Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester 1 oktober 2017.pdf

Door allerlei ontwikke- lingen binnen de gemeente kan het verwachtingspatroon ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de loop der tijd echter wijzigen. Voor een goede beoordeling is het zaak dergelijke gewijzigde verwachtingen duidelijk en bijtijds, dat wil zeggen niet pas in het laatste stadium, te formuleren en in afspraken tussen de vertrouwenscommissie en de burgemeester vast te leggen, afzonderlijk van de profielschets. Aan deze afspraken kan vervolgens, mits duidelijk en tijdig gewisseld met de burgemeester, het functioneren van de burgemeester worden getoetst. Beoordeling van het functioneren van de burgemeester wordt mede gebaseerd op de verslagen van de in de afgelopen ambtsperiode met de burgemeester gevoerde klankbordgesprekken. 2. De in het eerste lid bedoelde afspraken op basis van nadere verwachtingen kan de gemeenteraad op advies van de vertrouwenscommissie vaststellen naast de profielschets. 3. De beraadslagingen in de vertrouwenscommissie vinden plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Ten aanzien van de beraadslagingen in de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en de stukken die door de vertrouwenscommissie, aan de gemeenteraad en de commis- saris van de Koning worden gezonden, geldt een geheim houdingsplicht. 4.

Als de gesprekken daar aanleiding toe geven, overlegt de vertrouwens- commissie al in een vroegtijdig stadium met de commissaris van de Koning. 5. De vertrouwenscommissie, bespreekt haar bevindingen met de burgemeester alvorens haar verslag van bevindingen uit te brengen aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Van het gesprek met de burgemeester wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. In het verslag van bevindingen kunnen leden van de vertrouwenscommissie van minderheidsstandpunten blijk geven. Het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad gaat vergezeld van een conceptaanbeveling. Ieder commissielid heeft één stem. 6. Indien met de burgemeester afspraken worden gemaakt over zijn functioneren, worden deze in het verslag vermeld. Indien daartoe aanleiding is, wordt in het verslag tevens melding gemaakt van (klankbord)gesprekken die de vertrouwenscommissie in een eerder stadium met de burgemeester over diens functioneren heeft gevoerd alsmede van eventuele afspraken, die daarbij zijn gemaakt.

32 Toetsingskader In de herbenoemingsprocedure gaat het niet alleen om een terugblik. Het gaat ook over de vraag of er wensen zijn ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de nieuwe ambtstermijn, zowel inhoudelijk als voor de samenwerkingsrelaties die hij onderhoudt of bevordert. Als de raad en de burgemeester gedurende de aflopende ambtstermijn regelmatig met elkaar van gedachten hebben gewisseld over elkaars functioneren zullen deze wensen geen verrassingen opleveren. Zijn de wensen tijdig gewisseld, dan kunnen ze als aanvullend onderdeel van het toetsingskader bij herbenoeming dienen. Worden ze pas in het zesde jaar besproken, bijvoorbeeld in het kader van de herbenoemingsprocedure, dan zijn ze duidelijk niet tijdig gewisseld, en kunnen ze niet meer dienen als aanvulling op het toetsingskader. Dan zijn het aanvullende afspraken over het functioneren in de komende jaren. Bij dit alles geldt wel de kanttekening dat de burgemeester geselecteerd is op grond van bepaalde competenties. In de loop van de ambtsperiode kunnen niet ineens diametraal daartegenover staande competenties worden gevraagd, of de wensen ten aanzien van het functioneren van de burgemeester dispropor- tioneel worden uitgebreid.

Daarom vindt in het herbenoemingsproces de beoordeling van het functioneren van de burgemeester mede plaats aan de hand van verslagen van klankbord gesprekken tussen burgemeester en gemeenteraad. Zie ook de Memorie van Toelichting bij de wijzigingen van de Gemeentewet, Kamerstukken II 33 691, nr. 3., pag. 5 e.v. . Zijn de wensen niet eerder gewisseld, dan kunnen met de burgemeester afspraken worden gemaakt over de manier waarop de burgemeester aan de nieuwe wensen kan gaan voldoen en de termijn waarbinnen redelijkerwijs van hem kan worden gevergd dat hij daaraan ook voldoet. De minister van BZK De minister van BZK draagt de politieke verantwoordelijkheid voor de herbenoeming van burgemeesters. Een (dreigende) aanbeveling tot niet-herbe- noeming zonder dat eerder signalen zijn gegeven en ontvangen dat het niet goed zou gaan (met andere woorden: zonder ‘dossier’) is zeer kwetsbaar. Een burgemeester mag niet vanuit het niets worden ‘verrast’ met een (dreiging van) niet-herbenoeming. De minister van BZK kan op gronden ontleend aan het advies van de commissaris van de Koning, dan wel op andere zwaarwegende gronden afwijken van een aanbeveling tot (niet-)herbenoeming. Niet-herbenoeming staat rechtspositioneel gelijk aan ontslag. De procedure voorafgaand aan vaststelling van een aanbeveling tot niet-herbenoeming moet daarom met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden doorlopen.

33 Het raadplegen van derden De praktijk leert dat het een grote uitdaging is om in een gesprek over iemands functioneren de diepgang te bereiken die nodig is om dat functioneren ook daadwerkelijk kritisch te bespreken. Een te ruime raadpleging van derden in de voorbereiding op dat gesprek, met veel signalen van verschillende zwaarte uit de omgeving, draagt het risico in zich dat het gesprek aan de oppervlakte blijft en dat de nadruk komt te liggen op incidenten. In verband met de vertrouwelijk- heid en kwetsbaarheid van posities dient de kring van te consulteren personen beperkt te blijven. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een 360° feedback benadering met inbreng van de wethouders en de Veiligheidsdriehoek. De praktijk leert dat enquêtes onder de bevolking, hoewel de intentie te prijzen is, eerder vertroebelend dan verhelderend werkt en zou zich naar zijn aard ook niet goed verhouden tot het geheime karakter van de beraadslagingen. De vertrouwenscommissie en de burgemeester bepalen in overleg welke derden worden geraadpleegd. Elk lid heeft één stem. Geen gewogen stemming Voorop staat het belang van brede steun binnen de vertrouwenscommissie voor en bij voorkeur unanimiteit over de conceptaanbeveling. Juridisch geldt het principe elk lid heeft één stem. Aan een gewogen stemming – naar rato van het aantal vertegenwoordigde zetels – staat de Gemeentewet in de weg.

Voor commissies uit de raad geldt hetzelfde principe als voor de raad zelf, dat elk lid een stem heeft. Ieder raadslid heeft immers een individueel mandaat. Gewogen stemming in de vertrouwenscommissie zou daarom alleen mogelijk zijn als de wet dat in dit geval uitdrukkelijk bepaalde. Opmerkingen van de burgemeester De burgemeester kan opmerkingen plaatsen bij de bevindingen van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling voorbereidt. Indien deze niet leiden tot aanpassing van het verslag, kunnen deze daarin als kanttekeningen van de burgemeester worden meegenomen. Mocht dit niet haalbaar zijn, dan kan de burgemeester zijn kanttekeningen bij het verslag in een brief aan de raad of mondeling toelichten. Verhouding gemeenteraad tot de vertrouwenscommissie De vertrouwenscommissie sluit het proces af met een verslag van bevindingen aan de gemeenteraad over de haar toevertrouwde werkzaamheden vergezeld van een onderbouwde conceptaanbeveling. De gemeenteraad stelt op basis daarvan de uiteindelijke aanbeveling vast. Soms wordt er in de raad nog inhoudelijk beraadslaagd over het functioneren van de burgemeester, omdat ieder raadslid natuurlijk persoonlijke ervaring heeft met dat functioneren.

34 XII. De aanbeveling tot herbenoeming 1. De gemeenteraad beraadslaagt over de bevindingen van de vertrouwens- commissie en overlegt voorafgaand aan de vaststelling van de aanbeveling met de burgemeester over zijn gevoelen over diens functioneren. 2. De beraadslagingen in de gemeenteraad, het gesprek met de burgemeester over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en de stemming over de aanbeveling vinden plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Er vindt een schriftelijke geheime stemming plaats in een besloten raadsvergadering. Ten aanzien van de beraadslagingen in de gemeenteraad over het verslag van de vertrouwenscommissie, en de stukken die door de gemeenteraad door tussenkomst van de commissaris van de Koning aan de minister van BZK worden gezonden, geldt een geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c, tweede lid, van de Gemeentewet. 3. Indien de gemeenteraad of de commissaris van de Koning dat nodig oordeelt, overlegt de gemeenteraad met de commissaris van de Koning. Dit overleg kan zowel plaatsvinden voorafgaand aan de beraadslagingen van de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en/of het gesprek van de gemeenteraad daarover met de burgemeester als na afloop daarvan.

Het overleg met de commissaris van de Koning vindt plaats met gesloten deuren. Van de beraadslagingen wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. 4. De gemeenteraad stuurt de aanbeveling tenminste vier maanden voor de eerste dag van de maand waarin de herbenoeming dient in te gaan aan de minister van BZK, door tussenkomst van de commissaris van de Koning. Dit vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61a, tweede lid, van de Gemeentewet. 5. De gemeenteraad verstrekt bij zijn aanbeveling in onderstaande volgorde: • de verordening op de vertrouwenscommissie, • het verslag van bevindingen van de vertrouwenscommissie, met daarachter in chronologische volgorde de verslagen van de beraad- slagingen in de vertrouwenscommissie en de verslagen van de gesprekken die zijn gevoerd door de vertrouwenscommissie, waaronder het verslag van het gesprek met de burgemeester over de bevindingen van de vertrouwenscommissie, • het raadsvoorstel/raadsbesluit inzake de aanbeveling, • het verslag van de besloten raadsvergadering waarin de aanbeveling is vastgesteld, • het verslag van het openbare gedeelte van de raadsvergadering waarin van de aanbeveling is kennisgegeven, 35 • eventuele overige voor de beoordeling van de aanbeveling relevante informatie. 6. De aanbeveling van de gemeenteraad is openbaar. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61c, derde lid, van de Gemeentewet.

Besloten raadsvergadering In de besloten raadsvergadering, waarin over de bevindingen van de vertrouwens- commissie wordt beraadslaagd, wordt de aanbeveling vastgesteld. Het is goed mogelijk dat de burgemeester bij de beraadslagingen in de gemeenteraad over de bevindingen van de vertrouwenscommissie en bij de stemming over de aanbeveling aanwezig is, maar dat hoeft niet. Ook de wethouder die als adviseur van de vertrouwenscommissie optreedt, kan aanwezig zijn. Anderen, zoals de overige leden van het college, zijn niet aanwezig. Tijdens een, bij voorkeur aansluitend aan de besloten raadsvergadering te houden, openbare raadsverga- dering wordt vervolgens de aanbeveling openbaar gemaakt. In een eventueel persbericht staat niet meer dan dat een aanbeveling tot (niet-)herbenoeming is vastgesteld. Het besluit tot vaststelling van de aanbeveling is in de besloten raads vergadering al genomen. Het hoeft in het openbaar niet opnieuw te worden genomen. De stemverhouding is niet openbaar, alleen de aan beveling zelf. In het huidige digitale tijdperk zijn de mogelijkheden om via smartphones, Ipads en laptops informatie te delen altijd en heel snel aanwezig. Informatie is via bijvoorbeeld Twitter zo gedeeld en geopenbaard. Het is van groot belang hierbij stil te staan, om het, al dan niet bewust, uitlekken van informatie tegen te gaan.

Simpele oplossingen als het inleveren van telefoons en opbergen van Ipads aan het begin van de vergadering en/of stemming blijken in praktijk goed te werken. Bijlagen bij de aanbeveling Zie de toelichting bij paragraaf VI. Consulteren commissaris van de Koning Mocht op enig moment een herbenoemingsprocedure niet soepel verlopen, procedureel en/of inhoudelijk, raadpleeg dan tijdig de (kabinetschef van de) commissaris van de Koning. Deze heeft kennis van de juridische mogelijkhe- den en onmogelijkheden in een dergelijke situatie en legt zo nodig contact met het ministerie van BZK. De praktijk leert dat de mogelijke bestuurlijke schade dan vaak kan worden beperkt.

36 XIII. De commissaris van de Koning 1. Na ontvangst van de aanbeveling zendt de commissaris van de Koning deze zo spoedig mogelijk door naar de minister van BZK vergezeld van zijn advies daarover. Tevens rapporteert de commissaris van de Koning over zijn bevindingen over de inhoud en het verloop van de procedure. Daarbij gaat hij in op zijn overleg met de gemeenteraad en op het gesprek dat hij met de burgemeester heeft gehad. In zijn advies geeft de commissaris van de Koning een weergave van de frequentie van, en de belangrijkste punten uit, de in de afgelopen ambtsperiode (door de vertrouwenscommissie) met de burgemeester gevoerde klankbordgesprekken. 2. De verslagen van de in de afgelopen ambtsperiode door de vertrouwens- commissie met de burgemeester gevoerde klankbordgesprekken worden toegezonden aan de commissaris van de Koning, voorafgaand aan en ten behoeve van de klankbordgesprekken die de commissaris van de Koning op gezette tijden met de burgemeester voert. De verslagen van deze klankbordgesprekken worden door de commissaris niet doorgezonden aan de minister van BZK. Verslagen van klankbordgesprekken Over de aanbeveling inzake de herbenoeming brengt de commissaris van de Koning advies uit aan de minister van BZK. Het advies van de commissaris van de Koning bij herbenoeming weegt zwaar.

De minister van BZK kan afwijken van de aanbeveling van de gemeenteraad op zwaarwegende gronden, dan wel op gronden ontleend aan het advies van de commissaris van de Koning. Dat betekent dat de commissaris van de Koning vroegtijdig in het proces moet worden betrokken en moet kunnen beschikken over relevante stukken, zoals verslagen van klankbordgesprekken. Zie ook de brief van de minister van BZK van 4 februari 2010 aan de Vereniging Raadslid Nu, de Vereniging van Griffiers en de Vereniging van Gemeentesecretarissen op www.rijksoverheid.nl. De verslagen van de klankbordgesprekken en de gesprekken van de commissaris van de Koning met de burgemeester geven de commissaris van de Koning een goed en actueel beeld van de kwaliteit van dat deel van het openbaar bestuur in de provincie. Het kabinet van de commissaris van de Koning bevestigt de goede ontvangst van de gespreksverslagen aan de toezender. Meestal is dit de voorzitter van de vertrouwenscommissie, die daarvoor toestemming heeft verkregen van de burgemeester. Sommige burgemeesters kiezen ervoor zelf het verslag aan de commissaris van de Koning toe te zenden.

37 XIV . De voordracht door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 1. De minister van BZK volgt in zijn voordracht in beginsel de aanbeveling van de gemeenteraad, tenzij gronden ontleend aan het advies van de commissaris van de Koning, dan wel andere zwaarwegende gronden aanleiding tot afwijking gegeven. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 61a, vijfde lid, van de Gemeentewet. 2. Als bij de herbenoeming van de burgemeester is afgeweken van de aanbeveling, informeert de minister van BZK de gemeenteraad over de motieven die aanleiding waren voor deze afwijking. De herbenoeming De minister van BZK beslist over zijn voordracht aan de Koning. Herbenoemingen worden niet behandeld in de Ministerraad. Na onder- tekening van het Koninklijk besluit door de Koning en contrasignering door de minister van BZK is de herbenoeming definitief. De laatste formele stap is het afnemen van de eed of verklaring en belofte door de commissaris van de Koning. Kennisgeving van de herbenoeming Afschriften van het Koninklijk besluit tot herbenoeming worden door tussenkomst van de commissaris van de Koning aan de gemeenteraad en de burgemeester gezonden. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, dr. R.H.A. Plasterk

38 Voorbeeldbepalingen 39 Voorbeeldbepalingen, te gebruiken bij het opstellen van de verordening op de vertrouwenscommissie (Oktober 2017) Toelichting Uit de Gemeentewet vloeit de verplichting voort ter voorbereiding op de aanbeveling inzake de benoeming en herbenoeming van de burgemeester een vertrouwens- commissie in te stellen. Daartoe is een gemeentelijke verordening op de vertrou- wenscommissie noodzakelijk. Met onderstaande bouwstenen worden handvatten aangereikt om tot een dergelijke verordening te komen. Er is gekozen voor een modulaire opbouw (voorzien van toelichting) omdat er ruimte is voor eigen keuzes, bijvoorbeeld om een verordening voor zowel de benoeming, herbenoeming als de klankbord gesprekken te maken of bijvoorbeeld enkel een verordening ten behoeve van de benoeming, een aparte verordening ten behoeve van de herbenoeming terwijl de klankbordgesprekken op een andere basis worden gevoerd. De volgende onderdelen zijn onderscheiden: 1. Algemene bepalingen (artikelnummers beginnend met letter A) 2. Bepalingen inzake benoeming (artikelnummers beginnend met letter B) 3. Bepalingen inzake herbenoeming (artikelnummers beginnend met letter H) 4. Bepalingen inzake klankbordgesprekken (artikelnummers beginnend met letter K) 5.

Slotbepalingen (artikelnummers beginnend met letter S) In het onderdeel A zijn voorbeelden van algemene bepalingen opgenomen die voor alle activiteiten van de vertrouwenscommissie van belang zijn. In de onderdelen B en H zijn voorbeeldbepalingen opgenomen die specifiek betrekking hebben op de betreffende voor te bereiden aanbeveling (benoeming resp. herbenoeming). In onderdeel S zijn voorbeelden opgenomen van slotbepalingen, die evenals onderdeel A van toepassing zijn ongeacht de uit te voeren taak. Onderdeel K bevat voorbeelden van bepalingen indien de gemeenteraad ervoor kiest de klankbord- gesprekken door de vertrouwenscommissie te laten voeren; in de circulaire is ingegaan op het al dan niet openbare karakter van (de informatie uit) die gesprekken. Het voorgaande betekent het volgende. Wenst een gemeenteraad een verordening op de vertrouwenscommissie vast te stellen die enkel de benoeming regelt, dan kan gebruik gemaakt worden van de onderdelen A, B en S. In het geval een verordening alleen op de herbenoeming betrekking heeft dan kan gebruikt worden gemaakt van de onderdelen A, H en S. Wenst een gemeenteraad een verordening op de vertrouwens- commissie vast stellen die zowel de benoeming als de herbenoeming regelt, dan kan gebruikt gemaakt worden van de onderdelen A, B, H en S.

Wordt de vertrouwenscom- missie belast met zowel de benoeming, de herbenoeming als de tussentijdse klank- bordgesprekken, dan kan gebruik gemaakt worden van alle onderdelen (A, B, H, K en S).

40 Onderdeel A: algemene bepalingen Voorbeeldbepalingen Hoofdstuk A: Algemene bepalingen Artikel A.1 Samenstelling commissie 1. De commissie bestaat uit [invullen aantal] leden, door de raad uit haar midden benoemd. 2. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsver- vangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden. Artikel A.2 Ambtelijke ondersteuning 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie. 2. De raad kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter ambtelijke onder- steuning aan de commissie wordt toegevoegd. Artikel A.3 Vergaderingen 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste [invullen aantal] leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. 2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op: a. de leden van de commissie; b. de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft; c. de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft. 3. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste [invullen aantal] dagen voorafgaand aan de vergadering.

Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen

41 kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste [invullen aantal] uren voorafgaand aan de vergadering. Artikel A.4 Stemming De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerder- heid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel A.5 bedoelde verslag opgenomen. Artikel A.5 Verslag 1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval: a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht; b. een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie. Artikel A.6 Geheimhouding 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt. 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten.

De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht. 3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

42 4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek. 5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht. Artikel A.7 Archivering 1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte. 2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefb ewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is.

In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archief- bescheiden 75 jaar oud zijn. Toelichting voorbeeldbepalingen onderdeel A In dit onderdeel zijn voorbeeldbepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die bij zowel benoeming als herbenoeming van belang zijn, evenals in het geval de klankbordgesprekken ook door de vertrouwenscommissie worden gevoerd. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht: 1. De samenstelling van de commissie 2. De ambtelijke ondersteuning van de commissie 3. De vergaderingen van de commissie 4. Het verslag dat van de gevoerde gesprekken moet worden gemaakt 5. Geheimhouding 43 Samenstelling (artikel A.1) De commissie bestaat uitsluitend uit leden van de raad waarbij het aan de gemeenteraad is al dan niet elke fractie in de commissie vertegenwoordigd te doen zijn. Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de commissie. Tijdelijke vervanging is vanwege het bijzondere karakter van de procedure, waarin geheimhouding centraal staat, ongewenst, en is daarom in deze voorbeeldbepaling niet opgenomen.

Ambtelijke ondersteuning (artikel A.2) Ambtelijke ondersteuning wordt door de griffier geleverd, en eventueel door de gemeentesecretaris als plaatsvervangend secretaris. Betrokkenheid van de gemeentesecretaris ligt met name voor de hand indien een wethouder als adviseur aan de commissie is toegevoegd. Adviseurs en ambtelijke ondersteuners hebben geen stemrecht. Vergaderingen (artikel A.3) Het moment van vergaderen moet vroegtijdig bekend zijn zodat de leden van de commissie en de andere genodigden in staat zijn gehoor te geven aan de oproeping ter vergadering. Als er sprake is van een situatie die een spoedige bijeenkomst van de commissie vereist, kan een kortere termijn van oproeping worden ingesteld. Stemming (artikel A.4) Met betrekking tot de stemming streeft de commissie naar unanimiteit. Kan een minderheid zich niet vinden in de uitkomst, dan wordt die in het verslag op passende wijze tot uitdrukking gebracht. Verslag (artikel A.5) Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Als stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van een verslag kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien: Bij benoeming 1.

Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er wordt informatie gegeven over de samenstelling van de vertrouwens commissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten van de commissaris van de Koning kan het onderdeel ‘Proces’ worden afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus uitsluitend procedurele informatie.

44 2. Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten met wie gesprekken zijn gevoerd, kunnen desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het verslag. Bij herbenoeming 1. Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de samenstelling van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid en over de klankbordgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden. 2. Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaam heden van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele tussentijdse contacten met de commissaris van de Koning wordt vermeld. 3.

Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt. Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets en afspraken uit klankbordgesprekken. Afgesloten wordt met een conclusie. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie. Geheimhouding (artikel A.6) De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken (de in artikel A.5 bedoelde verslagen inbegrepen) en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt. De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseur. Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van de vergadering door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen.

De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich dat aan raadsleden die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

45 Archivering (artikel A.7) Het verdient aanbeveling dat de secretaris van de commissie tijdig overleg pleegt met de beheerder van de archiefbewaarplaats als deskundige op dit terrein over de te volgen werkwijze. Er zijn twee fasen te onderscheiden. “Overbrenging” is de uiteindelijke formele overdracht van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats in de zin van artikel 12 van de Archiefwet 1995. Met het oog op de geheimhouding onder de Gemeentewet wordt aangeraden de stukken niet vervroegd formeel over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, maar pas na de wettelijke termijn van 20 jaar. Tot dat moment moeten de archiefbescheiden worden geplaatst in een archief ruimte van de gemeente. Om de geheimhouding te borgen, is het advies om een afspraak te maken met de beheerder van de archiefbewaarplaats (meestal de gemeente- archivaris) dat de archiefbescheiden al wel worden geplaatst in de (op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 door burgemeester en wethouders aangewezen) gemeentelijke archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats doet in deze dan dienst als archiefruimte. De secretaris van de commissie en de beheerder van de archiefbewaarplaats plegen tijdig overleg over de plaatsing en het beheer van de archiefbescheiden.

Het aanleveren van de archiefbescheiden direct na afronding van de procedure ter plaatsing in de archiefbewaarplaats van de gemeente geschiedt door de secretaris van de commissie, omdat het college van BenW in die hoedanigheid geen toegang heeft tot deze stukken. Omdat het college formeel wel de zorgdrager is voor de archiefbescheiden, is het advies de secretaris van de commissie in dit specifieke geval te mandateren. Ten behoeve van de overbrenging van de stukken na uiterlijk 20 jaar naar de archiefbewaarplaats is het van belang de beperking voor openbaarmaking scherp te formuleren. Dat kan dus al worden voorbereid door de secretaris van de vertrouwenscommissie op het moment dat deze de stukken in beheer geeft bij de archiefbewaarplaats. Daarmee wordt bereikt dat bij de overbrenging na uiterlijk 20 jaar niet vergeten wordt deze beperking formeel in een besluit vast te leggen. Met het oog op de persoonlijke levenssfeer van personen die in de dossiers worden genoemd wordt aangeraden de termijn te stellen op 75 jaar na het afsluiten van het dossier. De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van archiefbescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale archiefbescheiden van toepassing. Digitale archiefbescheiden worden bewaard in een zogenoemde e-depotvoorziening.

Ingeval er sprake is van digitale bestanden dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd. Hiervoor zij verwezen naar de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).

46 Onderdeel B: bepalingen inzake de benoeming Voorbeeldbepalingen Artikel B.1 Adviseur 1. De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie. 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel A.3, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing. Artikel B.2 Informatie over en gesprek met sollicitant De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten. Artikel B.3 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging 1. De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning. 2. Het in artikel A.5 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen. Artikel B.4 Ontbinding Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien. 47 Toelichting voorbeeldbepalingen onderdeel B In dit onderdeel zijn voorbeeldbepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die bij de benoeming van belang zijn.

Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht: 1. Toevoegen van een adviseur 2. Informatie over en gesprek met de sollicitant 3. Noodzakelijk element van het te maken verslag bij de aanbeveling inzake de benoeming 4. Archivering 5. Ontbinding Toevoegen van een adviseur (artikel B.1) Het is niet verplicht een of meer van de wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen, maar dit wordt wel wenselijk geacht. Wordt hij daaraan toegevoegd dan zijn de bepalingen inzake de oproeping ook op die wethouder van toepassing. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie. Informatie over en gesprek met de sollicitant (artikel B.2) Ingevolge artikel 61, vierde lid, van de Gemeentewet wordt door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door de commissie nodig geachte informatie verschaft. Gezien de belangen van alle betrokkenen is de procedure om tot een aanbeveling inzake de benoeming te komen, door de wetgever geheim verklaard. Dat betekent ook dat de commissie er voor moet zorgen dat bij de correspon- dentie en gesprekken die met de sollicitanten worden gevoerd in het kader van de aanbeveling inzake de benoeming, de privacy gewaarborgd is. Hierbij dient onder meer gedacht te worden aan de plaats en het tijdstip van de gesprekken.

Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging (artikel B.3) Artikel A.4 bevat de algemene bepalingen inzake de verslaglegging. Ten aanzien van benoeming dient bepaald te worden dat dit verslag in ieder geval wordt vergezeld van een conceptaanbeveling van twee personen. Ten overvloede: na de vaststelling van de aanbeveling door de raad, wordt slechts de naam van de als eerste aanbevolen kandidaat openbaar gemaakt. Ontbinding (artikel B.4) Uit artikel S.2 volgt dat de commissie in stand blijft zolang zij niet wordt ontbonden; zo zou zij na de benoeming ook de klankbordgesprekken met de burgemeester kunnen voeren, al dan niet in gewijzigde (mogelijk verkleinde) samenstelling. Wordt er voor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de benoeming.

48 Onderdeel H: bepalingen inzake de herbenoeming Voorbeeldbepalingen Artikel H.1 Adviseur 1. De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie. 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel A.3, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing. Artikel H.2 Informatie over en gesprek met de burgemeester 1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatie- bronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester. 2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd. Artikel H.3 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging 1. Het in artikel A.5 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming. 2. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

49 Artikel H.4 Ontbinding Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd. Toelichting voorbeeldbepalingen onderdeel H In dit onderdeel zijn voorbeeldbepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die ten aanzien van de herbenoeming van belang zijn. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht: 1. Toevoegen van een adviseur 2. Informatie over en gesprek met de burgemeester 3. Noodzakelijk element van het te maken verslag bij de aanbeveling inzake de herbenoeming 4. De archivering, ook ten aanzien van digitale bestanden Toevoegen van een adviseur (artikel H.1) Het is niet verplicht een of meer van de wethouders als adviseur aan de commissie toe te voegen, maar dit wordt wel wenselijk geacht. Wordt hij daaraan toegevoegd dan zijn de bepalingen inzake de oproeping ook op die wethouder van toepassing. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie. Informatie over en gesprek met de burgemeester (artikel H.2) De informatiebronnen die de vertrouwenscommissie gebruikt bij het komen tot een aanbeveling inzake de herbenoeming dienen voor zowel de burgemeester, de gemeenteraad als de commissaris van de Koning, vooraf helder te zijn.

De bevindingen die de commissie doet, dienen met de burgemeester besproken te worden. Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitter schap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college. Bijzondere bepaling inzake verslaglegging herbenoeming (artikel H.3) Artikel A.5 bevat de algemene bepalingen inzake de verslaglegging. Van belang is dat de commissie met een concept voor de aanbeveling inzake de herbenoeming komt, waarop de raad over de aanbeveling heeft te besluiten. Eventuele afspraken over het functioneren van de burgemeester dienen volstrekt helder te zijn. Ontbinding (artikel H.4) Uit artikel S.2 volgt dat de commissie in stand blijft zolang zij niet wordt ontbonden. Wordt er voor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de herbenoeming.

50 Onderdeel K: bepalingen inzake de klankbordgesprekken Voorbeeldbepalingen Hoofdstuk K: Bepalingen inzake de klankbordgesprekken Artikel K.1 Aantal 1. De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbord- gesprek over het functioneren. 2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek. Artikel K.2 Voorbereiding en inhoud 1. De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. 2. De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek. 51 Artikel K.3 Bijzondere bepalingen inzake het verslag 1. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept. 2. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek. 3. Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

Toelichting voorbeeldbepalingen onderdeel K In dit onderdeel zijn voorbeeldbepalingen opgenomen ten aanzien van zaken die ten aanzien van de klankbordgesprekken van belang zijn. Het betreft de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht: 1. Aantal te voeren klankbordgesprekken 2. Periodieke terugkeer van de klankbordgesprekken 3. Verslaglegging van de klankbordgesprekken Aantal (artikel K.1) Geadviseerd wordt in ieder geval jaarlijks het functioneren van de burgemeester te bespreken, als opmaat naar de herbenoeming. Het klankbordgesprek wint aan kracht als het het karakter heeft van gezamenlijke reflectie op het functioneren van het bestuur en de rol van de burgemeester daarin. Vaak vindt een eerste 100-dagen- gesprek plaats. Ook daarvoor geldt dan deze modelverordening. Het verdient overigens aanbeveling de klankbordgesprekken met de raad in de planning af te stemmen op de gesprekken die de burgemeester met de commissaris van de Koning heeft over de ontwikkelingen in het functioneren van de burgemeester. Voorbereiding en inhoud (artikel K.2) Een goed klankbordgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De commissie bepaalt daarom de informanten en deelt dit mee aan de burgemeester.

Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college.Van al deze gesprekken worden verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het volgende klankbordgesprek. Door ruimte voor inbreng van de kant van de burgemeester wint het gesprek aan kracht.

52 Bijzondere bepalingen inzake het verslag (artikel K.3) Het verslag kan bondig en beknopt zijn, ook puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat degenen die het volgende klankbordgesprek voeren alsmede de commissaris van de Koning zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond. De raadsleden die niet hebben deelgenomen aan de klankbord- gesprekken moeten op enig moment kennis kunnen nemen van het verslag omdat het immers een aanloop is naar besluitvorming over een aanbeveling tot herbenoeming, en het gesprek over de herbenoeming plaatsvindt tussen de commissaris en raad als geheel en niet slechts de leden van de raad die de klankbordgesprekken hebben gevoerd. Wat in het klankbordgesprek gewisseld wordt, behoort tussen de raad en de burgemeester te blijven. Dat maakt dat het verslag dat van dat gesprek gemaakt wordt niet openbaar wordt gemaakt (vgl. artikel 61c van de Gemeentewet). De gemeenteraad moet bepalen of het daartoe nodig is dat de klankbordgesprekken een formele basis krijgen in een verordening.

Deze voorbeeldbepalingen kunnen gebruikt worden in het geval er een formele basis wordt gelegd voor het voeren van de gesprekken en waarbij de keuze wordt gemaakt deze door de vertrouwenscommissie te laten voeren (zie de betreffende passage van de circulaire).

53 Onderdeel S: slotbepalingen Voorbeeldbepalingen Hoofdstuk S: slotbepalingen Artikel S.1 Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie. Artikel S.2 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie 1. De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. 2. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast. Artikel S.3 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Toelichting voorbeeldbepalingen onderdeel S Onvoorziene gevallen (artikel S.1) Dit artikel treft een voorziening inzake de bevoegdheid van de commissie in gevallen waarover bij verordening geen regeling is getroffen en de bevoegdheids- verdeling niet uit een andere norm voortvloeit. Ontbinding van de commissie (artikel S.2) De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. Wordt er voor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming; daar is in de onderdelen B en H een voorziening voor getroffen. In geval de commissie een permanente status heeft, kan de samenstelling tussentijds worden aangepast, bijvoorbeeld indien het wenselijk wordt geacht de klank- bordgesprekken in een kleinere kring te voeren.

Dit is een uitgave van: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Postbus 20011 | 2500 ea Den Haag www.rijksoverheid.nl © November 2017 | 106644