Uitbreiding griffie - RAADSVOORSTEL.docx

Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, 29-06-2017 Nummer voorstel: 2017/77 Voor raadsvergadering d.d.: 04-07-2017 Agendapunt: 5.3 Onderwerp: Uitbreiding Griffie Conceptbesluit 1. De formatie van de griffie af te stemmen op de ontwikkelrichting en ambitie van de raad en de griffie uit te breiden met de functie van griffiemedewerker voor 0,6 7 fte in schaal 7. 2. mevrouw H. van der Snoek, geboren 18 augustus 1975, voor te dragen voor benoeming in de functie van griffiemedewerker. Benoeming vindt plaats ingaande 1 augustus 2017 voor 24 uur per week. Aanleiding De gemeenteraad van Steenwijkerland beschikt over een griffier en een plaatsvervangend griffier. Het functieprofiel van de griffier is het uitgangsdocument voor de vorming en basale werkzaamheden van de griffie. De gemeenteraad heeft de positie van de griffie in het duale bestel geregeld volgens het inzicht dat de gemeenteraad zelf het bevoegd gezag is voor de griffie. Daartoe zijn vastgesteld een verordening werkgeverscommissie, organisatieverordening van de griffie en een instructie voor de griffier. De raad ziet de griffier als eerste adviseur voor de raad en raadscommissies in zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol.

De griffier stuurt, beheerst en participeert in veelal ongestructureerde en complexe processen ter oplossing van problemen en vraagstukken met een politieke dynamiek, waarbij sprake kan zijn van tegengestelde belangen; Daarnaast adviseert de griffier over het functioneren van de gemeenteraad en doet voorstellen voor de totstandkoming en verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. Als het gaat om contacten ziet de raad graag dat de griffier participeert in relevante netwerken binnen en buiten de gemeente. Een griffier moet het gehele terrein van raadsondersteuning overzien. Als een griffier dit ook allemaal zelf moet uitvoeren dreigt overbelasting en onderbenutting. Naast voorgaande beschrijving van taken heeft de raad aangegeven stappen te willen zetten in het proces van bestuurlijke vernieuwing, dit mede in het licht van de opkomst van de

participatiesamenleving. Ook wordt een kwaliteitsslag gemaakt in de digitale ondersteuning van de raad. In de raadsvergadering van 20 juni 2017 is de verordening Rekenkamercommissie vastgesteld. Daarmee is de uitbreiding van de personele unie van de Rekenkamercommissie met de gemeente Staphorst een feit. Het aantal rekenkamercommissieleden is van drie naar vier leden gegaan. Het secretariaat van de rekenkamercommissie is ondergebracht bij de griffie van Steenwijkerland. Met de uitbreiding van de personele unie neemt ook de inzet van de secretaris (plv. griffier Steenwijkerland) dienovereenkomstig toe. Met de griffies van Meppel, Staphorst en Westerveld is afgesproken dat een ieder ¼ deel van de dekking van de inzet van de secretaris voor zijn rekening neemt. Met deze afspraak kan deels het financiele gevolg van de uitbreiding van de griffie worden ondervangen. En last but not least: ook de griffie zal zich mee moeten ontwikkelen met de wensen en ontwikkelingen van de raad. De griffie zal continu dienen te werken aan het verbeteren van de organisatorische en faciliterende kant van het ambt. De rol van de griffie in het verbinden van de raad met de regio en maatschappij is aan verandering onderhevig. Steeds meer beslissi ngen worden regionaal genomen, steeds meer beslissingen behoeven lokaal draagvlak en draagkracht.

Voor de verbinding daartussen kan de griffier een belangrijke intermediair zijn. Daarnaast staat momenteel het vernieuwen van de lokale democratie erg in de schijnwerpers. Ook dit zal gevolgen hebben en ingrijpen in het functioneren van de griffie. Alle voornoemde aspecten geven aanleiding tot verdere ontwikkeling van de griffie. Zowel de griffier alsook de plaatsvervangend griffier willen graag blijvend werken aan de kwaliteitsverbetering van de griffie. De wens bestaat dan ook een hiertoe relevante opleiding te volgen. Stilstand in ontwikkeling is per definitie achteruitgang. In 2017 zal de plaatsvervangend griffier de opleiding tot griffier bij de BestuursAca demie Nederland (BAN) gaan volgen. De griffier zou graag in 2018 een opleidin g/leergang willen gaan volgen. Dit alles heeft erin geresulteerd dat de werkgeverscommissie op 29 juni 2017 een voorstel aan het presidium heeft voorgelegd om tot uitbreiding van de griffie over te gaan. De argumenten die daarvoor aangevoerd zijn, zijn de volgende: Argumenten voor uitbreiding griffie  Een griffier moet het gehele terrein van raadsondersteuning overzien. Als een griffier dit ook allemaal zelf moet uitvoeren dreigt overbelasting en onderbenutting.

 Ondersteuning bij proces van bestuurlijke vernieuwing (andere werkwijze vraagt meer inzet van de griffie)  opkomst van de participatiesamenleving vraagt meer inzet van de griffie  kwaliteitsslag digitale ondersteuning vergt structureel extra ureninzet  uitbreiding rekenkamercommissie heeft gevolgen voor inzet secretaris.  Ontwikkelwensen van de raad zorgen voor toename in werkdruk van de griffie  Regionalisering vergt nieuwe verbindende rol van de griffier  Vernieuwen van de lokale democratie dient door griffie ondersteund te worden  Om verder te kunnen gaan op de ingeslagen weg van professionalisering van het raadswerk en de raadsondersteuning is ook een investering in griffieondersteuning noodzakelijk. Formatie De griffie bestaat uit een griffier (1.0 fte) en een plaatsvervangend griffier (1.0 fte). De functies griffier en plaatsvervangend griffier betreffen twee complementaire functies die in zwaarte en positie in de organisatie niet gelijk zijn. De griffie wordt niet administratief ondersteund, waardoor de administratieve werkzaamheden binnen de huidige taakomvang door (plv) griffier zelf moeten worden verricht. In het verleden zijn er afspraken gemaakt tussen de afdeling griffie en de afdeling ondersteuning inzake ondersteuning van de raad en werkzaamheden voor de Koninklijke Onderscheidingen.

Als gevolg van het uittreden van de voormalig plaatsvervangend griffier zijn de werkzaamheden voor de Koninklijke Onderscheidingen weer ondergebracht bij de afdeling Ondersteuning. Vanuit de afdeling ondersteuning werd ondersteuning verleend aan de griffie (webcast en besluitenlijst maken) bij de raadscommissie/politieke markt. Met ingang van 2016 is aan deze zogenaamde uitruil een eind gekomen. De betreffende medewerker is kort geleden met pensioen gegaan en daardoor ook niet langer beschikbaar als achtervang voor de politieke markt. Met andere woorden de kwetsbaarheid van de griffie bij raads- en commissievergadering is groter geworden. Feitelijk kan de plaatsvervangend griffier bij raadsvergaderingen en politieke markten de griffier niet vervangen, omdat er dan niemand beschikbaar is om de webcast te verzorgen. Benchmark Uit de benchmark met vergelijkbare gemeenten (zie bijlage 1) blijkt dat d e formele bezetting van de griffie in Steenwijkerland laag is.

De griffie formatie van Steenwijkerland (2,0 fte voor griffie, waarvan 0,1 voor rekenkamercommissie) verhoudt zich tot andere gemeenten: • er zijn geen gemeenten van deze omvang bekend die een kleinere formatie hebben; • de griffieformatie in Steenwijkerland is geringer dan bij de kleinere buurgemeenten Westerveld (circa 19.045 inwoners) en Meppel (circa 33.000 inwoners), alsook in Rijssen Holten (37.780) en Raalte (36.800); • de griffieformatie in Steenwijkerland is lager dan bijv. de 3,22 fte bij Woerden (50.000 inwoners), 3,5 fte bij De Friese Meren (52.000 inwoners), Op basis van de benchmark kan worden gesteld dat de griffieformatie in Steenwijkerland aan de onderkant zit. De ervaring van de griffie in de afgelopen maanden is dat de bezetting van de griffie niet in evenwicht lijkt te zijn met de verwachtingen die leven ten aanzien van de werkzaamheden. Aan dit raadsvoorstel is een benchmarkt toegevoegd, waarin de conclusie van uitbreiding van de griffie ondersteund wordt. De werkgeverscommissie ziet in zowel de ontwikkelingsrichting van de raad als in het borgen van een gezonde bedrijfsvoering aanleiding om de raad voor te stellen om de griffie uit te breiden.

Wat willen we bereiken? Met dit voorstel wordt een gewogen afweging gemaakt van de werkzaamheden en bijbehorende inzet die nodig is om een meer toekomstbestendige griffie te realiseren die invulling geeft aan de ontwikkelingsrichting en ambitie van de raad en daarmee de griffie. Da arnaast wordt de continuïteit van griffie-werkzaamheden geborgd zodat raads- en commissievergadering te allen tijde doorgang kunnen vinden. Het voorstel richt zich op uitbreiding van de griffie met 0,66 fte van een gekwalificeerde administratieve kracht op de griffie, zodat de griffier en plv. griffier zich primair kunnen richten op inhoudelijke ondersteuning van de raad. Om tred te houden met de ontwikkelingswensen van de raad en het risicoprofiel beheersbaar te houden, is uitbreiding van de griffie met een gekwalificeerd (administratief) medewerker gewenst. Deze medewerker zal zich primair richten op:  Administratie/zaaksysteem/gemwordbestuur  Post & archief  Raadsinformatiesysteem/website  Organisatie werkbijeenkomsten raad/bijhouden van planning  Inregelen/beheer webcast Dekking De inschaling van een gekwalificeerde kracht betreft schaal 7.

De loonkosten daarbij zijn: Loonkosten per uur max schaal 7 = 27,19 Loonkosten per maand bij 24 uur per week = 2.806,00 De kosten op jaarbasis zijn dan: 12 X 2.806= € 33.672 Voorgesteld wordt om de griffie uit te breiden met een gekwalificeerde administratieve kracht voor 24 uur per week in schaal 7. Dekking voor deze formatie uitbreiding wordt voor het jaar 2017 (augustus – december) in de najaarsnota geregeld. Voor 2018 en volgende jaren wordt het daartoe benodigde bedrag structureel in de begroting opgenomen. Kanttekeningen Het is aan de raad om de formatie en de op de griffie aanwezige functies vast te stellen. Daarna is het aan de werkgeverscommissie en de griffier om in de vacature te voorzien. 1. De gemeenteraad is bevoegd te beslissen over de doelstellingen, formatie en de op de griffie aanwezige functies. 2. Ondersteuning is nodig ter voorkoming van structurele overbelasting en/of kwalitatieve onderbenutting van de griffier en plaatsvervangend griffier. 3. Om verder te kunnen gaan op de ingeslagen weg van professionalisering van het raadswerk en de raadsondersteuning is een investering in griffieondersteuning noodzakelijk. Uitvoering De huidige tijdelijke ondersteuning van de griffie met 16 uur per week is afgesproken tot 1 juli 2017.

Na besluitvorming over dit raadsvoorstel zal de werkgeverscommissie in overleg met de griffier en in het verlengde van dit raadsvoorstel een functiebeschrijving en profiel voo r de griffiemedewerker opstellen. In afwijking van de wervingsprocedure van de gemeente Steenwijkerland wordt, op voordracht van de werkgeverscommissie en het presidium, voorgesteld om de huidige tijdelijke medewerker, mevr. Van der Snoek, met ingang van 1 augustus 2017 voor 24 uur per week te benoemen in de functie van griffiemedewerker. Deze benoeming zal plaatsvinden in tijdelijke dienst voor de duur van 1 jaar, waarbij na afloop van het jaar, bij goed functioneren omzetting naar vaste dienst aan de orde is. Inschaling vindt plaats in salarisschaal 7 (CAR-UWO).. Inschaling vindt plaats in salarisschaal 7 (CAR-UWO). Namens de werkgeverscommissie en het presidium, de griffier, de voorzitter, A. ten Hoff J.H. Bats Raadsbesluit Steenwijk, 04-07-2017 Nummer: 2017/77 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelezen het voorstel van het Presidium van 29-06-2017, nummer 2017/77; b e s l u i t : 1. De formatie van de griffie af te stemmen op de ontwikkelrichting en ambitie van de raad en de griffie uit te breiden met de functie van griffiemedewerker voor 0,67 fte in schaal 7. 2. mevrouw H. van der Snoek, geboren 18 augustus 1975, voor te dragen voor benoeming in de functie van griffiemedewerker.

Benoeming vindt plaats ingaande 1 augustus 2017 voor 24 uur per week. Het Presidium, de griffier, de voorzitter, A. ten Hoff J.H. Bats