Rapportage Berenschot Spoor 4.pdf

Hierbij kan gedacht worden aan de volgende concrete maatregelen A).: * verbeteren en uniformeren van de naamgeving van documenten + metadata in YVI; * het vastleggen van de verantwoordelijkheden ten aanzien van het vastleggen van dossiers (wie doet wat en wanneer?); * afspraken maken over het wijzigingen van de beschikbare informatie; * handhaven op de naleving van de afspraken bij het aanmaken van een nieuw locatiedossier. B). Daarnaast moet er een inventarisatie gemaakt worden om de huidige gegevens op orde te brengen. Hierbij moet een duidelijke afweging gemaakt worden in hoeverre eventuele aanpassingen (repareerwerkzaamheden) nodig en/of opportuun zijn. Door wie moet er (wat) gebeuren? De inschatting is dat er voor het uitwerking van uniforme en gestroomlijnde processen geen specifieke expertise beschikbaar is binnen de capaciteit van de OD. Deze inzet zal daarom extern ingehuurd moeten worden, met ondersteuning vanuit de OD door medewerkers van het team YVI om ervoor te zorgen dat de gemaakte afspraken ook worden doorgevoerd in de systemen. Hoeveel tijd gaat het de betrokkenen kosten? Zijn er financiele investeringen benodigd om deze maatregel te realiseren? A). 100 uur extra interne capaciteit (10.000 euro). B). initieel extra 200 uur extern en 100 uur intern (totaal 300 uur = 30.000 euro). Op welke termijn kan dit gerealiseerd worden? A).

het maken van nieuwe werkafspraken (invoerprotocollen) kan worden in een periode van 3 maanden worden uitgevoerd (Q1 2022). B). Het in beeld brengen van de huidige dossiervorming en documentbenaming in IJVI kan eveneens in een periode van 3 maanden worden uitgevoerd. Het op orde brengen van dossiers en data in IJVI vraagt nader te bepalen inzet in tijd (doorlooptijd 6- 9 maanden?). Wat levert deze maatregel op voor de ODIJ en/of deelnemers (kwantiatief en/of kwalitatief) Deze maatregel kan helpen de doorlooptijd van verschillende stappen in de werkprocessen van het primair proces van de OD te versnellen. Het kost medewerkers in de breedte van de organisatie minder tijd om documenten op te zoeken. Bovendien zijn in de gewenste situatie gelijk de juiste documenten beschikbaar. Naast de doorlooptijd en de inzet van uren zal de kwaliteit van de dienstverlening en de advisering van de OD hierdoor vergroot worden. Welke randvoorwaarden moeten worden in gevuld? A) 100 uur interne capaciteit. B) Er dient initieel extra/externe capaciteit te worden aangetrokken om een projectplan te maken (200 uur extern en 100 uur interne capaciteit). Het feitelijk op orde krijgen van de huidige dossiers en documenten in IJVI vraagt een nader te bepalen indicentele investering (bijv. inzet datamedewerkers) dat in het projectplan inzichtelijk moet worden gemaakt.

Een belangrijke randvoorwaarde bij deze maatregel is de naleving van de gemaakte afspraken. Hiervoor zal vanuit het management van de OD een modus voor gevonden dienen te worden. Daarnaast kan de inrichting van het zaaksysteem mogelijk helpen bij het verbeteren van de naleving. Als dossiers niet kunnen worden opgeslagen wanneer niet alle vereiste velden ingevuld zijn worden medewerkers automatisch gedwongen de benodigde info in te voeren. 65740 – Intern vertrouwelijk 2 Optimaliseren werkprocessen Verbeteren onderlinge samenwerking teams ODIJ Beschrijving maatregel Tijdens de inventarisatie bij de verschillende teams vergunningen, toezicht & handhaving en advies) is door alle teams aangegeven dat de samenwerking tussen de teams voor verbetering vatbaar is. Betere samenwerking tussen teams zal bijdragen aan efficiency door betere onderlinge informatie-uitwisseling, het verbeteren van de verschillende werkprocessen en het verkorten van doorlooptijden.

Tijdens de inventarisatie is een aantal concrete voorbeelden genoemd, zoals: * het tussen teams op proces en inhoud afstemmen van in behandeling zijnde dossiers; * het beter vastleggen van rollen/verantwoordelijkheden (wie is verantwoordelijk voor wat?); * het onderling afstemmen van werkprocessen (zoals dat nu gebeurt in het kader van de invoering van de Omgevingswet); * gezamenlijk stellen van prioriteiten, bijvoorbeeld als het gaat om in de breedte van de organisatie risicogericht te werken; * meer uniform werken binnen de teams, hetgeen een positief effect heeft op de andere teams. Hier lijkt op termijn potentieel te liggen voor de efficiente uitvoering van taken binnen de OD. Wat moet er gebeuren om deze maatregel te realiseren? Deze maatregel is eigenlijk een constant doorlopend proces van verbeteringen in de integrale werkwijze van de verschillende teams binnen de OD. Een van de belangrijkste elementen in deze aanpak is het in contact brengen van medewerkers vanuit verschillende taken/expertises om samen te bespreken welke afhankelijkheden (inhoudelijk of procesmatig) er zijn in het takenpakket en hoe dit beter op elkaar aangesloten kan worden. Deze maatregelen zijn dusdanig omvangrijk dat het niet eenvoudig is om te bepalen waar te beginnen. Het voorstel is daarom om een inventarisatie te maken van 10 grootste knelpunten en hier concreet mee aan de slag te gaan.

Wanneer deze knelpunten opgelost zijn is er ruimte om nieuwe knelpunten op te pakken. Op die manier moet er een structurele verbetering van de samenwerking tussen de verschillende disciplines binnen de OD ontstaan. Uitwerking van deze maatregelen leidt mogelijk tot verdere uniformering van de werkprocessen binnen de omgevingsdienst, die vervolgens binnen de dienst moeten worden geimplementeerd. Hier ligt een belangrijke taak voor bedrijfsvoering, o.a. in het begeleiden van de implementatie. Door wie moet er (wat) gebeuren? Dit vraagt in de uitvoering centrale regie vanuit het MT van de dienst, met inbreng vanuit de deskundigheid van de medewerkers in de organisatie. Hoeveel tijd gaat het de betrokkenen kosten? Zijn er financiele investeringen benodigd om deze maatregel te realiseren? Feitelijk lopen wij hier er tegen aan dat de dienst in de uitvoeringscapaciteit in de huidige situatie geen ruimte meer heeft voor ontwikkelopgaven (los van projectmatige ontwikkelopgaven als de invoering van de omgevingswet). In de waan van de dag, ofwel de veelheid aan inhoudelijk regulier werk, krijgen dergelijke opgaven te weinig of geen prioriteit. Dit vraagt om nader te bepalen structurele ontwikkelcapaciteit om de dienstverlening van de organisatie op niveau te krijgen en te houden. In 2022 kan een start worden gemaakt met inzet van medewerkers vanuit de verschillende teams.

Dat vraagt in dat jaar om 85.000 euro (circa 1.000 uur). Aanvullend zijn uren voor inzet vanuit bedrijfsvoering nodig. Hiervoor ramen we een bedrag van 30.000 euro (circa 350 uur). Op welke termijn kan dit gerealiseerd worden? Zoals aangegeven is deze maatregel in feite een structurele methodiek om de werkwijze van de OD steeds verder te verbeteren. Er is daarom ook geen einddatum aan te geven voor deze maatregel. Wat levert deze maatregel op voor de ODIJ en/of deelnemers (kwantiatief en/of kwalitatief) Afhankelijk van de specifieke knelpunten die worden aangepakt levert deze maatregel zowel tijdswinst als een hogere kwaliteit op. Dit zal de efficiency van de OD ten goede komen. Welke randvoorwaarden moeten worden in gevuld? Er moet duidelijk commitment vanuit het MT van de OD worden gegegeven voor deze maatregel. Hetzelfde geldt voor de medewerkers die participeren in deze maatregel. 65740 – Intern vertrouwelijk 3 Digitaliseren Verbeteren ontsluiten dossiers archieven deelnemers Beschrijving maatregel Bij de vorming van de ODIJ is de archief functie bij de deelnemers achtergebleven. Dit betekent dat de ODIJ voor dossiers uit het archief afhankelijk is van de gegevens van deelnemers. Het verschilt tussen de deelnemers in welke mate de dossiers snel en eenvoudig te ontsluiten zijn.

In sommige gevallen is er sprake van een digitale koppeling met het archiefsysteem bij de deelnemer. In andere gevallen moeten de archieven (deels) handmatig worden geraadpleegd. Ook in het geval er een digitale koppeling bestaat tussen de ODIJ en de systemen van de deelnemers verschilt de kwaliteit van de op te vragen stukken, of zijn er verschillende afspraken gemaakt over hoe de stukken door de medewerkers van de OD te raadplegen zijn. Dit heeft als gevolg dat de doorlooptijd van het betreffende product langer is en er meer tijd en moeite in de uitvoering gaat zitten. Deze tijd kan dan niet inhoudelijk worden besteed. Wat moet er gebeuren om deze maatregel te realiseren? Er zijn twee belangrijke acties die moeten worden opgepakt: 1. Inventarisatie stand van zaken ontsluiten dossiers archieven. Per partner moet er een analyse gemaakt worden. Dit begint bij een inventarisatie waar de benodigde documenten zich bevinden bij de deelnemer (dynamisch, statisch, semi-statisch archief, etc.). Daarnaast moet in kaart gebracht worden in hoeverre er op dit moment een technische koppeling bestaat tussen het archief systeem van de deelnemer en de OD. Daarnaast moet een analyse gemaakt worden van de inhoudelijke kwaliteit van de dossiers in de archiefsystemen van de deelnemers.

In sommige gevallen is er wel sprake van een technische koppeling tussen de systemen van de deelnemer en de OD, maar is het vervolgens niet mogelijk om de stukken eenvoudig te raadplegen (PDF-bestanden met een paar honderd pagina's scans, talloze versies van hetzelfde document, concept-versies i.p.v. definitieve beschikkingen, etc.). 2. Aan de hand van de inventarisatie per deelnemer kunnen concrete acties worden bepaald. Deze kunnen dus per deelnemers verschillen, afhankelijk van het resultaat van de inventarisatie. In overleg tussen de deelnemer en de OD kan ook besloten worden om zaken niet (direct) te realiseren, maar bijvoorbeeld een bepaalde mate van efficientie te accepteren. In dit geval zal dit in de uren van de kengetallen voor de betreffende deelnemer zichtbaar worden. Door wie moet er (wat) gebeuren? 1. Vanuit de OD is een belangrijke rol weggelegd voor het team van IJVI-beheer. Dit team kan op basis van de huidige werkwijze relatief snel de inventarisatie voor de deelnemers oppakken. Ook vanuit de deelnemers is inzet nodig, met name van collega's die betrokken zijn bij het archiefbeheer van de deelnemers, om de inventarisatie waar nodig aan te passen en aan te vullen. Daarmee moet de inventarisatie een gezamenlijk product worden van de OD met de deelnemers. 2.

Omdat op voorhand niet duidelijk is welke concrete vervolgacties opgepakt moeten worden is nog niet goed aan te geven welke inzet vanuit de OD en de deelnemers benodigd is voor het 2e deel van deze maatregel. Mogelijk moet er specifieke expertise en/of capaciteit worden ingehuurd, afhankelijk van de benodigde acties. Mogelijk dat er inzet van de eerder genoemde functionarissen vanuit de OD en de deelnemers in de begeleiding van de acties die uit de inventarisatie naar voren te komen. Vooralsnog wordt deze inzet op P.M. gezet. Hoeveel tijd gaat het de betrokkenen kosten? Zijn er financiele investeringen benodigd om deze maatregel te realiseren? Het aantrekken van een externe projectleider voor 200 uur, voor het trekken van beide sporen (intern en extern). IJVI beheerteam en informatiemanagement, 2 x 100 uur). Voor het opstellen van de acties per deelnemer en het doorvoeren hiervan is op voorhand geen goede inschatting te maken. De ureninzet vanuit de OD en de deelnemers wordt daarom vooralsnog op P.M. gezet. Afhankelijk van de keuzes die na de inventarisatie gemaakt worden zullen nauwkeuriger inschattingen worden gemaakt. Op welke termijn kan dit gerealiseerd worden? Deze maatregel kan in 2022 en 2023 worden opgepakt. Zoals eerder beschreven is op voorhand niet goed in te schatten welke acties concreet opgepakt dienen te worden.

Er is dan ook nog geen concrete planning af te geven. Dit zal per deelnemer verschillend zijn. Wat levert deze maatregel op voor de ODIJ en/of deelnemers (kwantiatief en/of kwalitatief) Een aantal aspecten kan aan de hand van deze maatregel verbeterd worden. Door het ontsluiten van de documenten uit de archieven van de deelnemers te verbeteren kunnen de medewerkers van de OD de stukken eenvoudiger, en vooral sneller, ontsluiten. Hierdoor blijft er meer tijd over voor de inhoudelijke werkzaamheden. Concreet betekent dit dat er meer producten binnen dezelfde tijd gerealiseerd kunnen worden. Daarnaast is de verwachting dat de kwaliteit van de werkzaamheden kan worden verhoogd als de medewerkers van de OD eenvoudiger in staat zijn om de benodigde informatie te ontsluiten. Het belangrijkste argument om deze maatregel door te voeren is de tijdwinst die organisatiebreed in het primaire proces van de OD kan worden behaald. Welke randvoorwaarden moeten worden in gevuld? Bij deze maatregel is een aantal randvoorwaarden dat moeten worden ingevuld. De belangrijkste die wij zien zijn: 1). Externe projectleider (20.000 euro). 2). Er is een belangrijke rol weggelegd voor de medewerkers van het team IJVI-beheer/Informatiemanagement.

Om deze maatregel succesvol op te kunnen pakken is het daarom belangrijk dat de benodigde capaciteit uit dit team kan worden vrijgespeeld (extra uren 20.000 euro). 3). Investeringen per partner om hun archieven goed te onsluiten en dossiers te digitaliseren (P.M.). 4). Eenduidige afspraken maken over het archiefbeheer en de samenwerking hierin tussen de deelnemers en de OD. Dit vraagt centrale sturing op ambtelijk en bestuurlijk niveau. 65740 – Intern vertrouwelijk 4 Digitaliseren GEO-informatie systeem Beschrijving maatregel Op dit moment is er maar een beperkt aantal medewerkers van de OD met toegang tot GEO-applicaties. Medewerkers moeten met verschillende eenvoudige bronnen (bijv. Google-Streetview) een inschatting maken van de ruimtelijke situatie van de casus (bijv. alle veehouderijen/propaantanks/dieseltanks/etc.). Een GEO-applicatie met verschillende kaartlagen, waarmee medewerkers toegang hebben tot de onderliggende data in ruimtelijk perspectief, kan helpen om situaties sneller te visualiseren. Dit komt niet alleen de kwaliteit van de werkzaamheden ten goede, ook kan er sneller gewerkt worden. Wij zien deze maatregel echt als een randvoorwaarde voor de OD om de werkzaamheden uit te kunnen voeren (zie voorbeeld!) Vanuit de situatie voor de OD beschikken de meeste deelnemers intern over een eigen lokale GEO-applicatie.

Het lijkt echter niet wenselijk, en praktisch ook moeilijk uitvoerbaar, om de OD gebruik te laten maken van de (nog) verschillende beschikbare systemen bij de deelnemers. Deze maatregel onderzoekt daarom een aparte GEO-informatievoorziening voor de OD. Wat moet er gebeuren om deze maatregel te realiseren? Er moet vanuit de OD een plan van aanpak en projectplan worden opgesteld voor de verdere uitwerking van de maatregel, incl. bestuurlijk draagvlak. Voor deze maatregel moet eerst een heldere vraagarticulatie worden uitgevoerd waarvoor kaarten nodig zijn. Waar ligt de behoefte voor de OD? Zijn er specifieke wensen vanuit de deelnemers die meegenomen moeten worden in de uitwerking? Daarna moet er een keuze worden gemaakt welke GEO-applicatie voor de OD het meest geschikt is. In welke applicatie kunnen de gewenste kaarten (bijv. milieu) en thema's worden ingelezen? Door wie moet er (wat) gebeuren? Er moet een projectleider worden aangesteld om het project in goede banen te leiden. Deze capaciteit is niet beschkikbaar binnen de OD, hiervoor zal extern ingehuurd moeten worden. Deze projectleider moet inhoudelijk ondersteund worden door experts vanuit de OD (bijv. informatiemanagement, adviseur bodem, lucht, externe veiligheid, vergunningverlening, toezicht & handhaving).

Het verdient aanbeveling gebruik te maken van kennis en kunde bij andere omgevingsdiensten, alsook van partners in de regio, zoals de provincie. Hoeveel tijd gaat het de betrokkenen kosten? Zijn er financiele investeringen benodigd om deze maatregel te realiseren? Vanuit de OD wordt op basis van een eerdere inventarisatie de volgende inzet verwacht: * Inzet externe projectleider 750 uur: 75.000 euro * Inzet specialisten OD: informatiemanagement, bodemadviseur, luchtadviseur, adviseur externe veiligheid, vergunningverlening, toezicht & handhaving (gemiddeld 4 uur p wk/p mdw /9 mnd) 75.000 euro. * ICT investering nader te bepalen Op welke termijn kan dit gerealiseerd worden? Het plan van aanpak voor deze maatregel kan in de loop van 2022 worden opgesteld en afgerond. De feitelijke uitrol van het systeem kan in 2023 worden gerealiseerd. Wat levert deze maatregel op voor de ODIJ en/of deelnemers (kwantiatief en/of kwalitatief) Deze maatregel kan een hoop tijdwinst opleveren. In de huidige praktijk is er vanuit de OD veel tijd en moeite nodig om gegevens handmatig te verzamelen, bij gebrek aan een goede applicatie. Deze tijd kan daarmee voor het grootste gedeelte worden bespaard. Daarnaast kan de kwaliteit van de dienstverlening worden vergroot. Op dit moment is het risico dat er toch fouten worden gemaakt door de vele handmatige handelingen groot.

Door het proces te automatiseren kun je een groot deel van deze foutmarge voorkomen. Welke randvoorwaarden moeten worden in gevuld? Voorbeeld: bij een bestemmingsplan wijziging (en bij het bouwen van woonwijken e.d.) moet er gekeken worden naar de milieu effecten van de omliggende agrarische bedrijven op de woning die omgezet/gebouwd gaat worden. Hiervoor geldt veelal een straal van 2 km om het plangebied (afhankelijk van intensieve veehouderij (IPPC) of niet intensieve veehouderijen (bv melkrundveehouderijen). De werkwijze tot voor kort was via Google (kan dus nu via de Geo applicatie) het opzoeken naar alle straatnamen die in een straal van 2 km om het plangebied liggen. Met deze lijst straatnamen gaan we dan in ons systeem IJVI kijken naar de veehouderijen die gelegen zijn in dit gebied. Als we geluk hebben zijn er veel gegevens uit de oude systemen overgekomen (dieraantallen oude vergunningen digitaal e.d.). Maar veelal komt het er op neer dat de dossiers van de veehouderijen opgevraagd moeten worden om te behalen welke dieren er aanwezig zijn. Aan de hand van alle verzamelde gegevens gaan wij de geurberekening doen om te bepalen of het plan doorgang kan vinden (geen overschrijding is van de geurnorm).  Naast geur worden bij dit soort plannen naar meer aspecten gekeken maar voor nu heb ik specifiek dit even uitgelicht.

In het opzoeken, berekenen en vastleggen gaat een hele hoop tijd zitten. Met een GEO-applicatie kan een hoop van deze tijd bespaard worden. 65740 – Intern vertrouwelijk 5 5.4 Bijlage 3b. Uitgewerkte formats maatregelen basis op orde Optimaliseren werkprocessen Uniformeren mandatering deelnemers Beschrijving maatregel Bij de start van de OD is ervoor gekozen om (zoveel mogelijk) hetzelfde mandaat te hanteren voor de verschillende deelnemers. Bij de opstart zijn verschillen tussen de deelnemers geaccepteerd, met als doel om deze in de toekomst verder te uniformeren. Op dit moment constateren wij dat de mandatering welliswaar voor het grootste gedeelte is geuniformeerd (er zijn nog maar enkele uitzondering hierop), maar dat er wel degelijk aanzienlijke verschillen bestaan in de 'werkafspraken' die met de verschillende deelnemers zijn gemaakt. Bovendien zijn deze werkafspraken vaak niet schriftelijk vastgelegd, waardoor het voor de medewerkers van de OD heel lastig is om het overzicht van de gemaakte afspraken te houden. Hierdoor kan minder efficienct gewerkt worden. Wanneer er minder sprake is van individuele werkafspraken, en er meer uniformiteit bestaat, is het eenvoudiger om medewerkers voor verschillende partners te laten werken en kan betere uitwisseling plaatsvinden.

Wat moet er gebeuren om deze maatregel te realiseren? Voor deze maatregel worden de volgende concrete acties voorgesteld: * breng de specifieke werkafspraken per deelnemer in kaart, zodat deze voor iedereen duidelijk zijn (bijv. intranet OD) * maak inzichtelijk welke verschillen er tussen de deelnemers bestaan in de werkafspraken * probeer eventuele aanvullende (sub)afspraken zoveel mogelijk te voorkomen. Maak, indien aanvullende afspraken toch gewenst zijn, inzichtelijk wat dit extra betekent voor de deelnemer (meer uren nodig per product, minder producten, meerkosten, etc.) * de nieuwe werkwijze moet worden doorvertaald in uniforme werkprocessen binnen de omgevingsdienst, en daarna ook geimplementeerd. Door wie moet er (wat) gebeuren? Voor deze maatregel is er een rol voor zowel de OD als de deelnemers. De OD kan, aan de hand van de teammanagers/accounthouders en de coordinatoren, een overzicht maken van de aanvullende afspraken die met de verschillende deelnemers (schriftelijk/mondeling) gemaakt zijn. De deelnemers kunnen dit overzicht aanpassen/aanvullen zodat voor iedereen hetzelfde totaal overzicht ontstaat. Vervolgens moet er bestuurlijk overeenstemming worden bereikt hoe om te gaan met verschillen tussen de deelnemers. Als het uitgangspunt is "zoveel mogelijk uniformiteit, tenzij" moet ook duidelijk zijn wat de consequenties zijn bij de 'tenzij'.

Vervolgens is het aan de vakafdelingen en bedrijfsvoering van de omgevingsdienst om de nieuwe uniforme werkwijze uit te werken en te implementeren Hoeveel tijd gaat het de betrokkenen kosten? Zijn er financiele investeringen benodigd om deze maatregel te realiseren? De inzet vanuit de OD en deelnemers lijkt relatief beperkt te zijn. Voor het doorvoeren van de aanpassen en uniformering van de interne en externe werkafspraken (o.a. door bedrijfsvoering) ramen we een bedrag van € 30.000 (circa 350 uur). Op welke termijn kan dit gerealiseerd worden? Deze maatregel kan op korte termijn worden gerealiseerd. In de loop van 2022 moet deze kunnen worden afgerond. Wat levert deze maatregel op voor de ODIJ en/of deelnemers (kwantiatief en/of kwalitatief) Deze maatregel vergroot uitwisselbaarheid van medewerkers van de OD voor de verschillende partners. Dit komt de efficiente uitvoering van de werkzaamheden in het primair proces ten goede. Daarnaast is voor alle partners (deelnemers en OD) duidelijk hoe omgegaan moet worden met uitzonderingen en welke consequenties (p of q) dit heeft. Ook zal dit tot betere adviezen leiden conform de gemaakte afspraken.

Welke randvoorwaarden moeten worden in gevuld? De belangrijkste randvoorwaarde voor deze maatregel is bestuurlijk draagvlak voor het vergroten van de uniformiteit en de transparantie over de afspraken tussen de verschillende deelnemers en de OD. 65740 – Intern vertrouwelijk 6 Digitaliseren Bodeminformatie Beschrijving maatregel De OD krijgt veel verzoeken voor bodeminformatie (ca 1.000 op jaarbasis), bijv. wanneer een makelaar een perceel wil verkopen en wil weten of de bodem verontreinigd is. Ongeveer 60% van de informatieverzoeken betreft het opvragen van archiefstukken en 40% het interpreteren van informatie die aanwezig is in het bodeminformatiesysteem. Op dit moment is dit een redelijk arbeidsintensief proces voor de OD. De medewerker moet stukken (al dan niet middels een digitale koppeling) opzoeken in, of opvragen uit, de archieven van de verschillende partners. De bodemadviseurs beoordelen veel bodemonderzoeken (vanuit bouw/RO/civiele projecten/transactie/saneringen/grondverzet). Al deze onderzoeken worden verwerkt in het bodeminformatiesysteem (IBIS). Nu is er nog sprake van een verschil tussen partners met betrekking tot het detailniveau van invoer van gegevens.

Om de gegevens goed te kunnen gebruiken voor de bodemkwaliteitskaarten van de parterns en de komende basisregistratie ondergrond, is het nodig een minimale niveau van invoer af te spreken waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van digitale mogelijkheden (in plaats van handmatig). Gestart zou kunnen worden door bij onderzoeken in opdracht van gemeenten in de opdrachtbevestiging aan te geven dat de resultaten ook in .xml geleverd worden. NB: in de toekomst zou het mooi zijn als belanghebbenden zelf de informatie die zij nodig hebben kunnen opvragen (bijv. via een website). Deze maatregel gaat hier nog niet over. Dit zou eerder een vervolgstap zijn op bovengenoemde maatregel. Wat moet er gebeuren om deze maatregel te realiseren? Om deze maatregel te realiseren is het nodig dat de beschikbare data in de archieven (zie andere maatregelen binnen spoor 4) wordt gedigitaliseerd en wordt gekoppeld met het bodeminformatiesysteem (IBIS). Voor deze maatregel moeten de mogelijkheden binnen IBIS ook worden uitgebreid en digitaal via een viewer beschikbaar worden gesteld. Voor het invoeren van de gegevens in IBIS dient een invoerprotocol opgesteld te worden (tot welk minimaal detailniveau moeten de gegevens in IBIS worden ingevoerd?). Aan de hand van het invoerprotocol kan de XML-aanlevering gestimuleerd worden, waardoor de gegevens digitaal op de juiste plek in IBIS komen te staan.

Vanuit de OD kan op relatief korte termijn een plan van aanpak worden opgesteld hoe e.e.a. verder tot uitwerking te brengen. NB: het is interessant om onderscheid te maken tussen het opvragen van data en informatie (het interpreteren van data). Nu liggen beide rollen bij de OD. Het is ook mogelijk om een deel van de eenvoudiger taken (het opvragen van data) terug te leggen bij de deelnemers (bijv. in het KCC). De OD kan zich dan volledig richten op de interpretatie van de data en adviesvragen die hierover binnenkomen. Door wie moet er (wat) gebeuren? Vanuit de OD wordt voorzien dat voor de begeleiding van dit project een externe projectleider moet worden aangetrokken. Deze projectleider kan worden ondersteund door een bodemspecialist (op het gebied van IBIS) binnen de OD. Vanuit de partners ligt er een opgave in het kader van het digitaliseren van de beschikbare gegevens in de archieven. Afhankelijk van de specifieke situatie bij de partner zal de benodigde inzet varieren. Daarnaast zal de partner moeten kijken hoe zij verder wil met de legesmogelijkheid voor het opvragen van bodeminformatie en het beoordelen van bodemonderzoeken (stimuleren aanleveren .xml door lagere tarieven?). Bij het maken van onderscheid tussen opvragen van data en informatie en de uitvoering hiervan is het nodig duidelijke afspraken te maken over welke taken met betrekking tot archieven waar liggen.

Hoeveel tijd gaat het de betrokkenen kosten? Zijn er financiele investeringen benodigd om deze maatregel te realiseren? Voorgesteld wordt eerst een kosten-batenanalyse te laten maken door een externe projectleider. Die moet in beeld brengen of een investering in tijd en geld opweegt tegen de verwachte efficiencywinst. Inzet 250 uur, 25.000 euro. Op welke termijn kan dit gerealiseerd worden? Q1 en Q2 2022 opstellen van kosten-batenanalyse. Wat levert deze maatregel op voor de ODIJ en/of deelnemers (kwantiatief en/of kwalitatief) Nader te bepalen. Inzet de tijdsbesteding voor 600 bodeminformatieverzoeken sterk te vereenvoudigen cq te digitaliseren. Welke randvoorwaarden moeten worden in gevuld? Kosten-batenanalyse. Hangt ook samen met het voorstel om de archieven van de partners beter te ontsluiten voor milieu- en bodemdossiers. 65740 – Intern vertrouwelijk 7 Digitaliseren Bodem meldingen Beschrijving maatregel Deze maatregel gaat over een risicogerichte aanpak m.b.t. de afhandeling van meldingen besluit bodemkwaliteit. Het idee is dat 50- 75% van de meldingen niet per se meer inhoudelijk beoordeeld hoeven te worden als gekozen wordt voor een dergelijke aanpak. Het beeld is bovendien dat deze maatregel relatief snel en eenvoudig geimplementeerd zou kunnen worden. De capaciteit die hiermee vrij komt binnen de OD zou dan voor andere taken kunnen worden ingezet (bijv.

inhalen achterstand op andere terreinen). Wat moet er gebeuren om deze maatregel te realiseren? Om deze maatregel uit te voeren moet een voorstel worden gemaakt voor het risicogericht beoordelen van meldingen. Dit kan als onderdeel van het VTH beleidsplan van de OD worden meegenomen, ook om het bestuurlijk draagvlak te vergroten. Daarnaast is het belangrijk dat deelnemers op ambtelijk niveau worden meegenomen in de feitelijke uitvoering van deze maatregel. Door wie moet er (wat) gebeuren? Vanuit de OD moet het voorstel voor risicogericht beoordelen van meldingen worden uitgewerkt. Hoeveel tijd gaat het de betrokkenen kosten? Zijn er financiele investeringen benodigd om deze maatregel te realiseren? Vanuit de OD moet het voorstel voor risicogericht beoordelen van meldingen worden uitgewerkt. Naar verwachting kost dit een inzet van 40-60 uur. Op welke termijn kan dit gerealiseerd worden? Deze maatregel kan in 2022 worden afgerond en na accordering door partners worden geimplementeerd. Wat levert deze maatregel op voor de ODIJ en/of deelnemers (kwantiatief en/of kwalitatief) Deze maatregel levert voornamelijk tijdwinst op. Gemiddeld handelt de OD ongeveer 1.500 meldingen per jaar af. Het idee is om ongeveer 50% van de gevallen daadwerkelijk te beoordelen, en tegelijkertijd meer toezicht uit te oefenen bij grootschalige basistoepassing.

Hierdoor komt het potentieel uit rond 40% van het totaal. Met een gemiddelde tussen de 1-1,5 uur per melding ligt het potentieel hiermee tussen 600 en 900 uur per jaar. Welke randvoorwaarden moeten worden in gevuld? De belangrijkste randvoorwaarde die moet worden ingevuld om deze maatregel door te voeren is bestuurlijk draagvlak voor deze aanpak. 65740 – Intern vertrouwelijk 8 Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met 350 medewerkers wereldwijd. Al 80 jaar verrassen wij onze opdrachtgevers in de publieke sector en het bedrijfsleven met slimme en nieuwe inzichten. We verwerven ze en maken ze toepasbaar. Dit door innovatie te koppelen aan creativiteit. Steeds opnieuw. Klanten kiezen voor Berenschot omdat onze adviezen hen op een voorsprong zetten. Ons bureau zit vol inspirerende en eigenwijze individuen die allen dezelfde passie delen: organiseren. Ingewikkelde vraagstukken omzetten in werkbare constructies. Door ons brede werkterrein en onze brede expertise kunnen opdrachtgevers ons inschakelen voor uiteenlopende opdrachten. En zijn we in staat om met multidisciplinaire teams alle aspecten van een vraagstuk aan te pakken. Berenschot B.V. Van Deventerlaan 31-51, 3528 AG Utrecht Postbus 8039, 3503 RA Utrecht 030 2 916 916 www.berenschot.nl /berenschot