Bijlage 3 Rapport Gemeentearchivaris over mogelijke toetreding GR Collectie Overijssel

RAPPORT GEMEENTEARCHIVARIS OVER TOETREDING TOT DE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING COLLECTIE OVERIJSSEL 1. Algemeen Het college heeft gevraagd de mogelijkheden van toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel te onderzoeken. De directie heeft hierover een advies geschreven. De gemeentearchivaris heeft een eigen verantwoordelijkheid voor het beheer van en de dienstverlening. Vanuit die eigen verantwoordelijkheid is dit rapport geschreven. Hierin wordt vooral ingegaan op de archiefinhoudelijke aspecten, waarvoor de verantwoordelijkheid bij hem ligt. Samenwerking tussen gemeentes voor het beheer van hun historische archieven is in Nederland eerder regel dan uitzondering. Dat geldt helemaal voor gemeentes van vergelijkbare grootte. Toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijsel en de bijbehorende uitplaatsing van het historische archief is dan ook geen bijzondere stap. Veel gemeentes in Nederland hebben een vergelijkbare stap gemaakt. Er wordt in dit rapport geen positief of negatief advies over de toetreding gegeven. Daarvoor moeten er andere aspecten meegewogen worden, die betrekking hebben op personeel, organisatie en bedrijfsvoering. Aspecten die buiten de verantwoordelijkheid en deskundigheid vallen van de gemeentearchivaris. Het rapport is als volgt opgebouwd. Eerst wordt ingegaan op de voordelen, vervolgens worden de nadelen besproken.

Daarna wordt nog ingegaan op enige uitvoeringsaspecten en de datum van toetreding. Afgesloten wordt met een conclusie. 2. Voordelen Het belangrijkste voordeel aan toetreding tot de gemeenschappelijke regeling, is dat het een aantal belangrijke problemen oplost. - Ruimteprobleem wordt opgelost Het gemeentearchief heeft nu ruimtegebrek. Het is nu al nodig om ruimte bij een externe partij te huren. Wil het gemeentearchief ook in de toekomst alle fysieke archieven van de gemeente een plek kunnen geven en ook waardevolle particuliere archieven kunnen verwerven, dan is er extra ruimte nodig. Collectie Overijssel kan dat met de nieuwbouw bieden. - Kwetsbaarheid door specialistische taken wordt opgelost Het gemeentearchief functioneert goed, maar is wel kwetsbaar. De formatie bestaat uit slechts 2,8 FTE, verdeeld over vier personen. De wettelijke taken van de gemeentearchivaris, waaronder de verantwoordelijkheid voor het beheer van de historische archieven en de inspectietaak, berusten alleen bij de gemeentearchivaris. Deze kunnen vanwege de specialistische kennis en de wettelijke diploma-eisen ook niet elders binnen de cluster of de organisatie belegd worden. Ook het hele cruciale beheer van het Collectiebeheersysteem is heel specialistisch en kan daarom niet elders binnen de organisatie belegd worden.

Voor het beheer van digitale archieven van de gemeente zal een e-depot moeten worden georganiseerd. Dat is in de eerste plaats een kwestie van het juiste personeel en inrichting. De specifieke kennis voor het beheer en inrichting van een e-depot is nog niet aanwezig. Dat zal extra personeel vragen, maar de beperkte omvang en de specialistische kennis daarvoor, verhogen het risico op meer kwetsbaarheid. Toetreding tot de GR kan die kwetsbaarheid oplossen. Zij vervullen dezelfde taken voor meerdere gemeentes en hebben daarom de omvang voor meer specialisatie. - Meer deskundigheid en betere faciliteiten voor audiovisueel archief Voor bepaalde onderdelen van de collectie, zal het beheer bij Collectie Overijssel beter geregeld kunnen worden, dan hier in Steenwijkerland. Voor met name het audiovisuele archief hebben zij meer deskundigheid en in de nieuwbouw kunnen zij daar ook betere bewaaromstandigheden voor realiseren. - Alle belangrijke archieven Steenwijkerland onder één dak Bij Collectie Overijssel bevinden zich ook al sinds jaar en dag archieven, die oorspronkelijk uit Steenwijkerland komen. Dit levert verwarring op bij burgers en komt het gebruik van de collectie niet ten goede. Door alle belangrijke archieven uit Steenwijkerland onder één dak te brengen (Collectie Overijssel), wordt meer duidelijkheid gegeven aan de burger. 3.

Nadelen Het onderbrengen van het gemeentearchief bij de Collectie Overijssel kent echter ook nadelen. Die worden hieronder uitgewerkt: - Al het archief gaat naar Deventer, ook de topstukken met grote symbolische waarde Toetreding tot de gemeenschappelijke regeling houdt in dat alle historische archieven en verzamelingen van de gemeente Steenwijkerland ondergebracht moeten worden bij Collectie Overijssel. Na het gereedkomen van de nieuwbouw zullen ook alle historische archieven en verzamelingen naar Deventer moeten verhuizen. De Archiefwet 1995 biedt geen mogelijkheid om daar onderdelen van uit te zonderen. Na toetreding zullen dan ook topstukken met een grote symbolische waarde, zoals de stadsrechten van Vollenhove en Blokzijl, uit de gemeente vertrekken. Dit zijn stukken die al vaak al vele eeuwen door de gemeente en haar voorgangers zijn bewaard en onlosmakelijk met de geschiedenis van deze plaatsen zijn verbonden. - Collectie Kermis- en Circusmuseum De documentaire collectie van het Kermis- en Circusmuseum is ondergebracht in het gemeentearchief. Deze collectie heeft een nauwe relatie met de museale collectie van het KCM, die ondergebracht wordt in het nieuwe museum in Steenwijk. Dit was een belangrijke reden om de documentaire collectie onder te brengen in het gemeentearchief. Het kan dan gebruikt worden ter ondersteuning van de werkzaamheden van museum.

Als het gemeentearchief wordt ondergebracht in Deventer, zal dat veel moeilijker worden. Het is de vraag of Collectie Overijssel in Deventer dan wel de meest geëigende plaats is voor de documentaire collectie van het Kermis- en Circusmuseum. - De dienstverlening wordt per saldo minder voor de inwoner van Steenwijkerland De dienstverlening van Collectie Overijssel is grotendeels digitaal en digitaal goed op orde. Zo kennen zij een ‘Snelle scanservice’, waarbij archiefstukken op verzoek gratis voor de burger worden gescand. Bij toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling, zal de digitale dienstverlening daarom niet minder van kwaliteit worden. De fysieke dienstverlening zal echter minder van kwaliteit worden. Nu kunnen inwoners op afspraak openbare stukken inzien op het gemeentehuis in Steenwijk. Daarbij krijgen ze deskundige begeleiding en advies. Als er meer stukken nodig zijn dan van tevoren aangevraagd kunnen die meteen worden aangevraagd en ter inzage worden gegeven. Na toetreding en de verhuizing naar Deventer, kunnen inwoners de originele archiefstukken alleen nog inzien in Zwolle of Deventer. Hieraan zitten een aantal serieuze nadelen: o De reisafstand. Voor het inzien van fysieke stukken moeten ze straks naar Zwolle of Deventer. o In Zwolle kunnen alleen maar de stukken die van tevoren zijn aangevraagd worden ingezien.

Als blijkt dat er extra stukken nodig zijn, zal er een nieuwe afspraak gemaakt moeten worden o De ‘Snelle Scanservice’ is geen alternatief voor archiefstukken jonger dan 110 jaar. Die komen daarvoor niet in aanmerking vanwege bezwaren vanuit het auteursrecht en de privacywetgeving. De meeste archiefstukken die bij ons in de studieruimte worden aangevraagd, zijn echter jonger dan 110 jaar. o Via de ‘Snelle Scanservice’ kunnen maar twee inventarisnummers (mappen, registers) per week per persoon worden aangevraagd. Zijn er b.v. tien inventarisnummers nodig, dan kunnen er zeven weken overheen gaan voordat alle informatie geleverd is. Bij een bezoek aan de studieruimte kunnen ze binnen één dagdeel allemaal worden ingezien. De professionele onderzoeker zal wel afreizen naar Zwolle of Deventer, maar de gewone inwoner zal waarschijnlijk niet of veel minder vaak komen. Onderzoek in de archieven van de gemeente wordt daarom minder bereikbaar voor inwoners. Het aantal bezoeken aan onze studieruimte is niet zo groot, ca. 50 à 100 per jaar. Hier zitten echter ook inwoners tussen, die op basis van het onderzoek publiceren in onder meer de periodieken van de historische verenigingen. De relevantie van het onderzoek in onze studieruimte is daarom groter dan deze 50 à 100 bezoeken. Voor de inwoner van Steenwijkerland gaat de dienstverlening er dus per saldo op achteruit.

- Voor de vrijwilligers is geen plaats meer in Steenwijkerland De Collectie Overijssel heeft aangegeven geen vrijwilligers in Steenwijkerland te kunnen handhaven. De huidige vrijwilligers zullen, op wellicht één uitzondering na, niet mee willen gaan naar de locatie Deventer. Maar voor zeker één project zal lokale kennis noodzakelijk zijn. Dat is het beschrijven van de nog vele duizenden, wellicht tienduizenden lokale foto’s. Vaak zijn daar ook de fysieke foto’s voor nodig (voor de aantekeningen en stempels op de achterkant). Hiervoor zal een oplossing moeten komen. - Erfgoedlessen en andere promotie Collectie Overijssel verzorgt geen erfgoedlessen of organiseert geen dagen van de geschiedenis. Bij de erfgoedlessen worden leerlingen al heel jong op een heel directe manier in aanraking gebracht met de eigen geschiedenis, waarvoor de eigen lokale archieven worden ingezet. Dat is de meerwaarde, die zal nooit in die vorm te realiseren zijn door Collectie Overijssel. 4. Uitvoeringsaspecten Hieronder worden nog enkele praktische consequenties van eventuele toetreding benoemd. - Particuliere archieven De eigenaars van in bewaring gegeven particuliere archieven zullen benaderd moeten worden om te vragen of zij er mee akkoord gaan dat hun archief ondergebracht wordt bij Collectie Overijssel en uiteindelijk naar Deventer gaat.

De schenkers van particuliere archieven, voor zover nog bekend, zullen geïnformeerd moeten worden dat hun archief ondergebracht wordt bij Collectie Overijssel en uiteindelijk naar Deventer gaat. - Archief ontstaan als gevolg van de taken van het gemeentearchief Het gemeentearchief heeft haar eigen taken. Als gevolg van de uitvoering van die taken ontstaat er archief. Hierbij kan onder andere gedacht worden aan overeenkomsten van schenking en inbewaargeving van particuliere archieven, maar ook aan inspectierapporten. Collectie Overijssel zal dit soort stukken nodig hebben om haar werk voor de gemeente goed te kunnen uitvoeren. Op grond van de Archiefwet 1995 kan dergelijk archief niet vervreemd worden, maar moet tijdelijk ter beschikking worden gesteld. In dit geval tot het moment van overbrenging, waarna het gewoon blijft bij Collectie Overijssel. Collectie Overijssel kent geen vervanging en heeft geen digitaal archief voor hun collectiedossiers (overeenkomsten e.d.). Geadviseerd wordt om het archief betreffende het gemeentearchief, af te scheiden van de rest van het archief van Steenwijkerland en uit te sluiten van vervanging. Dit kan dan in papieren vorm aan Collectie Overijssel ter beschikking worden gesteld. Relevante stukken uit het verleden kunnen indien nodig ter complementering uitgeprint worden en toegevoegd.

- Dienstverlening aan Burgerzaken Medewerkers burgerzaken zoeken nu zelf in de al overgebrachte bevolkingsadministratie en registers burgerlijke stand. De bevolkingsregisters zijn tot 1939 gedigitaliseerd, maar daarna nog niet. Het zal moeilijk zijn voor Collectie Overijssel om voor dit onderdeel scan-on- demand ten behoeven van medewerkers van de gemeente te regelen. Geadviseerd wordt om aanvullend budget te regelen om de persoons-, woning- en archiefregisters uit de periode 1939-1994 en de registers Burgerlijke Stand te digitaliseren, zodat medewerkers Burgerzaken zelf digitaal kunnen zoeken. - Werkvoorraad Het is zaak zo weinig mogelijk werkvoorraad mee te nemen. Uit niet-geïnventariseerde, niet- goed verpakte en ongenummerde archieven raakt makkelijk wat zoek. Daarom wordt geadviseerd om te zorgen voor budget voor extra capaciteit om de hoeveelheid ongeïnventariseerd archief zoveel mogelijk weg te werken voor de verhuizing. 5. Datum toetreding Als toetredingsdatum is 1 januari 2027 gepland. De daadwerkelijk verhuizing naar Deventer zal pas plaatsvinden in 2028 of 2029. Collectie Overijssel zal de jaren daarvoor heel druk zijn met eerst de invoering van een nieuwe collectiebeheersysteem (ter vervanging van MAIS), daarna de nieuwbouw en de (voorbereiding van de) verhuizing. Ook moet er nog een e-depot ingericht worden (zowel technisch als organisatorisch).

De Collectie Overijssel heeft dus een volle agenda. De maatschappij en ook het vakgebied zijn erg in beweging. Het is daarom niet de tijd om stil te staan. Het gemeentearchief moet zich de komende jaren door kunnen ontwikkelen om aansluiting te houden met de behoeftes van de gemeente en de maatschappij. Hierbij moet ook gedacht worden aan de inzet van een e-depot op korte termijn voor b.v. openbaar maken en archiveren van WOO -documenten of de archivering netwerkschijven. Gewaakt moet worden dat een besluit tot toetreding tot de gemeenschappelijke regeling per 1 januari 2027 niet leiden tot een periode van vier jaar stilstand in de ontwikkeling voor Steenwijkerland. Het is niet verstandig om tot de toetreding 1 januari 2027 al in de wachtstand te gaan staan. Belangrijke ontwikkelingen moeten niet stilgelegd worden. Na toetreding zal Collectie Overijssel ervoor moeten zorgen, dat naast al hun andere prioriteiten, de belangen van de dislocatie in Steenwijkerland gewaarborgd blijven. 6. Conclusie Aan toetreding zitten belangrijke voordelen. Het lost met name een aantal actuele problemen op: het ruimteprobleem, de kwetsbaarheid aan de personele kant. Collectie Overijssel heeft bovendien de omvang om een professionele organisatieonderdeel in te richten voor een e-depot.

Er zijn ook serieuze nadelen, waarvan de belangrijkste is dat de dienstverlening voor de inwoner van Steenwijkerland er per saldo op achteruit gaat. Ook zal er voor vrijwilligers geen plaats meer zijn, en zullen de erfgoedlessen voor kinderen (met direct gebruik van de archieven) niet meer op de huidige wijze georganiseerd kunnen worden. Het is wel belangrijk om te beseffen, dat als de keuze valt op niet toetreden, er extra investeringen nodig zijn om de uitdagingen waarvoor het gemeentearchief staat op te lossen. De voordelen genoemd onder 2 worden dan weer uitdagingen. Tot slot moet er voor gewaakt worden, dat er geen jarenlange periode van stilstand tussen nu en de daadwerkelijke verhuizing in 2028 of 2029 naar de decentrale locatie in Deventer. Roel Lensen, 13 maart 2025