Aanbesteding accountant - ­ RAADSVOORSTEL

Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, 01-09-2026 Nummer voorstel: 2026/14 Voor raadsvergadering: 01-09-2026 Agendapunt : 6.2 Onderwerp Aanbesteding accountantsdiensten 2027 - 2030 Voorgelegd besluit 1. Met betrekking tot de aanbesteding accountantsdiensten te kiezen voor een openbare Europese aanbesteding. 2. In te stemmen met het instellen van een raadswerkgroep en een ambtelijke beoordelingscommissie. 3. Een raadswerkgroep samen te stellen bestaande uit de volgende drie raadsleden: H. Ruitenberg, R.A.F. Stoter en H. Hilbink-Everts. 4. De raadswerkgroep het mandaat te geven om: a. het programma van eisen vast te stellen; b. de gunningscriteria vast te stellen; c. de beoordelingsmethode vast te stellen; d. de wegingsfactoren vast te stellen; e. door geïnteresseerde marktpartijen gestelde vragen in Nota van inlichtingen te beantwoorden; f. de uitgevoerde beoordeling van de kwalitatieve criteria te toetsen en vast te stellen ; g. de gegeven presentaties tijdens de praktijkproef samen met de ambtelijke beoordelingscommissie te beoordelen; h. het voornemen tot gunning vast te stellen. Aanleiding In 2026 loopt het contract met onze huidige accountant (BDO) af. De accountant voert zijn werkzaamheden in opdracht van de raad uit. Het opdrachtgeverschap is in de Gemeentewet geregeld.

De raad dient daarom vanaf verslaggevingsjaar 2027 een nieuwe accountant te contracteren. Het aanstellen is een verantwoordelijkheid van de raad. De aanbesteding dient spoedig te worden gestart, zodat in het huidige kalenderjaar (2026) nog een accountant kan worden benoemd voor de rekeningjaren vanaf 2027. Raming opdrachtwaarde Voorgesteld wordt een nieuwe overeenkomst aan te gaan voor de jaren 2027 tot en met 2030, met de mogelijkheid de overeenkomst eenmaal met vier jaar te verlengen. De opdracht omvat de accountantscontrole van de jaarrekening en de controle van de SiSa -verantwoordingen. De geraamde waarde van deze opdracht overschrijdt naar verwachting het voor decentrale overheden voor diensten geldende Europese drempelbedrag. Op grond van de Aanbestedingswet is daarom een Europese aanbestedingsprocedure verplicht. Keuze aanbestedingsprocedure Bij het plaatsen van opdrachten met een geraamde waarde boven het van toepassing zijnde Europese drempelbedrag kan gekozen worden uit de volgende twee procedures: - een openbare aanbestedingsprocedure (= zonder een voorselectie van mogelijke inschrijvers); - een niet-openbare procedure (= met een voorselectie van mogelijke inschrijvers)

Marktanalyse Een analyse op recente aanbestedingen van accountantsdiensten bij gemeenten toont aan dat voldoende belangstelling is gebleken voor de soortgelijke aanbestedende opdrachten. De verwachting is daardoor dat ook voor deze aanbesteding voldoende belangstelling zal zijn. We stellen daarom voor om geen nadere marktanalyse uit te voeren. Gunningsmodel In het gunningsmodel wordt de economisch meest voordelige inschrijving gekozen gelet op: 1. de laagste prijs of 2. de prijs-kwaliteitverhouding. Gezien de aard van de aan te besteden opdracht wordt geadviseerd te kiezen voor gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving gelet op de prijs-kwaliteitverhouding met een zwaarwegende verhouding voor de kwaliteit. Voorgesteld wordt om een presentatie onderdeel uit te laten maken van de gunningsprocedure. Hoe de raad te betrekken bij de aanbesteding Een Europese aanbesteding vergt zorgvuldigheid en een strakke planning. Belangrijk bij deze aanbestedingsprocedure is de rol van de raad. Belangrijke elementen binnen de aanbesteding zijn: - het programma van eisen; - het gunningsmodel bestaande uit gunningscriteria (waar gaan we op beoordelen); - wegingsfactoren (wat vinden we belangrijk) en - beoordelingsmethodiek (hoe gaan we punten toekennen). Tijdens de vorige aanbestedingsprocedure is naar tevredenheid de volgende werkwijze toegepast: 1.

een vertegenwoordiging van de raad (raadswerkgroep) stelt de totstandkoming van het programma van eisen, de gunningscriteria en wegingsfactoren vast. De raadsleden van de werkgroep vertegenwoordigen hierbij de volledige raad en niet hun politieke partij; 2. de ingediende inschrijvingen zijn ambtelijk beoordeeld, waarna de beoordeling van de offertes is voorgelegd aan en besproken met de raadswerkgroep; 3. de presentaties door de inschrijvers binnen de gunningsprocedure zijn beoordeeld door de raadswerkgroep en de ambtelijke beoordelingscommissie; 4. het resultaat van de aanbesteding wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraad. Geadviseerd wordt deze werkwijze ook voor de komende aanbestedingsprocedure toe te passen. Openen prijzen Op het moment dat de kwaliteit van inschrijvingen wordt beoordeeld, mag de prijs- kwaliteitsverhouding niet van invloed zijn. Dit kan worden geborgd door de prijzen in een aparte (digitale) kluis aan te laten leveren. Deze kluis wordt pas geopend nadat alle kwalitatieve onderdelen beoordeeld en gewaardeerd zijn. De ingediende prijzen en tarieven worden dan toegevoegd aan de beoordelingsmatrix, waarna de dan best scorende inschrijver in beginsel voor gunning van de opdracht in aanmerking komt. Ondertekening: De griffier, De voorzitter, A. ten Hoff H.K. de Groot