7.0 VNG - Gemeentelijke Telecommunicatie -connect.pdf

U201800264 PROD Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl Samenvatting De stuurgroep Gemeentelijke Telecommunicatie (GT) gaf op 8 maart akkoord voor de start van het project GT Connect. GT heeft in haar korte bestaan al drie aansprekende resultaten geboekt, namelijk twee gezamenlijke aanbestedingen voor mobiele communicatie en een voor vaste communicatie. Meer dan 300 gemeenten doen mee aan minimaal een van deze drie. Doe mee met GT Connect De VNG vraagt alle gemeenten om mee te doen met GT Connect, via het invullen van bijgevoegd aanmeldingsformulier dat ook beschikbaar is op www.gemeentelijketelecommunicatie.nl. Deelname biedt vele voordelen. GT Connect zorgt voor hoge kwaliteit tegen een lage prijs en marktconforme voorwaarden die voor langere tijd geborgd zijn door collectief contractbeheer. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad Datum 5 april 2018 Ons kenmerk SEC/U201800264 Lbr. 18/012 Telefoon 070 373 8393 Bijlage(n) 2 Onderwerp GT Connect U201800264 PROD Vereniging van Nederlandse Gemeenten Nassaulaan 12 Den Haag | Postbus 30435 | 2500 GK Den Haag 070 - 373 83 93 | info@vng.nl Geacht college en gemeenteraad, De stuurgroep Gemeentelijke Telecommunicatie (GT) gaf op 8 maart akkoord voor de start van het project GT Connect.

GT heeft in haar korte bestaan al drie aansprekende resultaten geboekt, namelijk twee gezamenlijke aanbestedingen voor mobiele communicatie en een voor vaste communicatie. Meer dan 300 gemeenten doen mee aan minimaal een van deze drie. Voordelen Met GT Connect beogen we kostenbesparing en efficiency, alsmede ontzorging van gemeenten. GT Connect besteedt bedrijfstelefonie gezamenlijk aan in combinatie met handige klantcontactcenter-faciliteiten. De eisen voor deze unieke aanbesteding komen in nauw overleg met gemeenten tot stand. Inmiddels zijn al meer dan 20 gemeenten inhoudelijk geïnterviewd. NB: Tegelijkertijd met deze ledenbrief ontvangt de verantwoordelijke voor telecommunicatie binnen uw gemeente uitgebreide inhoudelijke informatie over de aanbesteding. Het is aan te raden om met deze professional deze aanbesteding te bespreken. Gezamenlijke aanbesteding GT Connect Met GT Connect verwerven we een dienst waarmee de afhandeling van zowel intern communicatieverkeer als omni-channel communicatieverkeer voor klantcontactcentra wordt verzorgd. De deelnemers kunnen hierbij gebruikmaken van diverse communicatiefaciliteiten, waaronder chat-, presence-, conferencing- en collaboratiefunctionaliteit. GT Connect vormt het ‘’intelligente hart’ van de telecommunicatiefunctionaliteit van gemeenten.

Door goed aan te sluiten op de eerder afgeronde GT-aanbestedingen (vast en mobiel) wordt de efficiency verder verhoogd, met als gevolg een verdere verlaging van kosten. Aan de leden Datum 5 april 2018 Ons kenmerk SEC/U201800264 Lbr. 18/012 Telefoon 070 373 8393 Bijlage(n) 2 Onderwerp GT Connect Vereniging van Nederlandse Gemeenten 3/4 De efficiency kan nog verder verbeteren omdat GT Connect ervoor zorgt dat ook andere ICT - systemen, zoals in gebruik zijnde zaaksystemen, gekoppeld kunnen worden. Procedure en contract GT Connect wordt in de markt gezet door middel van een openbare Europese aanbestedingsprocedure. Er is gekozen om de verplichtingen vast te leggen in een raamovereenkomst die wordt gesloten met één leverancier. De raamovereenkomst krijgt een looptijd van vier jaar, maar kan een beperkt langere duur krijgen als na inschrijving blijkt dat een aantal deelnemers pas na vier jaar diensten kan gaan afnemen. Iedere deelnemer sluit binnen de raamovereenkomst één nadere overeenkomst waaronder de diensten worden afgenomen . Deze nadere overeenkomst heeft een initiële looptijd van vier jaar en kan in verschillende stappen worden verlengd tot maximaal acht jaar.

Samen organiseren GT past naadloos in de beweging Samen Organiseren die samenwerking stimuleert op het terrein van dienstverlening, informatievoorziening en medebewindstaken zoals werk, zorg, inkomen, belastingen en Omgevingswet. De werkwijze van GT kenmerkt zich – geheel in de geest van Samen organiseren - door een grote betrokkenheid en sturing van gemeenten zelf. Zij zijn ruim vertegenwoordigd in de Stuurgroep en de klankbordgroep. Bovendien zijn er voor gemeenten uitgebreide regiobijeenkomsten, en kunnen zij tijdens de besteksvorming steeds actief hun wensen kenbaar maken. Doe mee met GT Connect De VNG vraagt alle gemeenten om mee te doen met GT Connect, via het invullen van bijgevoegd aanmeldingsformulier dat ook beschikbaar is op www.gemeentelijketelecommunicatie.nl. Deelname biedt vele voordelen. GT Connect zorgt voor hoge kwaliteit tegen een lage prijs en m arktconforme voorwaarden die voor langere tijd geborgd zijn door collectief contractbeheer. Onderteken en retourneer het aanmeldingsformulier (bijlage 1) naar gtproject@vng.nl. Begin juni 2018 beoordeelt de Stuurgroep GT op basis van het aantal deelnemers of er voldoende draagvlak is voor het uitvoeren van de aanbesteding. De VNG treedt op als contracthouder van de overeenkomst met GT Connect. Gemeenten profiteren van de voordelen van de overeenkomsten vanaf het moment dat hun huidige contract afloopt.

De toetreding van uw gemeente tot de overeenkomst wordt begeleid vanuit centraal georganiseerd contractbeheer. Informatie Alle informatie over GT vindt u op www.gemeentelijketelecommunicatie.nl. We informeren de deelnemende gemeenten ook via e-mail. GT organiseert regelmatig regiobijeenkomsten, waar gemeenten in dialoog kunnen treden over GT-gerelateerde zaken, zoals de precieze scope van de aanbesteding. Na inschrijving blijven alle deelnemers betrokken bij het uitwerken van het beste k via Algemeen Functionele Beschrijvingen (AFB’en) die worden gepubliceerd op de website en op basis waarvan deelnemers en marktpartijen hun inbreng kunnen geven. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 4/4 Scope, opzegging en planning GT streeft ernaar de ingekochte diensten maximaal te laten aansluiten bij de wensen en eisen van alle gemeenten. Als de scope van de aanbesteding, zoals deze wordt beschreven in de AFB na overleg met het projectteam onverhoopt toch niet past op de specifieke situatie van uw gemeente, kunt u alsnog afzien van deelname aan deze aanbesteding (tot twee maanden voor publicatie van het bestek). De publicatiedatum staat gepland voor september 2018. Begin juni neemt de Stuurgroep het besluit tot uitvoering van GT Connect. Direct daarna wordt de definitieve planning vastgesteld en gepubliceerd via www.gemeentelijketelecommunicatie.nl en een direct schrijven.

De AFB wordt in verschillende stadia van ontwikkeling gepubliceerd op dezelfde website. Deelnemingen (anders dan gemeenten zelf) Samenwerkingsverbanden, ISD’s, maar ook gemeentelijk vervoersbedrijven, etc. kunnen blijven deelnemen aan GT. Deze organisaties worden deelnemingen genoemd: organisaties die niet behoren tot de rechtspersoon van de gemeente. Bijgesloten richtlijnen (bijlage 2) maken duidelijk welke deelnemingen gebruik kunnen maken van GT. Wij vragen u om de aan uw gemeente gelieerde deelnemingen over de mogelijkheid tot toetreding tot GT te informeren. Het aanmeldingsformulier voor een deelneming is op te vragen via gtproject@vng.nl, en staat ook op de website. Met vriendelijke groet, Vereniging van Nederlandse Gemeenten J. Kriens Algemeen directeur Bijlage 1: aanmeldingsformulier gemeenten Bijlage 2: aanmeldingsformulier deelnemingen