I8.0 Rekenkamercommissie Meppel Steenwijkerland en Westerveld - Jaarverslag 2016 RKC Meppel-Steenwijkerland-Westerveld.pdf

Rekenkamercommissie MSW. Secretariaat: de heer Bram de Groot, p/a Griffie Steenwijkerland, Postbus 162, 8330 AD Steenwijk 1 Jaarverslag Rekenkamercommissie 2016 Aan de raden van de gemeenten Meppel, Steenwijkerland en Westerveld Meppel, 16 februari 2017 Onderwerp: Jaarverslag 2016 Geachte dames en heren, leden van de raad, Conform de verordening dient uw rekenkamercommissie jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden in het afgelopen jaar. Over onze werkzaamheden rapporteren wij u het volgende. Onderzoeken De rekenkamercommissie heeft in 2016 de volgende onderzoeken uitgevoerd, respectievelijk afgerond dan wel ter hand genomen: 1. Een onderzoek naar de beheersing van risico's bij het verlenen of continueren van subsidies aan grote instellingen in de gemeente Steenwijkerland. Daarnaast is onderzocht of verleende subsidies doeltreffend en rechtmatig zijn besteed. 2. Een onderzoek naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van de subsidieverlening van de gemeente Westerveld aan welzijnsinstellingen. 3. Een onderzoek naar het bestuurlijk projectmanagement in het ruimtelijk domein in de gemeente Meppel. 4. Een onderzoek naar de IGSD/NWG in de gemeenten Westerveld en Steenwijkerland. 5. Een verkenning van de risico’s in het Sociale Domein in de gemeente Meppel.

Ad 1 en 2: De onderzoeken waren begonnen op 17 april 2015 met het verlenen van de opdracht aan het bureau Domenie en Kersten. De onderzoeken zijn uitgevoerd onder begeleiding van de voorzitter van de commissie. De definitieve rapporten zijn opgeleverd in april (Steenwijkerland) en mei 2016 (Westerveld). In Steenwijkerland heeft de gemeenteraad op 18 mei 2016 een thema-avond georganiseerd waarbij de rekenkamercommissie met de raad aan de hand van stellingen over het rapport heeft gediscussieerd. Ad 3: Dit onderzoek is begonnen met een startbijeenkomst voor medewerkers van de gemeente op 25 november 2015. De uitkomsten van het onderzoek zijn aan de raad aangeboden in juni 2016. De raad heeft deze besproken in de Commissie van 17 november 2016.

Rekenkamercommissie MSW. Secretariaat: de heer Bram de Groot, p/a Griffie Steenwijkerland, Postbus 162, 8330 AD Steenwijk 2 Ad 4: Het onderzoek naar de IGSD/NWG wordt uitgevoerd voor de gemeenten Steenwijkerland en Westerveld (voor Westerveld alleen IGSD). Het onderzoek richt zich op gemeentelijke sturing, beheersing, verantwoording en het gevoerde toezicht op deze organisatie. In april/mei 2016 is gestart met het formuleren van een onderzoeksopzet en is het onderzoek aanbesteed. Na de zomer (7 september 2016) is een startbijeenkomst georganiseerd tijdens welke het onderzoeksbureau aan de vertegenwoordiging vanuit de twee organisaties is voorgesteld. In die bijeenkomst is ook het onderzoeksproces toegelicht en is tevens aangegeven dat de eindrapportage begin 2017 wordt verwacht. Ad 5: De rekenkamercommissie voert deze verkenning in eigen beheer uit en zal deze in het eerste kwartaal van 2017 afronden. Advies en ondersteuning op het sociaal domein Daarnaast heeft de commissie de begeleiding bij de invoering van de decentralisaties in de drie gemeenten in 2016 gecontinueerd. De advisering en begeleiding hebben met name betrekking gehad op de eerste evaluaties en de monitoring. Algemene werkzaamheden Evenals in het voorgaande jaar heeft de commissie halfjaarlijks overleg gevoerd met de Klankbordgroep en de griffiers.

Deze overleggen worden door alle partijen als zeer nuttig ervaren. De Klankbordgroep fungeert als ‘draaischijf’ tussen de respectieve gemeenteraden. Ze bestaat uit 2 raadsleden per gemeente. Agendapunten van de Klankbordgroep waren de taken en rollen van de leden van de Klankbordgroep, communicatie, zowel intern als extern, de keuze van de onderzoeksonderwerpen, de onderzoeksopzetten, vacaturevervulling voor de voorzitter en de ambtelijk secretaris, het declaratiemodel voor de rekenkamercommissie en de voortgang van de onderzoeken. De onderwerpen in de overleggen met de griffiers kwamen grotendeels overeen met die van het overleg met de Klankbordgroep. Tenslotte hebben de leden van de rekenkamercommissie geparticipeerd in enkele vergaderingen van de auditcommissies van Westerveld en Meppel. Hierbij ging het vooral om het komen tot afstemming op elkaar van de inzet van de externe accountant en de rekenkamercommissie. Samenstelling en secretariaat De commissie bestond tot april 2016 uit de heren Arthur Rynja, Carel Horstmeier en Henderikus Haan. Laatstgenoemde was voorzitter. In april 2016 is de heer Haan vanwege zijn verhuizing afgetreden als voorzitter. In mei is de heer J.J. (Jan) Mastwijk door de drie raden benoemd als opvolger. De rekenkamercommissie heeft hem uit haar midden gekozen als nieuwe voorzitter.

Evenals vorig jaar is er vanuit de griffies van Steenwijkerland en Meppel ondersteuning geleverd aan de commissie door de heer Arnold Stroop en mevrouw Reina Zegeling. Vanuit Meppel gebeurde dat ook voor de gemeente Westerveld. Mevrouw Zegeling heeft een nieuwe baan buiten de gemeente Meppel gevonden en is in januari 2016 vertrokken als ambtelijk secretaris. De heer Stroop is in april 2016 met pensioen gegaan. De rekenkamercommissie dankt beiden voor hun inzet. Per april 2016 verzorgt de Rekenkamercommissie MSW. Secretariaat: de heer Bram de Groot, p/a Griffie Steenwijkerland, Postbus 162, 8330 AD Steenwijk 3 heer Bram de Groot vanuit de griffie van Steenwijkerland het secretariaat voor alle drie deelnemende gemeenten. De samenwerking tussen de commissie en de griffies verliep voorspoedig. Financiën De commissie heeft voor haar activiteiten gebruik gemaakt van de door u ter beschikking gestelde financiën op basis van door haar opgestelde declaratieafspraken. In de volgende tabel zijn het geraamde budget en de werkelijke uitgaven van de commissie opgenomen.

MEPPEL Begroot Werkelijk Presentiegelden/reiskosten/onderzoekskosten € 25.051,07 Totaal € 31.500,00 € 25.051,07 WESTERVELD Begroot Werkelijk Presentiegelden/reiskosten/onderzoekskosten € 22.973,27 Totaal € 20.000,00 € 22.973,27 STEENWIJKERLAND Begroot Werkelijk Presentiegelden/reiskosten/onderzoekskosten € 27.342,66 Totaal € 30.575,00 € 27.342,66 Dit overzicht behoeft enige toelichting. Gebleken is dat niet in alle drie de gemeenten de boekhouding op dezelfde datum wordt afgesloten. Dat betekent dat het mogelijk is dat een nota/declaratie die betrekking heeft op enig jaar, wordt verantwoord in de boeken van een volgend kalenderjaar. Dit verklaart de overschrijding op het budget voor Westerveld. Ter illustratie: uit het jaarverslag RKC over 2015 blijkt dat voor 2015 voor Westerveld € 20.000,00 was geraamd, terwijl € 17.020,00 is uitgegeven. Een onderschrijding dus van € 2.980,00. Slot Afrondend kan geconcludeerd worden dat 2016 een jaar was, waarin door de commissie als geheel en door haar leden individueel veel werkzaamheden zijn verricht om het ambitieuze programma te realiseren. De commissie dankt de gemeenteraden, de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeentelijke organisaties voor de samenwerking. Rekenkamercommissie Meppel, Steenwijkerland en Westerveld, namens deze, J.J. Mastwijk, voorzitter