I14.3 Raadsbrief 2017-27.3 - Toetsingskader interbestuurlijk toezicht Overijssel- GS 13 december 2016.pdf

Bijlage I bij Bestuursovereenkomst voor vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie Overijssel en de gemeenten in Overijssel. Geactualiseerd kader 13 december 2016 Toetsingskader interbestuurlijk toezicht provincie Overijssel – GS 13 december 2016 1 Kader interbestuurlijk toezicht en doorwerking provinciaal ruimtelijk belang Toezichtdomein Belang toezicht Informatiearrangement Weging en beoordelingscriteria /risicoanalyse Toezichtregime groen Toezichtregime oranje Toezichtregime rood Financiën Het bevorderen van financieel gezonde gemeenten om taken (zowel autonoom als medebewind) te kunnen uitvoeren zonder dat (onnodig) financiële problemen op de collectiviteit van gemeenten (Gemeentefonds) worden afgewenteld. - Begroting die voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) - Begrotingswijzigingen - Jaarstukken - Raadsstukken - Verordeningen ex. artikel 212 en 213 Gemeentewet - Beleidsnota’s conform deze (financiele) verordeningen in het kader van de P&C cyclus Objectief: Aan de hand van criteria in Gemeentewet en landelijk beleidskader financieel toezicht. Subjectief: interpretatie van de genomen maatregelen om begroting en meerjarenramingen sluitend te maken. 1. Geraamde uitgaven en inkomsten structureel en reëel in evenwicht en, 2. Uit meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt gecontinueerd en, 3.

Er is, voor zover bekend, geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen. Intensiteit toezicht: laag o Begroting vergt geen goedkeuring. o Regulier ambtelijk en bestuurlijk contact (≤ 2 x per jaar). o Monitoren begrotingswijzigingen. o Themaonderzoeken. o Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. o Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie. 1. De geraamde uitgaven en inkomsten zijn structureel en reëel in evenwicht. Uit meerjarenbegroting is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of, 2. De geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of, 3. Er is sprake van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen. Intensiteit toezicht: gemiddeld o Begroting vergt geen goedkeuring. o Verdiepingsvragen rondom meerjarige financiële problematiek. o Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (2-5 x per jaar). o Monitoren van herstelmaatregelen/begrotings- wijzigingen.

o Het zijn van sparringpartner. o Themaonderzoeken. o Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. o Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie. 1. Geraamde uitgaven en inkomsten zijn niet structureel en reëel in evenwicht en, 2. Uit meerjarenbegroting is niet aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld. Ook kan er sprake zijn van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen. Deze onderwerpen onderbouwen mede de kleuring. Intensiteit toezicht: hoog o Goedkeuring begroting/begrotings- wijzigingen noodzakelijk. o Besluit inrichting toezichtregime. o Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (> 5 x per jaar). o Verdiepingsvragen rondom financiële problematiek. o Afspraken rondom termijn herstel. o Monitoren van herstelmaatregelen. o Het zijn van sparringpartner. o Themaonderzoeken. o Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie. o Facultatief: het houden van een begrotingsscan (i.s.m. BZK). o Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. Wabo Bescherming van mens en natuur tegen schade en gevaar; kwaliteit van uitvoering en handhaving De hoofddocumenten van de eigen beleidscyclus: - (meerjarige) probleem- of risicoanalyse. - (meerjarige) uitvoeringskaders.

- jaarlijks programma. - jaarlijks verslag - kwaliteitsverordening en bij steekproef: de dossiers van organisatie Objectief: aan de hand van de criteria uit de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), het Besluit Omgevingsrecht (Bor) en de Regeling omgevingsrecht (Mor). a. Beoordeling van de werking van de beleids- en uitvoeringscyclus (big 8), op systeemniveau. b. Beoordeling van de uitwerking van de big 8 naar risicothema’s. Daarbij zullen jaarlijks een of enkele thema’s worden geselecteerd. Deze risicothema’s zijn: Op het gebied van Milieu: - de asbestregelgeving door het toezicht op en de handhaving van verleende sloopvergunningen en het opsporen en tegengaan van illegale asbestverwijdering; - de regelgeving met betrekking tot verontreinigde grond door toetsing van meldingen en toezicht op het gebruik en de afvoer van bouwstoffen; - de regelgeving met betrekking tot de brandveiligheid bij de opslag Inzicht in uitvoering en handhaving o Het beleid is actueel en volledig en o vóór 1 januari is het VTH- uitvoeringsprogramma door B&W vastgesteld; het programma is aangeboden aan de gemeenteraad en aan GS gestuurd en o vóór 1 april, dan wel samen met de jaarrekening, is het handhavingsjaarverslag door B&W vastgesteld; het verslag is aangeboden aan de gemeenteraad en aan GS gestuurd en o er is een goede en actuele analyse van de risico’s en o er is sprake van een consistent

programma met voldoende operationele doelen, afwijkingen zijn begrijpelijk geformuleerd en o uitvoering en handhaving is in lijn met de gestelde doelen, ambitie en normen en o de gestelde doelen worden volledig verantwoord. Onvoldoende inzicht in uitvoering en handhaving o Het beleid is niet meer actueel en/of volledig en/of o Het VTH-uitvoeringsprogramma is niet tijdig door B&W vastgesteld en/of o Het verslag (verantwoording) is niet tijdig door B&W vastgesteld en/of o De risico-analyse is op onderdelen niet meer actueel, sommige risico’s lijken onvoldoende onderkend te worden en/of; o Het programma is op onderdelen niet consistent; vragen rijzen bij logica en begrijpelijkheid en/of o Uitvoering en handhaving is op enkele punten niet in lijn met de gestelde doelen, ambitie en normen en/of o De gestelde doelen worden niet volledig verantwoord.

Intensiteit toezicht: gemiddeld o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: Uitvoering en/of handhaving onvoldoende o De gemeente heeft geen actueel en volledig beleid of o De gemeente beschikt niet over een actueel en door B&W vastgesteld VTH- uitvoeringsprogramma of o De gemeente heeft geen vastgesteld verslag (verantwoording) of o Er is geen actuele risico-analyse; belangrijke risico’s worden niet onderkend of o De beleidscyclus voldoet op vele punten niet aan de wettelijke eisen of o uitvoering en handhaving is op vele punten niet in lijn met de gestelde doelen, ambitie en normen of o De gestelde doelen worden niet verantwoord. Intensiteit toezicht: hoog o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. o Bestuurlijk overleg en afspraken. o Voortgangsgesprek: 1 à 3 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke Bijlage I bij Bestuursovereenkomst voor vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie Overijssel en de gemeenten in Overijssel.

Geactualiseerd kader 13 december 2016 Toetsingskader interbestuurlijk toezicht provincie Overijssel – GS 13 december 2016 2 van gevaarlijke stoffen door het opnemen van de juiste voorschriften in de omgevingsvergunning en het handhaven van de vergunning; - uitvoering en handhaving van de regelgeving met betrekking tot risicovolle inrichtingen; - uitvoering en borging van de 24- uursbereikbaarheid; - vaststelling van de kwaliteitsverordening VTH. Op het gebied van Bouwen: - de regelgeving met betrekking tot constructieve veiligheid en brandveiligheid door aandacht hiervoor bij de vergunningverlening en handhaving. Op het gebied van Monumentenzorg: - het hebben van een actuele gemeentelijke monumentenverordening en een onafhankelijke en deskundige gemeentelijke monumentencommissie; - deskundige uitvoering van vergunningverlening en handhaving ten behoeve van het aanbrengen van wijzigingen aan rijksmonumenten. Subjectief: interpretatie van de wijze waarop de organisatie invulling geeft aan de wettelijke criteria, haar taakuitvoering en, voor zover van toepassing, afspraken tot verbetering. Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef) 1 à 2 keer per jaar.

o Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting en informatie op vraagpunten. Afspraken ter verbetering van uitvoering en handhaving o Voortgangsgesprek: 1 à 3 keer per jaar o Als onduidelijkheid blijft of afspraken stagneren: opschaling naar managementoverleg en bestuurlijk overleg. Afhankelijk van uitkomst daarvan rood toezichtregime. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven of als de gemeente meerjarig onder oranje-toezichtsregime valt (steekproef) omstandigheden daar aanleiding toe geven, als gemeenten onder rode toezichtsregime vallen of als er gerede twijfel is dat gemaakte afspraken/gestelde doelen niet worden gehaald (steekproef). o Interventie: fase 3 – en verder – volgens bestuurlijke interventieladder (van het landelijke beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing) Ruimtelijke ordening Behartigen van provinciale ruimtelijke belangen Actuele bestemmingsplannen en structuurvisies die bijdragen aan een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving en die op een zorgvuldige wijze tot stand zijn komen. Borgen van Europese regelgeving. Behartigen van provinciaal belang rond externe veiligheid. Behartigen van provinciaal belang bij de zorg voor een goede kwaliteit en kwantiteit van oppervlakte- en grondwater, bescherming tegen overstromingen.

De hoofddocumenten van de eigen beleidscyclus: - jaarlijks vast te stellen gemeentelijk programma voor toezicht en handhaving RO - jaarlijks op te sturen gemeentelijk verslag van toezicht en handhaving RO - ruimtelijke overleggen tussen provincie en gemeenten waarvan de verslaglegging goed wordt gedocumenteerd. - bestemmingsplannen, omgevingsvergunningen en visies die voor advies en ter instemming aan de provincie worden voorgelegd Objectief: aan de hand van de criteria uit de Wet ruimtelijke ordening en het Besluit ruimtelijke ordening: Structuurvisies - De gemeente beschikt over 1 of meer (actuele) structuurvisies die voor het gehele grondgebied van de gemeente aangeven wat de hoofdlijnen zijn van de voorgenomen ontwikkeling van dat gebied, alsmede de hoofdzaken van het door de gemeente te voeren ruimtelijke beleid, waarbij is aangegeven op welke wijze de raad zich voorstelt die voorgenomen ontwikkeling te realiseren (artikel 2.1 Wro); - Bij de structuurvisie is aangegeven op welke wijze burgers en maatschappelijke organisaties bij de totstandkoming daarvan zijn betrokken (artikel 2.1 Bro); - Structuurvisies die na 1 januari 2010 zijn vastgesteld moeten voldoen aan de digitaliseringsverplichting.

Bestemmingsplannen - De gemeente beschikt over actuele bestemmingsplannen die bij elkaar Vaststelling en actualisatie structuurvisies en bestemmingsplannen o De gemeente heeft zowel de structuurvisies en de bestemmingsplannen op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria) en o Gelijktijdig met de jaarrekening is het door de raad geziene jaarverslag uitvoering Wro taken aan GS gestuurd. Inzicht in nalevingstoezicht o Voor 1 januari van elk kalenderjaar is het door de raad geziene jaarlijkse programma voor toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en o Voor 1 april, dan wel samen met de jaarrekening, is het door de raad geziene jaarverslag toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en o Doelen en normen zijn behaald. Er is een goede en actuele analyse van de risico’s.

Er is sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen, Vaststelling en actualisatie structuurvisies en bestemmingsplannen o Structuurvisies en bestemmingsplannen zijn niet of gedeeltelijk niet actueel en/of o Niet alle bestemmingsplannen, uitwerkingsplannen en wijzigingsplannen passen in de gemeentelijke structuurvisie en afwijkingen zijn niet voldoende gemotiveerd en/of o Bij de vaststelling van bestemmingsplannen wordt niet in alle gevallen relevante wet- en regelgeving in acht genomen en/of o De gemeente heeft het jaarverslag uitvoering Wro over de uitvoering van taken niet tijdig opgestuurd en/of o De gemeente heeft wel een operationeel programma om aan de wettelijke eisen te voldoen.

Onvoldoende inzicht in nalevingstoezicht o De gemeente heeft niet tijdig het door de raad geziene jaarlijkse programma toezicht en handhaving aan GS gestuurd en/of o De gemeente heeft niet tijdig het door de raad geziene jaarverslag van Vaststelling en actualisatie structuurvisies en bestemmingsplannen o De gemeente is niet bereid structuurvisies en bestemmingsplannen te actualiseren of o De gemeente wijkt ongemotiveerd af van haar eigen structuurvisie(s)of o De gemeente handelt bij de vaststelling van bestemmingsplannen (bewust) in strijd met relevante wet- en regelgeving of o De gemeente heeft -ook na een herinnering- het jaarverslag uitvoering Wro niet opgestuurd; o De gemeente heeft geen operationeel systeem om aan de wettelijke eisen te voldoen. Nalevingstoezicht onvoldoende o De gemeente beschikt niet over een actueel programma toezicht en handhaving of o De gemeente heeft – ook na een herinnering – niet een verslag toezicht en handhaving toegestuurd of o Doelen en normen voor toezicht en handhaving zijn niet behaald of o De gemeente stelt onvoldoende capaciteit beschikbaar voor toezicht en handhaving. Bijlage I bij Bestuursovereenkomst voor vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie Overijssel en de gemeenten in Overijssel.

Geactualiseerd kader 13 december 2016 Toetsingskader interbestuurlijk toezicht provincie Overijssel – GS 13 december 2016 3 genomen voor het gehele grondgebied van de gemeente aangeven welke bestemmingen worden toegekend ten behoeve van een goede ruimtelijke ordening (artikel 3.1). Actueel betekent dat bestemmingsplannen niet ouder zijn dan 10 jaar, tenzij de raad besluit tot verlenging met nog eens 10 jaar (artikel 3.1 Wro); - Bestemmingsplannen, wijzigingsplannen en uitwerkingsplannen komen tot stand conform de procedure die in de Wro is vastgelegd (artikel 3.7 en 3.8 Wro); - Bestemmingsplannen, wijzigingsplannen en uitwerkingsplannen passen binnen de gemeentelijke structuurvisie(s); - Bij de vaststelling van bestemmingsplannen, wijzigingsplannen en uitwerkingsplannen wordt de relevante wet- en regelgeving in achtgenomen waaronder de provinciale Omgevingsvisie en verordening. Toezicht en handhaving - De gemeente ziet toe op de naleving van bestemmingsplanvoorschriften en treden op tegen bouwen zonder vergunning en gebruik in strijd met de bestemming (artikel 7.1 Wro); - De gemeente beschikt over een actueel uitvoeringsprogramma toezicht en handhaving en voert die ook uit; - De gemeente beschikt over voldoende capaciteit om uitvoering te geven aan taken op terrein van toezicht en handhaving.

Samenwerking: - Juiste toepassing van het Overijssels opschalingsmodel: ambtelijke opschaling via management naar bestuur. afwijkingen zijn begrijpelijk geformuleerd. Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar. o Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen. o Steekproef eens per 3 à 4 jaar. toezicht en handhaving aan GS toegestuurd en/of o Doelen en normen voor toezicht en handhaving zijn niet alle behaald. Er is geen goede en actuele verantwoording van de risico’s. Er geen sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen. Afwijkingen zijn niet begrijpelijk geformuleerd en/of o De gemeente heeft te weinig capaciteit beschikbaar voor toezicht en handhaving. Intensiteit toezicht: gemiddeld o Ambtelijk contact: maatwerk o Interventie: ambtelijk verzoek om toelichting op vraagpunten. o Als onduidelijkheid blijft: opschaling via Overijssels opschalingsmodel en bestuurlijk overleg afhankelijk van uitkomst daarvan toezichtregime rood Intensiteit toezicht: hoog o Ambtelijk contact: 3 tot 5 keer per jaar en opschaling via Overijssels opschalingsmodel en wanneer geen of onvoldoende effect: interventie. Archief Gemeenten1 stimuleren archiefzorg op orde te hebben.

Beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatie: als verantwoording van het bestuur; voor recht- en bewijszoekende burger; vanuit cultuurhistorisch belang en voor wetenschappelijk onderzoek Beoordelen horizontale verantwoording door zorgdrager aan de raad door middel van bijvoorbeeld KPI’s2 of de algemene vragenlijst archiefinspectie. Hieruit volgt: - Beoordelen archief- verordening - Beoordelen archiefbewaarplaats - Beoordelen archiefruimte - Toetsen kwaliteitssysteem - Toetsen staat archiefbescheiden en de overbrenging, vervanging, vervreemding, vernietiging en openbaarheid ervan. Objectief: - Op grond van de artikelen uit Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling en aanvullend beleidskader archieftoezicht; - Op grond van bestaande (inter-) nationale normen voor archief- en informatiebeheer. Subjectief: op basis van het constateren van bijvoorbeeld: - Achterstand in archiefbewerking en/of vernietiging; - Slecht kwaliteitssysteem; - Het interpreteren van de (naleving van de) daarover gemaakte afspraken. Zorg voor en beheer van archief op orde Intensiteit toezicht: laag Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per 2 à 3 jaar Informatie-uitvraag: algemene vragenlijst archiefinspectie eens per jaar (of verslaglegging via KPI’s) Horizontale verslaglegging: jaarlijks.

Zorg voor en beheer van archief op een enkel aspect niet op orde Intensiteit toezicht: gemiddeld Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per jaar (met nadruk op risico's/thema's) Informatie-uitvraag: algemene vragenlijst archiefinspectie eens per jaar (of verslaglegging via KPI’s) Monitoren afspraken bij ‘zorgpunten’: 2x per jaar Horizontale verslaglegging: jaarlijks Zorg voor en beheer van archief op meerdere aspecten niet op orde Intensiteit toezicht: hoog Frequentie algemeen inspectiebezoek, met extra nadruk op de risico's: 2x per jaar (waarvan 1x monitoring voortgang). Informatie-uitvraag; algemene vragenlijst archiefinspectie eens per jaar (of verslaglegging via KPI’s) + 2x per jaar actualisatie op de aanbevelingen van GS Horizontale verslaglegging: jaarlijks 1 Met gemeenten worden ook waterschappen en gemeenschappelijke regelingen bedoeld. 2 KPI’s: Kritische Prestatie Indicatoren Archief http://www.vng.nl/files/vng/nieuws_attachments/2013/20130418-verantwoording-kpi.pdf Bijlage I bij Bestuursovereenkomst voor vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie Overijssel en de gemeenten in Overijssel.

Geactualiseerd kader 13 december 2016 Toetsingskader interbestuurlijk toezicht provincie Overijssel – GS 13 december 2016 4 Huisvesting statushouders Huisvesting van het aantal statushouders overeenkomstig de wettelijke taakstelling die het Rijk elk half jaar oplegt aan een gemeente. NB: Toezicht vindt op dit domein doorlopend plaats, omdat er per kalenderjaar sprake is van twee taakstellingperiodes van elk een half jaar. - Maandelijkse realisatiecijfers van het Rijk via het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) en realisatiecijfers uit het Taakstellingvolgssysteem (TVS) - (Regionale) overleggen met gemeenten, corporaties, COA en Vluchtelingenwerk - Indien beschikbaar: rapportages van gemeenten (bijv. van B&W aan de gemeenteraad) - Wettelijke halfjaarlijkse taakstelling: gemeenten dienen elk half jaar de gehele taakstelling te realiseren. Deze bestaat uit de nieuwe taakstelling, inclusief een eventuele voorsprong of achterstand. Gemeenten dienen eerst de meest recente taakstelling te realiseren, en daarna de eventuele achterstand in te lopen. - Realisatiecijfers van het COA en uit het TVS. - Termijn waarbinnen gekoppelde statushouders zijn gehuisvest (afgesproken termijn is gemiddeld 12 weken). NB: Zelfhuisvestingen en aantoonbare feitelijke huisvestingen worden meegenomen bij de beoordeling over de taakstelling.

Dit geldt ook voor ‘huisvestingen in de pijplijn’ die in het TVS staan of schriftelijk kunnen worden aangetoond. De provincie neemt in haar oordeel over de achterstand eventuele omstandigheden buiten de macht van de gemeente mee, bijvoorbeeld onvoldoende koppelingen op 1 april of 1 oktober. Op het moment dat de gemeentelijke cijfers afwijken van de realisatiecijfers van het COA, gelden de realisatiecijfers van het COA. o Voldaan aan de wettelijke taakstelling, of o Voor de eerste keer niet voldaan aan de wettelijke taakstelling, ten opzichte van de voorgaande taakstellingperiode Intensiteit toezicht: laag 1. Maandelijks monitoren voortgang. 2. Indien nodig, ambtelijk overleg waarbij informatie wordt opgevraagd en gevalideerd en afspraken worden gemaakt over inlopen achterstand. o Twee of meer taakstellingperiodes achtereen niet voldaan aan de wettelijke taakstelling. Intensiteit toezicht: gemiddeld 1. Maandelijks monitoren voortgang. 2. Gemeente ontvangt een brief waarin acties en termijnen worden gesteld om de achterstand in te lopen. 3. Gemeente stelt in overleg met corporatie(s), regievoerder COA en de provincie een plan van aanpak huisvesting statushouders op over het inlopen van de achterstanden (naast de taakstelling). 4. Elke 3 maanden is er ambtelijk overleg tussen gemeente en provincie over de voortgang. 5.

Indien na 3 maanden (halverwege de taakstellingperiode) de verwachting is dat de gemeente de achterstand niet gaat inlopen kan dit aanleiding zijn voor bestuurlijk overleg. o Niet voldaan aan de acties en termijnen die gesteld zijn om de achterstand in te lopen. Intensiteit toezicht: hoog 1. Maandelijks monitoren voortgang. 2. Gemeente ontvangt vooraankondiging juridische interventie. 3. Elke 6 weken is er ambtelijk overleg tussen gemeente en provincie over de voortgang. 4. Indien de verwachting is dat de gemeente niet (tijdig) aan haar verplichtingen zal voldoen, kan dit aanleiding zijn voor bestuurlijk overleg over een besluit tot in de plaatsstelling met laatste termijn, en zo nodig feitelijke indeplaatsstelling.