Benoeming leden kascommissie fractievergoedingen 2019 - RAADSVOORSTEL.doc

Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, 26-05-2020 Nummer voorstel: 2020/03 Voor raadsvergadering d.d. 26-05-2020 Agendapunt : 4b Onderwerp: Benoeming leden kascommissie fractievergoeding 2019 Aan de raad van de gemeente Steenwijkerland wordt voorgesteld te besluiten: Conceptbesluit : a. De controle van het verslag, als vervolg op de eerdere afwijking van de vigerende verordening (Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006), plaats te laten vinden door een kascommissie vanuit de gemeenteraad. b. De heer J. van Duijvenvoorde, de heer G. Hoorn en mevrouw A. Makken te benoemen tot lid van de kascommissie ten behoeve van de controle van de fractievergoeding in 2019. Inleiding In 2016 is in het presidium besloten de controle van de uitgaven van de fractievergoeding, bij wijze van proef, door een kascommissie vanuit de gemeenteraad te laten uitvoeren. Dit voorstel ziet toe op de uitvoering van deze wijze van controleren over het kalenderjaar 2019. Met het voorliggend raadsbesluit wordt het mogelijk gemaakt af te wijken van de vigerende verordening (Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006) en de controle van de fractiebudgetten 2019 door een door de raad benoemde kascommissie te laten doen.

In de vigerende verordening is namelijk vastgelegd dat de accountant de controle van het verslag doet en advies daarover uitbrengt aan de raad. Met het oog op de aanstaande vernieuwing van de verordening kan deze werkwijze opgenomen worden in de verordening, indien de raad van mening is dat deze werkwijze voor de controle op de uitgaven van de fractievergoeding goed functioneert. Daarbij zullen de volgende kaders als uitgangspunt dienen. De kascommissie zal uit drie raadsleden bestaan die ieder jaar benoemd dienen te worden. Daarbij wordt uit oogpunt van zorgvuldigheid en continuïteit gekozen voor een roulerend systeem waarbij 1 kascommissielid twee jaar blijft zitten en 2 worden vervangen. Deze kascommissie wordt bijgestaan door de griffier en de interne controleur.

Drie raadsleden (niet zijnde ook penningmeester) waarbij rekening wordt gehouden met de volgende verdeling: twee oppositie en een coalitie of twee coalitie en een oppositie. De griffie en interne controleur zal de kascommissie bij zijn werkzaamheden ondersteunen. De interne controleur dient steekproefsgewijs de verantwoording te checken. De kascommissie (met ondersteuning van griffie/afdeling interne controle) stelt een eindrapport op. Dit eindrapport geeft op transparante wijze inzicht in de besteding van het fractiebudget alsook in de terug te vorderen bedragen. Dit rapport zal zoals te doen gebruikelijk ter besluitvorming aan de raad worden aangeboden. Argumenten De voormalige wijze van controle van de fractiebudgetten is tijdrovend en relatief kostbaar. De inzet van de afdeling interne controle en de accountant zorgden ervoor dat de kosten van de controle relatief gezien niet meer in verhouding stonden tot de hoogte van de fractiebudgetten. Daarnaast zal de inzet van een eigen kascommissie zorgen voor grotere bewustwording bij de raad inzake het beheer en toepassing van het fractiebudget. Financiële toelichting N.v.t. Bijlagen bij het voorstel: Ondertekening: griffier, de voorzitter, A. ten Hoff J.H.

Bats Betrokken partijen: Afdeling: griffie: Annet ten Hoff (griffier) Raadsbesluit Steenwijk, 26-05-2020 Nummer voorstel: 2020/03 de raad van de gemeente Steenwijkerland; Besluit: a. De controle van het verslag, als vervolg op de eerdere afwijking van de vigerende verordening (Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006), plaats te laten vinden door een kascommissie vanuit de gemeenteraad. b. De heer J. van Duijvenvoorde, de heer G. Hoorn en mevrouw A. Makken te benoemen tot lid van de kascommissie ten behoeve van de controle van de fractievergoeding in 2019. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 mei 2020, De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, A. ten Hoff J.H. Bats