Nieuw: Memo Aanvullende informatie Aanpassing verordening financieel beleid beheer en organisatie 2023

MEMO Aan: De gemeenteraad Van: Esther Wink (team Organisatieadvies / financiën) Datum: 22 april 2024 Onderwerp: Beantwoording raadsvragen ‘Aanpassing verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2023’ Algemeen Naar aanleiding van de ingediende vragen door fractie D66 over raadsvoorstel ‘Aanpassing verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2023’ is deze memo opgesteld. In deze memo wordt antwoord gegeven op de vragen. De ‘Verordening tot wijziging van de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212) gemeente Steenwijkerland 2023’ betreft een technische wijziging. Deze wijziging heeft geen consequenties op de huidige werkwijze binnen de Planning & Control cyclus. Aanleiding van dit raadsvoorstel is gewijzigde definitie van de commissie BBV (november 2023) over begrotingsonrechtmatigheid. Die term hadden we consequent moeten hanteren in het raadsvoorstel. Vragen en antwoord 1. Het begrip begrotingsonrechtmatigheid wordt gewijzigd toegepast 2. Dat gebeurt op basis van de Kadernota Rechtmatigheid (commissie BBV); 3. Onder argumenten staat: Aangepaste definitie begrotingsonrechtmatigheid 4. Daaronder volgt: De gewijzigde definitie van begrotingsrechtmatigheid. En: “Die willen we dan in onze eigen regelgeving vastleggen.” Dan ontstaat bij mij de eerste verwarring.

Hoezo de definitie van begrotingsonrechtmatigheid is toch gewijzigd? Antwoord vraag 1 t/m 4: Aanleiding van dit raadsvoorstel is gewijzigde definitie van de commissie BBV (november 2023) over begrotingsonrechtmatigheid. Die term hadden we consequent moeten hanteren in het raadsvoorstel. In de wijzigingsverordening zelf is de definitie wel juist gehanteerd. 5. En waarom zou je een definitie in een onderliggende regelgeving vastleggen? Je kunt toch verwijzen naar de bovenliggende regelgeving? Wijzigt die definitie daar, dan wijzigt de definitie automatisch in de onderliggende regelgeving en hoef je die niet te wijzigen. Je loopt ook geen risico het te vergeten. Antwoord vraag 5: Zowel overschrijdingen als onderschrijdingen kunnen onrechtmatig zijn. Over- en onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten/investeringen betreffen op zichzelf geen begrotingsonrechtmatigheden, maar het kan wel onrechtmatig zijn als deze afwijkingen niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Het gaat hier dus om het tijdig melden. Pagina 2 van 3 Er dienen afspraken te worden gemaakt tussen college en raad over wanneer een afwijking tijdig gemeld is aan de raad. Deze afspraken worden vastgelegd in de financiële verordening. Daarom wordt deze wijziging in onderliggende regelgeving vastgelegd en is een verwijzing naar bovenliggende regelgeving niet afdoende. 6.

Vervolgens wordt de definitie van begrotingsonrechtmatigheid weergegeven in het raadsvoorstel. "Begrotingsonrechtmatigheden: Hiervan is sprake als het college van burgemeester en wethouders bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3). Wat niet tijdig concreet betekent, wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders over het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot. Deze spelregels zijn veelal in de financiële verordening art. 212 Gemeentewet opgenomen." Antwoord op vraag 6: is geen vraag gesteld. 7. In de ‘was’ ‘wordt’ notitie (dit soort notities vind ik overigens erg prettig maar het risico is wel dat de context waarin de artikelen zijn geplaatst, verdwijnt) wordt aangegeven dat de eerste 3 leden van artikel 4 zien op de criteria rond de rechtmatigheid.

Lid 3 wordt gewijzigd en daardoor duidelijker want het woord ‘gevoteerde’ wordt vervangen. Maar in dit lid is het woord ‘budget’ wel een beetje vreemd. Dat woord stond ook al in de vorige versie maar erg duidelijk is het woord ‘budget’ niet in relatie tot de woorden ‘krediet’ en het woord ‘begroting’. Een ‘krediet’ zou wat mij betreft gelijk kunnen staan aan een budget, dus wat is nu het verschil? Het woord ‘krediet’ komt ook niet in de gewijzigde definitie voor. Ik begrijp dat een begroting vaak juist een raming betreft en geen vast bedrag zoals een budget, maar erg duidelijk is dit lid nog steeds niet. Als een lid toch wordt verduidelijkt, neem deze begrippenkwestie dan ook gelijk mee, of zet daarover iets in het raadsvoorstel. Antwoord vraag 7: Begrippen: -Krediet is een door de raad beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van een investering. -Jaarbudget is hoeveel geld er beschikbaar is voor een investering in de periode van een jaar. 8. Dan volgt lid 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Hierop zijn de volgende bepalingen van toepassing: a.

Overschrijding van lasten wordt als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: - Er is sprake van een overschrijding van lasten waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren; - Er is sprake van een overschrijding van lasten op een open-einde regeling; - De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. b. Overschrijding van baten en onderschrijding van baten, lasten en investeringskredieten zijn rechtmatig mits de raad tijdig is geïnformeerd. De raad is tijdig geïnformeerd over deze afwijkingen door vermelding van de afwijking met een toelichting in tussentijdse rapportages of bij de jaarrekening. Pagina 3 van 3 9. Waarom wordt in lid 4 het woord ‘acceptabel’ gebruikt en niet het woord ‘rechtmatig”? 10. Tot slot lid 5. Dit lid gaat in beginsel over de onrechtmatigheid. 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad en als acceptabel zijn aangemerkt, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. 11. Kan dit niet beter luiden: 5.

Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad en als rechtmatig zijn aangemerkt omdat het de situaties onder artikel 12 lid 4 betreft, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Antwoord op vraag 8 t/m 11: De belangrijkste technische wijzigingen hebben betrekking op lid 4 van artikel 12. Deze wijzigingen hebben we daarom apart toegelicht in het raadsvoorstel. In de was-wordt-tabel treft u alle wijzigingen in artikel 12 Begrotingscriterium aan. In de verordening tot wijziging zijn de wijzigingen uit de was-wordt-tabel opgenomen. In de wijzigingsverordening sluiten we aan bij door de commissie BBV gehanteerde begrippen. Over het begrip acceptabel zegt de commissie BBV het volgende: ‘Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, waarbij het toelichten en verantwoorden meer centraal staat, is het mogelijk om vooraf afspraken te maken tussen de gemeenteraad en het college van B&W welke begrotingsonrechtmatigheden als acceptabel worden beschouwd (dus wel onrechtmatig, maar acceptabel).’ – Commissie BBV, 2 november 2023. In lid 4 wordt beschreven dat een overschrijding van lasten als acceptabel kan worden aangemerkt in een aantal situaties.

Een overschrijding van lasten is in beginsel onrechtmatig. Echter wordt in lid 4 omschreven als de raad tijdig is geïnformeerd over de lastenoverschrijding dan kan een begrotingsonrechtmatigheid als acceptabel worden beschouwd. De overschrijding blijft dus wel onrechtmatig, maar wordt als acceptabel beschouwd. Het begrip acceptabel kan dus niet worden vervangen door het begrip rechtmatig. In lid 5 wordt toegelicht dat onrechtmatigheden die als acceptabel zijn aangemerkt niet nader worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. 12. Dan lees ik de aangepaste verordening. Maar is die gewijzigde definitie nu echt opgenomen? Want in het raadsvoorstel staat toch duidelijk dat de definitie van begrotingsonrechtmatigheid in de onderliggende regelgeving opgenomen zal worden? Of wordt bedoeld dat de definitie erin wordt verwerkt? De definitie gaat over de begrotingsonrechtmatigheid en in de verordening wordt juist de rechtmatigheid gewijzigd en zelfs gelijkgesteld met ‘acceptabel’. Antwoord vraag 12: De gewijzigde definitie van begrotingsonrechtmatigheid van commissie BBV is gehanteerd in de wijzigingsverordening. De financiële verordening zoals in december 2023 door u is vastgesteld is gebaseerd op de modelverordening van de VNG.