Principebesluit tot toetreding tot GR Historisch Centrum Overijssel per 1 januari 2027 - RAADSVOORSTEL

Politieke Markt - 23 september 2025 - 1/4 Politieke Markt Vergadering van 23 september 2025 Concernstaf & Interne controle - Concernadvies en Veiligheid Principebesluit tot toetreding tot GR Historisch Centrum Overijssel per 1 januari 2027 Auteur H. de Jong Overlegd met I&A, P&O, JZ, Fin, Comm Portefeuillehouder Trijn Jongman Samenvatting Historisch Centrum Overijssel is door nieuwbouw in staat om ons ruimteprobleem bij het historisch archief op te lossen. Daarnaast blijkt uit meerdere door ons uitgevoerde onderzoeken dat zij in staat zijn de toenemende complexiteit het hoofd te bieden door de benodigde specialistische kennis. Voor een gemeente van onze omvang is dat niet duurzaam te borgen. Het college heeft op basis hiervan in maart 2025 de intentie uitgesproken om per 1 januari 2027 toe te treden tot deze Gemeenschappelijke Regeling en hiertoe een intentieovereenkomst ondertekend. De gemeenteraad is bevoegd orgaan om een besluit te nemen over de toetreding tot de GR. Beschrijving Inleiding Op dit moment is de formele benaming nog Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Overijssel. Dit wijzigt in Gemeenschappelijke Regeling (GR) Collectie Overijssel. Om die reden is ervoor gekozen al te spreken over Collectie Overijssel, afgekort tot CO. In 2016 is de toekomst van het historisch archief onderzocht.

Geadviseerd werd om de mogelijkheden tot een intensievere samenwerking met CO te verkennen. In 2018 is dit onderzoek uitgevoerd met als uitkomst dat toetreding tot de GR de beste optie was. U bent in 2021 geinformeerd (informatienota) waarom toetreding op dat moment niet realistisch was. Inmiddels is de situatie gewijzigd. Het college heeft onderzocht welke consequenties voortvloeien uit toetreding. Op basis hiervan heeft het college in maart 2025 de intentie uitgesproken om per 1 januari 2027 toe te treden tot deze Gemeenschappelijke Regeling en hiertoe een intentieovereenkomst ondertekend. De gemeenteraad is bevoegd orgaan om een besluit te nemen over de toetreding tot de GR. Gewenst resultaat Duurzame continuering beheer gemeentearchief. Politieke Markt - 23 september 2025 - 2/4 Argumenten 1.1 Door "in principe" in te stemmen met toetreding treedt het vervolgproces van toetreding in werking. Indien u zou willen toetreden per 1 januari 2027, dan wordt de gemeenschappelijke regeling door CO gewijzigd en worden u én alle deelnemers in de gelegenheid gesteld zienswijzen te geven. De inzichten en effecten door ingebrachte zienswijzen leiden mogelijk tot wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling. Daarna vragen de colleges via een raadsvoorstel de gemeenteraden om toestemming voor toetreding van gemeente Steenwijkerland tot de gemeenschappelijke regeling.

1.2 Nieuwbouw CO biedt een oplossing voor het bij ons aanwezige en toenemende ruimtegebrek bij het historisch archief. CO heeft plannen voor nieuwbouw per 2028/2029 aan de Hanzeweg 19 te Deventer. Met de nieuwbouw in Deventer krijgt onze totale collectie een plek die voldoet aan alle daaraan te stellen eisen. In de huidige situatie brengen wij delen van het archief al elders onder vanwege het ruimtegebrek bij ons historisch archief. Sinds het ondertekenen van de intentieovereenkomst houdt CO rekening met onze hoeveelheid strekkende meters in haar plannen voor de nieuwe huisvesting. 1.3 Vanwege complexiteit en benodigde specialistische kennis is samenwerking noodzaak. Eerder door of in opdracht van ons uitgevoerde onderzoeken laten zien dat CO de meest aangewezen partner is voor een samenwerking wat betreft complexiteit en benodigde specialistische kennis als het gaat om de inspectietaak en e-depot. CO biedt dit duurzaam in al haar facetten. Het is de meest zekere vorm voor behoud en ontwikkeling. 1.4 Het is een kostenneutrale (mogelijk zelfs voordeligere) oplossing voor ons ruimtegebrek. Toetreding tot de GR CO is passend binnen onze begroting. 1.5 Toetreding per 1 januari 2027 is de vroegst mogelijke datum.

Door (verwachte) meerdere mutaties in deelnemers van de GR is 1 januari 2027 de meest handige datum gezien de vele hiertoe benodigde besluiten door bevoegde organen van de (nieuwe) deelnemers. Een latere datum - zoals het moment van gereedkomen nieuwbouw - zou maken dat de tijd tussen besluitvorming en toetreding lang is. Een periode waarin veel kan gebeuren en de ontwikkelingen verder gaan. Doordat ons archief op 1 januari 2027 nog hier is en de medewerkers en vrijwilligers dan al wel deel uitmaken van CO, ontstaat er een meer geleidelijke overgang. 1.6 Spoedige helderheid vanuit gemeente Steenwijkerland over toetreding is gezien de omvang van ons archief voor CO wenselijk. Einde jaar verwacht CO een definitief besluit aan haar algemeen bestuur (AB) voor te leggen over de nieuwbouw. Onze omvang in strekkende meters heeft effect op het financiële plaatje (in kosten én opbrengsten). Duidelijkheid - zijnde dit principebesluit - vanuit Steenwijkerland is voor CO wenselijk voor het voorleggen van de goede cijfers. 1.7 De OR/LO erkent de voordelen van toetreding. De Ondernemingsraad (OR) erkent in haar advies de voordelen van toetreding, zoals het oplossen van ruimtegebrek en het versterken van specialistische kennis. Kanttekeningen en risico’s 1.1 Er komt een andere vorm van dienstverlening, presenteren en cultuureducatie.

Op het moment dat de nieuwbouw van CO klaar is, verhuist ons historisch archief naar Deventer. De dienstverlening vindt vervolgens plaats vanuit Deventer en Zwolle (CO heeft een studiezaal in ANNO stadsmuseum). De dienstverlening vanuit de studiezaal in het gemeentehuis van Steenwijk wordt als overgangsfase langzaam afgebouwd. CO zorgt voor het behoud van lokale kennis en netwerken. Op het moment dat ons archief bij CO wordt ondergebracht, kan de collectie in samenhang met andere collecties worden onderzocht. Er opent zich voor digitale bezoekers onbeperkte toegang tot een veel groter (landelijk) netwerk. Van onze historisch bijzondere archiefstukken kan een hoogwaardige replica worden gemaakt die in onze gemeente via expositie of museum gepresenteerd wordt. Op deze manier blijven deze stukken ook in fysieke vorm beschikbaar voor onze inwoners en Politieke Markt - 23 september 2025 - 3/4 bezoekers. Op educatief gebied – zoals de erfgoedlessen op scholen – wordt een vervangend programma georganiseerd omdat een fysiek bezoek aan Deventer niet realistisch is. 1.2 Samenwerking betekent een beperking in mogelijkheid tot sturing op beleid, uitvoering en kostenbeheersing. Na toetreding is met een vertegenwoordiging van twee zetels in het AB en aanwezigheid in het DB de invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing zo groot als mogelijk bij toetreding tot deze GR.

1.3 Een verder gelegen werklocatie betekent toename van reistijd en -afstand voor medewerkers en vrijwilligers. Voor medewerkers en vrijwilligers heeft toetreding tot de GR CO consequenties wat betreft locatie en dus reistijd- en afstand. Er wordt geborgd dat zowel medewerkers als vrijwilligers er financieel niet op achteruit gaan. Het is aan vrijwilligers of zij bereid zijn vanaf 2029 mee te gaan. Dit is over vier jaar. 1.4 Bij een toetreding per 1 januari 2027 gaan de consequenties voor medewerkers en vrijwilligers eerder in dan bij toetreding wanneer de nieuwbouw gereed is. Het verkrijgen van helderheid en het maken van goede afspraken voor medewerkers en vrijwilligers biedt in ieder geval zekerheid. 1.5 De OR/LO uit een aantal zorgen en verzoekt de WOR-bestuurder om hun vragen te beantwoorden en hun zorgen zorgvuldig te betrekken bij verdere besluitvorming. De Ondernemingsraad (OR) vraagt - mede namens het Lokaal overleg (LO) - in zijn advies aandacht voor bijvoorbeeld de arbeidsvoorwaarden en -situatie van medewerkers, de dienstverlening en maatschappelijke impact, de vrijwilligers en lokale kennis, het tijdspad en risico op stilstand en stelt de WOR-bestuurder een aantal vragen. De WOR-bestuurder stuurt de OR/LO een reactie op het ontvangen advies waarin hij de vragen beantwoordt, reageert op zorgen en uitlegt hoe hij hun punten betrekt in het vervolgtraject.

Duurzaamheid en social return n.v.t. Financiële toelichting Die prijs die na toetreding tot de GR voor de dienstverlening wordt betaald (€ 380.000) past ruim binnen de bedragen in onze begroting (€ 425.000). De beschikbare ruimte is € 45.000. Er is nog wel rekening te houden met de (nog af te spreken): - extra kosten voor (tijdelijke) dienstverlening - naar inwoners en collega's - vanuit Steenwijk vanaf 2029; - extra activiteiten voor cultuureducatie en publiekspresentatie; - lagere bijdrage tot ingebruikname nieuwbouw omdat het archief dan nog in Steenwijk is; - aanvullende arbeidsvoorwaarden voor onze medewerkers en vrijwilligers zodat zij er financieel niet op achteruit gaan. De meerwerkafspraken zullen naar verwachting het beschikbare bedrag van € 45.000 niet overstijgen. Hierbij plaatsen we een aantal opmerkingen: 1. CO gaat uit van een bepaalde staat van ons archief en alles wijst erop dat wij daaraan voldoen. Een nog uit te voeren fysieke schouw wijst uit of dat zo is of dat er toch werkzaamheden moeten worden uitgevoerd die tot een financiële (incidentele) consequentie leiden. 2. Zowel in onze eigen begroting als in de bijdrage per strekkende meter aan CO is nog géén rekening gehouden met de (structurele) kosten voor een e-depot. Deze kosten komen er hoe dan ook - los van het wel of niet kiezen voor toetreding - aan en leiden tot verzwaring van onze begroting. 3.

We overwegen om u te zijner tijd voor te stellen een eenmalig bedrag ter beschikking te stellen voor het digitaliseren van de persoonskaarten die met regelmaat worden geraadpleegd door burgerzaken. Daarmee voorkomen we een structurele maatwerkafspraak en is er een goed werkbare oplossing. 4. Voor toetreding is voor ons een bepaalde mate van zekerheid over het toekomstige financiële Politieke Markt - 23 september 2025 - 4/4 plaatje van CO belangrijk vanwege de eventuele financiële risico's die als je als deelnemer aan de GR loopt. Eind dit jaar wordt het Algemeen Bestuur van CO gevraagd te besluiten over de nieuwbouw. Dat voorstel is er nog niet en kunnen wij niet beoordelen. Daarom is op andere wijze naar zekerheid gezocht. Daartoe is inzage gekregen in een second opinion die is uitgevoerd op de aanwezige business case voor de nieuwbouw. Deze second opinion biedt ons deze zekerheid. Daarnaast hebben wij sinds het tekenen van de intentieovereenkomst een adviserende stem bij de beslissingen van CO. Een derde maatregel is dat we hebben afgesproken dat gedurende drie jaar het tarief voor ons bevroren is (op de inflatiecorrectie na). Communicatie en participatie Partijen waarmee wij in gesprek zijn en die overwegen hun archief over te dragen aan gemeente Steenwijkerland worden geinformeerd over ons voornemen tot overbrengen van de statische archieven naar Deventer.

Medewerkers worden continu geïnformeerd over de stappen in het proces, de vrijwilligers op passende momenten. Uitvoering en planning In de door ons getekende intentieovereenkomst is een voorbehoud voor instemming van u als gemeenteraad én van huidige deelnemende gemeenten in de GR over toetreding opgenomen. Indien u in principe wilt toetreden vervolgt het proces zoals bij Argument 1.1 beschreven. Indien u niet wilt toetreden eindigt de intentieovereenkomst. Is het besluit openbaar? Ja Besluit Het college legt het volgende voor aan de gemeenteraad: In principe toe te treden tot Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Overijssel per 1 januari 2027 onder voorbehoud van zienswijzen en definitieve goedkeuring.