8.0 Rekenkamercommissie - Jaarplan 2022 MSSW.pdf

1 Rekenkamercommissie Aan de leden van de gemeenteraden van Meppel, Staphorst, Steenwijkerland en Westerveld. 20 december 2021, Geachte dames en heren, Hierbij bieden wij u als Rekenkamercommissie (RKC) ons Jaarplan voor 2022 aan. Wij beginnen met het schetsen van de huidige stand van zaken (voortgang, verloop over de kalenderjaren) en beschrijven daarna de plannen die wij hebben voor 2022. De keus die wij hebben gemaakt, zullen wij met een concept-onderzoeksopdracht aan uw raad, via het presidium of anderszins voorleggen. Wij willen daarmee bereiken dat de verwachtingen die uw raad en onze RKC hebben over de bruikbaarheid van de uitkomsten van het onderzoek zoveel mogelijk overeenkomen. Voortgang 2021 en overloop naar 2022 Algemeen Ook in 2021 werden wij enigszins gehinderd door de maatregelen, verbonden aan de Covid- pandemie. De overlast viel uiteindelijk mee omdat we gebruik konden maken van de mogelijkheden van digitaal vergaderen. Fysiek vergaderen blijft echter de voorkeur genieten omdat dan nuances en details naar ons oordeel beter duidelijk worden. Toch hebben wij niet de indruk dat Corona ons qua planning ernstig heeft beïnvloed. Dat is te danken aan de flexibele inzet van de ingehuurde bureaus maar zeker ook aan de inzet en de medewerking van de gemeentelijke organisaties.

Gelet op de stand van zaken en de nu geldende maatregelen, houden wij er rekening mee dat Corona ook in 2022 nog nadrukkelijk aanwezig zal zijn. In 2021 hebben wij geprobeerd om de achterstand in te lopen die we door verschillende oorzaken bij sommige onderzoeken hadden opgelopen. Op het moment dat wij dit Jaarplan schrijven, zijn alle onderzoeken afgerond, respectievelijk liggen bij de raden ter besluitvorming voor. Meppel In het eerste kwartaal van 2021 zijn we in Meppel gestart met een onderzoek naar de formele kant van het subsidiebeleid. Het rapport over dit onderwerp is in het voorjaar van 2021 aan uw raad voorgelegd. De behandeling in de raad heeft op 29 april 2021 plaatsgevonden. Kort daarna zijn we begonnen met een onderzoek naar het effect van 2 investeringen die Meppel heeft gedaan in de binnenstad. De verwachting is dat het onderzoeksrapport met conclusies en aanbevelingen binnenkort naar de gemeenteraad kan worden gestuurd zodat het nog door de ‘oude’ gemeenteraad kan worden behandeld. Staphorst Kort voor de zomer van 2020 zijn wij gestart met het onderzoek naar ‘De rol van de raad’ met als hoofdvraag: ‘In hoeverre maakt de gemeenteraad gebruik van zijn sturende en beleidsbepalende mogelijkheden?’. Het onderzoeksrapport is in februari 2021 aan uw raad aangeboden en in de vergadering van 9 maart 2021 behandeld.

Vervolgens zijn we gestart met een onderzoek met als hoofdvraag: ‘In hoeverre voldoet de huidige wijze van afvalinzameling, afvalscheiding en tarifering aan hetgeen de gemeenteraad voor ogen had toen voor de huidige werkwijze werd gekozen’. Hetzelfde onderzoek is tegelijkertijd ook in Steenwijkerland gestart. Ten tijde van het schrijven van dit Jaarplan worden de onderzoeken afgerond en voor een bestuurlijke reactie voorgelegd aan de beide colleges. Behandeling kan dan nog door de ‘oude’ gemeenteraad plaatsvinden. Steenwijkerland Het onderzoek naar het functioneren van Dorpshuizen, met als onderzoeksvraag: ‘Hoe functioneren de dorpshuizen/MFA’s in de gemeente en is dit functioneren conform de verwachtingen die de gemeente had bij het ter beschikking stellen van middelen en voorzieningen en het vastleggen van het beleid voor deze voorzieningen?’ is op 9 februari 2021 door de gemeenteraad behandeld. Kort voor de zomer van 2020 zijn wij gestart met het onderzoek naar de gang van zaken met betrekking tot het proces van het bestemmingsplan Eeserwold. Het rapport is op 25 mei 2021 door de gemeenteraad behandeld. Kort daarna zijn we gestart met een onderzoek met als hoofdvraag: ‘In hoeverre voldoet de huidige wijze van afvalinzameling, afvalscheiding en tarifering aan hetgeen de gemeenteraad voor ogen had toen voor de huidige werkwijze werd gekozen?’.

Hetzelfde onderzoek is tegelijkertijd ook in Staphorst gestart. Ten tijde van het schrijven van dit Jaarplan worden de onderzoeken afgerond en voor een bestuurlijke reactie voorgelegd aan de beide colleges. Behandeling kan dan nog door de ‘oude’ gemeenteraad plaatsvinden. Westerveld In mei 2021 zijn we in Westerveld gestart met een onderzoek naar het beheer van de Openbare Ruimte. De hoofdvraag luidt: ‘Wat is de verbetering van het in 2018 en 2019 ingezette beleid ten opzichte van het voorgaande beleid en op welke wijze is die verbetering zowel kwalitatief als kwantitatief in beeld te brengen?’. Aan de afronding van dit rapport wordt momenteel gewerkt. De verwachting is dat het nog in 2021 naar het college kan worden gestuurd voor bestuurlijk wederhoor. Behandeling kan dan nog door de ‘oude’ gemeenteraad plaatsvinden. 3 Onderzoeksagenda 2022 Algemeen Eind 2021 hebben wij zoals gewoonlijk weer ‘een rondje gedaan’ bij de vier gemeenteraden. Tijdens ‘dat rondje’ inventariseren wij welke onderwerpen bij de raadsleden en raadsfracties leven. Zoals bekend, is het kiezen van een onderzoeksonderwerp een autonome bevoegdheid van de Rekenkamercommissie maar wij hebben de goede gewoonte om te streven naar de keus voor een onderwerp dat zoveel mogelijk aansluit bij de wensen van de raad.

Verder hebben wij met de raden afgesproken dat wij, als wij een keus voor een onderwerp hebben gemaakt, de concept-onderzoeksopdracht met de betrokken raden zullen bespreken. Wij hopen daarmee te bereiken dat de verwachtingen die uw raad en onze RKC hebben over de bruikbaarheid van de uitkomsten van het onderzoek zoveel mogelijk overeenkomen. Nu alle lopende onderzoeken in 2021 (nagenoeg) door ons zijn afgerond, kunnen we in 2022 met een schone lei beginnen. Dat willen we zo mogelijk doen vóór het aantreden van de nieuwe gemeenteraden in maart 2022. Dat zal de nodige tijd en aandacht vragen in de maanden april en mei. Het zou qua planning goed passen als de onderzoekswerkzaamheden (vooral dossieronderzoek en ander ‘veldwerk’) voor een deel in die maanden zouden kunnen plaatsvinden. Voor wat betreft de nieuwe gemeenteraden; wij verklaren ons graag bereid om een aandeel te leveren in een eventueel in uw gemeente te organiseren introductieprogramma voor de nieuwe gemeenteraad. Zeker met het oog op de nieuwe wetgeving die betreffende rekenkamercommissies/rekenkamers aanstaande is, lijkt het ons van belang dat de raden goed op de hoogte zijn van wat een rekenkamer inhoudt en welke mogelijkheden de rekenkamer als instrument biedt bij het door de gemeenteraad uitoefenen van de controletaak. Ook dit keer werden vanuit de verschillende raden weer veel onderwerpen genoemd.

Zoals gebruikelijk hebben wij de aangedragen onderwerpen gehouden langs de meetlat van artikel 5 van het Reglement van orde, dat luidt als volgt: 1. De rekenkamercommissie kiest uiteindelijk onderwerpen die in belangrijke mate voldoen aan de volgende selectiecriteria: A. Het onderwerp moet betrekking hebben op de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van het beleid of van de uitvoering daarvan; B. Het onderwerp heeft een substantieel financieel en/of maatschappelijk belang en/of is bestuurlijk relevant; C. Het moet door de gemeente te beïnvloeden beleid betreffen; D. Er is sprake van een risico, bijvoorbeeld een financieel of maatschappelijk risico als het onderwerp niet wordt onderzocht dan wel het onderwerp heeft toegevoegde waarde; E. Het onderwerp moet voor de rekenkamercommissie haalbaar zijn, dat wil zeggen dat het past binnen haar financiële en organisatorische mogelijkheden; 4 F. Er wordt gestreefd naar enige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in opvolgende onderzoeken. ! De uitkomst van deze weging is dat wij, voor alle vier de gemeenten binnen de personele unie, een onderwerp kunnen kiezen dat voldoet aan de hierboven vermelde ijkpunten. Concreet betekent dit het volgende: Meppel Wij zijn voornemens om in Meppel een onderzoek te gaan uitvoeren naar het onderwerp ‘Participatie’.

Kort samengevat: ‘Wanneer en hoe zijn de afgelopen jaren de inwoners van Meppel betrokken bij de voorbereiding, ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van beleid? Wanneer was sprake van burgerparticipatie (overheid wil graag iets en betrekt inwoners daarbij) en van overheidsparticipatie (inwoners willen graag iets en willen daarbij steun van de overheid)?’ De onderzoeksvragen worden momenteel in overleg met de gemeenteraad waar nodig ‘aangescherpt’. Het is de bedoeling dat we in januari 2022 met dit onderzoek van start gaan Staphorst Voor Staphorst hebben wij gekozen voor het onderwerp ‘Jeugdzorg’ en wel toegespitst op de vraag: ‘Is de Staphorster manier van werken binnen het Jeugdbeleid/de Jeugdzorg, een manier van werken die, binnen de gestelde financiële kaders, recht doet aan de gewenste kwaliteit van de zorg die wordt geboden, en is deze manier van werken als toekomstbestendig te beschouwen?’ De onderzoeksvragen hebben we inmiddels besproken met de gemeenteraad (presidium) om deze zo duidelijk mogelijk te krijgen waarna bureaus om een offerte zullen worden gevraagd. Vermoedelijk zullen we in eind januari/begin februari 2022 met dit onderzoek kunnen beginnen.

Steenwijkerland In Steenwijkerland willen we onderzoeken of en hoe het duurzaamheidsbeleid van de gemeente mede gericht is op de inwoners, of er draagvlak voor is en hoe de gemeente dat draagvlak heeft bereikt en eventueel kan verbeteren. Vragen die daarbij bijvoorbeeld aan de orde kunnen komen, zijn: ‘Wat is de doeltreffendheid van het gevoerde duurzaamheidsbeleid?’ En: ‘Wat zijn de effecten van de participatie richting de burger?’. De onderzoeksvragen zullen in overleg met de gemeenteraad waar nodig worden ‘aangescherpt’. Het uitnodigen van bureaus zal vermoedelijk in de tweede helft van januari aan de orde zijn. We willen vervolgens graag in februari 2022 met dit onderzoek van start gaan Westerveld Uit de onderwerpen die de raad van Westerveld aanleverde, hebben wij gekozen voor het onderwerp: ‘Inkoop’. De hoofdvraag zal luiden: ‘Op welke wijze past de gemeente de ambities SROI (Social Return on Investment) en duurzaamheid toe bij haar inkopen en wat zijn daarvan de praktische effecten?’. 5 Ook voor dit onderzoek geldt dat we onderzoeksvragen bespreken met de gemeenteraad om deze zo duidelijk mogelijk te krijgen waarna bureaus om een offerte zullen worden gevraagd. Vermoedelijk zullen we in eind januari/begin februari 2022 met dit onderzoek kunnen beginnen.

Begroting/beschikbaarheid budgetten Met deze onderzoeken zullen wij blijven binnen de door de gemeenteraden jaarlijks beschikbaar gestelde budgetten. Tenslotte Wij zijn, voor zover dat al mogelijk was, inmiddels begonnen met het vragen van offertes. De komende weken zullen wij daarmee doorgaan. Wij zullen u van de verdere voortgang op de hoogte houden. Ook in 2022 zien wij weer uit naar een goede samenwerking tussen uw raden en onze commissie. Met vriendelijke groet, namens de Rekenkamercommissies van Meppel, Staphorst, Steenwijkerland en Westerveld. J.J. Mastwijk, voorzitter.