Accountantsverslag 2020 Bibliotheek Kop van Overijssel.pdf

Accountantsverslag controle jaarrekening 2020 Stichting Openbare Bibliotheek Kop van Overijssel 2 Geachte leden van het Bestuur, Hierbij brengen wij u ons accountantsverslag uit over onze bevindingen bij de controle van de jaarrekening 2020 van StichtingOpenbare Bibliotheek Kop van Overijssel (hierna: de bibliotheek). Bij de jaarrekening van Stichting Openbare Bibliotheek Kop van Overijssel zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring af te geven met de volgende opinieparagraaf: “Wij hebben de jaarrekening 2020 van Stichting Openbare Bibliotheek Kop van Overijssel te Steenwijk gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in dit rapport opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Stichting Openbare Bibliotheek Kop van Overijssel per 31 december 2020 en van het resultaat over 2020 in overeenstemming met de in Nederland geldende RJ-Richtlijn 640 Organisaties zonder winststreven en met de bepalingen van en krachtens de WNT.” De rapportage is als volgt opgebouwd: 1. Jaarrekeningrisico’s 2. Analyse van het resultaat 2020; 3. Balans per 31 december 2020; 4. Administratieve organisatie en interne beheersing; 5. Geautomatiseerde gegevensverwerking; 6.

Overige onderwerpen:  Algemene verordening gegevensbescherming;  Fraude;  Onafhankelijkheid; Inleiding Aan de leden het bestuur van Stichting Openbare Bibliotheek Kop van Overijssel Enschede, 17 juni 2021 3 Risico Werkzaamheden Risico afgedekt? 1. Jaarrekeningcontrolerisico’s Risico van onjuistheid of onrechtmatigheid van de overige bedrijfskosten Om dit risico af te dekken hebben wij het inkoopproces in kaart gebracht, dit proces is, via de centrale inkoop, toereikend ingericht om het risico op een materiele fout af te dekken. Tijdens de balanscontrole hebben wij een cijferbeoordeling uitgevoerd (kosten versus begroting) en hebben wij voor diverse kostencategorieën een detailcontrole uitgevoerd o.b.v. brondocumenten. ✔ Risico op onjuiste of onvolledige verantwoording van subsidieopbrengsten Om dit risico af te dekken hebben wij de verantwoorde bedragen onder de subsidieopbrengsten aangesloten met de subsidiebeschikkingen voor 2020. ✔ Bij de planning van de controle van de jaarrekening definiëren wij de risico’s, die naar onze inschatting zouden kunnen leiden tot een materiële fout in de jaarrekening. Hieronder zijn deze risico's en werkzaamheden die wij in onze controle ten aanzien van deze risico’s hebben uitgevoerd samengevat.

Risico op niet voldoen aan de subsidievoorwaarden Om dit risico af te dekken hebben wij de subsidiebeschikkingen met de subsidievoorwaarden doorgelezen en vastgesteld dat de formele voorwaarden zijn nageleefd. ✔ 4 Risico Werkzaamheden Risico afgedekt? 1. Jaarrekeningcontrolerisico’s (vervolg) Risico op onjuiste of onvolledige registratie van de contributiegelden in WISE en AFAS Om dit risico af te dekken hebben wij tijdens de bespreking met uw controller en de medewerkers van Rijnbrink (afd. WISE) hoe wordt gewaarborgd dat de vastleggingen vanuit WISE juist en volledig door worden gezet naar AFAS. Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben wij de output van WISE geanalyseerd en aangesloten met de contributiegelden als verantwoord in AFAS en de jaarrekening. Deze aansluiting is akkoord bevonden. ✔ Risico van fouten in de verplichte toelichting die in de jaarrekening moet worden opgenomen op grond van de Wet Normering Topinkomens (WNT) Wij hebben een risico-analyse uitgevoerd op de naleving van de Wet Normering Topinkomens. Daarnaast hebben wij de verantwoording in de jaarrekening getoetst aan de Wet Normering Topinkomens. ✔ 5 Kopie uit jaarrekening pag. 4: 2. Analyse van het resultaat (1)

6 Gebruikersopbrensten De opbrengsten vanuit de contributies van betalende leden is in 2020 7% lager dan in 2019. Dit wordt verklaard door een daling van het aantal leden, in lijn met de trend van afgelopen jaren en andere bibliotheken. Overige opbrengsten en baten De overige opbrengsten en baten liggen in lijn met de begroting en vorig jaar. De diverse baten zijn lager dan in 2019, maar dat wordt grotendeels veroorzaakt door de eenmalige subsidie kunstuitleen in 2019 . 2. Analyse van het resultaat - opbrengsten 7 Op de bedrijfskosten is een analyse gemaakt. Van de grootste afwijkingen is onderstaand een verklaring opgenomen. Personeelskosten De personeelskosten zijn ten opzichte van 2019 gedaald met circa € 39.000. Deze daling wordt met name veroorzaakt door eenmalige kosten in 2019 in verband met een doorbelasting van 50% van de kosten in verband met een aan een medewerker verstrekte transitievergoeding. Huisvestingskosten De huisvestingskosten zijn met circa € 18.000 gedaald, dit wordt veroorzaakt door lagere huur- en servicekosten (speel-o-theek en kennislab) en minder kosten voor onderhoud. Overige kosten De overige kosten zijn gedaald door een daling van de kosten voor het project “taal werkt” en “kennislab”. Dit wordt enerzijds veroorzaakt door meer eigen personele inzet en dus minder kosten van derden en anderzijds waren beide projecten in 2019 omvangrijker.

Effect in het resultaat is budgetneutraal want tegenover de hogere kosten in 2019 was er ook sprake van een hogere subsidieopbrengst in 2019. 2. Analyse van het resultaat - bedrijfskosten 8 3.1 Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat per 31 december 2020 uit: Kapitaal € 143 Algemene reserve € 26.698 Bestemmingsreserves € 299.328 Totaal € 326.169 Het behaalde resultaat ad. € 10.419 negatief is onttrokken aan de bestemmingsreserves (€4.502) en onttrokken aan de egalisatiereserve (€5.917). Het totale eigen vermogen (weerstandsvermogen) bedraagt ultimo 2020 circa 30% van de totale lasten (2019: 29%). Hiermee is de vermogenspositie van de Bibliotheek Kop van Overijssel in beginsel als gezond te kwalificeren. Wij adviseren u een risico-inventarisatie (“kans x impact”) op te stellen en op basis daarvan als Bestuur een minimaal gewenst weerstandsvermogen te definiëren. Dit weerstandsvermogen dient dan zodanig te worden vastgesteld dat, gebaseerd op de risico-inventarisatie, de Stichting in voldoendemate in staat is aan haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. Bestemmingsreserves In 2020 laten de bestemmingsreserves de volgende mutaties zien: 3.

Balans per 31 december 2020 Reserve Modernisering Reserve SPP Reserve Onderhoud Totaal Stand per 1 januari 2020 180.578 56.509 66.743 303.830 Toevoegingen 9.000 9.000 Onttrekkingen -13.502 -13.502 Stand per 31 december 2020 167.076 56.509 75.743 299.328 9 4.1 Administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) In het kader van de controle van de jaarrekening 2020 hebben wij onder meer de administratieve organisatie en interne beheersing (hierna: AO/IB) beoordeeld. Hierbij is tevens de geautomatiseerde gegevensverwerking betrokken, voor zover van belang voor de jaarrekeningcontrole. Tijdens de uitvoering hebben wij ons gericht op de volgende processen en onderwerpen: - Inkoopproces; - Opbrengstenstromen; - IT/Automatiseringsproces. Wij zijn van mening dat de administratieve organisatie en interne beheersing van een goed niveau is en hiermee voldoet aan dedaaraan redelijkerwijs te stellen eisen. Wij merken op dat het niveau van beheersing van de administratieve organisatie niet automatisch inhoudt dat de operationele processen bij de Stichting Openbare Bibliotheek Kop van Overijssel efficiënt en effectief zijn en alle aspecten volledig beheerst worden.

4.2 Inkoop/betalingsorganisatie Wij hebben tijdens onze controle vastgesteld dat er sprake is van voldoende functiescheiding tussen het aangaan van verplichtingen, het autoriseren van de facturen, het voeren van de financiële administratie en het betalen van de facturen. 4. Administratieve organisatie en interne beheersing (1) 10 4.3 Contractenadministratie Wij hebben tijdens onze controle vastgesteld, evenals voorgaand jaar, dat de meeste contracten en SLA’s (Service Level Agreement) met Rijnbrink uit 2013 / 2015 stammen en daarna niet meer zijn geactualiseerd. Daarnaast was van een aantal van deze contracten geen getekende versie beschikbaar. De overeenkomsten zijn niet in alle gevallen volstrekt eenduidig over de verantwoordelijkheid en /of aansprakelijkheid bij eventuele tekortkomingen in de uitvoering van de dienstverlening. Wij bevelen u aan de SLA’s met Rijnbrink te actualiseren, in overleg met Rijnbrink. Wij hebben overigens van Rijnbrink begrepen dat dit onderwerp op de agenda is blijven staan bij Rijnbrink en dat hier de komende periode aan gewerkt zal worden in overleg met de bibliotheken. 4. Administratieve organisatie en interne beheersing (2) 11 5.1 Samenvattend beeld Op grond van de wet dienen wij aandacht te besteden aan de geautomatiseerde gegevensverwerking en u te rapporteren omtrent onze bevindingen.

Deze aandacht gaat echter niet verder dan hetgeen noodzakelijk is in het kader van de jaarrekeningcontrole. Het onderzoek van de jaarrekening is op zichzelf niet gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Op grond van de wijze waarop uw administratie is ingericht, onze daarop afgestemde controleaanpak en het wettelijk kader bestond niet de noodzaak om de geautomatiseerde gegevensverwerking in onze controle te betrekken. Wij zijn van mening dat er voldoende maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te waarborgen. Wel hebben wij ten aanzien van de geautomatiseerde gegevensverwerking een aantal bevindingen te rapporteren, deze zijn opgenomen op de volgende pagina. Het betreft de follow up op constateringen uit eerdere jaren. 5. Geautomatiseerde gegevensverwerking 12 Constatering / risico Aanbeveling Opvolging 5. Automatisering – follow up 2018 Logging nieuwe gratis abonnees: In WISE is het mogelijk om een logfile te draaien met gratis verstrekte abonnees. Het risico dat er onterecht gratis abonnementen worden verstrekt en er opbrengsten worden misgelopen kan hiermee worden gedekt.

Aanbeveling is om indien dit nog niet is gebeurd persoonlijke inloggegevens aan te vragen voor baliemedewerkers en periodiek logfiles draaien met de nieuwe gratis abonnees. Voorgaand jaar besproken, besloten is om dit risico te accepteren. Logging kwijtscheldingen: In WISE is het mogelijk om een logfile te draaien met kwijtscheldingen. Het risico dat er onterecht gelden worden kwijtgescholden en er opbrengsten worden misgelopen kan hiermee worden gedekt. Aanbeveling is om indien dit nog niet is gebeurd persoonlijke inloggegevens aan te vragen voor baliemedewerkers en periodiek logfiles draaien met de kwijtscheldingen in de periode. Voorgaand jaar besproken, besloten is om dit risico te accepteren. X (bedrijfsrisico) Risico afgedekt? X (bedrijfsrisico) 13 Constatering / risico Aanbeveling Opvolging 5. Automatisering – follow up 2018 Risico afgedekt? Persoonlijke inloggegevens: Bij de bibliotheek wordt geen gebruik gemaakt van persoonlijke inloggegevens waardoor naderhand niet is te monitoren wie voor welke actie verantwoordelijk is (mede gelet op volgende twee adviespunten). Aanbeveling is om de bibliotheek persoonlijke inloggegevens te laten aanvragen bij Rijnbrink voor de baliemedewerkers en backofficemedewerkers welke werken binnen WISE.

Voorgaand jaar besproken, besloten is om dit risico te accepteren aangezien het onwerkbaar is om met persoonlijke inloggegevens bij de balie te werken. X (bedrijfsrisico 14 Constatering / risico Aanbeveling Reactie Bestuur 5. Automatisering/ Interne Beheersing – nieuw Rechten bankapplicatie Wij hebben opgemerkt dat de gebruikerskring binnen de bankapplicatie voor de bibliotheek zeer ruim is ingericht. Hierdoor is het risico aanwezig dat personen rechten hierbinnen hebben die niet gewenst is. Wij bevelen aan om kritisch naar de inrichting van de gebruikerskring binnen de applicatie te kijken en waar nodig rechten af te sluiten. In onze bespreking met uw controller en penningmeester is besproken dat in 2021 de rechten per gebruiker opnieuw worden beoordeeld en waar nodig worden aangepast. 15 Algemene verordening gegevensbescherming In 2020 zijn er geen datalekken geconstateerd. Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden berust bij het bestuur van de stichting. Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om het risico te beoordelen dat de jaarrekening als gevolg van fraude, onjuistheden of verduistering van activa afwijkingen van materieel belang zou kunnen bevatten.

Indien wij bij een wettelijke controle gegevens of informatie verkrijgen die een redelijk vermoeden rechtvaardigen dat sprake is van fraude van materieel belang ten aanzien van de financiële verantwoording zijn wij, onder bepaalde omstandigheden, op grond van de WTA gehouden hiervan een melding te doen bij de KLPD. Tijdens onze controle van de jaarrekening 2020 zijn ons geen aanwijzingen van fraude gebleken. Bij de bespreking van de controlebevindingen gaf u aan dat ook bij de directie gedurende 2020 geen indicaties van fraude zijn gebleken. 6. Overige onderwerpen (1) 16 Onafhankelijkheid Bij onze dienstverlening zijn wij gehouden aan de “Nadere voorschriften inzake onafhankelijkheid van de accountant”. In dat kader dienen wij na te gaan of er zaken of omstandigheden bestaan die onze onafhankelijkheid als controlerend accountant significant beïnvloeden. Wij hebben gedurende het jaar geen onafhankelijkheidsissues geconstateerd, die van invloed zouden kunnen zijn op onze rol als controlerend accountant van Stichting Openbare Bibliotheek Kop van Overijssel. Wij vertrouwen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u naar aanleiding van deze rapportage nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met ondergetekende of met mevrouw M. (Mandy) Engelbertink. Hoogachtend, Eshuis Registeraccountants B.V. H. Schreur RA 6. Overige onderwerpen (2)