Functieboek HR21 Steenwijkerland - Griffie (002).pdf

Functieboek HR21 19 maart 2021 Opdrachtgever Gemeente Steenwijkerland Kenmerk 246069/ALE/HHO Adviseur Antoinette Eerden-Lenz Projectnummer A02355 Inhoudsopgave Inhoudsopgave FUNCTIEBESCHRIJVING GRIFFIER I 3 FUNCTIEBESCHRIJVING ADVISEUR IV 5 FUNCTIEBESCHRIJVING MEDEWERKER ADMINISTRATIEF & SECRETARIEEL I 7 246069/ALE/HHO 3 van 8 FUNCTIEBESCHRIJVING GRIFFIER I Naam functie : Griffier I Code : N01.00.01 Functiereeks Politiek: Eindverantwoordelijk voor het ondersteunen van de gemeenteraad en het bewaken van de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces. Geeft functioneel sturing aan functiehouders en de kwaliteit van producten/diensten buiten de directe hiërarchische invloedssfeer. Er is sprake van politieke dynamiek en veelal tegenstrijdige belangen.

Overwegende functiekenmerken: • is eindverantwoordelijk voor de griffie • inhoudelijk, procesmatig en logistiek ondersteunen van de gemeenteraad en raadscommissies in het kader van de vertegenwoordigende, controlerende en kaderstellende taken • levert als eerste adviseur strategisch/tactisch advies en bijstand aan de gemeenteraad en raadscommissies • ontwikkelt, innoveert en bewaakt complexe en bestuurlijke procedures, passend binnen de randvoorwaarden van de instructie voor de griffier • kan (integraal) leiding geven aan de medewerkers van de griffie 246069/ALE/HHO 4 van 8 Generieke taken Resultaatgebied 1: Advisering raad • initieert, volgt en evalueert bestuurlijke ontwikkelingen en vertaalt deze in initiatieven, uitvoeringsplannen en voorstellen • bevordert en draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van beleids- en beheersinstrumenten • adviseert over en draagt zorg voor de ontwikkeling en uitvoering van het communicatiebeleid • stuurt en adviseert de raad over strategisch/tactische processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie en begeleidt onderzoeken • draagt zorg voor de integrale toetsing van de aan de raad en raadscommissies voorgelegde adviezen Resultaatgebied 2: Ontwikkeling • ondersteunt de raad bij de totstandkoming van de termijnagenda en de invulling van de beleid- en beheercyclus • draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie

van procedures en werkprocessen • bevordert en bewaakt de professionele facilitering en invulling van de rol van de raad • bevordert en bewaakt de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces en doet verbetervoorstellen Resultaatgebied 3: Procesmanagement • stuurt, bewaakt en ondersteunt bij de afdoening/naleving van afspraken • draagt zorg voor de voorbereiding, ondersteuning en afhandeling van vergaderingen • realiseert en bewaakt de secretariële, administratieve, logistieke en facilitaire ondersteuning • verzorgt en bewaakt de afstemming tussen gemeenteraad en ambtelijke organisatie • voert de regie bij interactieve processen met burgers, bedrijven en/of instellingen Resultaatgebied 4: Netwerken • ontwikkelt en onderhoudt een relatienetwerk • initieert en bevordert samenwerking met (externe) organisaties/partijen • beheert contracten met partijen/belanghebbenden • creëert draagvlak voor beleid Resultaatgebied 5: Management • draagt zorg voor het management van de griffie • draagt zorg voor de inzet van mensen en middelen ter realisatie van de producten en diensten • draagt zorg voor de totstandkoming van resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van de prestaties • draagt zorg voor de deskundigheidsbevordering en innovatie van de organisatie • is bestuurder in de zin van de WOR voor de medewerkers van de griffie Module 246069/ALE/HHO 5

van 8 FUNCTIEBESCHRIJVING ADVISEUR IV Naam functie : Adviseur IV Code : N03.01.08 Functiereeks Beleid: Het adviseren over, ontwikkelen, uitvoeren of handhaven van beleidsterreinen en beleidsprocessen. Functiegroep Advies: Advisering en (beleids)ontwikkeling vanuit intern gerichte beleidvelden en processtructuren. Voor de uitvoering geldt een interne opdrachtgever-opdrachtnemer relatie. Resultaten worden getoetst aan interne service level agreements, kwaliteitsnormen, protocollen en/of fundamentele keuzes. Overwegende functiekenmerken: • adviseert over en ontwikkelt beleid op een breed vakgebied • adviseert over vraagstukken en processen die tactisch dan wel operationeel van aard zijn en die worden gestuurd door beleidsmatige keuzes binnen het vakgebied • zorgt voor de uitvoering en implementatie van vraagstukken en processen 246069/ALE/HHO 6 van 8 Generieke taken Resultaatgebied 1: Advies • adviseert over vraagstukken op een breed vakgebied • signaleert risico´s, verbeter- en/of knelpunten en verricht intern onderzoek • initieert, formuleert en operationaliseert (meer-)jaarprogramma´s, projecten en plannen • stelt rapportages op, zoekt draagvlak voor verandering en presenteert analyses en conclusies • toetst en evalueert de naleving van kaders, richtlijnen en regelgeving Resultaatgebied 2: Beleidsontwikkeling • signaleert, volgt en evalueert ontwikkelingen en verricht

onderzoek • vertaalt ontwikkelingen in voorstellen en programma´s, zoekt draagvlak voor strategieën en presenteert effecten en beleidsdoelstellingen • ontwikkelt beleids- en beheersinstrumenten ter implementatie en uitvoering • verzorgt afstemming en evaluatie op doeltreffendheid en doelmatigheid Resultaatgebied 3: Procesbewaking en regie • bewaakt en bevordert de samenhang met betrekking tot de toepassing van instrumenten en beleid op het eigen vakgebied • stuurt op en draagt zorg voor de totstandkoming en realisatie van plannen, projecten en programma’s • draagt zorg voor voorlichting en communicatie inzake de ontwikkeling en uitvoering van plannen, projecten en programma´s Resultaatgebied 4: Relatiebeheer • onderhoudt contacten met partijen/belanghebbenden en zorgt voor afstemming • bewaakt en beheert contracten met partijen/belanghebbenden • creëert draagvlak voor beleid Module 246069/ALE/HHO 7 van 8 FUNCTIEBESCHRIJVING MEDEWERKER ADMINISTRATIEF & SECRETARIEEL I Naam functie : Medewerker administratief & secretarieel I Code : NO7.01.02 Functiereeks Ondersteuning: Het verlenen van inhoudelijke, secretariële, administratieve, procesmatige, facilitaire of algemene ondersteuning, gericht op een optimaal verloop van de werkprocessen.

Functiegroep Administratief & secretarieel: Het uitvoeren van secretariële en/of administratieve taken, zoals het verzorgen van een secretariaat, het verrichten van algemeen (inhoudelijke) ondersteunende werkzaamheden en/of het bewaken van processen. Overwegende functiekenmerken: • voert complexe inhoudelijke, secretariële, administratieve en/of organisatorische taken uit op een breed werkterrein • bewaakt en verbetert de administratieve organisatie binnen het eigen werkterrein 246069/ALE/HHO 8 van 8 Generieke taken Resultaatgebied 1: Inhoudelijke ondersteuning • biedt inhoudelijke ondersteuning op een breed werkterrein • stelt (management)rapportages en overzichten op • signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen Resultaatgebied 2: Secretariaat • draagt zorg voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten • verricht representatieve taken • organiseert bijeenkomsten en activiteiten • organiseert de logistieke planning en het beheer van afspraken en agenda´s • verricht correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden Resultaatgebied 3: Procesbewaking • stelt richtlijnen, protocollen en procedures op en bewaakt de administratieve organisatie • bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van besluiten • verricht voortgangscontroles en bewaakt planningen en afspraken Resultaatgebied 4: Administratie • draagt zorg

voor het beheer en bewerkingen van (digitale) bestanden en systemen • draagt zorg voor de kwaliteit, toegankelijkheid en aansluiting van informatiestromen en administraties Module