Controleprotocol (inclusief normen- en toetsingskader) - RAADSVOORSTEL

Politieke Markt - 12 december 2023 - 1/3 Politieke Markt Vergadering van 12 december 2023 Concernstaf & Interne controle - Interne controle Controleprotocol (inclusief normen- en toetsingskader) Auteur Foka Brouwer Overlegd met Wilfried Gerner en Roelof Kuiper Portefeuillehouder M. Scheringa Andere betrokken portefeuillehouders T. Jongman Samenvatting Voor de beoordeling of een goedkeurende verklaring kan worden gegeven moet een controleprotocol (inclusief normen- en toetsingskader) worden vastgesteld. Hierin worden de goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie (voor de accountant) en de verantwoordingsgrens en rapportagegrens (rechtmatigheidsverantwoording) vermeld. Beschrijving Inleiding Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties. Daarnaast wordt ingegaan op de verantwoordings-en rapportagegrenzen in het kader van het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording voor de controle van de jaarrekening 2023 tot en met 2025. Actualisatie zal iedere raadsperiode en bij wijziging in de regelgeving plaatsvinden. Daarnaast is er een gewijzigd normen- en toetsingskader toegevoegd. Dit betreffen aanpassingen in interne en externe regelgeving. Dit kader vraagt jaarlijks om actualisatie.

Gewenst resultaat Voorgesteld wordt om het controleprotocol en het normen- en toetsingskader 2023 vast te stellen. Argumenten 1.1 Vanaf boekjaar 2023 moet het college een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in de mate waarin de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Politieke Markt - 12 december 2023 - 2/3 Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én de rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het college over de (financiële) rechtmatigheid. Het doel hiervan is het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring.

Het voorstel is om de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording op 1% van de totale lasten van de gemeente te stellen. Boven deze grens moet het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Hiermee wordt een relatief lage verantwoordingsgrens voorgesteld. Wettelijk is immers bepaald dat de grens maximaal 3% van de lasten mag zijn. In veel gemeenten wordt door de raad gekozen voor dit maximum (3%), ook omdat de rechtmatigheidsverklaring nieuw is. Met het leggen van de verantwoordingsgrens op 1% wil het college echter het belang dat het hecht aan rechtmatig handelen onderstrepen. Daarnaast sluit de 1% aan bij de goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole voor de jaarrekening en daarmee voor een meer eenduidige werkwijze in de controle-aanpak van onze VIC (Verbijzonderde Interne Controle). 1.2 Jaarlijks dient het normen- en toetsingskader te worden geactualiseerd. Dit kader is aangepast op nieuwe en gewijzigde regelgeving. Kanttekeningen en risico’s 1.1 Het laag leggen van de verantwoordingsgrens (geen 3% maar 1%) brengt met zich mee dat de kans iets groter wordt op het moeten doen van extra controles op verzoek van de accountant.

Daarnaast geldt dat, omdat waarschijnlijk veel gemeenten voor een ander (lees hoger) percentage voor de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid zullen kiezen, het vergelijken met andere gemeenten op dit vlak straks minder goed mogelijk is. Duurzaamheid en social return Niet van toepassing Financiële toelichting Niet van toepassing Communicatie en participatie Niet van toepassing Uitvoering en planning De accountant BDO gaat in april 2024 starten met de jaarrekeningcontrole 2023. Is het besluit openbaar? Ja Besluit Politieke Markt - 12 december 2023 - 3/3 Het college legt het volgende voor aan de gemeenteraad: 1. Het controleprocotocol vast te stellen. 2. Het normen- en toetsingskader 2023 vast te stellen.