Bijlage 6 Informatienota 2021

College van burgemeester en wethouders - 14 december 2021 - 1/3 College van burgemeester en wethouders Vergadering van 14 december 2021 Generiek Informatienota beëindiging voorbereiding toetreding tot gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel Auteur Roel Lensen Overlegd met Johannes Terpstra Portefeuillehouder T. Jongman Samenvatting In 2018 is geconstateerd dat het gemeentearchief voortdurend voor nieuwe en diverse uitdagingen staat. Om die reden heeft de gemeenteraad op 19 juni 2018 besloten om het college de opdracht te geven om de consequenties te onderzoeken van het toetreden tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel. Dat onderzoek in nu, met enige vertraging, afgerond. De afgelopen jaren zijn er ontwikkelingen geweest, waardoor het Historisch Centrum Overijssel zich genoodzaakt zag om op een aantal vlakken een andere richting in te slaan. De keuzes, die het Historisch Centrum Overijssel hierbij gemaakt heeft, maken een toetreding van Steenwijkerland tot de gemeenschappelijke regeling niet langer zinvol. Het onderzoek naar de consequenties van toetreding is hiermee beëindigd. Het college zal geen verdere stappen ondernemen ter voorbereiding van een toetreding tot de gemeenschappelijke regeling. Besluit Het college besluit de de informatienota voor te leggen aan de raad.

Informatienota Inleiding In 2018 is geconstateerd dat het gemeentearchief voortdurend voor nieuwe en diverse uitdagingen staat. Concreet bestonden de belangrijkste uitdagingen toen uit: De noodzaak van het vormgeven van een digitale archiefbewaarplaats (e-depot) voor het beheer en het beschikbaar stellen van digitale archieven. Het aanpakken van complexe juridische vraagstukken, die de digitalisering met zich meebrengt (o.a. auteursrecht, Wet Hergebruik Overheidsorganisatie en recentelijk de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming). Het verder vormgeven van de digitale dienstverlening (o.a. scan-on-demand). Het complexer en specialistischer worden van de toezichthoudende taak. College van burgemeester en wethouders - 14 december 2021 - 2/3 Deze ontwikkelingen riepen de vraag op of het gemeentearchief Steenwijkerland met een formatie van 2,8 FTE wel groot genoeg is om al die complexe uitdagingen alleen aan te gaan, of dat wellicht de samenwerking gezocht moet worden met een andere archiefdienst. Om die reden heeft de gemeenteraad op 19 juni 2018 besloten om het college de opdracht te geven om de consequenties te onderzoeken van het toetreden tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel. Dat onderzoek heeft vertraging opgelopen.

Een belangrijke reden daarvoor was dat het rijk in 2019 aankondigde dat het zich zou terugtrekken uit de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel. Het was aanvankelijk onduidelijk wat dit voor consequenties zou hebben. Ook het coronavirus heeft vertragend gewerkt. Maar ondertussen is het onderzoek afgerond en kan er een conclusie getrokken kan worden. Het blijkt dat er gedurende de afgelopen jaren ontwikkelingen zijn geweest, waardoor het Historisch Centrum Overijssel zich genoodzaakt zag om op een aantal vlakken een andere richting in te slaan. De keuzes, die het Historisch Centrum Overijssel hierbij gemaakt heeft, maken een toetreding van Steenwijkerland tot de gemeenschappelijke regeling niet langer zinvol. Kernboodschap Er zijn gedurende de afgelopen jaren ontwikkelingen geweest, waardoor het Historisch Centrum Overijssel zich genoodzaakt zag om op een aantal vlakken een andere richting in te slaan. Zo wilde het Historisch Centrum Overijssel (HCO) oorspronkelijk een eigen digitale archiefbewaarplaats voor de duurzame bewaring en beschikbaarstelling van digitale archiefbescheiden (een e-depot) ontwikkelen. Gemeenten, die deelnamen aan de gemeenschappelijke regeling, zouden daar dan gebruik van kunnen maken. Het HCO heeft echter nu de keuze gemaakt om niet langer een e-depotfunctie aan te bieden.

Het HCO gaat er nu vanuit dat gemeentes, die in de toekomst zelf moeten ontwikkelen. Bij toetreding tot de gemeenschappelijke regeling zouden oorspronkelijk ook de wettelijke gemeentearchivaristaken worden overgedragen aan het HCO. Het HCO kiest er nu echter voor om de gemeentearchivarisfunctie niet langer zelf uit te voeren, maar deze weer terug te leggen bij de deelnemende gemeenten. De gemeentearchivaris zou dan zowel toezichthouder moeten zijn op het beheer door het HCO van de gemeentelijke historische archieven, als toezichthouder op het beheer van de bedrijfsvoeringsarchieven bij de gemeente zelf, als verantwoordelijk voor het e-depot van de gemeente. Voor Steenwijkerland betekent dit echter dat twee van de grootste uitdagingen, het vormgeven van een e-depot en de steeds complexere toezichthoudende taak, niet worden opgelost. Ook de kwetsbaarheid door een kleine formatie wordt niet opgelost, maar eerder groter. De koerswijzigingen, die het Historisch Centrum Overijssel gemaakt heeft, maken daarom een toetreding van Steenwijkerland tot de gemeenschappelijke regeling niet langer zinvol. De verkenning is daarom afgerond met de conclusie dat toetreding niet langer zinvol is. De keuze om de voorbereidingen voor de toetreding tot de gemeenschappelijke regeling te staken, is samen en in goed overleg genomen met het Historisch Centrum Overijssel.

Consequenties voor de gemeente De uitdagingen waarvoor het gemeentearchief staat zijn nog steeds actueel. Nu toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel daarvoor geen oplossing biedt, zal de gemeente daarvoor zelf een andere oplossing moeten vinden. Communicatie Er is geen verdere communicatie noodzakelijk. College van burgemeester en wethouders - 14 december 2021 - 3/3 Vervolg De hiervoor genoemde uitdagingen voor het gemeentearchief, zijn nog steeds actueel. Een andere uitdaging, een dreigend ruimtegebrek, is door de voortdurende aanwas van bedrijfsvoeringsarchieven ook actueel geworden. Het college al daarom een nieuwe visie ontwikkelen op de toekomst van het gemeentearchief, waarin wordt uitgewerkt hoe de uitdagingen het hoofd worden geboden. Mochten daaruit keuzes volgen die de raad aangaan, dan zullen die voorgelegd worden aan de raad. Corona n.v.t.