Bijlage 5 Onderzoeksrapport 2018

Een tweede aandachtspunt is dat het HCO in de gevoerde gesprekken heeft aangegeven geen voorstander te zijn van werken met DVO’s, ook niet voor de uitvoering van wettelijke taken zoals archiefbeheer en inspectie. Vanuit het perspectief van het HCO is het minder gewenst om de benodigde specialistische kennis op contractbasis in huis te halen in plaats van vaste aanstellingen te kunnen bieden. Daarnaast ziet de Belastingdienst een DVO in bepaalde gevallen als marktwerking. Het HCO verwijst daarom in voorkomende gevallen naar marktpartijen. Hoewel niet op voorhand wordt uitgesloten dat samenwerking op basis van DVO’s mogelijk is, maakt dit voorbehoud de haalbaarheid van dit scenario minder realistisch. 7.1 Kwaliteitsverhoging in de dienstverlening en werkprocessen Archiefbeheer Archiefbewaarplaats In dit scenario kan een eventueel ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats van Steenwijkerland in principe worden opgevangen op basis van een DVO, met het hierboven gemaakte voorbehoud. Beheer van collecties in Zwolle en Steenwijkerland In dit scenario zal het gemeentearchief Steenwijkerland zich als zelfstandige archiefdienst blijven profileren. Het terughalen van de hierboven al genoemde rijksarchieven en particuliere archieven die nu door het HCO worden beheerd verstevigt dit eigen profiel.

Indien Steenwijkerland er voor kiest om deze collecties archieven terug te halen, hoeven er geen afspraken te worden gemaakt met het HCO. Indien de archieven in Zwolle blijven, zullen er in ieder geval afspraken dienen te worden gemaakt over het digitaliseren van de rijkscollecties. 29 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland Audiovisuele collecties van Steenwijkerland Voor de AV-collecties kan een beheerovereenkomst worden afgesloten. Omdat zowel AV- dragers als de benodigde afspeelapparatuur snel verouderen, is het advies om deze collecties op niet al te lange termijn te digitaliseren. Toezicht Ook voor toezicht geldt dat de bestaande samenwerking in principe op basis van een DVO kan worden voortgezet. Dienstverlening De bestaande samenwerking tussen het gemeentearchief en het HCO op onder meer de indexering en online publicatie van de openbare registers van de burgerlijke stand maakt duidelijk dat samenwerking op basis van contractuele afspraken goed mogelijk is. Voor de gewenste beleidsontwikkeling en vertaling van wet- en regelgeving naar de situatie van Steenwijkerland geldt dat minder. De gemeentearchivaris kan kennis nemen van de beleidsdocumenten die het Nationaal Archief en de regionale historische centra opstellen, net zoals dat nu het geval is.

Samenwerking op de concrete vertaling ervan naar de dagelijkse praktijk is echter niet goed mogelijk, waardoor het gemeentearchief Steenwijkerland dit zelfstandig zal moeten blijven realiseren. 7.2 Versterken van de continuïteit (afname van de kwetsbaarheid) In dit scenario is het versterken van de continuïteit mogelijk, maar beperkter dan in het maximale scenario vanwege de tijdelijke aard van contracten. 7.3 Vormgeven e-depot In het maximale samenwerkingsscenario is al aangegeven dat het HCO onderscheid maakt tussen partners in de regeling en overheden die op basis van een DVO willen aansluiten op hun e-depot. De beperkingen die samenwerking op basis van een DVO meebrengt zijn: • Langere wachttijden voordat de gemeente Steenwijkerland kan aansluiten. Partners in de regeling gaan voor, ook nieuw toetredende partners. • Minder uitgebreide dienstverlening: o Het beheer van uitgeplaatste archieven is in dit scenario niet mogelijk. Dit betekent dat Steenwijkerland voor dit type archieven een eigen oplossing moet blijven vinden. o Het is niet mogelijk op basis van een DVO advies bij het HCO in te winnen. Adviesvragen worden doorverwezen naar marktpartijen. • Hogere kosten.

30 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland Op korte termijn kan Steenwijkerland wel stappen zetten om zijn digitaal informatiebeheer verder op orde te brengen, ter voorbereiding op de aansluiting op het e-depot. Met andere woorden: een langere wachttijd hoeft niet perse vertraging in de aansluiting te betekenen. Alle archieven stellen eisen aan de metadata en de informatieobjecten voorafgaand aan opname in een e-depot. Steenwijkerland kan bijvoorbeeld zelf een informatieanalyse opstellen, een metadatamapping maken met de archiefstandaard TMLO en eventueel herstelacties uitvoeren, informatie op persoonlijke en netwerkschijven ontdubbelen en beleid ontwikkelen voor te bewaren informatie in uit te faseren processystemen. Hiervoor is inzet en kennis nodig uit de teams informatiemanagement, DIM en gemeentearchief, eventueel aangevuld met tijdelijke externe expertise. Ook dient een standpunt te worden bepaald over het eventueel uitplaatsen van archieven. Zoals hierboven aangegeven, biedt het HCO hier geen dienstverlening op aan. Dat betekent dat Steenwijkerland in dit scenario een eigen oplossing moet vinden voor het beheer van deze informatie. 7.4 Behoud van de eigen identiteit In dit scenario is er geen sprake van organisatorische wijzigingen. Het behoud van de eigen identiteit is daarmee geborgd.

7.5 Toekomstbestendig In de inleiding bij dit hoofdstuk is al aangegeven dat samenwerking op basis van DVO’s met zich meebrengt dat er geen sprake is van doorontwikkeling en innovatie, waardoor het gemeentearchief de aansluiting gaat missen op maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Dit is de belangrijkste beperking van deze vorm van samenwerken. Op de korte en middellange termijn is versteviging op de taakuitvoering wel mogelijk. Werken op basis van DVO’s betekent per definitie echter tijdelijkheid. Daarmee is dit scenario minder toekomstbestending dan structurele samenwerking door deelname aan de GR. 7.6 Invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing In dit scenario is er geen sprake van organisatorische wijzigingen. De invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing blijft in eigen hand en daarmee gelijk.

31 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland De voor- en nadelen zijn samengevat: Scenario 3 Kwaliteitsverhoging werkprocessen Beperkt mogelijk Versterken continuïteit Beperkt mogelijk Vormgeven e-depot Beperkt mogelijk tegen hogere kosten Behoud eigen identiteit Goed mogelijk Toekomstbestendig Beperkt want op basis van contracten voor bepaalde duur Invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing Goed mogelijk 32 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 8 Financiële consequenties In de tabel hieronder is de begroting van het gemeentearchief voor 2017 opgenomen. Deze uitwerking is gebaseerd op begrotingscijfers die zijn aangeleverd door het team Organisatie- advies - Financiën en de gemeentearchivaris van de gemeente Steenwijkerland. De salariskosten van de medewerkers van het archief zijn aangeleverd door de afdeling Personeelszaken, i.o.m. de salarisadministratie. 8.1 Begroting gemeentearchief 2017 Toelichting Lasten 1. Personeel De loonkosten betreffen de drie vaste medewerkers van het gemeentearchief (2,89 fte). Er is geen sprake van vacatureruimte. Het betreft hier de verwachte loonkosten, de premiepercentages zijn nog niet definitief. Nr.

Begroting gemeentearchief 2017 LASTEN Personeelskosten 1 Personeel € 192.500,00 Middelen 3 Werkbudget historisch archief € 24.000,00 5 Archiefmaterialen € 7.500,00 7 ICT-kosten (Mais Flexis) € 12.000,00 9 Digitalisering € 5.000,00 11 Schoonmaak archiefbewaarplaats € 5.670,00 13 E-depot € 0,00 Overhead 15 Standaard percentage gemeente Steenwijkerland (13%) € 25.000,00 Totaal lasten € 271.670,00 BATEN Verrekeningen 2 Bijdrage gemeente € 271.670,00 Totaal baten € 271.670,00 33 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 3. Werkbudget historisch archief Dit jaarlijkse budget wordt gebruikt voor de primaire processen, o.a. voor restauratie, de aanschaf van boeken en tijdschriften, incidentele kosten voor de archiefapplicatie Mais Flexis en promotie en presentatie. Ook de vrijwilligerskosten en eventuele inhuur van derden wordt uit dit budget gefinancierd. 5. Archiefmaterialen Dit budget betreft de materialen die nodig zijn voor zorgvuldig archiefbeheer, zoals zuurvrije dozen en omslagen. 7. ICT-kosten Dit zijn de structurele kosten voor de archiefapplicatie Mais Flexis. 9. Digitalisering Dit budget betreft de scanactiviteiten. 11. Schoonmaak archiefbewaarplaats De archiefbewaarplaats wordt conform de normen van het Nationaal Archief eens per drie jaar ontsmet. De kosten per schoonmaakbeurt bedragen € 17.000 eens per drie jaar. 15.

Overhead De gemeente Steenwijkerland berekent overheadskosten door op basis van een vast percentage (13%). Baten 2. Bijdrage gemeente De gemeentelijke bijdrage is berekend op basis van de hierboven omschreven lastenramingen. 8.2 Consequenties per scenario In de opdrachtformulering van dit onderzoek is aangegeven dat de status quo van het gemeentearchief het uitgangspunt is. Dat betekent dat de budgetten voor de primaire taakuitvoering ongewijzigd dienen te blijven. Voor het oplossen van de gesignaleerde knelpunten rond de kwaliteitsverhoging van de werkprocessen zijn echter eenmalige kosten te verwachten, die per scenario verschillen. Hetzelfde geldt voor het vormgeven van het e-depot. De organisatorische en financiële consequenties van scenario 2 zijn uitgewerkt in hoofdstuk 9. Kwaliteitsverhoging werkprocessen Hieronder is een kwalitatieve indicatie gegeven van de acties de nodig zijn om de gesignaleerde knelpunten op te lossen.

34 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland Scenario 1 Scenario 2 Scenario 3 Opvangen mogelijk ruimtegebrek archiefbewaarplaats Bouwkundige aanpassingen aan de archiefbewaarplaats, of archiefruimte bijhuren bij marktpartij Verplaatsen van archieven naar Zwolle (of Emmen) Bouwkundige aanpassingen aan de archiefbewaarplaats of archiefruimte bijhuren bij marktpartij Beheer rijkscollecties Verhuizen van de archieven naar Steenwijkerland Beheer AV-collecties Beheerkosten HCO Beheerkosten HCO Toezicht Inkoop inspectietaken bij marktpartij Inkoop inspectietaken bij HCO Scanning on demand Eigen oplossing inrichten Gebruik faciliteiten bij HCO Eigen oplossing inrichten Voor dit onderzoek is volstaan met het in kaart brengen van deze kwalitatieve indicatoren. Het overzicht maakt zichtbaar dat in het eerste scenario de meeste meerkosten te verwachten zijn. Mocht Steenwijkerland kiezen voor dit eerste scenario, dan is het handhaven van de status quo – de basis voor dit onderzoek – niet meer aan de orde. E-depot Het e-depot maakt nog geen onderdeel uit van de begroting van het gemeentearchief. Hieronder zijn ter indicatie de kosten per scenario opgenomen. Het beeld is echter niet compleet.

Omdat er geen benchmarkgegevens beschikbaar zijn voor de projectkosten en structurele kosten voor het realiseren van een eigen e-depot, zijn de kosten e-depot in scenario 1 als pm opgenomen. De kosten zijn onvoorspelbaar en onder meer afhankelijk het model e- depot dat Steenwijkerland wil realiseren. Omdat het HCO onderscheid maakt in tarieven voor het beheren van overgebracht en uitgeplaatst archief is in de tabel hieronder eenzelfde indeling gehanteerd. Het HCO biedt op basis van DVO’s uitsluitend diensten aan voor overgebracht archief. Dit betekent dat Steenwijkerland in het derde scenario een eigen oplossing moet inrichten voor het beheer van blijvend te bewaren informatie die nog niet in dit e-depot kan worden beheerd. Ook deze post is pm opgenomen. Scenario 1 Scenario 2 Scenario 3 Eenmalige kosten pm Geen Geen Jaarlijkse kosten Uitsluitend overgebracht archief pm €48.000,00 € 55.000 Jaarlijkse kosten Overgebracht en uitgeplaatst archief pm € 60.000,00 pm 35 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 9 Organisatorische en financiële consequenties scenario 2 In aanvulling op de bovenstaande uitwerking is voor het tweede scenario, toetreding tot het HCO onderzocht wat de organisatorische en financiële gevolgen zijn. Hieronder zijn de gevolgen voor zowel de gemeente als voor het gemeentearchief uitgewerkt.

Vervolgens zijn ook de arbeidsrechtelijke consequenties voor de medewerkers van het gemeentearchief en de consequenties voor vrijwilligers beschreven. 9.1 Organisatie Bij toetreding tot de GR HCO wordt het gemeentearchief Steenwijkerland ontvlochten uit de gemeentelijke organisatie. Dit heeft van de drie samenwerkingsscenario’s de meeste gevolgen voor zowel gemeente als archiefdienst. Juridische entiteit en bestuursmodel Een gemeenschappelijke regeling is een publiekrechtelijke overeenkomst getroffen door bestuursorganen van het rijk, gemeenten, provincies en/of waterschappen. Indien de gemeente toetreedt tot de GR HCO blijft er sprake van een openbaar lichaam, waarbij de gemeente als lid van het bestuur invloed blijft houden op beleid en uitvoering. De toetredingsprocedure is kort uitgewerkt in hoofdstuk 10. Relatie gemeente en archief De ontvlechting uit de gemeentelijke organisatie brengt de volgende veranderingen met zich mee: Bestuurlijke afstemming Bestuurlijke afstemming met de gemeente vindt plaats in bestuursvergaderingen die het HCO organiseert. Dit betekent dat namens de gemeente een collegelid zitting neemt in het bestuur van het HCO. Periodiek werkoverleg over het gemeentelijke informatiebeheer Rondom de taakuitvoering van het gemeentearchief Steenwijkerland bestaan verschillende overleggen, namelijk het portefeuillehoudersoverleg en diverse ambtelijke overleggen.

Omdat de hiërarchische relatie tussen het gemeentearchief en de gemeente verandert, zal ook de aard van dit type overleggen veranderen. Op ambtelijk niveau zal bij de gemeente accounthouderschap dienen te worden ingericht, bijvoorbeeld bij een ambtenaar cultuur, om regulier overleg tussen archief en gemeente te borgen. Vanuit zijn wettelijke taak blijft de gemeentearchivaris de toezichthouder op de gemeentelijke informatievoorziening. Het advies is om een Strategisch Informatie Overleg (SIO) in te voeren. Dit SIO is bedoeld voor afstemming over vraagstukken die het strategisch informatiebeleid. Deze overlegvorm wordt momenteel vanuit wet- en regelgeving bij iedere overheid wordt ingericht, maar is niet verplicht. Door dit gemeenschappelijke overleg te organiseren blijft de 36 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland afstemming tussen de gemeentelijke ontwikkelingen rondom informatiebeheer en het gemeentearchief goed geborgd. Bedrijfsvoeringtaken en overheaddoorbelasting De gemeente Steenwijkerland voert in de huidige situatie voor het gemeentearchief bedrijfsvoeringstaken uit. Ontvlechting uit de gemeentelijke organisatie heeft gevolgen voor zowel het gemeentearchief als de gemeente. Gevolgen voor gemeentearchief Steenwijkerland De taken die de gemeente nu uitvoert voor het gemeentearchief zullen in de nieuwe situatie worden overgenomen door het HCO.

Hiervoor dienen budgetten overgeheveld te worden. In onderhavig onderzoek zijn de overheaddoorbelastingen op hoofdlijnen onderzocht. De over te hevelen budgetten zullen in de onderhandelingen met het HCO moeten worden bepaald. Gevolgen voor de gemeente Voor de gemeente brengt toetreding tot de GR met zich mee dat er personele uren vrijvallen, namelijk de doorbelaste overhead. De overheadbelasting die wordt doorberekend aan het gemeentearchief zal moeten worden herverdeeld over de ambtelijke organisatie. Een eventuele besparing zal pas op langere termijn mogelijk zijn, bijvoorbeeld door fte’s bij uitdiensttreding of pensionering niet te vervangen. Personeel en organisatie Indien het gemeentearchief deel gaat nemen aan de GR HCO krijgen de medewerkers een andere werkgever, namelijk de GR. Ze behouden de status van ambtenaar en blijven aangesloten bij hetzelfde pensioenfonds, maar gaan wel de cao van het HCO volgen. Een vergelijking van de beide cao’s is als bijlage toegevoegd. De formatie van het gemeentearchief blijft werkzaam op de locatie Steenwijkerland. Op termijn kunnen functies en takenpakketten veranderen, in lijn met de organisatieontwikkelingen bij het HCO. De ervaringen met toetreding van de gemeente Deventer tot het HCO (2016) zijn recentelijk geëvalueerd. Op basis daarvan zal bij toetreding van Steenwijkerland een implementatieplan worden opgesteld.

Praktische consequenties Bij toetreding tot het HCO gaat het gemeentearchief over op het ICT- en telefonienetwerk van het HCO. Dit betekent praktisch dat de medewerkers van het gemeentearchief bijvoorbeeld niet langer toegang hebben tot gemeentelijke informatie via het intranet en geen gebruik meer kunnen maken van de interne telefooncentrale. Ook de gebruikersondersteuning bij eventuele problemen met de kantoorautomatisering of vakapplicaties wordt vanuit het HCO verzorgd. 37 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 9.2 Personeel De vaste formatie van het gemeentearchief bestaat uit drie medewerkers (2,89 fte). Daarnaast zijn er 10 vaste vrijwilligers actief (circa 2 fte). De medewerkers van het archief zijn in dienst bij de gemeente Steenwijkerland en hebben de status van ambtenaar. Ze vallen onder de cao van de gemeente Steenwijkerland. Formatie per 01-01-2017 Inschaling Aanstelling Loonsom Medewerker archief Schaal 8 € 44.832,00 Medewerker archief Schaal 8 € 60.792,00 Gemeentearchivaris Schaal 11 € 86.880,00 Totaal 2,89 € 192.504,00 De loonkosten zijn verwachte loonkosten, de premiepercentages zijn nog niet definitief. Een vergelijking tussen de secundaire arbeidsvoorwaarden tussen Steenwijkerland en Zwolle is als bijlage opgenomen. Cao-verschillen De verschillen tussen de beide cao’s betreffen met name verlof.

In overleg met de personeelsconsulent is besloten om nog geen afkoopsom (compensatie) te berekenen, omdat het – gezien de doorlooptijd van de toetredingsprocedure – nog te vroeg is om hier toezeggingen over te doen en er ook andere compensatiemogelijkheden zijn dan afkopen. Gevolgen voor vrijwilligers Het gemeentearchief heeft momenteel meerdere vrijwilligers die een structurele bijdrage leveren aan de ontsluiting en digitalisering van archieven en collecties. Hun bijdrage is zeer belangrijk, te meer omdat de vaste formatie een beperkte omvang heeft. De vrijwilligers krijgen daarom een reiskostenvergoeding. Ook wordt er jaarlijks een uitje voor ze georganiseerd en krijgen ze een kerstpakket. Het HCO kent deze vorm van compensatie niet. Wel heeft het HCO aangegeven dat bestaande afspraken kunnen worden voortgezet, op basis van het budget dat hiervoor meekomt bij toetreding tot de GR. Eenmalige kosten Naast de hierboven genoemde afkoopsom dient rekening gehouden te worden met eenmalige ontvlechtingskosten (frictiekosten) van € € 27.000, 10% van de normale exploitatiebegroting. Onder de frictiekosten vallen onder meer de te maken toetredingskosten (opstellen plannen en implementatie).

38 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 10 Conclusies en vervolg 10.1 Conclusies In dit rapport is samenwerking tussen het gemeentearchief Steenwijkerland het het HCO beschreven in drie mogelijke samenwerkingsscenario’s. Het eerste scenario, dat feitelijk een voortzetting is van de bestaande ad hoc samenwerking, biedt geen oplossing voor de geformuleerde aandachtspunten voor het uitgevoerde onderzoek. Samenwerking met het HCO biedt het gemeentearchief wel goede mogelijkheden. De verschillen tussen het tweede scenario, toetreding tot de GR, en het derde scenario, samenwerking op basis van DVO’s, zijn hieronder kort samengevat. Inhoudelijke overwegingen Kwaliteitsverhoging en versterken continuïteit Het gemeentearchief is kwetsbaar is op de uitvoering enkele van zijn kerntaken. Door de krappe personeelsbezetting blijven werkzaamheden liggen, met name beleidsontwikkeling en het volgen van relevante wet- en regelgeving. Door toe te treden tot het HCO (scenario 2) kan de kwetsbaarheid goed worden opgelost. Het HCO heeft de interne expertise in huis, waardoor efficiënt kan worden samengewerkt. Afnemen van diensten bij het HCO op basis van DVO’s (scenario 3) heeft als groot nadeel dat er onvoldoende sprake zal zijn van innovatie, waardoor het gemeentearchief aan relevantie verliest doordat de aansluiting op de maatschappelijke ontwikkelingen zal gaan missen.

De vraag is ook hoe realistisch samenwerking op basis van DVO’s is, omdat het HCO heeft aangegeven geen voorstander te zijn van deze vorm van samenwerking. Vormgeven e-depot Zie hiervoor de uitwerking onder de financiële overwegingen. Behoud eigen identiteit Dit is in alle scenario’s goed mogelijk. In het tweede scenario (toetreding tot het HCO) zal het accent verschuiven naar de gezamenlijke, regionale identiteit. Organisatorische overwegingen Toekomstvast Van de scenario’s is het tweede het meest toekomstvast, omdat het gemeentearchief voor onbepaalde tijd deel gaat uitmaken van een grotere organisatie. Het werken op basis van DVO’s (scenario 3) is daarentegen steeds voor bepaalde tijd en daarmee minder zeker. Organisatie-impact Voor twee van de drie scenario’s geldt dat er geen sprake is van organisatorische wijzigingen. De organisatie-impact van het tweede scenario, toetreding tot het HCO, is als volgt: 39 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland • Impact op het gemeentearchief De medewerkers krijgen een andere werkgever, maar houden de status van ambtenaar en blijven aangesloten bij hetzelfde pensioenfonds. • Impact op de gemeente De gemeente heeft minder directe invloed op de taakuitoefening van het gemeentearchief. Via het dagelijks en algemeen bestuur van de GR toetst de gemeente het inhoudelijke en financiële beleid van het HCO.

Financiële overwegin gen Bij het opstellen van de scenario’s is de status quo van het gemeentearchief het uitgangspunt. Het streven is een zoveel mogelijk budgettair neutrale oplossing te realiseren. Uitzondering hierop vormen de kosten voor het e-depot. Deze zijn nog geen onderdeel van de begroting van het gemeentearchief. De kosten voor een e-depot variëren per scenario. • Scenario 1 (zelfstandig e -depot) De kosten voor de implementatie en het structurele beheer van een eigen e-depot zijn onvoorspelbaar, onder meer omdat er geen benchmarkgegevens beschikbaar zijn van andere gemeenten. In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat de kosten in scenario 1 hoger zullen zijn dan in beide andere scenario’s, onder meer omdat het HCO geen eenmalige instapkosten rekent. De structurele bijdrage die het HCO rekent is naar verwachting ook lager dan de kosten die de gemeente moet maken voor personele inhuur, licenties en beheer en onderhoud van een eigen e-depot. • Scenario 2 (e-depot bij het HCO als partner in de GR) In dit scenario zijn de structurele kosten voor de gemeente Steenwijkerland het laagst. Afhankelijk van de keuze om ofwel alleen overgebracht archief danwel zowel overgebracht als uit te plaatsen archief in het e-depot onder te brengen variëren de kosten van € 48.000 tot €60.000 per jaar.

• Scenario 3 (e-depot bij het HCO op basis van een DVO) In dit scenario is het uitsluitend mogelijk om over te brengen archief in het e-depot op te nemen. Dit betekent dat Steenwijkerland voor recente bedrijfsarchieven en scans van de historische archieven een andere oplossing moet vinden (meerkosten). De jaarlijkse bijdrage aan het HCO bedraagt in dit scenario € 55.000. Concluderend: • Vanuit de inhoudelijke overwegingen biedt toetreding tot het HCO (scenario 2) de meeste voordelen • Alleen in het tweede scenario is sprake van een organisatieverandering. De gemeente- raad blijft bevoegd tot het nemen van besluiten over beleidsaanpassingen, de uitvoering van de archieftaken ligt bij het HCO. Toetreding tot het HCO is wel toekomstvaster dan samenwerken op basis van DVO’s. Vanuit organisatorisch oogpunt is toetreding tot het HCO daarom het gunstigst. • Beleidsmatig en financieel ontlopen scenario 2 en 3 elkaar niet veel. Vanuit financiële overwegingen biedt toetreding tot het HCO voordelen met betrekking tot het e-depot. De eenmalige kosten die samenhangen met de organisatiewijziging zijn beperkt. 40 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 10.2 Vervolg Op basis van de bovenstaande conclusie is de aanbeveling te besluiten de toetreding van het gemeentearchief tot het HCO voor te gaan bereiden.

Bij deze voorbereiding zijn zowel de gemeente Steenwijkerland als het HCO actief betrokken. Onderdelen van de besluitvorming zijn in ieder geval: • De over te hevelen budgetten. Het uitgangspunt is dat toetreding tot de GR budget- neutraal is. nb: de archiefbewaarplaats van Steenwijkerland blijft buiten de regeling. De gemeente blijft de bijbehorende kosten zelf dragen. • Bepalen van taken die worden overgedragen aan het HCO. Het ligt in de rede dat archieftaken (primaire processen) overgaan. Voor de bedrijfsvoeringtaken die het HCO zal gaan overnemen, zullen nadere afspraken moeten worden gemaakt. • Het HCO heeft aangegeven een nulmeting te willen doen, als onderdeel van de toetredingsprocedure. Hierbij voert het HCO een schouw uit op de staat van zowel de analoge als de digitale archieven. Indien er achterstanden worden geconstateerd en inhaalacties nodig zijn, dan komen de kosten daarvan ten laste van de gemeente Steenwijkerland. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan eventuele werkzaamheden om de metadata in het archiefsysteem Mais Flexis in lijn te brengen met de standaard die het HCO hanteert. 10.3 Toetredingsprocedure tot het HCO De procedure bestaat uit de volgende stappen: • Op basis van dit onderzoeksrapport nemen het college en de raad een principebesluit.

• De gemeente Steenwijkerland neemt vervolgens formeel de stap tot het onderzoeken van de mogelijkheid tot toetreden tot de gemeenschappelijke regeling HCO. • De directeur van het HCO meldt dit aan het bestuur HCO. • Het HCO en de gemeente Steenwijkerland voeren op ambtelijk niveau besprekingen tot toetreden, en werken de personele, financiële en organisatorische afspraken uit. Het HCO geeft aan dat dit een half jaar tot driekwart jaar in beslag neemt. • Het HCO rapporteert aan zijn bestuur en adviseert positief. • De ambtelijke organisatie van Steenwijkerland rapporteert aan de gemeenteraad en adviseert positief. • Vervolgens vraagt de gemeente Steenwijkerland formeel toestemming om toegelaten te worden aan de de huidige partners in de regeling, te weten de gemeenten Zwolle en Deventer en het Rijk (het Nationaal Archief). • Als deze partijen akkoord zijn, komt er een nieuwe gemeenschappelijke regeling HCO. Na het zogenaamd “voorhangen” bij de Eerste en Tweede Kamer wordt de nieuwe wet getekend door de koning. • Na publicatie in de Staatcourant is de nieuwe regeling HCO een formeel feit. Op voorhand is de inschatting dat het doorlopen van deze procedure anderhalf tot twee jaar kan gaan duren. De kosten voor het maken van de plannen en de praktische uitvoering van de invlechting van het gemeentearchief in het HCO worden gedragen door het HCO en de gemeente Steenwijkerland.

Bij deze procedure wordt de medezeggenschap actief betrokken. 41 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 11 BIJLAGEN 42 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 11.1 Gesprekspartners Gemeente Steenwijkerland Martine de Boer, medewerker gemeentearchief Ditta Cazemier, concernmanager Dieke Frantzen, wethouder Bedrijfsvoering Danny Gorter, adviseur DIM Brenda Hoogeveen, personeelsconsulent Eibe Karssenberg, teamleider Beleid Leefwereld Bertil Kuipers, teamleider faciliteiten Jan Lankamp, informatieadviseur Roel Lensen, gemeentearchivaris Jilke Marinus, informatiemanager Douwe Oosterveen, wethouder Cultuur Henk Schuitemaker, controller Caroline Vuursteen, medewerker gemeentearchief Historisch Centrum Overijssel Marc Schuil, manager innovatie en informatie Simon Tjaarda, manager dienstverlening, publieksactiviteiten en bedrijfsvoering 11.2 Geraadpleegde documenten Collegebesluit Toekomst Gemeentearchief d.d.

20 september 2016 Inspectiejaarverslag 2016 Jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2016 Producten en Diensten Catalogus Digitale Archiefdiensten Regionaal Historische Centra (2017; concept) Project Initiatie Document Aansluiting e-depot (2015) Roel Lensen, Gemeentearchief 2020: Scenario’s voor de toekomst van het gemeentearchief Steenwijkerland - Onderzoeksrapport (2016) 43 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 11.3 Overzicht secundaire arbeidvoorwaarden Steenwijkerland-Zwolle Bij toetreding tot de GR HCO behouden de medewerkers de status van ambtenaar en blijven ze aangesloten bij hetzelfde pensioenfonds (ABP). Wel zullen ze de cao van het HCO (CAR-uwo) gaan volgen. In de vergelijking hieronder zijn de verschillen in de secundaire arbeids- voorwaarden samengevat. Verlof Steenwijkerland HCO 5 mei Lokale feestdag Lokale feestdag Goede Vrijdag Lokale feestdag Lokale feestdag Verlof Wettelijk verlof: 4 x formele arbeidsduur Bovenwettelijk verlof: garanties Steenwijkerland 17,60 uur op fulltime basis + leeftijdsdagen bij 40, 45, 50, 55 jaar 151,2 uur Verlof max.

schaal 9 of hoger - + 7,2 uur (deeltijders naar rato) Compensatieverlof (ADV) 208 uur bij fulltime dienstverband Geen ADV Bevalling Partner 10 werkdagen 2 dagen Ondertrouw Geen verlof Geen verlof Huwelijk 1 dag 1 dag Overlijden Zoveel als nodig met max 4 werkdagen bij 1e graad 1e graad, 4 werkdg; 2e graad, 2 werkdg Kortdurend zorgverlof 2x het aantal werkuren per week waarbij ½ voor rekening werkgever 2x het aantal werkuren p.w., ½ voor eigen rekening Ouderschapsverlof Deels betaald, 50% Deels betaald, gem. 50% van niet gewerkte uren Leeftijdsverlof of Diensttijdverlof Zie verlof Na 25 jaar overheidsdienst of de 45-jarige leeftijd bereikt: + 2x 7,2 uur Na 35 jaar overheidsdienst of de 55-jarige leeftijd bereikt: + 4x 7,2 uur Studieverlof In overleg, met max 4 uur per week In overleg wanneer opleiding in werktijd is 44 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland Salaris en vergoedingen Steenwijkerland HCO Werkweek 36 uur (1450 netto per jaar) 36 uur (1836 per jaar) Bij uitstekend functioneren Functioneringstoelage (per jaar toegewezen) = max 10% eigen salaris Gratificatie 500,00 netto (per jaar) Geen IKB (VT+EJU+LL+0.8) 16,8% (per 1 december 2017) 16,8% Overwerk- vergoeding Alleen van toepassing bij werken buiten dagvenster Geen Onregelmatige dienst Ma. 0-6 uur 40% Ma t/m vr.6-8 uur 20% 18-22 uur 20% 22- 6 uur 40% Za 40% Zo 65% Ma.

0-6 uur 40% Ma t/m vr.6-8 uur 20% 18-22 uur 20% 22- 6 uur 40% Za 40% Zo 65% Jubileumgratificatie 25 jaar: half maandsalaris + 8% onbelast 40 jaar: heel maandsalaris + 8% onbelast 10 jaar: 25% belast 20 jaar: 50% belast 30 jaar: 75% onbelast, 40 jaar: 100% onbelast Overgang tot 2021 Studiekosten Alleen bij studiefaciliteiten, 100% / 50% of 0% Alleen 100% bij verplichte studie, anders 75% Salaris bij ziekte 1e halfjaar 100% 2e halfjaar 90% 2e jaar 75% Daarna 70% 1e halfjaar 100% 2e halfjaar 90% 2e jaar 75% Daarna 70% Vergoeding wg. ziektekosten 168,- voor med. boven max schaal 6 296,- voor med. t/m max. schaal 6 Voorwaarde IZA, CZ of Menzis+ aanvullend pakket niveau 3 of 4 168,- voor med. boven max schaal 6 296,- voor med. t/m max. schaal 6 Voorwaarde IZA of ZK + aanvullend pakket Bijdrage collectieve arbeidsongeschiktheids- verzekering Loyalis Bij deelname collectiviteits- korting Bij deelname collectiviteits- korting Cafetariamodel n.v.t. los fietsplan Via IKB mogelijk om verlof te kopen en reiskosten woon- Fietsenplan, aan- en verkoop uren, uitruil woon-werkverkeer, vakbondscontributie 45 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland werkverkeer uit te ruilen (geen cafetariaregeling) Aparte regeling om bovenwettelijk verlof te verkopen, max.

72 uur per jaar Reiskostenvergoeding woon-werk Geen Geen; bij verhuis-verplichting 2 jaar op basis OV 2e klasse; wordt niet verhuisd dan vergoeding terugbetalen.