Memo werkwijze gemeenteraad 2023

Memo Werkwijze gemeenteraad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk Nummer: M2023/1 Advies werkgroep - Inspreker na het einde van het agendapunt max. 2 minuten het woord geven; - experimenteren met inwonersspreekuur. Maandag (voorafgaand aan een PM) om 19:00 uur een spreekuur organiseren voor inwoners met alle fracties tezamen; - experimenteren met maandelijks vragenuurtje gemeenteraad-college; - experimenteren met parallelsessies tijdens werkvergaderingen; - werkvergaderingen digitaal tenzij er een reden is om het fysiek te doen; - twee keer per jaar een bijpraatsessie organiseren met het college; - spreektijd in commissie- en raadsvergaderingen op basis van voorbeeld gemeente Zwolle; - aantal in de kring zitting hebbende fractieleden tijdens commissievergaderingen/Politieke Markt beperken tot twee woordvoerders per fractie; - ontwikkelen van een verduidelijkende toelichting op de agenda voor de raad en de Politieke Markt; - en het format raadsvoorstellen tegen het licht houden. Inleiding Vanuit het presidium en de raad is opgeroepen om te kijken naar de vergaderstructuur van de gemeenteraad. Om deze reden is er een werkgroep vergaderstructuur gestart om te kijken naar eventuele verbeteringen in de vergaderstructuur. De werkgroep bestaat uit: Miriam Slomp- Dekkers, Erik Homan en Jannes Mulder.

Om input op te halen over gewenste verbeteringen in de vergaderstructuur is meerdere keren een mail verzonden naar de gemeenteraadsleden. Daarnaast is een werkvergadering georganiseerd op 15 november. Tijdens deze werkvergadering is in de raad gesproken over een aantal vergaderthema’s. De uitkomsten van deze werkvergadering zijn op 20 december besproken in de werkgroep. Uit de werkvergadering bleek al snel dat er geen grote veranderingen gewenst worden in de vergaderstructuur. Op een aantal onderdelen heeft de raad te kennen te geven graag te willen experimenteren. Bijvoorbeeld met spreektijden. Uit de bespreking van 20 december kwam naar voren dat er 3 thema’s zijn om de werkwijze van de raad te verbeteren. Het gaat om: 1. Inwoners meer betrekken 2. De effectiviteit van werkvergaderingen 3. Experimenteren met spreektijden Ook terugkerende items uit de agendacommissie over de vergaderorde zijn meegenomen in de werkgroep. Inwoners meer betrekken Er zijn veel mogelijkheden om inwoners meer te betrekken bij de gemeenteraad. Zo kennen wij het spreekrecht tijdens een PM of raad. Waar een inwoner 5 minuten de tijd heeft om het woord te voeren. Daarnaast is er ook ruimte voor een burgerinitiatief of een referendum. De raad wil op een laagdrempelige manier in gesprek gaan met de samenleving. Op deze manier wil de raad de inwoners beter betrekken bij het werk van de gemeenteraad.

Daarom zijn door de werkgroep bij dit onderwerp 2 experimenten aangegeven. De experimenten om inwoners meer te betrekken zijn: - De mogelijkheid dat insprekers na het agendapunt bij de raadscommissievergadering een reflectie kunnen geven. - Op de maandag voor de PM, voorafgaand aan de fractievergadering, op maandagavond, een gezamenlijk spreekuur te organiseren. Hier kunnen inwoners met de raad in gesprek gaan. Bij dit gesprek is één afgevaardigde van elke fractie aan tafel en het voorzitterschap rouleert. Het spreekuur is van 19:00 tot 19:30 uur. Doormiddel van een persbericht en informatie op de website wordt dit spreekuur gedeeld met de inwoner. Praktische zaken worden geregeld door de griffie. Na 3 maanden wordt er geëvalueerd. Inwoners hebben hiermee diverse momenten om invloed uit te oefenen op de besluitvorming in de gemeenteraad: •Bij fracties individueel •Bij het fractiespreekuur bij de fracties collectief •Tijdens het inspreken bij de Raadscommissie/Politieke Markt bij de oordeelsvorming, waarbij ze na het debat nog een slotwoord tot de fracties kunnen richten voor de besluitvorming plaatsvindt •Tijdens inspreken bij de Raadsvergadering waar de besluitvorming plaatsvindt Werkvergadering Tijdens de werkvergadering van 15 november is opgehaald dat werkvergaderingen effectiever ingezet kunnen worden.

Namelijk door meer gericht te zijn op de besluitvorming die de raad te wachten staat. Verder kijkt een deel van de raad positief naar het gebruik van digitale toepassingen. De lessen die zijn geleerd van corona kunnen uitstekend gebruikt worden voor de werkvergaderingen. Daarom is het advies om vanaf nu de werkvergaderingen online te organiseren tenzij er een goede reden is om dit fysiek te organiseren. Hierbij heeft de agendacommissie ook een rol te vervullen om te toetsen of een onderwerp beter fysiek of digitaal kan worden besproken. Daarnaast kan worden geëxperimenteerd met parallelsessies tijdens werkvergaderingen. Verder is door de werkgroep aangegeven dat de raad het college meer ruimte wil geven om in gesprek te gaan met de raad. Op advies van de werkgroep wordt er 1à2 keer per jaar een bijpraat sessie met het college buiten de planning georganiseerd. Tevens is het voorstel om te experimenteren met een maandelijks vragenuurtje tussen raad en college. Raadsleden die tijdens het vragenuur vragen willen stellen, melden dit onder aanduiding van het onderwerp tenminste 48 uur voor aanvang van het vragenuur bij de voorzitter. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenuur aan de orde worden gesteld, alsmede de spreektijd voor de vragensteller, de overige raadsleden, het college en de burgemeester.

Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meerdere vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. Na de beantwoording daarvan krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen. De voorzitter kan aan andere raadsleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp. Tijdens het vragenuur worden geen moties ingediend en geen interrupties toegelaten. Spreektijden Met spreektijd wordt letterlijk de periode bedoeld waarin iemand spreekt. In het openbaar bestuur wordt met het begrip meestal een maximum spreektijd bedoeld, met andere woorden de gereserveerde of beschikbare tijd waarin een vergaderdeelnemer zijn verhaal kan doen. De gedachte is, dat wanneer de raadsleden zich aan dit maximum houden, de eindtijd van de vergadering beheersbaar te houden is. In sommige gemeenten wordt per onderwerp gekeken of er spreektijd nodig is. In Steenwijkerland kennen wij alleen spreektijd bij adviesnota’s. Tijdens de werkvergadering van 15 november bleek een deel van de raad positief over experimenteren met spreektijden. Bij de adviesnota’s gaat het namelijk goed. De werkgroep adviseert om te gaan experimenteren met spreektijden. Er is een aantal manieren om spreektijden in te voeren.

Zo wordt in Zwolle gebruik gemaakt van spreektijd. Hierbij krijgt elke fractie evenveel tijd. Het college krijgt de helft van de tijd die de raad heeft, dus 1/3 van de totale spreektijd. In Amsterdam daarentegen wordt de spreektijd verdeeld, 40% van de spreektijd is voor het college en vergader technische zaken, zoals stemmen. De rest is voor de raad waarbij 60/40 principe gehanteerd wordt. 60% wordt evenredig verdeeld over de fracties en 40% op basis van grote van de fractie. Het voorbeeld van Zwolle wordt gehanteerd in tabel 1. Hiermee is wel rekening gehouden met het aantal fracties in de gemeente Steenwijkerland. Om op hele minuten uit te komen per fractie zijn de percentages iets anders verdeeld dan het voorbeeld in Zwolle. Hieronder staan een aantal rekenvoorbeelden. Aantal aanwezigen bij raadscommissie/Politieke Markt De vergaderingen van de Politieke Markt (raadscommissie) en raadsvergadering worden vaak door raadsleden, maar ook door inwoners/ondernemers ervaren als een herhaling van zetten. De raadscommissie vergaderingen zijn bedoeld als oordeelsvormend en om informatie op te halen. De werkgroep adviseert om (net als in het vorige reglement ook stond en bedoeld was, maar niet meer uitgevoerd werd) maximaal 2 personen per fractie per onderwerp aan tafel te laten. De woordvoerders en eventuele vervangende woordvoerder.

Agenda en raadsvoorstellen Tijdens de workshop 'de basis van goed voorzitterschap' is de aanbeveling opgehaald om de agenda voor de raadsvergadering en Politieke Markt te verduidelijken. Zo kan de voorzitter duidelijker vertellen waarover het onderwerp dat wordt besproken gaat. Met deze verduidelijking wordt het volgen voor de vergadering voor mensen die meekijken makkelijker. Daarnaast is tijdens de workshop de aanbeveling opgehaald om raadsvoorstellen tegen het licht te houden. Met als doel de raadsvoorstellen begrijpelijker te maken. Rvo Het huidige Reglement van orde en de verordening op de raadscommissie zijn toe aan een update. Het Rvo is namelijk vastgesteld in 2010. Door de griffie zijn de meest recente modellen van de VNG gebruikt om deze stukken up te daten. Daarnaast zijn beide stukken aangepast op lokale gebruiken, daar waar kan. LTA Op verzoek van de werkgroep wordt hier de werkwijze van de LTA besproken. De Lange Termijn Agenda (LTA), wordt in iBabs bijgehouden en moet de gemeenteraad en het college inzicht bieden in onderwerpen die zij in een bepaalde periode kan verwachten. De raad krijgt zo een beeld van de voortgang op de realisatie van deze doelstellingen en kan zich daarnaast tijdig voorbereiden op komende beleidsproducten in de besluitvormingscyclus.

Ook helpt dit inzicht de agendacommissie en griffie bij het plannen van raadsagenda’s en daarmee beheersing van de vergaderlast. Naast inzicht in de beleidsproducten toont de LTA de stand van zaken over moties, amendementen, toezeggingen, schriftelijke vragen en de afhandeling van de lijst ingekomen stukken. De raad kan met een LTA de planning en de voortgang bewaken. Het college kan tijdig worden gevraagd de raad te informeren over een bepaald onderwerp en kan hierop inspelen. Verder is de LTA tijdens de raadsvergadering een vast onderdeel van de agenda. Tijdens dit onderdeel kan de raad altijd vragen over de LTA stellen aan het college. Vragen over de LTA worden op dit moment altijd genoteerd en afgedaan met schriftelijke reactie. De werkgroep stelt voor om in het Presidium te bespreken of dit voldoende is, of dat men behoefte heeft aan uitgebreidere behandeling van de LTA. Onderzoek gemeenteraden De werkgroep heeft gebruik gemakt van de kennis van de griffie over werkwijzen van andere gemeenteraden in het verleden en heden van werkwijzen in de raad en betrokkenheid inwoners bij besluitvorming. Samenvattend advies werkgroep - Inspreker na het einde van het agendapunt max. 2 minuten het woord geven - Experimenteren met inwonersspreekuur fracties.

Maandag voorafgaand aan een PM om 19:00 een spreekuur organiseren voor inwoners met alle fracties tezamen - Experimenteren met maandelijks vragenuurtje gemeenteraad-college - Experimenteren met paralelsessies tijdens werkvergaderingen - Digitale werkvergaderingen organiseren tenzij er goede reden is voor fysiek - Twee keer per jaar een bijpraatsessie organiseren met het college - Spreektijd in de vergaderingen op basis van voorbeeld Zwolle - Aantal aanwezige fractieleden tijdens commissievergaderingen/Politieke Markt beperken tot woordvoerders - Ontwikkelen van een verduidelijkende toelichting op de agenda voor de raad en de Politieke Markt - Format raadsvoorstellen tegen het licht houden Evaluatie De werkgroep stelt voor om bovenstaande adviezen na besluitvorming in het Presidium in te voeren en in het Presidium van het vierde kwartaal van 2023 de werkwijze te evalueren. Steenwijk, 4 april 2023 Tabel 1: Evenredige spreektijd (voorbeeld Zwolle) Tijd Gemeenteraad Per fractie College Technische zaken Percentage 60% 6.67% 30% 10% 0:30:00 0:18:00 0:02:00 0:09:00 0:03:00 0:45:00 0:27:00 0:03:00 0:13:30 0:04:30 1:00:00 0:36:00 0:04:00 0:18:00 0:06:00 1:30:00 0:54:00 0:06:00 0:27:00 0:09:00 *De spreektijden zijn in minuten en seconden.

Tabel 2: Gedeeltelijke verdeelde spreektijd (voorbeeld Amsterdam) Tijd Raad Basis PZ BGL CPB PvdA VVD CDA CU GL D66 VE Coll Tec 30 18 1.12 0.16 3.20 2.32 2.16 2 1.44 1.44 1.28 1.28 1.28 9 3 60 36 2.24 0.32 6.40 5.04 4.32 4 3.28 3.28 2.56 2.56 2.56 18 6 90 54 3.36 0.48 10 7.36 6.48 6 5.12 5.12 4.24 4.24 4.24 27 9 *De spreektijden zijn in minuten en seconden. Tabel 3: Volledig verdeelde spreektijd Tijd Raad PZ BGL CPB PvdA VVD CDA CU GL D66 VE College Tec 30 18 0.40 5.20 3.20 2.40 2 1.20 1.20 0.40 0.40 0.40 9 3 60 36 1.20 10.40 6.40 5.20 4 2.40 2,40 1.20 1.20 1.20 18 6 90 54 2 16 10 8 6 4 4 2 2 2 27 9 *De spreektijden zijn in minuten en seconden.