - Verbeteren en toegankelijker maken van omgeving op de gemeentelijke website; - Lidmaatschap redactieraad website Steenwijkerland (staat formeel 4 uur per week voor); - Inwoners informeren over afwikkeling van hun bericht na vaststelling lijst Ingekomen Stukken. - Structureel gebruik maken en monitoren van (eigen) Sociale Mediakanalen; - Vergaderingen op locatie op structurele basis organiseren; - Doorontwikkeling digitale en fysieke werkomgeving raad; - Jongeren kennis laten maken met lokale democratie; - Ondersteunen opdrachten van de raad, zoals het proces omtrent de aanstelling van een ombudsfunctionaris; - Werken met informatieve communicatiemiddelen, zoals de raadsfilm; 3. De griffie wil door een kwaliteitsimpuls haar werkzaamheden zodanig optimaliseren dat zij de (burger-)raadsleden zo goed mogelijk kunnen blijven ondersteunen. De afgelopen jaren was de werkbelasting van de griffie hoog. Uit vergelijkend onderzo ek bij gemeenten met een vergelijkbare omvang bleek de griffie-formatie van Steenwijkerland lager te zijn. In 2017 heeft de raad dan ook besloten de griffie uit te breiden met 0,67 fte aan administratieve ondersteuning.

Destijds werd door het presidium al te kennen gegeven een verdere ophoging met 0,33 fte bespreekbaar te vinden. Vanaf 1 januari 2018 is gedurende bijna zestien maanden een trainee aan het team van de griffie toegevoegd. Mede dankzij deze trainee zijn onder meer opkomstbevorderende activitei ten, de organisatie van een verkiezingsdebat en de invoering LTA tot stand gebracht. Deze extra handen aan het bed hebben ervoor gezorgd dat de griffie in staat was om voornoemde extra taken goed en zorgvuldig uit te voeren. Het traineeschap loopt echter t en einde en de griffie valt weer terug op de structurele formatie van 2,67 fte. De werkgeverscommissie constateert dat daarmee alle medewerkers van de griffie structureel een hogere werkbelasting zullen krijgen. Om te voorkomen dat dit zich gaat uiten in overuren of overbelasting, stelt de werkgeverscommissie voor de administratieve ondersteuning van de griffie uit te breiden van 0,67 naar 1,0 fte. Formatie De griffie bestaat uit een griffier (1.0 fte), een plaatsvervangend griffier (1.0 fte) en een griffiemedewerker (0,67 fte). De functies griffier en plaatsvervangend griffier betreffen twee complementaire functies die in zwaarte en positie in de organisatie niet gelijk zijn. De griffie wordt sinds 1 januari 2017 administratief met voornoemde 0,67 fte ondersteund.

Financiën Voorliggende formatie-uitbreiding is niet begroot en het raadsbudget is niet helemaal toereikend. De financiële gevolgen van € 8.000 in 2019 en € 18.000 structureel vanaf 2020 deels (€13.000) te dekken door een herschikking binnen de raadsbudgetten en het restant (€5.000) te verwerken in de PPN 2020-2023. Participatie Dit voorstel tot formatie-uitbreiding is op initiatief van de werkgeverscommissie en de griffier, in nauw overleg met de medewerkers van de griffie, tot stand gekomen. De griffier heeft hier met de werkgeverscommissie, de voorzitter van de raad, de fractievoorzitters en de relevante medewerkers uit de ambtelijke organisatie overleg over gevoerd. Aanpak / uitvoering De werkgeverscommissie streeft ernaar om het presidium van 11 april een voorstel voor te leggen inzake uitbreiding van de griffie. Na instemming van het presidium zal een raadsvoorstel opgesteld worden die in de Politieke markt van 14 mei en raad van 21 mei geagendeerd wordt. Vanaf het derde kwartaal 2019 is invulling van de functies op de griffie en de daarmee samenhangende herverdeling van werkzaamheden gerealiseerd. Evaluatie De werkgeverscommissie bespreekt het functioneren van de griffier en de griffie tijdens de vergaderingen van de werkgeverscommissie. Ondertekening, De werkgeverscommissie, de griffier, de voorzitter, A. ten Hoff A.W.

Stapel Raadsbesluit Steenwijk, 21 mei 2019 Nummer: 2019/07 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelezen het voorstel van de Werkgeverscommissie van 18 april 2019, nummer 2019/07 besluit, 1. De formatie van de griffie uitbreiden met 0,33 fte, schaal 7 als gevolg van de doorontwikkeling van de lokale democratie en de veranderende samenleving; 2. De financiële gevolgen van € 8.000 in 2019 en € 18.000 structureel vanaf 2020 deels (€13.000) te dekken door een herschikking binnen de raadsbudgetten en het restant (€ 5.000) te verwerken in de PPN 2020-2023. De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, A. ten Hoff J.H. Bats