7.0 VNG - Inwerkingtreden en implementatie van de Wet open overheid (Woo).pdf

U202200333 PROD Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl Geachte leden van college en gemeenteraad, De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei gedeeltelijk in werking getreden. De Woo heeft tot doel een transparante overheid te bevorderen en de informatiehuishouding op orde te brengen. In de ze ledenbrief informeren wij u over de wijze van implementatie en de ondersteuning die wij daarbij bieden vanuit het project Grip op informatie op basis van het zogenoemde Meerjarenplan Woo. Wij roepen u op om vooruitlopend op de inwerkingtreding van de verplichting tot actieve openbaarmaking van de 11 informatiecategorieën eigener beweging informatie te publiceren op uw website. Dit aansluitend op de gezamenlijke brief van de overheden over de Woo. Verder gaan wij in op de rol van het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding, op de rol van de gemeenteraad, de beschikbare middelen en de betekenis van de Woo voor de ambtelijke organisatie. Gezamenlijke brief en PLOOI In een gezamenlijke brief d.d. 29 april 2022 hebben de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK), de voorzitters van de VNG en Unie van Waterschappen en de voorzitter van de bestuurlijke kopgroep digitalisering van het IPO de overheden over de implementatie van de Woo geïnformeerd.

In deze brief is aangegeven welke verplichtingen per 1 mei in werking treden. Dit betreft onder andere de bepalingen omtrent het op verzoek openbaar maken van informatie en het aanwijzen van een of meer contactpersonen, Daarbij is ook gemeld dat vanwege het niet operationeel zijn van het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) de bepalingen omtrent het actief openbaar maken van documenten behorende tot 11 informatiecategorieën nog niet in werking kunnen treden. Aan de leden Datum 16 mei 2022 Kenmerk TPW/U202200333 Lbr. 22/029 Telefoonnummer 070 373 83 93 Bijlage(n) - Onderwerp Inwerkingtreden en implementatie van de Wet open overheid (Woo) Vereniging van Nederlandse Gemeenten 2/4 Herijking PLOOI In een brief d.d. 26 april 2022 van de minister van BZK aan de Tweede Kamer is uitvoeriger ingegaan op PLOOI, dat door het Kennis- en exploitatiecentrum Open OverheidsPublicaties (KOOP), een agentschap van BZK, wordt ontwikkeld. De opzet van PLOOI wordt herijkt naar aanleiding van een onderzoek en de verplichtstelling van het gebruik van deze voorziening in de laatste fase van de parlementaire besluitvorming. Wij zijn in overleg met BZK en de koepels van de medeoverheden over de inrichting en de aansluitvoorwaarden van PLOOI en de wijze w aarop de informatie wordt ontsloten.

Er zal een businesscase worden opgesteld waarin de scenario’s ‘halen’ en ‘brengen’ van informatie op de gevolgen en haalbaarheid worden gewogen. Aansluitend zal een uitvoeringstoets worden opgesteld. Hangende de definitieve besluitvorming zal een aantal onomstreden stappen worden genomen om te voorkomen dat het ontwikkelproces stilvalt. Onder meer de ontwikkeling van koppelvlakken (API’s). Naar verwachting zal in de loop van 2023 PLOOI operationeel worden en bekend word en hoe op het platform aangesloten kan worden. Wij zijn verder in overleg over de volgorde waarop de informatiecategorieën vervolgens actief openbaar moeten worden gemaakt. Aansluitend zal de komende jaren de verplichting per Koninklijke Besluit gefaseerd in werking treden. Actief openbaar maken vooruitlopend op de verplichting Wij roepen u hierbij op om niet te wachten op het operationeel worden van PLOOI om documenten van de 11 informatiecategorieën actief openbaar te maken op een eigen website of platfo rm. Het past in de geest van de wet om voortvarend aan de slag te gaan met de beweging naar een meer transparante overheid. Daarmee kan worden bijgedragen aan het vertrouwen van de burger. Dit sluit ook aan bij de inspanningsverplichting in de Woo om informatie over beleid actief openbaar te maken (art. 3.1 Woo, oude art. 8 Wob).

Verschillende gemeenten hebben op basis van een eigen afweging al hiertoe besloten. Over eventuele migratie naar PLOOI van eerder gepubliceerde informatie op een later moment zijn nog geen besluiten genomen. Zodra de verplichte metadata en andere aandachtspunten bij de publicatie van documenten bekend zijn, zal dat worden gecommuniceerd. Meerjarenplan implementatie Woo Om u bij de implementatie van de Woo te ondersteunen hebben wij het Meerjarenplan om de Woo bij gemeenten te implementeren opgesteld en geactualiseerd in nauwe samenwerking met gemeenten. Dit plan richt zich in de eerste plaats op het ondersteunen bij het (tijdig) voldoen aan de bepalingen over actieve en passieve openbaarmaking. In de tweede plaats zijn doelstellingen geformuleerd om de duurzame toegankelijkheid van digitale documenten te borgen als randvoorwaarde om uitvoering te geven aan openbaarheid. Dit is al verplicht op grond van de Archiefwet 1995. Het gaat daarbij onder meer over het hanteren van een kwaliteitssysteem, de aansluiting op e-depots en de archivering van e-mail en tekstberichten.1 U kunt bij de opstelling van het lokaal implementtaieplan aansluiten bij de doelstellingen genoemd in dit Meerjarenplan.

Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding In de Woo is voorzien in een Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding, dat de regering en het parlement adviseert over de uitvoering van de regels over openbaarmaking. Dit Adviescollege monitort de uitvoering van het Meerjarenplan en adviseert de minister van BZK over eventuele aanpassing daarvan. Daarnaast vervult het een bemiddelende rol als er klachten zijn van 1 Bestuurlijk is afgesproken dat de koepels dit plan opstellen als onderdeel van het Meerjarenplan dat de minister van BZK moet opstellen over de manier waarop overheden hun digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk maken. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 3/4 journalisten, wetenschappers en andere partijen met een beroepsmatige achtergrond over Woo- verzoeken. Ook bevordert het Adviescollege de toepassing van de Woo door het opleiden van personeel. Het Adviescollege zal in het najaar operationeel zijn. Daarna zal duidelijk worden hoe het Adviescollege zijn rol zal invullen en wil samenwerken met de provincies, die het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering van de Archiefwet houden. Regeringscommissaris Begin dit jaar is Arre Zuurmond benoemd tot regeringscommissaris voor de informatiehuishouding. Hij heeft tot taak de uitvoering van het Meerjarenplan van het rijk ‘Open op orde’ aan te jagen.

De regeringscommissaris heeft een brede taakopvatting en zal tevens aandacht schenken aan de decentrale overheden. Hij zal de komende tijd via laagdrempelige bijeenkomsten in bibliotheken aandacht vragen voor het belang van openbaarheid en informatiehuishouding. Rol van de gemeenteraad De Woo verplicht bestuursorganen om in de begrotingsstukken in een openbaarheidsparagraaf aan te geven hoe het staat met de uitvoering van de Woo. Dit biedt een basis voor de gemeenteraad om de uitvoering van de Woo te controleren. Open raadsinformatie Raadsinformatie is een van de informatiecategorieën uit de Woo, die te zijner tijd actief openbaar gemaakt moeten worden. Momenteel maken al 265 gemeenten raadsinformatie via leveranciers actief openbaar via het platform Open Raadsinformatie (ORI). Per 1 januari 2022 is de overeenkomst met de leverancier van het platform ORI van rechtswege ontbonden zonder uitzicht op de overdracht naar PLOOI. Wij zijn met BZK in overleg over een aanpak om deze periode te overbruggen. Vooralsnog blijft het platform online, maar kunnen geen nieuwe deelnemers worden aangesloten. Middelen Gemeenten ontvangen ter compensatie van de meerkosten voor de uitvoering van de Woo een bedrag oplopend tot € 164 miljoen via het gemeentefonds.

Het vorige kabinet heeft bij de kabinetsreactie op het rapport van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) deze financiële middelen vrijgemaakt. U bent hierover geïnformeerd in het kader van de meicirculaire 2021. Bij de compensatie zijn inbegrepen de kosten die gemeenten via gemeenschappelijke regelingen maken. Deze middelen zijn beschikbaar gesteld in verband met de actieve openbaarmaking en de aanstelling van de contactpersoon. Het rijk heeft geen middelen beschikbaar gesteld voor het op orde brengen van de informatiehuishouding. U moet zelf middelen zoeken voor het wegwerken van de achterstanden in de uitvoering van de Archiefwet 1995. De betekenis voor de ambtelijke organisatie Bij de aanwijzing van een of meer contactperso(o)nen bij wie burgers terecht kunnen met vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie kunt u gebruik maken van de Handleiding contactpersoon Woo van het ministerie van BZK. Daarin zijn de taken en verantwoordelijkheden van de contactpersoon beschreven. Verder adviseren wij om een projectleider aan te stellen en een plan van aanpak op te stellen om te voldoen aan de Woo, aansluitend op de doelstellingen uit het Meerjarenplan. De Woo houdt ook een cultuuromslag in. Neem de werkvloer mee in de ontwikkeling naar een meer transparant bestuur.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten 4/4 Vanuit het VNG project Grip op informatie worden regelmatig webinars georganiseerd om kennis en ervaringen uit te wisselen over uitvoeringsaspecten van de Woo. Onder meer voor projectleiders Woo bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Ga naar het aanmeldformulier. Verder kunt u via de VNG Fora ‘Woo’ en ‘Grip op informatie’ ervaringen uitwisselen en samenwerken aan oplossingen voor praktische vraagstukken. Er zijn diverse handreikingen ontwikkeld om ambtenaren te ondersteunen. Onder meer is er voor juristen de handreiking Van Wob naar Woo beschikbaar. Afsluiting en vragen Met de Woo wordt een belangrijke stap gezet in de richting van een meer tra nsparante en open overheid. Wij wensen u veel succes toe met de implementatie en staan klaar om u daarbij te ondersteunen. Bij vragen daarover kunt u contact opnemen met het projectteam Grip op informatie via het e-mailadres: gripopinformatie@vng.nl Met vriendelijke groet, Vereniging van Nederlandse Gemeenten L.K. Geluk Algemeen directeur