Procesverloop dossier Scala 10032023 def.pdf

Bijlage bij Raadsvoorstel doorontwikkeling vrijetijdsaanbod Het proces inclusief tijdlijn tot nu toe Het college heeft de gemeenteraad actief en zo snel mogelijk vertrouwelijk geïnformeerd over ontwikkelingen omtrent stichting Scala-Centrum voor de Kunsten. In onderstaand schema zijn alle processtappen op basis van de ontwikkelingen en besluitvorming chronologisch weergegeven. Datum Ontwikkelingen Scala Reactie / actie gemeente Documenten (indien van toepassing) cq verwijzingen 27-7-2022 Eerste aanvraag voor subsidie 2023 is ingediend op 27 juli 2022. Ambtelijk overleg op 6 september met alle gemeenten en de zakelijk leider van de stichting Scala over onder meer de aangeleverde incomplete stukken. Deze subsidieaanvraag is ingetrokken op 20 nov (hgv) en 25 nov (dw) ingetrokken (zie ook verderop in proceslijn) Verslag ambtelijk overleg en Scala (6-9- 2022) 28-9-2022 Infobijeenkomst Scala voor belangstellenden, raadsleden en zakelijke partners. Het bestuur heeft aangegeven in 2022 een negatief resultaat te verwachten, maar dat er voldoende reserves waren om dit op te vangen. Er was volgens het bestuur geen reden tot acute zorg. Het cursistenaantal was op het normale niveau. Voor aanvang is in een ambtelijk overleg mondeling aan Scala aangegeven eventuele zorgen op deze avond te delen, want bestuurders en raadsleden zijn uitgenodigd.

12-10-2022 Slechts enkele weken later, in een regulier bestuurlijk overleg tussen het stichtingsbestuur en de wethouder/ambtenaren van de gemeente Hoogeveen, heeft het stichtingsbestuur aangegeven dat de financiële situatie zorgelijk is. De omvang was niet bekend. Het bestuur zou nader onderzoek doen. Gemeente Hoogeveen heeft tijdens dit overleg het bestuur van Scala dringend verzocht deze informatie ook direct met de betrokken gemeenten te delen. - Gemeente Hoogeveen heeft op 25 oktober een brief ontvangen en deze op 27 oktober met de raad gedeeld. 2-11-2022 Op 2 november jl. zijn alle betrokken gemeenten ambtelijk per e-mail geïnformeerd over financiële zorgen die in Hoogeveen al zijn geuit. Daaropvolgend is er op 4 november jl. een overleg op ambtelijk niveau met het bestuur van de stichting gevoerd. Afgesproken is dat het stichtingsbestuur zo spoedig mogelijk een brief aan de raad en college zou sturen. Deze is op 8 november 2022 ontvangen. Overzichten in excel prognose 2022 en januari -juli 2023 8-11-2022 Naar aanleiding van gesprek gemeenten van 2-11 heeft het bestuur op 8 november 2022 een brief aan de raad en het college gestuurd.

In deze brief heeft het stichtingsbestuur van Scala aangegeven tot 1 juli 2023 haar activiteiten voort te willen zetten en daarna de stichting per 1 juli 2023 te willen Raadsinformatiebrief gedeeld door colleges met de raad - Raadsbrief stichtingsbestuur Scala - Raadsbrief/ memo college aan raad beëindigen. Het stichtingsbestuur heeft zelfstandig deze keuze gemaakt en is niet met de gemeenten in gesprek gegaan om mogelijke andere scenario’s te verkennen. 16-11-2022 Op 16 november 2022 is de eerder ingediende subsidie aanvraag door Scala ingetrokken en op 20 november 2022 een nieuwe aanvraag voor het eerste half jaar van 2023 ingediend. Hgv = 16e ingetrokken en 20e nieuwe ingediend, hafabra 29e DW = 25e ingetrokken en 29 ingediend. MP; digitale aanvraag is op 10 november 2022 ingediend, de aanvraag van 27 juli 2022 vervalt. Naar aanleiding daarvan is aanvullende informatie bij het stichtingsbestuur opgevraagd. Subsidie aanvraag Scala + bijlagen (werkplan, financiële toelichting, toelichting op aanvraag, overzicht leerlingenbereik) 29-11-2022 Scala levert conform afspraak de financiële stukken aan. Op basis van deze stukken kan onvoldoende een financieel beeld worden gevormd.

Een winst en verliesrekening (W&V) van het afgelopen jaar 2021 (dd 31-12-2022), het lopende jaar 2022 (dd 31-10-2022) en een W&V begroting 2023 + een geconsolideerde balans (dd: 31-10-2021 tov 31-10-2022)wordt nog gemist. Aan de zakelijk leider van Scala is op 29 november 2022 verzocht om aanvullende gegevens aan te leveren. Documenten van Scala per mail; - Verslag Periodecijfers 21112022 - Gewaarmerkt jaarcijfers - Samenstelverklaring periodebalans - Berekening transitievergoeding 6-12-2022 De aangepaste stukken, waarom door de gemeentenis verzocht, zijn door Scala aangeleverd. De aangepaste stukken zijn door de financieel controller van de gemeente Steenwijkerland, in opdracht van alle betrokken gemeenten, geanalyseerd (datum 9-12-2022). Uit deze analyse is gebleken dat het te verwachte tekort in 2022 rond de € 150.000 ligt. Deze aangepaste stukken + de uitgevoerde analyse zijn het uitgangspunt voor het bestuurlijk overleg van 12 december 2023 Documenten van Scala per mail; • Tussentijdse cijfers per 31 oktober 2022; o Beginbalans 2022 na splitsing tussen VT en COS zoals overeengekomen met het bestuur van Stichting Cultuurklik. o Balans per 31 oktober 2022 o Staat van baten en lasten over de periode 1 januari t/m 31 oktober 2022 in vergelijking met de begroting.

De begroting is conform de versie die wij hebben ontvangen van Karin van de Weerd • Jaarrekening 2021 Stichting Scala inclusief controleverklaring met daarin opgenomen de staat van baten en lasten. De cijfers in deze jaarrekening zijn niet vergelijkbaar met de cijfers per 31 oktober 2022. In 2021 was er nog sprake van COS en VT. In 2022 alleen VT. 12-12-2022 In het bestuurlijk overleg van 12 december jl is de negatieve prognose door Scala bevestigd. Aan Scala is verzocht aan te geven wat Scala voor ogen heeft en wat ze nodig hebben van gemeenten. 16-12-2022 Op 16 december 2022 heeft het stichtingsbestuur een herziene subsidie aanvraag met dekkingsplan ingediend inclusief motivatiebrief Aanvragen zijn door de gemeenten in behandeling genomen. 19-12-2023 De herziende subsidieaanvraag met dekkingsplan is op 19 december jl. op bestuurlijk niveau, in het bestuurlijk overleg, besproken In dit overleg is besloten om Scala van 1 januari tot 31 maart 2023 onder voorwaarden te subsidiëren door middel van de reguliere subsidie plus de aanvullende subsidie. Verder is besloten om elke maand tijdens een bestuurlijk overleg actuele (financiële) informatie te bespreken om zo de situatie nauwkeurig te monitoren. Tijdens deze bestuurlijke overleggen zal duidelijk worden of subsidie wordt verlengd tot eventueel de gewenste datum van 1 juli 2023.

- Colleges hebben de raden eveneens geïnformeerd adhv een raadsbrief of memo van 20-12-2022) - Van dit BO is een kort gespreksverslag gemaakt 2-2-2023 Op 2 februari 2023 heeft het eerste maandelijkse bestuurlijke overleg plaatsgevonden en zijn de actuele cijfers besproken. Hieruit blijkt dat Scala vanaf maart de rode cijfers ingaat. Op 17 januari 2023 hebben de gemeenten van Scala een aangepaste begroting ontvangen. Deze zijn schriftelijk op 27 januari 2023 en mondeling in het bestuurlijk overleg van 2 februari 2023 toegelicht. - Maandcijfers januari tm december (Scala) - Prognose 2023 tm juni v 16-1-23 def (Scala) - Van dit BO is een kort gespreksverslag gemaakt in de vorm van een overzicht met afspraken & acties 3-2-2023 Scala verzoekt de colleges per brief van 3 februari 2023 om voor 14 februari 2023 een besluit te nemen over de voortzetting van de reguliere subsidie tot 1 juli 2023 en toekenning van een incidentele subsidie ten behoeve van de frictiekosten à € 248.728 in totaal. Colleges hebben aangegeven dat dit verzoek nu nog niet kan worden gehonoreerd, want de stichting heeft niet aan de gestelde subsidievoorwaarden voldaan; - Er zijn buiten de begroting van december, op basis waarvan de subsidie is verleend, om additionele kosten dan wel meerkosten gemaakt van 51.444 euro.

- Uit de financiële toelichting en tijdens het bestuurlijk gesprek op 2 februari 2023 is onvoldoende gebleken dat deze meerkosten binnen de voorgestelde begroting worden verrekend cq. opgelost. - Indien blijkt dat er sprake is van een gewijzigde situatie en/of een calamiteit onderneemt het - Brief stichtingsbestuur Scala 3-2-2023 - stichtingsbestuur direct actie en informeert ze de betreffende gemeenten. Het stichtingsbestuur heeft niet aangegeven dat er sprake is van een gewijzigde situatie t.a.v. de meerkosten. - Er is geen sprake van een kostendekkende begroting vanaf maart 2023. De begroting laat per maart 2023 rode cijfers zien (-/- 2.144 euro). De stichting kan daardoor vanaf dat moment niet meer voldoen aan haar betalingsverplichtingen. Ingeschat wordt dat de resultaten vanaf 1 april en verder niet zullen verbeteren. 14-2-2023 Colleges beslissen over verzoek van Scala 1. Het college heeft in een brief aan het stichtingsbestuur te kennen gegeven nu nog niet in te kunnen gaan op de door Scala ingediende verzoeken. De reden die hieraan ten grondslag ligt is dat het stichtingsbestuur nog niet heeft voldaan aan de voorwaarden die bij de subsidieverlening zijn gesteld. 2. De colleges hebben via een brief aangegeven nog niet een besluit te kunnen nemen voor 14 februari 2023.

De raad is op 14 februari 2023 van dit besluit op de hoogte gebracht inclusief de mededeling dat er een besluit voorgelegd gaat worden aan de raden t.b.v. de frictiekosten. 3. De door Scala beschreven benodigde vervolgstappen (surseance van betaling) staan wat betreft de colleges los van de gemeentelijke besluitvorming over de subsidieverlening. 4. Colleges hebben de raden eveneens geïnformeerd adhv een raadsbrief of memo - Antwoordbrief colleges - Informatiebrief Raad van 14 februari 2023 21-2-2023 Brief van het stichtingsbestuur waarin wordt aangegeven welke vervolgstappen het bestuur neemt o.b.v. het voorgenomen besluit van colleges Zie BO 23-2-2023 Brief stichtingsbestuur Scala 23-2-2023 Bestuurlijk overleg Scala en 5 gemeenten - Colleges hebben aangegeven dat er pas vanaf 20 april duidelijkheid kan worden (ivm besluitvorming in de raad van Meppel) verschaft over verlenging van de subsidie inclusief aanvullende subsidie + dekking frictiekosten. - Van dit BO is een kort gespreksverslag gemaakt in de vorm van een overzicht met afspraken & acties - De vervolgstappen zijn dat 2 mogelijke scenario’s op 7 maart 2023 aan de colleges worden voorgelegd. Op 9 maart 2023 worden de conclusies van de standpunten colleges met de 5 gemeenten besproken en gewogen, uitkomst vormt basis voor vervolg raadsvoorstel.

- Mede op basis van deze conclusie geeft Scala aan dat zij voornemens zijn de surseance van betaling op 24-2-2023 aan te vragen. - De brief van Scala van 21 februari 2023 is als zodanig ter kennisgeving aangenomen. - Colleges hebben de raden eveneens geïnformeerd adhv een raadsbrief of memo. - 24-2-2023 Bevestiging van bestuur Scala ontvangen mbt aanvraag surseance van betaling - Per brief heeft het stichtingsbestuur de gemeenten op de gesteld dat surseance van betaling is aangevraagd. - Brief is met de raad gedeeld samen met een raadsbrief/memo. Meppel uitgezonderd (raadsvergadering). 6-3-2023 De surseance van betaling is toegekend door de Rechtbank Noord Nederland per 3 maart 2023. Scala heeft per mail laten weten actief de media op te zoeken waarin wordt aangegeven dat Surseance is verleend Scala heeft de gemeenten per e-mail laten weten dat de surseance van betaling is verleend. 9-3-2023 Bestuurlijk overleg gemeenten Bestuurlijk overleg 5 gemeenten, doel bespreken uitkomsten collegevergadering scenario’s vervolg Scala 7-3 2023). Afgesproken dat aan de raad het besluit wordt voorgelegd om de subsidieverlening aan de stichting Scala niet tot 1 juli 2023 voort te zetten.