Kaderbrief en begroting 2018 OD IJsselland - bijlage Bedrijfsplan Omgevingsdienst IJsselland.pdf

Ook de Omgevingsdienst stelt zich bij het bemensen van formatieve overhead nadrukkelijk open voor de kandidatuur van medewerkers van de deelnemers. 2016030/ORYW2-OBP2-BO/MHV/ECO/14.10.2016 24 In de volgende tabel presenteren wij een indicatie van de gezamenlijke frictiekosten bij een jaarlijkse besparingsdoelstelling van 2% in de periode 2020 -2023.3 Wij merken nadrukkelijk op dat dit een indicatie van de gezamenlijke frictiekosten is, met als theoretische aanname dat zowel op de korte als op de lange termijn géén beheersmaatregelen zouden worden genomen. In de fase van het opstellen van het organisatie -en formatieplan worden de bedragen van verschillende begrotingsposten nader bepaald. Zo is het goed om er rekening mee te houden dat de precieze omvang van de werkvoorraad, de uiteindelijke inhoud van het sociaal plan en de kosten van de bedrijfsvoering, ondersteunende ICT en huisvesting voor substantiële wijzigingen kunnen zorgen. Dit maakt dat het bij het opleveren van het organisatie - en formatieplan in het voorjaar van 2017 mogelijk zal zijn om een beduidend nauwkeuriger beeld te geven van de te voorziene gezamenlijke frictiekosten. Deelnemers kunnen dit beeld dan gebruiken bij het identificeren van de frictiekosten voor de eigen organisatie en het nemen van individuele beheersmaatregelen.

2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Bijdrage deelnemers aan OD 8.866.000 8.866.000 8.691.000 8.516.000 8.341.000 8.166.000 8.166.000 Loonsom en vervoerskosten primair proces en overige kosten -6.006.000 -6.006.000 -6.006.000 -6.006.000 -6.006.000 -6.006.000 -6.006.000 Bijdrage ICS -625.000 -625.000 -625.000 -625.000 -625.000 -625.000 -625.000 VTH applicatie -500.000 -500.000 -500.000 -500.000 -500.000 -500.000 -500.000 Gezamenlijke frictiekosten, zonder beheersmaatregelen 1.735.000 1.735.000 1.560.000 1.385.000 1.210.000 1.035.000 1.035.000 5.7 Fiscale aspecten Voor wat betreft de fiscale aspecten worden geen extra kosten verwacht. De Omgevingsdienst IJsselland opteert voor de status van ondernemerschap in de zin van de wet op de omzetbelasting. Hierdoor kan de btw in rekening worden gebracht bij de deelnemers, d ie dit vervolgens via het btw - compensatiefonds kunnen declareren. Zolang de Omgevingsdienst alleen wettelijke taken uitvoert, kan er gebruik worden gemaakt van een vrijstelling van de vennootschapsbelasting (VPB). Dit dient in 2017 goed geregeld en vastgelegd te worden. Ook als er op een later moment andere taken ondergebracht worden bij de Omgevingsdienst, dient elke keer goed bekeken worden of dit onder de vrijstelling valt. Ook het alliantiepartnerschap voor bedrijfsvoering -ICT-huisvesting moet getoetst worden aan de VPB, dit in het derde kwartaal van 2016.

3 Methodiek indicatie gezamenlijke frictiekosten: rij 1 bevat het totaalbedrag van de exploitatiebegroting 2018. In rij 2, 3 en 4 worden hier de kosten vanaf getrokken die van ieders individuele begroting direct ‘verhuizen’ naar de begroting van de Omgevingsdienst. Voor de VTH applicatie geldt dat deze kosten de afgelopen jaren nog niet in de begrotingen zijn verwerkt (omdat besluit recent is genomen en kosten nog gemaakt zullen gaan worden), maar dat deze kosten voor de komende jaren wel in ieders begroting zouden worden opgenomen (ook als er geen Gemeenschappelijke Regeling zou worden opgericht). 2016030/ORYW2-OBP2-BO/MHV/ECO/14.10.2016 25 5.8 Reserves en voorzieningen Het algemeen bestuur stelt bij oprichting van de Gemeenschappelijke Regeling financiële richtlijnen vast met betrekking tot de reserves en voorzieningen van de Omgevingsdienst en benoemt daarbij een aan te houden noodzakelijk niveau van de algemene reserve, passend bij het risicoprofiel van de omgevingsdienst. Het resultaat over enig jaar wordt op basis van de vastgestelde richtlijnen bestemd. Dit kan er toe leiden dat deze to egevoegd of onttrokken wordt aan de algemene reserve. In overleg met het algemeen bestuur wordt gemonitord dat de algemene reserve niet te laag blijft maar ook niet te hoog wordt.

2016030/ORYW2-OBP2-BO/MHV/ECO/14.10.2016 26 6 De expertisegerichte organisatie 6.1 Streven naar duurzame balans Hoewel de directe aanleiding tot vorming van de Gemeenschappelijke Regeling voortkomt vanuit de in Den Haag vastgestelde wet VTH, wordt er in IJsselland met overtuiging gebouwd aan het verder versterken van de gezamenlijke dienst. Waar de huidige structuur van de RUD primair geografisch is bepaald, is de organisatiestructuur van de Omgevingsdienst IJsselland als een directiemodel met teams Vergunningverlening, Toezicht & Handhaving en Advies primair gebaseerd en gericht op competenties en expertise. Vanuit organisatorisch perspectief is de kern van de verandering dat de prestaties van de medewerkers en de inzet van benodigde middelen niet meer vallen onder de verantwoordelijkheid van de managers van de twaalf deelnemende organisaties, maar onder de verantwoordelijkheid van de managers van de Omgevingsdienst. Bij het geven van vorm en inhoud aan de expertisegerichte en gezamenlijke uitvoeringsorganisatie, wordt in IJsselland voortdurend gezocht naar een duurzame balans tussen nabijheid (lokale binding), kwaliteit en efficiency. Dit wordt weergegeven in de volgende figuur, dat ook centraal staat in het onderzoeksrapport ‘Evaluatie Gelders Stelsel van de Omgevingsdiensten: terugblik en perspectieven voor de toekomst’4.

Leidende conclusie in dit rapport is dat nabijheid de dominante pijler is gebleken en dat de onm ogelijkheid om in dit stelsel uniformiteit af te dwingen er toe leidt dat gezamenlijke stappen ter versterking van kwaliteit en efficiency relatief lastig te maken zijn. 4 Opgesteld door Lysias Advies, juli 2016. 2016030/ORYW2-OBP2-BO/MHV/ECO/14.10.2016 27 Bij iedere deelnemer aan de G emeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst IJsselland leven zo de eigen ideeën, behoeften en wensen over de ideale balans in nabijheid, kwaliteit en efficiency. Op hoofdlijnen zijn deze goed met elkaar te verenigen, maar meer in detail lopen deze soms uiteen. Uitgangspunt is dat alle deelnemers elkaar helpen om recht te doen aan ieders ambities en begrenzingen, maar dat van deelnemers ook kan worden gevraagd om op onderdelen over de eigen schaduw heen te springen. Vanuit dit pe rspectief wordt zoals in de volgende paragraaf beschreven invulling gegeven aan de balans tussen nabijheid, kwaliteit en efficiency van de Omgevingsdienst IJsselland . 6.2 Uitgangspunten nabijheid, kwaliteit en efficiency Uitgangspunten nabijheid De sterke lokale binding zoals deze de afgelopen jaren is opgebouwd in de RUD -netwerkstructuur, blijft in nationaal perspectief hét onderscheidend kenmerk van de Omgevingsdienst IJsselland.

 Voor burgers en bedrijven betekent dit dat zij in hun direct contact met het bevoegd gezag onverkort mogen rekenen op dezelfde kwaliteit en locatie (ofwel dezelfde front -office) van dienstverlening als zij gewend zijn.  Ook kunnen burgers en bedrijven, evenals bestuurders en ambtenaren van het bevoegd gezag , er met recht op blijven vertrouwen dat de ambtenaren van de Omgevingsdienst de juiste kennis hebben van de lokale context en kenmerken (of dit nu gaat om kennis van het gebied of om kennis van ontwikkelingen in het bestuurlijk domein of in de ambtelijke o rganisatie) bij het milieubreed uitoefenen van vergunningverlening, toezicht en handhaving.  Voor alle medewerkers in het fysiek domein van de verschillende deelnemers, en met name voor de medewerkers in bouw en ruimtelijke ontwikkeling, blijft het belangrijk dat de medewerkers van de Omgevingsdienst nauw met hen samenwerken. Dit betekent bijvoorbeeld dat de medewerkers van de Omgevingsdienst collegiaal hun expertise inbrengen bij het opstellen van omgevingsplannen of andere opgaven die de implementatie van de Omgevingswet met zich meebrengt voor gemeenten en provincie. Een ander voorbeeld is dat deelnemers die hun proces voor bouw fundamenteel anders gaan inrichten, dit - waar opportuun - doen in afstemming met de Omgevingsdienst.

Tot slot moeten bestuurder s van het bevoegd gezag er op kunnen vertrouwen dat zij vroegtijdig en volledig worden geïnformeerd in de gevallen dat de Omgevingsdienst een zwaarwegende overtreding binnen het gebied van het betreffend bevoegd gezag constateert dan wel zij een zwaarwegende handhavingsinterventie, of verlening of onthouding van een zwaarwegende vergunning, voorbereidt. Zij mogen er van uitgaan dat de medewerkers van de Omgevingsdienst beschikken over de hiertoe noodzakelijke politieke sensitiviteit. Binnen deze bestuurlij ke kaders is het aan de ambtenaren van de gemeenten, provincie en de Omgevingsdienst om de hiertoe benodigde onderlinge samenwerking adequaat vorm te geven in dienstverleningsafspraken, werkprocessen en politiek -sensitief gedrag. In de fase van het opstell en van het organisatie- en formatieplan en de daaropvolgende fase van kwartiermaken wordt de manier van samenwerken in overleg met de provincie - en gemeentesecretarissen uitgewerkt en wordt het algemeen bestuur hier zorgvuldig over geïnformeerd. 2016030/ORYW2-OBP2-BO/MHV/ECO/14.10.2016 28 Uitgangspunten kwaliteit Terwijl bij sommige deelnemers de overtuiging leeft dat de huidige kwaliteit afdoende is, vinden de meeste deelnemers elkaar in het streven om de kwaliteit van de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving voor het milieu te verhogen.

De Omgevingsdienst krijgt de opdracht mee om in haar manier van organiseren te borgen dat minimaal aan de landelijk geldende kwaliteitscriteria wordt voldaan. We geloven dat de mensen met hun vakmanschap hét onderscheidend kapitaal zijn van de Omgevingsdienst IJsselland en we zetten nadrukkelijk in op het zijn van een eigentijdse en aantrekkelijke werkgever voor bestaande en mogelijk toekomstige medewerkers. Vertrekpunt is dat we vertrouwen in de kwaliteit en professionele werkhouding van onz e medewerkers en we verantwoordelijkheden zo laag als mogelijk in de organisatie beleggen. We stimuleren en faciliteren medewerkers om kansen voor hun persoonlijke- en daarmee loopbaanontwikkeling te identificeren en te verzilveren. We stellen werknemers z oveel mogelijk in staat om zich te richten op de kern van hun werk, dit door ondersteunende faciliteiten zoals ICT en huisvesting zichtbaar en op een moderne manier in te richten op de behoeften van de werknemers en op de uitgangspunten van de organisatie. Medewerkers worden gefaciliteerd om hun kennis en kunde in onderlinge samenwerking door te ontwikkelen, te leren van elkaars werkmethoden en zo het individueel en gezamenlijk kwaliteitsniveau te verhogen. Uitgangspunten efficiency Deelnemers vinden elkaa r in de overtuiging dat de Omgevingsdienst IJsselland sober en doelmatig moet opereren.

Randvoorwaardelijk hierbij is het kunnen voldoen aan de bestuurlijke kaders voor nabijheid en de landelijk geldende kwaliteitscriteria. De indicatieve exploitatiebegro ting 2018 is nadrukkelijk opgesteld vanuit het oogpunt van doelmatigheid. In de eerste twee jaar na oprichting wordt geen bezuinigingsdoelstelling meegegeven, zodat de Omgevingsdienst de ruimte heeft om de continuïteit van dienstverlening vanuit de RUD -netwerkstructuur te borgen en een stevig fundament voor verdergaande organisatieontwikkeling te leggen. Realisatie van de beoogde structurele besparingen vanaf het jaar 2020 is alleen mogelijk onder de voorwaarden dat de Omgevingsdienst de ruimte krijgt om te werken met een voldoende robuust takenpakket, een ruime mandatering en een hoge mate van standaardisatie van producten en diensten. Dit in een goede samenwerking en rolverdeling tussen de deelnemers en de Omgevingsdienst, zoals dit past bij de bestuurscultuur in IJsselland.5 Terwijl deelnemers zich inspannen om de kosten voor de kortere termijn (zoals transitie, - en frictiekosten) te reduceren, worden gezamenlijke beslissingen in de eerste plaats genomen vanuit het perspectief dat de kosten op de langere termijn en in totaal zo laag mogelijk zijn. 5 In hoofdstuk 5 zijn deze uitgangspunten meer uitgebreid toegelicht en uitgewerkt.

2016030/ORYW2-OBP2-BO/MHV/ECO/14.10.2016 29 6.3 Huisvesting Het huisvestingconcept is optimaal ondersteunend aan het steeds verder ontwikkelen van de Omgevingsdienst IJsselland als expertisegerichte organisatie. Gerichte afweging van de uitgangspunten voor na bijheid, kwaliteit en efficiency leidt tot de volgende samenvatting van de huisvestingsbehoefte:  Voor burgers en bedrijven is het van cruciaal belang dat zij in hun direct contact met het bevoegd gezag onverkort mogen rekenen op dezelfde kwaliteit en locatie van dienstverlening als zij gewend zijn.  Voor de ontwikkeling van de medewerkers is het zwaarwegend dat zij primair gaan samenwerken op basis van gedeelde competenties en expertise en dat zij worden gefaciliteerd om elkaar op deze grondslag te ontmoeten.  Voor een effectieve en efficiënte sturing op prestaties en middelen is het cruciaal dat het de managers worden gefaciliteerd om hun medewerkers zowel individueel als collectief gezamenlijk te zien. Deze samengevatte huisvestingsbehoefte en de keuze voor het huisvestingconcept komen voort uit een proces dat bestaat uit drie stappen. Als eerste stap is bij het ontwikkelen va n de businesscase eind 2015- begin 2016 ee n drietal criteria voor het huisvestingconcept geformuleerd.

Als tweede stap is bij het opstellen van het bedrijfsplan een drietal scenario’s (oplopend van overwegend lokale huisvesting naar overwegend centrale huis vesting) afgewogen aan de hand van een uitwerking van de drie criteria. Als derde stap heeft een definitieve beoordeling plaatsgevonden vanuit het perspectief van de expertisegerichte organisa tie, een indicatie van de financiële implicaties en de visie van het kabinet zoals verwoord door de staatssecretaris in het wetgevingsoverleg in de Tweede Kamer d.d. 14 september 2015. De uitkomsten van ieder van deze stappen presenteren wij in bijlage E. In de kern bestaat het huisvestingconcept van de Omgevingsdiens t IJsselland uit ongeveer 49 flexibele werkplekken op een centrale locatie en 16 flexibele werkplekken bij de deelnemers. Deze indicatieve aantallen zijn gebaseerd op grove aannames en zullen bij de uitwerking van het huisvestingsconcept in de fase van het organisatie-en formatieplan nader worden gepreciseerd . In deze fase wordt ook bepaald welke deelnemer of combinatie van deelnemers zal optreden als alliantiepartner voor het verzorgen van de centrale huisvesting (en ondersteunende ICT en bedrijfsvoering) voor de Omgevingsdienst IJsselland. 6.4 ICT De Omgevingsdienst IJsselland levert in samenwerking met partners VTH -diensten aan burgers, bedrijven en instellingen.

Voor de informatievoorziening in het primaire proces (Vergunningen, Toezicht, Handhaving) is het dan ook van strategisch belang dat alle partners in het ketenproces, beschikken over dezelfde digitale informatie. Dan hebben we het niet alleen over alle betrokken overheidsorganen, maar uiteindelijk ook over de digitale communicatie met de klant. 2016030/ORYW2-OBP2-BO/MHV/ECO/14.10.2016 30 Samen met de elf gemeenten en de provincie is daarom eind 2015 gekozen voor het realiseren van een centrale VTH-informatievoorziening. In paragraaf 4.6 is de opzet en aanpak van de centrale VTH- informatievoorziening beschreven. Volgens de planning gaan de eers te milieumedewerkers begin 2017 aan de slag met het nieuwe systeem. Medio 2017 zullen alle milieumedewerkers er mee kunnen werken. Daarna wordt in een vervolgproject verder gegaan met de VTH -taken van de medewerkers van de bevoegde gezagen die met hetzelfde systeem gaan werken. Met deze investering realiseren we de volgende doelen:  De dienstverlening van de Omgevingsdienst (in het ketenproces) verloopt zaakgericht en daarmee volledig digitaal.  Gebruikers kunnen tijd - en plaats onafhankelijk toegang krijgen over alle informatie die nodig is voor de VTH-werkprocessen’.  De processen en registratie van gegevens zijn door de gebruikers van de centrale informatievoorziening vergaand gestandaardiseerd.

 Alle deelnemers beschikken over hetzelfde niveau van informatievoorziening.  Er wordt voldaan aan de landelijke standaarden voor digitale dienstverlening (GEMMA, Archiefwet en dergelijke).  Met alleen de centrale VTH-informatievoorziening is niet het gehele primaire proces afgedekt. De Omgevingsdienst IJsselland heeft ook behoefte aan specialistische applicaties op het terrein van geluidsmetingen, bodem, asbest en dergelijke. Voor deze applicaties is het niet nodig om met de ketenpartners dezelfde keuzes te maken. Anderzijds zal de Omgevingsdienst IJsselland niet veel anders nodig hebben dan er nu al bij de bevoegde gezagen in gebruik is. Naast ICT-ondersteuning voor de primaire processen heeft de Omgevingsdienst IJsselland ook ICT nodig voor generieke doelen en ondersteunende en besturende processen. Denk aan ICT- werkplekken met e- mail, agenda en office -functionaliteit. Voor de bedrijfsvoering is behoefte aa n bijvoorbeeld een HR -systeem, een financiële applicatie en dergelijke. Wat de Omgevingsdienst IJsselland aanvullend op de centrale VTH -informatievoorziening nodig heeft is in beeld gebracht met input van milieumedewerkers uit IJsselland. Die inventarisatie vormt de basis om te bezien of één van de deelnemers die ICT -diensten kan aanbieden.

Het is de bedoeling dat de medewerkers van de Omgevingsdienst IJsselland op de dag van indiensttreding kunnen beschikken over deze voorzieningen. Het is de bedoeling dat de medewerkers van de Omgevingsdienst IJsselland op de dag van indiensttreding kunnen beschikken over deze voorzieningen. 6.5 Organisatorische kenmerken De Omgevi ngsdienst IJsselland is ontstaan uit de RUD netwerksamenwerking (Overijssels model) met als belangrijke waarden lokale binding en regionale bundeling. Die waarden zijn ook voor de Omgevingsdienst IJsselland belangrijke ankers om zijn positie als nieuwe org anisatie binnen het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen te bepalen en vorm te geven. De volgende kenmerken zijn tekenend voor de Omgevingsdienst IJsselland:  De Omgevingsdienst IJsselland is een uitvoeringsorganisatie waarin kennis en ervaring ov er vergunningverlening, toezicht en handhaving in het kader van het omgevingsrecht, toegespitst op het basistakenpakket + voor milieu, worden gebundeld en geborgd, in het belang van de kwaliteit van de fysieke leefomgeving. Door deze bundeling kan een hoogwaardiger kwaliteitsniveau van de 2016030/ORYW2-OBP2-BO/MHV/ECO/14.10.2016 31 uitvoering van taken worden bereikt dan bij de afzonderlijke deelnemers mogelijk is. Het te realiseren kwaliteitsniveau stellen de deelnemers gezamenlijk vast.

 De Omgevingsdienst IJsselland is extern gericht en omgevingsbe wust en heeft structureel werkrelaties georganiseerd met zijn deelnemers en organisaties zoals de veiligheidsregio/brandweer, waterschappen, GGD en andere omgevingsdiensten.  Ten behoeve van een efficiënte en effectieve uitvoering harmoniseren de deelnemers zo veel mogelijk hun interne taken en processen en geven de Omgevingsdienst IJsselland een passend mandaat voor de overgedragen taken.  Relaties en contacten met de deelnemers c.q. opdrachtgevers (bestuurlijk en ambtelijk) en de bedrijven zijn goed geborgd . De frontoffice blijft bij de gemeentelijke of provinciale organisatie, tenzij deze de Omgevingsdienst IJsselland opdragen om de frontoffice te verzorgen.  De Omgevingsdienst IJsselland is een (kosten)efficiënte organisatie die op transparante wijze verantwoording aflegt aan zijn deelnemers c.q. opdrachtgevers en bedrijfsmatig stuurt op proces en resultaat.  De Omgevingsdienst IJsselland is een flexibele organisatie die in staat is adequaat in te spelen op maatwerkopdrachten van deelnemers en een wisselend werkaanbod.  De Omgevingsdienst wordt aangestuurd op basis van het principe van integraal management, flexibele inzet van medewerkers (op taken en werkvoorraad) en sturing op meetbare prestaties en resultaten.  Medewerkers zijn taakvolwassen en omgevingsbe wust.

Verantwoordelijkheden worden laag in de organisatie belegd waardoor professionele ruimte ontstaat om te handelen binnen de vastgestelde bestuurlijke kaders. Medewerkers krijgen de ruimte om zich hierin te ontwikkelen. 6.6 Hoofdstructuur De hoofdstructuur van de Omgevingsdienst IJsselland is een directiemodel, bestaande uit een eenhoofdige directie en drie teams geleid door drie managers die integraal verantwoordelijk zijn voor de aansturing van het eigen team. Dit geven wij grafisch weer in de volgende figuur. Ondersteuning vanuit de s taf voor de zogeheten PIOFACH taken (personeel, ICT , financiën, automatisering, communicatie en huisvesting) wordt verricht door medewerkers in eigen dienst en door externe inzet die wordt betrokken bij de eind 2016 te selecteren alliantiepartner of alliantiepartners voor bedrijfsvoering, ICT en huisvesting. De controller treedt tevens op als hoofd bedrijfsbureau. De drie managers krijgen expliciet de verantwoordelijkheid voor het op regionaal niveau onderhouden van contacten met de opdrachtgevers en zo het blijvend stimuleren en faciliteren van lokale binding . Daarvoor wordt accounthouderschap vastgelegd, volgens een nader te bepalen verdeling in regio’s binnen IJsselland. Dit wordt in de volgende paragraaf nader toegelicht. De specialistische taken worden ondergebracht in het t eam Advies.

Dit is een afzonderlijk team dat op onde rdelen advies uitbrengt aan de t eams Vergunningen en Toezicht & Handhaving, dan wel zelfstandig de door de deelnemers opgedragen producten levert. 2016030/ORYW2-OBP2-BO/MHV/ECO/14.10.2016 32 De juridische medewerkers voor het primair proces worden ondergebracht in de (vak)t eams dicht op de primaire processen. Juridische expertise ter ondersteuning aan de gehele organisatie wordt ondergebracht in het t eam Advies. Afhankelijk van de inbreng van taken door de bevoegde gezagen worden klachtafhandeling en bezwaar & beroep ook in het t eam Advies geplaatst. Een alternatief voor deze taakve lden is onderbrengen binnen de staf. Dit organisatieprincipe is mede afhankelijk van de uiteindelijke omvang van juridische capaciteit. Een beperkte omvang (en daarmee kwetsbaarheid voor inzet) kan reden zijn om alle juristen centraal in de staf onder te brengen. 6.7 Ontwikkelopgaven 2018-2020 Het in de praktijk tot een succes maken van de transitie van de netwerkstructuur naar de Omgevingsdienst als openbaar lichaam vormt een forse veranderopgave. Het management - team krijgt de opdracht mee om deze veranderopgave in de eerste drie jaar te realiseren.

Begin 2018 legt het managementteam a an het algemeen bestuur een voorstel voor waarin zij beschrijft op welke manier zij vorm en inhoud geeft aan de volgende drie cruciale ontwikkelopgaven voor de periode 2018-2020:  Het borgen en doorontwikkelen van politieke sensitiviteit en lokale binding (nabijheid). Het niveau van service- en dienstverlening zoals zich dit met het kenmerk ‘lokale binding’ heeft ontwikkeld in de netwerkstructuur, wordt door de Omgevingsdienst als uitgangspunt genomen en waar mogelijk verbeterd. Wanneer de medewerkers vanaf 2018 niet meer in dienst zijn van de gemeenten en provincie maar van de Omgevingsdienst, vraagt het borgen en doorontwikkelen van de noodzakelijke politieke sensitiviteit om specifieke maatregelen in de manier van organiseren.  Het vormen van één organisati e. Medewerkers t onen zich in de huidige netwerkstructuur – begrijpelijkerwijs - vooral gehecht en loyaal aan de gemeenten en provincie waar zij in dienst zijn. Het kost tijd en inspanning om de verschillende culturen van werken en werkwijzen om te vormen tot één nieuwe gezamenlijke cultuur en manier van werken. Ook is het kwaliteitsniveau niet over de hele linie gelijk. Voor de nieuwe organisatie is het van belang dat alle medewerkers een goed kwaliteitsniveau hebben. Dit gaat niet vanzelf en de eerste drie jaren zal daar nadrukkelijk aandacht voor moeten zijn.

Ook moet er gekeken worden wat te doen als het gewenste kwaliteitsniveau in sommige situaties niet gehaald wordt.  Anticiperen op nieuwe en wijzigende wetgeving. De Omgevingswet is aangenomen door de Eerste en Tweede Kamer en treedt naar verwachting in 201 9 in werking. Het jaar 2016 staat bij veel Directeur Vergunningverlening Toezicht & Handhaving Advies Stafbureau 2016030/ORYW2-OBP2-BO/MHV/ECO/14.10.2016 33 gemeenten en provincies in het teken van het verkennen van de impact van de Omgevingswet op de manier van organiseren en presteren en de jaren 2017 en 2018 s taan in het teken van de transitie. Een van de leidende beginselen is dat de nieuwe kerninstrumenten specifiek gerangschikt zijn in de cyclus van beleid en uitvoering (zie onderstaande figuur). Voor de gemeente, provincie en Omgevingsdienst - en overigens ook voor uitvoeringsorganisaties zoals de GGD en de Veiligheidsregio - leidt dit tot de vraag welke mate en manier van samenwerken het beste bijdraagt aan het voldoen aan de eisen en het verzilveren van de kansen van deze majeure wetswijziging. Een voorbee ld is dat gemeenten en provincie bij het opstellen van een (regionale) omgevingsvisie op een meer eigentijdse en gedigitaliseerde manier gebruik maken van de kennis en ervaring die de Omgevingsdienst opdoet in de uitvoeringspraktijk.

Ook voor de wet VTH en wet private kwaliteitsborging voor het bouwen is het belangrijk dat gemeenten, provincie en de Omgevingsdienst zich een beeld en oordeel vormen van de mogelijke betekenis voor het leveren van maatschappelijke prestaties en de manier van samenwerken. 6.8 Aard en omvang ondersteunende taken Om vanaf de start in 2018 op een volwaardige verantwoorde manier te kunnen functioneren als openbaar lichaam, is het noodzakelijk dat de Omgevingsdienst beschikt over een voldoende solide staforganisatie. Vanuit het oogpunt van efficiency geldt hierbij dat taken of delen van taken die voor een adequate bedrijfsvoering niet direct in eigen huis uitgevoerd hoeven worden, worden belegd bij de eind 2016 te selecteren alliantiepartner of alliantiepartners. Dit gaat voor al om (delen van de) taken voor secretariaat en administratie, personeel en organisatie, communicatie, planning & control (financiën), juridische expertise en automatisering en ICT . In de volgende tabel presenteren wij de aard en omvang van de formatieve overhead in directe dienst van de Omgevingsdienst IJsselland per 1 januari 2018.

Functies Omvang (in fte) Directie en management 4,0 Concerncontroller en ondersteuning directie 3,0 Secretariaat en administratie 1,2 Personeel en organisatie 1,4 Planning en kwaliteitsmanagement 2,1 Automatisering/ICT 0,9 Totalen 12,6 2016030/ORYW2-OBP2-BO/MHV/ECO/14.10.2016 34 7 Volgende fase in de transitie 7.1 Organisatie-en formatieplan en rol Bijzondere Ondernemingsraad De uitgangspunten zoals beschreven in dit bedrijfsplan vormen het kader voor de volgende fase: het opstellen van het organisatie -en formatieplan inclusief documenten zoals het mandaatbesluit en uitwerking van de governance . De Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) wordt gevraagd om advies uit te brengen over het organisatie - en formatieplan. De coördinerend secretaris treedt namens de deelnemers op als WOR-bestuurder. Verschillende deelnemers hebben de intentie om uitvoerende VTH -taken ruimhartig in te brengen in de Omgevingsdienst om zo een robuuste organisatie te bouwen die goede kwaliteit levert en efficiënt werkt. Voorwaarde voor het daadwerkelijk inbrengen van deze taken is dat de governance (met bijzondere aandacht voor opdrachtgever - en opdrachtnemerschap en de P&C -cyclus) helder is omschreven en bestuurlijk is vastgesteld. Dit geldt ook voor het mandaatbesluit. De Omgevingsdienst garandeert de continuïteit van de manier van uitvoering van de specialistische taken.

Dit bijvoorbeeld door taken en werkzaamheden in de eerste tijd blijvend te beleggen bij de mensen die overgaan. Met het doel een eerste beeld te geven bij de aard en omvang van het organisatie- en formatieplan, presenteren wij hieronder een indicatieve inhoudsopgave. Managementsamenvatting 1 Inleiding 1.1 Achtergrond en aanleiding 1.2 Karakter organisatie-en formatieplan 1.3 Aanpak opstellen organisatie-en formatieplan 2 Profiel van de Omgevingsdienst IJsselland 2.1 Missie en visie 2.2 Strategie 2.3 Bedrijvenbestand 3 Governance 3.1 Mandaatbesluit 3.2 Opdrachtgever-opdrachtnemerschap (OGON) 3.3 Planning & control cyclus (P&C) 3.4 Ambtelijk besturingsmodel 3.5 Directeur en managementteam 4 Primaire taken en formatie 4.1 Basistaken, facultatieve taken voor deelnemers en facultatieve taken voor derden 2016030/ORYW2-OBP2-BO/MHV/ECO/14.10.2016 35 4.2 Producten- en dienstencatalogus 4.3 Hoofdprocessen en kwaliteit 4.4 Genormeerde formatie primaire taken per 1 januari 2018 5 Organisatiemodel 5.1 Uitwerking van de organisatiestructuur 5.2 Kerntaken en omvang van de afdelingen 5.3 De staf 5.4 Externe samenwerking 5.5 Ondernemingsraad 6 Kaders ontwikkelopgaven 2018-2020 6.1 Borgen en doorontwikkelen politieke sensitiviteit 6.2 Vormen van één organisatie 6.3 Anticiperen op wetgeving 7 Functiehuis 7.1 Uitgangspunten 7.2 Functieboeken 7.3 Tijdelijke formatie en flexibele schil 8 Volgende

fase in de transitie: kwartiermaken 8.1 Plaatsing medewerkers 8.2 Inrichten bedrijfsvoering 8.3 Uitwerking regelingen 8.4 Communiceren burgers, bedrijven en partners 7.2 Sociaal plan en rol Bijzonder Georganiseerd Overleg In het Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) wordt het sociaal plan opgesteld, de rol van voorzitter wordt vervuld door de voorzitter van het bestuur. Het bestuur wil de volgende uitgangspunten inbrengen in het overleg met de vakbonden:  In principe is de formatie en de mensen die een deelnemer inbrengt maximaal gelijk aan de taken die van die deelnemer overgaan naar de Omgevingsdienst IJsselland.  Als er sprake is van meer formatie dan bezetting, brengt de deelnemer de resterende formatie in de vorm van vacaturegeld in. Dit geldt zolang als er gewerkt wordt volgens de m ethodiek van inputfinanciering.  Medewerkers die overgaan hebben een werkgarantie in die zin dat ze geplaatst worde n in de Omgevingsdienst.  Voor de gemeentelijke medewerkers in het primair proces geldt dat de medewerker waarvan het takenpakket voor twee derde (2/3) deel of meer bestaat uit taken die overgaan naar de Omgevingsdienst, in principe mee overgaat naar de Omgevingsdienst. Voor wat betreft plaatsing van medewerkers in het secundair proces worden bij het opstellen van het sociaal plan nadere afspraken gemaakt.

2016030/ORYW2-OBP2-BO/MHV/ECO/14.10.2016 36  Zo nodig (als de formatie die hoort bij de betreffende medewerkers groter is dan de formatie die hoort bij het in te brengen takenpakket) zorgt de deelnemer vóór de overgang van medewerkers dat taken intern zo herschikt zijn, dat de formatie en taken bij elkaar passen.  Bij hoge uitzondering en alleen als het totaalplaatje de ruimte daartoe biedt (als de totale formatie die bij de ingebrachte taken hoort groter is dan de totale formatie van ingebrachte medewerkers), wordt in overleg met de (beoogd) directeur va n de Omgevingsdienst gekeken of inbreng van een ruimere formatie (medewerkers en bekostiging) mogelijk is en onder welke voorwaarden. Dit vanuit het perspectief om de frictiekosten gezamenlijk zo laag mogelijk te houden.  Voor de provinciale medewerkers gel dt dat er bij de provincie eerst een apart proces gevolgd wordt, waarmee bepaald word welke medewerker naar welke O mgevingsdienst gaat. Door het doorlopen van dit preallocatie proces worden zij per definitie geplaatst bij de Omgevingsdienst.  In het plaatsingsproces bij de Omgevingsdienst heeft iedereen een status, die wordt bepaald door het Sociaal Plan voor de Omgevingsdienst.

 Voor het geval dat er meer medewerkers voor een bepaalde functie in aanmerking komen dan dat daar formatie voor beschikbaar is, wordt er geplaatst op basis van de daarover op te nemen regels in het sociaal plan, zoals bijvoorbeeld het afspiegelingsbeginsel (leeftijdscohorten en anciënniteit). Eventuele overbezetting leidt tot herplaatsing binnen de Omgevingsdienst: in eerste instantie op een passende functie en in tweede instantie op een geschikte functie.  Als na plaatsing blijkt dat er vacatures zijn binnen het primaire of ondersteunende proces, worden deze eerst intern opengesteld bij de 12 deelnemers. 7.3 Selectie managers De managersfu ncties in de nieuwe organisatie worden ingevuld op basis van werving en selectie. Conform de uitgangspunten voor de frictiekosten geldt dat de Omgevingsdienst zich nadrukkelijk openstelt voor de kandidatuur van managers van de deelnemers. 7.4 Rechtspositie Voor iedereen in de nieuwe organisatie geldt één en dezelfde rechtspositie . Hiertoe is in het Bijzonder Georganiseerd Overleg afgesproken dat aansluiting wordt gezocht bij de landelijk vastgestelde CAR-UWO. Hiermee heeft de Omgevingsdienst IJsselland een (l andelijk) geüniformeerde rechtspositie. In het op te stellen sociaal plan worden afspraken gemaakt over wat te doen met verschillen in de rechtspositie van de latende organisatie en van Omgevingsdienst IJsselland (de CAR -UWO).

Uitgangspunt voor het sociaa l plan is het borgen van werkgelegenheid en het bewaken dat medewerkers er –alle plussen en minnen opgeteld- financieel niet op achteruitgaan. Daar waar het nodig is om afspraken te maken over afkoop, is het uitgangspunt dat de latende organisatie deze afspraken maakt en financiert voordat de medewerker overgaat. Daar waar nodig wordt aanvullend op de CAR -UWO een set van passende (sobere) regelingen gemaakt. Voorbeelden zijn een werktijdenregeling en een regeling voor de jaargesprekken.