Lange Termijn Agenda - RAADSVOORSTEL.docx

Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, 18-09-2018 Nummer voorstel: 2018/8 Voor raadsvergadering: 18-09-2018 Agendapunt : 4.2 Onderwerp Lange Termijn Agenda (LTA) Voorgesteld besluit - in te stemmen met de invoering van een Lange Termijn Agenda (LTA) zoals omschreven in het voorstel;. - de LTA door de griffie te laten beheren; - de LTA digitaal in Ibabs op te nemen; - de LTA als een vast agendapunt op de agenda van de raad te plaatsen. Samenvatting De Lange Termijn Agenda (LTA) moet de gemeenteraad en het college inzicht bieden in onderwerpen die zij in een bepaalde periode kan verwachten. De raad krijgt zo een beeld van de voortgang op de realisatie van deze doelstellingen en kan zich daarnaast tijdig voorbereiden op komende beleidsproducten in de besluitvormingscyclus. Ook helpt dit inzicht de agendacommissie en griffie bij het plannen van raadsagenda’s en daarmee beheersing van de vergaderlast. Naast inzicht in de beleidsproducten toont de LTA de stand van zaken omtrent moties, amendementen, toezeggingen en de afhandeling van de lijst ingekomen stukken. Op ambtelijk niveau moet de LTA een bijdrage leveren aan het sture n op de beheersing van de werklast. Koppeling van de planning uit het afdelingswerkplan met de LTA beperkt namelijk het risico op her-prioritering.

Beschrijving Raadsleden, bestuurders en ambtenaren hebben behoefte aan een duidelijk overzicht en inzicht van wat er bestuurlijk speelt op de (middel)lange termijn en wanneer. Worden toezeggingen nagekomen? Worden moties conform afspraak uitgevoerd? Het zijn legitieme, maar vaak niet zo gemakkelijk te beantwoorden vragen. Er is vanuit raadsfracties aangegeven dat er een sterke behoefte bestaat aan inzicht in de voortgang en planning van onderwerpen waar de raad bemoeienis mee heeft. Tijdens het inwerktraject van de raad in april 2018 is uitgesproken dat een goed functionerende LTA een wezenlijke succesfactor vormt voor het versterken van de grip die de raadsleden hebben op de voor hen relevante ontwikkelingen.

Maar ook vanuit het driehoeksoverleg burgemeester, griffier en gemeentesecretaris komen signalen dat een goed functionerende LTA zal bijdragen aan het agendabeheer van dit overleg. Eén centrale plek waar raadsleden, het college, ambtenaren maar ook inwoners kunnen zien waar het om draait en wat de stand van zaken is. Een LTA is een instrument dat in deze behoefte voorziet. De LTA moet tijdens elke raadsvergadering een vast punt op de agenda worden. Dit ondersteund raadsleden enerzijds bij het stellen van vragen over de stand van zaken van bepaalde onderwerpen. Anderzijds helpt dit het college. Zij kunnen dan immers voorafgaand aan de raadsvergadering de reeds openstaande of onuitgevoerde moties, amendementen en schriftelijke vragen inventariseren. Bovendien borgt dit structurele agendapunt het gebruik van de LTA organisatiebreed. Argumenten De raad wil middels een Lange Termijn Agenda (LTA) meer regie over de raadsagenda. Er bestaat binnen de raad grote behoefte om meer grip te hebben op de behandeling van onderwerpen die strategisch of politiek van belang zijn. De grip kan worden vergroot door het invoeren van een LTA. Een agenda waarin grote onderwerpen, de P&C documenten, moties en toezeggingen en afhandeling van de lijst ingekomen stukken worden opgenomen zodat de raad zich goed op deze onderwerpen kan voorbereiden.

De LTA moet het raadsleden mogelijk maken om effic iënt uitvoering te geven aan de kaderstellende, de volksvertegenwoordigende en controlerende taken. Het moet een helder overzicht bieden van de planning van de belangrijkste onderwerpen, moties, toezeggingen, de afhandeling van de lijst ingekomen stukken en de planning & controlcyclus. Daarnaast moet een LTA voor transparantie zorgen. Eén centrale plek waar alle stakeholders kunnen zien waar het om draait en wat de stand van zaken is. Met een overzicht van de belangrijkste thema’s en onderwerpen kan de raad meer invloed uitoefenen op de planning en de wijze waarop de raad betrokken wil worden. Via de LTA worden de raad, het college, de ambtelijke organisatie en de inwoners goed op de hoogte gehouden van de stand van zaken. De meest wenselijke invulling van een LTA is een invulling waarop per onderwerp de bijbehorende planning en het dossier zichtbaar zijn. De raad kan met een LTA de planning en de voortgang bewaken. Het college kan tijdig worden gevraagd de raad te informeren over een bepaald onderwerp en kan hier op inspelen. Hier draagt het voorstel om de LTA tot terugkerend agendapunt op de raadsagenda te maken aan bij.

Ook op bestuurlijk/ambtelijk vlak zijn er argumenten voor de ontwikkeling van een LTA: - Onderwerpen die nauw met elkaar samenhangen maar onderdeel zijn van afzonderlijk e bestuursprogramma’s staan gezamenlijk in de LTA. Zo ontstaat als het ware een integrale werkplanning voor B&W; - De LTA kan als aanvulling op de productenraming meerwaarde bieden in de PFO’ s; - Het totaaloverzicht van moties en toezeggingen in de LTA versterkt de sturing op de afwikkeling; In de LTA staan onderwerpen gecategoriseerd per portefeuillehouder. Dit maakt het voor raadsleden direct inzichtelijk welke wethouder verantwoordelijk is voor het betreffende onderwerp. Mogelijkheden om te zoeken in moties, amendement, vragen, etc. worden al naargelang de behoeften van de gebruikers geïmplementeerd. Het doel van een overzichtelijk, bruikbaar systeem met complete informatie moet hierbij echter in altijd in ogenschouw worden genomen. Beheer De griffie is beheerder van de LTA. De griffie fungeert als aanspreekpunt voor de organisatie m.b.t. de LTA. De concernmanagers zijn verantwoordelijk voor de juistheid en tijdigheid van de inhoud. De griffie monitort structureel of dit daadwerkelijk gebeurt en zoekt indien noodzakelijk contact met procesregisseurs, teamleiders en/of concernmanagers wanneer zij hulp nodig hebben bij het aanleveren van gegevens.

Dit vereist van de griffie dat zij een werkvorm ontwikkelt waardoor de LTA structureel, doelmatig en effectief door elk organisatieonderdeel geraadpleegd wordt. Daarnaast krijgt de griffie de taak om de LTA zo vorm te geven dat deze voor de gebruikers behapbaar, bruikbaar en overzichtelijk is. Gedurende de periode na het op starten van de LTA zal de griffie capaciteit moeten vrijmaken om organisatiebreed ruchtbaarheid te geven aan het bestaan van dit middel, uit te leggen wat ermee beoogd wordt en wat er van de medewerkers wordt gevraagd. In principe kan iedereen gebruik maken van de LTA, het is aan de beheerder te bepalen of de LTA openbaar of alleen toegankelijk is voor geregistreerde gebruikers via een inlogcode. De beheerder van de LTA kan gebruikers registreren en toelaten. Het programma kent verschillende rollen die toegekend kunnen worden: beheerders, gebruikers en portefeuillehouders. Voorwaarden Het is belangrijk vooraf de voorwaarden te benoemen waaraan een LTA moet voldoen. Een eerste inventarisatie heeft het volgende opgeleverd: - duidelijke functie (raadskompas, d.w.z.

sturingsinstrument en geen afrekeninstrument); - aansluiten op bestaande processen en instrumenten (geen cyclus naast de cyclus); - meerwaarde voor alle partijen (ook inwoners en ondernemers); - eigenaarschap (functioneel en strategisch) benoemd en vastgelegd; - toekomstbestendig en gebruiksvriendelijk; - digitale mogelijkheden maximaal benut; - technische kant geborgd (inpassing in bestaande ICT kanalen); - financiële kant geborgd (hangen samen met digitale toepassing); Opgemerkt dient te worden dat een LTA enkel functioneert wanneer de gemeentelijke organisatie vanuit alle beleidsdomeinen op de juiste momenten input levert. Daarnaast moet er nauwkeurig worden gekeken welke stakeholders toegang hebben tot bepaalde onderdelen van de LTA. Ook is het essentieel dat het systeem overzichtelijk en bruikbaar blijft voor de doelgroep. Bij het inbouwen van nieuwe mogelijkheden en het plaatsen van meer informatie, speelt het risico dat het systeem in het algemeen te ingewikkeld wordt voor de diverse gebruikers. De beheerder zorgt ervoor dat deze risico’s worden weggenomen en staat in contact met de gebruikers van de LTA. Digitaal Aangezien de raad van Steenwijkerland digitaal werkt, zal ook de LTA aan deze voorwaarde moeten voldoen. De LTA zou in de vorm van een webapplicatie (IBabs) beschikbaar moeten zijn.

Omdat dit het systeem is waar raads- en collegeleden en in toenemende mate ambtenaren, mee werken. Daarmee is de LTA voor de gebruiker rechtstreeks en overal toegankelijk. Om inwoners ook toegang te verschaffen tot de LTA is een koppeling naar de gemeentelijke website noodzakelijk. Dit is eenvoudig te realiseren aangezien de huidige raadsinformatie al via IBabs op de website geplaatst wordt. Participatie en communicatie Communicatie betreffende de LTA zal plaatsvinden middels een (online) promotiecampagne opgezet door de griffie en ondersteund door het team communicatie . Zo draagt het bij aan de doelstellingen om de inwoners van Steenwijkerland meer te betrekken bij het o penbaar bestuur. Het kan beschouwd worden als een extra instrument om de inwoners, ondernemers en andere externe partijen, de mogelijkheid te geven om op de hoogte te blijven van wat er speelt en wanneer. Kiezen voor de LTA is een keuze voor transparantie. Uitvoering en planning Om te komen tot een LTA moet er een aantal stappen worden gezet. De voorziene stappen zijn opgenomen in onderstaande tabel. De genoemde data zijn slechts richtinggevend. Stap Wat Wie Wanneer 1. bespreking en voorbereiding in griffie Voorbereiding notitie en systeem in ibabs Thomas ter Elst, Bram de Groot, Hanneke van der Snoek en Annet ten Hoff Jan-april 2018 2.

bespreking in Driehoek met burgemeester, gemeentesecretaris en griffier Aftasten of denkrichting goede koers is. Rob Bats, Annet ten Hoff en Judith de Groot Mei/juni 2018 3. Bespreking in presidium Aftasten of denkrichting goede koers is. Afwegingen LTA zijn in discussienota herijking vergaderstructuur integraal opgenomen. Fractievoorzitters, burgemeester en griffier 14 juni 17 juli 2018 4. Aanscherpen notitie n.a.v. stappen 1-3 notitie aanscherpen griffier Juni / Juli 2018 5. raadsbehandeling Besluitvorming voorstel invoering LTA gemeenteraad 18 september 6. Zelf ontwikkelen Digitale LTA in IBabs Griffie Vanaf september 2018 7. uitrol LTA Nadat LTA gevuld is, wordt deze digitaal voor raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners via een webapplicatie beschikbaar gesteld. Griffier en ICT Eind 2018 Ondertekening: De griffier, De voorzitter, A. ten Hoff J.H. Bats Raadsbesluit Steenwijk, 18-09-2018 Nummer voorstel: 2018/8 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelezen het voorstel van het Presidium van 17 juli 2018, nummer 2018/ 8; b e s l u i t : - in te stemmen met de invoering van een Lange Termijn Agenda (LTA) zoals omschreven in het voorstel;. - de LTA door de griffie te laten beheren; - de LTA digitaal in Ibabs op te nemen; - de LTA als een vast agendapunt op de agenda van de raad te plaatsen. De raad voornoemd, de griffier de voorzitter A. ten Hoff J.H. Bats