Beantwoording vragen Politieke Markt 9 januari 2018 Actualiseren gemeentelijk inkoop en aanbestedingsbeleid.pdf

College van burgemeester en wethouders - 2018-01-16T09:00:00+01:00 - 2018_B&W_000161/3 College van burgemeester en wethouders GOEDGEKEURD Zitting van 16 januari 2018 Organisatie Ondersteuning - Organisatieadvies 9 2018_B&W_00016 Nota van antwoord n.a.v. vragen over voorstel aanpassen / actualiseren gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid Samenstelling: Aanwezig: de heer R. Bats; de heer O. Akkerman, Wethouder; de heer W. Brus, Wethouder; mevrouw H.J. Frantzen-Boeve, Wethouder; de heer D. Oosterveen, Wethouder; mevrouw D. Cazemier, Waarnemend secretaris Nota van antwoord Vraag en antwoord Geachte leden van de gemeenteraad, Tijdens de politiek markt op 9 januari jl. stond een voorstel voor het actualiseren / aanpassen van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid op de agenda. Door meerdere raadsfracties zijn vragen gesteld over: 1. Social Return On Investment (SROI); 2. De postitie van het plaatselijke en regionale bedrijfsleven. Middels deze nota van antwoord worden de gestelde vragen beantwoord en de gemaakte keuzes nader toegelicht. Ad 1: Social Return on Investment (SROI) De voorgestelde werkwijze met betrekking tot social return – inclusief de voorgestelde drempelbedragen - komen overeen met de afspraken die hierover gemaakt zijn binnen het Werkbedrijf Regio Zwolle[1].

Natuurlijk staat het de gemeente(raad) vrij om in het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid hiervan af te wijken, maar om de volgende redenen wordt geadviseerd dat niet te doen: Voor regionaal opererende bedrijven heeft dit het grote voordeel dat men binnen de regio met één uniforme werkwijze – inclusief de wijze van verantwoording – wordt geconfronteerd; Door aan te sluiten bij de regionale werkwijze kunnen zowel de gemeente als ook ondernemers die te maken krijgen met een social return verplichting een beroep doen op ondersteuning de SROI-specialisten van het Werkbedrijf Regio Zwolle; College van burgemeester en wethouders - 2018-01-16T09:00:00+01:00 - 2018_B&W_000162/3 Door gebruik te maken van de door het werkbedrijf aangeboden online tool voor het vastleggen van social return verplichten en resultaten worden de administratieve lasten bij het bedrijfsleven verlaagt en krijgt de gemeente meer inzicht in het resultaat van social return bij aanbestedingen. Ten opzichte van het huidige beleid wordt voorgesteld om het drempelbedrag bij opdrachten in de categorie ‘werken’ te verlagen van € 250.000 naar € 200.000. Voor opdrachten in de categorie diensten wordt voorgesteld het drempelbedrag te verlagen van € 221.000 (het actuele Europese drempelbedrag) naar € 200.000.

Voor wat betreft deze laatste categorie is het goed om op te merken dat het hier gaat om de contractwaarde. En aangezien bij diensten veelal gewerkt wordt met contracten met een maximale looptijd van vier jaar betekent in de praktijk dat dat social return veelal toegepast moet worden bij contracten voor diensten met een inkoopwaarde van € 50.000 of meer per jaar. Zowel voor de categorie werken als ook voor de categorie diensten wordt afgeraden om over te gaan tot een verdere verlaging van het drempelbedrag omdat de inspanning die zowel de gemeente als ook de opdrachtnemer moet leveren dan niet in verhouding staan tot de aan te besteden opdracht. Zoals aangegeven is een van de voordelen van het aansluiten bij de regionale werkwijze dat we dan ook gebruik kunnen maken van de regionaal ontwikkelde online tool voor het vastleggen van opgedragen en gerealiseerde social return verplichtingen. Momenteel wordt alleen vastgelegd bij welke aanbestedingen social return wordt toegepast. Terugkijkend naar 2017 levert dat het volgende beeld op: In 2017 zijn acht aanbestedingsformulieren geregistreerd voor opdrachten in de categorie werken met een geraamde waarde van € 250.000 of meer. De totaal geraamde waarde van deze opdracht is € 10.490.150. Op alle formulieren is aangegeven dat bij de betreffende opdracht social return toegepast zal worden.

Uitgaande van een sociale return verplichting van 5% van de aanneemsom komt de totale social return verplichting op € 524.508. In 2017 is één aanbestedingsformulier ingediend voor een Europese aanbesteding in de categorie diensten. Dit betrof het afsluiten van een meerjarige overeenkomst voor het uitvoeren van onderhoud aan openbare verlichting. Gezien het specialistische karakter van de uit te voeren werkzaamheden is besloten om bij deze aanbesteding geen social return toe te passen. In de hiervoor genoemde cijfers is nog niet opgenomen de waarde van de opdrachten die de gemeente bij de Noordwestgroep (NWG) plaatst. De waarde van de opdrachten die de gemeente de laatste jaren bij de NWG heeft geplaatst staat vermeld in navolgende tabel. Waarde bij de Noordwestgroep geplaatste opdrachten per jaar 2013 € 1.101.795 2014 € 944.051 2015 € 859.202 2016 € 1.160.281 2017[2] € 859.945 (geschat jaartotaal ca. 1.146.500) Ad 2: Positie plaatselijk en regionaal bedrijfsleven College van burgemeester en wethouders - 2018-01-16T09:00:00+01:00 - 2018_B&W_000163/3 Ten opzichte van het huidige beleid blijven de kansen voor plaatselijke bedrijven[3] onveranderd goed. Hierbij wordt opgemerkt dat het uitnodigingsbeleid en werkwijze bij meervoudig onderhandse aanbestedingen tot stand zijn gekomen in overleg met de Business Club Steenwijkerland (BCS).

Wel nieuw is het voorstel om in het nieuwe beleid ook aandacht te besteden aan de positie van regionale ondernemers[4] waarbij opgemerkt moet worden dat plaatselijk voor regionaal gaat. Kijkend naar de afgelopen jaren levert dit het volgende beeld op voor wat betreft het aandeel van plaatselijke en regionale bedrijven bij het uitvoeren van opdrachten voor de gemeente Steenwijkerland: Plaatselijk RegionaalJaar Waarde Percentage Waarde Percentage 2013 € 13.489.237 29,07% € 7.696.239 16,59% 2014 € 12.507.195 33,74% € 4.148.165 11,27% 2015 € 12.443.860 40,85% € 2.950.781 9,69% 2016 € 11.904.656 41,53% € 2.430.917 8,48% 2017[5] € 7.283.572 36,81% € 2.084.754 10,54% [1] Werkbedrijf Regio Zwolle is een netwerkorganisatie van partijen die samen werken aan de uitvoering van het regionaal Sociaal Akkoord. Betrokken organisaties zijn: 14 gemeenten, UWV, werkgevers (VNO-NCW Midden, MKB Regio Zwolle, LTO Noord), werknemers (FNV, CNV) en onderwijs. [2] Het inkoopvolume 2017 betreft de maanden januari tot en met september [3] Bedrijven met een vestiging binnen de gemeente Steenwijkerland [4] Bedrijven met een vestiging binnen een gemeente die grenst aan de gemeente Steenwijkerland [5] Januari tot en met september Vervolg Na vaststelling van het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid zullen de wijzigingen zowel intern als extern gecommuniceerd worden.