7.1 College - Verslag toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven 2025-bijlage

Verslag betreffende het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven - 2025 De gemeentearchivaris, december 2025 Inhoud A. Toelichting ................................................................................................................................................................................................................................. 3 A.1 Inleiding ................................................................................................................................................................................................................................... 3 A.2 Samenvatting/ Algemene indruk ............................................................................................................................................................................................ 4 B. Update KPI-verslag .................................................................................................................................................................................................................... 5 B.1 Toelichting op de beoordeling ................................................................................................................................................................................................

5 B.2 Samenvatting/ beantwoording hoofdvragen .......................................................................................................................................................................... 6 B.4 Volledig KPI-verslag ............................................................................................................................................................................................................... 11 Hoofdvraag 1: Lokale regelingen ............................................................................................................................................................................................. 11 Hoofdvraag 2: Middelen en mensen ....................................................................................................................................................................................... 15 Hoofdvraag 3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ........................................................................................................................ 23 Hoofdvraag 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht ...................................................................................................................................................................

29 Hoofdvraag 5: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ............................................................................ 33 Hoofdvraag 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden.................................................................. 41 Hoofdvraag 7: Overbrenging van archiefbescheiden .............................................................................................................................................................. 47 B.5 Aandachtspunten uit de vorige verslagen............................................................................................................................................................................. 49 A. Toelichting A.1 Inleiding Op grond van artikel 32 van de Archiefwet 1995 heeft de gemeentearchivaris een toezichthoudende rol ten aanzien van het beheer van de ‘nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven’. Dit zijn over het algemeen de archieven die jonger zijn dan 20 jaar en die nog primair een bedrijfsvoeringsfunctie hebben.

Op grond van artikel 15 van de Archiefverordening gemeente Steenwijkerland 2016 moet de gemeentearchivaris aan het college van burgemeester en wethouders verslag uitbrengen over het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, alsmede over de wijze van de uitoefening van het toezicht op die archiefbescheiden. In artikel 17 van de Archiefverordening gemeente Steenwijkerland 2016 is verder bepaald dat het college van burgemeester en wethouders hierover ook verslag moet uitbrengen aan de gemeenteraad. In dit verslag wordt de stand van zaken weergegeven rond het beheer over de niet-overgebrachte archieven in 2025. Het verslag is bedoeld om te voldoen aan artikel 15 van de Archiefverordening. Na behandeling in het college kan het vervolgens doorgezonden worden aan de gemeenteraad om te voldoen aan artikel 17 van de Archiefverordening. Tot slot moet dit verslag in het kader van de afspraken rond het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) ook naar gedeputeerde staten worden gezonden. De basis van de jaarlijkse verslagen over het toezicht wordt gevormd door de zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke archiefketen, zoals die zijn opgesteld door de VNG (versie 2020). Het KPI-verslag is onderverdeeld in een zevental hoofdvragen. Bij elke deelvraag horen weer meerdere subvragen.

Het KPI-verslag is aangevuld met de stand van zaken rond de aanbevelingen uit het vorige verslag. Tezamen geven het KPI- verslag en de stand van zaken een beeld van de kwaliteit van de informatiehuishouding en de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. In het KPI-verslag wordt vooral ingegaan op de vragen die betrekking hebben op de niet-overgebrachte archieven. De vragen die alleen betrekking hebben op de overgebrachte (historische) archieven zullen worden behandeld in het jaarverslag van de gemeentearchivaris over de overgebrachte archieven. Bij de gemeente Steenwijkerland wordt de systematiek gehanteerd dat er één keer in de twee jaar een volledige doorlichting van de KPI’s plaatsvindt. In het daaropvolgende jaar wordt alleen ingegaan op de stand van zaken rond de aandachtspunten uit het verslag van het jaar ervoor, eventueel aangevuld met onderwerpen die in het verslagjaar actueel werden. Het vorige verslag had betrekking op 2024. Toen was er sprake van een volledig KPI-verslag. Over het jaar 2025 wordt daarom volstaan met een update. A.2 Samenvatting/ Algemene indruk Dit jaar wordt volstaan met een update. Er is alleen gekeken naar de indicatoren die vorig jaar de beoordeling ‘oranje’ (Aandacht vereist) of ‘rood’ (Voldoet niet) kregen. De indicatoren die vorig jaar de beoordeling ‘groen (Voldoet) kregen, bleven dit jaar buiten beschouwing.

De algemene indruk is positief. Het laatste aandachtspunt, dat in het verslag over 2024 de beoordeling ‘rood’ kreeg, is nu opgelost. Op meerdere aandachtspunten is er zodanig vooruitgang geboekt dat daarvoor nu de beoordeling ‘groen’ is gegeven. Dat betekent echter niet altijd dat ze opgelost zijn. ‘Groen’ is ook gegeven bij een aantal aandachtspunten die nog niet volledig zijn opgelost. Dit zijn aandachtspunten waarbij wel aanmerkelijke vooruitgang is geboekt, maar waarbij de problematiek zodanig omvangrijk is dat de oplossing meerdere jaren vergt. Er moest dan wel dat er ook sprake is van een meerjarige aanpak, zodat de vooruitgang dus niet eenmalig is. Er zijn ook nog een aantal aandachtspunten waarop minder of geen voortgang is geboekt. De belangrijkste hiervan zijn: - De archivering van de informatie op de netwerkschijven (van voor de invoering van Teams) - De archivering van permanent te bewaren informatie, die niet met het zaaksysteem beheerd kan worden (o.a. videotulen van de gemeenteraadsvergaderingen, digitale bestanden voor ruimtelijke plannen en de website van de gemeente) - Inrichten van een organisatiebreed metadataschema - Beleid voor duurzaam digitaal informatiebeheer (bewaarstrategie) Deze aandachtspunten worden wel onderkend. Op sommige punten is ook actie ondernomen. Bij andere aandachtspunten is de situatie al enige jaren ongewijzigd.

Er is echter wel duidelijk in beeld wat er moet gebeuren. Er is ook duidelijk de wil om de aandachtspunten aan te pakken. Daarom blijft de beoordeling ‘oranje’ in plaats van ‘rood’. Hierbij is meegewogen dat de uitdagingen omvangrijk zijn en niet alles tegelijk kan worden opgelost. Over het algemeen kan verder gesteld worden dat de organisatie goed in beeld heeft wat er moet gebeuren. Knelpunten worden onderkend en er is de bereidheid om die knelpunten aan te pakken. Het eindoordeel is dit jaar daarom ‘groen’. B. Update KPI-verslag B.1 Toelichting op de beoordeling De eerste kolom van het KPI-verslag bevat de eisen uit het model van de VNG. De tweede kolom bevat de beoordeling van de gemeentearchivaris. In de derde kolom wordt dat toegelicht. Die toelichting is enkele malen aangevuld met een concreet advies over het desbetreffende onderwerp. In het verslag wordt voor de waardering de volgende drie kleuren gebruikt: Groen = Voldoet Oranje = Aandacht vereist Rood = Voldoet niet ‘Groen’ wordt gehanteerd als de gemeente voldoende scoort. ‘Groen’ is dit jaar ook gegeven bij een aantal aandachtspunten, waarbij aanmerkelijke vooruitgang is geboekt maar die zodanig complex zijn dat de oplossing meerdere jaren vergt. Voorwaarde is dan wel dat er ook sprake is van een meerjarige aanpak en dat de vooruitgang dus niet eenmalig is.

‘Oranje’ wordt dit jaar toegepast voor aandachtspunten die al in eerdere toezichtsverslagen aan de orde zijn geweest, maar waarbij nog te weinig vooruitgang is geboekt. Voor een nadere toelichting wordt dan ook verwezen naar paragraaf A.2. Rood wordt normaal gehanteerd voor aandachtspunten die al meerdere keren in eerdere verslagen aan de orde zijn geweest, maar waarbij nog geen of nauwelijks verbetering is geconstateerd. Dit jaar is afgezien van het geven van rood. Zie voor een nadere toelichting paragraaf A.2. Bij een aantal aandachtspunten zijn er ook aanbevelingen gedaan. Dat is bewust niet bij alle aandachtspunten gedaan. Voor de meeste aandachtspunten zal het voor de betrokken verantwoordelijken duidelijk zijn wat er moet gebeuren. Voor deze update is er alleen gekeken naar de vragen, die vorig jaar de beoordeling ‘oranje’ of ‘rood’ hebben gekregen. De vragen die vorig jaar de beoordeling ‘groen’ hadden, zijn tijdens deze update niet aan de orde geweest. Deze vragen en de bijbehorende beoordelingen geven echter wel context aan de overige vragen en geven ook een vollediger beeld van het informatiebeheer. Deze vragen en bijbehorende beoordelingen zijn daarom wel in de rapportage opgenomen, maar zijn, om ze te onderscheiden van de update over 2025, lichtgrijs afgedrukt.

B.2 Samenvatting/ beantwoording hoofdvragen Vragen Beoordeling Toelichting op de beoordeling Hoofdvraag 1: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Voldoet Update 2025 De situatie is ongewijzigd en blijft groen. Stand van zaken 2024 (groen) De gemeentelijke regelingen ten aanzien van het archief- en informatiebeheer voldoen aan de wettelijke eisen. Hoofdvraag 2: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Voldoet Update 2025 De formatie bij DIM is ondertussen versterkt op adviseursniveau. Hierdoor en met behulp van externe experts kan DIM de noodzakelijke organisatie-brede regie over het informatiebeheer nu goed invullen. Dit heeft ook zich vertaald in een duidelijk vermindering van de achterstanden. De achterstanden zijn zeker nog niet helemaal zijn opgelost en blijven een aandachtspunt. Bijzondere aandacht vraagt nog de aanpak van de netwerkschijven. Deze worden niet meer gebruikt voor de bedrijfsvoering, maar bevatten nog wel een heel grote hoeveelheid ongestructureerde informatie waarvan de archivering niet goed is geregeld. Over het algemeen wekt de aanpak van de achterstanden vertrouwen. Het totale beeld voor deze hoofdvraag is daarom voldoende positief, om deze als ‘groen’ te beoordelen.

Stand van zaken 2024 (oranje) De gemeente kan voor de centrale taken aangeven hoeveel middelen en personeel en van welk kwaliteitsniveau zij beschikbaar heeft voor het archiefbeheer. Het kwaliteitsniveau geeft nu geen aanleiding tot opmerkingen. Omdat hierover geen kengetallen beschikbaar zijn, kan niet worden vastgesteld of er voldoende capaciteit is voor de uitvoering van de centrale archiefwerkzaamheden bij DIM. Verder zijn er aanzienlijke achterstanden in de uitvoering. Een belangrijke punt van zorg is wel het goed vervuld krijgen van de bestaande vacatures bij DIM. Dat is moeilijk gebleken bij de huidige arbeidsmarkt. De goede invulling van de vacatures is zowel een probleem op het niveau van adviseurs als van uitvoerend personeel. Het is daarom moeilijk om achterstanden te voorkomen en weg te werken, en om de regie over het informatiebeheer organisatiebreed vorm te geven. Hoofdvraag 3: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Voldoet Update 2025 Door de aanstaande toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel komt er op termijn een structurele oplossing voor het ruimteprobleem in de archiefbewaarplaats.

Door de keuze om alle permanent te bewaren informatie uit de domeinspecifieke vakapplicaties in het zaaksysteem te gaan archiveren, worden ook de digitale bewaaromstandigheden voor het grootste deel van de permanent te bewaren informatie op orde gebracht. Hoewel nog niet alles is ingericht en er nog aandachtspunten blijven, is er voldoende vooruitgang geboekt om de beoordeling aan te passen naar ‘groen’. Stand van zaken 2024 (oranje) De fysieke bewaaromstandigheden voldoen aan de wettelijke eisen. Ook de centrale archief-applicatie, het zaaksysteem/DMS voldoet aan de wettelijke eisen. Er zijn echter ook enkele belangrijke aandachtspunten: - De archiefbewaarplaats is nu zo vol dat tijdelijk archief uitgeplaatst moet worden bij een commerciële organisatie - Veel van de gebruikte vakapplicaties voldoen niet aan de wettelijke eisen voor archiefbeheer, terwijl in de vakapplicaties steeds meer permanent te bewaren informatie (archief) wordt opgeslagen. Hoofdvraag 4: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Voldoet Update 2025 Er is significante vooruitgang geboekt bij de kwaliteitsverbetering van het informatiebeheer. Ook de organisatiebrede regie over en kwaliteitszorg voor het informatiebeheer komt van de grond. De vooruitgang is zodanig significant dat een aanpassing van de beoordeling naar groen gerechtvaardigd is.

Stand van zaken 2024 (oranje) De gemeente werkt nog onvoldoende aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding. De gehanteerde methodiek (het KPI-verslag) is daarvoor te beperkt. Een organisatiebrede regie over en kwaliteitszorg voor het informatiebeheer komt daarom nog te weinig van de grond. Dat is echter essentieel in een organisatie waarin veel van het informatiebeheer decentraal is belegd. Er worden wel belangrijke stappen gezet voor de kwaliteitsverbetering, maar de focus ligt daarbij te veel alleen bij DIM. Ten aanzien van de verslagen van de gemeentearchivaris voldoet de gemeente wel aan de wettelijke eisen. Hoofdvraag 5: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Aandacht vereist Update 2025 Dit thema blijft ook in deze verslagperiode een punt van aandacht. De keuze om permanent te bewaren informatie, waar mogelijk, in het zaaksysteem te archiveren is een stap vooruit. Het zaaksysteem beschikt over de juiste functionaliteit om de duurzame toegankelijkheid, de authenticiteit en de context van de informatie te garanderen. Aandachtspunten blijven: - De archivering van permanent te bewaren informatie, die niet met het zaaksysteem beheerd kan worden (o.a.

videotulen van gemeenteraadsvergaderingen, digitale bestanden van ruimtelijke plannen en de website van de gemeente) - Inrichten van een organisatiebreed metadataschema - Beleid voor duurzaam digitaal informatiebeheer (bewaarstrategie) Deze aandachtspunten worden wel onderkend. Deels is er ook actie ondernomen, maar over het geheel is er nog te weinig vooruitgang geboekt om de beoordeling aan te passen. Stand van zaken 2024 (oranje) De ordening van archiefbescheiden (informatie) geschiedt over het algemeen planmatig, maar er zijn nog onvoldoende waarborgen voor de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid. Aandacht is nodig voor de duurzame toegankelijkheid op lange termijn van digitale informatie in de vakapplicaties en voor het duurzaamheidsbeleid in het algemeen. Hoofdvraag 6: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Voldoet Update 2025 In 2025 is de hotspotmonitor vastgesteld. Er is een handboek vervanging opgesteld en nieuw vervangingsbesluit genomen. Dat is voldoende voortuitgang om de beoordeling aan te passen naar ‘groen’. Stand van zaken 2024 (oranje) De gemeente houdt hier nog onvoldoende rekening mee.

De belangrijkste aandachtspunten zijn: - Het opstellen van vervangingsbesluiten voor vakapplicaties waarmee volledig digitaal wordt gewerkt. - Het actualiseren van het verouderde handboek vervanging - Het vaststellen van de hotspotmonitor. Hoofdvraag 7: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn Voldoet De gemeente brengt de archieven over naar de archiefbewaarplaats na de bij wet vastgestelde termijn. Hierin was een achterstand, die ondertussen grotendeels is ingelopen. Naar verwachting zal deze in 2025 geheel zijn ingelopen. overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Aandachtspunten uit de vorige verslagen: In hoeverre heeft de gemeente gevolg gegeven aan de aandachtspunten van de gemeentearchivaris uit vorige verslagen, voor zover die niet al elders in de rapportage behandeld zijn? Voldoet Update 2025 Het aandachtspunt rond E-besluitvorming is ondertussen ook opgelost. Stand van zaken 2024 (groen) Van de aandachtspunten uit de vorige verslagen is alleen nog het aandachtspunt E-besluitvorming overgebleven. De overige aandachtspunten zijn of opgelost, of zijn al elders in de rapportage behandeld. B.4 Volledig KPI-verslag Hoofdvraag 1: Lokale regelingen Beoordeling Toelichting op de beoordeling 1.

Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Voldoet De gemeentelijke regelingen ten aanzien van het archief- en informatiebeheer voldoen aan de wettelijke eisen. Deelvragen Lokale regelingen 1.1. Archiefverordening a. Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Voldoet De gemeente beschikt over een geactualiseerde Archiefverordening, die in 2016 door de gemeenteraad is vastgesteld. b. Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Voldoet Ja 1.2. Beheerregeling informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Toelichting: Een beheerregeling (of besluit) informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverordening verplicht gesteld (vgl. het VNG model daarvoor). Voldoet Ja, de gemeente beschikt over een door burgemeester en wethouders in 2017 vastgestelde beheerregeling (Besluit Informatiebeheer Steenwijkerland 2017). 1.3.

Strategisch informatie overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld? Voldoet Op 10 september 2024 heeft het college een Strategisch Informatie Overleg (SIO) ingesteld. Het SIO heeft alleen een adviserende taak gekregen. Toelichting: Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking). Ook over de hotspotmonitor adviseert het SIO aan het college. De definitieve hotspotlijst en aanvullingen zullen door het college worden vastgesteld. 1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Toelichting: (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding.

Voldoet In voorkomende gevallen treft het college voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken. Sinds de opheffing van de Intergemeentelijke Sociale Dienst in 2019 is dit echter niet meer voorgekomen. 1.5. Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Toelichting: Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als Voldoet Het college treft afdoende maatregelen bij de instelling van gemeenschappelijke regelingen. De laatste keer dat dit plaatsvond was in 2016, toen de Omgevingsdienst werd ingesteld.

Ook de afwikkeling van de opheffing van de gemeenschappelijke regeling IGSD Steenwijkerland-Westerveld per 1 januari 2020 is correct verlopen. Over beide ontwikkelingen is in vorige verslagen al gerapporteerd. Buiten de gemeenschappelijke regelingen om, is de gemeente ook verbonden met een aantal vennootschappen en stichtingen. Deze private partijen vallen echter niet onder de werking van de Archiefwet 1995 en vallen daarom ook buiten het bestek van deze rapportage. zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkingsverbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF). De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft archiefbescheiden behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. b.

Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR- register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Toelichting: Voor nadere uitleg van het landelijke GR- register, ook in relatie tot art. 27 van de Wgr, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeenten- provincies-en-waterschappen/gemeenschappelijke- regelingen. Voldoet De gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt zijn opgenomen in het landelijke GR-register. In het jaarverslag wordt jaarlijks opgenomen in welke andere samenwerkingsverbanden de gemeente deelneemt. 1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Toelichting: Bijvoorbeeld voor vervangen van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekenen van vernietigingslijsten. Voldoet De gemeente beschikt over een aantal vastgestelde mandaten voor het archiefbeheer. De gemeente houdt zich daar ook aan. Sinds de vorige rapportage zijn er ook een aantal belangrijke bevoegdheden van de secretaris rond het archiefbeheer gemandateerd aan de teamleider I&A. 1.7.

Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of een publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Toelichting: Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5 Voldoet Voor het hosten van digitale informatie bij een externe organisatie bestaan afdoende bepalingen in de standaardvoorwaarden voor ICT (GIBIT). Door de gemeente wordt ook fysiek archief extern opgeslagen bij externe bedrijven. Afgesproken is dat bij de offerte en opdracht voor het extern uitplaatsen van fysieke (papieren) archieven expliciet wordt vastgelegd dat het eigendom van de gemeente betreft. 1.8.

Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad? Toelichting: De inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties is gepland voor 1 januari 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingen van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad worden gepubliceerd. DROP wordt beheerd door KOOP, Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties, zie https://www.koopoverheid.nl/voor- overheden/gemeenten-provincies-en-waterschappen/drop Voldoet De gemeente gebruikt DROP voor publicatie en bekendmaking. Hoofdvraag 2: Middelen en mensen Beoordeling Toelichting op de beoordeling 2. Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Voldoet Update 2025 De formatie bij DIM is ondertussen versterkt op adviseursniveau. Hierdoor en met behulp van externe experts kan DIM de noodzakelijke organisatie-brede regie over het informatiebeheer nu goed invullen. Dit heeft ook zich vertaald in een duidelijk vermindering van de achterstanden.

De achterstanden zijn zeker nog niet helemaal zijn opgelost en blijven een aandachtspunt. Bijzondere aandacht vraagt nog de aanpak van de netwerkschijven. Deze worden niet meer gebruikt voor de bedrijfsvoering, maar bevatten nog wel een heel grote hoeveelheid ongestructureerde informatie waarvan de archivering niet goed is geregeld. Over het algemeen wekt de aanpak van de achterstanden vertrouwen. Het totale beeld voor deze hoofdvraag is daarom voldoende positief, om deze als ‘groen’ te beoordelen. Stand van zaken 2024 (oranje) De gemeente kan voor de centrale taken aangeven hoeveel middelen en personeel en van welk kwaliteitsniveau zij beschikbaar heeft voor het archiefbeheer. Het kwaliteitsniveau geeft nu geen aanleiding tot opmerkingen. Omdat hierover geen kengetallen beschikbaar zijn, kan niet worden vastgesteld of er voldoende capaciteit is voor de uitvoering van de centrale archiefwerkzaamheden bij DIM. Verder zijn er aanzienlijke achterstanden in de uitvoering. Een belangrijke punt van zorg is het goed vervuld krijgen van de bestaande vacatures bij DIM. Dat is moeilijk gebleken bij de huidige arbeidsmarkt. De goede invulling van de vacatures is zowel een probleem op het niveau van adviseurs als van uitvoerend personeel. Het is daarom moeilijk om achterstanden te voorkomen en weg te werken, en om de regie over het informatiebeheer organisatiebreed vorm te geven.

DEELVRAGEN: 2.1. Middelen Hoeveel middelen stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Toelichting: De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar. Voldoet In totaal is er jaarlijks € 550.000,- beschikbaar voor personeel en software. Hiervan is € 450.000,- voor personeel van de cluster DIM en € 100.000,- voor software (zaaksysteem, scan software, DSP etc.). De overige kosten zijn niet zonder meer inzichtelijk. Maar er zijn geen aanwijzingen dat daar onvoldoende middelen beschikbaar voor zijn. Er zijn bovendien geen algemene kengetallen beschikbaar voor de benodigde middelen voor het archiefbeheer, maar middelen worden niet ervaren als knelpunt. 2.2. Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer a.

Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en toezicht daarop? Toelichting: Er zijn geen kengetallen beschikbaar Voldoet Update 2025 Er zijn twee adviseurs Informatiebeheer. Hun functie is opgewaardeerd, zodat de functie nu gelijk is aan andere I- adviseurs. Daarnaast is er een vacature voor een derde adviseur. Ook is er inzet van externen op het niveau van senior- adviseur (24 uur per week). Er wordt hiermee duidelijk ingezet op een versterking van de regiefunctie van DIM. Die kan ook steeds beter worden vormgegeven omdat de huidige adviseurs steeds beter ingewerkt raken. De versterking van de regiefunctie is een positieve ontwikkeling en in overeenstemming met adviezen uit de voorgaande KPI- rapportages. Ook is er het afgelopen jaar op uitvoerend niveau inzet geweest om achterstanden weg te werken. Zowel de inzet op adviseursniveau als op uitvoerend niveau vertalen zich in duidelijke vermindering van de achterstanden. De informatiebeherende medewerkers van de domeinspecifieke vakapplicaties buiten DIM worden nauw betrokken bij het traject om deze applicaties in te richten van onder meer de vernietigingsfunctionaliteit (zie ook 3.1.c).

Zij krijgen daarbij instructie en begeleiding over het informatiebeheer. Alles bij elkaar is er voldoende reden om de beoordeling nu aan te passen naar groen. Stand van zaken 2024 (oranje) Centraal is er 8,58 FTE bij de cluster Documentair Informatiemanagement beschikbaar voor het informatiebeheer. Zij registeren nieuwe zaken, beheren het zaaksysteem, het fysieke semi-statische archief en de voorselectie vernietiging. Ook het beheer over Sharepoint is hier belegd. Daarnaast zijn er bij DIM twee functies voor adviseur (2 FTE), waarvan één vacature. Zij zijn gespecialiseerd in vraagstukken rond informatiebeheer. Omdat er geen kengetallen beschikbaar zijn voor de benodigde capaciteit, kan er geen oordeel geveld worden of dit voldoende is. Gezien de achterstanden, die ook bij de uitvoering ontstaan zijn (zie 2.2.b), kunnen er vraagtekens bij gezet worden of deze wel met de bestaande bezetting weggewerkt kunnen worden. Ook blijkt het met de huidige arbeidsmarkt moeilijk om vacatures bij DIM goed ingevuld te krijgen. Dat maakt het moeilijk om achterstanden weg te werken en te voorkomen. Buiten I&A zijn er t.b.v. vakapplicaties ook medewerkers die informatiebeheerstaken uitvoeren. In het kader van de invoering van het Documentair Structuur Plan (DSP) zijn de processen buiten DIM, die archief genereren, beter in kaart gebracht.

Dit heeft echter nog niet geleid tot voldoende inzicht in het benodigde capaciteit en kwaliteit van het informatiebeherend personeel buiten DIM. De informatiebeherende medewerkers buiten DIM zijn bovendien maar deels of niet voorgelicht over de eisen die aan hun werkzaamheden gesteld moeten worden. Er is daarom onvoldoende zicht op de kwaliteit van de informatiebeherende werkzaamheden buiten DIM. b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Toelichting: Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden voor de niet-overgebrachte archieven: • analoge en digitale dossiervorming in behandelfase; • dossierregistratie; • beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; • bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge c.q. digitale archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) vernietiging van archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Aandacht vereist Update 2025 - Achterstand vernietiging zaaksysteem Er wordt nu met hulp externe hulp gewerkt aan inhaalslag. Dat is een project dat meerdere jaren zal duren, maar er is al serieuze vooruitgang geboekt.

De eerste omvangrijke vernietigingslijsten zijn al ter controle aan de gemeentearchivaris aangeboden. De aanpak richt zich niet alleen op het wegwerken van de achterstand, maar ook op de algemene kwaliteit van de inrichting van het zaaksysteem. Deze grondige aanpak wekt ook vertrouwen voor de toekomst. - Achterstand vernietiging fysieke dossiers (van voor de invoering van het zaaksysteem) Ook hier is vooruitgang geboekt en is er voor het eerst sinds jaren weer daadwerkelijk vernietigd. - Achterstand in het opbergen van fysieke stukken De achterstand bij het team VTH is met behulp van inzet van VTH weggewerkt. - Aanpak netwerkschijven Ondertussen zijn de netwerkschijven niet meer raadpleegbaar voor de gewone medewerkers. Raadpleging kan alleen nog via de informatieadviseurs. Dat is positief voor de bescherming van de privacy. De archiefuitdaging blijft echter ongewijzigd, evenals de urgentie om dit aan te pakken. Algemene conclusie Er is heel belangrijke vooruitgang geboekt, behalve op het knelpunt ‘Aanpak netwerkschijven’. Vanwege de omvang, complexiteit en het belang voor het archief van deze netwerkschijven is er nog onvoldoende grond om deze beoordeling aan te passen. Die blijft ‘oranje’. Stand van zaken 2024 (oranje) Er zijn een aantal belangrijke achterstanden in de uitvoering van de wettelijk verplichte werkzaamheden geconstateerd.

Deze worden hieronder puntsgewijs behandeld: - Achterstand vernietiging zaaksysteem Dit is al jaren een probleem, maar het krijgt nu voldoende aandacht en ook wordt er de juiste mensen voor ingezet. Ten opzicht van vorige rapportages is er dan ook belangrijke vooruitgang geboekt. Maar dit is nog steeds niet op orde. - Achterstand vernietiging fysieke dossiers (van voor de invoering van het zaaksysteem) De achterstand in de vernietiging van fysieke dossiers (van voor de invoering van het zaaksysteem) is groter geworden. Er zijn de afgelopen jaren nauwelijks fysieke dossiers vernietigd, terwijl er jaarlijks wel weer een hoeveelheid archief bijkomt dat voor vernietiging in aanmerking komt. Dat de jaarlijkse vernietiging (digitaal en fysiek) niet op orde is, is een serieus en jaarlijks groter wordend probleem aan het worden. Tijdige vernietiging is bovendien een wettelijke verplichting, die nu niet nageleefd wordt. Ook vanuit de privacywetgeving is dit problematisch, omdat er persoonsgegevens langer bewaard worden dan noodzakelijk. Voor de gemeentearchivaris als toezichthouder is dit ook om een andere reden ongewenst. Hij moet de voorstellen voor vernietiging toetsen aan de archiefwetgeving. Omdat er niet jaarlijks vernietigd wordt, groeit voor hem de omvang van de nog te beoordelen voorstellen ook steeds verder.

Als deze voorstellen uiteindelijk loskomen, dreigt ook bij hem een serieus knelpunt te ontstaan. - Achterstand in het opbergen van fysieke stukken Er is een achterstand in het opbergen van fysieke stukken van voor invoering digitaal werken (voor 2015). Hieronder bevindt zich ook een groot werkarchief bij VTH, waarin zich naast kopieën waarschijnlijk ook nog veel stukken bevinden die opgenomen moeten worden in het centrale archief. Er is projectbudget beschikbaar gesteld om de achterstanden in de fysieke stukken weg te werken. - De digitale archieven op de netwerkschijven Al in 2017 is geconstateerd dat in dit digitale tijdperk de digitale ‘werkarchieven’ een grote zorg zijn. De netwerkschijven staan vol met digitale documenten. Daaronder bevinden zich ongetwijfeld documenten die nergens anders zijn opgeslagen, maar zowel om redenen van bedrijfsvoering als op grond van de Archiefwet 1995 goed gearchiveerd moeten worden. De omvang daarvan is wel inzichtelijk. Sinds 2023 wordt er geen nieuwe informatie toegevoegd aan de netwerkschijven. Voor de samenwerking/delen van bestanden wordt nu Teams/Sharepoint gebruikt. Het probleem met de netwerkschijven wordt hierdoor niet groter. Er wordt nu onderzocht hoe de achterstand in de archivering van de netwerkschijven aangepakt moet worden.

Belangrijk daarbij is dat een goede archivering van relevante stukken op de netwerkschijven niet als een los staand iets moet worden bekeken. De archivering zal moeten aansluiten op de archivering in bestaande digitale archiefsystemen (zaaksysteem, e-besluitvorming, etc.). Voor de stukken op de netwerkschijven, die betrekking hebben op de periode voor de invoering van digitaal werken (2015) zal de archivering in samenhang bekeken moeten worden met het fysieke archief. Omdat het archief (fysiek en digitaal) over de periode 2001-2014 uiterlijk 2031 overgebracht moet worden naar het gemeentearchief, zal dit ergens in de komende jaren gereed gemaakt moeten worden voor overbrenging. Het is verstandig om de aanpak van de netwerkschijven in samenhang met de voorbereiding van deze overbrenging in samenhang te bekijken en uit te voeren. Aanbevelingen - Geef bij het wegwerken van de achterstanden de vernietiging prioriteit en zorg dat er weer jaarlijks de vernietigingsprocedure doorlopen wordt, zodat de achterstanden niet groter worden. - Voor de archivering van de documenten op de netwerkschijven van voor de invoering van digitaal werken, wordt aanbevolen om dit in samenhang te bekijken met de voorbereiding van de overbrenging van het fysieke archief voor de periode 2001-2015. c.

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie? Voldoet Er zijn geen aanmerkingen geweest van het provinciaal toezicht die hebben geleid tot een ander oordeel dan de huidige beoordeling oranje. 2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer a. Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.) Aandacht vereist Centraal is goed in beeld in hoeverre het kwaliteitsniveau voldoet en waar bij- en nascholing noodzakelijk is. Voor de decentrale werkzaamheden is nog onvoldoende in kaart gebracht of daar het opleidingsniveau voldoet (zie vraag 2.2a). b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? Voldoet Update 2025 De formatie van DIM is ondertussen stabieler en de adviseurs raken steeds beter ingewerkt en opgeleid. Omdat er duidelijk vooruitgang is op alle fronten, kan nu geconstateerd worden dat er genoeg capaciteit van voldoende niveau wordt ingezet om de wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren uit te voeren. De beoordeling is daarom aangepast naar ‘groen’. Beoordeling 2024 (oranje) Het werk- en denkniveau van de met het informatiebeheer belaste medewerkers bij DIM is op zich voldoende.

Door personeelswisselingen is er echter op coördinerend en adviseursniveau nog weinig specifiek vakgerichte kennis en ervaring. Het vooropleidingsniveau is wel voldoende (HBO/ universitair). Het gebrek aan vakgerichte kennis en ervaring op het niveau van adviseurs en coördinator is een aandachtspunt, omdat juist op dat niveau die kennis en ervaring nodig zijn om vooruitgang te boeken en ook goed te kunnen anticiperen op de vele ontwikkelingen in het vakgebied. Door interne opleiding en de hulp van externen wordt getracht dit op te lossen. c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie? Voldoet Er zijn geen aanmerkingen geweest van het provinciaal toezicht die hebben geleid tot een afwijkend oordeel dan dat van de gemeentearchivaris. 2.4. Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers. Voldoet De zorgdrager heeft niet specifiek formatieruimte vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven. Het maakt onderdeel uit van de functie van gemeentearchivaris.

Binnen die functie is er normaal gesproken voldoende ruimte voor de toezichthoudende taken. Hoofdvraag 3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e- depot Beoordeling Toelichting op de beoordeling Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Voldoet Update 2025 Door de aanstaande toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel komt er op termijn een structurele oplossing voor het ruimteprobleem in de archiefbewaarplaats. Door de keuze om alle permanent te bewaren informatie uit de domeinspecifieke vakapplicaties in het zaaksysteem te gaan archiveren, worden ook de digitale bewaaromstandigheden voor het grootste deel van de permanent te bewaren informatie op orde gebracht. Hoewel nog niet alles is ingericht en er nog aandachtspunten blijven, is er voldoende vooruitgang geboekt om de beoordeling aan te passen naar ‘groen’. Stand van zaken 2024 (oranje) De fysieke bewaaromstandigheden voldoen aan de wettelijke eisen. Ook de centrale archief-applicatie, het zaaksysteem/DMS voldoet aan de wettelijke eisen.

Er zijn echter ook enkele belangrijke aandachtspunten: - De archiefbewaarplaats is nu zo vol, dat tijdelijk archief uitgeplaatst moet worden bij een commerciële organisatie - Veel van de gebruikte vakapplicaties voldoen niet aan de wettelijke eisen voor archiefbeheer, terwijl in de vakapplicaties steeds meer permanent te bewaren informatie (archief) wordt opgeslagen. DEELVRAGEN 3.1. Archiefruimte(n) en applicaties a. Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen? Voldoet De gemeente heeft geen aparte archiefruimte voor de nog-niet overgebrachte te bewaren archieven. De gemeente heeft wel een gemeentelijke archiefbewaarplaats die voldoet aan de wettelijke eisen voor archiefbewaarplaatsen. Deze wordt ook gebruikt voor de nog niet-overgebrachte archieven (archieven jonger dan 20 jaar, met nog een belang voor de bedrijfsvoering). Zie hiervoor 3.2. b. Gebruikt het college deze archiefruimte(n) ten behoeve van de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? Voldoet Naast de archiefbewaarplaats is er een archiefkelderruimte in gebruik die alleen gebruikt wordt voor de opslag van op termijn vernietigbare archieven. Voor de bewaring van vernietigbare archiefbescheiden gelden geen wettelijke eisen.

Ook wordt er gebruik gemaakt voor opslag van archief bij een extern archiefopslagbedrijf. Dit betreft eveneens alleen te vernietigen archief. c. Beschikt het college over applicaties - DMS / RMA en vakapplicaties - waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Toelichting: Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO- 16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. Voldoet Update 2025. Update aanbeveling 1 Er is nu voor gekozen om permanent te bewaren informatie uit de domeinspecifieke vakapplicaties met behulp van het zaaksysteem te archiveren. Als er vakapplicaties zijn die te bewaren informatie genereren komt die informatie via een koppeling of migratie alsnog in het zaakssyteem. Op termijn vernietigbare informatie uit domeinspecifieke vakapplicaties blijft tot het moment van vernietiging in de vakapplicatie. De betreffende vakapplicaties hebben of krijgen de mogelijkheid tot vernietiging en het maken van vernietigingslijsten.

Deze gekozen lijn is al volop in gang gezet hoewel zeker nog niet alles is afgerond of uitgevoerd. Bij het inrichten van de vernietigingsfunctionaliteit worden de informatiebeherende medewerkers van de vakafdelingen nauw betrokken. Zij krijgen daarbij instructie en begeleiding in het informatiebeheer. Update aanbeveling 2 De i-adviseurs, gespecialiseerd in informatiebeheer, hebben de in 2024 geadviseerde rol gekregen. Zij adviseren bij de aanschaf van nieuwe applicaties waarbij zij de archiefinhoudelijke eisen bewaken. Algemene opmerking De keuze om permanent te bewaren informatie niet in domeinspecifieke vakapplicaties te bewaren, maar voor zover mogelijk in het zaaksysteem, is een goede stap. Zo kan voor een groot deel van de permanent te bewaren informatie binnen de organisatie een verantwoord en duurzaam beheer geregeld worden. Opgemerkt wordt wel dat het zaaksysteem niet voor alle permanent te bewaren informatie een oplossing biedt. Een heel belangrijk voorbeeld hiervan is het raadsinformatiesysteem (zie ook beantwoording bij 5.3). Hiervoor zullen nog andere oplossingen gezocht moeten worden. Geconcludeerd kan worden dat er voldoende voortuitgang is geboekt om deze beoordeling aan te passen naar ‘groen’. Stand van zaken 2024 (oranje) Het zaaksysteem Roxit voldoet aan de norm ISO 16175: 2020, die NEN2082 vervangt.

Steeds meer vindt de archivering van documenten echter ook plaats binnen vakapplicaties. Deze applicaties voldoen grotendeels niet aan de normen ISO-16175: 2020, dan wel NEN2082. Essentiële archieffunctionaliteit ontbreekt vaak, zoals de mogelijkheid om vernietigingslijsten te kunnen maken en verantwoord te kunnen vernietigen. Er is in beeld gebracht welke vakapplicaties permanent te bewaren archief genereren, en of de archieffunctionaliteit daarvan voldoet aan ISO-16175.2. Daarmee voldoen ze echter nog niet. Maar ook vakapplicaties, waarmee geen te bewaren informatie wordt gegenereerd, moeten aan bepaalde eisen voldoen. De mogelijkheid om vernietigingslijsten te kunnen maken en verantwoord te kunnen vernietigen, is b.v. ook vereist voor alle applicaties die onder de Archiefwet vallen informatie genereren. Aanbevelingen 1. Maak een plan voor de wijze waarop het beheer van informatie in de bestaande applicaties moet gaan voldoen aan de archiefwettelijke eisen. 2. Betrek bij de aanschaf van nieuwe applicaties ook de archiefinhoudelijke eisen en laat deze zwaar wegen. De adviseurs Informatiebeheer bij de clusters DIM zouden hierbij een belangrijke rol moeten hebben. Ook het onlangs ingestelde Strategisch Informatie Overleg kan hierin een rol krijgen. 3.2. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) a.

Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen? Voldoet Update 2025 In 2025 heeft de gemeenteraad het principebesluit genomen om per 1 januari 2027 toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel. Naar verwachting zal de Collectie Overijssel in 2029 naar een nieuwe locatie in Deventer. Op deze nieuwe locatie zal ook voldoende ruimte zijn voor de collectie van het gemeentearchief. Vanaf 2029 zullen de ruimteproblemen hiermee structureel opgelost zijn. Tot die tijd is er nog tijdelijk extern opslag nodig. Omdat er afdoende maatregelen zijn genomen om de ruimteproblemen binnen afzienbare tijd structureel op te lossen, is deze beoordeling aangepast naar ‘groen’. Stand van zaken 2024 (oranje) De gemeente heeft een eigen archiefbewaarplaats, die voldoet aan alle in het Archiefbesluit en de Archiefregeling genoemde eisen voldoet. Een acuut probleem is dat de archiefbewaarplaats op korte termijn vol dreigt te raken. Er is daarom niet meer voldoende ruimte voor de aanwas van semi-statisch archief (bedrijfsvoeringsarchief) of particuliere archieven.

In de plannen voor de verbouwing van het gemeentehuis werd aanvankelijk rekening gehouden met uitbreiding van de archiefbewaarplaats. In de gewijzigde plannen is deze uitbreiding echter geschrapt. Binnenkort zal er daarom ook gebruik moeten worden gemaakt van externe opslag voor te bewaren archieven. Dit is echter een tijdelijke oplossing, maar kan niet als permanente oplossing worden gezien. Er wordt nu onderzocht hoe dit structureel opgelost moet worden. In 2025 zal hierover aan het college worden gerapporteerd. b. Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats ten behoeve van de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? Voldoet De archiefbewaarplaats wordt zowel gebruikt voor de bewaring van overgebrachte archiefbescheiden als voor de bewaring van permanent te bewaren, maar nog niet overgebrachte archiefbescheiden. 3.3. E-depot(s) a. Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e- depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Toelichting: E-depot is een niet-wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats, dat is een voorziening voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden. Hierin kunnen ook langer te bewaren, maar op termijn vernietigbare, archiefbescheiden worden bewaard.

Een e-depot bestaat niet per se uit één voorziening bij een archiefdienst, maar kan ook uit verschillende omgevingen of applicaties bij archiefdienst en/of archiefvormer bestaan. Geef in dat geval aan hoe opslag en beheer per omgeving zijn geregeld en, in het geval van overgebracht archief, hoe de beschikbaarstelling is geregeld. De getroffen / nog te Voldoet De gemeente gebruikt voor het beheer van digitale particuliere archieven door het gemeentearchief onderdelen van het MAIS- e-depot van De Ree archiefsystemen. Van het e-depot wordt alleen het onderdeel MAIS-Ingest nog niet gebruikt, omdat daar nog geen behoefte aan is. Het e-depot van De Ree voldoet aan de landelijke norm ED3 (Verklaring van Compliance door Van Bussel Document Services). Op dit moment voldoet dit voor het gemeentearchief. Als e-depotfunctionaliteit ook ingezet wordt voor de bedrijfsvoering en als er daarnaast ook digitale gemeentelijke archieven formeel worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats, zullen er echter extra incidentele en structurele investeringen nodig zijn. De investeringen zullen nodig zijn voor de inrichting, beheer, uitbreiding gebruikers en uitbreiding e-depotfunctionaliteit (binnen of buiten het MAIS-e-depot).

treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e-depot(s) worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. Voor meer informatie over certificering van e-depots, zie de website daarover van het Netwerk Digitaal erfgoed (NDE), https://wegwijzercertificering.nl/nl/ b. Gebruikt het college dit e-depot ten behoeve van de te bewaren archiefbescheiden? Voldoet De e-depotfunctionaliteit wordt gebruikt voor te bewaren digitale particuliere archiefbescheiden, voor digitale foto’s en voor digitale kopieën van historische (papieren) archiefstukken. 3.4 Vervallen 3.5. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a. Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de e-depots)? Toelichting: De getroffen/ nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e- depot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/kennisproducten- ibd/ Voldoet In 2023 is een nieuw calamiteitenplan opgesteld, in 2024 is dat geactualiseerd. b. Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen analoge archiefbescheiden op basis van prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4.) Voldoet Bij een calamiteit kunnen archiefbescheiden tijdelijk in de remise van de gemeentewerf worden opgeslagen. Verder kan de Documentenwacht ingeschakeld worden. Zij zorgen voor opslag elders indien dit niet meer mogelijk is op het gemeentehuis. Hoofdvraag 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Beoordeling Toelichting op de beoordeling Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Voldoet Update 2025 Er is significante vooruitgang geboekt bij de kwaliteitsverbetering van het informatiebeheer. Ook de organisatiebrede regie over en kwaliteitszorg voor het informatiebeheer komt van de grond. De vooruitgang is zodanig significant dat een aanpassing van de beoordeling naar groen gerechtvaardigd is.

Stand van zaken 2024 (oranje) De gemeente werkt nog onvoldoende aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding. De gehanteerde methodiek (het KPI-verslag) is daarvoor te beperkt. Een organisatiebrede regie over en kwaliteitszorg voor het informatiebeheer komt nog te weinig van de grond. Dat is echter essentieel in een organisatie waarin veel van het informatiebeheer decentraal is belegd. Er worden wel belangrijke stappen gezet voor de kwaliteitsverbetering, maar de focus ligt daarbij te veel alleen bij DIM. Ten aanzien van de verslagen van de gemeentearchivaris voldoet de gemeente wel aan de wettelijke eisen. DEELVRAGEN 4.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer a. Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Toelichting: Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, Voldoet Update 2025 Met de nieuwe Archiefregeling, die van kracht wordt in 2027, is een kwaliteitssysteem niet meer verplicht. Wat blijft is de noodzaak voor een organisatiebrede regie, waarbij er organisatiebrede afspraken en procedures zijn over procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg.

De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden kwaliteit kwaliteitsbewaking. Op dat vlak is er ook duidelijke vooruitgang geboekt. Voor het zaaksysteem zijn er kwaliteitsnormen en er is een procedure voor de bewaking hiervan, die ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Het streven is ook om, waar mogelijk, het zaaksysteem in te zetten voor de permanent te bewaren informatie. Daardoor zal een steeds groter deel van de te permanent te bewaren onder de kwaliteitsbewaking van het zaaksysteem vallen. Ook bij het inrichten van de vernietigingsfunctionaliteit in vakapplicaties is er veel aandacht voor de kwaliteit(bewaking) en de instructie en begeleiding van medewerkers (zie ook 3.1.c). Hoewel nog niet alles is ingericht en geïmplementeerd, wordt de organisatiebrede regie over het informatiebeheer dus wel steeds beter vorm gegeven.

Ook wordt de kwaliteit van de informatie binnen het zaaksysteem steeds beter genormeerd en bewaakt. Vanwege de duidelijke vooruitgang en omdat deze vooruitgang niet incidenteel is, is er voldoende reden om ook deze beoordeling aan te passen naar ‘groen’. Stand van zaken 2024 (oranje) De gemeente maakt niet gebruik van een volwaardig kwaliteitssysteem voor de te bewaren archiefbescheiden. Volgens de huidige Archiefregeling is deze verplicht. Er is een nieuwe Archiefregeling in voorbereiding, waarvan verwacht wordt dat deze samen met de nieuwe ‘Archiefwet 20xx’ in werking zal treden. Daarin is deze verplichting niet meer opgenomen. In een organisatie waarin veel van het informatiebeheer decentraal is belegd bij de gebruikers van de vakapplicaties, is het vastleggen van afspraken over normen, procedures en verantwoordelijkheden echter essentieel voor een goed informatiebeheer, evenals regelmatige toetsing van die afspraken. Een vorm van een kwaliteitssysteem blijft dus wel noodzakelijk. Er zijn wel belangrijke stappen gezet in de kwaliteitsverbetering. Er wordt onder meer stevig ingezet op de kwaliteit van de archivering binnen het zaaksysteem. Zo wordt er intensief gecontroleerd op volledigheid en de juiste toepassing van zaaktypes en bewaartermijnen. De focus ligt nog wel te sterk alleen op de werkzaamheden van DIM.

Een organisatiebreed systeem voor de vastlegging en bewaking van kwaliteitsafspraken ontbreekt echter nog steeds. Het blijft daarom een aandachtspunt. b. Zo ja, welk systeem? Aandacht vereist Het enige instrument dat tot nu gebruikt wordt is het tweejaarlijkse verslag van de gemeentearchivaris over Kritische Prestatie Indicatoren Archiefwet 1995 (dit verslag), en de update daarvan uit het jaar daarop. Dit is echter geen volwaardig kwaliteitssysteem. c. Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Voldoet Update 2025 Er wordt serieus vooruitgang geboekt bij het beheer van de archiefbescheiden. Hierbij wegen de beoordelingen in de KPI- rapportage mee in de aanpak. Deze beoordeling is daarom aangepast naar ‘groen’. Stand van zaken 2024 (oranje) Het beheer voldoet niet op alle punten aan de eisen van het KPI- verslag. Wel wordt er serieus gewerkt aan het verbeteren van de kwaliteit van het informatiebeheer. 4.2. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark n.v.t. Deze vraag wordt beantwoord in het verslag over het beheer van de archiefbewaarplaats (zie inleiding). 4.3. Gekwalificeerde gemeentearchivaris a.

Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? Toelichting: De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 Voldoet Het college heeft een gemeentearchivaris aangewezen. voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten. b. Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Voldoet De gemeentearchivaris is in het bezit van het diploma Archivistiek B. 4.4. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen. Voldoet In Steenwijkerland wordt de systematiek gehanteerd van één keer per twee jaar een volledig KPI-verslag. In de tussenliggende jaren wordt dan volstaan met een update over de in het jaar daarvoor gedane aanbevelingen. Over 2023 is volstaan met een update. Dit jaar is weer sprake van een volledige rapportage. 4.5.