a Adviesrapport Brigit Hoomans Informatieadvies.pdf

De toekomst van Gemeentearchief Steenwijkerland Onderzoek en Advies Datum: 27 februari 2018 Versie 1.0 Status: Definitief Opsteller: Brigit Hoomans

2 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland Inhoud 1 Managementsamenvatting ............................................................................................................... 4 2 Inleiding ........................................................................................................................................... 6 2.1 Achtergrond ................................................................................................................................... 6 2.2 Opdracht ....................................................................................................................................... 6 2.3 Uitgangspunten ............................................................................................................................ 7 2.4 Werkwijze ..................................................................................................................................... 8 2.5 Verantwoordelijkheden ................................................................................................................. 8 3 Organisatie en taken van het gemeentearchief Steenwijkerland ................................................... 10 3.1 Huidige situatie ............................................................................................................................

10 3.2 Uitvoering van de wettelijke en niet-wettelijke taken .................................................................. 11 3.3 Personeel en Organisatie ............................................................................................................. 14 3.4 Bedrijfsvoeringtaken verricht door de gemeente ......................................................................... 14 3.5 Huisvesting .................................................................................................................................. 14 4 Beoogde samenwerkingseffecten ................................................................................................... 15 4.1 Kwaliteitsverhoging in de dienstverlening en werkprocessen ..................................................... 15 4.2 Versterken van de continuïteit (afname van de kwetsbaarheid) ................................................. 17 4.3 Vormgeven van een e-depot ........................................................................................................ 17 4.4 Behoud van de eigen identiteit .................................................................................................... 18 4.5 Toekomstbestendigheid ...............................................................................................................

18 4.6 Invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing ..................................................................... 18 5 Scenario 1: Minimumscenario (huidige situatie) ............................................................................ 19 5.1 Kwaliteitsverhoging in de dienstverlening en werkprocessen ...................................................... 19 5.2 Versterken van de continuïteit (afname van de kwetsbaarheid) ................................................. 19 5.3 Vormgeven e-depot ..................................................................................................................... 20 5.4 Behoud van de eigen identiteit ................................................................................................... 20 5.5 Toekomstbestendig .................................................................................................................... 20 5.6 Invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing ..................................................................... 21 6 Scenario 2: Maximum Scenario (deelname aan het HCO) ............................................................. 22 6.1 Kwaliteitsverhoging in de dienstverlening en werkprocessen .................................................... 22 6.2 Versterken van de continuïteit (afname van de kwetsbaarheid) ................................................

24 6.3 Vormgeven van het e-depot ........................................................................................................ 25 6.4 Behoud van de eigen identiteit ................................................................................................... 26 3 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 6.5 Toekomstbestendigheid .............................................................................................................. 26 6.6 Invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing .................................................................... 27 7 Scenario 3: Tussenscenario (samenwerking met DVO’s) ............................................................... 28 7.1 Kwaliteitsverhoging in de dienstverlening en werkprocessen ..................................................... 28 7.2 Versterken van de continuïteit (afname van de kwetsbaarheid) ................................................ 29 7.3 Vormgeven e-depot ..................................................................................................................... 29 7.4 Behoud van de eigen identiteit ................................................................................................... 30 7.5 Toekomstbestendig .....................................................................................................................

30 7.6 Invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing .................................................................... 30 8 Financiële consequenties .............................................................................................................. 32 8.1 Begroting gemeentearchief 2017 ................................................................................................. 32 Toelichting ............................................................................................................................................ 32 8.2 Consequenties per scenario ....................................................................................................... 33 9 Organisatorische en financiële consequenties scenario 2 ............................................................. 35 9.1 Organisatie .................................................................................................................................. 35 9.2 Personeel .................................................................................................................................... 37 10 Conclusies en vervolg ...................................................................................................................

38 10.1 Conclusies .................................................................................................................................. 38 10.2 Vervolg ...................................................................................................................................... 40 10.3 Toetredingsprocedure tot het HCO ............................................................................................ 40 11 BIJLAGEN ....................................................................................................................................... 41 11.1 Gesprekspartners ........................................................................................................................ 42 11.2 Geraadpleegde documenten ...................................................................................................... 42 11.3 Overzicht secundaire arbeidvoorwaarden Steenwijkerland-Zwolle ............................................ 43 4 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 1 Managementsamenvatting De archieffunctie is sterk in beweging.

Voor archiefinstellingen die het historische archief van (met name) overheden beheren, brengen de technologische en maatschappelijke ontwikkelingen forse inspanningen met zich mee op alle vier de wettelijke taken die zij van oudsher uitvoeren – te weten collectievorming, archiefbeheer, toezicht en dienstverlening. Het gaat hierbij om inspanningen die de slagkracht van individuele archieven te boven gaat, zowel wat betreft de beschikbare kennis en ervaring als de financiële middelen. Bundeling van krachten levert een verhoging op van de kwaliteit van de werkprocessen en maakt ook innovatie en doorontwikkeling steeds mogelijk. Het vormgeven van een e-depot voor het professioneel beheren van digitale informatie is een van de meest urgente vraagstukken. Dit e-depot ondersteunt in eerste instantie de bedrijfsvoering en dienstverlening bij overheden (korte termijn), maar is met name bedoeld als lange-termijnoplossing voor het beheren en toegankelijk houden (preserveren) van ‘eeuwig te bewaren’ informatie. Juist de complexiteit van dit lange-termijn vraagstuk overstijgt een individuele organisatie al snel. Het gemeentearchief van Steenwijkerland heeft daarom eerder kort verkend welke samenwerkingspartners er in de regio zijn. Hierbij is onder andere gekeken naar de gemeenten Meppel en Westerveld.

Er is geconstateerd ook deze gemeentearchieven, net als Steenwijkerland, een zeer beperkte formatie kennen. Samenwerking levert in dit geval onvoldoende schaalvergroting op. Daarnaast zijn eerder ook de samenwerkingsmogelijkheden met het Historisch Centrum Overijssel (HCO) verkend, de grootste archiefinstelling in Overijssel. Het HCO is een gemeenschappelijke regeling, waarin het Rijk en de gemeenten Zwolle en Deventer participeren. Als vervolg op deze verkenning heeft het College het gemeentearchief opdracht gegeven drie scenario’s te onderzoeken waarop de samenwerking met het HCO vorm kan krijgen: ad hoc samenwerking, toetreden tot de GR en samenwerking op basis van langdurige DVO’s. In dit rapport zijn deze scenario’s uitgewerkt. Bij de opdrachtformulering voor het onderzoek naar de toekomst van het gemeentearchief zijn enkele uitgangspunten geformuleerd.

In onderstaand schema is kort samengevat hoe per scenario kan worden vastgehouden aan deze uitgangspunten: Scenario 1 (ad hoc) Scenario 2 (deelname aan GR) Scenario 3 (DVO’s) Zoveel mogelijk budget-neutraal Extra investeringen noodzakelijk Extra investeringen noodzakelijk Extra investeringen noodzakelijk Archieven, collecties en dienstverlening blijven in Steenwijkerland √ √ √ Steenwijkerland houdt functioneel een eigen gemeentearchivaris √ √ √ De archiefbewaarplaats blijft eigendom van de gemeente Steenwijkerland √ √ √ 5 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland De gehanteerde toetsingscriteria zijn de kwaliteitsverhoging van de werkprocessen, het versterken van de continuïteit, het vormgeven van een e-depot, het behoud van de eigen identiteit, toekomstbestendigheid en de mate van invloed op beleid, uitvoering en kosten.

Samengevat is het beeld als volgt: Scenario 1 (ad hoc) Scenario 2 (deelname aan GR) Scenario 3 (DVO’s) Kwaliteitsverhoging werkprocessen Niet mogelijk Goed mogelijk Beperkt mogelijk Versterken continuïteit Niet mogelijk Goed mogelijk Beperkt mogelijk Vormgeven e-depot Samenwerking met HCO niet mogelijk Mogelijk, maar ook het e-depot van het HCO is nog in ontwikkeling Beperkt mogelijk tegen hogere kosten Behoud eigen identiteit Goed mogelijk Goed mogelijk, maar accentverschuiving naar de gezamenlijke identiteit Goed mogelijk Toekomstbestendig Niet toekomstbestendig Goed mogelijk Beperkt want op basis van contracten voor bepaalde duur Invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing Goed mogelijk Beperkter dan in de andere scenario’s maar mogelijk Goed mogelijk Hierbij wordt opgemerkt dat toetreding tot de GR en samenwerking op basis van DVO’s beleidsmatig en financieel dicht bij elkaar liggen. In de uitvoering biedt toetreding tot de GR echter wel duidelijk de meeste toegevoegde waarde. De wettelijke taken kunnen efficiënter en effectiever worden uitgevoerd, te meer daar het beleidsarme uitvoeringtaken betreft. De raad blijft bevoegd tot besluiten over beleidsaanpassingen; de uitvoering ligt bij de GR. Het advies is daarom te kiezen voor toetreding tot het HCO en deze toetreding samen met het HCO te gaan voorbereiden. De toetredingsprocedure is kort beschreven in hoofdstuk 10.

6 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 2 Inleiding 2.1 Achtergrond De archieffunctie is sterk in beweging. Met name door de digitalisering van de samenleving, maar ook door veranderende wet- en regelgeving, wordt het werkveld van archiefdiensten complexer. Het wordt steeds duidelijker dat de vraagstukken waar archiefdiensten voor staan de draagkracht van een individuele dienst overstijgen. Samenwerking tussen archiefdiensten, landelijk maar ook in regionale verbanden, is inmiddels een duidelijke trend. Ook het gemeentearchief Steenwijkerland wordt geconfronteerd met complexe uitdagingen voor de toekomst, waaronder het vormgeven van een digitale archiefbewaarplaats (e-depot) voor het beheer en het beschikbaar stellen van digitale archieven, de juridische vraagstukken die de digitalisering met zich meebrengt en specialisatie van de toezichthoudende taak. De vraag die is gesteld, is of de huidige schaal van het gemeentearchief nog voldoet en of niet meer de samenwerking moet worden gezocht met andere archiefinstellingen. De meest aangewezen partner is het Historisch Centrum Overijssel (HCO), waarmee het gemeentearchief nu al beperkt samenwerkt. Het HCO is een gemeenschappelijke regeling van het rijk, de gemeente Zwolle en de gemeente Deventer.

Het is de grootste archiefinstelling in Overijssel en heeft zelf ook een aanzienlijke collectie archieven over Steenwijkerland. Het kent daarnaast als collega-archiefinstelling, dezelfde uitdagingen als gevolg van de digitalisering, maar is door zijn grotere schaal beter toegerust om die aan te gaan. Het HCO heeft bijvoorbeeld al een e-depot. De verwachting is dat samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel kan bijdragen aan een oplossing voor de uitdagingen waar het gemeentearchief Steenwijkerland voor staat. Het College van burgemeester en wethouders van Steenwijkerland heeft daarom in september 2016 opdracht gegeven om de mogelijkheden van samenwerking van het gemeentearchief Steenwijkerland met het Historisch Centrum Overijssel (HCO) te onderzoeken. Waar in dit rapport wordt gesproken over het gemeentearchief Steenwijkerland wordt steeds het historisch archief bedoeld en niet het cluster DIM dat recente archieven van Steenwijkerland beheert.

2.2 Opdracht De onderzoeksvraag en opdracht voor dit adviesrapport is als volgt geformuleerd: Op welke onderdelen is het gemeentearchief Steenwijkerland kwetsbaar en hoe kunnen deze kwetsbaarheden worden opgelost zonder tekorten op de huidige taken en activiteiten? 7 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland In het rapport dienen drie scenario’s te worden uitgewerkt: • Minimumscenario: alleen ad-hoc samenwerking met het HCO op een aantal terreinen • Maximumscenario: deelname van de gemeente aan de gemeenschappelijke regeling van het HCO, met overname van het personeel • Tussenscenario: lange termijnafspraken voor samenwerking op een aantal vooraf gedefinieerde terreinen. Vraagstukken die in het onderzoek dienen te worden meegenomen, zijn de volgende: • Het vormgeven van een digitale archiefbewaarplaats (e-depot) voor het beheer en het beschikbaar stellen van digitale archieven (zowel digital born als digitale reproducties). • Het aanpakken van complexe juridische vraagstukken, die de digitalisering met zich meebrengt (o.a. auteursrecht, Wet Hergebruik Overheidsorganisatie). • Het verder vormgeven van de digitale dienstverlening (o.a. scan-on-demand) • Het complexer en specialistischer worden van de toezichthoudende taak. • Het maken van definitieve afspraken met het HCO over kosten en beheer van de audiovisuele hulpmiddelen.

• Betere afstemming met het HCO over hun collecties uit het grondgebied van de gemeente Steenwijkerland. • Op termijn dreigt een tekort aan depotruimte. De grootste aanwas is die van de eigen bedrijfsvoeringsarchieven in de afgelopen 16 jaar. Hierdoor komt op termijn mogelijk de functie van gemeentearchief als vangnet voor belangrijke particuliere archieven in gevaar. Voor alle drie de scenario’s moeten de inhoudelijke voor- en nadelen worden uitgewerkt. Daarnaast moeten voor alle scenario’s ook de financiële consequenties in beeld gebracht worden. Voor scenario 2 (maximumscenario) moet eveneens in beeld gebracht worden: • De arbeidsrechtelijke consequenties voor de medewerkers gemeentearchief • De consequenties voor de vrijwilligers van het gemeentearchief • De ambtelijke en bestuurlijke capaciteit, die bij de gemeente Steenwijkerland nodig is voor deelname aan de gemeenschappelijke regeling • De financiële en andere risico’s van deelname aan de gemeenschappelijke regeling • Een beeld van de huidige overheadkosten voor het gemeentearchief (PIOFAH, archiefbewaarplaats, studieruimte, etc.) en hoe dat verrekend moet worden met HCO • Een overzicht van de punten (ICT, huisvesting etc.) waarover afspraken noodzakelijk zijn tussen Steenwijkerland en het HCO.

2.3 Uitgangspunten Voor het onderzoek gelden verder de volgende uitgangspunten: • Zoveel mogelijk budgettair neutraal 8 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland • De archieven en collecties, en de dienstverlening blijven in Steenwijkerland. Wel is het mogelijk dat er kleinere archieven of collectieonderdelen naar Zwolle worden verplaatst (of andersom), bijvoorbeeld om eventuele ruimteproblemen op te lossen of ter verbetering van de dienstverlening. Voor een optimale dienstverlening is bijvoorbeeld niet nodig om volledig digitaal beschikbare archieven in Steenwijk te houden. En andersom kan het voor de dienstverlening een verbetering zijn, als archieven over Steenwijkerland uit de collectie van het HCO van uit Zwolle naar Steenwijk komen (mits daar voldoende ruimte voor is). • De gemeente Steenwijkerland blijft een eigen gemeentearchivaris houden. Het uitgangspunt is de functie van gemeentearchivaris van Steenwijkerland gehandhaafd blijft, niet noodzakelijkerwijs dat de gemeentearchivaris in dienst blijft van de gemeente Steenwijkerland. In het tweede scenario (deelname aan de GR) komt ook hij in dienst van het HCO.

• De archiefbewaarplaats blijft eigendom van de gemeente • Het onderzoek naar de financiële en arbeidsrechtelijke gevolgen zal in samenwerking met medewerkers Financiën en P&O worden uitgevoerd • De kosten zullen op hoofdlijnen in kaart worden gebracht, met als doel de financiële consequenties van de verschillende scenario’s zichtbaar te maken. 2.4 Werkwijze Conform de in de offerte voorgestelde aanpak is onderzoek uitgevoerd door middel van desk research en interviews met meerdere stakeholders, waaronder collega’s van het cluster DIM, de informatiemanager bij de gemeente Steenwijkerland en het Historisch Centrum Overijssel. De uitwerking van het rapport is tussentijds voorgelegd aan de opdrachtgever, gemeentearchivaris Roel Lensen. Ook is een tussenproduct van het adviesrapport besproken met de portefeuillehouders Douwe Oosterveen (Cultuur) en Dieke Frantzen (Bedrijfsvoering). Voor de financiële berekeningen en de personele aspecten is gebruik gemaakt van gegevens die zijn aangeleverd door de financiële consulent en de personeelsconsulent van de gemeente. Interpretaties van deze gegevens zijn voorgelegd voor akkoord. 2.5 Verantwoordelijkheden Het onderzoek is uitgevoerd door en onder verantwoordelijkheid van bureau Hoomans InformatieAdvies. Bij het onderzoek en bij het opstellen van dit onderzoeksrapport is de grootste zorgvuldigheid betracht.

Daarbij is uitgegaan van waarheidsgetrouwheid van de door de opdrachtgever en derden aangeleverde informatie. De financiële consequenties zijn naar beste inzicht tot stand gekomen, gebaseerd op informatie door ons aangetroffen, aan ons gemeld of ons opgevallen tijdens het onderzoek. Wat niet is gemeld of aangetroffen is ons daarmee niet bekend en niet in de berekeningen meegenomen. 9 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland De uiteindelijke financiële resultaten van de beschreven scenario’s zijn bovendien afhankelijk van de in het rapport gepresenteerde factoren. Ook kunnen zich onvoorziene of nog niet bekende ontwikkelingen voordoen. Hoomans InformatieAdvies kan logischerwijs niet garanderen dat de voorgestelde resultaten daadwerkelijk worden gerealiseerd. 10 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 3 Organisatie en taken van het gemeentearchief Steenwijkerland 3.1 Huidige situatie Archiefdiensten zoals het gemeentearchief Steenwijkerland hebben kort samengevat twee functies: • een publiekrechtelijke functie: de borging van de democratische verantwoording van overheden en het recht van de burger om overheidshandelen te kunnen onderzoeken en reconstrueren • een maatschappelijke functie: met name de oudere archieven vertegenwoordigen een maatschappelijke waarde (cultureel erfgoed).

Exploitatie van dit erfgoed draagt bij aan de lokale, de regionale en ook de nationale culturele identiteit. In het kader van deze publiekrechtelijke en maatschappelijke functies voert het gemeentearchief Steenwijkerland wettelijke taken uit, namelijk: • verwerven: overbrenging van de gemeentelijke archieven conform de Archiefwet 1995. Deze archieven worden veelal historische archieven genoemd • archiefbeheer van conform de Archiefwet 1995 overgebrachte archieven • toezicht op het beheer van de nog niet overgebrachte gemeentelijke archieven • ontsluiten: het beschrijven van archieven en collecties (metadateren), zodat deze doorzoekbaar en vindbaar zijn voor de verschillende gebruikersgroepen • dienstverlening: verzorgen van inzage in de historische archieven.

11 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland Naast deze wettelijke taken voert het gemeentearchief op basis van een bestuurlijke opdracht (Collegebesluit d.d. 20 september 2016) ook enkele niet-wettelijke taken uit. Deze taken zijn overigens gemeengoed in de archiefsector. Het gaat om: • verwerving van particuliere archieven en collecties • bredere inzet van digitalisering en internet, waaronder zowel digitale dienstverlening als online promotie via de sociale media wordt verstaan • publiekspresentatie (tentoonstellingen, archievendagen) • cultuureducatie. 3.2 Uitvoering van de wettelijke en niet-wettelijke taken Verwerven (collectievorming) Het gemeentearchief Steenwijkerland beheert een rijke collectie van ruim 1,5 km1, die teruggaat tot de middeleeuwen. Het archief vormt daarmee een waardevolle bron voor onderzoek naar de geschiedenis van Steenwijkerland. De collectie bevat zowel gemeentelijke archieven, als historische stads- en dorpsarchieven van voor 1811 en particuliere archieven. Daarnaast bezit het gemeentearchief een bibliotheek met boeken en tijdschriften over geschiedenis, cultuur en landschap van Steenwijkerland, een uitgebreide foto-verzameling en een kleine, maar waardevolle verzameling van historische kaarten, stadsplattegronden en prenten.

De analoge (papieren) archieven worden na 20 jaar in tijdsblokken (perioden van 10 jaar] overgedragen aan het gemeentearchief. Volgens planning worden in 2018 bijvoorbeeld de bouwarchieven formeel overgebracht. De grootste aanwas bij het gemeentearchief komt voort uit de bedrijfsvoeringarchieven (de archieven die zijn gevormd na de gemeentelijke herindeling in 2001). In de archiefbewaarplaats wordt momenteel ook circa 400 m1 semi-statisch archief beheerd door het cluster DIM. Het gemeentearchief acquireert ook particuliere archieven. Een zeer aansprekend voorbeeld van verworven particulier archief is het archief van de Hervormde Gemeente Steenwijk. Dit bevat het oudste archiefstuk uit Steenwijk, een cartularium uit 1501 met daarin afschriften van aktes die teruggaan tot het begin van de 12e eeuw. Een tweede voorbeeld van een particulier archief is het krantenarchief van de Opregte Steenwijker Courant (1869-2012). Recente aanwinsten zijn het archief van de Gereformeerde Kerk in Blokzijl en enkele fotoarchieven. Archiefbeheer Onder archiefbeheer valt zowel het passieve beheer van archieven en collecties in een archiefbewaarplaats (depot) als actief beheer: conservering en restauratie van de archivalia. Steenwijkerland beschikt over een door de Provinciale archiefinspectie goedgekeurde archiefbewaarplaats.

De gemeentearchivaris schat dat hier tot 2020 voldoende ruimte is, indien zich geen geen uitzonderlijke situaties voordoen. 12 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland Actief beheer (restauratie) vindt structureel plaats, op basis van het beschikbare jaarbudget. In 2017 is een begin gemaakt met de restauratie en scanklaar maken van het tekeningen- archief. Aandachtspunten • De audiovisuele collectie van Steenwijkerland is in beheer bij het HCO, er is echter geen beheerovereenkomst afgesloten. Het betreft opnamen die zijn gemaakt door de gemeente zelf, of in opdracht van de gemeente. Deze opnamen staan op film, videobanden, geluidsbanden, cassettes, CD of DVD. Dit zijn kwetsbare en binnen afzienbare termijn obsolete dragers. • Ook meerdere formele archieven over Steenwijkerland, zoals de DTB, notariële archieven en oudrechterlijk rijksarchief van voor 1811 zijn deels bij het HCO in beheer – in totaal 300 m1. Deze rijksarchieven zijn geen eigendom van Steenwijkerland, maar kunnen op verzoek van de gemeente wel worden teruggebracht naar Steenwijkerland. Hiermee kan de bestaande onduidelijkheid bij gebruikers (waar welke archieven zich bevinden: in Zwolle of in Steenwijkerland) worden opgelost. • Ditzelfde geldt voor particuliere archieven, zoals bijvoorbeeld kerkelijke archieven.

Digitale archiefbewaarplaats (e-depot) Steenwijkerland beschikt nog niet over een e-depot. Wel is er in 2015 door het cluster DIM een Project Initiatiedocument (PID) opgesteld voor aansluiting op het e-depot van het HCO, met als doel een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten. De focus in het PID ligt op het blijvend te bewaren, recent digitaal gevormde archief, niet op de historische (gedigitaliseerde) archieven. De geraamde incidentele kosten (projectkosten) bedragen € 25.000; de structurele kosten zijn nog niet in kaart gebracht. Het project bevindt zich in de verkenningsfase. Aandachtspunten • Het vormgeven van een e-depot. Toezicht Op het vlak van toezicht werkt het gemeentearchief al incidenteel samen met het HCO. In 2015 heeft het HCO een volledige doorlichting op het archiefbeheer uitgevoerd. Voor 2016 is geen volledige doorlichting gemaakt, maar is wel een inspectieverslag opgesteld door de gemeentearchivaris. In aansluiting op de Archiefverordening van 2016, is in 2017 het nieuwe Besluit Informatiebeheer vastgesteld. Aandachtspunten • Het complexer en specialistischer worden van de toezichthoudende taak. Ontsluiten en digitaliseren (toegankelijk maken) Het ontsluiten van archieven (beschrijven) is specialistisch werk dat de medewerkers van het gemeentearchief veelal zelf uitvoeren, of waarvoor externe capaciteit wordt ingehuurd.

In sommige gevallen wordt een beroep gedaan op vrijwilligers, zoals bijvoorbeeld voor 13 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland fotoarchieven. Het gemeentearchief experimenteert ook met het ontsluiten van archieven met hulp van webvrijwilligers (Vele Handen). Voor de digitalisering (scannen) van historische bronnen is een klein structureel budget beschikbaar. In aanvulling daarop wordt samengewerkt met projectbureau Metamorfoze (Koninklijke Bibliotheek). Vanuit dit door het Rijk gefinancierde project is de Steenwijker Courant gedigitaliseerd. Dienstverlening Het gemeentearchief beschikt over een eigen studiezaal, waar gebruikers – in lijn met de openingstijden van het gemeentehuis – op afspraak onderzoek kunnen doen in de historische bronnen. De afgelopen jaren waren de bezoekersaantallen als volgt Jaar Aantal bezoekers 2017 268 2016 125 2015 162 2014 97 2013 165 2012 207 2011 197 Door de overbrenging van de bouwdossiers naar het gemeentearchief is het bezoekersaantal in 2017 fors gestegen. Naar verwachting zal dit weer teruglopen als de dienstverlening rondom bouwdossiers kan worden gedigitaliseerd. De gedigitaliseerde bronnen van het archief worden sinds 2006 in steeds toenemende mate online beschikbaar gesteld via de website van de gemeente Steenwijkerland en via archieven.nl. Het aantal online zoekacties en pageviews neemt jaarlijks toe.

Aandachtspunten • Het verder vormgeven van de digitale dienstverlening (o.a. scan-on-demand). Educatie en presentatie Voor de uitvoering van deze taken is de vaste formatie van het gemeentearchief per 2016 uitgebreid. Educatieve activiteiten die worden verzorgd zijn onder meer erfgoedlessen aan basisscholen en de cursus archiefonderzoek voor volwassenen (i.s.m. de Volksuniversiteit Steenwijkerland/Meppel). Promotionele activiteiten zijn onder meer de deelname aan de verkiezing Archiefstuk van het Jaar (2016) en de archievendagen in het kader van de Maand van de Geschiedenis. 14 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 3.3 Personeel en Organisatie Het gemeentearchief is onderdeel van team Beleid Leefwereld, dat op zijn beurt deel uitmaakt van de eenheid Dienstverlening. Bij het archief werken drie functionarissen in vaste dienst: de gemeente-archivaris en twee medewerkers archief (samen 2,89 fte). Deze vaste formatie heeft de status van ambtenaar van de gemeente Steenwijkerland. Daarnaast zijn er 10 vaste vrijwilligers actief (ca. 2 fte). Zij worden met name ingezet voor het metadateren en digitaliseren van de (genealogische) bronnen en het fotoarchief. Voor projecten wordt daarnaast een beroep gedaan op tijdelijke vrijwilligers, bijvoorbeeld voor het metadateren van particuliere archieven en collecties.

Een succesvol voorbeeld van een project met tijdelijke vrijwilligers is het Vele Handenproject. 3.4 Bedrijfsvoeringtaken verricht door de gemeente De gemeente voert voor het archief meerdere bedrijfsvoeringstaken uit, zoals personeel & organisatie, planning en control, de financiële- en salarisadministratie en ICT. 3.5 Huisvesting Het gemeentearchief is gevestigd in het gemeentehuis van Steenwijkerland aan de Vendelweg 1 te Steenwijk. Hier zijn zowel de archiefbewaarplaats, de studiezaal als de werkplekken van vaste medewerkers en vrijwilligers gesitueerd. Het uitgangspunt is dat dit zo blijft, maar vanwege de kans op ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats na 2020 is in het onderzoek wel het verplaatsen van onderdelen van archieven en collecties naar het HCO meegenomen. 15 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 4 Beoogde samenwerkingseffecten Om de wenselijkheid en de haalbaarheid van de drie scenario’s te bepalen zijn in overleg met de teamleider Beleid Leefwereld en de gemeentearchivaris de volgende beoogde samenwerkingseffecten opgesteld: • kwaliteitsverhoging in de dienstverlening en werkprocessen • versterken van de continuïteit (afname van de kwetsbaarheid) • vormgeven e-depot • behoud van de eigen identiteit • toekomstbestendigheid • mate van invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing.

Deze samenwerkingseffecten zijn hieronder kort uitgewerkt en gekoppeld aan doelstellingen. 4.1 Kwaliteitsverhoging in de dienstverlening en werkprocessen In de afbeelding in hoofdstuk 3 zijn de processen van het gemeentearchief schematisch weergegeven. Hieronder volgt dezelfde afbeelding, waarbij de processen waarin aandachtspunten zijn geformuleerd, oranje van kleur zijn. Deze afbeelding maakt zichtbaar dat de aandachtspunten veelal samenhangen met de maatschappelijke en technologische veranderingen die ook aan archivering raken. De processen waar deze veranderingen minder invloed op hebben, zijn bij het gemeentearchief goed geborgd. In de uitwerking hieronder zijn voor de processen archiefbeheer, toezicht en dienstverlening doelstellingen geformuleerd in de samenwerking met het HCO; de overige processen zijn buiten beschouwing gelaten.

16 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland Archiefbeheer Steenwijkerland beschikt over een goedgekeurde archiefbewaarplaats. Per 2020 dreigt een tekort aan depotruimte te ontstaan door met name de aanwas van de eigen bedrijfsvoerings- archieven. Ruimtegebrek kan de functie van gemeentearchief als vangnet voor particuliere archieven in gevaar brengen. Doelstellingen • Optimalisatie van het gebruik en beheer van de archiefbewaarplaats en de overige depotruimtes bij Steenwijkerland • Afstemming met het HCO over de collecties die zij beheren uit het grondgebied van de gemeente Steenwijkerland • Afspraken met het HCO over het beheer van de audiovisuele collecties van Steenwijkerland. Toezicht Het toezicht op de gemeentelijke informatiehuishouding omvat naast de periodieke toezichtscyclus met een inspectierapport als product ook (wettelijk verplichte) advisering aan zowel zorgdrager als ambtelijke organisatie. Tot het takenpakket behoort ook het toezicht op de digitaal gevormde gemeentelijke archieven, inclusief onder meer vervangingstrajecten. Doelstellingen • Eenvoudige toegang tot betrouwbare actuele kennis bij het HCO over digitaal informatiebeheer en bijbehorende aspecten, ter versterking van de adviesrol van de gemeentearchivaris • Een ingerichte toezicht- en inspectiefunctie die kwantitatief en kwalitatief is toegerust op de vernieuwde taken.

Dienstverlening Om als historisch archief zichtbaar te blijven en om aan te kunnen blijven sluiten bij de behoeften van archiefonderzoekers, is het verder vormgeven van de digitale dienstverlening een voorwaarde. Juist bij het online aanbieden van archieven is het in toenemende mate van belang aansluiting te houden bij complexe wet- en regelgeving en die te vertalen naar de praktijk. Voor het online aanbieden van archiefcollecties, zoals bouwtekeningen maar ook gezinskaarten, is bijvoorbeeld actuele kennis van auteursrecht en privacywetgeving een voorwaarde. Doelstellingen • Efficiënte dienstverlening die aansluit bij de behoeften van de verschillende gebruikersgroepen van het gemeentearchief • Gestandaardiseerde, professionele online dienstverlening die aansluit bij actuele wet- en regelgeving, zoals bijvoorbeeld privacy, openbaarheid, auteursrecht en hergebruik van overheidsinformatie • Het inrichten van een eenvormig, efficiënt scanproces voor “scanning on demand”. 17 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 4.2 Versterken van de continuïteit (afname van de kwetsbaarheid) Het gemeentearchief Steenwijkerland is een kleine dienst, die kwetsbaar is op de uitvoering van zijn taken. Voor de uitvoering daarvan beschikt het niet altijd over voldoende personele capaciteit.

In 2017 is een uitbreiding van de formatie gerealiseerd van 0,8 fte, waarmee met name de bestuurlijk gewenste publieksprogrammering en cultuureducatie doorgang kunnen vinden. Met name voor strategie en beleidsontwikkeling omtrent de doorontwikkeling van de archieffunctie ontbreekt capaciteit. In de dagelijkse praktijk gaat het bemensen van de studiezaaldiensten altijd voor, wat ten koste gaat van beleidsontwikkeling en advisering. Juist op dit vlak is een grote inspanning nodig, vanwege de al genoemde toenemende complexiteit van het werkveld. Samenwerking op de ontwikkeling van een digitaal archief en digitale dienstverlening is in de archiefsector steeds vaker de norm, zoals het bovengenoemde e-depot en de ontwikkeling van digitale dienstverlening. Doelstellingen • Samenwerking op de (wettelijke) kerntaken van archiefdiensten op strategisch, tactisch en operationeel niveau. 4.3 Vormgeven van een e-depot Nu digitaal werken bij Steenwijkerland de norm is en zaakgericht werken is ingevoerd, is de urgentie voor een stabiele, betrouwbare en veilige inrichting van een e-depotfunctionaliteit groot. Bij veel overheden bestaat de wens om digitale informatie zo snel mogelijk op te nemen in een e-depot.

In de praktijk betekent dit dat het archief in zijn e-depot niet alleen informatie ouder dan 20 jaar beheert, maar ook recente en maatschappelijk relevante informatie – bijvoorbeeld direct na afdoening van een zaak. De archiefsector hanteert hiervoor de begrippen overgebracht archief (vallend binnen de kaders van de Archiefwet van 1998) en uitgeplaatst archief. Dit onderscheid is relevant vanwege die dienstverlening die de beoogde samenwerkingspartner HCO aanbiedt. Doelstellingen • De gemeente Steenwijkerland beschikt over een geoutilleerd e-Depot voor het beheer en het beschikbaar stellen van digitale archieven, zowel digital born informatie- objecten als digitale reproducties (scans) van het historische archief. Steenwijkerland wenst een e-depot te realiseren voor zowel overgebrachte als uit te plaatsen informatieobjecten en voor het gedigitaliseerde historische archief. 18 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 4.4 Behoud van de eigen identiteit Het gemeentearchief speelt een belangrijke rol in de culturele identiteit van de gemeente. Succesvolle publieksactiviteiten, zoals de archievendagen en de Maand van de Geschiedenis, en de educatieve activiteiten voor basisonderwijs en middelbaaronderwijs, dragen sterk aan het imago.

De gemeente heeft dan ook aangegeven dat het behoud van de lokale identiteit van het archief en de bijdrage aan de gemeentelijke identiteit van belang zijn in de keuze tussen de scenario’s. Doelstellingen • Het gemeentearchief blijft zichtbaar als een van de cultuurdragers van Steenwijkerland • Het gemeentearchief draagt actief bij aan de lokale en regionale culturele identiteit van de gemeente. 4.5 Toekomstbestendigheid Vanuit organisatorisch oogpunt is het van belang dat de samenwerking ook op langere termijn oplossingen biedt voor de benoemde aandachtpunten. Bovendien speelt mee dat het gemeentearchief zich continue moet kunnen blijven ontwikkelen en aansluiting blijft vinden bij maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Doelstellingen • Het samenwerkingsscenario leidt tot een structurele versteviging op de beleidsontwikkeling bij het gemeentearchief • Het gemeentearchief ontwikkelt zich permanent en houdt aansluiting bij maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. 4.6 Invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing Het gemeentearchief is onderdeel van de gemeentelijke organisatie Steenwijkerland. Dit betekent dat de gemeente directe invloed heeft op het beleid, de taakuitvoering en de kostenbeheersing van het gemeentearchief. Als het gemeentearchief toetreedt tot het HCO verandert dit.

Doelstellingen • De gemeente Steenwijkerland houdt voldoende invloed op het beleid, de uitvoering en de kostenbeheersing. 19 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 5 Scenario 1: Minimumscenario (huidige situatie) Het gemeentearchief Steenwijkerland en het HCO werken informeel en ad hoc met elkaar samen. Er zijn geen gezamenlijke beleidsplannen, contracten of prestatieafspraken. Dit scenario is een voortzetting van de huidige praktijk. 5.1 Kwaliteitsverhoging in de dienstverlening en werkprocessen De huidige situatie is aanleiding voor het onderzoek naar samenwerkingsmogelijkheden met het HCO. De gewenste kwaliteitsverhoging is in dit scenario niet goed mogelijk: • Het ontbreken van afstemming met het HCO over de collecties die zij beheren uit het grondgebied van de gemeente Steenwijkerland wordt alleen opgelost als er structurele afspraken worden gemaakt. Daarvan is in dit scenario geen sprake. • Hetzelfde geldt voor afspraken met het HCO over het beheer van de audiovisuele collecties van Steenwijkerland. • Optimalisatie van het gebruik en beheer van de archiefbewaarplaats en de overige depotruimtes bij Steenwijkerland is wel mogelijk. Het eventueel verplaatsen van archieven naar de archiefbewaarplaats van het HCO is echter niet mogelijk. Ruimtegebrek kan wel worden opgevangen door het huren van archiefruimte bij een marktpartij.

• De medewerkers van het gemeentearchief hebben nauwelijks toegang tot de bij het HCO aanwezige actuele kennis over digitaal informatiebeheer en bijbehorende aspecten. Versterken van de adviesrol van de gemeentearchivaris is niet mogelijk. • De toezichtfunctie blijft onvoldoende toegerust op de vernieuwde taken. • De dienstverlening blijft op het niveau zoals het nu is. Er is geen sprake van ontwikkeling van bijvoorbeeld doelgroepenbeleid, online dienstverlening of een efficiënt proces voor scanning on demand. 5.2 Versterken van de continuïteit (afname van de kwetsbaarheid) De huidige situatie is aanleiding voor het onderzoek naar samenwerkingsmogelijkheden met het HCO. In de gevoerde gesprekken met het cluster DIM is de wens benoemd om de krachten omtrent informatiebeheer te bundelen en onder te brengen in hetzelfde organisatiecluster. Om te voorkomen dat het gemeentearchief ondersneeuwt in ‘de waan van de dag’ en de specifieke doelstellingen en doelgroepen van het gemeentearchief kind van de rekening worden, dienen duidelijke prestatieafspraken te worden gemaakt met toekenning van de bijbehorende taakstellende budgetten en de benodigde personele bezetting. Het onderbrengen van DIM en het gemeentearchief was echter geen onderwerp voor dit onderzoek. Voor het oplossen van de geconstateerde knelpunten rondom beleidsontwikkeling biedt het ook geen oplossing.

Deze optie is daarom verder buiten beschouwing gelaten. 20 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 5.3 Vormgeven e-depot In dit scenario zal Steenwijkerland zijn eigen e-depot moeten realiseren. Er is immers geen sprake van structurele samenwerking met het HCO. Voorbeelden van gemeenten die zelf een e- depot inrichten zijn er echter nog niet zo veel. De stadsarchieven van Amsterdam en Rotterdam ontwikkelen een e-depot voor de hele stad. Beide stadsarchieven hebben inmiddels een operationeel e-depot, maar het overbrengen / opnemen van digitaal archief is nog geen routine. Het gaat hier om grotere organisaties, waar voldoende personele capaciteit beschikbaar is om applicatiebeheer, functioneel beheer en gebruikersondersteuning te verzorgen. Ook is de benodigde expertise voor duurzame toegankelijkheid van informatie in deze gevallen voldoende geborgd. Omdat er nog weinig ‘zelfstandige’ e-depots zijn ontwikkeld, is het niet bekend wat de kosten zijn voor het realiseren ervan. De aannames over de kosten variëren dan ook. Er zijn gemeenten (Hoorn, Delft) die een Europese aanbesteding overwegen, omdat ze inschatten dat de totale kosten voor een periode van vier jaar boven de Europese aanbestedingsgrens van € 209.000 uitkomen.

Er zijn ook voorbeelden waar een meervoudig onderhandse aanbesteding wordt voorbereid (Alkmaar) of waar een innovatiepartnerschap wordt aangegaan met een leverancier (Tilburg). Het HCO rekent geen eenmalige kosten voor het e-depot, omdat de investeringen voor de e- depotinfrastructuur al zijn gefinancierd door het Rijk. Als Steenwijkerland zelf een e-depot realiseert zal in ieder geval rekening moeten worden gehouden met eenmalige extra kosten voor projectmanagement, de te doorlopen inkoopprocedure en de aanschaf- en implementatiekosten van de e-depotsoftware. Daarnaast zijn er structurele kosten te verwachten voor opslag, beheer, licenties en de inhuur van de benodigde deskundigheid. De ontwikkeling en implementatie van een eigen e-depot is daarmee naar verwachting duurder dan aansluiten op het e-depot van het HCO. 5.4 Behoud van de eigen identiteit In dit scenario is er geen sprake van organisatorische wijzigingen. Het behoud van de eigen identiteit is daarmee geborgd. 5.5 Toekomstbestendig Dit scenario is de voortzetting van de huidige situatie. Beleidsontwikkeling vindt onvoldoende plaats, waardoor de gewenste aansluiting bij relevante maatschappelijke en technologische ontwikkelingen een knelpunt blijft. Daarmee is dit scenario niet toekomstbestendig.

21 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 5.6 Invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing In dit scenario is er geen sprake van organisatorische wijzigingen. De invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing blijft in eigen hand en daarmee gelijk. Met betrekking tot het zelf vormgeven van een e-depot wordt hierbij opgemerkt dat dat kosten onvoorspelbaar zijn; de mate van invloed op kostenbeheersing is klein. Samengevat: Scenario 1 Kwaliteitsverhoging werkprocessen Niet mogelijk Versterken continuïteit Niet mogelijk Vormgeven e-depot Samenwerking met HCO niet mogelijk Behoud eigen identiteit Goed mogelijk Toekomstbestendig Niet toekomstbestendig Invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing Goed mogelijk 22 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 6 Scenario 2: Maximum Scenario (deelname aan het HCO) Dit scenario is van de drie scenario’s het meest verstrekkend. Het gemeentearchief gaat deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling van het HCO, met overname van het personeel. Hieronder zijn de beoogde samenwerkingseffecten voor dit scenario uitgewerkt. Voor de organisatorische en financiële consequenties wordt verwezen naar hoofdstuk 9.

6.1 Kwaliteitsverhoging in de dienstverlening en werkprocessen De meerwaarde van dit scenario is kort samengevat gelegen in de onbeperkte toegang tot inmiddels ontwikkelde kennis- en adviesproducten en de directe aansluiting op strategie en beleidsontwikkeling in het archiefwezen. Collega’s van het HCO kunnen desgewenst ook adviseren en begeleiden bij de implementatie van nieuwe producten en diensten bij Steenwijkerland. Voor partners in de regeling gelden hiervoor geen beperkingen. Archiefbeheer Archiefbewaarplaats In dit maximale scenario kan een eventueel ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats van Steenwijkerland worden opgevangen in samenwerking met het HCO door archieven te verplaatsen die, bijvoorbeeld na digitalisering, niet of nauwelijks meer worden geraadpleegd. Het HCO geeft desgevraagd aan dat er ruimte ontstaat in hun archiefbewaarplaats als de archieven die daar momenteel worden beheerd, verplaatst gaan worden naar het nieuwe depot in Emmen. Beheer van collecties in Zwolle en Steenwijkerland Het HCO beheert momenteel al meerdere archieven en collecties uit het grondgebied van de gemeente Steenwijkerland. Momenteel leidt dit tot verwarring bij gebruikers, omdat er geen sprake is van en eenduidige verdeling en onduidelijk is waar deze archieven kunnen worden ingezien. In dit scenario is het goed mogelijk om deze onduidelijkheid op te lossen.

Het HCO stelde in de gevoerde gesprekken voor om de rijksarchieven uit het grondgebied van Steenwijkerland niet terug te plaatsen, maar aan te sluiten bij het lopende landelijke digitaliseringsprogramma voor de notariële archieven. De digitaliseringskosten worden vergoed door het Rijk. Na digitalisering zijn deze archieven online raadpleegbaar, waardoor de verwarring bij gebruikers over de vindplaats wordt opgelost. NB: dit voorstel betreft alleen de rijksarchieven, niet de particuliere archieven die het HCO beheert. Totdat de archieven zijn gedigitaliseerd kan gezamenlijk een herverdeling worden gemaakt van de beheerde archieven, op basis van eenduidige criteria. Op deze manier ontstaat meer duidelijkheid voor gebruikers. Eventueel kunnen archieven fysiek worden verplaatst, waarbij ruimte kan worden gecreëerd door al gedigitaliseerde archieven naar Zwolle te verhuizen. Het HCO merkt hierbij overigens op geen voorstander te zijn van het verplaatsen van gedigitaliseerde fysieke archieven, te meer daar de fysieks bezoeken aan de studiezaal na digitalisering verder zullen teruglopen. Het HCO schat in dat de bezoekersaantallen de 23 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland komende jaren met 50%-75% zullen afnemen. Het eventueel verplaatsen van archieven wordt op voorhand echter niet uitgesloten.

Audiovisuele collecties van Steenwijkerland Met betrekking tot de audiovisuele collectie van Steenwijkerland, die al in beheer is bij het HCO, hoeven in dit scenario geen aanvullende afspraken te worden gemaakt. De afspraken over deze collectie worden meegenomen in de op te stellen organisatieverordening en vervolgens de financiële beheerverordeningen. Toezicht Het toezicht op de gemeentelijke informatiehuishouding omvat naast de periodieke toezichtscyclus met een inspectierapport als product ook (wettelijk verplichte) advisering aan zowel zorgdrager als ambtelijke organisatie. De toezichttaak is een specialistische taak, die door onder meer de digitalisering en wetgeving – zoals bijvoorbeeld de WOO, de WHO of AVG – complexer wordt. Door de grootte van het HCO is specialisatie binnen de toezichttaak mogelijk. Het is daarnaast, vanuit het oogpunt van professionaliteit en onpartijdigheid, wenselijk om toezicht en advisering door verschillende functionarissen uit te laten voeren. In samenwerking met het HCO is het mogelijk een toezichtarrangement te ontwikkelen dat zowel de periodieke toezichtscyclus (formeel advies/wettelijke adviestaken) als informeel advies (kwaliteit informatiehuishouding) omvat en de uitvoering bij verschillende functionarissen te beleggen. Kort gezegd worden inspectie en advies belegd bij verschillende medewerkers van het HCO.

Het HCO en Steenwijkerland hebben voor de inspectietaak incidenteel samengewerkt. Bij deelname van Steenwijkerland aan de GR voert het HCO deze taak structureel uit. Omdat Steenwijkerland zijn eigen gemeentearchivaris houdt, blijft deze verantwoordelijk. Dienstverlening Fysieke dienstverlening Sinds de digitalisering van historische archieven neemt bezoek aan fysieke studiezalen af, ten faveure van online onderzoek. Dit brengt met zich mee dat archieven hun fysieke dienstverlening zo efficiënt mogelijk willen inrichten en samenwerken waar dat kan. Hierbij wordt bijvoorbeeld een werkverdeling gemaakt op inhoudelijke thema’s of soorten gebruikersvragen. De benodigde specialistische kennis om gebruikersvragen af te kunnen handelen wordt gebundeld en herverdeeld over de beschikbare studiezalen of historische informatiepunten. Het voordeel hiervan is dat dat niet alle kennis op alle locaties aanwezig hoeft te zijn. Voorwaarde is wel dat voor gebruikers duidelijk is waar ze voor welke vragen moeten zijn. Samenwerking met het HCO biedt Steenwijkerland de gelegenheid eenzelfde efficiëntie aan te brengen, bijvoorbeeld door een onderscheid te gaan maken tussen complexe vragen die op de locatie Steenwijkerland moeten worden afgehandeld en eenvoudiger vragen die op de hoofdvestiging van het HCO (Zwolle) kunnen worden afgehandeld.

In dit scenario is het ook mogelijk om de mogelijkheden tot inzage in auteursrechtelijk beschermde materialen te verruimen. Diverse digitale archiefbronnen zijn vanwege 24 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland privacywetgeving of auteursrecht alleen in de studiezalen te raadplegen, zoals bijvoorbeeld bouwtekeningen. Via een gesloten netwerk kunnen onderzoekers op hun voorkeurslocatie toegang krijgen tot alle digitale bronnen, inclusief de vanwege wetgeving beperkt toegankelijke archieven. Digitale dienstverlening Toetreden tot het HCO brengt met zich mee dat Steenwijkerland zijn archieven en collecties gaat beheren via het nieuwe landelijke collectiebeheersysteem Mais van De Ree. Dit systeem is na een openbare aanbesteding door het Nationaal Archief aan deze leverancier gegund. De digitale archieven worden via APE (archive portal europe, de Europese versie van archieven.nl) aan het publiek beschikbaar gesteld. In dit systeem worden alle archieven, collecties en de eventueel aanwezige archief- bibliotheken gebundeld, ter vervanging van de bestaande oplossingen. Het grote voordeel van dit collectiebeheersysteem is dat de doorzoekbaarheid – en daarmee het gebruiksgemak voor met name online gebruikers – sterk wordt vereenvoudigd. Het HCO sluit volgens planning het komende half jaar aan op dit nieuwe systeem.

Daarnaast kan het Gemeentearchief Steenwijkerland ook omtrent digitale dienstverlening efficiënt gebruik maken van kennis bij het HCO omtrent bijvoorbeeld de ontwikkeling van een digitale onderzoeksomgeving, waarin gebruikers informatie kunnen achterlaten en delen, en ze kunnen chatten met medewerkers en in fora. Scanning on demand Bij het HCO wordt op de vestiging in Zwolle eind december 2017 een fysieke scanstraat ingericht, in samenwerking met Digiwerkt. Deze scanstraat zal ook worden gebruikt voor scanning on demand. Als partner in de regeling is deze scanstraat ook beschikbaar voor de gebruikers van het gemeentearchief Steenwijkerland. 6.2 Versterken van de continuïteit (afname van de kwetsbaarheid) Versterking van de continuïteit op de taakuitoefening is in dit scenario zonder meer mogelijk. Met name de versterking op beleidsontwikkeling en advisering is vanwege de bij het HCO aanwezige deskundigheid goed haalbaar. Hetzelfde geldt voor de werkprocessen waarvoor geen concrete aandachtspunten zijn geformuleerd, maar die in de praktijk wel slechts bij een medewerker zijn belegd. Denk bijvoorbeeld aan metadatering en het functioneel beheer van de archiefapplicatie Mais Flexis.

De fysieke bemensing van de studiezaal in Steenwijkerland kan een aandachtspunt zijn doordat de medewerkers van het gemeentearchief voor bijvoorbeeld werkoverleggen naar Zwolle gaan, terwijl er geen capaciteit vanuit Zwolle wordt vrijgemaakt om dit op te vangen. Hierover dienen in de onderhandelingen met het HCO taakstellende afspraken te worden gemaakt. Het HCO geeft aan dat dienstverlening steeds voorgaat en dat er geen overleggen worden gepland op dagen en tijdstippen dat de studiezaal is geopend. 25 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 6.3 Vormgeven van het e-depot Sinds 2013 werken het Nationaal Archief en 11 regionaal historische centra in twee digitaliseringsprogramma’s samen aan een landelijk dekkende e-depotinfrastructuur. Deze 11 RHC’s, zoals het HCO, zijn gemeenschappelijke regelingen waarin het Rijk, provincies en gemeenten participeren. De landelijke e-depotinfrastructuur werd in eerste instantie gerealiseerd voor de (decentrale) rijkscollecties; inmiddels kunnen RHC’s dit e-depot op aanvraag ook aanbieden aan provincies en gemeenten. De voorwaarde is dan wel dat het HCO door de aanvrager formeel is aangewezen als archiefbewaarplaats. Het HCO heeft in de gevoerde gesprekken aangegeven positief te staan tegenover samenwerking met Steenwijkerland.

Met betrekking tot het e-depot is daarbij aangegeven dat het HCO een voorkeur heeft voor het maximale scenario, omdat dit organisatorisch toekomstvaster is dan werken op basis van een DVO. Het risico rond personeelskosten dat het HCO loopt bij een DVO leidt tot een prijsverhogend effect. Ten opzichte van marktpartijen onderscheidt dit e-depot zich door het bijbehorende dienstenpakket dat de RHC’s hun afnemers aanbieden. Bij deze diensten wordt, zoals hierboven al aangegeven, onderscheid gemaakt tussen overgebrachte en uitgeplaatste informatieobjecten, zowel in dienstverlening als in tarifering. Een Producten- en Dienstencatalogus (PDC) is naar verwachting begin 2018 beschikbaar. In de tabel hieronder is samengevat welke diensten het HCO momenteel kan leveren en welke in ontwikkeling zijn. Hierbij wordt opgemerkt dat er momenteel nog geen e-depot in de markt is dat alle diensten volledig kan leveren: de te ontwikkelen diensten zijn ook bij marktpartijen nog in ontwikkeling. Ook is relevant dat het HCO geen commerciële marktpartij is en daarmee geen winstoogmerk heeft: alleen de feitelijke kosten worden doorberekend.

E-depotdiensten Direct af te nemen In ontwikkeling Beheer Impactanalyse aanlevering en opname in e-depot Beheer informatieobjecten Metadatabeheer Preservering Toegang Toegang tot openbaar archief Toegang tot beperkt openbaar archief Toegang tot uitgeplaatst archief Advies DUTO-scan Recordkeeping advies 26 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland Bij de 11 RHC’s zijn de afgelopen jaren pilots uitgevoerd met het opnemen van digitale archiefbescheiden. Bij het HCO betreft dit pilots met de gemeenten Zwolle en Deventer. Er is voorlopig nog geen sprake van dat een gemeente volledig kan worden aangesloten op het e- depot door een directe koppeling tussen zaaksystemen en/of procesapplicaties. Het ontwikkelpad bestaat uit aansluitingen per proces of per applicatie. De gemeente Steenwijkerland is na toetreding tot het HCO “aandeelhouder” en profiteert zo steeds mee van de ontwikkelingen. Kosten Het HCO maakt onderscheid tussen partners in de regeling en overheden die daar geen deel van uitmaken. Het HCO geeft voorrang aan partners, wat voor Steenwijkerland een langere wachttijd kan betekenen indien zij niet toetreedt tot de regeling. Met betrekking tot kennisdiensten (beantwoorden van maatwerkvragen) maakt het HCO eenzelfde onderscheid.

Partners in de regeling krijgen onbeperkt en kosteloos ondersteuning bij alle vragen omrent digitaal informatiebeheer, niet-partners worden – afhankelijk van de vraag doorverwezen naar marktpartijen. De structurele kosten voor het e-depot worden bepaald op basis van het aantal inwoners per gemeente. Het HCO rekent geen eenmalige instapkosten. Als indicatie van de structurele kosten heeft het HCO de volgende raming afgegeven: Jaarlijkse bijdrage aan het e-depot Bij toetreding tot GR Op basis van DVO Uitsluitend overgebracht archief € 48.000 € 55.000 Overgebracht en uitgeplaatst archief € 60.000 Niet mogelijk Vanwege de wet Markt en Overheid is het niet mogelijk om op basis van een DVO diensten omtrent uitgeplaatst archief af te nemen. 6.4 Behoud van de eigen identiteit Het behoud van de eigen identiteit is in dit scenario zeker mogelijk. Het HCO heeft in de gevoerde gesprekken aangegeven dat de lokale zichtbaarheid van het gemeentearchief ook voor hun een vereiste is. Wel is het mogelijk dat het accent verschuift naar regionale thema’s, waarin de lokale identiteit van de deelnemers in de regeling onderdeel uitmaakt van de gezamenlijke activiteiten en campagnes. 6.5 Toekomstbestendigheid Van de drie scenario’s is dit scenario het meest toekomstbestendig.

De toetreding tot de GR is in principe voor onbepaalde tijd, waardoor de versterking op de taakuitvoering bij het gemeentearchief stevig is geborgd. Het HCO speelt als regionaal historisch centrum bovendien 27 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland een actieve rol in de ontwikkelingen in het archiefwezen. Hierdoor is ook de aansluiting op maatschappelijke en technologische ontwikkelingen voor het gemeentearchief geborgd. 6.6 Invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing In dit scenario komt de gemeente op afstand te staan van het gemeentearchief, waardoor zij minder invloed heeft op beleid, uitvoering en kostenbeheersing. Dit is verder uitgewerkt in hoofdstuk 9. Deelname aan de GR brengt overigens geen bezuiniging op de personeelskosten met zich mee. De loonsom van de medewerkers is onderdeel van de jaarlijkse bijdrage aan het HCO.

De voor- en nadelen van dit scenario zijn samengevat: Scenario 2 Kwaliteitsverhoging werkprocessen Goed mogelijk Versterken continuïteit Goed mogelijk Vormgeven e-depot Mogelijk, maar ook het e-depot van het HCO is nog in ontwikkeling Behoud eigen identiteit Goed mogelijk, maar accentverschuiving naar de gezamenlijke identiteit Toekomstbestendig Goed mogelijk Invloed op beleid, uitvoering en kostenbeheersing Beperkter dan in de andere scenario’s maar mogelijk 28 Onderzoek en Advies Toekomst Gemeentearchief Steenwijkerland 7 Scenario 3: Tussenscenario (samenwerking met DVO’s) Indien de huidige informele samenwerking wordt verstevigd met contractuele prestatieafspraken (DVO’s) zal de relatie tussen het HCO en het gemeentearchief Steenwijkerland zakelijker worden. Voordeel van deze werkwijze is dat er duidelijker kan worden gestuurd op (tijdige) naleving van prestaties conform de overeengekomen kwaliteitseisen. De beperking van deze variant is dat het de kwetsbaarheid op de beleidsontwikkeling bij het gemeentearchief op langere termijn niet oplost. Van innovatie of doorontwikkeling zal in dit scenario beperkt sprake zijn: de contractuele afspraken zullen worden gerealiseerd, niet meer en niet minder. Het gemeentearchief mist door deze stilstand de aansluiting met de steeds sneller veranderende wereld.