7.1 College - Verslag toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven 2025-bijlage

Verslag beheer archiefbewaarplaats n.v.t. Deze vraag wordt beantwoord in het verslag over het beheer van de archiefbewaarplaats (zie inleiding). Hoofdvraag 5: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Beoordeling Toelichting op de beoordeling Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Aandacht vereist Update 2025 Dit thema blijft ook in deze verslagperiode een punt van aandacht. De keuze om permanent te bewaren informatie, waar mogelijk, in het zaaksysteem te archiveren is een stap vooruit. Het zaaksysteem beschikt over de juiste functionaliteit om de duurzame toegankelijkheid, de authenticiteit en de context van de informatie te garanderen. Aandachtspunten blijven: - De archivering van permanent te bewaren informatie, die niet met het zaaksysteem beheerd kan worden (o.a. videotulen van gemeenteraadsvergaderingen, digitale bestanden van ruimtelijke plannen en de website van de gemeente) - Inrichten van een organisatiebreed metadataschema - Beleid voor duurzaam digitaal informatiebeheer (bewaarstrategie) Deze aandachtspunten worden wel onderkend.

Deels is er ook actie ondernomen, maar over het geheel is er nog te weinig vooruitgang geboekt om de beoordeling aan te passen. Stand van zaken 2024 (oranje) De ordening van archiefbescheiden (informatie) geschiedt over het algemeen planmatig, maar er zijn nog onvoldoende waarborgen voor de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid. Aandacht is nodig voor de duurzame toegankelijkheid op lange termijn van digitale informatie in de vakapplicaties en voor het duurzaamheidsbeleid in het algemeen. DEELVRAGEN 5.1. Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Toelichting: Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze KPI zijn twee zaken van belang. 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft.

Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen en andere applicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden bevinden, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van vakapplicaties die in gebruik zijn. 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture). In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media. Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem. Voldoet 1. De mate waarin het informatie in kaart is Voor de gegevens die bij DIM onder beheer zijn, zijn er overzichten op zaak- of dossierniveau. Met de invoering van het Documentair Structuur Plan (DSP) is er een actueel overzicht van de processen en vakapplicaties.

Dit wordt nu ook actueel gehouden en kan ingezet worden om te sturen op het informatiebeheer. 2. Omvang ter archivering aangeboden archiefbescheiden (Capture) Er is belangrijke vooruitgang geboekt om het aandeel documenten dat goed gearchiveerd wordt groter te krijgen. Op de volgende punten is daarvoor actie ondernomen. - Volledigheid zaakdossiers De volledigheid van de zaakdossiers was jaren een probleem, daarom wordt er door de cluster DIM intensief gecontroleerd op volledigheid. Voor de permanent te bewaren zaakdossiers is er een 100% controle. - Netwerkschijven/Teams Met de introductie van Teams voor het delen en beheren van documenten is het gebruik van netwerkschijven stopgezet. De introductie van Teams betekent een belangrijke verbetering voor de informatiebeveiliging en privacy: alle medewerkers kunnen immers niet meer overal zomaar bij. Ook wordt Teams/Sharepoint ingezet voor de archivering van projecten. Binnen Teams kunnen medewerkers echter ook digitale werkarchieven gaan aanleggen, die documenten bevatten die goed gearchiveerd zouden moeten worden en thuis zouden horen in het zaaksysteem of de vakapplicaties. Voor het archiefbeheer bestaat daarom het risico dat er na verloop van tijd in plaats van het netwerkschijvenprobleem een Teams-probleem ontstaat.

- Emailarchivering Om te voorkomen dat essentiële informatie uit de e-mailboxen verloren gaat, wordt nu de capstone-methodiek gebruikt. De gemeente Steenwijkerland hanteert daarbij de Selectielijst e- mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2024, die in 2024 is vastgesteld. - Archivering ruimtelijke plannen Er is actie ondernomen voor een goede archivering van de digitale bestemmingsplannen. Die actie is nog niet afgerond. Daarbij moet het zowel goed voor de toekomst geregeld worden als dat de erfenis uit het verleden opgelost moet worden. 5.2. Authenticiteit en context analoog en digitaal Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) de hierna volgende metagegevens kunnen worden vastgesteld? Toelichting: Voor nadere uitleg over metagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php/Verdieping_metageg evens. Aandacht vereist Update 2025 Omdat er nu voor gekozen wordt om de permanent te bewaren informatie in het zaaksysteem te bewaren, wordt op termijn steeds meer permanent te bewaren informatie ontsloten via de standaard-metadatastructuur van het zaaksysteem. Er is echter nog steeds geen organisatiebreed metadataschema vastgesteld. Een organisatiebreed metadataschema kan helpen met de inrichting van de diverse applicaties, evenals bij migraties.

Het is ook verplicht volgens de huidige Archiefregeling. Volgens het concept voor de nieuwe Archiefregeling, die waarschijnlijk in 2027 in werking treedt, blijft dit ook verplicht. Stand van zaken 2024 (oranje) Het zaaksysteem heeft een standaard-metadatastructuur. Voor de andere informatiesystemen zoals de vakapplicaties zijn er geen afspraken over metadata die gericht zijn op de lange termijn-bewaring en lange termijn-toegankelijkheid. Er is dus geen metagegevensschema organisatiebreed vastgesteld, zoals dat voor te bewaren archiefbescheiden in de Archiefregeling is verplicht gesteld. Dit is al enkele jaren een aandachtspunt, waarop afgelopen jaar geen voortgang is geboekt. Advies: Maak een vervolgactie van het DSP-project om vast te stellen welke processen te bewaren informatie genereren. Stel voor deze processen een metagegevensschema vast en implementeer dit. Gebruik hiervoor het Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). 5.3. Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Toelichting: Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens.

Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Aandacht vereist Update 2025 Voor het zaaksysteem is de duurzame toegankelijkheid afdoende geregeld. Het systeem heeft daarvoor de benodigde functionaliteit. Een steeds groter deel van de permanent te bewaren informatie wordt ook in het zaaksysteem bewaard (zie ook de beantwoording bij 4.1). Domeinspecifieke vakapplicaties worden, waar mogelijk, niet meer gebruikt voor permanent te bewaren archiefbescheiden. Maar niet alle permanent te bewaren informatie leent zich voor archivering met het zaaksysteem. Voorbeelden zijn: - Videotulen of audiotulen van gemeenteraadsvergaderingen - Informatie op de afgesloten netwerkschijven en CD- roms - Digitale bestanden voor de ruimtelijke plannen - Website van de gemeente - Social media Voor de duurzame toegankelijke archivering hiervan zullen nog oplossingen gevonden moeten worden. Dit blijft daarom een aandachtspunt. Stand van zaken 2024 (oranje) Binnen het gehele archiveringssysteem kan alleen van het zaaksysteem vastgesteld worden dat de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden voldoende gewaarborgd is. Voor de vakapplicaties is dit nog onvoldoende bekend. Zie hiervoor verder het antwoord en de aanbevelingen bij vraag 5.2. 5.4.

Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Toelichting: Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”. Voldoet Voor de fysieke archiefbescheiden wordt alleen papier gebruikt dat voldoet aan de eisen in de Archiefregeling. Digitale informatie wordt nu alleen nog op netwerkschijven of Teams/Sharepoint bewaard. Die informatie wordt leesbaar gehouden. Uit het verleden zijn bij DIM echter nog wel CD-ROMS aanwezig. De duurzaamheid daarvan is beperkt. Er moet nog worden vastgesteld of die te bewaren informatie bevatten en of die nog overgezet moeten worden naar een andere drager. 5.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Toelichting: Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en – omslagen, tabstroken, archiefdozen, etiketten. Voldoet De gemeente gebruikt voor te bewaren analoge archieven alleen maar verpakkingsmaterialen die geschikt zijn voor de opslag van blijvend te bewaren materialen. 5.6.

Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Toelichting: Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het Voldoet De klimaatinstallatie in de archiefbewaarplaats voldoet aan de wettelijke eisen van Archiefregeling. Temperatuur en luchtvochtigheid worden permanent gemonitord en bij storingen wordt er ingegrepen. Het afgelopen jaar zijn er daarom geen serieuze over- of onderschrijdingen geweest van de verplichte normen voor temperatuur of luchtvochtigheid. verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats. 5.7.

Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Toelichting: Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. In de GIBIT heeft met name art. 28 betrekking op archivering. Een essentieel onderdeel van duurzaam beheer, informatiebeveiliging, is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), zie daarvoor https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/baseline- informatiebeveiliging-overheid-bio/ Aandacht vereist Update 2025 Op onderdelen wordt het opgepakt. Er is echter niet één overkoepelend plan of visie. De keuzes die gemaakt worden blijven zo ad-hoc. Het risico is dat dat deze ad-hoc keuzes elkaar op den duur gaan bijten. Dit blijft daarom een aandachtspunt. Stand van zaken 2024 (oranje) De gemeente werkt niet volgens RODIN, maar is er wel mee bekend. Het vastgestelde beleid (handboek vervanging uit 2017) ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden is verouderd en wordt niet meer nageleefd. Op onderdelen zijn er wel nieuwe procedures vastgesteld (o.a. digitale bewaarstrategie). De gemeente werkt wel op basis van GIBIT en volgens de GEMMA Softwarecatalogus. Aanbeveling: Actualiseer het beleid ten aanzien van duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden. Koppel dit ook los van het handboek vervanging.

Dat is zo omvangrijk dat het moeilijk is om het actueel te houden. 5.8. Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? Toelichting: Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers technisch te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata systematisch worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2). Zie 5.2 Zie de beantwoording van vraag 5.2 5.9. Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Voldoet De gemeente heeft voor het zaaksysteem vastgelegd welke opslagformaten standaard worden gehanteerd (PDF-A). Waar mogelijk worden verder de voorkeursformaten van het Nationaal Archief gehanteerd. Het is in beeld waar het niet mogelijk is de voorkeursformaten te hanteren. Hiervoor zal op termijn nog wel actie nodig zijn bij overbrenging of overplaatsing naar een e- depot. 5.10. Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Toelichting: In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd.

Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie. Aandacht vereist Update 2025 De situatie is ongewijzigd. Stand van zaken 2024 Er is een Documentair Structuur Plan, waarin ook is opgenomen welke systemen en applicaties archiefwaardige informatieobjecten bevatten. Daarin wordt niet expliciet informatie opgenomen over informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie. Bij conversies of migraties wordt van geval tot geval bekeken of er informatieobjecten zijn, waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij de desbetreffende conversie of migratie. In het verleden is ook wel gebleken dat dit niet altijd goed gaat. Daarom blijft het een aandachtspunt om duidelijke eisen te formuleren. 5.11. Voorzieningen compressie en encryptie a.

Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Toelichting: Voor uitleg van deze begrippen zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie en http://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie. Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie). Voldoet Compressie wordt alleen toegepast bij het creëren van PDF/A- bestanden. Hierbij wordt ervoor gewaakt dat er geen informatie verloren gaat. Encryptie wordt niet toegepast. b. En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? n.v.t. c. Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? n.v.t. Hoofdvraag 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Beoordeling Toelichting op de beoordeling Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Voldoet Update 2025 In 2025 is de hotspotmonitor vastgesteld. Er is een handboek vervanging opgesteld en nieuw vervangingsbesluit genomen. Dat is voldoende voortuitgang om de beoordeling aan te passen naar ‘groen’. Stand van zaken 2024 (oranje) De gemeente houdt hier nog onvoldoende rekening mee. De belangrijkste aandachtspunten zijn: - Het opstellen van vervangingsbesluiten voor vakapplicaties waarmee volledig digitaal wordt gewerkt. - Het actualiseren van het verouderde handboek vervanging - Het vaststellen van de hotspotmonitor DEELVRAGEN 6.1. Vervanging, besluiten en verklaringen a. Past de gemeente vervanging toe [vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad). Voldoet Update 2025 Er is een geactualiseerd handboek opgesteld waarin ook adviezen van de gemeentearchivaris zijn verwerkt. De beoordeling is daarom aangepast naar ‘groen’.

Stand van zaken 2024 (oranje) De gemeente past vervanging toe voor de archiefbescheiden die zijn opgenomen in het zaaksysteem. Hiervoor is er een vervangingsbesluit genomen in 2017. Daarnaast zijn er meerdere vakapplicaties in gebruik waarmee ook al volledig digitaal wordt gewerkt (o.a. Motion, Key2Financiën). Daarvoor zijn er geen vervangingsbesluiten genomen. Voor zover deze applicaties nog gebruik maken van scans van fysieke documenten, zullen deze documenten nog onnodig lang bewaard moeten blijven. Ook creëert dit onnodige onduidelijkheid: wat is nu rechtsgeldig archief en wat is een kopie. Een nieuw meer algemeen inzetbaar handboek vervanging is in voorbereiding. Hiermee zouden ook eenvoudig vervangingsbesluiten voor andere applicaties dan het zaaksysteem kunnen worden voorbereid. Dit handboek is nog niet gereed. Advies: Stel waar nodig ook vervangingsbesluiten/-handboeken op voor andere vakapplicaties waarmee gedigitaliseerde archiefbescheiden worden beheerd. b.

Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Toelichting: Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding. Voldoet Update 2025 In 2025 is het handboek vervanging geactualiseerd en is er een nieuw vervangingsbesluit genomen. Daarmee zijn ook de afspraken, die een juiste en volledige weergave van de te vervangen archiefbescheiden moeten garanderen, geactualiseerd. De beoordeling is daarom aangepast naar groen. Stand van zaken 2024 (rood) Voor het zaaksysteem is er een vervangingsbesluit genomen. Hierin zijn ook afspraken opgenomen, die de juiste en volledige weergave van de te vervangen archiefbescheiden moeten garanderen. Het huidige vervangingsbesluit en handboek vervanging stammen uit 2017. Omdat het handboek vervanging op verscheidene punten steeds minder overeenstemt met de werkelijkheid is de noodzaak tot actualisatie van het handboek urgent.

Er is gewerkt aan een nieuw handboek, maar dat is nog niet gereed. Advies: Maak haast met het opstellen van een nieuw vervangingsbesluit en bijbehorend handboek vervanging. c. Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Voldoet In 2023 heeft een evaluatie van de vervanging plaatsgevonden. Er is geconstateerd dat de werkzaamheden ten behoeve van de vervanging zijn uitgevoerd volgens het handboek vervanging en voldoen aan de wettelijke eisen. Vervolgens is overgegaan tot de daadwerkelijke vervanging. De gemeente is nu bij wat betreft de daadwerkelijk vervanging. 6.2. Converteren en migreren a. Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Toelichting: Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie.

Voldoet Er wordt tijdig geconverteerd of gemigreerd als dat nodig is. b. Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Toelichting: De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van mee gemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem. Voldoet Er is de afgelopen 5 jaar geen migratie geweest van te bewaren informatie. 6.3. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst a. Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden? Voldoet De gemeente past waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden. In het zaaksysteem worden de bewaartermijnen van de archiefbescheiden vastgelegd. Die zijn ook vastgelegd in de zaaktype-catalogus. Ook voor het personeelsadministratiesysteem (Motion) en het systeem voor de cliënten van het Social Domein (DIS), en de systemen voor het beheer van de fysieke dossiers (Alfresco, MAIS) worden bewaartermijnen vastgelegd.

Voor archiefbescheiden uit het zaaksysteem, die vernietigd worden, worden vernietigingsbesluiten opgesteld met een specificatie van de vernietigde stukken. Dit geldt ook voor de systemen die in gebruik zijn voor het beheer van de fysieke dossiers. Er is ondertussen ook een procedure gemaakt voor een correcte vernietiging van digitale informatie uit de overige applicaties. b. Maakt het college als archiefzorgdrager bij waardering en selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Toelichting: Voor archiefbescheiden gedateerd tot en met 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd 1996 tot en met 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven uit 2017 tot en met 2019 geldt de lijst uit 2017. Voor jongere archieven geldt de lijst uit 2020. Voldoet Voor zover de vernietiging geregeld wordt door de cluster DIM, wordt er gebruikgemaakt van de geldende gemeentelijke selectie-/vernietigingslijsten van 1983, 1996 (update 2012), 2017 en 2020. Daarnaast hanteert de gemeente de Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2024, die dit jaar in werking is getreden.

Er is nu een project gaande voor de implementatie van deze selectielijst. De gemeentearchivaris heeft daarvoor een aantal aandachtspunten gegeven. Deze worden meegenomen bij het implementatieproject. c. Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? N.v.t. De gemeente werkt niet met een facultatieve stukkenlijst. d. Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Toelichting: Een Hotspotmonitor is integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 ev. Voldoet Update 2025 In 2025 is de hotspotmonitor vastgesteld door het college. De beoordeling is daarom aangepast naar ‘groen’. Een hotspotmonitor is bedoeld om gebeurtenissen en kwesties in de samenleving met een grote impact te identifceren (hotspots). Met behulp van de hotspotmonitor kunnen dan verantwoorde keuzes gemaakt om op archiefstukken die betrekking hebben op hotspots en die anders vernietigd zouden moeten worden, alsnog uit te zonderen van vernietiging. Stand van zaken 2024 (oranje) De gemeente heeft in 2024 een hotspotmonitor uitgevoerd en in concept een hotspotlijst vastgesteld. Al eerder was de coronacrisis als hotspot aangewezen. Als de hotspotlijst is vastgesteld, is de juridische grondslag voor het bewaren van stukken, die betrekking hebben op hotspots, geregeld. De lijst moet echter nog wel vastgesteld worden. Zonder vaststelling blijft dit een aandachtspunt. 6.4.

Vernietiging en verklaringen a. Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Toelichting: De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en back-ups. Voldoet Update 2025 Bij de achterstand in de vernietiging is voldoende vooruitgang geboekt om de beoordeling aan te passen naar ‘groen’. Zie 2.2.b voor de toelichting hierop. Stand van zaken 2024 (oranje) Over het algemeen zijn de procedures voor vernietiging op orde. Als er vernietigd wordt, gebeurt dit correct. Er is echter een aanzienlijke achterstand in de daadwerkelijke vernietiging. Hierover is al gerapporteerd bij vraag 2.2b. b. Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Voldoet Sinds 2021 worden er ook verklaringen van vernietiging opgesteld. Daarin wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie er vernietigd wordt. Op de specificaties van de vernietigde archiefbescheiden, die bij de besluiten en verklaringen horen, werd tot nu nog geen categorie vermeld op grond waarvan de archiefbescheiden vernietigd mogen worden. De lijsten zijn wel alle gecontroleerd door de gemeentearchivaris. 6.5.

Vervreemding, besluiten en verklaringen a. Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven? Toelichting: Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet- overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk. n.v.t. Er heeft het afgelopen jaar geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. b. Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? N.v.t. n.v.t. c. Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat er niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Toelichting: Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd. N.v.t. n.v.t. d.

Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad). N.v.t. n.v.t. Hoofdvraag 7: Overbrenging van archiefbescheiden 7. Overbrenging van archiefbescheiden Beoordeling Toelichting op de beoordeling Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Voldoet Update 2025 De situatie is in 2025 ongewijzigd, behalve dat de achterstand in de overbrenging nog niet is ingelopen. Stand van zaken 2024 De gemeente brengt de archieven over naar de archiefbewaarplaats na de bij wet vastgestelde termijn. Hierin was een achterstand, die ondertussen grotendeels is ingelopen. Naar verwachting zal deze in 2025 geheel zijn ingelopen. DEELVRAGEN 7.1. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn a. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening? Voldoet De afgelopen twee jaar is er flink ingelopen op de achterstand in de overbrenging. In 2024 zijn de archieven van de Begraafplaatsadministratie en de voormalige gemeenschappelijke regeling CEWESTO formeel overgebracht.

Kort daarvoor waren de archieven van de voormalige gemeentes Brederwiede (1973-2000) en Steenwijk (1991-2000) al formeel overgebracht. Het lijkt reëel om te verwachten dat de achterstand in de overbrenging in 2025 geheel weggewerkt zal zijn. Een toekomstig aandachtspunt zal wel de overbrenging worden van het (nog grotendeels fysieke) archief van de gemeente Steenwijkerland, periode 2001-2015. Het is zinvol om hier al plannen voor te gaan maken. b. Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? Aandacht vereist Update 2025 Er is voortgang geboekt met de voorbereiding voor de overbrengingen, maar dit heeft in 2025 nog niet geleid tot nieuwe overbrengingen. Wel is onderzoek gedaan naar de overbrenging van de persoonsregisters. Deze vormen een deel van de bevolkingsadministratie (het PK-stelsel) uit de periode 1939- 1994. Onderzoek wees uit de dat de persoonskaarten op grond van de Wet Basisregistratie Personen niet formeel mogen worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De op grond van de Archiefwet 1995 verplichte overbrenging geldt niet voor de persoonsregisters. Deze conclusie is gedeeld met de provinciaal toezichthouder. Hij deelde de conclusie van het onderzoek.

De archiefregisters, die in de jaren 1939-1994 ook onderdeel waren van het PK-stelsel, vallen niet onder de werking van de Wet BRP en zijn daarom een aantal jaren geleden terecht overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Stand van zaken 2024 (oranje) De archieven van de voormalige gemeentes IJsselham (1973- 2000) en Steenwijk (1973-1991) zijn nog niet overgebracht, maar de voorbereiding is in een vergevorderd stadium. Daarnaast is de voorbereiding van de vervroegde overbrenging van het bouwvergunningenarchief Steenwijkerland (2001-2010) ook in een vergevorderd stadium. c. Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? Voldoet De archieven van IJsselham (1973-2000) en Steenwijk (1973- 1991) zijn al toegankelijk gemaakt. Ze konden echter nog niet overgebracht worden omdat de openbaarheidsbeperkingen nog niet voldeden aan de eisen van de privacywetgeving (o.a. AVG). 7.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? Voldoet Het college stelt van elke overbrenging een verklaring van overbrenging op. B.5 Aandachtspunten uit de vorige verslagen N.B. In dit hoofdstuk worden de aandachtspunten uit vorige verslagen behandeld, voor zover die niet al in dit KPI-verslag aan de orde zijn geweest.

Van dit hoofdstuk is nu alleen nog het aandachtspunt E-besluitvorming overgebleven. De overige aandachtspunten zijn of opgelost of zijn al elders in de rapportage behandeld. Toelichting Beoordeling E-besluitvorming Sinds 2017 worden besluitvormingsdocumenten van het college van B&W vastgelegd in ‘E-besluitvorming’. Deze stukken zijn tegenwoordig digital born, hetgeen betekent dat hier geen papieren versie van bestaat. In 2019 is geconstateerd dat E-besluitvorming niet een goede, gecertificeerde archieffunctie bevat. Ook is toen geconstateerd dat er geen koppeling bestond tussen E- besluitvorming en de zaken binnen het zaaksysteem, waardoor de relatie met de context van de besluitvorming (voorstukken, opvolging) niet is vastgelegd. Voldoet Update 2025 In 2025 is de koppeling tussen het zaaksysteem en de Besluitstraat gerealiseerd. Voor elk besluit in de besluitstraat wordt geautomatiseerd een zaak aangemaakt. Onderzoek heeft ook uitgewezen dat er in het verleden maar weinig zaken bevinden met voorstukken voor een besluit. Een actie om met terugwerkende kracht alle zaken met voorstukken te koppelen aan de besluitzaken zal dus weinig opleveren. Voor zover de voorstukken aanwezig zullen deze zich dan vooral bevinden op de netwerkschijven. De aanpak van deze netwerkschijven is echter al behandeld bij vraag 2.2.b. Deze beoordeling is daarom aangepast naar ‘groen’.

Stand van zaken 2024 (oranje) E-besluitvorming is vervangen door een nieuwe applicatie: de Besluitstraat. De agenda’s, besluitenlijsten en besluiten uit de Besluitstraat worden nu gemigreerd naar het zaaksysteem zodat ze goed gearchiveerd worden. Koppeling met bestaande zaken in het zaaksysteem met voorstukken en opvolging moet nog apart handmatig geregeld worden. In de toekomst zal er voor elk besluit uit de Besluitstraat geautomatiseerd een aparte zaak aangemaakt worden in het zaaksysteem. Die moet dan vervolgens nog wel handmatig gekoppeld worden aan de eventueel al bestaande zaak met voorstukken en opvolging. Er zijn dus al belangrijke stappen gezet in een goede archivering van de besluitvormingsstukken. Maar het aandachtspunt is dus nog niet helemaal opgelost.