Uitbreiding griffie Steenwijkerland - RAADSVOORSTEL

Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, 24 juni 2025 Nummer voorstel: 2025/13 Voor raadsvergadering: 24 juni 2025 Agendapunt : 4.6 Onderwerp: Uitbreiding formatie griffie Inleiding De gemeenteraad wordt bij de uitvoering van zijn werkzaamheden en taken ondersteund door de raadsgriffie. De werkgeverscommissie constateert kwetsbaarheid in deze ondersteuning met de huidige omvang van de griffie. Om de procesmatige ondersteuning van de gemeenteraad te kunnen blijven garanderen en de gemeenteraad meer inhoudelijk-strategisch te kunnen bijstaan, is uitbreiding van de raadsgriffie noodzakelijk. De raad wordt voorgesteld om de griffie uit te breiden met een raadsadviseur. Het openbaar bestuur is de afgelopen jaren veel in ontwikkeling. Dit is terug te zien in de werkdruk van de griffies. Het raadswerk, en daarmee het werk voor de griffie, kent een groot aantal uitdagingen voor de komende jaren. Het is van belang dat de griffie ingericht is om de ontwikkelingen en de eisen die aan de raad worden gesteld opgepakt kunnen worden. Dit geldt ook voor de ambities die door de raad zelf worden gesteld. Dat betekent een griffie die op alle niveaus, van strategisch tot ondersteunend, kan acteren. Een griffie die structureel onderbezet is en een hoge werkdruk heeft, leidt tot een vermindering van de positie van de raad.

De gemeenteraad en griffie van de gemeente Steenwijkerland staan dus voor uitdagingen die een versterking vragen van de ondersteuning om het raadswerk goed te kunnen blijven doen. Hierin wijkt Steenwijkerland niet af van andere gemeenten. Met een griffie die kan blijven inspelen op ontwikkelingen die van belang zijn voor de gemeente Steenwijkerland en het werk van de raad. Ontwikkelingen als: • uitbreiding van aantal raadsleden in 2026 • uitbreiding burgerraadsleden

• activiteiten die bijdragen aan de versterking van de relatie van de gemeenteraad met de inwoners, zoals cursussen Politiek Actief. • toename beschikbaarheid informatie • toename belang van goede communicatie van en door de raad • versterking regionale samenwerkingsverbanden • versterking positie raad t.a.v. Gemeenschappelijke Regelingen • invoering omgevingswet • invoering nieuw audio- en visueel systeem • wens tot meer participatie • strengere privacy regels • invoering Wet Open Overheid • ICT • Versterking positie rekenkamer In het griffieplan (als bijlage bijgevoegd) heeft de griffier in samenspraak met de werkgeverscommissie inzicht gegeven in de ontwikkelingen en uitdagingen voor de komende jaren van zowel de raad als de griffie. Het presidium heeft op grond van deze ontwikkelingen, de toegenomen complexiteit van dossiers en ambities van de raad geconstateerd dat een aanvulling op de formatie van de griffie noodzakelijk is. Gewenst resultaat De gemeenteraad optimaal ondersteunen bij zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. Hiervoor is een griffie nodig die in kwantiteit en kwaliteit op orde is. Een aanvulling op de formatie van de griffie verstevigt het fundament van de raadsondersteuning. Argumenten Gemeenteraden krijgen de afgelopen jaren steeds meer en complexere aandachtsvelden naast de reguliere eenduidige besluitvormingsprocessen.

Te denken valt aan de invoering van de Omgevingswet, een veranderende verhouding tussen overheid en inwoners, de versterking van de positie van gemeenteraden ten aanzien van Gemeenschappelijke Regelingen, toenemende regionalisering van grote opgaven (denk aan Regio Zwolle) en het in brede zin versterken van de eigen positie. Deze ontwikkeling vraagt ook iets in de ondersteuning door griffies als belangrijkste hulptroep van de gemeenteraad, zowel voor grotere als kleinere raden. De verwachting is daarnaast dat de gemeenteraad van Steenwijkerland bij de volgende gemeenteraadsverkiezingen zal groeien naar 29 leden. Steenwijkerland heeft een kleine griffie, die de basis kan bieden in ondersteuning en advisering maar tegelijkertijd kwetsbaar is bij ziekte. Met het oog op de eerder genoemde uitdagingen voor de raad, ontwikkelingen in het werk van de griffie en kwetsbaarheid van dezelfde griffie is de huidige formatie niet toereikend om dit alles te realiseren. Op het gebied van het ondersteunen van primaire processen kan de griffie de gevraagde ondersteuning bieden. Waar het gaat om de advisering, het verbreden van perspectieven op informatie en de algehele toegankelijkheid voor inwoners naar de raad is er nog ruimte voor verbetering. Om hierin stappen te kunnen zetten en tijdig de raad te adviseren zijn er extra handen nodig op de griffie.

Kanttekeningen Het is aan de raad om te bepalen welk soort griffie hij nodig heeft en welke omvang daarbij passend is. Aan de andere kant is het de verantwoordelijkheid van de raad om de griffier in staat te stellen om de griffie te kunnen ontwikkelen en toe te rusten op de door de raad gewenste ondersteuning. Het alternatief van uitbreiding is dat de formatie van de griffie dezelfde blijft. Hierdoor zal aan de wensen van de gemeenteraad en de ambitie van de griffie minder invulling kunnen worden gegeven. Bovendien zal de griffie en daarmee de ondersteuning van de raad kwetsbaar blijven. De werkgeverscommissie stelt voor de formatie van de griffie uit te breiden met een raadsadviseur voor de duur van 2 jaar. Eind 2026 wil de werkgeverscommissie een evaluatie uitvoeren m.b.t. taken, functies en formatie van de griffie. Financiële toelichting 1.1 Financiële dekking in 2025 vraagt om een wijziging van de begroting Een uitbreiding van de capaciteit van de griffie gaat gepaard met personeelskosten. Deze kosten zijn in de programmabegroting 2025 (nog) niet opgenomen. Een formatie-uitbreiding van 0,6-0,8 fte voor schaal 10 houdt in dat er een financiële dekking moet komen tussen € 57.000 - € 77.000 (afgerond). Hierin is rekening gehouden met de overheveling van ICT ondersteuningsuren) en daarmee gepaard gaande dekking (ad € 3.000 per jaar).

Communicatie en participatie Het griffieplan is opgesteld door griffier en werkgeverscommissie en afgestemd met de P&O-adviseur en presidium. Uitvoering en planning Na besluitvorming zal de incidentele dekking opgenomen en verwerkt worden in de begroting 2025-2028. De beoogde uitbreiding van capaciteit voor de duur van 2 jaar op de griffie zal verder opgepakt worden door de griffier in samenwerking met de werkgevers- commissie en de P&O-adviseur door het op- en openstellen van een vacature. Is het besluit openbaar? Ja Conceptbesluit : Aan de raad van de gemeente Steenwijkerland wordt voorgesteld te besluiten: Voorgesteld besluit: 1. Op basis van het griffieplan de formatie van de griffie voor de duur van 2 jaar uit te breiden met 0,6 – 0,8 fte voor een raadsadviseur; 2. De incidentele effecten voor deze formatie uitbreiding te verwerken in de begroting 2026 – 2029; 3. Eind 2026 een evaluatie (taken, functies en formatie van griffie) door de werkgeverscommissie uit te laten voeren. Ondertekening: De griffier, De voorzitter, A. ten Hoff. J.H. Bats Bijlagen 1. Griffieplan 2. Toelichting op griffieplan 3. taakomschrijving Raadsbesluit Steenwijk, 24 juni 2025 Nummer voorstel: 2025/13 De raad van de gemeente Steenwijkerland; b e s l u i t: 1. Op basis van het griffieplan de formatie van de griffie voor de duur van 2 jaar uit te breiden met 0,6 – 0,8 fte voor een raadsadviseur; 2.

De incidentele effecten voor deze formatie uitbreiding te verwerken in de begroting 2026 – 2029; 3. Eind 2026 een evaluatie (taken, functies en formatie van griffie) door de werkgeverscommissie uit te laten voeren. Ondertekening: De raad voornoemd, de griffier de voorzitter A. ten Hoff J.H. Bats