Bijlage 1 Onderzoeksrapport toetreding GR CO

1 Onderzoeksrapport toetreding GR Collectie Overijssel, eerste kwartaal 2025 Uitgevoerd door Henriëtte de Jong, directeur gemeente Steenwijkerland. Inleiding In de periode december 2024 – maart 2025 is een toetredingsonderzoek naar GR Collectie Overijssel uitgevoerd. De aanleidingen om dit toetredingsonderzoek uit te voeren waren: 1. Er is sprake van ruimtegebrek bij het historisch archief (2.500 m1 ruimte, dat nagenoeg vol is doordat er ook werkruimte nodig is). Een aantal jaren is bekend dat de ruimte voor het historisch archief vol raakt en inmiddels is. Aanpassing van ons huisvestingsconcept is nodig om het historisch archief blijvend in ons gebouw te houden. Het college heeft in het voorjaar van 2024 gezien de financiële situatie besloten om niet te investeren in verduurzaming van ons gebouw in combinatie met aanpassing van ons huisvestingsconcept. Besloten is te investeren in noodzakelijk onderhoud. In het daarvoor door de gemeenteraad bij begroting 2025-2028 beschikbaar gestelde budget zijn vanaf 2027 financiële middelen opgenomen voor uitplaatsing van het historisch archief. 2. Op eerdere momenten is toetreding tot Collectie Overijssel onderzocht met een positieve uitkomst. In 2016 is een onderzoek naar de toekomst van het historisch archief uitgevoerd.

Het daaruit voortvloeiende advies was de mogelijkheden tot een intensievere samenwerking met Collectie Overijssel te onderzoeken. In 2018 is onderzocht in welke vormen deze samenwerking het beste kon plaatsvinden met als uitkomst dat toetreding tot de GR de beste optie was. Geadviseerd werd de toetreding voor te bereiden. In 2021 bleek dat Collectie Overijssel niet kon voldoen aan voor ons belangrijk punten. Het lopende toetredingsonderzoek is toen gestopt. Inmiddels is Collectie Overijssel in staat om aan deze punten te voldoen. 3. Collectie Overijssel gaat over tot nieuwbouw in Deventer. Eerder was Collectie Overijssel qua ruimte niet in staat onze omvangrijke collectie fysiek een plek te geven. In het traject van de nieuwbouw kunnen zij de door ons benodigde ruimte in het ruimtelijk pakket van eisen opnemen. Het uitgevoerde toetredingsonderzoek verschaft duidelijkheid over de praktische, financiële en organisatorische consequenties van toetreding. Opgemerkt wordt dat op dit moment de formele huidige benaming nog Gemeenschappelijke Regeling Historisch Centrum Overijssel is. Dit wijzigt op korte termijn in Collectie Overijssel. Om die reden is ervoor gekozen al te spreken over Collectie Overijssel, afgekort tot CO. 2 Inhoud Inleiding ..................................................................................................................................

1 Aanleiding/historie .................................................................................................................. 3 Onderzoeksaanpak ................................................................................................................. 5 Inhoud .................................................................................................................................... 6 Algemeen ............................................................................................................................ 6 Gemeente Steenwijkerland .................................................................................................. 6 Gevolgen toetreding tot CO .................................................................................................. 7 Juridisch ............................................................................................................................... 10 Personeel.............................................................................................................................. 11 Medewerkers ..................................................................................................................... 11 Vrijwilligers ........................................................................................................................

12 Financieel ............................................................................................................................. 12 Kostenvergelijking .............................................................................................................. 12 Beoordeling financiële situatie GR CO ................................................................................ 14 Kosten toe- en uittreding .................................................................................................... 14 Financieel risico ................................................................................................................. 14 Algemeen .............................................................................................................................. 14 Sfeer .................................................................................................................................. 14 Toetredingseisen ................................................................................................................ 15 Toetredingsdatum .............................................................................................................. 15 Overwegingen .......................................................................................................................

15 Inhoud ............................................................................................................................... 15 Personeel ........................................................................................................................... 16 Financieel .......................................................................................................................... 16 Juridisch ............................................................................................................................. 16 Alternatief ............................................................................................................................. 17 Financieel ........................................................................................................................... 17 Inhoud ................................................................................................................................ 18 Gehanteerde documenten ..................................................................................................... 19 3 Aanleiding/historie In 2016 stelde Roel Lensen (inmiddels de gemeentearchivaris) in het kader van zijn afstudeeronderzoek het college voor de organisatie de opdracht te geven om de mogelijkheden tot een intensievere samenwerking met het HCO (inmiddels CO) te onderzoeken.

Verder vroeg hij voor de uitvoering van de lopende raadsopdracht en het voortzetten van cultuureducatie middelen voor een formatie-uitbreiding van 2,0 naar 2,89 fte. Tenslotte meldde hij het college dat de depotruimte van het gemeentearchief voldoende was voor de komende jaren en rond 2020 vol dreigde te raken. Toelichting: Het afstudeeronderzoek van de gemeentearchivaris richtte zich op de vraag hoe het archief van gemeente Steenwijkerland er in 2020 uit zou moeten zien. De gemeentearchivaris concludeerde dat samenwerking noodzakelijk was gezien de complexiteit en vanwege de benodigde specialistische kennis (inspectietaak en e-depot). Het HCO (de voorganger van het CO) was de meest aangewezen partner voor deze samenwerking. Zij hadden ook al het voortouw genomen voor een Overijssels e-depot. Destijds lag al een deel van ons archief bij het HCO en een deel in het gemeentehuis. Dit werd als verwarrend ervaren. Logica was alles op één plek. Het uitbreiden van de samenwerking met het HCO door het aldaar onderbrengen van ons gehele historisch archief leek een voor de hand liggende optie. Die optie is destijds besproken met de (toenmalige) directeur van het HCO. Hij gaf aan geen ruimte te hebben voor toevoeging van een omvangrijk gemeentearchief als dat van Steenwijkerland.

Hij stond wel voor open voor andere vormen van verdergaande samenwerking waarbij het archief in Steenwijk zou blijven. Gezien het verwachtte toekomstig ruimtegebrek in het gemeentehuis adviseerde de gemeentearchivaris het college om de archieven vanuit het HCO niet terug te halen. Daarnaast adviseerde hij blijvend n te zetten op de verwerving particuliere archieven, digitalisering en promotie en presentatie plus cultuureducatie en hiertoe de formatie uit te breiden. Het college stemde in met de voorstellen van de gemeentearchivaris. Op basis van de opdracht aan de organisatie om de mogelijkheden tot een intensievere samenwerking met het HCO te onderzoeken is Brigit Hoomans Informatie Advies gevraagd dit onderzoek uit te voeren. In 2018 is de gemeenteraad op basis van het adviesrapport van Brigit Hoomans voorgesteld het college de opdracht te geven om de consequenties van het aanbevolen scenario uit het adviesrapport - toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel - nader uit te werken. Toelichting: Het uitgangspunt voor het onderzoek en dus advies was dat de collectie en de dienstverlening in Steenwijkerland bleven vanwege het ruimtegebrek bij HCO. Daarnaast was voor het onderzoek het uitgangspunt dat Steenwijkerland een eigen gemeentearchivaris hield, al dan niet in dienst van HCO.

De onderzoeksvraag van Hoomans was: op welke onderdelen is het gemeentearchief kwetsbaar en hoe kunnen deze kwetsbaarheden worden opgelost zonder tekorten op huidige taken en activiteiten? Dit lijkt een iets bredere opdracht dan het besluit uit 2016 om de organisatie de opdracht te geven om de mogelijkheden tot een intensievere samenwerking met het HCO te 4 onderzoeken. Ook Hoomans stelde in 2018 vast dat de archieffunctie sterk in beweging was. De technologische en maatschappelijke ontwikkelingen zouden forse inspanningen met zich meebrengen op de wettelijke taken. Zij stelde dat dit de slagkracht van individuele gemeentearchieven te boven gaat, zowel wat betreft de beschikbare kennis en ervaring als de financiële middelen. Bundeling van krachten leverde een verhoging op van de kwaliteit van de werkprocessen en maakte ook innovatie en doorontwikkeling steeds mogelijk. Ook beschreef zij het belang van een e-depot. In eerste instantie gericht op de bedrijfsvoering en dienstverlening bij overheden, maar met name als lange-termijnoplossing voor het beheren en toegankelijk houden (preserveren) van ‘eeuwig te bewaren’ informatie. Zij onderzocht drie scenario’s waarop de samenwerking met het HCO vorm kon krijgen: ad hoc samenwerking, toetreden tot de GR en samenwerking op basis van langdurige DVO’s (dienstverleningsovereenkomsten).

Zij kwam tot de volgende samenvatting: Haar advies was om te kiezen voor toetreding aan de GR HCO en deze toetreding samen met het HCO te gaan voorbereiden. De gemeenteraad stemde in met haar voorstel en gaf het college de opdracht hier uitvoering aan te geven. In 2021 stelde het college vast dat de twee belangrijkste redenen om toe te treden – het e-depot én de kwetsbaarheid van de specialistische inspectie(gemeentearchivaris)taak door HCO niet (meer) konden worden ingevuld, als gevolg van beleidswijzigingen bij het Nationaal Archief en HCO zelf. De voorbereidingen tot toetreding zijn om die reden gestaakt. De gemeenteraad is hierover eind 2021 door het college geïnformeerd. Nu het standpunt van CO ten aanzien van deze punten is gewijzigd, ons ruimtegebrek inmiddels urgent is en CO nieuw gaat bouwen in Deventer is ervoor gekozen alsnog dit toetredingsonderzoek uit te voeren.

5 Onderzoeksaanpak Het toetredingsonderzoek is uitgevoerd door Henriëtte de Jong, directeur Bedrijfsvoering en Programma’s. Het projectplan voor de uitvoering van het onderzoek is in januari 2025 opgesteld en goedgekeurd door ambtelijk opdrachtgever Marco de Graaf, gemeentesecretaris. De onderzoeksaanpak is (grofweg) geweest: • Kennismakings/startbezoek projectgroep aan CO. • Opvragen en bestudering documenten. • Startbijeenkomst (informerend) medewerkers historisch archief. • Gesprek en diverse contacten met de gemeentearchivaris. • Juridische beoordeling/advisering door JZ van aantal documenten. • Financiële beoordeling/advisering door Fin van aantal documenten. • Vraagpunten bespreken (samen met de gemeentearchivaris) met directeur CO. • Naast elkaar leggen van de arbeidsvoorwaarden door P&O. • PDC vergelijking met onze dienstverlening door de gemeentearchivaris. • Indicatie strekkende meters door de gemeentearchivaris. • Diverse mailcontacten (vraag/antwoord) met directeur CO. • Digitaal overleg met directeur CO. • Meelezen projectgroepleden, JZ, Fin, directeur CO • Beoordeling door Strategisch Informatie Overleg. De uitkomsten zijn ingedeeld naar de categorieën Inhoudelijk, Juridisch, Personeel, Financieel en Algemeen. Het mondt uit in de Overwegingen. Daarna wordt een Alternatief geschetst.

6 Inhoud Algemeen De Nederlandse overheid vormt en bewaart een archief primair ter ondersteuning van het bestuur en de bedrijfsvoering én ter ondersteuning van de democratische rechtsstaat. Archief vervult aanvankelijk voor een overheidsorganisatie en de maatschappij de functies van bewijs, informatiebron en verantwoording. Archieven die bewaard worden vanwege hun waarde als bron voor de geschiedenis vervullen dan de functies van middel tot cultuurontwikkeling en middel tot cultuurparticipatie. Openbaarheid van de archieven is een randvoorwaarde voor het goed kunnen vervullen van deze functies voor de maatschappij. Een groot deel van de archieven wordt na het vervallen van hun administratief belang vernietigd. Een deel van de archieven krijgt na verloop van tijd betekenis als bron voor de geschiedenis en moet daarom bewaard blijven. In de Archiefwet 1995 is geregeld dat overheidsarchieven die vanwege hun democratische en historische betekenis bewaard moeten blijven, na uiterlijk 20 jaar overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats. Na deze formele overbrenging - wat een besluit van college van B&W vraagt - worden de archieven openbaar en zijn dan in principe voor iedereen gratis beschikbaar voor historisch onderzoek.

Als wettelijke taken heeft het gemeentearchief in ieder geval: - Beheer over de historische (overgebrachte) archieven en collecties van de gemeente (inclusief het toegankelijk maken en houden van deze archieven). - Burgers op verzoek inzage geven in de historische archieven. - Schriftelijke en mondelinge vragen van burgers over de historische archieven afhandelen. - Indien er een gemeentearchivaris is benoemd (wat bij ons het geval is) toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven, in opdracht van het college van burgemeester en wethouders. Overigens is dit met de nieuwe Archiefwet (aangenomen door de Tweede Kamer) een verplichting geworden. Omdat bestuurders en ambtenaren ook gebruik maken van de historische archieven: - Informatie verstrekken uit de historische archieven aan het bestuur en de ambtelijke organisatie. Op basis van de keuzevrijheid, maar in lijn met landelijk beleid: - Verwerven van particuliere archieven en collecties die van belang zijn voor de geschiedenis van de gemeente. Na opname in een archiefbewaarplaats vallen deze archieven onder de werking van de Archiefwet. - Het actief stimuleren van het gebruik van het archief door ruime aandacht voor digitalisering, promotie en marketing van het archief en aansluiting vinden bij cultuureducatie en cultuurtoerisme.

Gemeente Steenwijkerland Gemeente Steenwijkerland heeft een rijke collectie die teruggaat tot de middeleeuwen. De collectie bevat zowel gemeentelijke archieven, als historische stads- en dorpsarchieven van voor 1811 en particuliere archieven. Daarnaast bezit het gemeentearchief een bibliotheek met boeken en tijdschriften over geschiedenis, cultuur en landschap van Steenwijkerland, een uitgebreide foto-verzameling en een kleine, maar waardevolle verzameling van historische kaarten, stadsplattegronden en prenten. Het gemeentearchief van Steenwijkerland moet dus gezien worden als een waardevolle bron voor de rijke en gevarieerde geschiedenis van 7 Steenwijkerland. Als zodanig heeft het een rol in de vervulling van de functies van cultuurontwikkeling en cultuurparticipatie in Steenwijkerland. Ons gemeentearchief is hierdoor omvangrijk. Ons archief heeft waarde voor het behoud van de lokale identiteit en levert een bijdrage aan de gemeentelijke identiteit wordt gesteld. Bij de gemeente Steenwijkerland is de archiefkelder in de nieuwbouw aangewezen als formele archiefbewaarplaats. Net als de depots van VADA-archieven en het e-depot van MAIS (De Ree). Hier worden de fysieke collecties van het gemeentearchief bewaard. Een klein deel is door ruimtegebrek recent overgebracht naar een nieuw aangewezen externe archiefbewaarplaats.

Daarnaast liggen bij CO reeds aanzienlijke en belangrijke archieven over Steenwijkerland en de rechtsvoorgangers. Het meest traditionele gebruik van archieven is in de speciaal daarvoor ingerichte studieruimte van het gemeentearchief. Burgers/belangstellenden kunnen daar archiefstukken opvragen en vervolgens onderzoek in doen. De bezoekersaantallen zijn dalend en niet meer zo groot: 50-100 per jaar. Het digitaal gebruik van de historische archieven daarentegen neemt in hoog tempo toe. Passend bij hetgeen bij Algemeen is beschreven heeft de gemeenteraad van Steenwijkerland naast de verplichtingen voortvloeiende uit de Archiefwet ingezet op het verrijken en uitdragen van deze collectie in de vorm van: - Verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties. - Bredere inzet van digitalisering en internet. - Meer aandacht voor presentatie (tentoonstellingen, archievendagen). In het collegeprogramma van 2014 is de wens uitgesproken om de sociale infrastructuur te vergroten door aandacht te besteden aan cultuureducatie en verankering daarvan in de Steenwijkerlandse samenleving. In 2016 is op basis van het advies van de gemeentearchivaris ingestemd met structurele formatie-uitbreiding (0,89 fte) om deze vier taken mogelijk te maken.

Voorbeelden van presentatie zijn dat het gemeentearchief in het kader van de landelijke Maand van de geschiedenis jaarlijks een Dag van de geschiedenis organiseert. Op zo’n dag presenteert het gemeentearchief zich aan de inwoner met een programma (als lezingen, workshops, historische (stads)wandeling) rond een jaarlijks wisselend thema. Daarnaast worden er erfgoedlessen verzorgd op scholen. Ook worden er af en toe lezingen en cursussen oud schrift lezen gegeven. Gevolgen toetreding tot CO De wettelijke taken archief- en collectiebeheer, het burgers op verzoek inzage geven in de historische archieven en het afhandelen van schriftelijke en mondelinge vragen van burgers over historische archieven heeft CO logischerwijs in haar PDC (producten- en dienstencatalogus) en dus dienstverlening opgenomen. Verandert de dienstverlening wanneer onze historische archieven zijn overgebracht naar Deventer? Ja, dat is onlosmakelijk het gevolg van een keuze voor een verplaatsing van ons historisch archief naar Deventer. Bij onze mensen van het historisch archief is in ruime mate kennis aanwezig van onze historie en ons archief. Er zit zorg hoe dat kan worden behouden. Alleen al door de aanstaande pensionering van onze gemeentearchivaris. Directeur CO geeft aan dat het zijn taak is te zorgen voor blijvende kennis van Steenwijkerland én een lokaal netwerk.

Het eenvoudigst gaat dat 8 wanneer onze twee medewerkers mee zouden gaan naar CO. Dat is geen zekerheid. Gebeurt dat niet, dan is het zijn taak die kennis en contacten op andere wijze te organiseren. Fysieke bezoekers van ons archief (nu 50-100) zullen er weliswaar steeds minder zijn, maar ze zijn er nog wel. De meeste stukken, die nu in onze studieruimte worden ingezien, zijn stukken jonger dan 100 jaar. Vanwege belemmeringen rondom de privacy en de auteurswetgeving, is het nog moeilijk om dergelijke stukken buiten een studiezaal te tonen. Er blijft daarom een noodzaak om stukken in de studieruimte te kunnen blijven inzien. Er is sprake van een groei in digitale bezoeken. De vraag is hoeveel bezoekers per jaar naar Deventer zullen reizen. In het basispakket van de PDC staat dat ze inzage van archieven en collecties op studiezalen faciliteren. In het Pluspakket (= voor deelnemers GR) van de PDC staat dat ze inhoudelijke onderzoeksondersteuning leveren door vakspecialisten. Directeur CO geeft aan dat al de mogelijkheid bestaat gebruik te maken van de studiezaal (bij ANNO) in Zwolle. De dienstverlening gebeurt dus sowieso op afspraak vanuit zowel Deventer als Zwolle. Als tijdens een bezoek blijkt dat er meer stukken nodig zijn, moet een nieuwe afspraak worden gemaakt.

Wanneer het door ons wenselijk wordt geacht de dienstverlening – bijvoorbeeld in een afbouw – ook nog mogelijk te maken vanuit Steenwijk, dan is dat af te spreken. Stukken worden daarvoor van Deventer naar de bezoeklocatie vervoerd en dienen minimaal een dag van te voren door bezoekers te worden aangevraagd. Het voordeel van aansluiting bij de collectie van CO moet ook worden genoemd: de onbeperkte toegang tot een veel groter landelijk netwerk, omdat CO een nauwe samenwerking heeft met het Nationaal Archief en de Regionaal Historische Centra in alle andere provincies. Dit spreekt een andere doelgroep aan. CO heeft zogenoemde Collectiemakelaars die de collectie onder de aandacht brengen van lokale en regionale musea, onderwijsinstellingen en ook bij regionale en landelijke onderzoeksinstellingen waaronder universiteiten. Hiermee wordt het gebruik van en onderzoek naar de collectie vergroot. Daarnaast heeft CO sinds 2022 een scanafdeling (Snelle Scanservice) die per jaar meer dan 10.000 klantverzoeken afhandelt en zo’n 500.000 scans per jaar maakt. Het bereik van de collectie is daarmee explosief gegroeid. Door de gemeentearchivaris is de dienstverlening van CO en ons naast elkaar gelegd. Dit komt goed met elkaar overeen. Op een paar punten zijn er verschillen. Wij zoeken zelf voor collega’s ook naar informatie in onze archieven.

De meeste collega’s zoeken niet onze toegangen of kunnen daar onvoldoende de weg in vinden. Het helpen met zoeken in de toegangen is geen standaard in de PDC van CO en vergt een maatwerkafspraak. Wel werkt CO met (online) gesprekken waarin klanten via een-op-een-contact direct wegwijs worden gemaakt in de collectie. Hetzelfde geldt voor de bevolkingsregisters, waaronder de nog niet gedigitaliseerde archiefkaarten en woningkaarten van na 1939. Het plan is om persoonskaarten ook over te brengen. In deze archieven zoeken de medewerkers Burgerzaken nu zelf. Dat kan straks niet meer. Dit vraagt dus een maatwerkafspraak. Idem voor registers van de burgerlijke stand. Een alternatief is het voor die tijd slim digitaliseren van dit deel van het archief. Een ander belangrijk punt is dat het archief van gemeente Steenwijkerland bij een toetreding volledig intact blijft. Er worden dus geen archieven of verzamelingen van Steenwijkerland (b.v. een bibliotheek of een particuliere verzameling) geïntegreerd met archieven en verzamelingen van andere deelnemers. Dit is een belangrijk principe in de archivistiek. Ook worden er geen exemplaren van boeken, tijdschriften, kaarten, prenten e.d. verwijderd/ vernietigd, als die dubbel blijken te zijn met exemplaren in verzamelingen/ archieven van andere deelnemers. Bij aanschaf van boeken, tijdschriften, kaarten, prenten e.d.

over Steenwijkerland worden deze ook 9 opgenomen in de verzamelingen van Steenwijkerland. Archieven en verzamelingen die voor Steenwijkerland worden verworven worden ook zodanig gekenmerkt, dat duidelijk is dat deze onderdeel zijn van de collectie van de gemeente Steenwijkerland. Dan de drie aanvullende taken waar onze gemeenteraad toe heeft besloten. Wat betreft de verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties geeft CO aan dat zij daar een passieve rol in innemen; ze verwerven niet actief. Wel nemen ze de belangrijke particuliere archieven en collecties aan als die worden aangeboden. Dit blijkt ook uit hun PDC. Bij het Pluspakket staat Acquisitie analoge en digitale archieven en collecties van particulieren en niet-overheidsorganisaties. Waar het gaat om presentatie is hierover in haar meerjarenbeleidsplan 2025-2028 het volgende te vinden: “Het zelfstandig uitvoeren en organiseren van museale presentaties, erfgoededucatie en historisch onderzoek vormden (sinds 2021) geen onderdeel meer van deze nieuwe inhoudelijke koers.” In hun PDC staat in het Pluspakket: Actief inbrengen archieven en collecties in regionale en landelijke netwerken (onderwijs, culturele instellingen, academisch onderzoek). Verzorgen bruiklenen ten behoeve van exposities en presentaties. Verzorgen presentaties over inhoud en gebruik van archieven en collecties.

Organiseren vakinhoudelijke bijeenkomsten. Directeur CO verklaart dat deze wijziging in koers destijds is ingegeven door de noodzaak te investeren in de eigen kwaliteit en het feit dat de museale organisaties in Zwolle en Deventer het historische verhaal van deze steden aan een breed publiek presenteren. CO faciliteert deze organisaties met collectie en inhoudelijke collectiekennis. Daarnaast is het niet de taak van de onafhankelijke archivaris om zelf historisch onderzoek te doen. De archivaris dient de onderzoekers te faciliteren. Geschiedenis en archivistiek zijn eigen zelfstandige vakdisciplines, die uiteraard wel nauw met elkaar verbonden zijn. De directeur CO wordt duidelijk dat meerdere gemeenten die mogelijk willen toetreden wens hebben om meer te doen aan educatie en presentatie. Zo ook Steenwijkerland. Hij geeft aan hoe dan ook bereid te zijn hier iets in te bieden. De vorm – bij een archief dat naar Deventer is verplaatst – wordt anders, maar het doel (presentatie en cultuureducatie) kan worden bereikt. Waar het gaat om onze rijke historie wordt gedacht aan de mogelijkheid om een kwalitatief hoogwaardige replica te presenteren van belangrijke archiefstukken in bijvoorbeeld het nieuwe museum.

Zowel de directeur CO als onze gemeentearchivaris zijn van mening dat het vanuit archivistisch oogpunt zeer onwenselijk is archiefstukken af te scheiden en adviseren dat niet te doen. Wat concreet de gedachten en mogelijkheden hierover zijn wordt de komende periode uitgewerkt, in samenwerking met de lokale musea. Ook al is voor presentatie en cultuureducatie bij toetreding voldoende te regelen, het is en blijft een feit dat dit rijkgevulde archief bij toetreding tot de GR op een fysiek aanzienlijke afstand gelegen locatie terechtkomt en bij bijvoorbeeld erfgoedlessen aan scholen geen gebruik kan worden gemaakt van het lokaal aanwezige archief. Dit roept een gevoel op, een emotie. Denk ook aan de recent teruggehaalde stadsrechten van Blokzijl en wat dat voor gevoel opriep. Zoals eerder gesteld is eind 2021 de voorbereiding tot toetreding van CO gestaakt omdat het e- depot (digitalisering) en de specialistische inspectie(gemeentearchivaris)taak (aanleidingen voor mogelijke toetreding) door HCO niet (meer) konden ingevuld. 10 Het actuele beeld daarvan is als volgt. Eerst het e-depot: de digitale archiefbewaarplaats. CO wilde dit eerder niet doen vanwege andere prioriteiten. In het land waren daarnaast nog geen goede voorbeelden aanwezig, zeker niet waar het gaat om een zogeheten dynamisch e-depot.

Tegelijkertijd was CO zich wel bewust van het feit dat de stroom van fysieke uiteindelijk zal stoppen en dat daarmee CO niet anders kan. CO was echter niet van plan om deze verantwoordelijkheid als geheel van de deelnemers over te nemen zoals anders regionale archieven. Er blijft namelijk altijd ook een verantwoordelijkheid bij deelnemers. CO is daarom wel bereid dit samen met de deelnemers te gaan organiseren. Dan de specialistische inspectie(gemeentearchivaris)taak. Zowel vanwege de digitalisering als vanwege de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht is de inspectierol van de gemeentearchivaris belangrijker en zwaarder. De andere wettelijke taken/bevoegdheden van de gemeentearchivaris vragen om heel specialistische kennis en ervaring (grondige kennis van archivistiek en het archiefrecht). Ook veranderen de eisen die worden gesteld aan de kennis van de archivaris. Belangrijk is ook de invoering van de nieuwe Archiefwet per 1 juli 2026 die elke gemeente verplicht een opgeleid gemeentearchivaris te benoemen. Deze archivaris zal nauw moeten samenwerken met record managers en ICT-specialisten en is tegelijkertijd onafhankelijk toezichthouder namens B&W (vergelijkbaar met de Functionaris Gegevensbescherming). Hij zal dan ook een goede kennis moeten hebben van hun vakgebieden.

De inspectietaak vraagt dus specialistische kennis en competenties, die ver afstaat van de kennis, benodigd voor de andere taken van de klassieke gemeentearchivaris. Eerder is vastgesteld dat voor kleinere archiefdiensten, als die van Steenwijkerland, die inspectietaak moeilijk te combineren zal zijn met de andere taken van het gemeentearchief. Met de invulling door de huidige gemeentearchivaris was dit geborgd. In 2027 is zijn vertrek wegens pensionering aan de orde. De zorg is dat deze functie niet of niet eenvoudig kan worden ingevuld. Door de archieven onder te brengen in de GR is deze taak gewaarborgd. Waar het gaat om de toezichthoudende rol, gaat het om de formele toezichthoudende rol. Gemeenten stellen zelf de KPI-rapportage op en de gemeentearchivaris van CO beoordeelt deze in opdracht van B&W. Ook stelt de gemeentearchivaris jaarlijks een onafhankelijk toezichtsverslag op. Dit toezicht heeft overigens ook betrekking op het informatiebeheer bij alle gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente in participeert (en dus ook CO zelf). De toezichthouder is bereid tot het beantwoorden van vragen en meedenken, alleen heeft en neemt geen formele adviseursrol aan. Dit wordt waarschijnlijk in de toekomst wel opgepakt (behoefte bij deelnemers). Juridisch Er zijn geen juridische bezwaren tegen toetreding tot de GR.

De regeling zit goed in elkaar en biedt een solide basis voor samenwerking. Volgens de huidige gemeenschappelijke regeling (1 januari 2025) bestaat het algemeen bestuur uit zeven leden en het dagelijks bestuur uit een voorzitter en drie anderen. In de regeling staat logischerwijs nog niets over de uitbreiding van het bestuur bij toetreding van de gemeente Steenwijkerland. De huidige verdeling is Ministerie, Zwolle en Deventer 2 stemmen, Ommen 1 stem, totaal 7 stemmen. Het is van belang om zowel het dagelijks als het algemeen bestuur uit te breiden, zodat de belangen van de gemeente goed worden vertegenwoordigd en niet ondergesneeuwd raken bij de grotere gemeenten die al partij zijn. Invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing is daardoor (meer) mogelijk. 11 Directeur CO geeft aan dat hij op verzoek binnenkort het DB een voorstel voorlegt hoe om te gaan met de zetelverdeling bij wijzigingen. Hij geeft aan dat Steenwijkerland gezien de omvang van haar archief logischerwijs bij de grotere partijen hoort. In de intentieovereenkomst staat in art. 6 dat wij met het ondertekenen van deze intentieverklaring ervan op de hoogte zijn dat onze strekkende meters van directe invloed zijn op het programma van eisen van het nieuw te bouwen Collectiecentrum.

Bij een late ontbinding leidt dit tot een financiële tegenvaller in de exploitatie en/of bouw, waarbij bij Steenwijkerland tenminste een inspanningsverplichting zit voor het mee helpen vinden van deze dekking. Deze inspanningsverplichting is niet geconcretiseerd. Dat betekent dat het van belang is zo spoedig mogelijk in het proces helderheid te geven vanuit Steenwijkerland zodat het Programma van eisen daarop kan worden aangepast indien nodig en er nog geen bouwkosten zijn gemaakt. De Functionaris Gegevensbescherming geeft aan dat het van belang is in het vervolgtraject de privacy te borgen. De gemeente blijft daarvoor verantwoordelijk, waardoor er afspraken met CO nodig zijn. Personeel Medewerkers Indien het gemeentearchief deel gaat nemen aan de GR CO krijgen de medewerkers een andere werkgever, namelijk de GR (cao SGO). Ze behouden de status van ambtenaar en blijven aangesloten bij hetzelfde pensioenfonds. De arbeidsvoorwaardenvergelijking levert het beeld op dat er op een aantal punten een verschil is. Als eerste de functie en de daarbij behorende inschaling. Weliswaar is sprake van het functiewaarderingssysteem HR21 in beide organisaties, de gehanteerde functies zijn anders. Wij hebben een meer allround functie waar beide medewerkers in geplaatst zijn.

CO maakt als grotere archiefdienst (45 FTE) onderscheid tussen collectiespecialisten (gericht op hoogwaardige dienstverlening, programmering etc.) en collectiebeheerders (inventariseren, beschrijven, behoud etc.). Beide functies kennen dezelfde inschaling als onze functie: schaal 9. Het betekent dat in het vervolgproces met medewerkers gesproken gaat worden over naar welke functie(specialisatie) hun voorkeur uit gaat. Dan de reiskostenvergoeding woonwerk. Voor de medewerkers komt dit uit op een verschil van ruim € 2 dan wel € 4 per dag als we beide regelingen en het nieuwe aantal kilometers tegen elkaar afzetten. Directeur CO geeft aan dat CO inzet op het OV (verstrekking jaarkaart) en begrijpt dat reizen per OV naar Deventer voor onze mensen niet realistisch is. Mogelijk herzien ze dit in de toekomst. Vooralsnog vraagt dit om een maatwerkafspraak voor onze medewerkers. In dat kader is het goed de mogelijkheid tot thuiswerken te benoemen. CO vereist minimaal 50% aanwezigheid op kantoor. Voor onze medewerkers betekent Deventer een verdriedubbeling van reistijd en ontstaat ongetwijfeld behoefte aan thuiswerkmogelijkheid. Directeur CO geeft aan dat er meer mensen zijn die ver reizen en dat hij graag met de mensen kijkt wat het meest wenselijk is.

Secundair/tertiair zijn er nog wat andere kleine verschillen, maar die zullen in de praktijk nauwelijks afwijken en ook afhankelijk zijn van het gebruik. Bij een besluit tot toetreding is er dus een aantal punten dat om concretisering in afspraken met CO vraagt vanwege de effecten ervan voor onze medewerkers: - Gezamenlijk bepalen voor welke functie(specialisatie) medewerkers opteren. 12 - Reiskostenvergoeding woonwerk. - Thuiswerken/reistijd en eventuele faciliteiten daarvoor. Onze gemeentearchivaris geeft aan dat de einddatum van zijn dienstverband zijn AOW-datum (25 juli 2027) is. Zijn laatste werkdag zal eerder liggen (opname verlof). Vrijwilligers Het gemeentearchief heeft momenteel meerdere vrijwilligers die een structurele bijdrage leveren aan de ontsluiting en digitalisering van archieven en collecties. Hun bijdrage is zeer belangrijk, te meer omdat de vaste formatie een beperkte omvang heeft. Directeur CO geeft aan dat hij graag met onze vrijwilligers de mogelijkheden verkent voor een blijvende en passende inzet voor CO. Steenwijk als locatie hiervoor lijkt vooralsnog niet logisch/passend gezien het materiaal dat hiervoor nodig is en gezien de gewenste begeleiding. CO heeft een actueel vrijwilligersbeleid (dat nog formeel moet worden vastgesteld) dat duidelijkheid biedt hoe vrijwilligers worden ingezet, wat CO hen biedt en wat kan worden verwacht.

Net als wij organiseert CO een jaarlijks uitje en worden ze op momenten extra in het zonnetje gezet. Daarnaast worden ze gestimuleerd om hun kennis te vergroten en verbreden, zoals het volgen van (interen) cursussen en kennissessies. Anders dan in Steenwijkerland krijgen vrijwilligers bij CO geen reiskostenvergoeding voor woonwerk-verkeer. Hierover zullen dus nadere afspraken moeten worden gemaakt. Financieel Kostenvergelijking De jaarlijkse bijdrage aan de GR is gebaseerd op het aantal strekkende meters op startmoment tegen een bepaald tarief dat aan prijsindexatie (IMOC) onderhevig is. Het is een financiële bijdrage op basis van lumpsum. De “q” (hoeveelheid) neemt in de loop van de jaren daarna feitelijk toe door overbrengen van het bedrijfsvoeringsarchief naar het historisch archief en door aanwas van bijvoorbeeld particuliere archieven. Deze groei heeft geen invloed op de jaarlijkse bijdrage. Dat is anders dan wanneer je een DVO (dienstverleningsovereenkomst) zou sluiten. Dan betaal je een tarief vermenigvuldigd met het feitelijke aantal (groeiende) strekkende meters. De “p” (prijs) bedraagt prijspeil 2023 €180,00 per strekkende meter en wordt jaarlijks geïndexeerd met IMOC. De inschatting (CPB) IMOC voor 2024 en 2025 is 3,5% en 2,0%. Voor een kostenvergelijking in dit jaar (2025) komt het daarmee op een tarief van afgerond € 190.

Voor een kostenvergelijking kan ik met “q” rekenen en de “p” van 2025. Bij ons stijgen de loon- en materiële kosten ook jaarlijks. Vooralsnog is mijn uitgangspunt dat dat (ongeveer) gelijk zal oplopen met IMOC. Voor de “q” rekenen we met het aantal meters dat formeel is overgebracht, dan wel formeel zou moeten worden overgebracht. Dat zijn alle historische verzamelingen (bibliotheek, tijdschriften, foto’s, kaarten en prenten), alle particuliere archieven, de gemeentelijke archieven tot de herindeling in 2021, met als extra de bouwvergunningen tot 2010 (overbrenging is nu in voorbereiding). In de “q” rekenen we niet met het fysieke archief van de gemeente Steenwijkerland periode 2001-2015 omdat dit nog niet overgebracht moeten worden. Dat moet 13 volgens de Archiefwet 1995 voor 2031 gebeurd zijn. We komen op basis van deze uitgangspunten uit op een “q” van vooralsnog1 2.000 m1 . Onze huidige begroting (2025) gaat uit van de strekkende meters die nog in dit pand passen. Vanaf 2027 zit in de begroting een structureel extra bedrag van € 80.000 voor uitbreiding van ons archief vanwege het ruimtegebrek.

Onze begroting voor het historisch archief ziet er als volgt uit: Omschrijving Bedrag Personele kosten € 280.000 ICT € 40.000 Restauratie/abonnementen € 25.000 Uitbreiding archief € 80.000 Totaal € 425.000 Voor onze personele kosten geldt dat deze de komende jaren nog stijgen doordat de medewerkers niet aan het einde van hun loonschaal zitten en daarnaast komt er mogelijk nog een CAO-wijziging aan per 1 april 2025 (huidige CAO loopt tot die datum). Bij toetreding tot de GR verdwijnen deze kosten (minimaal € 425.000) uit de begroting en hier tegenover komt de bijdrage aan de GR te staan. Deze jaarbijdrage komt – rekenende met 2.000 m1 - uit op afgerond € 380.000. Daar komt bij dat op een aantal punten een (betaalde) maatwerkafspraak zal worden gemaakt. Op het gebied van dienstverlening gaat dat mogelijk om: @ Het helpen van collega’s met het zoeken naar informatie in onze archieven. @ Medewerkers burgerzaken die nu in de persoonskaarten, bevolkingsregisters en registers van de burgerlijke stand kijken. Op het gebied van medewerkers/vrijwilligers gaat dat om: @ Reiskostenvergoeding. De concretisering vindt plaats in een volgende fase. Om kostenneutraal uit te komen is daarvoor € 45.000 (€ 425.000 minus € 380.000) beschikbaar. Waarschijnlijk is het voordeliger en ontstaat er begrotingsruimte. De kosten voor verhuizing van het archief, overzetting systemen e.d.

zijn voor onze rekening. In de begroting 2027 is hiervoor rekening gehouden met een incidenteel bedrag van € 200.000. De fysieke verhuizing van het archief wordt begroot (o.b.v. een prijsindicatie) op € 50.000. Er zal intern ook nog veel werk verricht moeten worden voor het verhuisklaar maken van de archieven. Daarnaast zal er extra ingezet moeten worden op het zo mogelijk wegwerken van de werkvoorraad. Dat vermindert het risico van het zoekraken van (context van) archieven en collecties. Andere kosten die gemaakt gaan worden zijn het voorbereiden en overbrengen (migratie) van de data. Dit gaat om interne (extra) uren en kosten leverancier. Vooralsnog wordt 1 Inschatting gemeentearchivaris: 2.500 m1 ruimte minus 400 -450 m1 die door DIM wordt gebruikt en 300 m1 werkruimte levert 1.750-1.800 m1 huidige in gebruik zijnde ruimte. 14 ingeschat dat het resterende geraamde bedrag (€ 150.000) voldoende is. Binnenkort volgt een prijsopgave voor de migratie van CO zelf waarmee we voor ons een betere indicatie krijgen. Opgemerkt wordt dat zowel in onze eigen begroting als in de bijdrage aan GR CO géén (structurele) kosten zijn opgenomen voor het e-depot. Deze kosten zullen er – welke keuze ook wordt gemaakt – hoe dan ook aan komen. Beoordeling financiële situatie GR CO Beoordeling van de financiële stukken laat een huidige solide financiële positie zien.

De solvabiliteit bedraagt 58%, mede doordat geen sprake is van leningen. Door de nieuwbouw zal dit wijzigen. CO zal vreemd vermogen gaan aantrekken; het huidige pand in Zwolle wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. De reservepositie neemt daarnaast ook af de komende jaren door (grote) investeringen in met name digitalisering. Kosten toe- en uittreding Er zijn geen kosten verbonden aan de toetreding tot de GR tenzij wordt vastgesteld dat de kwaliteit van het archief onvoldoende is. Het beeld van directeur CO is dat dit zeker niet aan de orde is bij Steenwijkerland. Hier zit wel een risico omdat dit formeel pas na de intentieovereenkomst wordt vastgesteld. Zie verder de kop Algemeen - Toetredingseisen. Eventuele uittreding uit de GR brengt een uittreedsom met zich mee (art 33a) die bestaat uit: over eerste kalenderjaar na de uittreding 100% van de jaarlijkse bijdrage, over het tweede jaar 80%, over het derde jaar 50% van de jaarlijkse bijdrage. De uittreedsom komt daarmee uit op € 874.000 (prijspeil 2025). Financieel risico Directeur CO geeft aan dat er een sluitende businesscase ligt voor de nieuwbouw met als uitgangspunt de huidige partners in de GR en DVO-partners. Dat gaat uit van bepaalde calculaties.

Wanneer wij toetreden per een bepaalde datum en voor die tijd dus niet hebben kunnen meesturen op de budgetten en het uitgeven ervan, kan en mag het niet zo zijn dat wij een eventuele rekening gepresenteerd krijgen. Of andersom: genieten van eventuele voordelen. Om die reden is hierover het volgende opgenomen in de intentieovereenkomst wat dit risico beperkt: 1. Een adviserende stem bij beslissingen van CO met betrekking tot de nieuwbouw (vanuit wederzijdse informatieplicht). 2. Behoud van het huidige afgesproken kostprijstarief (vermeerderd met IMOC) gedurende drie jaren. Na drie jaar zijn we het dan voor alle gemeenten geldende kostprijstarief verschuldigd. Algemeen Sfeer Directeur CO geeft aan dat de sfeer/cultuur binnen de GR zeer prettig en positief is. Het medewerkertevredenheidsonderzoek van 2023 leverde een 8,3 op als eindcijfer. Er is een goede werkrelatie tussen de directeur en het DB. Het AB staat op meer afstand. De waardering van de klanten van CO ligt gemiddeld op 8,1 (2025), waardering van de fysieke dienstverlening op 9,1. 15 Toetredingseisen Directeur CO heeft een checklist uit 2018 als indicatie gestuurd wat nodig is voor toetreding. Deze is doorgenomen. Hieruit komen geen bijzonderheden die de beslissing zouden kunnen beïnvloeden. Er is sprake van een schouw voor de toetreding. Medewerkers van CO komen dan een aantal dagen schouwen.

Daarna wordt gezamenlijk vastgesteld en vastgelegd wat de bevindingen zijn. Omdat de directeur CO de kwaliteit van het historisch archief Steenwijkerland als goed inschat, is deze schouw in zijn ogen niet nodig voordat de intentieovereenkomst wordt getekend. Hij baseert dit oordeel mede op een eerdere schouw die heeft plaatsgevonden. Dit gebeurt nu op een later moment en is vooral bedoeld om helder te krijgen wat de status is, wat er nog moet gebeuren en om daar afspraken over te maken. Dit ter voorkoming dat wij later zouden kunnen zeggen het is aan CO om het met spoed in gereedheid te brengen. Het is een klein risico dat er iets bijzonders uit de schouw komt dat tot verschil van inzicht kan leiden. Toetredingsdatum De vroegst mogelijke toetredingsdatum is 1 januari 2027 omdat CO dan de nieuwe GR wil laten ingaan waar het Rijk is uitgetreden. Waarschijnlijk zijn er ook nog andere toetreders naast ons. Een toetredingsproces kent vele tussenstappen met betrokkenheid van Colleges en Raden. Bundeling is daarom wenselijk. Dat pleit voor een toetreding per die datum. Een latere datum (moment gereedkomen nieuwbouw) maakt ook dat de tijd tussen besluitvorming en toetreding lang is. Een periode waarin veel kan gebeuren en de ontwikkelingen verder gaan. Voor medewerkers en vrijwilligers betekent toetreding per 1 januari 2027 dat de consequenties eerder in gaan.

Ze gaan voor een andere organisatie werken. Dat heeft ook voordelen. Het over en weer aan elkaar wennen maken dat een meer geleidelijke overgang plaatsvindt. Het zou wel betekenen dat er naar de tariefafspraken moet worden gekeken. Het fysieke archief is tenslotte nog hier. Daarnaast heeft toetreden per 1 januari consequenties voor onze gemeentearchivaris die dan nog niet met pensioen is. Dit verdient een zorgvuldige uitwerking. Overwegingen De consequenties van het toetreden tot de GR en daarmee het uit huis plaatsen van het historisch archief zijn inmiddels helder. Inhoud Vanwege complexiteit en benodigde specialistische kennis is samenwerking noodzakelijk. De eerder uitgevoerde onderzoeken laten zien dat CO de meest aangewezen partner is voor een samenwerking die noodzakelijk is wat betreft complexiteit en benodigde specialistische kennis als het gaat om de inspectietaak en e-depot. De uit dit toetredingsonderzoek volgende inhoudelijke consequenties: Fysieke bezoekers kunnen vooralsnog – op afspraak - terecht in Steenwijk en ook in Zwolle en/of Deventer. Het aantal fysieke bezoekers is (nog) gestaag dalend. De professionele bezoeker zal zich door een reis naar Deventer of Zwolle niet laten weerhouden. De lokale bezoeker wellicht wel. Het is mogelijk af te spreken – bijvoorbeeld in een afbouw – de dienstverlening nog vanuit Steenwijk te laten plaatsvinden.

Dat gebeurt op afspraak. Als tijdens een bezoek blijkt dat er meer stukken nodig zijn, moet een nieuwe afspraak worden gemaakt. 16 Andere vorm van presenteren (geen lokale aanwezigheid meer van historisch bijzondere archiefstukken) en cultuureducatie. Het verplaatsen naar Deventer heeft gevolgen. Voor een deel gaat het om emotie. Het is mogelijk een hoogwaardige replica van belangrijke archiefstukken te presenteren. Op educatief gebied – zoals de erfgoedlessen - kan het nodige worden georganiseerd al zal de vorm waarbij ons historisch archief wordt bezocht natuurlijk niet behouden blijven. Het vraagt daarnaast inspanningen van het CO om de lokale kennis en netwerken te behouden en de dienstverlening op peil te houden. Het voordeel van aansluiting bij de collectie van CO moet ook worden genoemd: de onbeperkte toegang tot een veel groter landelijk netwerk, omdat CO een nauwe samenwerking heeft met het Nationaal Archief en de Regionaal Historische Centra in alle andere provincies. CO heeft zogenoemde Collectiemakelaars die de collectie onder de aandacht brengen van lokale en regionale musea, onderwijsinstellingen en ook bij regionale en landelijke onderzoeksinstellingen waaronder universiteiten. Hiermee wordt het gebruik van en onderzoek naar de collectie vergroot. Voor de interne dienstverlening zijn waarschijnlijk maatwerkafspraken nodig.

Het gaat om: @ Het helpen van collega’s met het zoeken naar informatie in onze archieven. @ Medewerkers burgerzaken die nu in de persoonskaarten, bevolkingsregisters en registers van de burgerlijke stand kijken. Alternatief is het vooraf slim digitaliseren. Personeel Consequenties voor medewerkers en vrijwilligers. Voor medewerkers en vrijwilligers heeft toetreding tot de GR CO consequenties wat betreft locatie en dus reistijd- en afstand. Wellicht raken we hierdoor vrijwilligers kwijt. Op inhoud kan het een verrijking zijn. De verschillen in functies (keuze aan medewerkers), reiskostenvergoeding woonwerk, en reistijd/thuiswerken zijn onderwerp van gesprek bij een vervolg. Ook met de vrijwilligers wordt gesproken over de mogelijkheden in relatie tot hun wensen. Locatie Steenwijk voor vrijwilligers is geen logische keuze. Garantie is dat medewerkers en vrijwilligers er financieel niet op achteruit gaan. Financieel Financieel neutraal. Toetreding tot de GR CO is passend binnen onze begroting; mogelijk levert het zelfs begrotingsruimte op. Wel is er een klein risico dat er uit de schouw bijzonderheden volgen die tot een financiële (incidentele) consequentie leiden. Risico overschrijding kosten nieuwbouw.

Het risico dat onze bijdrage zou worden verhoogd bij een overschrijding van de kosten voor de nieuwbouw wordt beperkt door een adviserende stem bij de beslissingen van CO en gedurende drie jaar het tarief te bevriezen (plus IMOC). Juridisch Verminderde mogelijkheid tot sturing op beleid, uitvoering en kostenbeheersing. Met eenzelfde vertegenwoordiging als de grote partijen in het AB en aanwezigheid in het DB is de 17 invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing zo groot als mogelijk bij toetreding tot deze GR. Alternatief Wanneer bestuurlijk geen draagvlak is voor het aanvaarden van deze consequenties, wat zijn dan de alternatieven? Deze zijn in 2022 in beeld gebracht door Heyday. Naast de variant verduurzaming en aanpassen huisvestingsconcept waar u als bestuur tot nog toe niet voor hebt gekozen, zijn als alternatieven genoemd: * Combineren historische archief met “op termijn vernietigbaar archief”. Het betreft het voorstel om de bestaande ruimtes van het huidige op termijn vernietigbare archief alsmede de fietsenstalling om te bouwen naar historisch archief. Voor de fietsenstalling zal dan elders ruimte dienen te worden gecreëerd. Heyday oordeelt over deze variant negatief. De ruimte volstaat alsnog niet, er zijn bouwkundige en technisch aanzienlijke risico’s en de toegang moet buitenom of via een wenteltrap. * Nieuwe archiefkelder aanbouwen.

Het uitgraven van een kelder in de buitenruimte bij het gemeentehuis en indien mogelijk combineren met de bestaande ruimte historisch archief. Dit is als alternatief genoemd door Heyday. Of dit een reëel en verstandig alternatief is, is de vraag. Als dit als “los” iets gebeurt is er sprake van langdurige en forse bouwoverlast. En hoe logisch is dit als er in het gebouw zelf feitelijk voldoende ruimte is en alleen niet kan worden gerealiseerd met de huidige indeling. Daarnaast is er risico op schade aan de bestaande kelder en de zich daarin bevindende archieven. Helemaal als een toegang van de nieuwe kelder naar de bestaande kelder moet worden gemaakt. Mijns inziens komt de afweging die moet worden gemaakt neer op de keuze tussen óf in de GR CO stappen en de consequenties die dat met zich mee brengt aanvaarden óf het ruimte maken (door de/een grootschalige verbouwing) in het gemeentehuis en het archief in eigen huis houden en de consequenties daarvan aanvaarden. Hoe zien die eruit? Financieel Eerst het financiële plaatje van die grootschalige verbouwing van het gemeentehuis. Dit eerder gepresenteerde beeld zag er als volgt uit: - Verduurzaming (afgerond) gasloos € 490.000 structureel of hybride € 440.000 structureel (jaarlijks dalend met afgerond €20.000). - Huisvestingsconcept (afgerond) € 520.000 structureel en daarnaast € 3,6 mln. incidenteel.

Het huisvestingsconcept is de noodzakelijke investering om de ruimte voor het historisch archief beschikbaar te maken. Huisvestingsconcept en verduurzaming kosten (uitgaande van gasloos) opgeteld grofweg € 1 mln. structureel en € 3,6 mln. incidenteel. Voor het noodzakelijke onderhoud van het gemeentehuis zijn reeds middelen in de begroting 2025-2028 toegekend. Die hoeven niet nogmaals te worden toegekend en vervallen bij de keuze 18 voor verduurzaming en huisvestingsconcept. Aanvullend is dan nog nodig: € 830.000 structureel en € 2,4 mln. incidenteel. Inhoud De overwegingen die aanleiding vormden tot CO toe te willen treden heb je als gemeente in deze optie zelf te organiseren en daarvan de consequenties te aanvaarden. Zoals de aanpak voor een e-depot. Waarbij je in ieder geval eerst de noodzaak hebt de vacature (vanaf 2027) voor gemeentearchivaris in te vullen. Waar onder de Archiefwet 1995 de mogelijkheid aanwezig was om deze functionaris niet aan te wijzen en daarmee de verantwoordelijkheid bij de gemeentesecretaris te laten, is deze mogelijkheid in de nieuwe Archiefwet vervallen. Daarnaast moet deze functionaris voldoen aan een diploma-eis (die nog wordt uitgewerkt in een AMvB). Deze nieuwe Archiefwet is recent aangenomen door de Tweede Kamer en treedt naar verwachting 1 juli 2026 in werking. Qua kennis en netwerken geldt een vergelijkbaar risico.

Met het huidige stabiele team en daarmee veel kennis en ervaring is de zo gewenste lokale kennis in huis en zijn de contacten geborgd. Met het aanstaande vertrek van de gemeentearchivaris verdwijnt een deel daarvan. In het bijzonder verdwijnt hiermee de eerder genoemde zeer specialistische kennis en daarvoor benodigde noodzakelijke opleiding. Blijven de twee andere collega’s dan is een deel geborgd, vertrekken zij ook dan staat gemeente Steenwijkerland voor hetzelfde vraagstuk als wanneer de twee collega’s niet over gaan naar CO. 19 Gehanteerde documenten Wijzigingsbesluit gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2025 Meerjarenbeleidsplan (MJBP) 2026-2029 Duurzaam Innoveren Begroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 Herziene begroting 2025 Jaarstukken 2023 Checklist (toetreding) uit 2018 (als indicatie) Collegebesluit 2016 inclusief Onderzoeksrapport Roel Lensen College- en raadsvoorstel 2018 inclusief Onderzoeksrapport Brigit Hoomans Informatienota 2021 Concept intentieovereenkomst PDC (producten- en dienstencatalogus) Personeelshandboek CO 2024