Jaarrekening 2019, begrotingswijziging 2020 en begroting 2021 van de Omgevingsdienst IJsselland - RAADSVOORSTEL.pdf

Politieke Markt - 19 mei 2020 - 1/5 Politieke Markt Zitting van 19 mei 2020 Beleid en Uitvoering - Vergunningverlening en T&H Jaarrekening 2019, begrotingswijziging 2020 en begroting 2021 van de Omgevingsdienst IJsselland - besluitvormen Auteur Gerben Klaren Overlegd met Edward Kuik, Sjoerd Hamstra Portefeuillehouder T. Bijl Samenvatting Het algemeen bestuur van Omgevingsdienst IJsselland dient de begroting 2021 vast te stellen. Als gemeenteraad kunt u naar aanleiding van de concept-begroting een zienswijze indienen. Omgevingsdienst IJsselland heeft eerder dit jaar een kaderbrief naar u als gemeenteraad gestuurd, met de mogelijkheid alvast kennis te nemen van de financiële ontwikkelingen en, desgewenst, een reactie te geven. U heeft als raad van die gelegenheid gebruik gemaakt en een reactie gegeven. Uit de concept-begroting wordt duidelijk dat de Omgevingsdienst de strekking van uw reactie heeft verwerkt. Dit heeft geleid tot een extra onderbouwing. Wat in de onderbouwing opvalt is dat veel extra taken zijn uitgevoerd. Deze taken zijn binnen de bestaande middelen opgevangen, hetgeen impliceert dat dit ten koste is gegaan van reguliere taken, uit het primair proces (waartoe feitelijk de Omgevingsdienst is opgericht). Ook zijn die taken ingeboekt als efficiencydoelstelling van 2%.

Wij worden nu achteraf geconfronteerd met de extra uitgevoerde taken, mogelijk niet uitgevoerde taken en de daar eventueel uit voortvloeiende consequenties. Ook over de 2% efficiencydoelstelling, die altijd in geld is uitgedrukt, maar nu als extra uitgevoerde taken is ingeboekt, heeft geen gesprek plaatsgevonden. De afweging welke extra taken zullen worden uitgevoerd en of dit ten koste moet gaan van reguliere taken of van de begroting, dient niet achteraf, maar op voorhand te worden gemaakt. Geadviseerd wordt dan ook een zienswijze op de begroting 2021 in te dienen, waarbij u akkoord gaat met de conceptbegroting, maar de Omgevingsdienst vraagt om met een voorstel over juiste sturing te komen. Daarnaast zijn de jaarstukken 2019 ter kennisname toegestuurd en wordt gevraagd om de begroting 2020 aan te mogen passen. Beschrijving Inleiding De conceptbegroting 2021 wordt door de leden van het algemeen bestuur (AB) van de Omgevingsdienst IJsselland vastgesteld. Uiterlijk acht weken voor de voorgenomen datum van vaststelling wordt de concept begroting toegezonden aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en Provinciale Staten. Deze kunnen binnen acht weken hun zienswijzen naar voren brengen bij het dagelijks bestuur (DB). Het DB zal de zienswijzen bij de begroting 2021 voegen ten behoeve van de definitieve vaststelling door het AB.

Op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen is de Omgevingsdienst IJsselland verplicht om de conceptbegroting aan te bieden aan de raden van de aangesloten gemeenten, die vervolgens de Politieke Markt - 19 mei 2020 - 2/5 mogelijkheid hebben om hun zienswijzen kenbaar te maken. Het verzoek is om een eventuele zienswijze voor uiterlijk 8 juni in te dienen, zodat de begroting op 2 juli door het AB kan worden vastgesteld. Daarnaast zijn de jaarstukken 2019 ter kennisname toegestuurd en wordt gevraagd om de begroting 2020 aan te mogen passen. Voorstel Voorgesteld wordt om: 1. kennis te nemen van de jaarrekening 2019 van de Omgevingsdienst IJsselland; 2. kennis te nemen van de begrotingswijziging 2020 van de Omgevingsdienst IJsselland en hierop geen zienswijze in te dienen; 3. kennis te nemen van de conceptbegroting 2021 van de Omgevingsdienst IJsselland; 4. een zienswijze in te dienen op de conceptbegroting 2021 van de Omgevingsdienst IJsselland en het college te verzoeken daarvan het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst op de hoogte te stellen. Argumenten Concept jaarrekening 2019 In deze jaarrekening wordt primair verantwoording afgelegd over het gevoerde financiële beleid en de prestaties die voor de beschikbare middelen geleverd zijn. De baten en de lasten passen binnen de opgestelde begroting 2019. Het positieve rekeningresultaat is € 4.600.

De accountant heeft over de jaarrekening een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Voorgesteld wordt om het resultaat te verrekenen met de kosten met betrekking tot het sociaal plan en VTH-2. Wat overblijft wordt uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten, waarbij de ene gemeente een bedrag terugkrijgt en de ander moet bijbetalen. Steenwijkerland moet € 1.128 bijbetalen. Begrotingswijziging 2020 De Omgevingsdienst stelt een drietal begrotingswijzigingen voor: 1. Een extra bijdrage voor het uitvoeren van het project Energie en Duurzaamheid; 2. Het overhevelen van het ontwikkelbudget 2019 naar 2020; 3. De kosten project Omgevingswet. Ad.1 Het project Energie en Duurzaamheid De Omgevingsdienst IJsselland wil een volwaardige kennis- en uitvoeringsorganisatie zijn op het gebied van energie en duurzaamheid bij bedrijven. Het projectplan Energie en Duurzaamheid 2019 - 2021 biedt de basis voor de energie gerelateerde werkzaamheden binnen de Omgevingsdienst IJsselland en moet bijdragen aan de lokale- en regionale ambities op dit thema. In het projectplan zijn de werkzaamheden, organisatorische uitvoering en financiële middelen beschreven. In het plan is tevens het lopende uitvoeringsprogramma voor 2020 - 2021 opgenomen, deze zijn net als de voorgaande jaren gefinancierd door incidentele middelen van de provincie Overijssel, de VNG en de rijksoverheid.

Zonder extra incidentele middelen of structurele bijdragen van de partners kan de Omgevingsdienst IJsselland ná 2019 geen goede bijdrage meer leveren aan de energietransitie in de regio en de ambities en doelen van de partners. Steenwijkerland neemt ook deel aan dit project. Voor Steenwijkerland betekent dit een bijdrage van € 25.202 voor 2020 en van € 19.246 in 2021. Ad. 2 Overhevelen van het ontwikkelbudget 2019 naar 2020 Politieke Markt - 19 mei 2020 - 3/5 Het ontwikkelbudget is beschikbaar gesteld voor 3 jaar. Verdeeld over 3 jaar was er een besteding per jaar geprognotiseerd. Deze verdeling per jaar is nu anders dan verwacht. Daarom is er bij het resultaat een reservering gedaan van deze middelen. De Omgevingsdienst wil dit nu inzetten in 2020. Dit voorstel is conform de kaders zoals deze gesteld zijn in het Bedrijfsplan Omgevingsdienst IJsselland. Ad. 3 Kosten project Omgevingswet Net als de provincie en alle gemeenten in IJsselland moet ook de Omgevingsdienst zich voorbereiden op de komst van de Omgevingswet. Samen met de gemeenten en de provincie is de Omgevingsdienst verantwoordelijk voor het op tijd afgeven van vergunningen, het correct afhandelen van meldingen, het houden van toezicht en het voorbereiden van handhavingsbesluiten.

De Omgevingswet biedt de gemeenten en de provincie met name op het gebied van milieu veel meer bestuurlijke afwegingsruimte dan nu het geval is. Om het project uit te kunnen voeren en daarnaast de dienstverlening in 2020 op niveau te kunnen houden zijn er extra middelen nodig. Voor de uitvoering van het project raamt de Omgevingsdienst 5.450 uur. Van Steenwijkerland wordt een bijdrage van € 14.450 gevraagd. Concept begroting 2021 In het bedrijfsplan van Omgevingsdienst IJsselland is een efficiencydoelstelling van 8% opgenomen, in vier tranches van 2% over een periode van 2020 tot en met 2023. De Omgevingsdienst constateert dat het minimumniveau waarvoor bestuurlijke verantwoordelijkheid kan worden genomen voor risico’s, zowel op het gebied van veiligheid en gezondheid, als voor de uitvoeringskwaliteit bereikt lijkt. Met het bereiken van dit minimumniveau zullen er bij verdere financiële besparingen keuzes gemaakt moeten worden in het primaire proces. De kwaliteit van de dienstverlening komt dan verder onder druk te staan en dat kan resulteren in bijvoorbeeld van rechtswege verstrekte vergunningen, te laat verstrekte adviezen of het niet - of minder - kunnen uitvoeren van preventief toezicht bij risicovolle bedrijven. Daarom stelt de Omgevingsdienst voor om de efficiencydoelstelling niet financieel te verwerken in de begroting 2021 en deze afweging voor 2022 opnieuw te maken.

Bij brief van 11 april 2020 hebben de voorzitter en de directeur van de Omgevingsdienst het voorstel van het DB om af te zien van de besparing over 2021 nader toegelicht. Zij baseren het voornemen op de invulling van de vier voorwaarden die bij het vaststellen van het bedrijfsplan aan het behalen van deze doelstelling zijn verbonden: 1.Voldoende robuust takenpakket. Naast de verplichte basistaken zijn alle milieutaken ingebracht overeenkomstig de afspraken. (De zgn. “basistaken plus” variant). Dit takenpakket was voldoende bekend bij het vastleggen en aangaan van de efficiencydoelstelling en daarmee wordt voldaan aan de robuustheid. Dit kan dus niet als reden gelden voor het afzien van de besparing. 2.Ruime mate van (uniforme) mandatering. Naar onze mening wordt hieraan voldaan gezien het beperkt aantal producten waarvoor dit ontbreekt. Op enkele punten zijn maatwerkafspraken gemaakt. Dit gaat met name over bijvoorbeeld het afstemmen van politiek gevoelige kwesties. 3.Hoge mate van standaardisatie van producten en diensten (inclusief werkprocessen en archivering). Bij de meeste partners bestaat nog niet de mogelijkheid om digitaal milieudossier uit te wisselen. Hier wordt door alle partners momenteel aan gewerkt. Politieke Markt - 19 mei 2020 - 4/5 4.Goede samenwerking en rolverdeling tussen de deelnemers van de GR en Omgevingsdienst IJsselland.

De samenwerking tussen de Omgevingsdienst en de deelnemers is goed. Maar daarbij geeft de Omgevingsdienst aan dat de deelnemers op enkele punten andere verwachtingen heeft van de Omgevingsdienst. Over deze verwachtingen zullen nadere afspraken worden gemaakt. Verder geeft de Omgevingsdienst aan dat binnen de oorspronkelijke formatieafspraken (die dateren van 2016) een groei in het bedrijvenbestand is opgevangen van 11%. Ook zijn nieuwe taken als AVG en ARBO binnen de formatie opgevangen waardoor feitelijk ook een besparing van 2,2% is gerealiseerd. Tenslotte blijkt dat aan een groot deel van de partners aanzienlijk meer uren worden geleverd dan was overeengekomen. Gemiddeld levert de Omgevingsdienst 107% van de overeengekomen uren aan. Voor Steenwijkerland is dit 110%. Naast bovenstaande is sprake van een behoorlijke stijging van de kosten voor de ICT dienstverlening vanuit Zwolle/ONS (het Shared Service Center van Zwolle/Kampen/Overijssel en sinds kort ook Dalfsen). Waar in 2017 de kosten hiervoor nog € 271.000 waren, zijn die voor 2020 gestegen naar € 418.000. Deze stijging zal door de partners gedragen moeten worden. Bovenstaande in overweging nemende concludeert het college dat er een aantal onderwerpen met bijgaande verplichtingen op de Omgevingsdienst zijn afgekomen, die ervoor hebben gezorgd dat de besparingsdoelstelling onder druk is komen te staan.

Het college concludeert dat de discussie nu achteraf gevoerd wordt. Het zou meer voor de hand liggen om de discussie vooraf bij het aangaan van diverse verplichtingen te voeren. Het college neemt als uitgangspunt dat het niet invullen van de besparingsdoelstelling éénmalig is. Uit de aangeleverde stukken blijkt niet duidelijk wat de Omgevingsdienst gaat doen om herhaling voor in het jaar 2022 te voorkomen. Kanttekeningen en risico’s De gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten hebben de Omgevingsdienst opgeroepen te onderzoeken op welke wijze zij kunnen bijdragen aan de besparingsdoelstellingen van gemeenten. Dit heeft, in ieder geval in de huidige begroting, nog niet tot resultaten geleid. In tegendeel, de al geplande efficiencydoelstelling van 4 x 2% wordt ter discussie gesteld. Duurzaamheid en social return Niet van toepassing. Financiële toelichting De eenmalige extra bijdragen van € 25.202 in 2020 en € 19.246 in 2021 voor het project energie en duurzaamheid en € 14.450 in 2020 voor de Omgevingswet kunnen worden gedekt uit het budget wat destijds binnen de gemeente beschikbaar is gebleven voor achterblijvende taken. Dit budget is € 50.000 per jaar en de inschatting op dit moment is dat dit voldoende is om zowel de eenmalige bijdragen als ook eventuele andere uitgaven uit werkzaamheden die te maken hebben met de Omgevingsdienst te kunnen voldoen.

Ten aanzien van de begroting van de Omgevingsdienst geldt dat het structurele deel vanaf 2021 € 37.000 ligt boven hetgeen wij momenteel in de begroting beschikbaar hebben als reguliere bijdrage aan de Omgevingsdienst. De oorzaak hiervan is gelegen in loon- en prijsontwikkelingen en het niet kunnen realiseren van de structurele taakstelling van 2% in 2021. Als de begroting van de Omgevingsdienst definitief wordt vastgesteld, zal de extra structurele bijdrage van € 37.000 definitief in de Programmabegroting van de gemeente worden verwerkt. Politieke Markt - 19 mei 2020 - 5/5 Participatie en communicatie Die zienswijze op de begroting 2021 zal worden toegezonden aan de voorzitter van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst. Met inachtneming van hetgeen wordt behandeld, zal ons lid van het algemeen bestuur inbreng leveren. Uitvoering en planning De behandeling van de begroting 2021 van de Omgevingsdienst IJsselland is geagendeerd in het algemeen bestuur voor 2 juli 2020. Besluit Beslispunt 1 De gemeenteraad besluit om: 1. kennis te nemen van de jaarrekening 2019 van de Omgevingsdienst IJsselland; 2. kennis te nemen van de begrotingswijziging 2020 van de Omgevingsdienst IJsselland en hierop geen zienswijze in te dienen; 3. kennis te nemen van de conceptbegroting 2021 van de Omgevingsdienst IJsselland; 4.

een zienswijze in te dienen op de conceptbegroting 2021 van de Omgevingsdienst IJsselland en het college te verzoeken daarvan het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst op de hoogte te stellen.