Gedragscode ingekomen stukken - RAADSVOORSTEL.docx

Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, 11 april 2019 Nummer voorstel: 2019/06 Voor raadsvergadering d.d. : 21 mei 2019 Agendapunt : 4.1 Onderwerp: Gedragscode lijst ingekomen stukken 2019 Concept-besluit: 1. de gedragscode lijst ingekomen stukken 2019 vast te stellen. Ingekomen stukken De raad ontvangt veel post van inwoners, organisaties en het college van Burgemeester en Wethouders (B&W). Deze post wordt op een lijst geplaatst die de raad in zijn besluitvormende raadsvergadering vaststelt. De brieven van derden zijn alleen zichtbaar voor de raadsleden. Voor anderen zijn de stukken op de lijst in te zien door een afspraak te maken met de griffie(r). De ingekomen stukken (schriftelijk of per mail) worden op de lijst geplaatst met uitzondering van:  Reclame-uitingen;  Tijdschriften;  Uitnodigingen (separate lijst);  Stukken geadresseerd aan individuele raadsleden/raadsfracties;  Anonieme brieven; Overige ingekomen stukken worden door de griffie per geval beoordeelt. Afdoeningscategorieën De gemeenteraad beantwoordt nooit zelf de ingekomen post, alleen de manier van afhandelen wordt vastgesteld. Op voorstel van het Presidium neemt de raad ter vergadering een besluit over de wijze van afdoening van deze brieven. Het is nodig een meerderheid te verwerven voor het wijzigen van een afdoeningscategorie.

De raad heeft de volgende afhandelingsmogelijkheden: I. voor kennisgeving aannemen; II. ter afhandeling in handen stellen van het College van B&W; III. ter afhandeling in handen stellen van het College van B&W met het verzoek de gemeenteraad te informeren over de afhandeling; IV. ter bespreking aanbieden in de Politieke Markt; V. afhandeling door de Griffie(r). Categorie I Ingekomen stukken in deze categorie worden door de raad voor kennisgeving aangenomen.

Categorie II of III Indien de raad besluit een ingekomen stuk naar categorie II of III te verplaatsen, wordt deze in het digitale vergadersysteem geplaatst. Deze stukken zijn door raadsleden terug te vinden in de LTA: afdoening lijst ingekomen stukken. Bij verplaatsing naar een categorie III kunnen raadsleden hier monitoren wat het college met het betreffende stuk doet. Categorie IV Categorie IV wordt meegenomen en behandeld in de eerstvolgende agendacommissie. Het raadslid dat vraagt het ingekomen stuk te verplaatsen naar deze categorie, dient vóór de voornoemde agendacommissie, bij de griffie een motivering in. Bij agendering in de PM krijgt hij/zij als eerste het woord om de motivering voor agendering toe te lichten. Categorie V Categorie V wordt afgehandeld door de griffie(r) in afstemming met de raadsleden die het betreffende stuk naar deze categorie verplaatst hebben. Zij geven schriftelijk aan wat zij hierbi j van de griffier verwachten. Terugkoppeling indiener Op de website van de gemeente staat beschreven wat er gebeurt met brieven die de gemeenteraad ontvangt. De indiener ontvangt een ontvangstbevestiging en wordt hierbij geïnformeerd over de werking van de Lijst IS. Na de behandeling van de Lijst IS ter vergadering, vindt geen actieve terugkoppeling plaats met de indiener.

Bij de ontvangstbevestiging is deze namelijk al geïnformeerd over de wijze waarop hij zijn brief en de afdoening daarvan door de raad kan volgen. Ondertekening, Het presidium, de griffier, de voorzitter, A. ten Hoff J.H. Bats Raadsbesluit Steenwijk, 21 mei 2019 Nummer: 2019/06 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelezen het voorstel van het presidium van 11 april 2019, nummer 2019/06; besluit, 1. de gedragscode lijst ingekomen stukken 2019 vast te stellen. De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, A. ten Hoff J.H. Bats