Functiewaarderingssysteem HR21 en functieprofielen griffie - RAADSVOORSTEL.docx

Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, Nummer voorstel: 2021/5 Voor raadsvergadering d.d.: 30-03-2021 Agendapunt: 4.3 Onderwerp: Functiewaarderingssysteem HR21 en functieprofielen griffie Aan de raad van de gemeente Steenwijkerland wordt voorgesteld te besluiten: Conceptbesluit: Het functiewaarderingssysteem HR21, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020, van toepassing te verklaren op de functies van de griffie. Het addendum bij ‘Procedureregeling functiebeschrijving en functiewaardering gemeente Steenwijkerland’ vast te stellen. Het functieboek HR21, de functiematrix, de conversietabel en de functie-indelingslijst vast te stellen, waarbij hierdoor ook de vaststelling van een hogere inschaling horende bij de functie griffiemedewerker. Samenvatting: Traject gemeentelijke organisatie: Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland heeft medio 2019 besloten dat de gemeente Steenwijkerland voor het beschrijven en waarderen van functies aansluiting zoekt bij het sectorale functiewaarderingssysteem HR21. Het huidige functiehuis vroeg veel onderhoud en bij het doorgaan met dit huidige systeem zou geïnvesteerd moeten worden in het uitbreiden en actualiseren van het systeem.

Er is gekozen voor het technisch omzetten van het huidige functiegebouw, met dien verstande dat de functiebeschrijvingen als onderlegger wel actueel zijn. Vanaf medio 2019 zijn verschillende processen doorlopen: 1. Functiebeschrijvingen werden waar nodig geactualiseerd, 2. Functies werden ingedeeld in de normfuncties HR21, 3. Medezeggenschapstrajecten: instemming ondernemingsraad voor de keuze van HR21 en advies op functieboek en instemming vakbonden met de procedureregeling en instemming met de conversietabel. Dit alles heeft ertoe geleid dat het college op 15 december 2020 besloten heeft tot het vaststellen van het functieboek HR21, de functiematrix, de conversietabel en de functie- indelingslijst. Omdat per medio 2019 het oude functiehuis werd bevroren en vanaf dat moment niet meer in gewijzigd kon worden, geldt de indeling van de functies in HR21 vanaf juni 2019. Bij het traject van de gemeentelijke organisatie is de griffie niet meegenomen. Omdat het werkgeverschap van de bij de griffie werkzame medewerkers vanwege duale verhoudingen wettelijk exclusief belegd is bij de gemeenteraad, zag het besluit van het college niet op de functies van de griffie. Traject griffie: In de periode eind 2019 tot nu is ook met de griffier, de griffiemedewerkers en de werkgeverscommissie en presidium gesproken over een eventuele overgang naar HR21.

In deze periode is onder andere gekeken of HR21 zou kunnen aansluiten/passen bij de griffie van Steenwijkerland. De vraag of aansluiting zou kunnen plaatsvinden is gelegen in het gegeven dat binnen HR21 de relatie met de politiek voor griffiemedewerkers onvoldoende tot zijn recht zou kunnen komen en zijn normfuncties te algemeen beschreven. Ook is er een onderverdeling in de functie van griffier, wat vanuit de Vereniging voor Griffiers en Raadslid.nu als onlogisch wordt gezien. Alle afwegingen zijn gemaakt omdat de gemeenteraad niet verplicht is om aan te sluiten bij het functiewaarderingssysteem van de gemeente (ambtelijke organisatie). Bij aansluiting wordt wel de ondersteuning aan de griffie en gemeenteraad vanuit de ambtelijke organisatie geborgd. Vanwege eenduidigheid en het gegeven dat ondersteuning vanuit de ambtelijke organisaties blijft geboden bij aansluiting van het zelfde systeem, acht de werkgeverscommissie als de griffier het wenselijk dat ook de functies van de griffie worden opgenomen en gewaardeerd via HR21. Naast deze reden is natuurlijk ook gekeken naar de functiebeschrijvingen in relatie tot passendheid in HR21. Functiebeschrijvingen/Functie-indeling: De gemeenteraad krijgt steeds meer en zwaardere taken en verantwoordelijkheden met steeds meer complexiteit.

In de raadsvergadering van 4 juli 2017 (besluit: uitbreiding griffie) heeft de raad dit onder andere al aangegeven. Steeds meer beslissingen worden regionaal genomen, steeds meer beslissingen behoeven lokaal draagvlak en draagkracht. Voor de griffier als eerste adviseur en ondersteuner van de raad en voor de griffiemedewerkers heeft dit vanzelfsprekend gevolgen. Een sterke positie van de griffier, als eerste adviseur, (en de griffie) is daardoor aan de orde. In de afgelopen jaren is dit verder uitgekristalliseerd / geprofessionaliseerd. Voor de omzetting van de functiebeschrijvingen naar een passend HR21 profiel is aansluiting gezocht bij de profielen van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden. Door de functiebeschrijvingen die als onderlegger gebruikt zijn voor de indeling in de HR21 normfunctie, wordt niet zomaar voorbij gegaan aan de politieke omgeving. Voor de functie van griffier als ook voor de functie van raadsadviseur/plaatsvervangend griffier blijft de waardering gelijk in inschaling. De HR21 normfunctie kent dezelfde waardering als de huidige waardering. Voor de functie van griffiemedewerker kent de HR21 normfunctie een hogere waardering dan de huidige waardering. De huidige waardering is een schaal 7 en de nieuwe waardering binnen HR21 is een schaal 8. Dit is te verklaren. In 2017 is gestart met de functie van griffiemedewerker.

Op dat moment is een profiel opgesteld (welke werkzaamheden nodig waren). De toevoeging van de functie van griffiemedewerker is ontstaan en afgestemd op de ontwikkelingsrichting en ambitie van de raad (raadsbesluit 4 juli 2017). De werkzaamheden van de griffiemedewerker hebben zich in de afgelopen jaren verder uitgebouwd, mede als gevolg van de digitalisering en het papierloos werken en de professionalisering. Daarnaast wordt van de griffiemedewerker sinds enige tijd ook meer verwacht qua advisering. Kijkende naar de ambtelijke organisatie dan is de functie van griffiemedewerker het best te vergelijken met die van bestuursassistent (binnen HR21 zelfde normfunctie). Eind 2019 is gestart met het traject voor het functiewaarderingssysteem. Om aan te kunnen sluiten bij de gemeente (ambtelijke organisatie), is het noodzakelijk dat eerst de gemeente alles heeft kunnen afronden en vaststellen. Dit is op 15 december 2020 gebeurd. Na deze vaststelling kon verder gegaan worden met alles in orde te maken voor de griffie. Omdat eind 2019 is gestart wordt voorgesteld om het functiewaarderingssysteem HR21 vanaf 1 januari 2020 van toepassing te verklaren (gemeente werkt met terugwerkende kracht vanaf 1 juni 20219 met functiewaarderingssysteem HR21).

Dit betekent ook dat de indelingen in de normfuncties ingaan op 1 januari 2020, waarbij de functie van griffiemedewerker met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020 wordt ingedeeld in een hogere schaal, de medewerker de functie ook al vanaf 1 januari 2020 uitvoert volgens de beschrijving, waardoor de medewerker met terugwerkende kracht een salarisverhoging ontvangt. Indeling HR21 normfunctie: Functienaam HR21 normfunctie Griffier Griffier I Raadsadviseur / plv. griffier Adviseur IV Griffiemedewerker Medewerker administratief en secretarieel I Door dat er een drietal functies zijn bij de griffie Steenwijkerland, zijn er drie HR21 normfuncties opgenomen in het functieboek in de functiematrix (blauw gekleurd). De overige HR21 normfuncties zijn niet opgenomen bij de griffie Steenwijkerland. Financiële toelichting Door de schaalverhoging van de functie van griffiemedewerker, ontvangt één medewerker met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020 een salaris in een hogere schaal. Dit resulteert voor 2020 in een verhoging van de salariskosten (loonkosten) van een kleine € 2.000,00. Ditzelfde geldt voor het jaar 2021. De maximale verhoging (verschil max schaal 7 en max schaal 8) bedraagt aan salariskosten € 6.750,00 per jaar (afgerond).

Vervolgstap: Na vaststelling in de raad, ontvangen de medewerkers schriftelijk een bevestiging van de normfunctie waarin de raad de medewerker wil indelen. De medewerker is dan in de gelegenheid om hier –binnen vier weken- een zienswijze op te geven. Na deze termijn ontvangt de medewerker de definitieve indeling. Mocht de medewerker het hier niet mee eens zijn, bestaat voor de medewerker de mogelijkheid een verzoekschrift in te dienen bij de geschillencommissie waar de gemeente bij is aangesloten. Bijlagen bij het voorstel‘Functiewaarderingssysteem HR21 en functieprofielen griffie’ 1. Addendum bij ‘procedureregeling functiebeschrijvingen en functiewaarderingen gemeente Steenwijkerland’ 2. Procedureregeling functiebeschrijvingen en functiewaarderingen gemeente Steenwijkerland 3. Functieboek Steenwijkerland-Griffie + onderleggers (beschrijvingen functie voor indeling) 4. Functiematrix 5. Indelingslijst 6. Conversietabel Steenwijkerland Toelichting bijlagen: Functieboek: Alle normfuncties die binnen de griffie van de gemeente Steenwijkerland gebruikt worden Functiematrix: Een tabel met alle gebruikte HR21 functies binnen de griffie Indelingslijst: Voor iedere bestaande functie is de normfunctie in HR21 ingevuld Conversietabel: Alle HR21 normfuncties zijn al gewaardeerd met het waarderingssysteem van HR21.

Dat betekent dat elke HR21 normbeschrijving al is voorzien van een vaste puntenscore. De conversietabel vertaalt de punten per functie naar een functionele salarisschaal. De conversietabel is onderdeel van het lokale beloningsbeleid en moet per organisatie op maat gemaakt worden. Met de aansluiting van HR21 is de conversietabel van de gemeente Steenwijkerland van toepassing. De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, A. ten Hoff J.H. Bats Raadsbesluit Steenwijk, 30-03-2021 Nummer: 2021/05 De raad van de gemeente Steenwijkerland; b e s l u i t : Het functiewaarderingssysteem HR21, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020, van toepassing te verklaren op de functies van de griffie. Het addendum bij ‘Procedureregeling functiebeschrijving en functiewaardering gemeente Steenwijkerland’ vast te stellen. Het functieboek HR21, de functiematrix, de conversietabel en de functie-indelingslijst vast te stellen, waarbij hierdoor ook de vaststelling van een hogere inschaling horende bij de functie van griffiemedewerker. De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, A. ten Hoff J.H. Bats