Aanbiedingsbrief Bibliotheek Kop van Overijssel JR 2021 en MJB 2023-2026.pdf

Aanbiedingsbrief gemeente Steenwijkerland Jaarrekening 2021 en Begroting 2023 Aan het College van B. en W. Gemeente Steenwijkerland Postbus 162 8330 AD Steenwijk Steenwijk, 29 juni 2022 Onderwerp: Jaarrekening 2021, prognose 2022, begroting 2023 en meerjarenbegroting 2023 – 2026 van de Bibliotheek Kop van Overijssel Geacht college, U ontvangt in de bijlagen de jaarrekening 2021, de prognose 2022 en de begroting 2023 (en meerjarenbegroting 2023 – 2026) van Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel. De jaarrekening 2021 is onderdeel van de aanvraag om de subsidie voor 2021 vast te stellen en de begroting 2023 is onderdeel van de aanvraag subsidie 2023. De bibliotheek Kop van Overijssel verzorgt het bibliotheekwerk in de gemeente Steenwijkerland, gebaseerd op ons Meerjarenbeleidsplan en de in de Culturele Uitvoeringsovereenkomst vastgelegde afspraken. In deze brief willen wij kort de Jaarrekening 2021, Prognose 2022 en de begroting 2023 toelichten. Jaarrekening 2021: Het jaar 2021 is wederom door Corona een bijzonder jaar geworden. Financieel gezien is het tekort gunstiger uitgevallen dan was begroot. Het resultaat is in 2021 € 11.000 negatief, waar een tekort van € 46.100 was begroot.

Het verschil van circa € 45.000 wordt vooral verklaard door: - Hogere personeelskosten (€ 43.000) In 2021 hebben we te maken gehad met een hoog ziekteverzuim waardoor er voor € 56.000 inhuur van derden zoals interim directie en ziektevervanging is ingezet. Vanuit het ziektevervangingsfonds is enige financiële compensatie ontvangen. In 2021 was iets meer dan 9 fte in dienst ten opzichte van 8,9 fte in 2020. - Bezuinigingen zoals opzegging onderhoudscontracten automatisering (bijna € 7.000), de lagere kosten Media en Collectie (vooral leenrecht, bijna € 9.000) en lagere overige kosten (vooral Kennislab, € 16.000) zorgen voor een eenmalige effect. Aanbiedingsbrief gemeente Steenwijkerland Jaarrekening 2021 en Begroting 2023 - Hogere projectsubsidies zijn circa € 20.000 waarbij de taken deels met eigen personeel (dus zonder extra kosten) zijn ingevuld (incidenteel) - Lagere subsidie van de gemeente dan begroot (€ 13.000). De jaarrekening 2021 is gecontroleerd door Eshuis Accountants. Eshuis heeft een goedkeurende accountantsverklaring bij deze jaarrekening afgegeven maar geeft aan dat een kostendekkende exploitatie nodig is voor de continuïteit op middellange termijn. Prognose 2022: In 2022 is de bestuurlijke fusie gerealiseerd en de bestuursvorm gewijzigd naar een raad van toezicht model met een directeur-bestuurder.

Projectmatig hebben wij in 2021 enkele subsidies ontvangen zoals voor het project Leesoffensief (€ 10.000) en kwaliteitsimpuls laagtaalvaardige ouders (€ 4.200) . Echter zijn het relatief kleine bedragen. In 2022 hebben wij van de Koninklijke Bibliotheek een projectsubsidie ontvangen voor de Digitale inclusie. Dit is een bedrag van € 0,83 per inwoner. Ook dit jaar zijn wij alert op dit soort incidentele subsidies. Vanaf begin juni 2021 worden wij geconfronteerd met het uitvallen van de directeur. In verband hiermee is een interim-directeur aangesteld. Ook in 2022 is de interim- directeur nog werkzaam tot einde kalenderjaar. Daarnaast worden wij dit jaar geconfronteerd met hogere servicekosten van de bibliotheek in Steenwijk. Bij de verlenging van het huurcontract was afgesproken dat wij de schoonmaakkosten vanaf 2022 voor onze rekening zouden nemen (€ 16.000). De nieuwe eigenaar stuurt ons op moment door de huidige energieprijzen een hogere nota voor de servicekosten. Geraamd op € 12.500 voor 2022. En wil graag dat wij ons volledig gaan huisvesten op de begane grond, waarvoor hij wel een hogere huur wil ontvangen. De Rijnbrink is per 31 december 2021 gestopt met het WINO (Werkgeverschap in Overijssel).

Als gevolg hiervan is de Bibliotheek Kop van Overijssel de juridisch werkgever voor de medewerkers van de 3 bibliotheken, personeel wordt gedetacheerd naar de 2 andere bibliotheken. Wij verwachten nu voor 2022 een tekort van ruim € 162.000 waar het tekort aanvankelijk was begroot op circa € 154.000. Begroting 2023 Zoals aangegeven is het personeel van de 3 samenwerkende bibliotheken in dienst bij de bibliotheek Kop van Overijssel. De medewerkers in Zwartewaterland en Staphorst lenen wij voor hun deel van de activiteiten uit aan deze bibliotheken. Daarnaast werkt een aantal (specialistische) medewerkers voor alle drie stichtingen, de uren worden naar rato verrekend per stichting. Aanbiedingsbrief gemeente Steenwijkerland Jaarrekening 2021 en Begroting 2023 Er wordt steeds meer van bibliotheken gevraagd. Het takenpakket als gevolg van de transitie naar een brede maatschappelijke bibliotheek die in de gemeente makkelijk toegankelijk moet zijn groeit enorm. De complexiteit van de werkzaamheden, en daarmee de noodzaak van professionele ondersteuning, brengt extra kosten met zich mee. We streven naar een kostendekkende begroting, maar dat is in de huidige situatie simpelweg niet haalbaar. Voor 2023 vragen wij als bibliotheek de volgende subsidies aan: • Reguliere exploitatiesubsidie van € 813.200 • Een bijdrage in de huisvesting van de bibliotheek Steenwijk van € 129.000.

Dit bedrag is hoger dan in 2022 in verband met de schoonmaakkosten, die vanaf 2022 geen onderdeel meer zijn van de servicekosten, de hogere servicekosten als gevolg van de hogere energieprijzen en een raming van de hogere huur in verband met de interne verhuizing. • Een projectsubsidie voor digitale inclusie ( € 0,83 per inwoner). Landelijk wordt aan ons aangegeven dat deze subsidie vanaf 2023 via de gemeente wordt verstrekt. Vandaar dat wij deze subsidie op deze wijze aanvragen. De begroting 2023 zoals deze in de bijlage is ingesloten sluit met een tekort van € 70.900. De hierboven genoemde subsidiebedragen zijn in de begroting 2023 verwerkt. De Provincie Overijssel is ook doordrongen van de maatschappelijke waarde en effecten van bibliotheken in de samenleving en stelt daarom gelden beschikbaar in de subsidieregeling Bibliotheek van de Toekomst. Momenteel wordt er hard gewerkt aan het opzetten projecten en activiteiten die voor deze subsidie in aanmerking kunnen komen. Hiervoor wordt overigens wel een co-financiering gevraagd van zowel de bibliotheek zelf als van de gemeente. Om wat voor bedragen dit eventueel zal gaan is nog niet duidelijk en daarom niet meegenomen in de begroting.

Meerjarenperspectief 2023-2026 Bijzonder aandachtspunt Uit de jaarrekening van de afgelopen jaren en de prognoses voor het komend jaar en de daaropvolgende jaren blijkt dat de structurele exploitatie van de bibliotheek sterk onder druk staat. Bij een ongewijzigde situatie kan de stichting op termijn haar verplichtingen niet meer uit kan voeren. Zoals uit het meerjarenperspectief blijkt is het jaarlijkse tekort de komende jaren tussen € 60.000 en € 140.000. Eind 2026 is er bij ongewijzigd beleid een negatief eigen vermogen, zie bijlage 16 van de begroting 2023 en meerjarenperspectief 2023-2026. Voor deze situatie zijn verschillende oorzaken. Op dit moment werken wij aan een plan waarin o.b.v. een uitgebreide analyse en een benchmark wordt aangetoond hoe de situatie op dit moment is. En welke oorzaken hiertoe aantoonbaar geleid hebben. Vervolgens wordt er een aantal scenario’s voorgelegd. Over dit plan willen wij graag met u in gesprek gaan. Met als doel om ook in de toekomst voor de gemeente Steenwijkerland het bibliotheekwerk voor iedere inwoner bereikbaar en vrij toegankelijk te houden. Aanbiedingsbrief gemeente Steenwijkerland Jaarrekening 2021 en Begroting 2023 Wat is opgebouwd willen wij in ieder geval voortzetten met als aanvulling dat er steeds meer (maatschappelijke) vraagstukken vanuit overheden en samenleving aan de bibliotheek worden voorgelegd.

Die vraagstukken kunnen enkel voldoende worden beantwoord als het fundament op orde is, stevig genoeg is. Het heeft geen zin om het huis van de bibliotheek uit te breiden als de ondergrond en het fundament te broos zijn. Het coalitieakkoord heeft de fraaie titel “duurzaam doorbouwen”. En dat is precies wat wij als bibliotheek ook willen. Voor iedere inwoner van de gemeente Steenwijkerland. Tot slot Wij willen deze stukken graag mondeling toelichten tijdens het gesprek met mevrouw Jongman op 18 juli aanstaande. Met vriendelijke groet, Laurens Felix, interim directeur-bestuurder Bibliotheken Kop van Overijssel, Staphorst en Zwartewaterland