Aanbesteding accountant 2019 tm 2022 - RAADSVOORSTEL.doc

Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, 18-09-2018 Nummer voorstel: 2018/6 Voor raadsvergadering: 18-09-2018 Agendapunt : 4.4 Onderwerp Aanbesteding accountant voor 2019 t/m 2022. Voorgesteld besluit 1. Te kiezen voor een openbare Europese aanbesteding; 2. Een raadswerkgroep samen te stellen bestaande uit de volgende drie (burger)raadsleden: dhr. L. Lassche, J. Ziel en H. Ruitenberg; 3. Deze raadswerkgroep het mandaat te geven om: a. Het programma van eisen vast te stellen b. De gunningscriteria vast te stellen c. De beoordelingsmethode vast te stellen d. De wegingsfactoren vast te stellen e. Door geïnteresseerde marktpartijen gestelde vragen te beantwoorden f. De ambtelijk uitgevoerde beoordeling van de kwalitatieve criteria te toetsen en vast te stellen g. De presentaties van de presentaties samen met de ambtelijke beoordelingscommissie te beoordelen h. Het voornemen tot gunning vast te stellen Aanleiding In 2018 loopt het contract met de huidige accountant PWC af. De raad dient middels een aanbesteding een (nieuwe) accountant te contracteren. Het aanstellen van de accountant is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de raad. Dit opdrachtgeverschap is in de Gemeentewet geregeld.

De aanbesteding dient zo spoedig mogelijk te worden opgestart teneinde begin 2019 voor de rekeningsjaren 2019 t/m 2022 een (nieuwe) accountant te kunnen benoemen met de mogelijkheid om de overeenkomst twee keer met een periode van twee jaar te verlengen. Raming opdrachtwaarde De jaarlijkse lasten van de accountant bestaan uit een aantal onderdelen, de controle van de rekening inclusief de controle op de SISA ( Single Information Single Audit) regelingen, controle op de fractievergoedingen en individuele accountantsverklaringen. Op basis van de laatste jaren en een verwachte prijsstijging van circa 20% worden de kosten geraamd op € 80.000 per jaar (excl. BTW). Uitgaande van een contractperiode van 4 jaren, is de geraamde waarde van de aan te besteden opdracht € 320.0000. Aangezien deze waarde hoger is dan het van toepassing zijnde Europese drempelbedrag van € 221.000 moet de opdracht Europees aanbesteed te worden.

Keuze aanbestedingsprocedure Bij het plaatsen van opdrachten met een geraamde waarde boven het van toepassing zijnde Europese drempelbedrag kan – in hoofdlijnen – gekozen worden uit de volgende procedures: - een openbare aanbestedingsprocedure; - een niet-openbare procedure (= openbaar met voorselectie) Aantal potentiële inschrijvers Ter voorbereiding op de aanbesteding is een marktconsultatie uitgevoerd waarbij met de volgende partijen gesproken is: - PWC (= huidige accountant); - Baker Tilly Berk; - BDO. Uit deze marktverkenning is o.a. gebleken dat accountantskantoren selectief zijn wat betreft de aanbestedingen waarop ingeschreven wordt. Hierbij wordt o.a. gekeken naar de mate waarin kwaliteit een rol speelt in het gunningsmodel. Als het accent teveel ligt op de prijs, dan zullen veel accountants besluiten om niet in te schrijven. Een analyse van door gemeenten in 2017 uitgevoerde aanbesteding laat eenzelfde beeld zien. Meerdere aanbestedingen zijn mislukt omdat niemand inschreef. Bij aanbestedingen die wel succesvol zijn afgerond was meestal sprake van één of twee inschrijvingen. De meest gangbare procedure bij een aanbesteding van een dienst met deze omvang is een meervoudig onderhandse aanbesteding. Gezien de hogere transactiekosten voor zowel de gemeente als ook voor het bedrijfsleven wordt voorgesteld niet te kiezen voor een zwaardere procedure (= nationaal openbare).

Anderzijds wordt gezien de omvang van de opdracht (aantal potentiële inschrijvers en het gewenste eindresultaat) voorgesteld ook niet te kiezen voor een lichtere procedure (= enkelvoudige uitnodiging). Een meervoudig onderhandse aanbesteding sluit ook aan bij de gemeentelijke beleidsregels. Gunningsmodel In theorie hebben we de keuze uit de gunnen op basis van de economische meest voordelige inschrijving gelet op: 1. de laagste prijs (deze keuze moet gemotiveerd worden) 2. de prijs-kwaliteit verhouding. Gezien de aard van de aan te besteden opdracht en tijdens de marktconsultatie verkregen informatie wordt geadviseerd te kiezen voor gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving gelet op de prijs-kwaliteit verhouding met een ‘zwaar gewicht’ voor de kwaliteit. Tevens wordt voorgesteld een presentatie onderdeel uit te laten maken van de gunningsprocedure. Hoe de raad betrekken bij de aanbesteding Een Europese aanbesteding vergt een strakke planning en veel zorgvuldigheid. Belangrijk in dit aspect de (gewenste) rol van de raad. Hoe bij deze aanbesteding de raad erbij te betrekken? Belangrijke elementen bij de aanbesteding is het programma van eisen (en wensen), in bijzonder het gunningsmodel bestaande uit gunningscriteria (waar gaan we op beoordelen), wegingsfactoren (wat vinden we belangrijk) en beoordelingsmethodiek (hoe gaan we punten toeken nen).

Vier jaar geleden is naar tevredenheid gewerkt met de volgende optie: 1. een vertegenwoordiging van de raad (raadswerkgroep) adviseert bij de totstandkoming van het programma van eisen, de gunningscriteria en de wegingsfactoren. De raadsleden van de werkgroep vertegenwoordigen niet hun politieke partij, maar de raad.; 2. de ingediende inschrijvingen zijn ambtelijk beoordeeld waarna de beoordeling van de offertes voorgelegd is aan en besproken met de raadswerkgroep; 3. het resultaat van de aanbesteding wordt voorgelegd aan de gemeenteraad waarbij de gemeenteraad: a. kan instemmen met het resultaat van de aanbesteding of b. kan besluiten de aanbestedingsprocedure af te breken. Bij de vorige aanbesteding maakte een presentatie geen onderdeel uit van de gunningsproc edure. Voorgesteld wordt om dat dit keer wel te doen waarbij de presentaties beoordeeld worden door de raadswerkgroep en de ambtelijke beoordelingscommissie. Openen prijzen Om te voorkomen dat bij het beoordelen van de kwaliteit van inschrijvingen onbewu st de prijs- kwaliteit verhouding wordt beoordeeld is het van belang dat op het moment dat de kwaliteit beoordeeld wordt de tarieven van de inschrijvers nog niet bekend zijn. Dit kan geregeld worden door de prijzen in een aparte digitale kluis in te laten leveren. Deze kluis wordt dan pas geopend nadat alle kwalitatieve onderdelen beoordeeld en gewaardeerd zijn.

De ingediende prijzen/tarieven worden dan toegevoegd in de beoordelingsmatrix waarna de dan best scorende inschrijver in principe voor gunning van de opdracht in aanmerking komt. Ondertekening: De griffier, De voorzitter, A. ten Hoff J.H. Bats Raadsbesluit Steenwijk, 18-09-2018 Nummer voorstel: 2018/6 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelezen het voorstel van het Presidium van 17 juli 2018, nummer 2018/6; b e s l u i t : 1. Te kiezen voor een openbare Europese aanbesteding; 2. Een raadswerkgroep samen te stellen bestaande uit de (burger)raadsleden: dhr. L. Lassche, J. Ziel en H. Ruitenberg; 3. Deze raadswerkgroep het mandaat te geven om: a. Het programma van eisen vast te stellen b. De gunningscriteria vast te stellen c. De beoordelingsmethode vast te stellen d. De wegingsfactoren vast te stellen e. Door geïnteresseerde marktpartijen gestelde vragen te beantwoorden f. De ambtelijk uitgevoerde beoordeling van de kwalitatieve criteria te toetsen en vast te stellen g. De presentaties van de presentaties samen met de ambtelijke beoordelingscommissie te beoordelen h. Het voornemen tot gunning vast te stellen De raad voornoemd, de griffier de voorzitter A. ten Hoff J.H. Bats